Sub Direccin

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de Capacidades

ELABORACIN DE EETT Y TDR PARA COMPRAS EFICIENTES

Magali Rojas D.
Presidenta Ejecutiva.
Augusto Effio O.
Director Tcnico Normativo.
Karina Vsquez O.
Subdirectora de Desarrollo de Capacidades.
Edwars Orizano R.
Abel Araujo F.
Angel Inga B.
Equipo encargado de la revisin de contenidos y tratamiento pedaggico.
Mary Ann Zavala P.
Subdirectora de Normatividad.
Jhon Gutirrez I.
Carla Alzamora G.
Carla Flores M.
Pilar Caballero C.
Equipo encargado de la seleccin de contenido:
Subdireccin de Normatividad.

Primera edicin. Setiembre de 2012

Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2012-11308
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
Direccin Tcnico Normativa
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Queda prohibida su reproduccin parcial o total sin la autorizacin de el/los autor (es).

Impresin y Diagramacin: Mercedes Group S.A.C.

Jr. Ica 431 - Lima Cercado / Telf.: 719-2782

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NDICE
TEMA 1
LAS CONTRATACIONES: CONSIDERACIONES PREVIAS ..........................................................

TEMA 2
ESTRUCTURA BSICA DE LAS EETT PARA LA ADQUISICIN DE BIENES .................................

21

TEMA 3
ESTRUCTURA BSICA DE LOS TDR PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS ..........................

47

TEMA 4
ESTRUCTURA BSICA DE LOS TDR PARA LA CONTRATACIN DE
CONSULTORAS .....................................................................................................................

69

TEMA 5
NORMALIZACIN Y REQUERIMIENTOS TCNICOS ................................................................

89

DEFINICIONES ........................................................................................................................ 103

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TEMA

LAS CONTRATACIONES
CONSIDERACIONES PREVIAS

LOGRO DE APRENDIZAJE:
Identifica los aspectos conceptuales de las consideraciones
previas para un proceso de contratacin.

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1. LA CONTRATACIN
La definicin de contratacin se encuentra en el ANEXO NICO que forma parte del Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado el cual plasmamos a continuacin.

CONTRATACIN
es la

Accin
que realizan las

Entidades
Bienes

para

Proveerse

el

Asumiendo

Servicios

de

Pago
con

Retribucin

Obras

Fondos
Pblicos
y

otras

Obligaciones

Las contrataciones parten de una planificacin estructurada y plasmada en el documento

denominado Plan Anual de Contrataciones (PAC). A continuacin mostramos un esquema del
proceso de contratacin.

5
4
El
Plan
Anual
de
C o n t r a t a c i o n e s ( PA C )
comprende todas las
contrataciones de bienes,
servicios y obras que se
requerirn durante el ao fiscal.

3
2

Contrato

Proceso
de Seleccin

Plan anual
de Contratacines
(PAC)

Planificacin
Bienes
Servicios

CONTRATACIONES

Necesidad

Obras

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2. EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
La informacin concerniente al expediente de contratacin se encuentra en el artculo 10 del
Reglamento de la Ley de Contrataciones el cual mostramos en el siguiente esquema.
El expediente de contratacin es el conjunto de documentos que registran la contratacin desde la
decisin de contratar hasta la culminacin del contrato, estas contienen:

1
Requerimiento

2
Estudio de
posibilidades
del mercado

El rea usuaria debe solicitar formalmente el bien, servicio u obra; y sealar la finalidad
de la contratacin, acompaado de las Especificaciones Tcnicas (Bien), Trminos de
Referencia (servicio) o Expediente Tcnico (obra) detallando la cantidad y calidad,
condiciones obligatorias y contractuales. Verificar el uso de los Reglamentos Tcnicos
aplicables, Reglamentos Sectoriales y se recomienda la revisin de las Normas Tcnicas
Peruanas (NTP).
El rgano Encargado de las Contrataciones debe evaluar las posibilidades que ofrece el
mercado para determinar lo siguiente:

El valor referencial.

La existencia de pluralidad de potenciales proveedores.

La posibilidad de distribuir la buena pro.

La existencia de pluralidad de marcas.

La pertinencia de ajustar el requerimiento.

Los aspectos que pueden ser evaluados y considerados en los factores de

evaluacin.

Valor
referencial

3
Disponibilidad
presupuestal

El rgano Encargado de las Contrataciones determina el monto del valor

referencial en base a:

Cotizaciones.

Estructuras de costos.

Precios histricos.

Precios del SEACE.

Debe utilizar mnimo (2) dos fuentes, salvo que por la naturaleza del
requerimiento y las condiciones del mercado no sea posible obtener dos
fuentes, lo que debe sustentarse, se calcular incluyendo todos los tributos,
seguros, transporte, inspecciones, pruebas y los costos laborales respectivos
conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea
aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar.

El rgano Encargado de las Contrataciones debe solicitar a la Oficina de Presupuesto o la

que haga sus veces, la certificacin de disponibilidad presupuestal para garantizar el
crdito presupuestario suficiente en el ao fiscal correspondiente.
Cuando todo o parte de la ejecucin de la prestacin deba realizarse en el siguiente ao
fiscal, la Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces, indicar en el documento donde
consta la certificacin presupuestal que para el siguiente ejercicio se realizarn las
previsiones presupuestales.

Todo proceso de contratacin debe tener un expediente, el cual de acuerdo al artculo 7

de la Ley de Contrataciones del Estado, debe incluir inclusive las ofertas no ganadoras.
Culminado el proceso de contratacin el expediente queda bajo custodia del rgano
encargado de las contrataciones.

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3. TIPOS DE PROCESO
Los tipos de procesos de seleccin establecidos en el artculo 19 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado son cuatro los cuales se muestran en el siguiente esquema.

TIPOS
DE PROCESOS

Licitacin Pblica
LP

Se convoca para la contratacin de bienes y obras,

dentro de los mrgenes que establecen las normas
presupuestarias.

Concurso Pblico
CP

Se convoca para la contratacin de servicios dentro de

los mrgenes establecidos por las normas
presupuestarias.

Adjudicacin Directa
AD

Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y

ejecucin de obras, conforme a los mrgenes
establecidos por las normas presupuestarias, pudiendo
ser una Adjudiacin Directa Selectiva o Adjudiacin
Directa Pblica.

Adjudicacin
de Menor Cuanta
AMC

Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y

obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte
del lmite mnimo establecido por las normas
presupuestarias para las Licitaciones Pblicas o
Concursos Pblicos. Asimismo, para los procesos
derivadas de desiertos (LP, CP, AD)

A continuacin se presentan las modalidades especiales de seleccin.

Modalidades
especiales de
seleccin

Subasta Inversa

Convenio Marco

A travs de esta modalidad las entidades pblicas

contratan bienes y servicios comunes (Fichas Tcnicas)
mediante un proceso de seleccin en el que slo se
evala el precio. La subasta inversa se puede realizar de
manera presencial o electrnica.

A travs de esta modalidad las entidades pblicas

contratan directamente determinados bienes y servicios
(Fichas - Producto) con proveedores que fueron
previamente seleccionados por el OSCE y cuyos
productos estn registrados en el catologo electrnico
de Convenio Marco del SEACE.

El proceso de seleccin es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de

actos administrativos, de administracin o hechos administrativos, que tiene por objeto la seleccin
de la persona natural o jurdica con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la
contratacin de bienes, servicios o la ejecucin de una obra.

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4. ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

Los procesos de seleccin segn el artculo 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado especifican que contendrn las siguientes etapas.

Otorgamiento
de la buena Pro

8
En los procesos de Adjudicacin Directa y
Adjudicacin de Menor Cuanta para
obras y consultora de obras se fusionarn
las etapas 3 y 4. Asimismo, en los procesos
de Adjudicacin de Menor Cuanta para
bienes y servicios no se incluirn en el
proceso las etapas 3,4 y 5.

6
5

3
ETAPAS DE LOS
PROCESOS DE
SELECCIN

EETT

10

Presentacin de
propuestas
Integracin de bases

Formulacin y
absolucin de observaciones

Calificacin y
evaluacin de propuestas

Formulacin y
absolucin de consultas
Registro de
Participantes

Convocatoria

Las especificaciones tcnicas se elaboran cuando

el objeto de la contratacin son bienes.

Lostrminos de referencia se elaboran cuando el

objeto de la contratacin son servicios o
consultoras.

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TDR

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5. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA ELABORACIN DE LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS Y/O

TRMINOS DE REFERENCIA
El usuario debe efectuar un anlisis de su necesidad, a fin de obtener los elementos bsicos para la
definicin de las EETT y/o TDR. En base a dicha informacin se seleccionan las caractersticas o
actividades ms relevantes, para lo cual se recomienda tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Definir en forma clara y precisa los aspectos sustanciales del bien, servicio o consultora
que se necesita contratar, de modo tal que indique qu se requiere, para qu se necesita,
cmo se requiere, dnde se debe efectuar la prestacin, en qu plazo, qu requisitos
mnimos debe tener el proveedor y/o su personal, la forma de pago, qu rea va a otorgar
la conformidad, entre otros aspectos. La adecuada definicin permitir contar con
aspectos claros y precisos para evaluar las diferentes opciones que ofrece el mercado y
que mejor se ajusten a las necesidades de la Entidad.
Las caractersticas tcnicas debern sujetarse a criterios objetivos, razonables y
congruentes con el bien, servicio o consultora requerida y su costo total. Por tanto, no
debe incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a un determinado
sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la concurrencia de
la pluralidad de proveedores.
No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos
particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que orienten la contratacin de
marca, fabricante o tipo de producto especfico, salvo que previamente la Entidad haya
aprobado un proceso de estandarizacin.
En el caso que corresponda y si las hubiera, deber atenderse a lo dispuesto en los
reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales. Asimismo, sern
obligatorios los requisitos tcnicos establecidos en reglamentos sectoriales dentro del
mbito de su aplicacin, siempre y cuando cuenten con el refrendo del Ministerio de
Economa y Finanzas, de acuerdo a lo dispuesto por los Decretos Leyes N 25629 y N
25909. Las normas tcnicas nacionales, emitidas por la Comisin competente de
Reglamentos Tcnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia
y de la Proteccin de la Propiedad Intelectual - INDECOPI, podrn ser tomadas en cuenta
para la definicin de los bienes y servicios que se van a contratar mediante los procesos
de seleccin.
Adicionalmente, ser necesario verificar la existencia de normas especficas que rijan el
objeto de la contratacin, a fin de establecer su cumplimiento obligatorio en las EETT y los
TDR.
El rea usuaria deber requerir la contratacin de bienes, servicios o consultoras,
teniendo en cuenta los plazos para llevar a cabo sus procedimientos internos previos y los
plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la

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11

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oportuna satisfaccin de sus necesidades, an cuando el proceso no sea llevado a cabo

por la propia Entidad, sino por encargo o a travs de una compra corporativa.
La contratacin de bienes o servicios de carcter permanente, cuya provisin se requiera
de manera continua o peridica, se realizar por perodos no menores a un (1) ao.
El plazo de ejecucin de las prestaciones puede ser hasta un mximo de tres (3) aos, salvo
que por leyes especiales o por la naturaleza de la prestacin se requieran plazos mayores,
siempre y cuando se adopten las previsiones presupuestarias necesarias para garantizar
el pago de las obligaciones.
En el caso de servicios de asesora legal, como el patrocinio judicial, arbitral u otros
similares, el plazo podr vincularse con la duracin del encargo a contratarse.
Cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles, el plazo original del
arrendamiento podr ser hasta por un mximo de tres (3) aos prorrogables en forma
sucesiva por igual o menor plazo; reservndose la Entidad el derecho de resolver
unilateralmente el contrato antes del vencimiento previsto, sin reconocimiento de lucro
cesante ni dao emergente.
Para la contratacin de licencias de software y servicios informticos, se debe adjuntar a
las EETT o TDR, el Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software, el cual debe ser
emitido por el rea de Informtica, o la que haga sus veces en la Entidad. En dicho Informe
se debe determinar el tipo de licencia de software que resulte ms conveniente para
atender el requerimiento formulado, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N 28612, y su
Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N 024-2006-PCM.
Para la adquisicin de computadoras personales (de escritorio y porttiles), en las EETT se
deben incluir de manera obligatoria el sistema operativo y la herramienta de ofimtica
base, de acuerdo a los perfiles de usuarios determinados por la Entidad, las cuales deben
tener la calidad de software legal, sea propietario o libre, de conformidad con lo dispuesto
en el Decreto Supremo N 076-2010-PCM, que modifica el Decreto Supremo N 0132003-PCM, mediante el cual se dictaron medidas para garantizar la legalidad de la
adquisicin de programas de software en Entidades y dependencias del Sector Pblico.
En caso que la contratacin de bienes o servicios est relacionada a la ejecucin de un
proyecto de inversin pblica, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco
del Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP.
Los documentos que sustentan la declaracin de viabilidad y/o que permiten verificar que
se respeten los parmetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los
siguientes:
12

Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, segn corresponda.

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Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Tcnico detallado de PIP

viable - Formato SNIP 15.
De ser posible, en la formulacin podrn consolidarse aquellos requerimientos
comunes, teniendo en cuenta la viabilidad econmica, tcnica y/o administrativa de la
vinculacin.
En los requerimientos que comprendan prestaciones de diversa naturaleza, como por
ejemplo bienes y servicios, el objeto de la contratacin se determina en funcin a la
prestacin de mayor incidencia porcentual en el costo, de conformidad con el artculo 19
del Reglamento.
Cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio, deber consultar, en
coordinacin con el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad, si se encuentra
en el Listado de Bienes y Servicios Comunes publicado en el SEACE, a fin de tener en
cuenta el contenido de la ficha tcnica respectiva y establecer las dems condiciones para
el cumplimiento de la prestacin. As tambin, en coordinacin con el rgano Encargado
de las Contrataciones de la Entidad, deber consultar si el bien o servicio requerido se
encuentra en el Catlogo Electrnico de Convenio Marco.
Las EETT y los TDR debern ser suscritos por el rea usuaria y el rea tcnica que intervino
en su elaboracin. Por ejemplo, en el caso de productos informticos o de tecnologas de
la informacin, la oficina de informtica o la que haga sus veces es el rea tcnica; salvo en
el caso en que canaliza los pedidos informticos de las dependencias de la Entidad, en
cuyo supuesto acta como rea usuaria. Asimismo, en el caso de servicios referidos a
estudios de pre inversin, los TDR deben contar con la aprobacin de la Oficina de
Programacin e Inversiones (OPI) de la Entidad, o la que haga sus veces, por tratarse del
rea tcnica.
El contenido de las EETT o TDR debe ser validado a travs del Estudio de posibilidades que
ofrece el mercado, el cual determina la pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas
y/o condiciones de lo que se va a contratar.

RECUERDE:

No sealar requisitos incongruentes y/o desproporcionados.

No se deben requerir certificaciones internacionales sobre la calidad de los bienes o servicios a

contratarse, tales como las certificaciones ISO.

Verificar la existencia de antecedentes de la prestacin que se requiere contratar, para obtener

informacin.

Investigar en el SEACE acerca de contrataciones previas realizadas por otras entidades

pblicas.

Consultar con expertos siempre que la contratacin requiera del conocimiento de aspectos tcnicos

que resulten poco familiares o desconocidos.

Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestacin.

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6. LA ESTANDARIZACIN
Es el proceso de racionalizacin que una Entidad debe aplicar cuando le resulta inevitable
contratar un bien o servicio de una determinada marca o tipo particular, dado que slo este bien o
servicio garantiza funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o
infraestructura preexistente en la Entidad.
Existen algunos presupuestos que se deben verificar para que procesa la Estandarizacin, los
cuales se especifican en el siguiente grfico:

que
La Entidad
LOS
PRESUPUESTOS

Posea equipamiento o infraestructura

preexistente.

son
que
Los bienes
o servicios

Sean accesorios o complementarios al

equipamiento o infraestructura
preexistente.
Sean imprescindibles para garantizar la
funcionalidad, operatividad o valor
econmico del equipamiento o
infraestructura preexistente.

El rea usuaria debe elaborar un informe tcnico sustentando la necesidad de realizar la

estandarizacin, debidamente sustentado, el cual contendr como mnimo:
La descripcin del equipamiento o infraestructura preexistente.
La descripcin del bien o servicio requerido.
El uso o aplicacin que se le dar al bien o servicio requerido.
La justificacin de la estandarizacin.
Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin.
La fecha de elaboracin del informe tcnico.

14

La estandarizacin de los bienes o servicios a ser contratados ser aprobado por el Titular de la
Entidad, o por el funcionario al que este delegue dicha facultad, sobre la base del informe tcnico de
estandarizacin emitido por el rea usuaria. Dicha aprobacin deber efectuarse por escrito
mediante resolucin o instrumento que haga sus veces, y publicarse en la pgina web de la Entidad
al da siguiente de producida su aprobacin.

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Si eres rea usuaria

Una vez aprobada la estandarizacin de los bienes o servicios a ser
contratados, el rea usuaria remitir al rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad, conjuntamente con las
especificaciones tcnicas o trminos de referencia segn
corresponda, el informe tcnico de estandarizacin y el documento
mediante el cual se aprob la estandarizacin.

Si eres Comit Especial

Al describir los bienes y servicios a ser contratados se hace referencia a
determinada marca o tipo particular, deber verificar que en el expediente de
contratacin se haya incluido el informe tcnico de estandarizacin y el
instrumento que aprob la estandarizacin.

Recuerda
La contratacin de un bien o servicio basado en un proceso de estandarizacin debe
responder a criterios tcnicos y objetivos que la sustenten, debiendo ser necesaria para
garantizar la funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o
infraestructura preexistente de la entidad.

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Ejemplo de estandarizacin en bienes

En el caso de la contratacin:
Adquisicin de discos de almacenamiento para Servidores de Red.

La Entidad requiere adquirir discos de almacenamiento de la marca Hewlett Packard (HP), a

fin de repotenciar sus servidores de red de la misma marca.
En este caso como el equipo preexistente es el servidor de red de la marca HP, y siendo que
estos discos duros que se van a adquirir garantizan la operatividad de dicho equipo, la
Entidad podr adquirir dichos discos duros de la misma marca del Servidor de Red.
Para ello el rea usuaria de la cual proviene el requerimiento a contratar, o la Oficina de
Informtica o la que haga sus veces, deber elaborar un Informe Tcnico de Estandarizacin
debidamente sustentado, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:

(i) La descripcin del servidor de red de la marca HP.

(ii) La descripcin de los discos duros, indicando la marca de estos, as como sus
especificaciones tcnicas.
(iii) El uso o aplicacin que se le dar a estos discos duros.
(iv) La justificacin de la estandarizacin donde se describa en forma objetiva los
aspectos tcnicos, la verificacin de los presupuestos para la estandarizacin y la
incidencia econmica de adquirir estos discos duros.
(v) Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin que sustenta la
estandarizacin de los discos duros (de la Oficina de Informtica o la que haga sus
veces), y del jefe del rea usuaria.
(vi) La fecha de elaboracin del informe tcnico.

Sobre la base de este informe tcnico, se procede con la aprobacin respectiva por parte del
Titular de la Entidad o el funcionario facultado para tal efecto. Dicha aprobacin deber
efectuarse mediante Resolucin o instrumento que haga sus veces, y deber publicarse en
la pgina web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin.
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Ejemplo de estandarizacin en servicios

En el caso de la contratacin:
Servicio de actualizacin y soporte de Licencias Oracle.

La Entidad requiere contratar el servicio de actualizacin y soporte de Licencias de la marca

Oracle.
En este caso, como la plataforma tecnolgica de base de datos preexistente en la Entidad
est compuesta por productos de la marca Oracle, y siendo que este servicio que se va a
contratar garantiza la funcionalidad y operatividad de la referida plataforma tecnolgica, la
Entidad podr contratar dicho servicio haciendo referencia a la marca Oracle.
Para ello el rea usuaria de la cual proviene el requerimiento a contratar, o la Oficina de
Informtica o la que haga sus veces, deber elaborar un Informe Tcnico de Estandarizacin
debidamente sustentado, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:
(i) La descripcin de la plataforma tecnolgica de base de datos Oracle.
(ii) La descripcin del servicio a contratar, indicando la marca o tipo de producto de las
licencias de base de datos a las cuales se les va a brindar actualizacin y soporte, as
como sus trminos de referencia.
(iii) El uso o aplicacin que se le dar a este servicio.
(iv) La justificacin de la estandarizacin donde se describa en forma objetiva los
aspectos tcnicos, la verificacin de los presupuestos para la estandarizacin y la
incidencia econmica de contratar este servicio.
(v) Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin que sustenta la
estandarizacin del servicio (de la Oficina de Informtica o la que haga sus veces), y
del jefe del rea usuaria.
(vi) La fecha de elaboracin del informe tcnico.
Sobre la base de este informe tcnico, se procede con la aprobacin respectiva por parte del
Titular de la Entidad o el funcionario facultado para tal efecto. Dicha aprobacin deber
efectuarse mediante Resolucin o instrumento que haga sus veces, y deber publicarse en
la pgina web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin.
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