4GFacturaUserManual V2

Instructivo de Uso del Aplicativo 4GFactura
para el Contribuyente
ID Documento Revisin
4GF-PAC-A-01
2
Creado en Creado por
10/03/11 HPC
INDICE
1. NTRODUCCN..................................................................................................................10
1.1 Acceso al Sistema..........................................................................................................11
1.2 Recuperacin de Contrasea.........................................................................................14
1.2.1 Recuperacin de Contrasea-Usuario Administrador............................................14
1.2.2 Recuperacin de Contrasea-Usuario de Punto de Venta.....................................15
2. ADMNSTRATVO................................................................................................................18
2.1 Mdulo de Certificado y Llave........................................................................................19
2.1.1 Manejo de Certificados............................................................................................20
2.2 Mdulo de Comprar Timbres..........................................................................................22
2.2.1 Comprar Timbres Transferencia Bancarias.........................................................23
2.2.2 Comprar Timbres Pago en Efectivo.....................................................................26
2.3 Mdulo de Timbres Adquiridos.......................................................................................28
2.4 Mdulo de Datos Fiscales..............................................................................................29
2.5 Mdulo de Facturas Timbradas......................................................................................32
2.6 Mdulo de Subir Logotipo...............................................................................................35
2.7 Mdulo de Multi RFC......................................................................................................36
2.8 Mdulo de Sucursales....................................................................................................40
2.8.1 Alta de Sucursales...................................................................................................41
ID Formato 4GF-PAC-CFD Revisin 0 Clasificacin de nformacin
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2.8.2 Edicin de Sucursales.............................................................................................43
2.8.3 Eliminar Sucursales.................................................................................................45
2.9 Usuarios Punto de Venta................................................................................................46
2.9.1 Alta de Usuarios de Punto de Venta.......................................................................46
2.10 Mdulo de mpuestos...................................................................................................49
2.11 Tareas Pendientes........................................................................................................53
3. FACTURACN....................................................................................................................54
3.1 Mdulo de Clientes........................................................................................................55
3.1.1 Alta Clientes............................................................................................................56
3.1.2 Edicin de Clientes..................................................................................................57
3.1.3 Eliminar Cliente.......................................................................................................58
3.1.4 Cargar Clientes........................................................................................................59
3.2 Mdulo de Productos......................................................................................................61
3.2.1 Alta Productos.........................................................................................................63
3.2.2 Edicin de Productos...............................................................................................65
3.2.3 Cargar Archivo de Productos..................................................................................66
3.3 Mdulo de nventario .....................................................................................................68
3.4 Mdulo de Addendas .....................................................................................................70
3.5 Mdulo de Facturas........................................................................................................72
3.5.1 Facturas...................................................................................................................72
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3.5.2 Elaborar una Factura...............................................................................................73
3.5.3 Facturacin Addendas.........................................................................................77
3.5.4 Facturacin Parcialidades....................................................................................78
3.5.5 Paquete de Timbres Agotados................................................................................80
3.6 Mdulo de Factura con Retencin..................................................................................81
3.6.1 Factura con Retencin............................................................................................81
3.7 Mdulo de Recibo de Honorarios...................................................................................83
3.7.1 Recibo de Honorarios .............................................................................................83
.............................................................................................................................................85
3.7.2 Recibo de Honorarios Addendas.........................................................................86
3.8 Cancelacin de una Factura o Recibo..........................................................................88
3.8.1 Estados de Facturas................................................................................................90
3.9 Mdulo de Recibo de Arrendamiento.............................................................................92
3.9.1 Recibo de Arrendamiento........................................................................................92
3.9.2 Recibo de Arrendamiento - Addendas....................................................................95
3.10 Mdulo de Hotelera.....................................................................................................97
3.10.1 Recibo de Hotelera...............................................................................................97
3.10.2 Hotelera Addendas..........................................................................................100
3.11 Recibo de Carta Porte................................................................................................102
3.11.1 Recibo de Carta Porte.........................................................................................102
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3.11.2 Carta Porte nformacin General.....................................................................104
3.11.3 Carta Porte Addenda........................................................................................105
4 SSTEMA DE NOMNA........................................................................................................107
4.1 Procesar Nmina..........................................................................................................108
4.2 Recuperar Trabajos......................................................................................................110
5 PREGUNTAS FRECUENTES F.A.Q...................................................................................113
6 GLOSARO..........................................................................................................................114
7 LSTA DE CDGO DE ERRORES.....................................................................................116
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Indice de Im!enes
Figura 1. Acceso al Sistema.....................................................................................................11
Figura 2. Mdulo o Men..........................................................................................................13
Figura 3. Mdulo Recuperar Contrasea.................................................................................14
Figura 4. Mdulo Usuario Punto de Venta...............................................................................15
Figura 5. Mdulo Recuperar Contrasea - UPV.......................................................................16
Figura 6. Mdulo Recuperar contrasea - UPV - Detalle.........................................................17
Figura 7. Mdulo Administrativo...............................................................................................18
Figura 8. Carpeta de Acceso directo SAT................................................................................19
Figura 9. Certificado y Llave.....................................................................................................20
Figura 10. Manejo de Certificados............................................................................................21
Figura 11. Comprar Paquetes de Timbres...............................................................................22
Figura 12. Comprar Paquetes de Timbres Transferencia Bancaria......................................23
Figura 13. Correo de Compra de Timbres................................................................................24
Figura 14. Comprar Paquetes de Timbres Pago en Efectivo................................................26
Figura 15. Comprar Paquetes de Timbres Pago en Efectivo -Sistema.................................27
Figura 16. Comprar Paquetes de Timbres Pago en Efectivo -Correo...................................27
Figura 17. Timbres Adquiridos..................................................................................................28
Figura 18. Mdulo de Datos Fiscales.......................................................................................29
Figura 19. Registro....................................................................................................................31
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Figura 20. Mdulo de Facturas Timbradas...............................................................................32
Figura 21. Bsqueda de Facturas Timbradas..........................................................................34
Figura 22. Bsqueda de Timbres Emitidos...............................................................................34
Figura 23. Logotipo...................................................................................................................35
Figura 24. Mdulo Multi RFC....................................................................................................36
Figura 25. Altas Multi RFC........................................................................................................37
Figura 26. Multi RFC - Datos Fiscales......................................................................................38
Figura 27. Agregar Timbres Multi RFC....................................................................................39
Figura 28. Altas de Sucursales.................................................................................................40
Figura 29. Mdulo de Alta de Sucursales.................................................................................42
Figura 30. Mdulo de Editar Sucursales...................................................................................44
Figura 31. Mdulo de Sucursales: mensaje de eliminacin.....................................................45
Figura 32. Mdulo de Sucursal: mensaje de eliminacin.........................................................45
Figura 33. Usuario de Punto de Venta.....................................................................................46
Figura 34. Usuario de Punto de Venta.....................................................................................47
Figura 35. Mdulo mpuestos...................................................................................................49
Figura 36. Agregar mpuestos..................................................................................................50
Figura 37. Mdulo de Alta de mpuesto....................................................................................51
Figura 38. Mdulo de Editar mpuesto......................................................................................52
Figura 39. Mdulo de mpuestos : Mensaje de Eliminacin.....................................................52
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Figura 40. Tareas pendientes...................................................................................................53
Figura 41. Men Facturacin-Clientes......................................................................................54
Figura 42. Mdulo de Clientes..................................................................................................55
Figura 43. Mdulo de Alta de Producto....................................................................................56
Figura 44. Mdulo de Edicin de Clientes................................................................................58
Figura 45. Mdulo de Clientes: mensaje de eliminacin..........................................................59
Figura 46: Mdulo de Productos...............................................................................................61
Figura 47. Mdulo de Producto.................................................................................................62
Figura 48. Mdulo de Alta de Producto....................................................................................63
Figura 49. Mdulo de Edicin de Producto...............................................................................65
Figura 50. Men de nventario..................................................................................................68
Figura 51. Mdulo de nventario...............................................................................................69
Figura 52. Mdulo de Addendas...............................................................................................70
Figura 53. Mdulo de Addendas...............................................................................................71
Figura 54. Mdulo de Addendas - Eliminar..............................................................................71
Figura 55. Mdulo de Factura...................................................................................................72
Figura 56. Mdulo de Factura Elaborar Factura....................................................................73
Figura 57: Recibo de Factura: Eliminar producto.....................................................................74
Figura 58: Recibo de Factura: Editar producto.........................................................................74
Figura 59: Recibo de Factura: Confirmacin............................................................................76
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Figura 60. Guardar Factura......................................................................................................76
Figura 61: Recibo de Factura: Addendas.................................................................................77
Figura 62: Recibo de Factura: Parcialidades............................................................................78
Figura 63: Recibo de Factura: Parcialidades Lista de UUD.................................................79
Figura 64. Timbres Agotados....................................................................................................80
Figura 65: Mdulo de Factura con Retencin...........................................................................81
Figura 66. Mdulo de Factura Elaborar Factura con Retencin...........................................82
Figura 67: Mdulo de Recibo de Honorario..............................................................................83
Figura 68: Recibos Honorarios.................................................................................................84
Figura 69: Recibo de Honorario: Editar producto.....................................................................85
Figura 70: Recibo de Honorario: Eliminar producto.................................................................85
Figura 71: Recibo de Honorario: Addenda...............................................................................87
Figura 72. Cancelacin de Facturas Timbradas.......................................................................89
Figura 73. Estados de Facturas Timbradas..............................................................................91
Figura 74. Mdulo de Recibo de Arrendamiento......................................................................92
Figura 75. Recibo de Arrendamiento........................................................................................93
Figura 76. Mdulo de Arrendamiento - Eliminar Producto......................................................94
Figura 77. Mdulo de Arrendamiento - Addenda.....................................................................96
Figura 78. Mdulo de Hotelera................................................................................................97
Figura 79. Recibo de Hotelera.................................................................................................98
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Figura 80. Mdulo de Hotelera - Eliminar Producto...............................................................99
Figura 81. Recibo de Hotelera - Addenda.............................................................................101
Figura 82. Mdulo de Carta porte...........................................................................................102
Figura 83. Recibo de Carta Porte...........................................................................................103
Figura 84. Mdulo de Carta Porte - Eliminar Producto...........................................................103
Figura 85. Recibo de Carta Porte nformacin Adicional....................................................105
Figura 86. Recibo de Carta Porte Addendas.......................................................................106
Figura 87. Mdulo de Sistema de Nmina.............................................................................107
Figura 88. Modulo de Nmina-Procesar Nmina...................................................................108
Figura 89. Proceso de Nmina Correcto................................................................................110
Figura 90. Certificado ncorrecto.............................................................................................110
Figura 91. Recuperacin de Proceso de Nmina...................................................................111
Figura 92. Guardar Ejercicio de Nmina................................................................................112
Figura 93. Preguntas frecuentes F.A.Q..................................................................................113
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"- IN.R/DUCCI0N
A partir del 1 de enero de 2011 los contribuyentes deben de expedir documentos digitales
como comprobantes por las actividades que realicen.
Los contribuyentes que inicien operaciones con la 1acturacin electrnica a partir de 2011 debern
hacerlo a travs de un proveedor autorizado de certificacin, quien se encargar de validarlas y
asignar el folio y sello electrnico del SAT.
Los requisitos para emitir facturas electrnicas son los siguientes:
1. Contar con Firma Electrnica Avan$ada vigente.
2. Tramitar al menos un Certi1icado de 2ello Di!ital.
3. Contrasea del Certi1icado de 2ello Di!ital.
4. Utili$ar 4G .imbrado desde su ERP o 4G Factura desde Internet-
5. Enviar a validar las facturas electrnicas al proveedor autorizado de certificacin.
4G Factor ofrece tambin su servicio de .imbrado de Comprobantes Fiscales Di!itales a los
contribuyentes de la Repblica Mexicana por medio del acceso a sus servicios Web destinados a este
fin.
La conexin Web services de 4G Timbrado ofrece al contribuyente realizar todas las validaciones
necesarias para certificar el CFD elaborado por su ERP cumpla con las normas del SAT, si el XML es
correcto lo firma y lo regresa al contribuyente, en caso de no cumplir con las normas le enva al
contribuyente un mensaje de error.
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1.1 Acceso al Sistema
El acceso al aplicativo se realiza por medio de dos perfiles, el primero es el de "Usuario
Administrador y el segundo "Usuario Puntos de Venta, la diferencia entre uno y otro es que los
usuarios de puntos de venta se generan a partir del usuario administrador y este tiene privilegios
sobre ellos.
Para acceder a la aplicacin de facturacin electrnica 4GFactura ingrese en su navegador de
nternet el siguiente URL: https://pac.4gfactor.com/cgi-bin/webapps/4glight/login.py (se recomienda
utilizar el Navegador Mozilla Firefox), y se despliega el recuadro de la figura 1.
Para ingresar a la aplicacin deber ser registrado con anterioridad. En el recuadro de la figura 1
deber ingresar su Usuario, Contrasea y el teclear los nmeros y letras que aparecen en la imagen
de manera distorsionada en donde dice Captc%a, y seleccionar Entrar.
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Fi!ura "- Acceso al 2istema
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En la figura anterior se muestran dos cuadros vacos:
Uno dice Mostrar Contrasea: se muestran los caracteres con los que est formada la contrasea.
El otro dice Recordar Usuario y Contrasea: si selecciona el cuadro vaco, cada vez que trate de
ingresar al sistema ya no ser necesario poner el usuario y contrasea, slo tendr que escribir el
captcha.
En caso de que no recuerde la contrasea, teclee su usuario y las letras y nmeros del captcha y
seleccione "Recuperar contrasea, se le enviar la nueva contrasea mediante el correo electrnico
que el usuario proporcion al momento de registrarse.
El sistema 4GFactura consta de 5 mdulos o mens principales:
1. Facturacin
2. Administrativo
3. Preguntas Frecuentes F.A.Q.
4. Tareas Pendientes
5. Sistemas de Nominas
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N/.A4 Una vez dentro del sistema como Administrador, despus de una hora de inactividad se cierra
automticamente la sesin.
P!ina "( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '- 5dulo o 5en&
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1.2 Recuperacin de Contrasea
"-'-" Recuperacin de Contrase6a7Usuario Administrador
Una forma de recuperar Contrasea para un usuario administrador es en el Acceso al sistema como
se muestra en la figura 1. Lo primero que se debe hacer es llenar el campo de 'Captcha' que se en-
cuentra vaco y presionar el botn de 'Recuperar Contrasea' y mostrar lo siguiente, figura 3.
En este mdulo tendr que rellenar los campos vacos y presionar el botn de 'Recuperar' e inmedia-
tamente se le enviar una clave provisional al correo que anote, una vez que ingrese al sistema de
facturacin con la clave provisional tendr que cambiar la contrasea, por una que pueda recordar
posteriormente y para esto debe ir al mdulo de 'Datos Fiscales'.
Fi!ura (- 5dulo Recuperar Contrase6a
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"-'-' Recuperacin de Contrase6a7Usuario de Punto de 8enta
Para recuperar la contrasea de un usuario de punto de venta hay que acceder al sistema
como usuario Administrador, ir al Men 'Administrativo' e ir al submen de 'Usuario Punto de
venta' Figura.4
Una vez ah mostrar el siguiente mdulo de la siguiente forma, figura 5.
P!ina ") de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4- 5dulo Usuario Punto de 8enta
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Si no recuerda a que correo llegar la contrasea, primero selecciona un usuario y presiona el botn
que dice 'Detalle' y mostrar la informacin de dicho usuario, figura 6.
P!ina "# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )- 5dulo Recuperar Contrase6a 7 UP8
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Si se quiere cambiar algn dato entonces modifica los datos que estn en los campos y presiona el
botn de 'Guardar' que se encuentra en la parte inferior de el formulario y se actualizarn inmediata-
mente.
Una vez que se tienen los datos correctos se procede a darle clic al icono en forma de llave que se
encuentra en cada usuario figura 5, y con eso se proceder a regenerar una nueva contrasea y que
al ingresar al sistema con el usuario de venta y la contrasea nueva, deber cambiar el password por
una que recuerde.
P!ina "* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #- 5dulo Recuperar contrase6a 7 UP8 7 Detalle
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'- AD5INI2.RA.I8/
El mdulo Administrativo nos proporciona informacin sobre los datos 1iscales mediante los cuales la
empresa emitir los comprobantes fiscales a sus clientes de manera electrnica, como son su razn
social, su direccin fiscal, su RFC, los certificados y claves proporcionados por la Secretaria de Ha-
cienda y que identifican a la empresa ante el SAT.
En el mdulo administrativo se encontrar el historial de las facturas realizadas.
En la figura 7 se muestra la entrada al mdulo Administrativo y los submens que despliega dicha
opcin.
En ella visualizaremos los submens:
1. Certificado y Llave
2. Comprar Timbres
3. Timbres adquiridos
4. Datos Fiscales
5. Facturas Timbradas
6. Multi RFC
7. Subir Logotipo
8. Sucursales
9. Usuario Punto de venta
10. mpuestos
N/.A4 Una vez creados los puntos de venta y accedido al sistema con sus respectivas credenciales
(procedimientos abordados mas adelante); este mdulo slo les mostrar la opcin Cambiar Pass7
9ord
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Fi!ura *- 5dulo Administrativo
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2.1 Mdulo de Certificado y Llave
Los certificados, la llave y la contrasea del sello digital, son proporcionados por la Secretaria de Ha-
cienda y tienen vigencia de uno a dos aos, estos pueden ser actualizados dentro de este apartado
en caso de encontrarse vencidos. Para referencia observe la figura 9, en este mdulo se especifica
la ubicacin del archivo que le proporcion la Secretaria de Hacienda. Ejemplo: Empresa_X.cer, y
Empresa_X.key.
Se recomienda crear una carpeta de fcil acceso a la ubicacin de los archivos. Ejemplo: Como se
muestra en la figura 8, se cre la carpeta SAT y en esta se colocaron los archivos proporcionados por
el SAT para su bsqueda rpida, o acceso directo.
P!ina ", de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +- Carpeta de Acceso directo 2A.
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Es necesario subir los archivos ".cer y ".key al sistema mediante los campos correspondientes, as
como introducir la contrasea del sello digital; los campos de n&mero certi1icado, como las 1ec%as
de valide$ sern asignadas de manera automtica al momento de guardar los datos introducidos.
Vase la figura 9.
'-"-" 5ane:o de Certi1icados
Es un submen que se encuentra en el men Administrativo el cual muestra la informacin
de la siguiente manera figura 10.
Como se aprecia en la figura de abajo, se en listan los certificados para cada RFC, es que
cada RFC puede tener mltiples certificados con los cuales el podr realizar la factura.
Lo primero es elegir el campo de RFC marcado con el nmero 1, y enseguida se mostrar la
lista de certificados, los activos y los no activos.
P!ina '3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ,- Certi1icado y ;lave
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Segundo si quiere 'Deshabilitar' lo que hay que hacer es elegir un certificado marcado con el
nmero 2, y despus presiona el botn de 'Deshabilitar' e inmediatamente el estatus cambia
en la columna de 'Estado'.
Tercero si quiere 'Habilitar' lo que hay que hacer es elegir un certificado 'Deshabilitado' los
que estn marcados en rojo, y despus presiona el botn de 'Habilitar' (este cambia
conforme el estatus de el certificado) e inmediatamente el estatus cambia en la columna de
'Estado'.
Solo se puede cambiar de estatus aquellos certificados que an son validos, si el certificado
ya expir no podr cambiar de estatus, y slo se puede un certificado por RFC
P!ina '" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "3- 5ane:o de Certi1icados
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2.2 Mdulo de Comprar Timbres
En este submen el contribuyente puede adquirir paquetes de timbres y facturas para poder realizar
sus comprobantes fiscales. En la figura 11 del lado izquierdo dentro del apartado de Paquetes se
muestran las claves y descripciones de estos, marcado con el nmero 1.
Si desea cambiar el paquete ya seleccionado, slo necesita dar clic en el botn "Borrar formulario
como se muestra en la figura 11 con el nmero 2, para adquirir el paquete seleccionado basta con
dar clic en el botn "Comprar, mostrado en la figura 11 con el nmero 3 y seleccionar un mtodo de
pago marcado en la figura 11 con el nmero 4.
'-'-" Comprar .imbres < .rans1erencia =ancarias
Selecciona el Paquete de factura o timbre y en automtico muestra la descripcin y elije el mtodo de
pago de 'Transferencia Bancaria' y le da al botn de 'Comprar', una vez registrada la compra se le
enviar un correo electrnico a la cuenta proporcionada al momento del registro de la empresa, la
figura 12 muestra un ejemplo.
P!ina '' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ""- Comprar Pa>uetes de .imbres
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Los timbres no son transferibles y debe verificar sus datos antes de realizar la compra.
Dentro del correo electrnico de notificacin de la solicitud de compra, se le proporcionarn los datos
de contacto, fechas lmites de pago y datos de envo, para hacer llegar el comprobante de pago; en
caso de no recibir el comprobante dicha solicitud se cancelar envindole una notificacin por el
mismo medio con la cancelacin de sta.
Si su solicitud de compra fue aprobada le aparecern disponibles en el sistema sus timbres y se le
enviar su factura electrnica que ampara la compra.
P!ina '( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "'- Comprar Pa>uetes de .imbres < .rans1erencia =ancaria
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El correo que debe enviar con la ficha de pago, escriba en el regln de Asunto el nmero de
referencia de la compra para que su comprobante este ligado a su pago.
La aprobacin de la compra se realiza en un lapso no mayor a 24 horas dentro de los das hbiles y
72 horas fines de semana y das festivos.
Una vez validada la compra recibir su factura electrnica y podr visualizar en el sistema los timbres
disponibles.
P!ina '4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "(- Correo de Compra de .imbres
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'-'-' Comprar .imbres < Pa!o en E1ectivo
Selecciona el Paquete de factura o timbre y en automtico muestra la descripcin y elije el mtodo de
pago 'Pago en efectivo' y elegimos el establecimiento de pago (Oxxo, WallMart, SevenEleven,
Soriana, etc.), llena el campo de 'Nombre', 'E-mail', 'Celular' y le da al botn de 'Comprar', como se
muestra en la figura 14, una vez registrada la compra se le enviar un correo electrnico a la cuenta
proporcionada anteriormente y mostrar los mensajes siguientes en las figuras 15 y 16.
P!ina ') de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "4- Comprar Pa>uetes de .imbres < Pa!o en E1ectivo
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En la figura 15 muestra el mensaje de la compra de timbres para realizar el pago, y en la figura 16 es
el mensaje que enva al correo una vez que le dio a comprar y en ambos casos se especifica el pro-
cedimiento para realizar el pago.
P!ina '# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ")- Comprar Pa>uetes de .imbres < Pa!o en E1ec7
tivo 72istema
Fi!ura "#- Comprar Pa>uetes de .imbres < Pa!o en
E1ectivo 7Correo
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2. Mdulo de Timbres Ad!uiridos
En este submen del mdulo Administrativo se muestran los paquetes de timbres que se han adquiri -
do, se puede encontrar un paquete en especfico dentro de la bsqueda rpida, como se muestra en
la figura 17.
P!ina '* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "*- .imbres Ad>uiridos
4GF-PAC-A-01
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2." Mdulo de #atos $iscales
En este mdulo podr realizar algunas modificaciones que requiera el contribuyente sobre sus Datos
Fiscales, tales como direccin fiscal, claves de acceso, etc. En la figura 18 se ilustra la manera de
tener acceso a este mdulo.
Durante el proceso de alta en el sistema, en el mdulo de Registro de la nformacin Fiscal de la
Empresa; usted proporcion todos sus datos fiscales para la creacin de su cuenta de 4GFactura;
cabe mencionar que los datos fiscales deben coincidir exactamente con los proporcionados a el SAT.
En este mdulo podr modificar en el sistema los datos que requiera slo tecleando el nuevo dato a
cambiar; a excepcin del RFC, Tipo de contribuyente y la Razn Social.
P!ina '+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura "+- 5dulo de Datos Fiscales
4GF-PAC-A-01
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Para modificar la contrasea, debe teclear la contrasea actual, as como la contrasea nueva y
confirmacin de sta, en la figura 19 se muestra la pantalla en la que aparece el registro para ser
modificado. Ejemplo: En este mdulo, dentro del apartado Datos de usuario puede cambiar el correo
electrnico del contribuyente al cual requiera que le lleguen los soportes electrnicos de las facturas
timbradas que ha realizado.
Los datos como son el RFC y la razn social no pueden modificarse por el usuario y para hacer este
cambio es necesario genere un tic?et de servicio para cancelar la cuenta.
En la seccin del rgimen; slo se deben seleccionar entre los regmenes en los cuales est registra-
do en el SAT, con el cual se realizar exclusivamente esa factura. Recuerde el rgimen con el que
facture es responsabilidad del contribuyente quien est realizando dicha facturacin.
P!ina ', de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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P!ina (3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ",- Re!istro
4GF-PAC-A-01
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2.% Mdulo de $acturas Timbradas
Dentro del mdulo Administrativo, se encontrar el submen de Facturas Timbradas, como se
muestra en la figura 20.
Aqu se visualizan las facturas timbradas y se almacenan por un perodo de 90 das, es decir, el
sistema muestra una vista rpida de las facturas realizadas en el mes en curso, y a travs del
buscador o filtro puede encontrar facturas de hasta dos meses hacia atrs, al llegar a los 90 das de
expedidas estas se borran de manera automtica del sistema, sin embargo se ubicaran dentro de un
repositorio por un lapso de 5 aos.
Nota4 Usted puede solicitar informacin de las facturas de periodos anteriores a los 90 das que stas
se reflejan en la aplicacin, para esto deber enviar un correo electrnico a soporte@4gfactor.com
especificando el periodo que desea que se le recupere y le ser enviado como archivo electrnico a
su correo registrado. Se recomienda solicitarlo con anticipacin ya que la entrega puede demorar
hasta dos semanas hbiles.
P!ina (" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '3- 5dulo de Facturas .imbradas
4GF-PAC-A-01
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El mdulo de Facturas Timbradas consta de 2 pestaas en la cual estn:
a) Facturas Emitidas
b) Timbres Emitidos
Facturas Emitidas4
Dentro del cuadro de bsqueda puede encontrar facturas en especfico, esto se hace introduciendo
la razn social tal como se muestra en la figura 21, la bsqueda se puede cerrar aun ms
especificando un perodo de tiempo y el estado de las facturas.
Si realiz una factura nueva mientras tiene activo el mdulo Facturas .imbradas 7 Facturas
Emitidas sera necesario actualizar la vista para que esta ltima factura se vea reflejada en el listado.
Tambin se pueden realizar bsquedas de facturas a travs de los diferentes filtros (nombre del
cliente, o del D de la factura).
En est mdulo le muestra el listado de facturas y sus correspondientes PDFs y XMLs de las
facturas realizadas, en este punto usted puede visualizarlas y/o respaldarlas.
Por medio de este mismo mdulo usted podr hacer las cancelacin de sus facturas cuando se
requiera, este procedimiento se aborda a detalle ms adelante en este manual.
.imbres Emitidos4
Dentro del cuadro de bsqueda puede encontrar timbres en especfico, esto se hace introduciendo la
UD tal como se muestra en la figura 22, la bsqueda se puede cerrar an ms especificando un
perodo de tiempo.
Si timbr una factura nueva mientras tiene activo el mdulo Facturas .imbradas 7 .imbres
Emitidos ser necesario actualizar la vista para que este ltimo timbre (XML) se vea reflejado en el
listado. Se pueden realizar bsquedas de timbres a travs del filtro del D del timbre y podr guardar
el XML generado.
Facturas Timbradas Facturas Emitidas
En la figura de abajo se enmarca en un recuadro rojo el botn de exportar CSV, con ese bo-
tn podrn obtener las facturas emitidas.
P!ina (' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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Facturas Timbradas Timbres Emitidos
P!ina (( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '"- =&s>ueda de Facturas .imbradas
Fi!ura ''- =&s>ueda de .imbres Emitidos
4GF-PAC-A-01
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2.& Mdulo de Subir Lo'otipo
En este mdulo usted puede alimentar el sistema con el logotipo de su empresa, y al momento de la
emisin de sus comprobantes se aprecien de una manera ms personalizada. Para lograr esto se
busca la ubicacin de la imagen haciendo clic en el botn "Seleccionar archivo para que muestre un
explorador de archivos, ya con la ruta de la imagen seleccionada esta se guarda y se conservar de
manera permanente hasta que el usuario decida modificarla. Puede seleccionar visualizar logotipo
para ver la imagen que est cargando al sistema, para referencia vea la figura 23.
El formato de la imagen debe ser de 250x95 pixeles y extensin *.jpg.
El botn de "Quitar Logotipo y "Quitar Marca de Agua es para eso, para quitar la imagen de fondo, y
el botn de "Guardar es para guardar las imgenes, ya sea el logotipo o el de marca de agua.
P!ina (4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '(- ;o!otipo-
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2.( Mdulo de Multi R$C.
El proceso de timbrado de distintas razones sociales se le denomina 5ulti RFC y su funcin primor-
dial es llevar a cabo el timbrado masivo de Facturas provenientes de un sistema de facturacin ajeno
a 4G Factor, este procedimiento requiere un trmite administrativo directamente con 4G Factor, SA
de CV, para iniciar dicho trmite es necesario haga la peticin mediante un correo electrnico y den-
tro de ste plasmar la necesidad de habilitar este mdulo.
Una vez realizados los trmites pertinentes para llevar a cabo el timbrado por 5ulti RFC, es necesa-
rio hacer desarrollo de adecuaciones para realizar la transferencia de los archivos entre 4G Factor y
su sistema de Facturacin.
En este mdulo se pueden dar de alta el RFC de distintos contribuyentes a los cuales se les asignar
un nmero de timbres del paquete adquirido. ES requisito contar un con paquete de timbrado, 4G7
Factura permite dar de alta todos los RFC necesarios y estar activos, y as administrar entre estos el
nmero de timbres.
N/.A4 Una vez distribuidos los timbres entre los RFCs ya no podrn reasignarse nuevamente.
P!ina () de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '4- 5dulo 5ulti RFC
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Para realizar el alta de los RFC de los dems contribuyentes hay que ir al mdulo 5ulti RFC@ introdu-
cir el RFC, asignarles timbres y oprimir guardar. Para referencia observe la figura 25.
Si cuando agrega un RFC, no asignas timbres o facturas, no deja guardar al usuario.
P!ina (# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ')- Altas 5ulti RFC
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Cuando aparezca el icono marcado con la flecha 1 (Figura. 25) es por que hace falta cargar algn
dato, ejemplo: si es en la columna de "Certificado le da un clic al icono (Flecha 1) y muestra la pan-
talla de subir certificado como se mencion al comienzo en la figura 9 y si tiene el otro icono (Flecha
2) significa que ya qued completo ese proceso.
Si esto se muestra en la columna de Logotipo entonces tendr que subir el logotipo y la imagen de
marca de agua como en la Figura 23. y como se mencion anteriormente, si est correcto se mues-
tra el icono de la paloma en verde.
Y en la columna de "Datos Fiscales tendr que seguir el proceso como se muestra en la Figura 26 y
seguir los pasos anteriores.
P!ina (* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '#- 5ulti RFC 7 Datos Fiscales
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En la columna de Timbres y Facturas de la figura siguiente se le da doble clic y se podr editar ese
campo con el propsito de agregar timbres o facturas al RFC seleccionado como en la figura 27.
Una vez agregados los timbres o facturas presione la tecla <Enter>, le mostrar el siguiente mensaje:
Quieres agregar timbres o facturas, responda 'Yes' o 'No' segn sea el caso.
Y si selecciona el checkbox que est en la figura 25 con el nmero 3, se habilitan los botones de 'Tim-
bres limitados' y 'Facturas limitadas' y si le da a cualquiera de esos guardar la informacin, como se
muestra en la figura 25, si tiene (N/A) es No Asignado.
P!ina (+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '*- A!re!ar .imbres 5ulti RFC
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2.) Mdulo de Sucursales
Permite dar de alta varias sucursales de su empresa y emitir los comprobantes fiscales de stas, en
el sistema 4GFactura se pueden registrar hasta 5 (cinco) sucursales incluyendo la matriz .
P!ina (, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura '+- Altas de 2ucursales
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'-+-" Alta de 2ucursales
Para dar de alta una sucursal es necesario seleccionar un RFC de los que aparecen en el combo fi-
gura 28 nmero 1 y despus presionar el botn de 'Nuevo' que se encuentra en el mdulo de Sucur-
sales figura 28 nmero 2.
Durante el proceso de alta de una sucursal ser necesario introducir un dato de serie y 1olio@ estos
datos son meramente de control interno para los usuarios, sin repercusin de carcter fiscal. Los da-
tos son de carcter general de acuerdo a las sucursales figura 29.
Si al momento de dar de alta una segunda sucursal, no se le asigna folio y serie, estos sern tomados
por omisin de la sucursal matriz.
Una vez rellenado todos los campos como se piden, presionar el botn de 'Guardar' si est seguro de
agregar esa sucursal, en caso contrario presionar el botn de 'Limpiar', y los campos quedarn vac -
os.
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P!ina 4" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ',- 5dulo de Alta de 2ucursales
4GF-PAC-A-01
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'-+-' Edicin de 2ucursales
Para editar una sucursal se puede hacer de dos formas diferentes:
La primera: selecciona una sucursal y presiona el botn de 'Editar'
La segunda: sobre una sucursal dar doble clic con el botn izquierdo del mouse,
en ambos casos mostrar el siguiente formulario con los datos de la sucursal, figura 30.
Si se quiere hacer algn cambio habr que volver a escribir los datos en los campos que sea
requerido y presionar el botn de guardar.
P!ina 4' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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P!ina 4( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura (3- 5dulo de Editar 2ucursales
4GF-PAC-A-01
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'-+-( Eliminar 2ucursales
Para eliminar una sucursal es necesario que no sea la Principal o Matriz, por que si la quiere
borrar mostrar el mensaje de error, figura 31.
Ahora si quiere borrar una sucursal normal, entonces muestra el siguiente mensaje:
Si se quiere eliminar, tiene que elegir una sucursal figura 28 nmero 3 y presionar el botn de
'Eliminar' figura 28 nmero 5 y muestra el mensaje de arriba y presiona el botn de 'Yes' (Si)
y la sucursal se borrar de la lista de sucursales de el RFC elegido, si no se quiere eliminar
presionar el botn de 'No' y la sucursal quedar en la lista, figura 28.
Fi!ura ("- 5dulo de 2ucursales4 mensa:e de eli7
minacin
Fi!ura ('- 5dulo de 2ucursal4 mensa:e de eliminacin
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2.* +suarios ,unto de -enta
4GFactura permite la emisin de comprobantes fiscales mediante los puntos de venta, sin estos no
es posible llevar a cabo el proceso de facturacin. Al momento de crear nuestro punto de venta den-
tro del mdulo de Facturacin se habilitar el submen Usuario punto de venta, el lmite de puntos
de venta para 4GFactura es de 10 (Diez).
'-,-" Alta de Usuarios de Punto de 8enta
Para llevar a cabo el alta de usuarios del punto de venta, hay que dirigirnos a este submen dentro
del mdulo Administrativo Figura 33.
P!ina 4) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ((- Usuario de Punto de 8enta
4GF-PAC-A-01
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Ya dentro de ste se elige si se va a crear un nuevo punto de venta o editar uno anterior.
Primero hay que elegir un RFC (Figura 33 nmero 4) y se muestran todos los puntos de ventas que
existen para ese RFC, si se va a crear un usuario de punto de venta nuevo, presionamos el botn que
dice 'Nuevo' (Figura 33 nmero 1), y mostrar el siguiente formulario, pero sin datos.
Una vez lleno los campos se procede a elegir el tiempo de vencimiento de sesin que puede ser de
15, 30, 45, 60 minutos y hasta de 1 da, marcado con el nmero 1 en la figura anterior. Y el usuario
administrador su sesin es de hasta 1 hora.
P!ina 4# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura (4- Usuario de Punto de 8enta 7 Nuevo
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Despus elegir los permisos, estos varan de puntos de ventas conforme se necesite, esto quiere de-
cir que podr modificar la descripcin del producto e impuesto del mismo y ciertas caractersticas, que
pueden ser mostradas a la hora de estar creando la factura.
Luego se procede a elegir los RFC al cual ese punto de venta podr facturar, se elige dando un clic
en el checkbox(cuadro vaci al lado de el RFC) y despus darle clic a la imagen de '+' para desple-
gar la lista de sucursales como se muestra en la Figura 34, nmero 3 .
Ya realizado lo anterior se procede a presionar el botn de 'Guardar' Figura 34 nmero 4.
Una vez realizado el procedimiento de alta de punto de venta, el sistema le har llegar un correo
electrnico de confirmacin a la direccin introducida durante la creacin del punto de venta. En este
mismo se le proporcionar el nombre de usuario y contrasea necesarios para acceder al sistema y
poder elaborar las correspondientes facturas electrnicas. Si en su bandeja de entrada no puede
ubicar dicho correo ser necesario que revise su bandeja de correo no deseado.
Cuando reciba la informacin el usuario "punto de venta se podr tener acceso al sistema y hacer
uso de 4GFactura y emitir facturasA es necesario salir del sistema y entrar nuevamente con estas
nuevas credenciales4 Usuario de punto de venta y pass9ord- Para ms detalles consulte en "1.1
Acceso al Sistema en este mismo manual.
Este mismo apartado le permitir la administracin de sus puntos de venta, usted podr modificar in-
formacin de contacto, contrasea y atributos tales como "Habilitado y "Des habilitado Figura 33 n-
mero 5, en el icono de el candado.
P!ina 4* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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10/03/11 HPC
2.1. Mdulo de /mpuestos
Para dar de alta el mpuesto, hay que dirigirnos a este submen dentro del mdulo administrativo fi-
gura 35.
Aqu se en listan los impuestos que se agregan en las facturas y en los productos figura 36.
P!ina 4+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ()- 5dulo Impuestos
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Para dar de alta un impuesto presiona el botn de 'Nuevo' figura 36 nmero 1 y muestra el si -
guiente formulario para rellenar los campos vacos, una vez lleno los campos se procede a
presionar el botn de 'Guardar', de lo contrario 'Limpiar' figura 37.
Y para editar un impuesto se selecciona dicho impuesto de la lista como se muestra en la fi-
gura 36 nmero 2 y se presiona el botn que dice 'Editar' y muestra el formulario con los da-
tos ya en los campos figura 38, una vez modificado los datos presiona el botn de 'Guardar' y
los datos del impuesto cambiarn.
Y para eliminar un impuesto es necesario seleccionar el impuesto figura 36 nmero 2 y pre-
sionar el botn de 'Eliminar' y mostrar el mensaje de confirmacin figura 39, si presiona el
botn de 'Yes'(Si), el impuesto se borrar de la lista, si presiona el botn de 'No' el impuesto
seguir ah.
P!ina 4, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura (#- A!re!ar Impuestos
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
P!ina )3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura (*- 5dulo de Alta de Impuesto
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
P!ina )" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura (+- 5dulo de Editar Impuesto
Fi!ura (,- 5dulo de Impuestos 4 5ensa:e de Eliminacin
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
2.11 Tareas ,endientes
Este mdulo le emite mensajes sobre pendientes que tenga durante el proceso administrati -
vo que acabamos de abordar. Este se desplegar en cada inicio de sesin al sistema para
los diversos usuarios y le emitir el listado de pendientes que pudiera tener al momento. Va-
se como referencia la figura 40.
P!ina )' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 43- .areas pendientes
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(- FAC.URACI0N
Para poder hacer uso de este mdulo es necesario haber cubierto: Puntos de 8enta y 2ucursales-
En este mdulo se realiza ya la factura electrnica, para realizar la facturacin es necesario dar de
alta los datos fiscales del cliente al que le queremos facturar, as como el alta del producto y/o
productos que se van a desglosar en dicha factura.
Adems de cargar los clientes y los productos se realiza la Factura. Este apartado contiene por
consiguiente los submens que se muestran a continuacin, estos submens se aparecen tanto con
usuario administrador como usuario de punto de venta, figura 41.
N/.A4 El submen Facturas, slo ser accesible hasta haber dado de alta como mnimo una sucur-
sal y un usuario del punto de venta y acceder al sistema con las credenciales de sta.
P!ina )( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4"- 5en& Facturacin7Clientes
4GF-PAC-A-01
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.1 Mdulo de Clientes
En este apartado se hace el alta de los clientes a los cuales se les va a facturar, la secuencia para el
proceso de altas es indistinto, puede dar de alta a los clientes y despus los productos o de manera
inversa.
Los clientes guardados los podr seleccionar en distintas ocasiones ya que estos permanecen en el
sistema hasta que el cliente o contribuyente decida modificar algn dato. Una vez dado de alta el
cliente aparece en la vista rpida inferior de la aplicacin, y podr salir y entrar del sistema
conservando los clientes ya guardados en el mismo. Figura 42.
Para buscar un cliente escribir en el campo de 'Buscar' el nombre o parte de ste y las coin-
cidencias que encuentre las desplegara en esa rea.
P!ina )4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4'- 5dulo de Clientes
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(-"-" Alta Clientes
Para llevar a cabo el alta de los distintos clientes, ser necesario contar con los datos fiscales para
ser introducidos en los correspondientes campos de este mdulo, el campo referencia para brindar
seas para su fcil ubicacin, este campo no es obligatorio, ste es el formulario que habr que llenar
para dar de alta al cliente, presionar el botn de 'Nuevo', figura 42 nmero 1 y muestra el siguiente
formulario.
P!ina )) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4(- 5dulo de Alta de Producto
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Si toda la informacin es correcta presionar el botn de 'Guardar', en el caso contrario si no quiere
guardar ese cliente presiona el botn de 'Borrar Formulario' que se muestra en la figura 43.
Nota4 El mximo de clientes que se pueden almacenar es de 1000 clientes.
(-"-' Edicin de Clientes
Para la edicin hay dos formas de hacerlo:
La primera es seleccionando un cliente figura 42 nmero 2 y presionar el botn de 'Editar' figura 42
nmero 3.
La segunda es, sobre un cliente hacer doble clic con el botn izquierdo del mouse.
En ambos casos mostrar el formulario de la figura 44 y una vez que se modifiquen los datos habr
que presionar el botn de 'Guardar' y con esto los datos ya estarn actualizados.
Nota4 Puede agregar tantos clientes como guste con el mismo RFC slo tendr que poner un
distintivo que puede ser geogrfico al nombre para poder identificarlos ejemplo "Tienda Abarrotes
Centro.
P!ina )# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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(-"-( Eliminar Cliente
Para eliminar un cliente hay que seleccionarlo de la lista de la figura 42 nmero 2 en la parte
inferior y presionar el botn de 'Eliminar' figura 42 nmero 4, es recomendable que no se ha-
lla facturado a este cliente anteriormente de lo contrario no se podr eliminar, ste es el men-
saje de confirmacin cuando se quiere eliminar un cliente figura 45.
P!ina )* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 44- 5dulo de Edicin de Clientes
4GF-PAC-A-01
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Si quiere eliminar al cliente presione el botn de 'Yes' (Si) y el cliente ser borrado de la lista
de la figura 42, si no est seguro de querer eliminar el cliente entonces presione el botn de
'No' y el cliente seguir en la lista.
(-"-4 Car!ar Clientes
En este mdulo podr cargar una lista de clientes a un RFC en especfico mediante un archi -
vo CSV, lo cual el archivo tiene que estar formado de la manera correcta para ser procesado
y los clientes agregados.
Para cargar hay que eligir un RFC figura 42 nmero 5, en el campo de 'mportar', presionar el
botn que dice 'Browser' y buscar el archivo en la carpeta local de la computadora figura.42
nmero 6, y despus presionar el botn de 'mportar' figura.42 nmero 7.
Si el archivo cargado est correcto los clientes se agregarn correctamente de lo contrario
mostrar un mensaje de error y tendr que corregir dicho archivo de clientes.
P!ina )+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4)- 5dulo de Clientes4 mensa:e de eliminacin
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El archivo csv a cargar debe estar formado de la siguiente manera:
Nombre
RFC
Telfono
Mail
Direccin
Nmero. Exterior
Nmero. nterior
Colonia
Ciudad
Estado
Cdigo Postal
Cdigo de Cliente (Puede ir vaco, hay que dejar la columna con comillas dobles " )
P!ina ), de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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.2 Mdulo de ,roductos
Por medio del usuario Administrador, dentro del Mdulo de Facturacin se encuentra el submen
Productos, aqu se darn de alta todos los productos y servicios que se desean facturar. Observe la
figura 46.
Los productos que se van a facturar se almacenan en la aplicacin, es decir, se pueden utilizar para
nuevas facturas. Este es el mdulo donde se muestran los productos. Figura 47.
A continuacin se describen los campos que ah se muestra:
En el campo de 'Buscar', ah escribe parte del nombre o completo de el producto y mostrara una lista
de las coincidencias de dichos productos.
P!ina #3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4#4 5dulo de Productos
4GF-PAC-A-01
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P!ina #" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4*- 5dulo de Producto
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(-'-" Alta Productos
Si se quiere agregar un nuevo producto se presiona el botn de 'Nuevo' que se encuentra en la figura
47 con el nmero 1, y mostrar el siguiente formulario que habr que llenar con los datos del produc-
to.
En este formulario el 'Cdigo 1', siempre debe estar lleno de lo contrario no dejar almacenar el pro-
ducto, los siguientes campos de 'Cdigo 2 y 3', es para cdigos opcionales de dicho producto.
En el campo de 'Nombre', es el nombre del producto el cual se va a mostrar.
En el campo de 'Unidad', es el valor por el que va a estar representado el producto.
P!ina #' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4+- 5dulo de Alta de Producto
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En el campo de 'Precio', es el valor monetario de dicho producto, por unidad o unidades.
En el campo de 'Descripcin', es una breve resea de dicho producto que se mostrar en la factura
cuando se agrega un producto o en el mdulo de 'Visualizar Producto'.
Esta el campo de 'Habilitado', se muestra seleccionado, ya que al agregar el producto o servicio va a
estar activo, si no esta seleccionado ese campo el producto se mostrara en la lista en rojo, como lo
marca en la figura 47 nm. 2.
En la etiqueta que dice 'Cdigo para mostrar', aqu se selecciona cualquier cdigo que se puso ante-
riormente y ese es el que mostrar cuando se realice una factura.
En el lado derecho del mdulo se encuentra un rea para agregar el impuesto a dicho producto, los
impuestos que se pueden agregar vara, puede ser desde 1 hasta muchos impuestos.
Si se desea eliminar el impuesto agregado al producto, selecciona el impuesto y le da clic al botn de
'Descartar' que se encuentra al lado de el botn de 'Agregar'.
Ya hecho lo anterior y si est todo correcto se presiona el botn de 'Guardar', si no se quiere guardar
estos datos se procede a presionar el botn de 'Borrar Formulario' y los campos antes donde se ha-
ba escrito quedaran vacos.
Los datos se guardan y el artculo permanecer en el sistema, y no es necesario volver a crearlo,
para utilizarlo en las veces que el cliente o contribuyente lo necesite. Al agregar el producto aparece
en listado en la parte inferior de este apartado, Figura. 47.
Para Eliminar un producto es necesario que el producto o servicio no fuese usado en alguna factura
anteriormente de lo contrario no se podr eliminar.
N/.A4 El mximo de productos que 4GFactura le permite guardar es de 500 artculos diferentes y
evitar duplicar los cdigos de estos. En caso de requerir el alta de ms productos, usted deber hacer
la solicitud a soporteB4!1actor-com
P!ina #( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(-'-' Edicin de Productos
Para la edicin de los productos ya almacenados hay dos formas:
1.- Usted debe seleccionar un producto y presionar el botn de 'Editar' Figura.47 nmero 3 y mostrar
el formulario con los datos de dicho producto seleccionado.
2.- Selecciona un producto y se da doble clic sobre el mismo y mostrar el formulario con los datos de
dicho producto.
en ambos casos mostrar el siguiente formulario, figura 49:
Una vez hecho los cambios en este mdulo para el producto se presiona el botn de guardar y dichos
cambios se habrn realizado.
P!ina #4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura 4,- 5dulo de Edicin de Producto
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(-'-( Car!ar Arc%ivo de Productos
En el mdulo de clientes se tiene la opcin de cargar productos por medio de un archivo
CSV, ver Figura 47.
Si se quiere guardar productos por medio de un archivo csv. El archivo debe llevar lo siguiente:
Cdigo del producto 1 (Este cdigo es por default, si lo lleva)
Cdigo del producto 2 (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
Cdigo del producto 3 (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
Nombre del producto (*)
Descripcin (puede ir vaco)
Precio (*)
Unidad
va (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
va Retenido (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
sr Retenido (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
sh (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
eps (En caso de no ir, dejar el campo vaco)
y el delimitar para cada columna debe ser (,), ejemplo:
CALZ01,ZAP01,PZ01,Zapatilla,Zapatilla para dama,125.0,Pieza,15, ,10, ,15 o
CALZ01,'','',Zapatilla,Zapatilla para dama,125.0,Pieza,15, ,10, ,15
Para cargar los productos de el archivo hay que elegir un RFC figura 47 con el nmero 5, despus
buscar el archivo listo para ser procesado figura 47 nmero 6 y presionar el botn de 'mportar' figura
47 nmero 7.
P!ina #) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Si al procesar el archivo no marca ningn error, entonces mostrar un mensaje de confirmacin de
que el archivo se cargo correctamente de lo contrario no se habr cargado y los productos no se ha-
brn agregado al RFC seleccionado.
P!ina ## de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
. Mdulo de /nventario
El Mdulo de 'nventario' se encuentra en el punto de venta como se muestra en la figura de abajo.
Dicho Mdulo sirve para agregar la cantidad de productos de los que habr en almacn.
Como se muestra en la figura 51.
Lo primero que hay que hacer es buscar el producto, para eso, se escribe el nombre del pro-
ducto y se muestra las coincidencias de dicho nombre, una vez encontrado el nombre se se-
lecciona y se pone en el campo,
Lo segundo es escribir la cantidad de dicho producto que habr en existencia o stock nmero
2 y
Por ultimo se le da clic al botn de 'Agregar' nmero 3 y con eso el producto se mostrara en
la lista con los datos anteriormente puestos.
Si en caso de no haber puesto una cantidad y le da clic al botn de 'Agregar' el producto se
agregara con la cantidad default de '1' de dicho producto.
Si se quiere quitar o eliminar dicho producto, se selecciona el producto nmero 4 y se le da
clic al botn de 'Eliminar' numero 5 y mostrara un mensaje de confirmacin para quitar el pro-
ducto.
P!ina #* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )3- 5en& de Inventario
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10/03/11 HPC
En caso de haber agregado un producto y este no se mostr inmediatamente, se procede a
dar clic al botn de 'Actualizar nventario' enmarcado en amarillo y con eso la lista y el pro-
ducto nuevo estar ah.
Y todo lo anterior descrito se har para cada RFC que se quiera agregar una cantidad de
productos.
P!ina #+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )"- 5dulo de Inventario
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
." Mdulo de Addendas
El Mdulo de 'Addendas' se encuentra en el punto de venta como se muestra en la figura de abajo.
Dicho Mdulo sirve para agregar el ttulo de lo que ser la addenda y el cual estar en en el docu-
mento en que se haga.
En la figura 53 se muestra como se agrega dicha addenda, el campo de 'Descripcin' es para agre-
gar el nombre o ttulo el cual mostrar la addenda, selecciona un RFC y le da clic al botn enmarcado
con un recuadro amarillo que dice 'Agregar'.
Ahora si desea eliminar una addenda lo que tiene que hacer es seleccionar dicha addenda y darle clic
al botn enmarcado con rojo y que dice 'Eliminar', ejemplo figura 53 y mostrar el mensaje de confir -
macin figura 54.
Si presiona el botn de 'Yes' (Si), la addenda se borrar de la lista, si presiona el botn de 'No', la ad-
denda se quedar en la lista.
P!ina #, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )'- 5dulo de Addendas
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P!ina *3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )(- 5dulo de Addendas
Fi!ura )4- 5dulo de Addendas 7 Eliminar
4GF-PAC-A-01
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(-) 5dulo de Facturas
.%.1 $acturas
Exclusivamente para el usuario punto de venta, el mdulo de Facturacin tienen los submens de
Factura, como se observa la figura 55. En este apartado se elaboran las facturas correspondientes, el
primer paso es el alta de clientes a los que les queremos facturar, como segundo paso el alta de los
productos, por lo tanto el tercer paso es la Factura.
P!ina *" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ))- 5dulo de Factura
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(-)-' Elaborar una Factura
Ya con los clientes guardados en el sistema slo necesita buscar el cliente al cual le va a facturar, en
el campo de 'Cliente' en el cual se escribe una parte del nombre o se selecciona el combo que mues-
tra una lista de estos (flecha 1 Figura. 56). Observe como referencia la figura 56.
P!ina *' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )#- 5dulo de Factura < Elaborar Factura
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Siguiendo con el proceso, elija los productos o servicios que quiera facturar, anotando dentro del
campo 'Producto' una parte del nombre del producto o cdigo (flecha 2 Figura. 56). una vez elegido e
producto o servicio, se oprime la tecla 'ENTER' o de un clic en cualquier parte de este mdulo y lo
que haya seleccionado se mostrar inmediatamente en la parte inferior de este mdulo, as deber
proceder con todos los productos o servicios que se requiera.
Si quiere remover un servicio o producto, lo selecciona nmero 3; observar que el botn de 'Quitar
Producto' est habilitado (Flecha 4, Figura. 56), y oprime el botn dando un clic sobre l y le mostrar
un mensaje de confirmacin con la pregunta que se muestra en la figura de abajo. Oprima 'Yes' (Si) o
'No' segn sea el caso (Figura 57).
En el caso de que se quiera modificar algn dato del producto o servicio, se presiona el botn de 'Edi -
tar Producto' y muestra lo siguiente, figura 58.
P!ina *( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura )*4 Recibo de Factura4 Eliminar producto
Fi!ura )+4 Recibo de Factura4 Editar producto
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
En ese pequeo mdulo de informacin se muestra los datos de ese servicio y se modifican y se opri -
me el botn de 'Guardar' y los datos se actualizan inmediatamente (flecha 5, Figura 56).
Se elige el RFC Emisor de el cual quiere que se realice la factura, como se muestra en la figura 56
flecha 6. y la sucursal con la que se va a realizar (flecha 7, Figura 56).
Se selecciona el 'Mtodo de Pago' (flecha 8, Figura. 56) y a excepcin de los pagos en 'Efectivo' y 'No
dentificado', tendr la opcin de llenar los siguientes campos con los datos correspondientes como
'Nmero de Cuenta' (flecha 9, Figura.56), y la seleccin del banco (flecha 10, Figura.56) es opcional
para el usuario. Por ultimo se elige el rgimen (flecha 11, Figura. 56).
Cuando se trate de una 'Nota de Crdito' se debe marcar la casilla correspondiente (flecha 12, figura
56).
Y cuando se trate de una factura en parcialidades se debe elegir el campo de 'Forma de Pago': 'PAR-
CALDADES', Figura 56 nmero 13 y la pestaa de 'Parcialidades' estar activa, para poder agregar
los datos para realizar la factura.
Si quiere manejar la factura en Dolares o moneda Mexicana, tendr que seleccionar de el combo que
se encuentra marcado con el nmero 14, si elige en Dolares, deber poner un valor en el campo 'Tipo
de Cambio', si ese campo esta vaco al tratar de Previsualizar o Generar la factura no lo permitir,
hasta que halla escrito un valor nmero 15.
y una vez terminada, puede elegir 'Previsualizar Factura', 'Generar Factura' o 'Descartar Factura' se-
gn sea el caso, dando clic sobre la opcin elegida (enmarcados con recuadros rojo, amarillo y
negro).
Si elige 'Previsualizar Factura' le mandara el mensaje de descarga para ver como quedara termina-
da la factura a realizar. Ejemplo figura 60.
Este es el mensaje de confirmacin que muestra el sistema, cuando se genera la factura, figura 59:
P!ina *4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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10/03/11 HPC
Y este es el mensaje que muestra para guardar la factura generada:
Este ofrece la opcin de abrir el archivo o guardar el archivo, usted puede seleccionar guardar y co-
menzar a respaldar su informacin o si elige abrir el archivo dentro de ste se le dar alternativamen-
te el guardar e imprimir la factura.
P!ina *) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ),4 Recibo de Factura4 Con1irmacin
Fi!ura #3- Guardar Factura
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Para procesar una factura nueva, d clic en el botn: 'Nueva Factura' y se limpiar el mdulo de fac-
turas para que siga todos los pasos que se describieron anteriormente en este manual (El botn de
Nueva Factura se encuentra entre los botones 'Generar Factura' y 'Descartar Factura' enmarcados en
amarillo y negro. Figura.56).
Terminado el proceso de facturacin puede ver la factura en el mdulo administrativo, en el submen:
"Facturas Timbradas.
(-)-( Facturacin < Addendas
En el mdulo de Facturacin se encuentra una pestaa la cual lleva por nombre 'Addendas' en esa
parte, se selecciona el ttulo de Addenda, que puede tener cualquier nombre que el usuario halla
puesto anteriormente en el mdulo de Addenda figura 61 (nmero 1).
En 'Contenido' describe el concepto de dicha addenda el cual ser mostrado en la factura generada
en las partes inferiores de sta, figura 61 (nmero 2), y se le da al botn de 'Agregar' (nmero 3), e in-
mediatamente se mostrar en la inferior del mdulo.
P!ina *# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #"4 Recibo de Factura4 Addendas
4GF-PAC-A-01
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Si se desea quitar alguna addenda de la factura slo es cuestin de seleccionar dicha addenda (n-
mero 4), y darle clic al botn de 'Eliminar' (nmero 5) y se borrar de ese mdulo.
Estas Addendas agregadas en esta pestaa se mostrarn en la factura que se genere en ese mo-
mento, si se realiza el proceso de una nueva factura habr que describir las addenda de nuevo, para
esa factura.
(-)-4 Facturacin < Parcialidades
En esta pestaa podr seleccionar los datos para realizar la parcialidad correspondiente.
Si se quiere hacer alguna factura de parcialidades, se selecciona Forma de pago y se mos-
trar lo siguiente : si es la primera factura que se elije para dicho mtodo, la etiqueta de 'Ori -
ginal' aparecer seleccionada , eso significa que ser la Factura padre en donde se podr
seleccionar la cantidad en la que se dividir el pago del selector de 'Parcialidades', como se
P!ina ** de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #'4 Recibo de Factura4 Parcialidades 7/ri!inal
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Si es momento de abonar a la parcialidad entonces se procede a elegir la etiqueta que dice
'Parcial' como se muestr en la figura 63
y en el campo que est limpio hay que buscar el UUD de la factura padre para agregar ese
pago a esa factura, se le da clic al botn de 'Buscar UUD' y se desplegar una lista de
UUDs ver figura 65, de los cuales tendr que selecciona el padre y en automtico se mos-
trar la referencia de esta factura. Como se muestra en la figura 63, posteriormente se selec-
ciona del combo el nmero de la parcialidad correspondiente.
P!ina *+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #(4 Recibo de Factura4 Parcialidades < Parcial
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Hecho lo anterior se procede a generar la factura.
P!ina *, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #44 Recibo de Factura4 Parcialidades < ;ista de UUID
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
(-)-) Pa>uete de .imbres A!otados
Cuando se agotan los timbres, ya no le permitir seguir el procedimiento de facturacin, y el sistema
le emitir un mensaje de Advertencia con la leyenda alusiva a este evento. observe como se
referencia la figura 65.
En este punto ser necesario adquirir un paquete de timbres, esto lo puede llevar a cabo por medio
del propio sistema (observe el apartado Comprar timbres de este manual) o en el sitio oficial
www.4gfactor.com.
P!ina +3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #)- .imbres A!otados
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10/03/11 HPC
.& Mdulo de $actura con Retencin
En el men de Facturacin se encuentra el submen de Factura con Retencin como se
(-#-" Factura con Retencin
Para la creacin de una factura con retencin se sigue el mismo procedimiento que en el in-
dice 3.5 Factura, slo que este mdulo lleva el VA retenido y el SR retenido, ya que los de-
ms campos siguen siendo lo mismo, como se muestra en la figura siguiente.
P!ina +" de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ##4 5dulo de Factura con Reten7
cin
4GF-PAC-A-01
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P!ina +' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #*- 5dulo de Factura < Elaborar Factura con Retencin
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
.( Mdulo de Recibo de 0onorarios
El mdulo de Facturacin tiene el submen de Recibo de Honorarios, en el caso que necesite realizar
un recibo fiscal, lo cual depende del rgimen al que pertenezca, se observa en la figura 68.
(-*-" Recibo de Conorarios
En este apartado se realiza el recibo. Como primer paso se dieron de alta los clientes, como segundo
paso los productos y/o servicios, por lo tanto el tercer paso ser emitir el recibo.
Lo primero que se debe hacer es agregar el cliente, tecleando las 4 primeras letras del nombre o
desplegar el combo para ver la lista de clientes (nmero 1), posteriormente el seleccionar el servicio o
producto del que va a realizar el recibo o la nota de crdito (nmero 2) .
Si requiere varios productos en uno slo, seleccione en servicio los productos tantos como sean
necesario o teclee igual sus 4 primeras letras para encontrarlo, como se muestra en la figura 69.
P!ina +( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #+4 5dulo de Recibo de Conorario
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC
Si se quiere editar el producto, lo primero a hacer es seleccionar el producto (nmero 3) y presionar el
botn de 'Editar Producto' figura 69 y muestra la figura 70.
Si se desea eliminar un producto o servicio tiene que seleccionarlo (nmero 3) y darle al botn de
'Quitar Producto' (nmero 7) y posteriormente mostrar un mensaje de confirmacin, figura 70.
Se debe seleccionar el RFC (nmero 4) y la sucursal (nmero 5) de quien emite la factura, fi-
gura 69.
P!ina +4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura #,4 Recibos Conorarios
4GF-PAC-A-01
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10/03/11 HPC

Despus seleccionar el mtodo de pago, figura 69 (nmero 8), se usar el campo de nmero de
cuenta (nmero 10) cuando se seleccione una forma diferente a la de 'Efectivo' y 'No dentificada', el
campo de Banco (nmero 11) es opcional y se tiene que seleccionar el tipo de rgimen (nmero 12)
para realizar la factura de Honorarios.
Si la factura a realizar se quiere como nota de crdito debe seleccionar el cuadro vaci que se en-
cuentra junto al ttulo de 'Nota de Crdito'
Y el recuadro de 'Observaciones' es para detallar algn comentario que se desee mostrar en la factu-
ra.
P!ina +) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *"4 Recibo de Conorario4 Eliminar producto
Fi!ura *34 Recibo de Conorario4 Editar producto
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10/03/11 HPC
hasta que el campo este lleno, nmero 14.
Si quiere visualizar como quedar la factura antes de ser timbrada , podr verla presionando el botn
de 'Previsualizar Factura' figura 69 enmarcado en un recuadro rojo, y dicha previsualizacin se des-
cargar desde su navegador y le pedir 'Salvar el archivo' o 'Abrir el Archivo', depende de lo que elija
es lo que se muestra.
Si la factura ya est completa con todo lo necesario para mostrar al cliente, entonces se procede a
presionar el botn de 'Generar Factura' que se encuentra enmarcado en un recuadro rojo figura 69.
Si no se quiere facturar o los datos no son los correctos, se procede a presionar el botn de 'Descar -
tar Factura' que se encuentra enmarcado en un recuadro negro, y los campos de el formulario que se
haban llenado se encontrarn vacos ahora.
Por ltimo si se quiere generar una nueva factura se presiona el botn de 'Nueva Factura' en medio
de los botones de 'Generar Factura' y 'Descartar Factura' y se repiten los pasos anteriormente descri -
tos.
(-*-' Recibo de Conorarios < Addendas
En el mdulo de Recibo de Honorarios se encuentra la pestaa para seleccionar la Addenda como se
P!ina +# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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10/03/11 HPC
Primero selecciona la 'Addendas' (nmero 1), esa parte es para seleccionar el ttulo de la Addenda,
en el recuadro de 'Contenido' (nmero 2) es para ponerle el concepto de la Addenda que se desea
mostrar, y se le da clic al botn 'Agregar' (nmero 3) para que inmediatamente se muestre a la parte
inferior de la factura (nmero 4), ahora para eliminar la Addenda de esta factura debe seleccionarla
(nmero 4) y darle clic al botn de 'Eliminar' (nmero 5) y la quitar inmediatamente del recuadro,
todo se muestra en la figura 72.
P!ina +* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *'4 Recibo de Conorario4 Addenda
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.) Cancelacin de una $actura o Recibo.
Hay varias razones para cancelar una factura, un caso especifico sera que sta o algn recibo se
emitan con algn error de integridad de informacin y esto implica el cancelado de sta.
Para poder realizar una cancelacin de una factura o recibo es necesario que transcurran 72 horas
posteriores a su emisin.
Este proceso de cancelacin es nico y exclusivo del usuario ADMNSTRADOR, as que ser nece-
sario el acceso al sistema por medio de ste.
Una vez dentro del sistema como usuario ADMNSTRADOR, hay que dirigirse al mdulo de 1acturas
timbradas ubicado dentro del apartado administracin, una vez dentro de ste haremos una bs-
queda para localizar la factura que ser cancelada.
Ya ubicada y marcado el cuadro de seleccin ubicado del lado izquierdo de la factura, hay que oprimir
el botn "CANCELAR, mostrara un mensaje de confirmacin y por consiguiente un recuadro para in-
gresar la contrasea en el cual el usuario debe escribir el password de usuario administrado, ubicado
en la parte superior, al oprimirlo su baja es procesada, usted observar que los archivos PDF y XML
desaparecern y en la columna "Acuse Cancelado cambiar el estado a "En proceso, posterior us-
ted debe oprimir el botn "ACTUALZAR ubicado al costado derecho del botn de cancelar. Una vez
que ha oprimido el botn de actualizar, dentro del campo de "Acuse Cancelado le aparecer el archi-
vo "XML el cual es su comprobante de cancelacin y en este momento termina el procedimiento para
la cancelacin de sus facturas.
La figura 73, el cuadro de seleccin habilitado para la factura a cancelar , el botn de cancelar (en-
marcado en amarillo), as como el campo de donde aparecer el mensaje "En proceso y posterior a
actualizar aparecer el archivo "XML resultante de su cancelacin.
La figura 73, el botn de Exportar CSV (enmarcado en Rojo), es para mandar la lista de las facturas
emitidas en un archivo csv para guardarlas en el equipo.
P!ina ++ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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P!ina +, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *(- Cancelacin de Facturas .imbradas-
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(-+-" Estados de Facturas
Hay varios estados que se manejan en la factura (ver figura. 73), son los siguientes:
.- Pagado
.- No Pagado
.- Cancelado
Pagado: Como bien se menciona, es cuando la factura ya est pagada.
No Pagada: Es cuando la factura no est pagada
Cancelado: Es cuando se cre una factura y por cualquier motivo se desea cancelar (ver punto 3.8,
en la figura 73), se muestran los estados en el cual aparece "Enviado a Cancelar y esa factura est
en proceso de ser cancelada.
Cuando se quiere cambiar el estado de una factura que est en 'No Pagado' esto se puede hacer me-
diante el campo de 'Referencia' que est en el mdulo de "Facturas .imbradas < Facturas Emiti7
das, como se mencion anteriormente en el campo de referencia se da doble clic sobre el (Flecha 1)
y el campo se mostrar editable para agregarle el nmero de referencia y que el estado cambie a
"Pagado (Flecha 2), si hubo alguna equivocacin sobre la factura y le pusieron la "Referencia y no
era la adecuada, slo basta con quitrsela para que vuelva al estado de "No pagado, ver figura 74.
P!ina ,3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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P!ina ," de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *4- Estados de Facturas .imbradas-
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10/03/11 HPC
.* Mdulo de Recibo de Arrendamiento
(-,-" Recibo de Arrendamiento
El mdulo de Facturacin tiene el submen de Recibo de Arrendamiento, en el caso que se necesite
realizar un recibo fiscal, lo cual depende del rgimen al que pertenezca, se observa en la figura 75.
En este apartado se realiza el recibo. Como primer paso se dieron de alta los clientes a los que les
queremos facturar, como segundo paso los productos y/o servicios, por lo tanto el tercer paso ser
emitir el recibo de arrendamiento.
Lo primero que se debe de hacer es agregar el cliente, tecleando las 4 primeras letras del nombre o
seleccionndolo en el combo (nmero 1), posteriormente seleccionar el servicio o producto del que
va a realizar el recibo o la nota de crdito (nmero 2).
Si requiere varios productos en uno solo, seleccione en servicio los productos tantos como sean ne-
cesarios y teclee igual sus 4 primeras letras para encontrarlo, como se muestra en la figura 76.
P!ina ,' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *)- 5dulo de Recibo de Arrendamien7
to-
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Y cuando se quiera quitar el producto que se encontrar en una lista de la factura, se selecciona el
producto (nmero 3) a generar y se le da clic al botn de 'Quitar Producto' (nmero 7) como se men-
cion anteriormente y mostrar el mensaje de confirmacin, figura 77.
P!ina ,( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *#- Recibo de Arrendamiento-
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Si se desea quitar entonces oprimir el que dice 'Yes' (Si), de lo contrario el que dice 'No'.
Prosiguiendo con la figura 76 una vez hecho lo anterior, se selecciona el RFC (nmero 4) que crear
la factura y la sucursal (nmero 5), despus el mtodo de pago el cual podr seleccionar del combo
(nmero 8) ejemplo: Efectivo, Tarjeta de Crdito, Tarjeta de Dbito, Transferencia Bancaria, etc.
Despus se selecciona el rgimen de contribuyente (nmero 9) y si desea que sea una nota de crdi -
to deber seleccionar el recuadro que se encuentra en blanco (nmero 10).
Cuando el mtodo de pago sea diferente de 'No identificado' o 'Efectivo', entonces deber poner el
nmero de cuenta en el recuadro (nmero 11) y el banco (nmero 12), estos campos son opcionales.
La cuenta predial (nmero 13), es indispensable ponerla para poder generar la factura.
Ya con lo anterior se procede a 'Generar la Factura' enmarcado en un recuadro amarillo, de lo contra-
rio se le dara al botn de 'Descartar Factura' enmarcado con un recuadro negro o podra tener un
preview de la factura antes de realizarla, presionando el botn de 'Previsualizar Factura'.
P!ina ,4 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura **- 5dulo de Arrendamiento 7 Eliminar
Producto
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Nota4 En caso de que la factura a realizar sea mayor a los $ 2 mil pesos moneda Mexicana deber
ser por transferencia bancaria.
El botn que dice 'Previsualizar Factura' es como lo indica el nombre, es un archivo que se genera y
se descarga o se abre desde el navegador para verificar que los datos que se introdujeron en la factu-
ra sean los correctos, la previsualizacin de la factura no genera ningn gasto de facturas.
(-,-' Recibo de Arrendamiento 7 Addendas
En el mdulo de Recibo de arrendamiento se encuentra la pestaa de 'Addenda', en el cual
se podr incluir la descripcin de las Addendas agregadas anteriormente en el mdulo de
'Addenda', figura 78.
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En la figura 78 como se muestra arriba marcada con el nmero 1, es un combo el cual podr
seleccionar las addendas, en 'Contenido' (nmero 2), ser la descripcin de dicha addenda y
dems, una vez hecho esto podr darle al botn de 'Agregar' (recuadro amarillo). El botn de
'Eliminar' es para quitar la addenda (recuadro negro).
Nota4 El contenido de las Addendas no se guarda, se tiene que ir poniendo conforme se va-
llan usando.
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Fi!ura *+- 5dulo de Arrendamiento 7 Addenda
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.1. Mdulo de 0oteler1a
El mdulo de Facturacin tiene el submen de Hotelera, en el caso que necesite realizar un
recibo fiscal, lo cual depende del rgimen al que pertenezca, se observa en la figura 79.
(-"3-" Recibo de CotelerDa
Lo primero que se debe de hacer es agregar el cliente, tecleando las 4 primeras letras del
nombre, cdigo o desplegando el combo para ver al cliente (nmero 1), posteriormente al se-
leccionar el servicio o producto del que va a realizar el recibo (nmero 2).
Si requiere varios productos en uno solo, seleccione en servicio los productos tantos como
sea necesarios o teclee igual sus 4 primeras letras para encontrarlo, como se muestra en la
figura 80.
P!ina ,* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura *,- 5dulo de CotelerDa
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Si se desea eliminar un producto o servicio de la factura a generar, se selecciona dicho art-
culo (nmero 3) y el botn de 'Quitar Producto' se mostrar activo, se da clic a dicho botn
(nmero 7) y mostrar un mensaje de confirmacin como en el mdulo de Honorarios y
Arrendamiento (ver figura 81). Si se desea eliminar hay que presionar el botn de 'Yes' (Si)
de lo contrario 'No'.
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Fi!ura +3- Recibo de CotelerDa
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Prosiguiendo con la figura 80 una vez hecho lo anterior, se selecciona el RFC (nmero 4) de donde
se crear la factura y la sucursal (nmero 5), despus el mtodo de pago el cual podr seleccionar
del combo (nmero 8) ejemplo: Efectivo, Tarjeta de Crdito, Tarjeta de Dbito, Transferencia Banca-
ria, etc.
Si quiere que la factura sea una nota de crdito se procede a dar clic en el cuadro vaco que dice
'Nota de Crdito' (nmero 9).
Cuando el mtodo de pago sea diferente de 'No identificado' o 'Efectivo', entonces podr llenar el n-
mero de cuenta (nmero 10) y el banco (nmero 11), estos campos son opcionales.
Despus selecciona el rgimen de contribuyente (nmero 12).
Luego selecciona la 'Forma de Pago' y tiene 2 opciones las cuales si elije en parcialidades la pestaa
de 'Parcialidad' se pondr activa, y se podr seleccionar los datos como anteriormente se menciono
en la seccin (-)-4 Factura con Parcialidades@ figura 79 nmero 13.
El recuadro de observaciones es para agregar alguna descripcin u observacin acerca de la factura.
El botn que dice 'Previsualizar Factura' enmarcado en un recuadro rojo, es como lo indica el nombre,
es un archivo que se genera y se descarga o se abre desde el navegador para verificar que los datos
que se introdujeron en la factura sean los correctos, la previsualizacin de la factura no genera ningn
gasto de facturas.
P!ina ,, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +"- 5dulo de CotelerDa 7 Eliminar Pro7
ducto
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Ya con lo anterior se procede a 'Generar la Factura' enmarcado en un recuadro amarillo, de lo contra-
rio se le dara al botn de 'Descartar Factura' enmarcado con un recuadro negro o si quiere volver a
facturar deber presionar el botn de 'Nueva Factura' que se encuentra entre los botones de 'Gene-
rar Factura' y 'Descartar Factura' .
(-"3-' CotelerDa < Addendas
En el mdulo de Hotelera se encuentra una pestaa con nombre 'Addendas', aqu se podr
agregar las adendas que se deseen con la descripcin de dicho servicio adicional como se
En este apartado se selecciona el ttulo de la Addenda que se mostrar en la factura a gene-
rar (nmero 1), se describe el concepto que quiera detallarse (nmero 2) y se le da clic al bo-
tn 'Agregar' (nmero 3), se mostrar en la parte inferior de este mdulo.
Si se desea eliminar alguna adenda anteriormente agregada, habr que seleccionarla (nme-
ro 4) y darle al botn de 'Eliminar' (nmero 5) e inmediatamente se borrar la adenda selec-
cionada. Como se menciono anteriormente todo esto se ilustra en la figura 82.
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Fi!ura +'- Recibo de CotelerDa 7 Addenda
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.11 Recibo de Carta ,orte
El mdulo de Facturacin tiene el submen de Carta Porte, en el caso que necesite realizar
un recibo fiscal, lo cual depende del rgimen al que pertenezca, se observa en la figura 83.
(-""-" Recibo de Carta Porte
En el mdulo de carta porte como se muestra en la figura 84 se indican los campos necesa-
rios y enumerados.
El campo de 'Cliente' marcado con el nmero 1, ah se despliega una lista de clientes.
El campo de 'Producto' marcado con el nmero 2, ah se despliega una lista de productos al
escribir parte del nombre o completo de algn producto.
Si se desea quitar algn producto o servicio de la factura que se va a realizar, lo primero que
se hace es seleccionar un producto (figura 84 nmero 3) y presionar el botn de 'Eliminar
Producto' (numero 7) y mostrar un mensaje de confirmacin para quitar el producto figura
85.
P!ina "3' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +(- 5dulo de Carta porte
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Fi!ura +4- Recibo de Carta Porte
Fi!ura +)- 5dulo de Carta Porte 7 Eliminar Pro7
ducto
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Si se desea quitar entonces oprima el recuadro que dice 'Yes', de lo contrario el que dice 'No', figura
85.
Prosiguiendo con la figura 83 una vez hecho lo anterior, se procede a seleccionar el RFC (nmero 4)
que crear la factura y la sucursal (nmero 5), despus el mtodo de pago el cual podr seleccionar
del combo (nmero 8) ejemplo: Efectivo, Tarjeta de Crdito, Tarjeta de Dbito, Transferencia Banca-
ria, etc.
Despus si desea que sea una nota de crdito deber seleccionar el recuadro que se encuentra en
blanco (nmero 9).
Cuando el mtodo de pago sea diferente de 'No identificado' o 'Efectivo', entonces podr llenar el n-
mero de cuenta (nmero 10) y el banco (nmero 11), estos campos son opcionales.
Despus deber seleccionar el rgimen figura 84 nmero.12.
Ya con lo anterior se procede a 'Generar la Factura' enmarcado en un recuadro amarillo, de
lo contrario se dara 'Descartar Factura' enmarcado con un recuadro negro o el botn que dice
'Previsualizar Factura' enmarcado en un recuadro rojo como lo indica el nombre, el archivo que se ge-
nera y se descarga o se abre desde el navegador para verificar que los datos que se introdujeron en
la factura sean los correctos, la previsualizacin de la factura no genera ningn gasto de facturas.
(-""-' Carta Porte < In1ormacin General
Si quiere que en la factura a realizar se muestre alguna informacin adicional es necesario
rellenar los campos que se encuentran en la pestaa de 'nformacin General', el formulario a
rellenar es el siguiente, figura 86.
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(-""-( Carta Porte < Addenda
Ahora si se quiere que se muestre informacin de una addenda, es necesario agregar la ad-
denda y rellenar el campo de 'Contenido' para que al agregar la addenda en la factura a reali -
zar, la descripcin est presente .
En el campo con nombre 'Addenda' se selecciona el ttulo de la addenda agregado anterior -
mente en el mdulo de Addenda.
P!ina "3) de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +#- Recibo de Carta Porte < In1ormacin Adicional
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En el campo con nombre 'Contenido', se describe lo que proporcionar el servicio agregado
en la addenda.
Una vez agregado el ttulo de la addenda y el contenido se presiona el botn de 'Agregar',
ahora si se quiere eliminar (quitar) de la lista, se selecciona la addenda agregada y se presio-
na la tecla de 'Eliminar' y con sta la addenda ya no estar en la lista y no se mostrar en la
factura a realizar.
P!ina "3# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +*- Recibo de Carta Porte < Addendas
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4 2I2.E5A DE N/5INA
El mdulo de Sistema de Nomina se encuentra en el men principal, del cual se despliegan dos sub-
mens de ste.
P!ina "3* de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ++- 5dulo de 2istema de Nmina
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".1 ,rocesar 2mina
Para poder procesar la nmina hay que dirigirse al men con nombre 'Procesar Nmina' y mostrar
el siguiente formulario.
P!ina "3+ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura +,- 5odulo de Nmina7Procesar Nmina
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Primer paso, para comenzar con este proceso es agregar el nombre del ejercicio para el proceso de
la nmina, puede ser cualquier nombre, que tenga algn significado, figura 89 nmero 1.
Segundo paso, elegir el RFC del usuario, nmero 2.
Tercer paso, Elegir el rgimen al que pertenece el contribuyente , nmero 3.
Cuarto paso, elegir el mtodo de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta de Crdito,etc) nmero 4.
Quinto paso, se elije el archivo CSV de la carpeta local de la computadora, nmero 5, para saber
como debe estar conformado el CSV de nmina a procesar, hay que descargar el 'Kit de ntegracin
de Nmina' de esta URL 'http:www.4gfactor.com/kit/development/KT_NTEGRACON_NOMNA.zip' y
aqu se encuentra el documento 'wspac_nomina_integracion.pdf' que explica como debe crear el ar-
chivo a procesar.
Despus de esto, se llenan los datos de expedicin de la nmina, como son:
Calle (6), Cdigo postal (7), Colonia (8), Estado (9), Localidad (10) y Municipio (11).
Si se requiere de una informacin extra se agrega una addenda, nmero 12.
Por ltimo una vez hecho lo anterior presionar el botn de 'Cargar Archivo' enmarcado en un recuadro
rojo. y si todo esta correcto se habr cargado el archivo de nmina y mostrar el mensaje de confir -
macin figura 90.

P!ina "3, de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
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En caso de que el RFC elegido no sea valido mostrar el siguiente mensaje de error figura 91.
".2 Recuperar Traba3os
Se encuentra en el men de Sistema de nminas y accediendo a este mdulo podr descargar los
PDF de las nminas de el RFC que timbr, como se muestra en la 92.
Lo primero a realizar es elegir el RFC del campo de 'RFC'.
Segundo seleccionar la fecha de bsqueda para descargar los pdf de nminas.
Presionar el botn de 'Consultar' enmarcado en un recuadro rojo y si hay registros hechos en esas fe-
chas, la lista se mostrar, como se observa en la figura de abajo.
P!ina ""3 de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ,3- Proceso de Nmina Correcto
Fi!ura ,"- Certi1icado Incorrecto
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Ahora para obtener el trabajo realizado de lo consultado anteriormente, se elije un nombre figura 91
nmero 4 y se presiona el botn de 'Descargar' enmarcado en un recuadro amarillo, y mostrar un
mensaje como el que se encuentra en la figura 86, y habr que darle clic a la palabra 'aqu' con un l-
nea debajo de lla y saldr la descarga como se ve en la figura 93.
P!ina """ de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ,'- Recuperacin de Proceso de Nmina
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En algunos navegadores puede ser que tenga las opciones de:
La primera 'Abrir con' u 'Open With' y la
Segunda es 'Guardar Archivo', 'Salvar Archivo' o 'Save File' como se muestra en la figura 93
En otros navegadores, el archivo se descarga y aparece en la carpeta local de 'Descarga' o 'Downlo-
ads' del equipo de cmputo.
P!ina ""' de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ,(- Guardar E:ercicio de Nmina
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) PREGUN.A2 FRECUEN.E2 F-A-E-
En este Men se buscan las preguntas ms frecuentes para poder resolver las dudas del
contribuyente. Se localiza en el men principal en FAQ. Las preguntas estn relacionadas
con el mdulo y con el submen para una vista ms rpida y poder ubicar su duda de acuer-
do al mdulo al que pertenece. Observe para referencia la figura 94.
P!ina ""( de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
Fi!ura ,4- Pre!untas 1recuentes F-A-E-
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# G;/2ARI/
Certificado de sello di'ital.
El certificado de sello digital es un documento electrnico el cual el SAT (Servicio de Administracin
Tributaria) garantiza la vinculacin entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pblica.
$actura electrnica.
Una factura electrnica, tambin llamada comprobante fiscal digital, e-factura o efactura, es un docu-
mento electrnico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas
tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su conte-
nido. La factura electrnica es, por tanto, la versin electrnica de las facturas tradicionales en sopor-
te papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas ltimas. Por su propia naturaleza, las
facturas electrnicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrnicos o di-
gitales.
#atos $iscales
Como su propio nombre indica, los datos fiscales renen toda la informacin personal, econmica y
patrimonial de una persona a efectos fiscales. Es decir, se trata de apuntes que despus se utilizarn
para confeccionar la declaracin.
Se pueden distinguir entre los datos fiscales de carcter exclusivamente econmico y los personales.
Los datos personales incluyen el domicilio fiscal, el estado civil o las personas a cargo, entre otros.
Timbrado de Comprobantes $iscales #i'itales
Acreditacin emitida por una entidad o un particular debidamente autorizados garantizando que deter-
minado dato (por ejemplo, una firma electrnica o una clave pblica) pertenece realmente a quien se
supone.
C$#
Son las siglas del "Comprobante Fiscal Digital CFD.
Es un documento electrnico que adems incorpora una firma electrnica.
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2A.
El Servicio de Administracin Tributaria (SAT) es un rgano descentralizado de la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislacin fiscal y aduanera,
con el fin de que las personas fsicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto
pblico; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y
aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la
informacin necesaria para el diseo y la evaluacin de la poltica tributaria.
4ML
Es un lenguaje que permite organizar datos o informacin mediante etiquetas, crea archivos de texto,
organizados con etiquetas que contienen informacin de manera estructurada, adems de que
permite la definicin de un estndar para el manejo de informacin.
$A5
El FAQ (frequently-asked questions) son siglas que, traducidas, significan "preguntas ms
frecuentes". Esta palabra se usa para designar aquella seccin o herramienta presente en un sitio,
una aplicacin o en un manual de ayuda, donde se listan las preguntas y respuestas que ms
frecuentemente se hacen los usuarios de dicho sitio , aplicacin, etc.
CAP.CCA
Captcha es una prueba de desafo empleada en informtica para comprobar si un usuario es
humano, son empleados para prevenir que las computadoras, mediante algn sistema automatizado,
realicen determinadas tareas automticamente como crear cuentas de usuarios en determinados
servicios on-line, publicar mensajes en foros, mtodos de spam.
Es el que requiere que un usuario lea las letras y/o nmeros (caracteres) que ven en una imagen y
las escriba en un campo de texto. Si los caracteres coinciden con los que escribi el usuario, en
general, se trata de un usuario humano, el captcha no consta de simples caracteres, pues stas
podran ser reconocidas mediante algn sistema computarizado de reconocimiento de caracteres.
Sino que, generalmente, los caracteres estn distorsionados y hay todo tipo de elementos de fondo
para hacer ms difcil la interpretacin de los caracteres por las computadoras.
C28
Los ficheros C28 (del ingls comma-separate !alues) son un tipo de documento en formato abierto
sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas.
El formato CSV es muy sencillo y no indica un juego de caracteres concreto, ni el formato para el
salto de lnea. Estos puntos deben indicarse muchas veces al abrir el fichero, por ejemplo, con una
hoja de clculo.
P!ina "") de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica
4GF-PAC-A-01
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* ;I2.A DE C0DIG/ DE ERR/RE2
CDGO DESCRPCN
6001 Problema en mtodo generate invoice
6002 No tiene Serie y Folio
6003 Certificado No Valido o Caducado
6004 Problema al timbrar
6005 Error al generar el XML
P!ina ""# de ""# Autori$ado por HPC Fec%a de revisin 01/02/11 P&blica

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