Recuperacin de Proyectos

Germn Bernate
Cuando un Proyecto sale de su cauce se
debe
utilizar
el
Procedimiento
de
Recuperacin de Proyectos. Este sugiere
elaborar de nuevo la planeacin, integrar de
nuevo los equipos de trabajo y definir un
nuevo Plan de Proyecto, entre muchas otras
actividades.
La primera tarea ser la elaboracin
del Plan de Recuperacin. Esta actividad
se genera cuando se adelanta una revisin
que hace notar los problemas serios que
afronta un Proyecto y que ponen en riesgo el
cumplimiento de sus objetivos, junto con la
insatisfaccin del cliente y una alta posibilidad
de tener serios problemas financieros.
Se recomienda asignar un nuevo
Gerente de Proyecto y brindarle recursos
para que pueda conducir el Proyecto a su
cauce.
Luego se debe ubicar toda la
informacin disponible, para identificar la
situacin actual y los problemas que se
deben solucionar.
Un nuevo equipo de trabajo tendr
que asumir la responsabilidad de conducir el
proyecto: desde luego los integrantes del
equipo anterior sern invitados para que
participen. Se establecer quienes deben
tomar las decisiones requeridas y se les
otorgar la autoridad necesaria para que
puedan cumplir con su trabajo.
Es imperativo revisar el Plan de
Proyecto y adaptarlo a las nuevas
circunstancias.
Se deben buscar los
recursos para desarrollar el nuevo Plan:
humano, cmputo y econmico.
La
evaluacin de las implicaciones legales y
econmicas ocupan lugar preferente, para
mitigar los daos que puedan causar.
La Asesora al Proyecto comenzar
por la motivacin a los integrantes del equipo
actual. Se debe preparar un diagrama con la
nueva organizacin y comunicarlo a los
interesados. Se establece el estado actual
en:
ejecucin,
personal
asignado,
comparacin de los resultados contra lo
planeado y se verificar cual es el
presupuesto disponible para terminar el
Proyecto. Tambin se evaluar un plan
alterno y se consultar con todos los
participantes. Una vez revisado se preparar
un documento para entregar a la gerencia
superior y obtener su aprobacin.

Entra la actividad una etapa crucial y

se debe tomar una decisin importante:
seguir con el proyecto o cancelarlo en forma
definitiva.
Los
niveles
Gerenciales
apropiados deben tomar esta decisin: en
caso tal que se decida continuar con el
Proyecto se debe brindar autoridad a los
integrantes del equipo, para que puedan
seguir su trabajo.
Contina con la Implementacin de
la Recuperacin: se establecen nuevas
relaciones con los interesados: clientes
internos y externos. Se definen los Comits
necesarios y se examina el nuevo Plan de
Proyecto. Se establecen los procedimientos
de comunicaciones entre los interesados y se
define, a nivel detalle, cuales
son los
documentos que se utilizan en la
comunicacin, junto con los criterios de
aceptacin de los entregables.
Se crea una nueva EDT (Estructura de
Desagregacin de Tareas) y se establece una
nueva Lnea Base. Tambin se define de
nuevo el Plan de Calidad y el Anlisis de
Riesgos.
Esta nueva documentacin se
presenta a la Gerencia Superior, para
conseguir su aprobacin. Se procede a la
realizacin de los planes aprobados con
nfasis en la motivacin de los integrantes
del equipo. Se observa en forma permanente
la trada de la excelencia: Calidad, acorde a
las especificaciones; Costo, conforme al
presupuesto asignado; Tiempo, ajustado al
cronograma aprobado en el Plan del
Proyecto.
Estamos cerca del Cierre de la
Recuperacin. Se debe asegurar que todas
las actividades de recuperacin estn
completas y que han sido presentadas a los
clientes y ellos estn satisfechos con los
resultados. El reporte de cierre del proyecto
incluir
el
resumen
financiero,
los
procedimientos previstos documentados, un
captulo
dedicado
a
las
Lecciones
Aprendidas y constancia del entrenamiento
brindado.