Fluxo Grama

Anlise de Estruturas e Processos Administrativos
Professor Alexandre Pereira -2 Sem.2013 e-mail: professor-alexandre@outlook.com

Fluxograma - Conceito
a importante tcnica da representao grfica que permite esquematizar e visualizar os
sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os
envolvidos.
Entre as tcnicas de representao grfica, a mais usada pelos analistas de sistemas,
organizao e mtodos a do fluxograma, pois representar os vrios fatores e as variveis que
ocorrem no sistema, circuitos de informaes relacionadas ao processo decisrio, bem como
unidades organizacionais envolvidas no processo.
Por outro lado, deve-se ter conhecimento de que os mtodos que administram so os meios
manuais, mecnicos ou eletrnicos pelos quais as operaes administrativas individuais e/ou
das unidades organizacionais so executadas. Mtodos so relacionados com a maneira pela
qual o trabalho executado; processos, com o tipo de trabalho feito. O sistema corresponde a
um conjunto de processos relacionados.
Todas as empresas possuem numerosos sistemas necessrios para sua operao, tais como
planejamento da produo (que engloba os processos de programao e controle da
produo, reaplicao de material etc.), suprimentos (que engloba os processos de compra, de
recebimento etc.).
Os executivos das empresas devem estar cientes de que maior rapidez no circuito das
informaes, economias de mo-de-obra e de material, maior exatido etc. so obtidas pela
simplificao dos mtodos administrativos.
Iremos apresentar os principais aspectos das representaes grficas que visam auxiliar a
organizao e mtodos em suas tarefas bsicas.
No fim deste captulo, voc estar em condies de responder a algumas perguntas, tais como:
Quais as tcnicas de representao grfica disposio da organizao e mtodos?
O que representa a tcnica de fluxogramas?
Como a organizao e mtodos podero utilizar, da melhor maneira possvel, a tcnica
de representao grfica?

TCNICAS DO FLUXOGRAMA
O estudo dessa tcnica efetuado com mais profundidade, pois o fluxograma intenso e
amplo uso universal.


Ele representa com racionalidade, lgica, clareza e sntese rotinas ou procedimentos em que
estejam envolvidos documentos, informaes recebidas, processadas e emitidas, bem como
seus respectivos responsveis e/ou unidades organizacionais.
O fluxograma, por meio de smbolos convencionais, representa de forma dinmica o fluxo ou a
sequncia normal de trabalho.
O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja soluo interessa,
diretamente, ao exerccio de uma administrao racional. Mostrando a circulao de papis e
formulrios entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, ele
usado para a pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na
delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidade e em outros aspectos do
funcionamento do processo administrativo.
Fluxograma a representao grfica que apresenta a sequncia de um trabalho de forma
analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo.
O fluxograma, ou flow-chart, conhecido com os nomes de carta de fluxo de processo, grfico
de sequncia, grfico de processamento etc.
O fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais:
Preparao para o aperfeioamento dos processos empresariais ( preciso conhecer
para melhorar);
Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos;
Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento;
Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes;
Maior flexibilidade;
Melhor grau de anlise;
O fluxograma objetiva evidenciar a sequncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos
movimentos ilgicos e a disperso de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento
bsico de todo trabalho racionalizado, pois no basta fazer sua diviso, sendo necessrio bem
disp-lo no tempo e no espao.
o meio pelo qual a organizao e mtodos conseguem articulares as diversas etapas de uma
rotina depois da imprescindvel diviso e distribuio das tarefas.
Por meio de uma completa, ordenada, detalhada e fidedigna disposio; fatores pertinentes
ao funcionamento de uma empresa, os fluxogramas auxiliam a descobrir os pontos que,
representando falhas de naturezas diversas; podem responder pelas deficincias constatadas


na execuo dos trabalhos. Fluxograma pronto abrange grande nmero de operaes, em um
espao relativamente pequeno.
No estudo da organizao empresarial, muito se fala da necessidade simplificar o trabalho; a
grande maioria dos autores, todavia; se esquecem de apontar os instrumentos capazes de
obter a to desejada eliminao do suprfluo. Pode afirmar que a grande maioria fala da
necessidade de aumentar a produtividade diminuir os custos.
Os mais esclarecidos complementam dizendo que necessrio eliminar os movimentos
inteis, combinar as tarefas afins, visando encurtar percursos, mas ainda no dizem como
alcanar o esperado resultado.
Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo quais as coisas so feitas, no o modo pelo
qual o chefe diz aos funcionrios que as faam; no a maneira segundo a qual o chefe pensa
que so feitas, mas a forma pela qual o manual normas e procedimentos manda que elas
sejam feitas. Eles so, portanto, fotografia exata de uma situao real em foco.
Diagrama de Blocos: Apresenta uma sequncia de atividades contnua e sem envolvimento de
deciso. Pode ser utilizado em Instrues de Trabalho Simples ou Macro Fluxo de Processos.
No Macro Fluxo s funciona para demonstrar relaes contnuas entre os processos.




Fluxograma de Processo Simples: Mostra as relaes entre as fases e necessidades bsicas de
qualquer processo. Considero muito til para Auditorias Internas quando o processo
verificado isoladamente, pois no apresenta o fornecedor nem o cliente do processo.

Fluxograma Funcional: Mostra a sequncia das atividades de um processo entre as reas ou
sees por onde ele flui. til para processos que no se completam em uma nica rea; pois
indica tambm os responsveis por cada fase. Uma variante desse fluxograma apresenta
tambm uma linha do tempo cronolgica que permite a identificao de gargalos do processo.



Fluxograma Fsico ou Geogrfico: Mostra o caminho percorrido por um processo no ambiente.
geralmente confeccionado sobre uma planta do setor ou da fbrica.
(Lembra-se de mapas do tesouro? parecido?).

Fluxograma ANSI: o mais complexo deles, mas tambm o mais completo, apresentando uma
relao fiel (se for bem feito) da interao das etapas do processo. Para execut-lo,
normalmente comeamos com um Diagrama onde vamos detalhando e incluindo alternativas
de tomada de deciso at que tenhamos um retrato do processo o mais prximo possvel da
realidade. Ele possui uma simbologia internacionalmente compreendida, criada pelo American
National Standards Institute (ANSI).



Vantagens do fluxograma
O fluxograma apresenta uma srie de vantagens, que podem ser resumidas em:
Apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo
administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a anlise da eficincia do sistema;
Possibilidade da apresentao de uma filosofia de administrao, atuando,
principalmente, como fator psicolgico;
Possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo, o que facilita o
exame dos vrios componentes do sistema e de suas possveis repercusses tanto
positivo quanto negativo. Normalmente os outros mtodos apresentam um
mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua anlise;
Permite o levantamento e a anlise de qualquer mtodo administrativo desde o mais
simples ao mais complexo, desde o mais especfico ao de maior abrangncia;
Propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e
lgica do processo, tanto por parte dos especialistas em mtodos administrativos, quanto por
seus usurios;
Possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e fracos do mtodo
administrativo considerado;
E propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada,
pela melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

Informaes bsicas de um fluxograma
A organizao e mtodos, bem como os usurios, sempre devem ter em mente quais so as
informaes bsicas provenientes de um fluxograma, para que possam obter o melhor
resultado do mesmo.
As informaes bsicas representadas num fluxograma podem ser relacionadas aos aspectos
apresentados a seguir:
O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito de informaes;
O sentido de circulao ou fluxo de informao;
As unidades organizacionais em que se realizam cada operao;
O volume das operaes efetuadas;
Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes do mtodo administrativo
representado pelo fluxograma.


Saliente-se que os dois ltimos itens podem ser considerados como opcionais, embora sua
representao possa proporcionar uma informao importante organizao e mtodos, bem
como aos usurios do mtodo administrativo considerado.
TIPOS DE FLUXOGRAMA:
Iremos apresentar trs dos principais tipos de fluxograma utilizado no mercado de trabalho,
so eles:
Fluxograma vertical (apenas internamente)
Fluxograma horizontal, parcial ou descritivo (vrios setores da empresa).
Global ou de coluna (dentro e fora da empresa)

Fluxograma vertical
O fluxograma vertical, tambm, denominado folha de anlise, folha de simplificao do
trabalho ou diagrama de processo.
O fluxograma vertical , normalmente, destinado representao de rotina simples em seu
processamento analtico em uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens.
A primeira consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado.
A segunda consiste na rapidez de preenchimento, pois os smbolos e convenes j se
acham impressos.
A terceira consiste em maior clareza de apresentao.
A quarta, na grande facilidade de leitura por parte dos usurios.
O fluxograma vertical, como o prprio nome indica, formado de colunas verticais; em cada
coluna so colocados os smbolos convencionais de operao transporte, arquivamento,
demora e inspeo; em outra, a descrio do mtodo atual e, por ltimo, aquela em que
consta o elemento que executa a operao.
Alguns fluxogramas verticais possuem mais uma coluna, para que sejam anotadas as clssicas
perguntas: por qu? onde? quando? quem? o qu? como?, Objetivando fornecer elementos
para posterior simplificao do trabalho, por meio de automtico levantamento das condies
e razes operacionais.
Outros fluxogramas apresentam colunas em que so anotados a distncia do percurso dos
passos e o tempo mdio de dispndio de cada fase, bem como apresentam duas colunas: uma
para os procedimentos atuais e outra para os propostos.


Pela anlise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em
eliminao, combinao, reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos
de detalhes. Por essa razo, inquire-se cada detalhe, aplicando-se as seguintes perguntas:
POR QUE Esse sistema necessrio? Podem-se eliminar o sistema, o processo, os
passos?
O QUE feito? Quais os passos? Esto todos eles includos? ONDE - deve isso ser
feito? Pode ser feito em outro lugar?
QUANDO Deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser combinado ou
simplificado, movendo-o para frente ou para trs?
QUEM Deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa indicada? Outra pessoa
pode execut-la melhor?
COMO Est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento
diferente? Com esquema diferente?
A organizao e mtodos devem inquirir sobre cada detalhe e tomar notas para indicar os
melhoramentos possveis. Por outro lado, as espcies de aes a serem praticadas, com
combinao, sequncia da modificao etc. so anotadas em impresso auxiliar.
Do estudo original deve-se, sempre, preparar um roteiro de trabalho para orientar a instalao
dos melhoramentos e certificar-se de que o sistema no retorne aos antigos mtodos de
operao.
De maneira resumida, verifica-se que os aspectos bsicos do fluxograma vertical so:
Facilitar a descrio das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque
os smbolos so impressos de maneira que permitem que a organizao e
mtodos, medida que transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses
smbolos para descrever o sistema existente;
Reduzir as divergncias entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o
entrevistado explica o sistema, o entrevistador procura entender e escrever,
detalhadamente, ao mesmo tempo;
Estruturar a proposio de novos sistemas, embora seu maior uso seja em
levantamentos da situao existente.
Os smbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical so apresentados na figura abaixo:


A operacionalizao do fluxograma vertical realizada por meio da unio dos smbolos,
interligados em ordem sequencial.
Numa situao mais resumida, tem-se a seguinte situao:
Lado esquerdo da folha: smbolos;
Centro da folha: reas de responsabilidade por onde circulam os documentos e as
informaes do sistema;
Lado direito da folha: descrio dos passos do sistema.
De maneira mais detalhada, o fluxograma vertical pode conter:
Lado esquerdo da folha: descrio da rotina atual;
Parte central da folha: smbolos da situao atual e proposta;
Lado direito da folha: descrio da rotina proposta;
Centro superior da folha: anlise do nmero de passos para cada smbolo na situao
atual e na situao proposta, bem como as diferenas identificadas.

Com base na representao, apresentado, a seguir, um exemplo de fluxograma vertical que
representa um sistema de recepo de materiais numa empresa fictcia, conforme figura
abaixo:


Fluxograma horizontal, parcial ou descritivo.
Seus aspectos bsicos so:
Descreve o curso de ao e os trmites dos documentos;
Tambm mais utilizado para levantamentos;
de elaborao um pouco mais difcil do que o fluxograma vertical;
mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
Os smbolos utilizados para esse tipo de fluxograma so os apresentados abaixo:


Veja agora alguns exemplos de fluxograma com as simbologias apresentadas acima:






FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA
Esse o tipo de fluxograma mais utilizados pelas empresas. De maneira resumida, seus
aspectos bsicos so:
utilizado tanto no levantamento quanto na descrio de novas rotinas e
procedimentos;
Permite demonstrar o fluxo de informaes e documentos, dentro e fora da unidade
organizacional considerada;
Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de smbolos.

Terminal: Esse smbolo colocado no inicio e/ou fim do processo. Em seu interior,
pode colocar-se INICIO ou FIM como identificao do terminal.
Documento: Serve para identificar qualquer tipo de documento, como cheques,
faturas, recibos. Coloca-se o nome do documento dentro do smbolo, geralmente
abreviando-se por questes.
Conector: Quanto mais complexo for o fluxograma, maior ser a utilizao de smbolos
e linhas de interligao.
Conector de Rotina: Serve para interligar pontos quando no h mais espao para
representar o desenho na folha de papel continuao.
Informao: A linha intermitente cujo sentido, tambm, significa que uma pessoa
consulta verbalmente outra.
Arquivo: Representa qualquer tipo de arquivo, sejam transitrios, sejam definitivos.
Dentro do smbolo, devem ser colocadas letras que identifiquem a ordem de
arquivamento; Ordem Alfabtica, Ordem Cronolgica, Ordem Numrica.


Conferncia: Representa a ao de conferir dois ou mais documentos entre si ou
checar a veracidade de cada um com determinado padro preestabelecido.
Deciso: Esse smbolo utilizado para demonstrar um ponto do sistema em que
necessrio seguir por caminhos diferentes.
Demora ou Atraso: Esse smbolo representa um retardamento do processo,
geralmente por motivos independentes aos interesses das unidades organizacionais da
empresa.
Sentido de circulao: O sentido de circulao se observa mediante linhas que se
utilizam junto com os smbolos e indicam a direo em que estes caminham.
Material: Esse smbolo representa qualquer tipo de material que circule por dentro da
empresa.
Inutilizao ou destruio do documento: As linhas intercruzadas em forma de X
simbolizam que o documento destrudo e que no voltar a aparecer no processo.

Algumas caractersticas:
Sua operacionalizao efetuada mediante a interligao de seus smbolos.
Deve-se notar que o conector utilizado para evitar muitas interseces de linhas (sentido de
circulao).
Outro aspecto que se torna difcil visualizao dos documenta manuseados por uma nica
unidade organizacional, principalmente se houve troca constante de documentos entre as
unidades. Tambm, como a unidade organizacional representada por um smbolo, o
fluxograma mostra-se mais complexo, ou seja, com maior nmero de smbolos do que os
outros grficos representativos da rotina e procedimento administrativo.
Agora veremos um exemplo do fluxograma parcial ou descritivo que representa um sistema de
recebimento de materiais de uma empresa fictcia.


Anlise pelo fluxograma
No estudo detalhado de cada tipo de fluxograma, deve ser examinado o tema de anlise que
convm a cada um; as perguntas relacionadas a seguir, porm, so comuns a todos.
Antes de iniciar a anlise do fluxograma; a organizao e mtodos devem certificar-se de que
todas as fases foram relacionadas, bem como saber exatamente o que cada uma significa.
Para tanto, deve aplicar as seguintes perguntas bsicas:


O que feito? Para que serve essa fase?
Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se so conhecidas suas
utilidades.
a pergunta que serve de base de sustentao para a organizao e mtodos.
Por que essa fase necessria? Tem ela alguma influncia no resultado final da
rotina analisada? H, realmente, uma necessidade absoluta dessa fase?
Se as respostas a essas perguntas no forem positivas, a fase deve ser eliminada.
Onde essa fase deve ser feita? Ser que a mudana do local em que essa fase
est sendo realizada no permitir maior simplificao da rotina? Tal mudana
de local vivel?
Verifique se a mudana de local onde a fase est sendo feita economizar tempo e evitar
transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execuo e eliminar as fases desnecessrias.
Quando essa fase deve ser feita? A sequncia est corretamente fixada?
As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentao do analista de sistemas, organizao
e mtodos no estudo realizado.
Quem deve executar a fase? H algum mais bem qualificado parai execut-la?
Seria mais lgico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase?
Essas perguntas permitem verificar a extenso da transferncia de autoridade e de
responsabilidade dentro da unidade organizacional.
Como a fase est sendo executada?
A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fcil de executar a fase, seja por
meio de um impresso prprio, seja pela mecanizao da fase ou ainda pelo uso de um
equipamento especial.
Fica evidente que as perguntas apresentadas so necessrias, mas no suficientes. O analista
de sistemas, organizao e mtodos deve ter o discernimento para identificar quais outras
perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos.



Consideraes Finais
O tamanho dos smbolos deve ser uniforme.
Simplificar um fluxograma no necessariamente eliminar passos. As vezes para
simplific-lo necessrio criar , alterar sequncias e recombinar passos tornando-o
maior, contudo mais simples.
Existem significativos softwares prprios para elaborao de fluxogramas.
Lista de Exerccios.

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