DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DE BIENES Y SUMINISTROS

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ESTUDIOS PREVIOS

SUMINISTRO DE RECARGA PARA CARTUCHOS DE TINTAS Y

TONNER PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALIA MUNICIPAL DE
ARMENIA.

De conformidad con lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, artculo 25,

numerales 7 y 12, y de lo dispuesto en el articulo 2 y siguientes del
Decreto 2474 de 2008, (Estudios y documentos previos), reglamentario de
la ley 1150 de 2007, se adelanta la presente diligencia para determinar los
estudios y documentos previos que soporten la elaboracin del proyecto
de pliego de condiciones para la celebracin de un proceso precontractual de Seleccin Abreviada.

1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD.El Municipio de Armenia (Q) cuenta con un gran nmero de equipos de
computo en las diferentes dependencias, debido al permanente uso se
presenta la terminacin de la Tinta contenida en los Cartuchos y Tonner,
motivo por el cual la administracin central est interesada en contratar el
Suministro en forma continua, peridica y sucesiva para la recarga de
Tintas y Tonner, que le permitan un normal funcionamiento a la
Administracin Central y el Desarrollo de los diferentes proyectos y
sectores de inversin Municipal.
El artculo 315 de la Constitucin Poltica en su numeral 3 expresa que es
atribucin del alcalde dirigir la accin administrativa del municipio;
asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestacin de los servicios
a su cargo.
Los principios rectores de la administracin municipal tienen como eje
fundamental la organizacin y el funcionamiento de los municipios lo cual

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se desarrolla
administrativa.

con arreglo a los postulados

que rigen la funcin

Los municipios determinarn con claridad la misin, propsito y metas de

cada una de sus dependencias o entidades, dando cumplimiento al
principio de eficacia, as mismo debern optimizar el uso de los recursos
financieros, humanos y tcnicos, definir una organizacin administrativa
racional que les permita cumplir de manera adecuada las funciones y
servicios a su cargo, aplicando el principio de eficiencia.
El artculo 287 de la Constitucin Poltica precepta en su numeral 3, que
las entidades territoriales tienen derecho a administrar los recursos y
establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
La responsabilidad por el cumplimiento de las funciones y atribuciones
establecidas en la Constitucin y en la ley 136 de 1994, ser de las
respectivas autoridades municipales en lo de su competencia.
El Alcalde tiene la facultad administrativa, as como tambin la tiene los
secretarios de la alcalda, los jefes de departamento administrativo como
superiores de los correspondientes servicios municipales.
Dicha facultad, tambin comprende a los empleados oficiales autorizados
para celebrar contratos o convenios.
2. DESCRIPCIN DEL OBJETO Y SUS ESPECIFICACIONES.
El objeto del presente estudio es contratar el Suministro en forma
continua, peridica y sucesiva para la recarga de Tintas y Tonner,
necesarios para el cubrimiento de las actividades propias de la
Administracin Municipal, actividad que dar lugar a la celebracin de un
contrato de suministro de bienes. A continuacin se hace la descripcin de
los elementos mencionados:
RECARGAS TINTAS
1816 (RECARGA)
51629A (RECARGA)
6060 (RECARGA)
C4092A (RECARGA)
C6578D (RECARGA)
C6656A (RECARGA)

CUBS
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.75

VALOR
15000
13000
75900
58900
15000
11000

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C8727A (RECARGA)
C8728A (RECARGA)
C9351A (RECARGA)
C9362W (RECARGA)
CARTUCHO C1823 (RECARGA)
CARTUCHO CANNON BC-02 (RECARGA)
CARTUCHO CANNON BCI 21 COLOR (RECARGA)
CARTUCHO CANNON BCI 21 NEGRA (RECARGA)
CARTUCHO EPSON STYLUS S020108 (RECARGA)
CARTUCHO HP 51645 (RECARGA)
CARTUCHO HP 51649 (RECARGA)
CARTUCHO HP 6614 (RECARGA)
CARTUCHO HP 6615 (RECARGA)
CARTUCHO HP 6625 (RECARGA)
CARTUCHO LASSER 5L (3906) (RECARGA)
HP 48 (RECARGA)
HP 5391 (RECARGA)
HP 9352 A (RECARGA)
HP C6657A (RECARGA)
LEXMARCK 16 (RECARGA)
LEXMARCK 26 (RECARGA)
LEXMARCK 27 (RECARGA)
LEXMARK C 120 (RECARGA)
Q2612A(RECARGA)
Q2613A (RECARGA)
Q5949A (RECARGA)
TINTA LEXMARK 017 (RECARGA)
TONNER 4127X (RECARGA)
TONNER 6511A (RECARGA)

1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.76
1.52.1.75
1.52.1.76
1.52.1.76

11000
12000
11000
12000
15000
12000
12000
11000
11000
13000
15000
13000
13000
15000
58900
13000
11000
12000
12000
11000
12000
12000
98900
58900
58900
58900
11000
75900
75900

Estas especificaciones son una gua para la realizacin de la propuesta y

de la contratacin, por lo tanto cualquier detalle que se omita en estas y en
el contrato que forma parte de la adquisicin, no exime al contratista de su
ejecucin, ni podr tomarse como base para reclamos o demandas
posteriores; por lo tanto el contratista deber asegurarse de los detalles
que se requieran.

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Beneficios obtenidos con la adquisicin:

* Se suplen las necesidades de la actual vigencia para la Atencin de los
funcionarios y/o usuarios de los despachos de la Administracin Municipal
* Es pertinente de conformidad con el principio de economa y
optimizacin en el gasto de la administracin central.

* Permite la atencin a los servidores y usuarios de manera oportuna y

eficaz.
* Es de fcil adquisicin el suministro de Recarga para Cartuchos de
Tintas y Tonner, como se puede determinar en este estudio.
* Impide los traumatismos en el desarrollo de las actividades.
3. REGIMEN JURDICO APLICABLE.
La presente convocatoria se regir por el Estatuto General de
Contratacin, en especial la Ley 80 de 1993 en sus artculos no
modificados, sus Decretos Reglamentarios no derogados, los Artculos 6,
9, 24 del Decreto 2170 de 2002, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 066 de
2008, por las disposiciones pertinentes del Cdigo de Comercio, Cdigo
Civil, dems normas concordantes y por el Pliego de Condiciones.
3.1 LA MODALIDAD DE CONTRATACIN: De conformidad a lo
establecido en el numeral 2, articulo 2 del Decreto Reglamentario 2474 de
2008, la modalidad de seleccin que corresponde al proceso precontractual a realizar para el Suministro en forma continua, peridica y
sucesiva para la recarga de Tintas y Tonner, necesarios para el
cubrimiento de las actividades propias de la Administracin Municipal es
La Seleccin Abreviada (Articulo 44 y siguientes Decreto 2474 de enero
de 2008), con el procedimiento de SELECCIN ABREVIADA DE MENOR
CUANTA

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4. ANLISIS TCNICO Y ECONMICO.

4.1. VARIABLES PARA EL CALCULO DEL VALOR ESTIMADO DEL
CONTRATO: La Alcalda Municipal de Armenia Quindo, realiz un
estudio de mercado y con los precios histricos de la entidad, se calcul el
presupuesto de la respectiva contratacin, determinando los precios
unitarios de los elementos que debern ser suministrados, segn las
especificaciones tcnicas mencionadas, calculados en la suma de
CIENTO DOS MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL
CIEN PESOS ($102`848.100) MCTE.
4.2 FORMA DE PAGO: Los pagos ocasionados por la presente
contratacin sern cancelados una vez entregada la factura y expedicin
del recibido a satisfaccin del ingreso de los elementos al Almacn de la
Administracin Municipal.
4.3 LUGAR Y FORMA DE ENTREGA: Los elementos requeridos sern
entregados en la Bodega del Almacn de la Alcalda municipal de Armenia
Quindo, de conformidad a las rdenes que para el efecto emita el
interventor del contrato, las cuales podrn ser varias, segn la necesidad
de la entidad. La entrega deber realizarse de manera ordenada,
clasificada y empacada de tal manera que permita la verificacin y
conservacin de los elementos.
4.4 PLAZO MXIMO DE EJECUCIN DEL CONTRATO
El plazo para la ejecucin del contrato ser contado a partir de la fecha de
legalizacin del contrato y hasta agotar la disponibilidad presupuestal y/o
31 de diciembre de 2008.
5. RIESGOS PREVISIBLES.
RIESGO CREDITICIO: Los efectos favorables y desfavorables de la
alteracin de las condiciones de financiacin como consecuencia de la
variacin en las variables del mercado y la obtencin de recursos para
adelantar el objeto del presente proceso contractual, es por cuenta y
riesgo del oferente adjudicatario, y deber cubrir y soportar el 100% de la
alteracin de las condiciones de financiacin.

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RIESGO DE OPERACIN: Los riesgos logsticos de fabricacin e

importacin del bien objeto de este proceso son asumidos por el oferente
adjudicatario. As mismo, los efectos favorables y desfavorables derivados
de las variaciones en los precios del mercado de los materiales, los
insumos, mano de obra, y todo lo concerniente a la fabricacin e
importacin del bien objeto de este proceso de seleccin, es por cuenta y
riesgo del oferente adjudicatario; y deber soportar el 100% de los riesgos
de operacin del bien objeto del presente contrato.
RIESGO TRIBUTARIO: Los efectos favorables o desfavorables, de las
variaciones en la legislacin Tributaria, la creacin de nuevos impuestos,
la supresin o modificacin de los existentes, y en general cualquier
evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de
la presentacin de la propuesta, es asumido por cuenta y riesgo del
oferente adjudicatario.
PRDIDA DEL BIEN: La prdida, destruccin, deterioro, o robo del objeto
del presente proceso de seleccin esta a cargo del contratista hasta la
suscripcin del acta de recibo a satisfaccin.
En todo caso, el contratista deber entregar a la direccin el bien objeto
del presente proceso de seleccin, en pro de la satisfaccin de la
necesidad de orden pblico; por lo que deber soportar el 100% de la
prdida, destruccin, deterioro, o robo del bien objeto del presente
proceso de seleccin.
El riesgo de la prdida del bien objeto del presente proceso de seleccin,
por fuerza mayor o caso fortuito, ocurrido antes de la suscripcin del acta
de recibo a satisfaccin, es asumido por el contratista, salvo que la
administracin se constituya en mora de recibirlo y que la fuerza mayor o
caso fortuito no lo hubiere destruido sin la mora de la administracin.
TRANSPORTE DEL BIEN: El transporte de los bienes objeto del contrato
hasta el lugar de entrega, como los seguros de transporte por robo,
destruccin, prdida, deterioro o los daos de los mismos, sern asumidos
por cuenta y riesgo del contratista y a favor de la entidad contratante. El
contratante, deber soportar y cubrir el 100% del transporte del material y
los seguros que se desprenda por causa de robo, destruccin, prdida,
deterioro o daos, del bien objeto del presente proceso de seleccin.

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CALIDAD E IDONEIDAD DEL BIEN: Por calidad de un bien o servicio se

entiende el conjunto total de propiedades, ingredientes o componentes
que lo constituyen, determinan, distinguen o individualizan. Por idoneidad
de un bien o servicio, se entiende la aptitud del mismo para satisfacer las
necesidades para las cuales ha sido producido el bien o prestado el
servicio, as como las condiciones bajo las cuales se debe utilizar en orden
a la normal y adecuada satisfaccin de dichas necesidades. El oferente
adjudicatario es responsable de la calidad e idoneidad de los bienes y
servicios del producto ofertado y adjudicado. El adjudicatario, deber
soportar y cubrir todos los riesgos derivados de la mala calidad del
producto.
El Municipio de Armenia no aceptar las Recargas para Cartuchos de
Tintas y Tonner que presenten fugas o escapes, estos debern ser
cambiados de inmediato por el contratista, sin que implique ningn costo
adicional al contrato.
FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: El oferente adjudicatario asumir
la carga, a su costo y riesgo, de asegurar los daos, prdidas, destruccin,
o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que puedan
presentarse durante la ejecucin del contrato, para lo cual podr celebrar
los contratos de seguros que considere pertinente. El adjudicatario debe
soportar el 100% del valor adicional que le genere el incumplimiento del
plazo de ejecucin del contrato, actividades que tendrn que ver con los
tiempos de fabricacin, importacin, trmites de nacionalizacin, entre
otros.

7. COBERTURA DEL RIESGO.

GARANTA NICA: El adjudicatario deber constituir la garanta nica de
cumplimiento dentro de los tres das hbiles a la suscripcin del contrato,
la garanta consistir en una pliza expedida por una compaa de
seguros legalmente establecida en Colombia, cuyo objeto ser respaldar
el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del
contrato, en las cuantas y trminos que se determinan a continuacin:

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1) Cumplimiento: Su cuanta ser equivalente al treinta por ciento (30%)

del valor del contrato y cubrir el plazo de ejecucin del mismo y seis (6)
meses ms.
2) Calidad de los bienes suministrados:
Su cuanta ser equivalente al cien por veinte (20%) del valor total del
contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecucin del contrato y seis
meses ms, contados a partir de la fecha de recibo del los bienes, fecha
que se evidenciar mediante acta de recibo a satisfaccin del almacn.
GARANTA PRESUNTA: De conformidad con lo establecido en el artculo
78 de la Constitucin Poltica y el decreto 3466 de 1982, todo bien o
servicio est amparado por una garanta mnima la cual se entiende
pactada en todos los contratos cuyo objeto es la adquisicin de bienes y
prestacin de servicios y constituye un derecho esencial para todos los
consumidores por cuanto estos adquieren bienes y servicios para la
satisfaccin de sus necesidades y en consecuencia, es imperativo que
dichos bienes o servicios gocen de unas condiciones mnimas de calidad e
idoneidad para que cumplan con el fin para el que fueron adquiridos.
GARANTA DIFERENTE A LA PRESUNTA O GARANTA TCNICA: De
conformidad con el artculo 12 del decreto 3466 de 1982, tanto los
productores como los proveedores o expendedores podrn otorgar
garantas diferentes a la mnima presunta de que trata el prrafo anterior,
sobre las condiciones de calidad e idoneidad de los bienes que vendan o
de los servicios que presten. Dichas garantas, as como sus condiciones,
el trmino de su vigencia y la forma de reclamarlas debern constar por
escrito. Cuando se trate de garantas diferentes a la mnima presunta
otorgadas por el productor, se aplicar la misma regla de responsabilidad
directa de los proveedores o expendedores, consagrada en el inciso
tercero del artculo 12 del citado decreto.
Este tipo de garanta deber otorgarse por el oferente interesado en
participar en el presente proceso de seleccin..
8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
- Suscribir el contrato ofrecido.
- Constituir las plizas y garantas de acuerdo a los requerimientos
de la invitacin
- Contar con autorizacin para la suscripcin del contrato en caso de
ser necesario.

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Dar cumplimiento a los requerimientos exigidos por el interventor y

los documentos del contrato.
No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios
de la Administracin Municipal en cualquier momento u
oportunidad, antes, durante o despus de la suscripcin del
presente contrato.
Entregar documentacin pertinente al objeto del contrato.
Asistir a las citaciones de la entidad realizadas en forma verbal o
por escrito.
El retardo o la mora en el cumplimiento se entender cuando la
administracin o la interventora haya sealado plazos fijos, ciertos
y determinados para cumplir an sin requerir solicitud escrita.
Todas las dems que tenga a bien considerar el Municipio en
cumplimiento a las normas legales vigentes.

ANDRES LEONARDO SANCHEZ QUINTERO

Director
Departamento Administrativo de Bienes y Suministros
Proyect en la parte Jurdica: Abog. Csar Hernndez.
Proyect en la Parte Tcnica: Martha L Varn