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GUIA PARA LA ORGANIZACIN

DE ARCHIVOS

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1.

OBJETIVO

Brindar pautas para garantizar una adecuada gestin, conservacin y manejo del
patrimonio documental de la administracin municipal y establecer parmetros
para la realizacin de las transferencias primarias que deben realizar las
dependencias al archivo central, dando cumplimiento a las pautas que en gestin
documental se tienen previstas para tal fin.

2.

ALCANCE

Esta gua comprende toda la documentacin que es sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten y aplica para todas las unidades ejecutoras de la Administracin
Municipal.

3.

RESPONSABLES

Estas normas son de estricto cumplimiento por parte de todos los funcionarios de
la administracin Municipal que organiza informacin para continua consulta, pues
el propsito es la normalizacin en la produccin documental y conservacin de la
imagen institucional.

4.

TERMINOS Y DEFINICIONES

ARCHIVO CENTRAL:
ARCHIVO DE GESTION:
ARCHIVO HISTORICO:

5.

POLITICAS DE OPERACIN

El Archivo Central NO RECIBIR cajas selladas o paquetes amarrados o legajos

sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual deber
Elabor: Equipo Tcnico

Revis: Representante de
Calidad

Aprob: Comit de Calidad

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 01-08-2009

Fecha: 01-08-2009

Fecha: 07-09-2009

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diligenciarse en original y copia, tanto en medio fsico como magntico y en las

fechas previstas en el plan de transferencias.

6.

CONTENIDO

6.1

Conformar un expediente

El orden de los documentos debe responder al trmite, quiere decir esto

que los documentos se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el
desarrollo del trmite. El documento con fecha ms antigua de la produccin, es el
que da inicio al trmite y debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la
carpeta. El documento con la fecha ms reciente se encontrar al final de la
misma.

No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta, se

excepta el caso de que el documento corresponda a dos momentos distintos del
trmite. Ejemplo: un documento que se haya aportado al expediente y que
posteriormente sea anexo de otro que llega en fecha distinta.

En caso de que el expediente tenga anexos, estos debern relacionarse en

la ficha de control que debe aparecer como ltimo folio del expediente haciendo
referencia respecto al folio al cual pertenecen. Anexos como planos, disquetes,
CDs, videos deben ubicarse en las unidades de conservacin adecuadas para tal
fin.

Los documentos que se encuentren en papeles qumicos o trmicos tipo

fax, deben ser reemplazados por una fotocopia, la cual se conservar en la
carpeta correspondiente y se elimina el correspondiente a los otros tipos de papel.

6.2

Procesos tcnicos que se realizan a los documentos

6.2.1 Limpieza
Eliminacin de material metlico, hojas en blanco y copias: Los expedientes
deben estar depurados, quiere decir esto que deben retirarse duplicados, folios en
blanco, documentos no pertinentes, clips, ganchos o elementos metlicos que
deterioren los documentos, (reemplazar por elementos de plstico o aislar con un
trozo de papel o cartulina blanca).
Conformacin de Expedientes: Cada unidad de almacenamiento se conforma
con un mximo de 200 folios. Si un expediente supera este nmero, se debe abrir
nueva carpeta e identificarla como tomo 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2

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para la segunda y as sucesivamente, dependiendo del nmero de carpetas que

se requiera abrir para el mismo asunto.
Foliacin: El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios de
una unidad de conservacin dada (carpeta, libro, legajo, caja carpeta, etc.) para
evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de orden original y
la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad archivstica,
pues la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.
Este proceso debe realizarse en la medida de las posibilidades, al momento en el
que se incorporan los documentos al expediente, preferiblemente con lapicero de
tinta negra (no tinta mojada) en la parte superior derecha. Debe anotar un nmero
por folio, y en el orden en que se producen reciben los documentos, el ltimo
nmero debe corresponder al ltimo documento recibido. La numeracin existente
no debe corregirse, en caso de presentarse un error, debe enumerarse
nuevamente, tachando la anterior foliacin con una lnea oblicua.
Cuando los anexos correspondan a planos que puedan por su tamao doblarse,
se incorporarn en un bolsillo vinlico y de se enumeran con un solo folio.
Antes de foliar tenga en cuenta:

La documentacin que se va a foliar debe estar previamente ordenada. La

ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden
original. es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su
produccin.

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una

serie. En el caso de series documentales simples (actas, acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por
carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales compuestas (contratos,
historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de
sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente
se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (caja, carpeta,

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legajo, etc.), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la

continuacin de la primera.

La foliacin se hace de manera consecutiva, sin omitir ni repetir nmeros.

No se folia utilizando complementos en la numeracin. Ej. A, B, C, bis. Si

un documento contiene texto por ambas caras, se registrar el nmero
correspondiente en la cara recta del folio (Primera cara de un folio).

El nmero debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco,

y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., stos

tendrn el nmero de folio consecutivo que les corresponde an si se encuentran
plegados. En el rea de observaciones del Formato nico de Inventario se debe
dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, colores,
ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

Cuando este material por su tamao se encuentre separado fsicamente

de la carpeta, se debe dejar constancia mediante un folio testigo, de su lugar de
destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina
referencia cruzada. Esto aplica para el caso de anexos en otro tipo de soporte:
Videos, CDs, Disquettes, revistas, peridicos, etc.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo (Ej.

Recibos) adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de
folio, dejando en el rea de observaciones del Formato nico de Inventario, las
caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo,
asunto y fecha de los mismos.

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Las fotografas si estn sueltas, se foliarn en la cara vuelta utilizando

lapicero de tinta negra, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el
rea de observaciones del Formato nico de Inventario se debe dejar constancia
de las caractersticas del documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y
otros, que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran
adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando
constancia en el rea de observaciones del Formato nico de Inventario, de la
cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas:
tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si
se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.

Para el caso de diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

estos se colocarn en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes
de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de
observaciones del Formato nico de Inventario del contenido del sobre: cantidad,
tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

En caso de unidades de conservacin que ya vienen empastados, foliados

y/o paginados (tomos, libros de contabilidad, propuestas tcnicas, etc.) se
aceptar dicha foliacin o paginacin como mecanismo de control, sin necesidad
de refoliar a mano y en el rea de observaciones del Formato nico de Inventario
se registrar la cantidad de folios o pginas que contiene.

No se enumeran los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)

que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales,
pero s dejar la constancia en el rea de observaciones del Formato nico de
Inventario. Tampoco se folian, ni se retiran los folios sueltos o en blanco, cuando
stos cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento para evitar el
deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migracin de tintas por contacto.

6.2.2 Rotulacin de cajas y carpetas para la transferencia:

Carpetas: El rtulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la
identificacin del contenido: fondo o entidad, dependencia, serie o subserie y
datos adicionales tales como:

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Fechas extremas: fecha en que se abri la unidad documental (expediente

o legajo) y fecha en el que se cerr.

Nmero de folios.

Nmero consecutivo de los temas que contiene la carpeta.

Los documentos legajados en carpetas debidamente rotuladas, de acuerdo con su

contenido, deben encontrarse organizados en estricto orden cronolgico.
CAJAS: Una vez organizados los documentos, estos se introducirn en cajas de
conservacin de archivos, con el fin de facilitar su manejo y conservacin.
El rtulo de identificacin debe contener los siguientes datos: Dependencia, fechas
extremas, nmero de caja. Debe introducir un nmero de carpetas que puedan ser
manipuladas de manera fcil y segura.
El Archivo Central NO RECIBIR cajas selladas o paquetes amarrados o legajos
sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual deber
diligenciarse en original y copia, tanto en medio fsico como magntico y en las
fechas previstas en el plan de transferencias.
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
La transferencia de los documentos de los archivos de gestin, se realizar, con
base en las Tablas de Retencin Documental de la dependencia. Una vez
cumplida su retencin, se transfieren al Archivo Central para su conservacin
fsica y deben encontrarse organizados y depurados; quiere decir esto que todos
los proyectos, borradores y anotaciones, que no se consideren soportes del
proceso, deben ser retirados, y sern responsabilidad de la dependencia de
origen, e igualmente, definir cuales documentos se deben mantener como soporte
de los mismos.

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Cmo se trasladan los Archivos de Gestin al Archivo Central:

Tenga en cuenta que cuando realice la transferencia documental no debe incluir
en estas los documentos o expedientes que hayan sido solicitados en calidad de
prstamo al Archivo Central pues estos debern devolverse a travs de
memorando aparte ya que estaban incluidos en el inventario documental
previamente y se encuentran cargados al funcionario que los solicit.
La transferencia documental se realiza nicamente utilizando el formato nico de
inventario documental diligenciando todos y cada uno de los espacios requeridos
en el mismo.
Una vez recibidos los documentos en el Archivo Central, se debe realizar la
verificacin de lo transferido conjuntamente por funcionarios de la oficina
productora y del Archivo Central, de manera tal que si se presentan
observaciones, estas puedan ser subsanadas y as poder firmar el recibido
correspondiente el cual se constituye en el acta de entrega de los documentos.

ORGANIZACIN FISICA DEL ARCHIVO CENTRAL

La organizacin fsica de la documentacin el Archivo Central se rige por un
sistema centralizado, clasificado por dependencias, en orden cronolgico y
numrico. Esta organizacin centraliza la responsabilidad en el manejo, control y
administracin de los documentos y trmites de la entidad suministrando la
informacin de forma rpida y oportuna.
Ubicacin Fsica de la Documentacin en el Archivo Central
Con el fin de ofrecer un servicio de consulta gil, eficiente, oportuno y de calidad
para nuestros usuarios internos y externos, el rea fsica del Archivo Central
cuenta con un depsito que permite una adecuada ordenacin, almacenamiento y
control de los documentos y con un rea de consulta para los usuarios.
Para la clasificacin y el ordenamiento fsico de los expedientes y archivos en
general se han instalado estanteras que permiten un adecuado aprovechamiento
del espacio asignado, brindando seguridad y proteccin para los documentos,
garantizando una consulta rpida y eficiente. Los mdulos que conforman el
archivo central estn ubicados de manera tal que se identifican los estantes por

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caras (A y B). Los cuerpos estn enumerados en forma consecutiva de izquierda a

derecha y cada entrepao en forma consecutiva por cuerpo de estantera.
CONSULTA Y CONTROL DE ARCHIVOS
Los documentos que se encuentran en el Archivo Central pertenecientes a la
entidad, podrn ser consultados por los funcionarios, los organismos de Control,
vigilancia y los de investigacin, entes descentralizados y la ciudadana en
general, previo cumplimiento de los registros y controles establecidos, con
autorizacin del nivel jerrquico respectivo.
Para el prstamo de los expedientes y documentos del Archivo Central los
usuarios internos deben diligenciar en todos los casos, el formato de solicitud de
prstamo de documentos.
Los expedientes y documentos, en general, prestados a un funcionario, no pueden
cederse a otro, sin avisar previamente al Archivo Central, con el objeto, de
trasladar la responsabilidad del primero, sobre los documentos en prstamo.
Los prstamos de documentos, se harn por un tiempo mximo de diez (10) das
hbiles, con una sola prrroga por el mismo tiempo.
Para el prstamo de documentos, el Archivo Central diligenciar la ficha en
calidad de prstamo, registrando toda la informacin que en ella se requiere y
consignando en forma clara los nombres del responsable del prstamo. Esta
Tarjeta se debe colocar en el espacio ocupado en la caja de conservacin del
documento prestado, dejando visible la identificacin EN CALIDAD DE
PRESTAMO para el control correspondiente.
Los documentos y expedientes, una vez transferidos al Archivo Central no podrn
ser retirados o desglosados respecto a su informacin original.
Cuando un funcionario tenga documentos en prstamo y se presente una novedad
administrativa tal como: retiro, licencia, traslado, vacaciones; deber hacer entrega
de los mismos al Archivo Central antes de iniciar dichos procesos.
Los funcionarios que no entreguen a tiempo al Archivo Central los documentos en
prstamo o que permitan que estos sufran prdida, deterioro o destruccin sern
sancionados de acuerdo con la Ley 734 de 2003.

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7.

PUNTOS DE CONTROL
No aplica para este Documento.

8.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 594 de 2000, ley general de archivos
Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculos 21,222,23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 08 del 18 de octubre de 1995, de la Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin, por la cual se reglamenta de transferencia de la
documentacin histrica de los organismos del orden nacional al archivo
general de la nacin ordenada por el decreto 1382 de 1995.

9.

REGISTROS
No aplica para este Documento.

10.

NOTAS DE CAMBIO
No. Versin Inicial

Breve Descripcin del Cambio

11. ANEXOS
Formato nico de Inventario Documental.

Versin Final

Fecha