Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo
de trabajo.
Integrantes del grupo:

1. Angela Patricia Ibez Ros

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una

vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.

Manual
de calidad

Mapa y
caracterizacin de
procesos

Procedimientos de trabajo

Formatos y documentos
incorporados al sistema

Registros y evidencia

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,

formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.
Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de
Gestin de la Calidad de la UNAD, en l se detalla el alcance del
sistema de gestin de la calidad los procedimientos documentados
establecidos para el sistema de gestin, o referencia a los mismos as
como la descripcin de la interaccin entre sus procesos.
Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los
procesos de la entidad y se definen sus interacciones.
Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el
proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los
recursos necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para
garantizar su control.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar
las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de
los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos
procedimientos cuentan con una documentacin de referencia como son
los formatos e instructivos:
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma
detallada y especifica de adelantar una actividad que se
encuentra involucrada en los procedimientos.
Formatos: determinan para ciertos casos el documento
soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos
registros.
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez
se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben
gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento
para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de

la organizacin.
Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
Definir responsabilidades y autoridades.

Regular y estandarizar las actividades de la empresa.

Facilitar la introduccin de un mejor mtodo dando datos completos del
mtodo actual.
Ayudar a establecer mejores programas de operaciones y de
actividades.
Suministrar las bases documentales para las auditoras.

DESARROLLO DOCUMENTACIN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Diagnostico de
la situacion de la
documentacion
en la
organizacion

Mantenimiento
y mejora del
sistema

Diseo del
sistema
documental.

Determinacin
de las
necesidades de
documentacin.

Implantacin
del sistema
documental.

Elaboracin
de los
documentos.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Manual de calidad

Manuales de procedimiento

Procedimientos generales y especficos

Registros

Planes de calidad

Especificaciones

MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del

grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
1. Con este taller se concluy la estructura de manuales, procedimientos,
formatos, instructivos, listados y dems documentos son necesarios
para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad.
2. En las caracterizaciones es importante identificar claramente los
procesos de soporte, las personas responsables de cada procedimiento,
la autoridad para la revisin y aprobacin de las actividades que se
ejecutan y los recursos que se necesitan y son indispensables para el
normal desarrollo de todas las actividades involucradas.
3. La implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier
organizacin contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de
procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos,
formatos, Registros del Sistema.
4. El diagrama de flujo es una de las herramientas ms extendidas para el
anlisis de los procesos. La visin grfica de un proceso facilita la
comprensin integral del mismo y la deteccin de puntos de mejora. El
diagrama de flujo es la representacin grfica del Proceso. Hay una
gran bibliografa y normas para la elaboracin de los diagramas de flujo.

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al

inicio del programa.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal.
Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les
descontar puntos en la nota final.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.