2014

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL PER

PONTIFICIA UNIVERSIDAD

FACULTAD DE GESTIN Y ALTA DIRECCIN

CATOLICA DEL PERU

CURSO: GESTIN DE LA LOGISTICA

Gestin de la logstica

PROFESOR: MIGUEL CORDOVA

INTEGRANTES:

Ciclo de gestin de pedidos:

SANDRA SOCOLA
CAROL
GOMEZ
Caso
del

banco de la nacin

DANIEL MUOZ
DAVID SULCA
Integrantes:

SANDRA SOCOLA

20094013

CAROL GOMEZ

20098118

DAVID SULCA

20072336

DANIEL MUOZ

20083128

Introduccin

El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer el proceso de pedidos realizadas
desde el Banco de la Nacin hacia sus proveedores ocasionales.
El Banco de la Nacin cuenta como toda organizacin estatal con un sistema de
concursos para poder conseguir proveedores de diversos bienes o servicios necesarios
para trabajar en condciones adecuadas.
A continuacin, se detalla el proceso de pedidos de las reas usuarias que requieren los
bienes y servicios necesarios. De este modo el rea Logstica debe conseguir los
proveedores para obtener los bienes solicitado por las rea o departamentos respectivas.
Por lo tanto, se proceder a mostrar cada una de las etapas del ciclo de gestin de
pedidos que se encuentran en el proceso de pedidos realizado por las reas ususarias
del Bamco de la Nacin.

Proceso de planificacin de Pedido en el Banco de la Nacin

1. Planificacin del pedido
Primero debe existir un requerimiento y/o necesidad de ser atendida por un rea
usuaria, la cual debe generar y enviar un requerimiento con las especificaciones
tcnicas mnimas para la posterior compra de un bien o servicio; dicho documento
debe ser presentado al rgano encargado de las contrataciones.
Se recibe el requerimiento, pasando previamente por el Gerente del Dpto. de
Logstica, Jefe de Divisin Abastecimiento, y Jefe de Seccin Adquisicin de
bienes y servicios. Luego, verifica:

Que en el contenido del requerimiento estn las Especificaciones Tcnicas

Mnimas y el Informe Tcnico sustentatorio del requerimiento, de ser el
caso.
Que las Especificaciones Tcnicas Mnimas estn elaborados de acuerdo a
la circular BN-CIR-2600-172-02 y al manual BN-MAN-2600-007-01.

Si cuenta con todo, continua con el siguiente proceso, si no contar con todo, se
devuelve al rea Usuaria, para la correccin.
Se estima que hasta la entrega de los pedidos existe un lead time de 2 a 3 meses.
2. Generacin del pedido
El documento recepcionado por el Departamento de logstica, se deriva al rea
correspondiente (Divisin abastecimiento), la jefatura de la Divisin deriva el
requerimiento al analista correspondiente para su posterior estudio de mercado;
los cuales verifican precios: histricos, pginas web, catlogos, SEACE, etc.
Revisa si hay consultas y observaciones de parte de los proveedores, si hay,
revisa y enva las consultas al rea usuaria para evitar disconformidades.
3. Estimacin de costos y determinacin del pedido
Realiza el Estudio de posibilidades que ofrece el Mercado de acuerdo a las
disposiciones vigentes de Contrataciones Pblica (Ley de Contrataciones del
Estado + Reglamento), para determinar el Valor Referencial y el tipo de Proceso
de Seleccin: LP, ADP, ADS, AMC; si se requiere efectuar ajustes de las
Especificaciones Tcnicas Mnimas; o establece si se requiere la exoneracin del
Proceso de Seleccin.
Despus se enva un memorando indicando el valor referencial a la Seccin
Programacin y Evaluacin para que gestione el documento de Disponibilidad

Presupuestal con el Dpto. de Finanzas. Recibe el memorando sobre el valor

referencial y Gestiona la emisin del documento de Disponibilidad Presupuestal
con la Divisin de Presupuesto Dpto. de Finanzas. En caso sea un requerimiento
no programado, coordina con la Divisin Presupuesto y el rea Usuaria la
priorizacin del presupuesto.
Una vez recibida la Disponibilidad Presupuestal, se valida la informacin y la
enva, mediante documento a la Seccin Adquisicin de Bienes, con copia a la
Divisin Abastecimiento
En el lapso de 1 a 3 das se recibe las cotizaciones solicitadas. Luego se enva al
rea usuaria para su evaluacin y pronunciamiento si cumplen con lo solicitado en
las especificaciones.
El analista encargado solicita cotizacin a proveedores externos mediante una
carta de solicitud de cotizacin visada por el jefe de la Seccin de contratacin;
Despus de evaluar dichos documentos, se elabora un cuadro comparativo de
precios y se escoge al de menor valor y que cumplan con las especificaciones
tcnicas. A continuacin se procede a elaborar la carta de aprobacin en el
sistema integrado del Banco de la Nacin (ORACLE).
Al trmino de este proceso se enva a la Seccin Almacen las especificaciones
tcnicas para la recepcin del pedido.

4. Recepcin y registro del pedido

Durante este proceso, el analista enva los documentos para la recepcin (copia
de la carta de aprobacin y las especificaciones tcnicas). Cuando llega el
proveedor debe tener su carta de aprobacin original y su gua de remisin; el
encargado de recepcin de bienes verifica la mercadera con las especificaciones
tcnicas solicitadas. Se firma la gua de remisin la cual se devuelve al proveedor
(documentos originales).
Se informa al rea usuaria sobre la recepcin de los bienes, en caso de ser
equipos, herramientas o insumos se coordina con el rea solicitante para saber
dnde se le va a remitir; en caso son bienes o inmobiliarios se solicita la
conformidad del rea usuaria.
Una vez que existe esa conformidad se solicita a la seccin control patrimonial
adjuntndole la copia de las guas, carta de aprobacin y conformidad tcnica del
rea usuaria para la asignacin de los cdigos respectivos (marges y etiqueta,
para llevar un correlativo de lo que tiene el banco); luego, el rea Control
Patrimonial remite las etiquetas y el marges. Almacen lo recepciona y coloca a
cada bien sus cdigos asignados.

5. Seleccin del pedido y establecimiento de prioridades

En el caso de la seleccin del pedido y la distribucin, la carta de aprobacin
emitida por el rea de abastecimiento debe especificar el destino, ya sea el caso la
direccin de la oficina o de alguna agencia.
A partir de ah se genera una gua AD 38 indicando el destino, cdigos del bien si
as lo tuviese y el valor del bien.
6. Programacin
Una vez firmada, el documento de despacho, por los jefes de la seccin almacn
se procede a enviar el bien con la gua a despacho.
Si fuera el caso de envos a provincia se programa segn el destino y la empresa
de trasporte, los bienes son clasificados segn el peso de estos para ser enviados.
En lima, se programan los despachos segn el da de envi, se verifica la
movilidad con la ruta a tomar, previamente establecidas; por ejemplo los das
lunes: zona sur, martes: zona norte, mircoles: zona centro.
En el caso que el bien sea urgente para el rea usuaria, se solicita que enven a
una persona para recogerlo o se destina un envio de urgencia para el rea
solicitante.
7. Cumplimiento
Cuando llega el bien al rea es verificado por la persona encargada (caso de lima)
una vez verificada la mercadera, sella y firma la gua confirmando la recepcin.
Esa gua es emitida a despacho y se retorna al rea de almacn, luego es enviada
a control patrimonial el cual se encargara de registrar que determinado bien figure
en el sistema la agencia asignada.
8. Facturacin
Una vez que el proveedor tenga sus guas firmadas y su conformidad de recepcin
y junto con la factura se presentan al departamento de logstica para el pago
correspondiente. Este proceso se da de forma automtica, pues se realiza
mediante una cuenta corriente, siguiendo los procedimientos de seguridad internos
del negocio y las normas legales de la SUNAT.
9. Devoluciones y reclamos
No se dan devoluciones ni reclamos dado que previamente se ha verificado el
mismo. Esto se traduce en un beneficio para el Banco de la Nacin y la empresa
proveedora pues se ahorran costo por logstica inversa en la cadena de
abastecimiento, costos administrativos, costos operativos, etc.
10. Servicio postventa

El Banco de la nacin no maneja un servicio de post venta para la adquisicin de

bienes, trabajan con una lista de proveedores ya establecida, adems
dependiendo del caso realizan las licitaciones correspondientes.

Conclusiones
En el caso del Banco de la Nacin como organismo del Estado requiere concurso
pblico para conseguir un proveedor de bienes o servicios. Por lo mismo existen
una serie de requerimientos y procedimientos que generan un lead time bastante
extenso, de 2 a 3 meses.
Para poder cumplir con los pedidos se consigna un cronograma de envos segn
lo cual se tienen rutas de transporte ya preestablecidas segn el lugar al que se
deban llevar los bienes. Las rutas de transporte por tanto se establecen segn la
zona del pas en la que se encuentre el rea usuaria.
La programacin de pedidos implica, tambin, atender los pedidos segn el grado
de urgencia. De modo que ese cuente con las personas o los transportes
necesarios para poder llevar a la brevedad posible el pedido previamente
clasificado.
El proceso se agiliza a nivel de la facturacin al contar con una cuenta corriente de
la cual se procede a realizar los pagos al proveedor.
Las devoluciones son inexistentes o bajas dada el estricto control de calidad con la
que trabaja el Banco y otros organismos estatales.
No se requiere de un servicio post-venta por parte por parte de la empresa
proveedora ya que los bienes son de uso diario o fcil manejo.