Manual de Usuario SIAGIE 3 Completo

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha
Versin
Descripcin
Autor
28/06/2011
2.3.1
Ingreso al sistema: Inicializacin de instituciones

educativas.
Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de
boletas.
Nmina de matrcula y sello de agua
LA
14/07/2011
2.3.4
Control de Ejecucin del procesamiento de notas. Se cre

Estado En procesamiento.
LA
Mejoras en la impresin de boletas de notas.

18/08/2011
2.3.8
Opcin de Rectificacin de
Solicitud de creacin de talleres
formatos
oficiales.
LA
23/08/2011
2.3.8
Configuracin y previsualizacin de boletas de notas

desde el mantenimiento de los datos de la IE.
LA
26/08/2011
2.3.8
Inclusin de acceso al sistema mediante el portal.

Indicacin de la ayuda de soporte de usuario en el men
principal del sistema
LA
01/09/2011
2.3.9
Solicitudes de traslado de matrcula
LA
23/09/2011
2.4.1
Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja

de
clculo.
Registro de matrcula de estudiantes. Actualizacin de
mecanismos de bsqueda.
HZ
26/09/2011
2.4.1
Actualizacin estudiantes por programa.
HZ
Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la

carga de Excel de las apreciaciones
Acta consolidada de evaluacin. Se incluyen las actas de
recuperacin y subsanacin.
Asistencia mensual de estudiantes a la IE.
23/01/2012
2.5.9
Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.
HZ
Matrcula de estudiantes. Registro de reas a cargo.

Registro de notas finales.
Registro de asistencia.
Emisin de Actas de Evaluacin para EBA.
27/04/2012
3.0
Actualizacin del Mdulo de Estudiantes y Matrcula y

nueva interfaz del men de inicio de la nueva versin.
JC
16/05/2012
3.0
Actualizacin de imgenes de las opciones del men de

acuerdo a la nueva versin del SIAGIE. 3.
NG
Revisin y actualizacin de todo el contenido del manual

de usuario.
Autor(es):
LA
HZ
JC
NG
: Liz lvarez
: Hugo Zumaeta
: Jos Castilln
: Natalia Garca
Manual de usuario SIAGIE 3
2012
ndice
1.
Introduccin ............................................................................................................................ 6
2.
Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9
3.
Datos de la Institucin Educativa ......................................................................................... 18
4.
Ao Escolar periodo promocional ..................................................................................... 26
5.
Fases .................................................................................................................................... 30
6.
Perodos de Evaluacin ........................................................................................................ 38
7.
Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34
8.
Registro de Perifricos. ........................................................................................................ 36
9.
Grados y Secciones ............................................................................................................. 48
10.
Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49
11.
Padrn Nacional del Personal .............................................................................................. 57
12.
Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59
13.
Administrar Roles ................................................................................................................. 69
14.
Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76
15.
Asignacin Accesos a Familiar............................................................................................. 78
16.
Envo de mensajes ............................................................................................................... 77
17.
Solicitud de creacin de talleres ........................................................................................... 81
18.
Programacin de talleres ...................................................................................................... 87
19.
Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91
20.
Matrcula de estudiantes .................................................................................................... 104
21.
Nmina de Matrcula .......................................................................................................... 119
22.
Registro de Nmina Adicional ............................................................................................ 125
23.
Postergacin de Evaluacin ............................................................................................... 129
24.
Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131
25.
Estudiantes por seccin ..................................................................................................... 134
26.
Padrn de Apoderados ....................................................................................................... 137
27.
Cambio de Seccin del Estudiante .................................................................................... 139
28.
Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143
29.
Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144
30.
Gestin de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146
31.
Gestin de Traslados Salida .............................................................................................. 150
32.
Proceso de generacin de prematrcula ............................................................................ 152
33.
Actualizacin de estudiantes por programa ....................................................................... 155
34.
Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158
35.
Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161
36.
Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167
37.
Registro de Notas Genrico ............................................................................................... 175

Oficina de Informtica - MINEDU
2012
38.
Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183
39.
Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188
40.
Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190
41.
Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192
42.
Procesar Notas ................................................................................................................... 197
43.
Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197
44.
Impresin de Boletas de Informacin ................................................................................. 207
45.
Acta consolidada de evaluacin ......................................................................................... 211
46.
Recuperacin Subsanacin................................................................................................ 217
47.
Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo ..................................................... 218
48.
Reporte Recuperacin y Subsanacin ............................................................................... 224
49.
Emisin del ROD ................................................................................................................ 225
50.
Rectificacin de formatos oficiales ..................................................................................... 228
1.
2012
Introduccin
a) OBJETIVO DEL SISTEMA
El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE
versin 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del
Ministerio de Educacin para ser utilizado por las Instituciones Educativas del mbito
nacional y en las instancias de gestin educativa local a nivel nacional.
El SIAGIE, versin 3 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en
las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. Este sistema apoya
los procesos administrativos, generando informacin base nica de estudiantes a partir
de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes,
Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas, Actas de
Evaluacin Finales y de Recuperacin.
De similar manera, se podr tener un registro del personal docente que labora en la
Institucin Educativa y que tendr la responsabilidad de registrar las asignaturas a su
cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin
Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas.
b) ALCANCE DEL SISTEMA
El sistema est diseado para ser usado por el personal administrativo y docente de las
instituciones educativas. Tambin es usado en las instancias educativas regionales en
modos de consulta y de gestin.
El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrn
consultar el avance en la evaluacin y la asistencia del estudiante y dems datos de
importancia para el familiar.
Las instancias de gestin educativa local podrn realizar funciones de consulta de la
informacin contenida en las instituciones educativas as como tambin participar en
procedimientos que requieran su aprobacin o supervisin.
c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA
El sistema ir evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano
con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes
mdulos:
Administracin IE
Este mdulo permite registrar la informacin general y configuraciones de la Institucin
Educativa para cada ao escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de
personal de la IE.
Estudiantes
Este mdulo permite la administracin de informacin de los estudiantes dentro de una
Institucin Educativa en un ao escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye
el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre
otros.
6
2012
Matrcula
Este mdulo comprende todo el proceso de matrcula de los estudiantes en la
Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el
registro de la matrcula de estudiantes hasta la impresin y envo de Nminas de
Matrcula a la UGEL mediante el sistema para su aprobacin.
Asistencia
Este mdulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institucin Educativa de los
estudiantes matriculados.
Evaluacin
Este mdulo comprende todo el proceso de evaluacin de los estudiantes en la
Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el
registro de las calificaciones por periodo de evaluacin en la Fase Regular, hasta la
impresin y envo de Actas consolidadas de Evaluacin a la UGEL mediante el
sistema para su aprobacin. Tambin incluye todo el proceso de evaluacin de la Fase
de Recuperacin.
El usuario no debe confundir los mdulos con los roles. Un usuario del sistema puede
tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el
sistema. Sin embargo el agrupamiento por mdulos corresponde a un punto de vista
ms genrico.
Por otro, desde el punto de vista de la institucin educativa se tiene un agrupamiento
en procesos de la siguiente manera:
2012
Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:

Ayuda
Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las
funcionalidades del sistema, la cual podrn identificar por el smbolo
(interrogacin
en color blanco y fondo azul) o
(botn verde con texto blanco Ayuda) en
estas ventanas tambin encontrarn videos interactivos que les guiar paso a paso
como realizar las operaciones en el sistema.
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta
opcin abrir la siguiente ventana.
Tipo de Ayuda A
Para ver el contenido

pulse sobre la opcin
que desea consultar.
Tipo de Ayuda B
Para ver el contenido pulse

sobre la opcin que desea
consultar.
2012
2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL:
http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.
Ingrese al SIAGIE.
Despus le mostrar la siguiente ventana:
Ingrese a este link.
El usuario debe estar en

permanente revisin del
contenido de este portal.
Desde la comunidad SIAGIE

MINEDU podr acceder a
soporte tcnico las 24 horas
del da.
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Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:
Al ingresar por primera vez, el usuario tendr que registrar algunos datos como telfono y correo
electrnico. Tambin tendr que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:
El sistema valida que

exista al menos un
telfono y que ambos
password coincidan.
NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo
varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar
para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:
10
2012
El asistente de configuracin de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, y solo por nica vez, la primera ventana que
mostrar el Sistema ser la ventana del asistente de configuracin inicial de Instituciones
Educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se
podr configurar rpidamente la Institucin Educativa e iniciar el uso del sistema.
Si todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializadas,
entonces esta ventana no se visualizar y aparecer la institucin educativa por defecto.
Por defecto aparecen las

instituciones educativas a
las que el usuario est
asociado.
Seleccione
los
turnos en el que
funciona la IE.
Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucin Educativa
Turnos de la I.E
Corresponde a una coleccin de las instituciones educativas

asociadas al usuario que son susceptibles de ser
inicializadas.
Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa. Al indicar
un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.
Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sita por la
11
Ao
Acadmico
periodo promocional)
Nmero de ambientes
Tipo de Periodo
Grados y cantidades
2012
tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la

tarde y termina entrada la noche.
(o El ao Acadmico que se desea inicializar.
Se trata de los aos acadmicos vigentes para todas las

instituciones educativas a nivel nacional.
Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la
Institucin Educativa. El sistema crear las aulas 01, 02, 03,
., n, donde n es el nmero indicado en este campo.
En esta pantalla, se tiene un mximo de veinte ambientes. Si
posteriormente se desea agregar ms ambientes, se podr
realizar a partir de la opcin de Registro de ambientes.
Tipo de periodo de evaluacin
Dependiendo de lo indicado en este campo, se crear:

Anual: 01 periodo anual.
Bimestral: 04 periodos bimestrales.
Trimestral: 03 periodos trimestrales
Seleccione los grados que funcionarn en la IE y se debe
indicar el nmero de secciones por grado en la IE.
El sistema crear las secciones con cdigo 01, 02, etc, para
cada grado de la IE.
En esta pantalla, se tiene un mximo de veintisis secciones

por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar
ms secciones, se podr realizar mediante de la opcin de
Grados y secciones.
NOTA: Cuando se trate de configurar a una institucin educativa que pertenezca a la Educacin
Bsica Alternativa, la ventana de configuracin puede quedar con un aspecto similar a esta
ventana:
12
2012
Note que aparece el

periodo promocional.
Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado. Es

optativo pulsar varias veces el botn Refrescar, con el fin de poder ver la culminacin del
proceso.
Despus de pulsar el botn refrescar el estado cambiar a Conforme
En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botn Finalizar.
La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes
veces que ingrese el usuario, automticamente ingresar a esta institucin. La pantalla principal
luce de la siguiente manera:
13
2012
Sector donde se muestran los

mensajes del usuario que ha
ingresado al sistema.
Datos de la institucin
educativa a la que est
asociado el usuario.
Men principal del sistema.

Este men se configura de
acuerdo a los roles de cada
usuario.
Opcin de Cambiar Institucin:

Esta opcin se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,
desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar
a la siguiente:
Mediante este campo es
posible filtrar ya sea por
nombre de sede o cdigo
modular a la institucin
educativa de nuestro inters.
Este check indica que se

trata de la institucin
educativa por defecto. Es
decir la que se muestra
siempre que se ingrese al
sistema. El usuario puede
determinar que una nueva
institucin
educativa
aparezca por defecto.
Cabe sealar que solo aparecern en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga
permisos de acceso.
14
2012
3. Datos de la Institucin Educativa

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administracin IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institucin.
Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems

permite complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo
electrnico y direccin de pgina web, entre otros. Tambin permite realizar la
configuracin del funcionamiento de la institucin educativa.
Datos de la IE extrados
del padrn de ESCALE.
Esta opcin constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opcin no tiene
un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa
que est previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando as la
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2012
seguridad de que solo las IE que estn registradas en el Padrn, tengan acceso al
sistema.
Ya que los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botn Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la informacin quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrar la
siguiente ventana, la cual tendr que Aceptar.
En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Configuracin por Ao.
A continuacin se muestra el detalle de cada una de las opciones:
a)
MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo
cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin
web de la IE, entre otros.
Para modificar los datos del director:
Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el SUP o Buscar en el
Personal
Buscar personal en
Sistema nico de
Planillas
Bsqueda de personal en
la base del sistema.
Coloque ac la imagen
representativa
de
la
institucin educativa.
Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:
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2012
Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Cdigo Modular
Identificador de la Institucin Educativa
Anexo
Anexo
Nivel
Nivel Educativo
Nombre
Nombre de la institucin educativa
Gestin
Gestin de la Institucin Educativa
Departamento
Departamento de institucin educativa
Provincia
Provincia de institucin educativa
Distrito
Distrito de institucin educativa
Direccin
Direccin de institucin educativa
Centro Poblado
Nombre del Centro Poblado
Tipo IE
Tipo de Institucin Educativa
Forma
Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc)
Cod. Local
Cdigo numeral asignado al local
DRE
DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa
UGEL
UGEL a la cual pertenece la Institucin Educativa
Resolucin
Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de
AUTORIZACION
DE la institucin educativa
FUNCIONAMIENTO
Fecha Res.
Fecha de la resolucin de autorizacin
Turno
Turno de enseanza
Das de la Semana Seleccione los das laborables de la I.E

Laborales
Horas pedaggicas por Distribucin de las horas pedaggicas por da

da
Genero
Genero de la I.E
Caracterstica
Datos de Registro
Director
Telfono
Email
Pgina Web
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Modo de enseanza establecido

Nombre del director de la IE
Nmero telefnico de la IE
Cuenta de correo electronic
Direccin de pgina web
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1.
Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la informacin en el SUP (Sistema

nico de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema
devuelve los datos personales que corresponden:
2.
Buscar en el Personal. Cuando se busca la informacin en el personal de la

Institucin Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal
que previamente se ha registrado en la opcin Registro de Personal.
Tambin es posible buscar directamente un cdigo modular del personal de la

Institucin Educativa, por ejemplo:
3.
18
Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botn de Turno se mostrar la
siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duracin de las
horas acadmicas como la duracin de la hora libre.
2012
Ingrese el horario del

turno.
Seleccione uno o ms
turnos. Una Institucin
Educativa
puede
organizar sus actividades
en uno o ms turnos.
Ingrese la duracin de
la hora acadmica y de
la hora libre (recreo).
La hora acadmica ser importante posteriormente para obtener la cantidad de horas

laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan
definido la duracin (en minutos) de las horas acadmicas y la hora libre no podrn
obtener listados correctos de carga horaria.
4.
Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas
puede configurar las horas pedaggicas de funcionamiento de la institucin educativa
(por turno). Se realiza a travs de una ventana similar a la siguiente:
Despus de pulsar el botn Agregar se mostrar una ventana donde se tiene que
seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmica o libre. Despus tiene
que ingresar desde y hasta qu hora ser la duracin la correspondiente hora. Si el
usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir
mostrando las mismas automticamente sin la intervencin del usuario, de lo
contrario, el ingreso de las horas se har libremente.
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2012
Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la
siguiente ventana:
Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros

con nmero de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan
rdenes de horas vacas.
5.
Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos
das de la semana. Esta informacin condiciona el registro de asistencia entre otras
funcionalidades.
6.
Carga de la Imagen de la Institucin Educativa.- Esta opcin permite cargar la

insignia, escudo o logotipo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar
el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.
Ruta de la imagen.
Muestra la ventana de
dialogo.
Carga la imagen al
sistema, despus de haber
seleccionado el archivo
correspondiente.
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2012
Elija una imagen del

ordenador o PC.
Pulse el botn Abrir

para copiar la ruta
de la imagen.
b)
Modificar Parmetros.
Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la
pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.
Los valores de los parmetros son los siguientes:

Lmite Criterio de Evaluacin Indica el valor mximo de criterios de evaluacin
Boleta de informacin.
en las libretas de notas del estudiante a partir del
cual el sistema empezar a reducir el tamao de
letra. Por defecto, el valor es 40.
Si una IE emplea un total de criterios de
evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta
cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo
de letra en la libreta y de esta forma permitir que la
libreta se emita en una cara de un papel tamao
A4. Por ejemplo: As se visualiza con un valor de
40:
21
2012
Y esta es la misma boleta impresa con un valor de

45 en este parmetro:
NOTA: Ante un cambio en este parmetro, el

usuario debe volver a generar las boletas de
informacin para que se vean los resultados.
Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check
indica que si se va a imprimir las apreciaciones del
tutor en la libreta de notas.
Si es que el check anterior fue desmarcado,
automticamente se activar el nmero de lneas
que se reservar para las apreciaciones escritas
del tutor.
Registrar/Imprimir
apreciaciones del tutor
Lneas en blanco para registro

manual
Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o
no el Orden de Mrito y el Promedio final en la
libreta de notas (tambin llamada boleta de
informacin).
Visualizacin de
libretas de notas
datos
Fondo libreta
22
de
Indica si en el formato impreso de la libreta se usa
el tramado en escala de grises para los sectores
correspondientes a los nombre de reas. Esto con
el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia
2012
de las libretas en lo referente al ahorro de tner.

c)
Configuracin por aos.

En esta pestaa, es posible configurar tanto los programas en los que est
comprometida la institucin educativa en un ao lectivo determinado, as como
tambin una configuracin de las boletas de informacin (o tambin conocida como
libreta de notas).
Fecha de cierre de nmina de Es la fecha en la que debe culminar el registro y

matrcula
emisin de la nmina de matrcula para el ao
acadmico (ao escolar o periodo curricular)
seleccionado.
Tipo
de
registro
de El usuario debe seleccionar una de dos opciones:
- Registro de notas por periodo: La IE debe
evaluaciones
ingresar las notas de los estudiantes durante
todos los periodos del ao escolar. Use esta
opcin siempre que desee y est en
capacidad de registrar permanente las notas
del estudiante en el sistema.
- Registro de notas finales: El usuario solo
registrar en el sistema las notas finales de
sus estudiantes en el sistema.
Caracterstica
Dependiendo del nivel educativo se podr
precisar la caraterstica de la IE en el ao escolar
en cuestin.
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Taller seleccionable
2012
Indica que la IE funciona de tal manera que los

estudiantes de
cualquier grado
pueden
seleccionar los talleres disponibles.
Entre otras funcionalidades de registro, tenemos:

Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la
pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar los programas en la IE.
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al
menos un ao acadmico en la IE.
Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms
programas en los que participa la IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de
Seleccione programas, el usuario podr seleccionar uno o varios programas.
Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, despus de haber
seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botn Grabar, se muestra una
pantalla parecida a la siguiente:
El uso de esta informacin en el sistema tendr lugar en la matrcula de estudiantes

cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante
a un programa en particular.
Boleta.- El sistema permite modificar parmetros posicionales para la impresin de la
libreta de notas. La informacin contenida en la boleta de informacin es estndar y
tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la
24
2012
cantidad de periodos, reas y criterios de evaluacin, con lo que el formato una vez
impreso ser diferente.
Este botn permite generar una

boleta de notas y luego de esperar
aproximadamente 30 segundos,
podr ser visualizada.
Pulse este botn para visualizar la

boleta generada con el botn
anterior.
Tambin es posible visualizar un modelo de cmo quedara la boleta con los

parmetros seleccionados.
Para una mejor explicacin se muestra grficamente el modelo de boleta que se
obtiene luego de generarla (botn Generar) y pulsar el botn Visualizar.
El Escudo Nacional
puede cambiar de
posicin.
La insignia del colegio,

tambin puede cambiar de
posicin.
Separador 2
Separador 1
Separador 3
25
2012
4. Ao Escolar periodo promocional

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ao escolar - periodo.
Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su
estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.
Registrar
Acadmico.
Ao
Enlace modificar
Ao Acadmico.
Eliminar
registro.
a.
26
Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn

Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
pulse el botn Grabar.
el
2012
Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Ao
Fecha Inicio
Fecha Fin
Estado
Detalle descriptivo del ao acadmico

Fecha de inicio de ao acadmico
Fecha de fin de ao acadmico
Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
seccin posterior en esta opcin cmo se activa un
ao acadmico.
Si se trata de una Institucin Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostrara

de la siguiente forma:
b.
Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y

luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c.
Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego

pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
d.
Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades

para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por
ejemplo Educacin para el Trabajo.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar
a la que se muestra a continuacin:
27
2012
Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones
disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:
El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente

presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de
especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE.
e.
Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es

de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona
toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son:
Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el
proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao
acadmico anterior.
Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar
informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado
inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:
Hacer clic en ao
inactivo.
28
2012
Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea
activar el ao acadmico:
Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao

acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las
secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin
copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la
columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario
refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que
corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se
debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir
al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.
Hacer clic en el
ao
escolar
activo abierto.
Nota: El cierre de un ao acadmico es irreversible.

29
2012
5. Fases
Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Fases.
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de
recuperacin).
El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao
acadmico.
Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase.
Enlace
Fase.
Modificar
Permite cambiar
estado de la fase.
30
el
Elimina el registro.

a.
2012
Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar
los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases.
ESTADO
Activo
Inactivo
Al marcar la casilla se
establece la asistencia a la
fase.

Fase
Fecha Desde
Fecha Hasta
Estado
Permite Asistencia
Identificador y descripcin de la fase.

Calendario fecha de fase desde
Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben
estar dentro de las fechas de ao acadmico.
Estado de registro
Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
b.
Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c.
Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn
Eliminar (smbolo del aspa).
d.
Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase,
desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para
todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la
fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase
no permitir realizar procesos.
Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin
Enlace de modificar
deshabilitado.
31
2012
6. Perodos de Evaluacin
Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Periodos de evaluacin.
Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre)
para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se
desarrollar las actividades del Ao Acadmico.
a.
Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn

Tipo Perodo
32
Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio
Fecha Fin
Estado
2012
Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin

Calendario fecha fin del perodo de evaluacin
Estado de la etapa de evaluacin
Sin evaluar: Es el estado por defecto del perodo

En evaluacin: Implica que los usuarios del
sistema pueden registrar las notas del periodo en
cuestin.
En procesamiento: Significa que ningn usuario
puede registrar notas de evaluaciones.
Evaluado: Significa que el procesamiento de
notas del periodo ha concluido.
Finalmente, queda la siguiente ventana.
Enlace Modifica Perodo

Evaluacin.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se
registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b.
Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego
elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c.
Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego
33
2012
7. Registro de Ambientes
Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Registro de ambientes.
Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de
clases de la institucin educativa.
a.
Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego
ingresar los datos a continuacin descritos. Luego pulse el botn Grabar.
34
Cdigo
Tipo de Ambiente
Identificador del ambiente

Tipo de rea fsica
Descripcin
Descripcin del ambiente

Ubicacin
Capacidad Estudiantes
rea
Estado
2012
Descripcin detallada de la local fsico

Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el
ambiente.
Medida del local en metros cuadrados.
Condicin del local fsico del ambiente
Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.

Bueno
Nmero de bienes en ptimo estado
Regular
Nmero de bienes en regular estado
Malo
Nmero de bienes en mal estado
Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.
Enlace Modifica
Ambiente.
Eliminar el registro.
b.
Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c.
Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el

botn Eliminar (smbolo del aspa).
d.
Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
Descripcin del reporte:

Aula
Ubicacin
Estado
Cap
Estado de carpetas
Estado de sillas
Estado de mesas
Estado de mesas
35
Es la descripcin del aula.

Ubicacin fsica del aula.
Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Capacidad de estudiantes
Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
2012
8. Grados y Secciones
Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ciclos Grados y secciones.
Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institucin Educativa para un ao acadmico o periodo promocional en particular.
Inicialmente se mostrar lo siguiente:
El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un
grado va a llevar en un ao acadmico determinado.
a.
Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y
luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados
que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
Lista de Grados
disponibles.
Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:
36
Marcar la casilla de
seleccin de registro.
El sistema reconoce que para el nivel

educativo al que pertenece la IE y segn
el diseo curricular se van a asociar estas
reas curriculares obligatorias a cada
grado.
2012
Elimina
registro.
el
1) Agregar reas por grado. Una institucin educativa puede haber definido reas
de tipo taller que son consideradas como especficas para todos los estudiantes de un
grado de la institucin educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
Nmero de reas, entonces abrir la siguiente ventana donde nos muestra la lista
de las reas potenciales de un determinado grado.
Configuracin
de
Especialidad a un rea de
grado de la IE.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y
luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botn Agregar de la
ltima ventana.
Finalmente pulse Agregar.

Seleccione los talleres que
va agregar.
Dado que los talleres que aparecen
son reas, debe haber un catlogo
nico de reas que pueden ser
talleres.
37
2012
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una
ventana donde le pregunta si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Pulse sobre el aspa

para eliminar el taller.
Tener en cuenta que
solo es posible eliminar
los talleres.
Si el rea o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, sern eliminados. El
sistema muestra el siguiente mensaje:
Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si fuera necesario,

se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita
creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado
especificado.
Al presionar el botn
Agregar, se muestra esta
ventana.
38
Seleccione el mdulo de
especialidad y pulse el
botn Grabar.
2012
2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el
botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe
informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.
3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el
grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el
contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de
Areas.
Nmeros
criterios
evaluacin.
4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea

genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el
mantenimiento Nmero de reas por Ao.
39
de
de
2012
Agrega Criterio
de Evaluacin.
Elimina
registro.
el
5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe

pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos
6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se

accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas
por Ao.
7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el
botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los
datos pulse el botn Grabar.
40
2012

Cdigo Ao
Cdigo Diseo
Cdigo Nivel
Cdigo Grado
Cdigo rea
Cdigo
Descripcin
Fecha Programada
Identificador del ao acadmico

Identificador del diseo curricular
Identificador del nivel educativo
Identificador del grado
Identificador de rea generica
Identificador del contenido silbico
Descripcin del contenido silbico
Fecha de exposicin programada.
8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de

un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el
listado de las secciones.
Cantidad
de
estudiantes por
seccin.
Link para modificar

los datos de la
seccin.
b.
Agregar Secciones.
1)
41
Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase

regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin
descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
2012
Listado de Personal.
Listado de Aulas.
Al elegir el tutor mostrar la siguiente ventana en donde est la lista de personal

de la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Al elegir la seccin mostrar la siguiente ventana donde est la lista de aulas,

pulse doble clic en el registro del aula.
Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son:

Id Seccin
Descripcin
Tutor
Aula
Num. Vacantes
Fase
rea Recuperacin
42
Identificador de seccin
Descripcin de la seccin
Es el personal encargado o responsable de la
seccin. Previamente debe estar registrado
como personal de la IE, pero si no se conoce el
tutor al momento de crear la seccin el registro
puede continuar.
Especifica el aula de uso ms frecuente por la
seccin.
Nmero de vacantes disponibles en la seccin.
Etapa en la cual se dispone el uso de la
seccin. En una fase de recuperacin es
posible crear secciones que agrupen a los
estudiantes de diferentes secciones para que
se recuperen en un rea determinada.
Cuando una seccin ya cuenta con estudiantes
matriculados no es posible modificar este dato.
rea relacionada a la fase de recuperacin. En
2012
la fase de recuperacin de la IE, se forman

secciones que van a agrupar a los diferentes
estudiantes que estn recuperndose en un
rea en particular.
Turno
Es el turno en el que funcionar la seccin.
Seccin posterior
Cuando los estudiantes de una seccin son
promovidos al siguiente grado, este dato
permite conocer a cul rea sern asignados
por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del
4to G una vez promovidos estarn en 5to F.
Esta ltima viene a ser la seccin posterior.
Cuando se trata de una institucin educativa perteneciente a la
modalidad de EBA:
Perifrico
Es el local perifrico asociado a una seccin.
2)
Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la

fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a
continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de
la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de

aulas, pulse doble clic en el registro del aula.
Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista

de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble
clic en el registro del aula.
43
2012
Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente

ventana
Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana

en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los
estudiantes que recuperaran una determinada rea
3)
Mostrar Horarios asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num.

Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la
Seccin.
Opcin para modificar los

horarios.
44
Elimina
registro.
el
4)
Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe

pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para
grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de
Genricas.
Listado
Docentes.
2012
reas
de

reas
Docentes
Da
Desde
Hasta
rea genrica impartida

Docente responsable del dictado
Da de la semana en que se dicta el rea en
la seccin.
Hora de inicio del dictado
Hora de fin del dictado
Esta asignacin del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser
utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando
sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y
las secciones que tienen una asignacin de este tipo.
Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes
de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Para una seccin regular:
Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la
siguiente manera:
Pulse aqu para ver la ltima

boleta de notas como muestra la
siguiente ventana.
45
2012
Despus de pulsar la opcin de boleta nos va mostrar el reporte de la misma

como nos muestra la siguiente ventana
Para una seccin de recuperacin:

Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el
sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:
Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es

posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este
botn se muestra la siguiente ventana:
Por defecto se muestran

todos los registros marcados
para ser agregados.
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia

del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de
46
2012
recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son

incorporados a la seccin.
5)
Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado
de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del
candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
Pulse la opcin y le mostrara

la siguiente ventana.
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo
que se desea controlar.
Elige el periodo
evaluacin.
de
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono
del candado y viceversa.
Si el candado se encuentra
cerrado no podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.
Si el candado se encuentra
abierto podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.
47
2012
9. Registro de Perifricos.
Esta opcin permite registrar los locales perifricos de una institucin educativa del nivel
EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicacin exacta de las secciones.
Registro
Perifricos.
de
a.
Agregar Perifrico.- Para agregar un nuevo perifrico debe pulsar el botn Agregar
y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el
botn Grabar.

Cdigo
Nombre
Direccin
Ubicacin
Identificador del perifrico en la Institucin educativa

Es el nombre del perifrico.
Es la direccin en la que se encuentra el perifrico.
Es el distrito al que pertenece el perifrico.
Luego del registro de un perifrico se tiene la siguiente informacin.
Enlace
Modifica
Perifrico.
Eliminar
registro.
b.
Modificar Perifrico.- Para modificar un perifrico ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c.
Eliminar Perifrico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el

botn Eliminar (smbolo ).
d.
Reporte de Datos del Perifrico.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
48
el
2012
10. Fechas Especiales IE

Administracin IE -> Fechas especiales.
Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o
no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden
identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar
asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como
puede ser un sbado o un domingo.
Agregar
especial.
fecha
a.
Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos

Cdigo
Descripcin
Tipo fecha Especial
49
Identificador de la fecha especial, este nmero es

autogenerado por el sistema.
Descripcin de la fecha especial
Tipo de fecha especial
Fecha Desde
Fecha Hasta
2012
Fecha no laborable significa que no se registrar

asistencia a los estudiantes ni al personal docente.
Es la fecha que marca el inicio de las fechas
especiales.
Es la fecha que marca el final de las fechas
especiales.
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la

asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:
Enlace Modificar
fecha especial.
Eliminar
registro.
b.
Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c.
Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego
d.
Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de

fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.
el
Por defecto aparecen

marcadas todas las
fechas
especiales
generales.
Al poner el botn Grabar, queda as el registro.
50
2012
11. Padrn Nacional del Personal

Administracin IE -> Registro de personal.
Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa
(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en
el sistema.
Eliminar
registro.
Modificar datos
del personal.
Bsqueda
por filtros.
Registrar nuevo
personal.
Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por
apellidos, nombre y cdigo modular.
51
Seleccione
criterio
bsqueda.
2012
el
de
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo
cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego
ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Calendario para
elegir la fecha.
Listado de Ubigeo.
Seleccione el ao escolar en
curso.

Nmero Personal
Tipo documento
52
Identificador asignado por el sistema.

Tipo y nmero de documento de identidad. Si
despus de haber registrado el tipo y nmero de
documento, el sistema reconoce que ya existen
alguna persona (estudiante, personal o familiar) con
el mismo documento, entonces se mostrar un
mensaje similar al siguiente:
Es personal SUP
Sexo
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Pas Nacimiento
Fecha Nacimiento
Nmero Colegiatura
Lugar Nacimiento
Nivel Instruccin
Asociar ao acadmico
2012
Si se trata de la misma persona y si es confirmado,

entonces los datos son precargados.
Indica que si el personal siendo registrado est
incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas),
entonces los datos son extrados y no pueden ser
modificados.
Gnero masculino o femenino
Apellido paterno del personal
Apellido Materno del personal
Nombre completo del personal
Pas de origen de la persona
Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)
Nmero de la colegiatura profesional del personal (es
un dato opcional)
Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia,
distrito)
Nivel de instruccin de la persona
Corresponde al ao acadmico que el personal
labora en la Institucin Educativa que realiza el
registro.
El registro del lugar de nacimiento

El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se
extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,
provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar
directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana
similar a la siguiente:
Buscar texto
ingresado.
Permite
hacer
bsquedas
exactas al texto de
detalle ingresado.
Seleccin el
registro.
Listado Ubicacin Geogrfica

53
2012
Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el

usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le
mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una
bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado:
Como puede observar solo se

muestran cinco pginas para que
el usuario pueda ubicar el distrito
con mayor rpidez.
Asociar ao acadmico.
Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en
un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar
el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):
Seleccione los aos

acadmicos y luego
pulse
el
botn
agregar.
Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn
Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de
bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros.
a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al
suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo
modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar,
54
2012
muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de

personal para su mantenimiento.

Cdigo Personal
Cdigo Modular
Tipo de Documento
Nmero de Documento
Identificador asignado por el sistema

Identificador de personal
Documento de identidad
Nmero de documento de identidad
b. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar

un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego
de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo,
tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de
registro de personal para su mantenimiento.
El botn Buscar nos

mostrara la siguiente
pantalla.
Al presionar este botn se muestran la ventana siguiente:
2. El botn Buscar nos

mostrara todos los registros
que coinciden con la palabra
que ha ingresado.
1. Ingrese todo el apellido o

nombre (parte de cualquiera de
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrar, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido paterno
o materno.
3. Clic sobre el registro el cual abrir

la siguiente imagen.
Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde

muestra los datos del personal que hemos estado buscando
55
2012
Muestra todos los datos de la

persona que estaba buscando.
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda
Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea
cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin
(impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal solo puede ser
modificado por la IE en la que inicialmente se registr al personal.
Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el
registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los
documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Registro de documentos de identidad.
El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad
al modificar el registro.
Agrega un nuevo
documento.
Editar.
Eliminar.
Agrega documento.
Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de

documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
56
2012
Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.

Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de
su domicilio.
Listado de Ubigeo.
57
Lugar Nacimiento
Direccin
Telfono
Tipo de servidor
Condicin
Ubicacin geogrfica
Direccin de la persona
Nmero telefnico de la persona
Tipo de servidor pblico
Condicin laboral
Cargo
Cargo del personal dentro de la institucin

educativa:
Nivel Magisterial
Nivel en el magisterio.
Tipo de Personal
Tipo de contrato del personal.
2012
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por
Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un
mensaje de confirmacin de la accin.
Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que
pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El
mensaje es similar al siguiente:
58
2012
12. Registro del Personal de la IE

Administracin IE -> Asig. de personal.
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relacin del personal de la Institucin
Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), as como tambin nos permite realizar
bsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que
labora en la Institucin Educativa en un ao acadmico determinado. Note que es
importante el ao acadmico porque el personal que labora en un ao acadmico suele
ser diferente de un ao para otro.
Estado Activo o
No Activo.
Cdigo modular
personal de la IE.
del
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Esta opcin tambin permite la asignacin de reas curriculares que estn bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
59
a)
2012
Bsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de bsqueda nos permiten ubicar
fcilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignacin o edicin. Puede
hacerse por apellidos y nombres as como por cdigo modular.
Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.
b)
Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el
botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
seleccin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar. Inicialmente
se muestra la siguiente ventana:
Filtros y criterios de Bsqueda:
Existen diferentes filtros

por los cuales es
posible obtener los
datos del personal de la
IE.
Es posible elegir algn criterio de filtro, como por ejemplo:
60
2012
Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de bsqueda:

Apellidos y nombres
Cdigo modular
Tipo y nmero de
documento
mbito de Bsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o
a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el mbito de bsqueda
correspondiente: seleccionar En esta IE o la opcin En general,
respectivamente.
Esta opcin muestra solo el

personal que labora en la I.E.
Esta opcin muestra

todo el personal en
general.
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar.
Despus de seleccionar el personal de la institucin educativa y pulsar el botn

grabar nos mostrar la siguiente ventana.
61
2012
El estado del personal en el ao es Inactivo por defecto. Para que el docente

pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el
cono
y mostrara la siguiente ventana de confirmacin a lo cual tiene que pulsar
Aceptar.
Despus de pulsa Aceptar el estado cambiar a Activo como se muestra en la

siguiente ventana:
Cambio a estado
Activo.
c)
Identificar a personal como responsable de matrcula.- Un personal de IE en un

ao determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrcula de la
institucin educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable
matrcula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los conos de esta columna
es posible cambiar el estado. Los estados son:
Es responsable de matrcula
No es responsable de matrcula
Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institucin educativa y
permite que solo se visualicen los responsables de matrcula.
62
2012
En este punto se indica

quin
es
el
responsable
de
matrcula
de
la
seccin.
NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrcula no se afectan los registros

de responsables de matrculas de la seccin anteriormente atribuidos en el
sistema.
d)
Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar ms datos
asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic
sobre el cdigo modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a
la siguiente:
Hacer clic en este link

y se podr modificar
los datos del personal
de la IE.
Los datos que se pueden modificar son los siguientes:

Cargo:
63
El cargo de un personal de la institucin educativa puede

variar ao a ao. El sistema considera nicamente un solo
cargo para el ao. El cargo del personal de la institucin
educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de
matrcula. Por ejemplo:
Responsable
de matrcula
Estado
e)
2012
Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables

de matrcula. Es lo mismo que la identificacin del personal
como responsable de matrcula
Corresponde al estado del personal de la IE en el ao en
curso.
Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el ao ubique el

registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). NOTA: Esta eliminacin
no borra el personal de la IE, nicamente
hace laconstar que en el referido ao
Botn para eliminar
acadmico el personal seleccionado
no
estar
participando.
asociacin del docente
a
la IE en el ao
acadmico en curso.
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato, el
sistema mostrar la siguiente ventana de advertencia la cual no permitir que se
elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un rea determinada para una seccin.
f)
Asignar Personal de la IE por reas.- Mediante esta opcin es posible asociar un

personal de la IE a un grupo de reas con el objetivo que sea este personal quien
posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.
Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de
reas asociadas al personal.
64
2012
Para asignar reas al personal se

ingresa a este enlace. El cero indica
que no tiene reas asignadas.
Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el personal
de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea)
Al agregar reas se muestra la siguiente ventana.
El sistema solicita los siguientes datos:

Diseo
Grado
Es el diseo curricular que agrupa el o las reas que el

personal va a asociarse.
Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.
Area
Estado
Es el rea que ser asociada al personal

Es el estado de la asociacin
El registro puede quedar de la siguiente manera:
65
2012
Cuando se graba el registro, se puede observar la asignacin que el personal tiene

para un rea en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones.
Finalmente se deber indicar cules son las secciones que estarn a cargo por el
docente.
Para asignar secciones

al
personal se ingresa a este enlace.
El cero indica que no tiene
secciones asignadas para el grado
y rea.
g)
Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la
opcin de Grados y Secciones.
Esta asignacin permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un
docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del
sistema, pueda solo acceder y actualizar a la informacin que le corresponda,
principalmente con respecto al proceso de evaluacin.
Al pulsar el botn Agregar, se muestra la siguiente ventana:
66
2012
En esta ventana se registran los siguientes datos:

Seccin
Da
Hora
Desde
Hasta
h)
Es la seccin donde el personal (docente) va a ser

responsable del rea.
Viene a ser el da de la semana que sern las sesiones de
clase.
El botn permite obtener el listado de las horas pedaggicas

definidas a nivel de toda la institucin educativa
Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesin de clases,
en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30)
Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesin de clases.
Imprimir el personal de la Institucin Educativa.- Mediante el botn Imprimir,

es posible obtener los siguientes listados del personal:
Ejemplos de estos listados se muestran a continuacin:

Listado de personal de la institucin educativa:
67
Listado de cumpleaos del personal de la institucin educativa:
68
2012
2012
13. Administrar Roles

Administracin IE -> Seguridad -> Administrar roles.
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada
Institucin Educativa, podr darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.
Al pulsar la opcin de usuarios abrir

la ventana donde se encuentra la lista
de usuarios de un determinado Rol.
Al hacer clic en el enlace de actualizar

Privilegios abrir la ventana donde mostrara
la lista de privilegios las cuales se podr
modificar de cuerdo al requerimiento.
Al pulsar agregar se abrir la siguiente ventana ingrese la informacin solicitada y pulse el

botn grabar.
69
2012
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Id Rol
Descripcin
El cdigo el cual va identificar al Rol

La descripcin del Rol
Al pulsar en la opcin de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relacin de

usuarios de un determinado rol
Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los
privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios
pulse guardar.
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de
mantenimiento.
El icono de lpiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento
Seleccione el privilegio que tendr el

usuario de la IE.
Leyenda.
70
2012
14. Mantenimiento de usuarios

Administracin IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.
Esta opcin permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un

personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, as mismo
se le asigna un rol determinado el cual tendr privilegios
En el caso que quiera realizar alguna

modificacin pulse sobre el usuario.
Al pulsar la opcin de agregar abre la siguiente ventana
71
2012
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Personal I.E asociado
Seleccione el personal que est asociado a la I.E. El sistema

mostrar nicamente los usuarios que se encuentren activos
en el ao acadmico en curso. La siguiente pantalla muestra
en un recuadro los usuarios que seran incluidos.
Login Usuario
Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al

sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del
personal de la IE, si es que existiera.
Contrasea
Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema.
Confirmar contrasea
Ingrese nuevamente la contrasea, debe coincidir a la
contrasea ingresada en el campo anterior.
Correo Electrnico
Ingrese el correo electrnico del usuario. El sistema va a
validar que el formato del correo sea vlido.
Cambiar password 1era SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentar
vez
una ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podr entrar al sistema directamente
Rol
Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institucin educativa
tenga solo un usuario (login) en la institucin educativa.
72
2012
15. Asignacin Accesos a Familiar

Administracin IE -> Seguridad -> Asignacin de accesos a familiar.
Esta opcin permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante
para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver informacin de notas y asistencia
del estudiante a su cargo.
Inicialmente, el usuario ingresa a la opcin y se muestra una ventana similar a la siguiente:
Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:
73
2012
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son

Cdigo de familiar
El cdigo que identifica al familiar
Luego de la bsqueda se muestra la informacin actual del familiar.

Apellidos y nombres
Domicilio
Centro de trabajo
Telfono
Email
Cuenta Usuario
Usuario login
Se muestran los apellidos y nombres del familiar

Se muestran el domicilio
Se muestra el centro de trabajo del familiar.
Se muestra el telfono del familiar
Se muestra la cuenta de correo electrnico del familiar,
Va indicar que est habilitado para ingresar al sistema
Usuario con el cual va ingresar al sistema
Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del
familiar y despus pulse el botn Buscar
Ingrese la informacin requerida y

pulse buscar.
Doble
clic
para
seleccionar al familiar.
Despus de pulsar sobre el registro regresar a la ventana anterior donde se puede

observar los datos del familiar, pulse el botn modificar para seleccionar los estudiantes
asociados al familiar en la IE correspondiente.
74
2012
Pulse el botn modificar para que

pueda realizar las modificaciones
correspondientes.
Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:
Despus de pulsar modificar se va

habilitar para que pueda seleccionar.
Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se
grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave
sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.
75
2012
Despus pulse aceptar y mostrar la siguiente ventana.
Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podr acceder mediante el

enlace correspondiente.
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara
directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra
en la siguiente ventana.
Seleccionar al estudiante y
pulse grabar.
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la
cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.
76
2012
16. Envo de mensajes

Administracin IE -> Envo de mensajes.
Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias

de Gestin educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opcin de
Envo de Mensajes tras lo cual se mostrar una pantalla similar a la siguiente:
a.
77
Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
2012
Los datos que se registran en los mensajes creados son:

ID Mensaje
Asunto
Mensaje
Adjunto
Ubicacin
Identificador del mensaje.

Es un breve resumen del contenido del mensaje.
Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto
formateado
Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto
que previamente existe almacenado.
Permite al usuario configurar la ubicacin del
mensaje en la ventana del destinatario.
Las opciones disponibles son:
rea de trabajo: El mensaje ser visualizado enAqu
el se muestra el aviso
de la presencia del
rea de trabajo del destinatario.
mensaje.
Persistencia
Destinatarios
Splash: El mensaje ser visualizado cada vez que

el usuario destinatario ingrese al sistema.
Es posible configurar tambin el tiempo que el
usuario desea que el mensaje sea visto por los
usuarios destinatarios. Este valor depende del
contenido y de la importancia del mensaje. Los
valores posibles son:
Una sola vez: El mensaje se mostrar una sola
vez.
Hasta desactivar: El mensaje se mostrar hasta
que el destinatario indique la desactivacin.
Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos
que se remita el mensaje que estamos creando.
Para ello es posible seleccionar a un conjunto de
contactos dentro del sistema.
Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el
botn Buscar Destinatarios
Bsqueda de destinatarios.
Al pulsar el botn de bsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrar la ventana que
permite la inclusin de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje
que viene siendo creado. En ese momento se mostrar una ventana similar a la
siguiente:
78
2012
Note que es posible

definir
un
alcance
diferente para cada
mensaje.
Los campos de esta ventana son los siguientes:

Alcance
Criterio
Dato
Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a

enviar el mensaje. Puede ser:
Individual: Significa que el mensaje ser enviado a
un destinatario (usuario del sistema especfico).
Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM,
OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el
mensaje ser enviado a todos los usuarios de una
de estas dependencias.
Es un criterio de bsqueda que permite filtrar ya
sea por cdigo o nombre.
Es una cadena de caracteres que permite filtrar
Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:
Note que es posible

modificar el formato del
mensaje a travs de este
grupo de herramientas.
Cuando la elaboracin de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a

grabarlo y posteriormente a enviarlo.
Cuando se pulsa el botn de Slo grabar es posible modificar el mensaje
posteriormente. En cambio, si se pulsa el botn de Grabar y enviar, entonces el
79
Use este cono para

enviar el mensaje.
2012
mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones,

se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.
Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el cono

realiza el envo del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:
se
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b.
Visualizar mensajes:
Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del rea de
trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el
mensaje se haya configurado con la Ubicacin para reas de trabajo.
Un mensaje pendiente significa que no ha sido ledo. El mensaje completo es similar
al siguiente:
Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrar de la siguiente manera:
Haciendo clic ac se va
a poder descargar el
archivo adjunto.
80
2012
17. Solicitud de creacin de talleres

Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un ao
acadmico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el
proceso de enseanza impartido.
Cada institucin educativa puede solicitar la creacin de talleres a travs del sistema
SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intencin de uniformizar los nombres
y criterios se necesita una aprobacin de la solicitud del taller por parte de la instancia
educativa correspondiente a la IE.
Para definir un taller se requiere la siguiente informacin:
-
El nombre del taller.

Los criterios de evaluacin del taller.
Los grados a los que est dirigido el taller.
Ante la creacin de un taller, la institucin educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, ser puesto a disposicin de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas ltimas o lo tomen como base para
creacin de nuevos talleres.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de creacin de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestin educativa local, quien visa y aprueba la creacin del taller.
Solicitud de creacin del taller
Al ingresar a esta opcin, inicialmente no se muestra informacin alguna. Si ya existieran
datos, el usuario proceder a buscar las solicitudes de creacin de talleres generados por
la institucin educativa en el ao acadmico en curso.
Inicialmente
visualizan
registradas.
no
se
solicitudes
a. Registrar la solicitud de creacin de talleres.

Al hacer clic al botn Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de creacin de taller, similar a la siguiente ventana:
81
2012
Los datos que se solicitan son:

N de Solicitud
Rectificacin
Fecha de solicitud
Doc. referencia
Diseo curricular
Detalle
Taller base
Nuevo taller
Grados
de Es un nmero autogenerado por el sistema. Es

correlativo a la IE durante un ao acadmico.
Es la fecha que se ha generado la solicitud
oficialmente.
Es un breve descriptivo o documento de referencia que
justifica la creacin del taller en la institucin educativa.
Es recomendable que ante los documentos que se
hacen referencia deba existir alguno que mencione que
no existen talleres registrados en el sistema similares
al que se desea incorporar.
Es el diseo curricular vigente en el ao acadmico en
curso.
Es un sustento para la creacin del taller.
Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces
se est manifestando que el taller que se est
solicitando no tiene ninguno similar previamente
registrado en el sistema.
Si el usuario indica algn taller, significa que el taller
siendo solicitado difiere solo en los criterios de
evaluacin. Esto se hace con el fin de mantener la
uniformidad del nombre.
Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no
se ha indicado un taller base.
Son los grados del nivel acadmico a los que se
ofrecer el taller. Se recomienda que se activen todos
los grados, de esta manera, las instituciones educativas
que deseen aplicar este taller podrn determinar los
grados que corresponda.
Al hacer clic en el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
82
2012
Es posible eliminar una

solicitud
generada
antes de ser remitida.
Use este botn para

mostrar (+) u ocultar (-)
el detalle de la solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botn Modificar.
b. Registro de criterios de evaluacin
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluacin que sern agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botn Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluacin que se determinen en
una solicitud aplicarn para todos los grados previamente seleccionados.
Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Para agregar un nuevo criterio de evaluacin se debe hacer clic en el botn Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
83
2012
Luego de presionar el botn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecern en
la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deber presionar el botn Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
c. Registro de solicitud de creacin de talleres con taller base.

Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se
registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el
siguiente formulario tiene un taller base.
84
2012
Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluacin (de
acuerdo al grado).
Para agregar criterios de evaluacin a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinacin de ellas:
Asociando uno o ms criterios de evaluacin del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botn Agregar existente. Aparecer entonces la
siguiente ventana:
Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluacin requeridos, entonces se

mostrar la ventana principal de esta forma:
El dato de la procedencia se
refiere al cdigo de criterio de
evaluacin original en el taller
base.
Ingresando uno a uno los criterios de evaluacin, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acpite algunas lneas arriba.
d. Remitir solicitud de creacin de talleres.

Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botn Remitir, tras lo cual aparece la siguiente
ventana:
85
2012
Una vez que se confirma la remisin, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestin educativa
local, para su revisin y correspondiente aprobacin.
e. Tratamiento de las solicitudes de creacin de talleres aprobadas.
Una vez aprobada la solicitud, recin es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institucin educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las reas impartidas:
Si se consulta las reas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado
Note que ya aparece el taller

solicitado. Puede ser eliminado
86
2012
18. Programacin de talleres

Esta opcin permite registrar los talleres de la institucin educativa en un ao escolar.
Estos talleres tienen la caracterstica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un
estudiante puede seleccionar uno o ms de los talleres ofertados por la institucin
educativa.
Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres
convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean
asistir.
La programacin de talleres tiene las siguientes caractersticas:
a. Estn asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la
institucin educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden
llevar un mismo taller.
b. La institucin educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opcin de Datos generales de la Institucin Educativa:
Esta I.E. se maneja con

talleres seleccionables.
Regresando a la opcin de Programacin de Talleres, al ingresar a esta opcin el sistema

muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institucin educativa para el ao
escolar en curso. Por ejemplo:
87
2012
Solo
es
posible
eliminar
una
programacin de taller
siempre
que
no
existan
estudiantes
asociados.
Agregar una nueva programacin de taller.

Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:
El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuacin.

ID
Diseo curricular
Nivel educativo
Grado
Taller
Aula
88
Es el identificador de la programacin de taller.

Es un nmero correlativo en todo el ao escolar.
Indica el diseo curricular activo para la I.E.
Indica el nivel educativo de la I.E.
Se debe ingresar el grado a donde est dirigido el
taller.
Viene a ser un rea definida como selectiva y que
se ha configurado para el grado previamente
registrado.
Es el aula de la institucin educativa donde se
dictar el taller.

Texto
Periodos
2012
Es el texto de detalle del contenido del taller. Es

un dato referencial.
Aqu se indican los periodos en los que son
dictados los talleres en el ao acadmico. Los
periodo pueden no ser consecutivos y el
estudiante debe asistir y ser calificado por
periodos (siempre y cuando la institucin
educativa ingrese calificaciones por periodos).
El sistema validar que al menos un periodo
quede marcado, de esta manera el sistema se
asegura que los estudiantes que llevan el taller
tengan sus notas para el periodo.
Tambin al desmarcar un periodo, el sistema
verifica que no existan notas registradas, de lo
contrario se muestra un mensaje:
El botn Grabar graba todos

la informacin del formulario,
incluyendo los periodos que
programados
por
taller
electivo.
Estos son los periodos de la

IE en el ao escolar.
Marcando este check se

marca y desmarca los
periodos del ao en la IE.
Siempre debe existir

al menos un taller.
Modificar una programacin de taller

Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la
programacin del taller.
89
2012
Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programacin de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que estn llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Listar las programaciones de taller
Pulsando el botn Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.
90
19.
2012
Registro de estudiantes
Estudiantes -> Registro de estudiantes.
Esta opcin permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
educativa.
Permite regresar siempre

a la opcin de identificar
al estudiante.
Indicadores
secuencia.
Se indica el ao escolar
con el que se est
trabajando.
de
Botn
que
permite
avanzar a la siguiente
actividad.
Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe

completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden
actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes caractersticas:
91
Accede a la seccin
de bsqueda de
estudiantes.
2012
Este es el grupo de
informacin de la
matrcula que es
solicitada.
Formularios de registro de
informacin asociada al
estudiante.
Los semforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color
Rojo
Verde
Amarillo
Significado
No es posible ingresar al formulario.
El ingreso de datos est completo. Es posible ingresar al formulario.
El ingreso de datos no est completo. Es posible ingresar al formulario.
a. Estudiante > Identificar

Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opcin y permite identificar y
ubicar un estudiante ya sea por el cdigo de estudiante, documento de identidad o
apellidos y nombres.
Al ingresar el Cdigo del Estudiante y hacer clic al botn Siguiente, el sistema validar si el
estudiante est registrado en el SIAGIE, si es as mostrar el siguiente mensaje:
De lo contrario, presentar el siguiente mensaje:
92
2012
b. Estudiante > Principal

Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Los datos que se registran en este formulario son los siguientes:

Cdigo Estudiante
Posee apellidos
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Sexo
Estado Civil
Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo

nacional.
Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno
y/o materno.
Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto
de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo ser
presentado en letras maysculas. Esto aplica tambin para el
apellido materno.
Apellido materno del estudiante.
Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para
efectos de la presentacin de los formatos oficiales (por ejemplo
nmina de matrcula) la presentacin de este campo es siempre:
La primera letra con mayscula y las siguientes con
minsculas.
Sin embargo como excepcin a esta regla y solo en la
presentacin de los formatos oficiales se considera que los
nombres que lleven las palabra compuestas del y de los sern
presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por
ejemplo:
Mara Del Carmen, Mara del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor
de los ngeles, etc.
Gnero masculino (Hombre) o femenino (Mujer)
Condicin del estudiante:
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los
estudiante)
formatos .jpg, .bmp.
93
2012
Hacer clic en el botn Cargar Foto y aparecer una solicitud de

ingreso de la ubicacin del archivo donde se encuentra la
fotografa del estudiante (ruta imagen):
Pulsando el botn Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en

alguna carpeta de su estacin de trabajo, luego al pulsar el botn
Grabar, se muestra la foto del estudiante.
Datos de nacimiento
Fecha Nacimiento
Pas Nacimiento
Ubigeo INEI
Reniec
Otros datos
Lengua maternal
Segunda lengua
94
Fecha de nacimiento
Pas de origen del estudiante
Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica. Se activa siempre
y cuando el pas de nacimiento es Per.
Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Registro Nacional de Identidad y Estado Civil.
Mediante esta opcin es posible buscar una ubicacin geogrfica
por departamento, provincia o distrito. El usuario tendr que
ingresar el nombre del lugar donde naci el estudiante y presionar
el botn Buscar Ubigeo, luego seleccionar un registro indicando
clic en el icono Check.
Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC
respectivamente, as como tambin se muestra el nombre del
departamento, provincia y distrito.
Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista).

Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).
2012
Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botn
Grabar, se mostrar un mensaje de confirmacin al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarn grabados en el sistema.
Luego deber indicar el botn Siguiente para pasar al formulario Domicilio.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botn Modificar para
que el sistema le permita la actualizacin de los datos. Luego hacer clic en botn Grabar
para guardar los cambios.
c. Estudiante > Domicilio
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son:

Ao
Direccin
Lugar
Telfono
Lugar Residencia
Ao desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es

registrada.
Detalle de la direccin del domicilio del estudiante. Es un
dato obligatorio
Lugar de domicilio (o referencia)
Telfono de domicilio
Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante. Utilizar el
mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en
el formulario principal
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
95
2012
Esta es la lista que se va

actualizando. Es posible
modificar o eliminar el
registro, usando los conos
respectivamente.
d. Estudiante > Laboral

Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Ao
Edad
Ao de inicio de labores.
Edad correspondiente al ao de labores. El sistema
valida que la edad corresponda al ao registrado antes
y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Tipo Actividad
Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que

realiza el estudiante.
Descripcin del trabajo
Detalle del trabajo o las labores realizadas
Horas Semanales de Nmero de horas semanales que labora el estudiante.
trabajo
Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
96
2012
Esta es la lista que se va

actualizando. Es posible
visualizar, editar o eliminar el
registro, usando los conos
respectivamente.
e. Estudiante > Datos Complementarios

Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como
documentos de identidad y otros datos de inters principalmente para la ficha de
matrcula. Este formulario est divido en dos secciones: Documento y Otros Datos.
Seccin Documentos:
En esta seccin se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjera, etc.
97
2012
Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el nmero de documento deber

seleccionar el botn Grabar. En seguida el sistema actualizar la lista de documentos.
Esta lista nos permitir realizar acciones de mantenimiento (edicin y eliminacin
)a
los registros.
Seccin Otros Datos:
En esta seccin se registran otros datos del estudiante que sern mostrados en la ficha de
la matrcula, tales como: lengua materna, segunda lengua, nmero de hermanos, lugar
que ocupa, religin, etc. Para esto deber hacer clic al botn Modificar.

Otros datos (del estudiante)
Nro. Hermanos
Lugar que ocupa
Religin
Nmero de hermanos del estudiante.

Orden que ocupa entre los hermanos.
Religin que profesa.
Tipo de Discapacidad
Tipo de discapacidad que tiene el estudiante
Parto
Modo de nacimiento del estudiante
Obs. del Parto
Detalles del modo de nacimiento.
Luego de ingresar los otros datos deber hacer clic en el botn Grabar.
f.
Salud > Controles
Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la informacin de la

salud del estudiante que puede ser til para su proceso educativo.
98
2012
Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.

Fecha
Control
Fecha de la toma de informacin realizada.

Tipo de control realizado.
Resultado
Observaciones
Resultado de la consulta realizada.

Detalle u observaciones adicionales.
g. Salud > Estado

Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la informacin del estado de salud del.
Este formulario est divido en dos secciones: Datos del Estado de Salud y Alergias,
Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre.
Seccin Datos del Estado de Salud:

En esta seccin se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante
durante su vida.
99
2012
Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Seccin Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre:
En esta seccin se ingresan las alergias, experiencias traumticas y el tipo de sangre del
estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula. Para esto deber indicar el
botn Modificar, luego el sistema habilitar los atributos para su respectivo registro.

Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre
Alergias
Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia traumtica
Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre
Tipo de sangre del estudiante
Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botn Grabar.

h. Salud > Actividad
Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la evolucin de la actividad psicomotriz y
lenguaje del estudiante:
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar.
100
2012

Edad
Actividad
Aspecto
i.
Es la edad del estudiante (expresada en aos y

meses) en la que se dio la actividad.
Es un evento de importancia en la actividad
psicomotriz o de lenguaje del estudiante.
Dependiendo de la actividad registrada en el campo

anterior, se determina cul es el aspecto asociado
automticamente.
Familia > Informacin
Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El

procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar,
se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior.
Para asociar el apoderado al momento de la matrcula, es necesario haber registrado al
familiar en este formulario.
Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones
101
2012

Datos principales
Parentesco
Relacin del familiar con el estudiante
Documento
Tipo y nmero de documento
Si el documento ingresado ya existe registrado en el

sistema, entonces se muestra un mensaje similar al
siguiente:
Posee apellidos
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Vive?
Vive con estudiante
Sexo
Estado Civil
En caso que el usuario confirme y contine, entonces

los datos de la persona sern automticamente
cargados.
Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los
familiares de los estudiantes.
Apellido paterno del familiar
Apellido materno del familiar
Nombres del familiar
Estado de existencia del familiar
Indicador si el familiar vive con el estudiante
Gnero masculino o femenino
Estado civil del familiar
Datos del nacimiento del familiar

Fecha Nacimiento
Fecha de nacimiento
Pas Nacimiento
Pas de nacimiento del familiar. Note que si elige Per
se va a activar la bsqueda del Ubigeo.
Ubigeo
Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en
el cdigo de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre
y cuando se elija el pas de nacimiento a Per.
Otros datos del familiar
Domicilio
Direccin de vivienda del familiar
Telfono
Nmero telefnico del familiar
Celular
Nmero de telfono mvil del familiar
Grado Instruccin
Grado alcanzado.
102

Ocupacin
Centro de trabajo
Email
2012
Cargo o tarea que realiza el familiar

Centro de labores del familiar
Correo electrnico del familiar.
Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la informacin contenida en el sistema, por ejemplo:
-
103
El estudiante no puede tener ms de un padre o madre.

Un familiar no debe estar asociado ms de una vez a un mismo estudiante.
Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona
existe en la base de datos, el sistema solicitar la confirmacin si se est intentando
asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.
2012
20. Matrcula de estudiantes

Matrcula -> Matrcula -> Matrcula individual.
Esta opcin permite realizar el registro y tambin la matrcula de un estudiante. La ventana

principal se muestra de la siguiente manera:
educativa.
Permite
regresar
siempre a la opcin
de identificar al
estudiante.
Indicadores
secuencia.
de
Ao escolar con el que se

est trabajando.
Botn que permite

avanzar a la siguiente
actividad
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestaas:
104
2012
a. Matrcula > Matricular

Este formulario permite registrar la matrcula del estudiante, para el ao acadmico y la IE
que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la
ventana.
En este formulario todos son datos obligatorios a excepcin del registro de observaciones.
Para esto deber hacer clic el botn Modificar, luego el sistema le permitir actualizar los
registros.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:
Datos de matrcula
Situacin matrcula
105
Ingresante
El estudiante ingresa a
estudiar en la IE al primer
grado del nivel.
Promovido
El
estudiante
ha
sido
promovido desde el grado
anterior.
Repite
El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha
repetido el grado.
Reentrante
El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
diferente ao escolar (para
EBR)
Reingresante
El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
2012
diferente ao escolar (para

EBA)
Estado
Grado
Fecha de matrcula:
Seccin
Muestra el estado de la matrcula del estudiante para el ao

escolar o periodo promocional.
Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la
matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el
registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se
permitir el primer grado del nivel.
Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha
se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las
matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema.
El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un
registro de matrcula.
Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el
sistema.
Condicin de Matricula
Datos del apoderado

Apoderado
Vive?
De los familiares de estudiante que se han registrado se

podr elegir un apoderado para el ao escolar seleccionado.
Se muestra el tipo de relacin familiar del apoderado con el
estudiante.
Estado de existencia del apoderado.
Vive con el estudiante
Indicador si el apoderado vive con el estudiante
Parentesco
Datos laborales del estudiante

Trabaja
Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas

semanales en la cual se tiene que poner las horas
correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la
cual se tiene que elegir una de las dos opciones
Condicin Laboral
Horas semanales
Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad

de horas semanales.
Datos de procedencia del estudiante
Tipo Procedencia
I.E Procedencia
106
Misma IE
El estudiante procede de la
misma IE para esta matrcula.
Otra IE
El estudiante procede de una

IE diferente a la de la
matrcula.
Su casa
El estudiante no proviene de
ninguna IE.
Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la

IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.
Para buscar una institucin educativa en particular por
nombre, se puede hacer clic en el cono Buscar tras lo cual
se muestra una ventana similar a la siguiente:
2012
Ingresando los criterios de bsqueda de inters se muestra

la informacin de esta manera:
Observacin
Tambin podr digitar directamente el cdigo modular de la

IE con el anexo en lugar hacer clic en el cono Buscar.
Se ingresa un texto asociado a la matrcula.
Al pulsar el botn Grabar, se mostrar al usuario un mensaje de confirmacin para que se

proceda a la grabacin de los datos registrados.
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo ao acadmico

(aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo
de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.
Anular Matrcula
La anulacin de la matrcula solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el
estado de Pre-Matricula o En proceso y adems no exista ninguna informacin
relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Anular Matrcula, tras
lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Una vez anulada la matrcula no podr modificarla. Para eliminar fsicamente la matrcula
deber realizarse a travs de la opcin Estudiantes por Seccin.
Tratamiento de los controles de edad en la matrcula.
107
2012
En el tema de la matrcula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la

matrcula de estudiantes en algunos grados en funcin a las directivas emitidas por el
Ministerio de Educacin.
Este mecanismo de validacin funciona a travs de tres parmetros:
Fecha lmite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la
edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podr se
matriculado en dicho grado.
Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la
posibilidad de matrcula de los estudiantes, esta fecha permite la matrcula del estudiante
que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la
informacin que sustente la matrcula.
Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones.
En funcin de estos parmetros, el sistema realiza las siguientes validaciones
Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite

entonces se acepta la matrcula del estudiante.
Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite pero
antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrcula siempre y
cuando se presente la informacin que sustente.
Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha lmite y antes
de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrcula.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
-
La opcin de matrcula de estudiantes.

La opcin de prematrcula de estudiantes.
La opcin de nmina bsica de estudiantes.
Opcin de matrcula de estudiantes.

Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompaada de
un check de validacin en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del
estudiante presenta el cdigo de estudiante y la constancia de estudios.
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrcula segn la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
108
2012
b. Matrcula > Exonerar

Este es el formulario en donde se actualiza la informacin de las exoneraciones del
estudiante, las reas a cargo y programas sociales del estudiante para el ao escolar
seleccionado.
Para tener acceso a esta opcin previamente debe haber registrado la matrcula para el
ao acadmico actual.
Este formulario cuenta con tres secciones: reas Exoneradas, reas a Cargo y
Programas Sociales.
Seccin reas Exoneradas
En esta seccin podr registrar las reas exoneradas del estudiante para el ao
acadmico.
Para registrar un rea exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea exonerada de la lista, debe indicar las acciones

Diseo Curricular
rea
Resolucin
Fecha
Observaciones
Diseo curricular nacional o plan de estudios

rea genrica. No todas las reas pueden ser
exonerables. Solo se despliegan las reas que
pueden ser exonerables, como por ejemplo
Religin.
Documento que autoriza la exoneracin del
estudiante.
Calendario de fecha de exoneracin
Comentario u observacin referidas a la
exoneracin.
Seccin reas a Cargo

Esta seccin permite registrar las reas a cargo, siempre y cuando se trate de una
matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin
inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).
Tambin es posible que segn corresponda puede haber ms de un rea a cargo para un
estudiante en un ao acadmico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a
EBA, que tiene ms de uno).
109
2012
En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a

cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.
Para registrar un rea a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea a cargo de la lista, debe indicar las acciones
Los datos que se ingresan en esta ventana son:
Ao
Institucin Educativa
Diseo curricular
Grado
rea
Ao al que corresponde al rea a cargo.

Es la IE de procedencia en donde el estudiante
ha cursado el rea que lleva como cargo.
Es la estructura curricular
Es el grado al que corresponde el rea a cargo.
Debe ingresarse un rea precedente del grado
de matrcula.
Es el rea del diseo curricular que el estudiante
lleva como cargo.
Seccin Programas Sociales

Esta seccin permite registrar los programas sociales en los que est participando o
inscrito el estudiante para el ao acadmico actual.
El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE.
Para asignar uno o ms de los programas sociales mostrados, deber marcar el check,
luego indicar el botn Grabar.
Para quitar la asignacin de un programa social, simplemente deber desarmar el check y
a continuacin indicar el botn Grabar.
c. Matrcula > Imprimir

Este es el formulario final del proceso de matrcula de un estudiante, permite imprimir la
constancia de matrcula y la ficha nica de matrcula.
110
2012
Si escoge la primera opcin Constancia de Matrcula Estudiante y luego indica el botn

Imprimir, el sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la
constancia de matrcula.
Si selecciona la opcin Ficha nica de matrcula y luego indica el botn Imprimir, el

sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha nica de
Matrcula del estudiante.
En el caso que seleccione la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrar la

siguiente ventana.
111
2012
21. Nmina de Matrcula

Matrcula -> Nmina -> Generacin y envo.
Esta opcin permite generar los formatos oficiales de Nmina de Matrcula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institucin educativa. Tambin permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE a la que est
adscrita la IE.
Emisin del formato impreso de la nmina de matrcula.
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que
seleccionar
el
grado.
Seleccione la seccin.
Eleccin del formato:

Nomina de Matricula.
Nomina Adicional.
Debe seleccionar el grado, seccin y el formato a generar. Automticamente, en la parte

derecha de la ventana, se mostrarn los datos de Responsable de la matrcula, R.D
institucional, fecha de aprobacin, segn sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente
pantalla
112
2012
Estos datos se pueden actualizar en el

registro de la seccin, para el caso de
nominas de matricula o en el registro de
la resolucin IE, para caso de Nominas
Adicionales.
Pulse el botn
Generar Nmina.
Para el caso de Nominas de matrcula, pulse el botn Generar Nmina para que
muestre la imagen en PDF de la Nmina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrcula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolucin asociada al
grado y seccin.
Debe indicar la resolucin

asociada al grado y seccin
Luego de pulsar el botn de Generar Nomina, la imagen de la cara anterior es como

sigue:
113
2012
Sello de agua que indica que la

nmina no es an definitiva.
La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
NOTA: En caso que la seccin no contenga estudiantes matriculados, se mostrar un
Remisin del formato de la nmina de matrcula.

Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en
el paso n 02, tal como lo muestra este diagrama:
114
2012
Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin
registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Generar
nmina oficial final.
Luego de pulsar el botn de Generar Nmina aparecer una ventana de advertencia y

confirmacin similar a la siguiente:
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la
nmina de matrcula y se muestra la nmina en pantalla sin el sello de agua.
115
2012
Note que cuando la

nmina de matrcula es
la oficial final, ya no se
muestra el sello de
agua.
No es posible volver a generar el formato de nmina de la seccin en curso ya que la caja

de check Generar nmina oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado la nmina oficial
correspondiente, Por ejemplo:
En
este
sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
rechazado.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una coleccin de envo para
remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botn Envo de nminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
116
Note que es posible

armar un envo con
formatos de nminas
de
secciones
de
diferentes grados.
2012
Es
posible
tambin
ingresar un documento de
referencia que puede ser
el nmero de oficio de la
IE con la que se envan
los formatos.
Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las nminas de las secciones
seleccionadas sern incluidas en el envo que se est preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nminas es necesario volver a generar un nuevo envo.
Es en este punto en donde se genera la informacin de resumen que ser utilizada en el
Censo Escolar del ao correspondiente.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envo.
Este es el nmero de
envo.
Impresin del formato de envo.

Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de envo, con el fin de obtener un
listado rpido de las nminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado
como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresin
se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envo y pulsar el cono, es posible obtener el listado mencionado:
117
2012
22. Registro de Nmina Adicional

Matrcula -> Nmina -> Nmina adicional.
Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando
para sus matrculas adicionales.
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones
registradas.
Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolucin.
118
2012
Los datos que se registran en esta ventana son:

Id resolucin
Tipo resolucin
No est disponible para ingreso por el usuario.

Dependiendo del tipo de resolucin se activar la
finalidad. El tipo de resolucin identifica el
alcance que tiene las resoluciones siendo
registradas.
Finalidad
Por ejemplo para una resolucin jefatural se

activan estas finalidades.
N resolucin
Fecha de aprobacin
Responsable
Indique el nmero de resolucin

Es la fecha en la que se aprob la resolucin
Es el personal de la IE que se hace responsable
de la resolucin.
Es una fecha de control que permite agrupar los
registros de inters de la resolucin, segn la
finalidad de la resolucin. Por ejemplo, si se trata
de una resolucin con la finalidad de matrcula
adicional, entonces esta fecha corresponder al
inicio del rango para agrupar las matrculas.
Al igual que el campo anterior, corresponde al
rango final de agrupacin.
Es una descripcin breve o resumida de la
resolucin.
Es el texto de la resolucin
Fecha de inicio
Fecha de fin
Descripcin
Texto resolucin
Al grabar la resolucin, automticamente se actualiza la lista de resoluciones.
Mientras la resolucin est como

registrada, podr ser eliminada.
Note el cono siguiente

. Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al
usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema.
119
2012
En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botn Agregar, se muestran las matrculas nuevas que se encuentren en el

rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
En el caso que se desee ir agregando matrculas de acuerdo a un criterio de agrupacin

en especial, podr ir filtrando seleccionando la opcin Filtrar, lo cual permitir seleccionar
ya sea, grados secciones o estudiantes.
Si selecciona el filtro por grados
Si selecciona el filtro por secciones
120
2012
Si selecciona el filtro por estudiantes. Se

puede buscar por apellidos y nombres o
por cdigo de estudiante:
Al presionar el botn Grabar, se confirma a las matrculas de estudiantes y son cargados a

la resolucin, apareciendo de la siguiente manera:
Fjese en la leyenda, el engranaje ms oscuro significa que la resolucin se encuentra en

el estado de registrado.
Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas
asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una
resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir
confirmar la accin.
Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminacin del proceso
La resolucin pasa al estado de procesado y ya no podr ser eliminada ya que

desaparece el cono de eliminacin.
121
2012
23. Postergacin de Evaluacin

Evaluacin -> Postergacin -> Postergacin de evaluacin.
Esta opcin permite registrar la informacin de los estudiantes que no podrn rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrn rendir
posteriormente los exmenes
Despus de pulsar la opcin de Agregar abrir la siguiente ventana donde podr ingresar
la informacin solicitada por el sistema.
122
2012
Cdigo de Postergacin
Cdigo generado por el sistema
Grado
Grado que cursa el Estudiante
Seccin
Seccin que cursa el Estudiante
Nombre de Estudiante
Apellidos y Nombres del Estudiante
Motivo
Motivo por el cual el Estudiante no podr dar el

examen
Observaciones
Observaciones
Resolucin Postergacin
Resolucin de la Postergacin
Fecha de Postergacin
Fecha que se realiza la postergacin
Pulse el siguiente icono

siguiente ventana:
para que pueda realizar la bsqueda del estudiante, abrir la
Ingrese informacin del

estudiante y pulse buscar.
Despus de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.
Despus de ingresar toda la informacin solicitada por el sistema pulse grabar y le

mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante
123
2012
24. Carga de DNI desde Excel

Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.
Esta opcin permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un ao

acadmico en forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:
a)
Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a

descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
124
2012
El nombre del archivo tiene esta estructura:

Posiciones
Del 1 al 9
Del 10 al 18
Del 19 al 24
Del 25 al 28
Descripcin
Identifica que se trata de
un archivo de carga de
DNI
Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa y un separador
Es un separador y un
nmero de control
Es la extensin del
archivo
Ejemplo
CargaDNI_
03254640_
_34378
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.
Se puede indicar cualquier

otra ruta y el usuario puede
optar
por
crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
b)
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin
as como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los
estudiantes.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
125
2012
La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los

estudiantes de la Institucin Educativa.
Columna donde se deben

registrar
los
DNI
actualizados
de
los
estudiantes.
Columna donde se muestra los

DNI actuales de los estudiantes.
c)
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
Concluida la operacin el sistema mostrar una lista de las operaciones de carga de

DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
Si
existieran
problemas,
el
sistema muestra el
mensaje de error.
e)
126
Tambin es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.
2012
25. Estudiantes por seccin

Estudiantes -> Est. por seccin.
Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.
Secciones del grado.
Esta opcin tiene las siguientes funcionalidades:

a.
Orden Automtico
Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenar
automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.
127
2012
Pulse Orden Automtico.
b.
Orden Manual
Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
Se podr cambiar el orden

de la lista, cambiando el
orden de los nmeros.
En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn

cambiados
El usuario puede cambiar la

numeracin.
Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn

Grabar, obtenindose el siguiente resultado.
128
2012
En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de

grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En la opcin Orden Manual si usted ingresa un nmero de orden que excede al

total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldr la siguiente
ventana de advertencia.
c.
Cambio de estado de la matrcula de estudiantes.

Los cambios de estado de la matrcula de estudiantes se realizan mediante esta
pantalla. Los estados posibles son:
Pre matrcula
La matrcula del estudiante procede del proceso de promocin

del ao acadmico anterior.
En proceso
La matrcula es libre y no proviene del proceso de promocin

del ao acadmico anterior.
Definitiva
La matricula no puede ser modificada
Anulada
La matrcula fue anulada y no tiene validez. El usuario podr

eliminar toda la informacin del estudiante, pues se activa el
botn de eliminacin
Los cambios de estado posibles son los siguientes:
Pre matrcula
En proceso
Definitiva
Anulada
129
Pre matrcula
En proceso
Definitiva
Anulada
No
No
No
Si
No
No
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
Si
Si
No
2012
26. Padrn de Apoderados

Administracin IE -> Padrn de apod. x sec.
Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados de los estudiantes de una seccin
pudiendo tener filtros por grado, diseo curricular, seccin o grupo.
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Grado
Diseo Curricular
Grupo
Seccin
El grado del cual quiere saber la lista de apoderados

Escoger el diseo curricular
El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados
La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados
Despus de seleccionar todos los campos se mostrar la relacin de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.
130
2012
27. Cambio de Seccin del Estudiante

Estudiantes -> Cambio de seccin.
Esta opcin permite cambiar de seccin a un estudiante dentro de un mismo grado en el

transcurso del ao acadmico o periodo promocional y dentro de una misma institucin
educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del
estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas,
principalmente.
Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del
cual se va realizar el cambio de seccin.
a.
131
Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin hacer clic en el botn
hacer clic en el botn Grabar.
2012
Al pulsar abrir la
ventana de bsqueda
por el estudiante.
Los datos que se muestran / registran son:

Cdigo de matricula
Grado
Seccin
Nombre de estudiante
Fecha de cambio
Nueva seccin
Observaciones
Identificador nico de matrcula del educando

Grado del estudiante.
Seccin del estudiante
Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del
estudiante
Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe
estar dentro del ao acadmico en curso.
Es la seccin de destino a donde ser trasladado el
estudiante.
Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de
seccin del estudiante.
El registro, puede quedar de esta forma:
Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la

opcin.
Al pulsar este cono se

podr proceder al cambio
de seccin.
132
2012
Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado an. Para
lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Puede refrescar la pgina para poder ver el estado del proceso.
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificacin y eliminacin del

registro.
b. Reporte de cambios de seccin.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
133
Descripcin del reporte:

Cdigo de estudiante
Estudiante
Estado
Fecha
Observacin
Resolucin
Seccin Destino
Seccin Origen
134
Cdigo de identificacin del estudiante.

Apellidos y nombres del estudiante
Procesado, Registrado.
Fecha de registro del cambio de seccin
Motivo del cambio de seccin.
Numero de resolucin del cambio de seccin.
Seccin Destino del cambio.
Seccin Origen
2012
2012
28. Traslado de Estudiantes

Estudiantes -> Traslado estudiantes.
Esta opcin lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del ao
acadmico actual.
El usuario deber seleccionar un tipo de traslado y a continuacin hacer clic al botn
Listar Estudiante.
Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrar la siguiente ventana:
135
2012
29. Retiro de Estudiantes

Estudiantes -> Retiro estudiantes.
Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa

durante un ao acadmico.
Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa hacer clic
en el botn Agregar
Con lo cual se mostrar la siguiente ventana
Al pulsar abrir la ventana

de bsqueda por el
estudiante.
136
2012

Cdigo de retiro
Resolucin de retiro
Fecha retiro
Motivo retiro
Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante

Identificador asignado por el sistema
Nmero de la resolucin de traslado.
Fecha que va ser realizado el traslado.
Motivo por el cual se est retirando el estudiante.
Observaciones
Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del

estudiante.
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
Pulse el enlace para

modificar
la
informacin.
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la
Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das
que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce
al estudiante como retirado
(ver el color rojo de la
leyenda).
137
2012
30. Gestin de Traslados Ingreso

Estudiantes -> Gestin de traslados -> Ingreso.
Esta opcin permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:
Al hacer clic al botn Agregar, aparece la siguiente ventana:
138
2012

Tipo Traslado
IE Origen
Ao Origen
Ao Destino
Grado
Texto IE
1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe

haber culminado un grado promocin.
2 Por cambio de ao: En este caso el estudiante ha
finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar
el grado siguiente correspondiente al mismo nivel.
3 En el mismo ao: En este caso el estudiante cuenta
con matrcula en un ao escolar y desea cambiarse de
IE en el mismo ao.
Institucin educativa de donde proviene el estudiante.
Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn
el tipo de traslado y ao lectivo.
Apellidos y nombres del estudiante
Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn
el tipo de traslado y ao lectivo.
Se carga el grado segn el tipo traslado y la ltima
matrcula del estudiante.
Texto referencial u observacin.
El registro quedara de esta manera:
Al pulsar abrir la ventana de

bsqueda de la I.E de origen del
estudiante.
Al pulsar abrir la ventana de

bsqueda del estudiante.
El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de

ayuda siguiente:
139
2012
En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Cdigo Modular.
Las IIEE posibles de traslado a

buscar depender del tipo de
traslado.
Se puede filtrar para que se

muestren las IIEE que
pertenecen a un departamento
en especial.
Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opcin:
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin o liberacin de la matrcula la
cual deber realizarse por la IE Origen.
As mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrcula del estudiante el estado se
mostrar como sigue:
140
2012
Luego que haya sido aprobada la IE podr matricular al estudiante haciendo clic en el
botn
. Aparecer una ventana modal que le permitir elegir la Seccin y el Apoderado,
luego clic en matricular.
Luego de ello nos muestra una ventana de confirmacin:
141
2012
31. Gestin de Traslados Salida

Estudiantes -> Gestin de traslados -> Salida.
Esta opcin permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin/liberacin de la matricula.
Al dar clic en el botn
142
nos mostrar la siguiente ventana:
2012
En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o

rechazar el registro de traslado.
143
2012
32. Proceso de generacin de prematrcula

Matrcula -> Matrcula -> Matrcula automtica (prematrcula).
Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente ao acadmico. Se tienen dos procesos de prematrcula:
Fase Regular y Fase de Recuperacin.
Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.
Los estados deben

estar en el estado
Evaluado.
Cuando el estado se encuentra en evaluado

recin se activan el botn
Requisito 02: El ao acadmico siguiente al ao en curso en la IE debe existir.

Asegrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrar un mensaje similar al siguiente
y no podr realizar este proceso:
144
2012
Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el ao previo
como Seccin Posterior.
Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario
el proceso no ser completado y se mostrar el siguiente mensaje:
Ya en la ejecucin misma del proceso, al presionar el botn, se muestra el siguiente

mensaje:
Luego de ejecutado el proceso se mostrar un mensaje con estado: Errores / Conforme
145
El informe dependiendo de la fase se mostrar:

FASE REGULAR
146
FASE DE RECUPERACION:
2012
2012
33. Actualizacin de estudiantes por programa

Esta opcin permite realizar la actualizacin de estudiantes por programa que la Institucin
Educativa tenga asociada. Esta opcin es til cuando se desea realizar una rpida
identificacin en el sistema de los estudiantes asociados
La actualizacin de los estudiantes matriculados en un ao acadmico en particular es de

forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:
a)
Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a

descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
Posiciones
Del 1 al 22
Del 23 al 31
Del 32 al 35
147
Descripcin
DNI
educativa.
Es
el
cdigo
del
Ejemplo
EstudiantesPorPrograma_
03254640
001_
Del 36 al 40
Del 41 al 45
programa social y un
separador
Es un numero aleatorio
Es la extensin del
archivo
2012
16091
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta

optar
por
crear
por ejemplo.
b)

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general as como
tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los estudiantes.
La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de

todos los estudiantes de la Institucin Educativa.
Columna donde se debe

indicar si el estudiante
pertenece al programa.
148
2012
c)
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
Concluida la operacin el sistema mostrar una ventana de confirmacin:
Para comprobar la actualizacin puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes,

pestaa de Otros datos.
149
2012
34. Talleres seleccionados por estudiante

Mediante esta opcin las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos
podrn registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el
ao escolar. Previamente, en el proceso de matrcula propio de la IE o durante el ao
escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia.
Nota: Si la institucin educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces
se le mostrar un mensaje que le impide el ingreso a esta opcin. Para configurar la
funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opcin de datos de
la institucin educativa.
Al ingresar a esta opcin, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a
continuacin:
Luego de la seleccin del grado y la seccin:
En las columnas se
muestran
las
programaciones
de
talleres.
En las filas se puede

apreciar
los
estudiantes de la
seccin.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la interseccin estudiante taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, ste mostrar el mensaje de
advertencia correspondiente.
150
151
2012
2012
35. Asistencia Mensual a la IE

Asistencia -> Asist. mensual IE.
Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los

estudiantes a la institucin educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de
las fases del ao de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA).
Al ingresar a esta opcin aparece una ventana similar a la siguiente:
Enlace Registro
directo
de
Asistencia.
Seleccione
alguna seccin
del grado.
Este es un ao
cronolgico. Note que a
un ao acadmico (o
ao de estudios o
periodo promocional)
puede sobrepasar un
ao cronolgico.
Botn de registro
de asistencia por
intermedio
de
plantilla Excel.
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Mediante esta opcin es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
-
Registro directo de la asistencia. Se usar la opcin de Registrar asistencia

directamente en el sistema.
Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la

asistencia a travs de una hoja de clculo.
152
2012
Registro directo de asistencia

El usuario debe seleccionar la seccin en la parte superior de la columna que corresponde
a los enlaces de Registrar Asistencia.
Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las

consideraciones indicadas a continuacin:
a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como lmite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podr
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin
aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario
marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institucin.
c.
El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de

leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier
ubicacin del registro.
La ventana que aparecer es similar a la siguiente:

Pulsar con el mouse
en la casilla para
cambiar el estado.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecer el
significado de cada letra.
Con este botn se realiza la

carga de la asistencia desde
una
plantilla
Excel
previamente descargada.
Fechas especiales
marcadas.
Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una seccin
modifican directamente la informacin en la base de datos del sistema (note que no existe
el botn Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
153
Descripcin
Smbolo
Falta
Tardanza
Falta Justificada
Tardanza
Justificada
Asisti
No se registr
2012
U
.
Espacio en
blanco
Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones:

a.
Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema
mostrar una ventana similar a la siguiente:
b.
Eliminar asistencia
En ocasiones desear realizar la limpieza total del registro realizado. La manera de
hacerlo es a travs del botn Limpiar Asistencia.
Pulse Limpiar asistencia para borrar la

asistencia de todos los estudiantes.
Esta accin debe efectuarse siempre y cuando se est seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrar la siguiente ventana y pulse
Aceptar.
154
2012
En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono
Pulse el icono para borrar la

asistencia del estudiante.
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le

mostrar la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar.
Registro por intermedio de una plantilla Excel

Se recomienda el uso de esta opcin cuando se desee realizar un registro rpido de la
asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexin permanente de internet.
Consiste en descargar una plantilla en Excel con la informacin de los estudiantes de las
secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se
realiza la carga de la informacin registrada en el archivo Excel.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botn Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuacin.
155
2012
Seleccione las secciones que

requiera incluir en la hoja de
clculo.
Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a

considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones
seleccionadas. Pulse luego el botn Confirmar. En unos segundos se mostrar la
informacin de que se est generando un archivo Excel.
Dependiendo del tipo de
navegador, la forma de esta
ventana de aviso puede ser
diferente, sin embargo siempre
va a mostrarse el nombre del
archivo: El nombre del archivo no
debe variarse.
Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fcil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algn dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
1
debe actualizar la asistencia aqu mismo. El nombre del archivo tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente informacin:
La primera hoja es de
Generalidades
y
muestra
informacin de la institucin
educativa y las secciones
seleccionadas.
No
debe
modificar nada en esta hoja.
Note que la plantilla descargada

contiene una hoja del libro para
cada
seccin
del
grado
seleccionado.
Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institucin educativa de alguna de las

secciones:
Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el cdigo modular y anexo de la institucin
educativa. 20110304 corresponde al ao, mes y seccin y los ltimos dgitos son aleatorios.
156
2012
Importante: Si se muestra este

mensaje que sugiere que el
usuario debe habilitar el
contenido de macros, deber
pulsar el botn.
Note que la hoja de clculo

descargada contiene el registro
de asistencia realizado hasta ese
momento.
Note que la hoja de clculo va a validar que los nicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuacin:
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botn de Cargar Excel.
Con este botn se

activa la carga de
archivos Excel.
En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la informacin

de la asistencia de estudiantes previamente registrada. As:
Al ingresar la ruta y luego presionar el botn cargar registros, el sistema va a actualizar la

informacin de la seccin que corresponda. Si por alguna razn el usuario ha modificado
alguna informacin de la hoja de clculo que no debera, como por ejemplo el nombre de
la hoja, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
157
2012
Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar informacin resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.
Use este botn
para consolidar
la informacin.
158
2012
36. Registro de Notas Finales

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.
En algunos casos, se va a requerir que la institucin educativa ingrese las notas finales
por rea de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardo en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institucin educativa, entre otras razones.
Los pasos para completar este procedimiento son:
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya ser posible emitir
las actas finales de notas.
d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situacin final de los estudiantes de la
seccin, es posible reprocesar las notas finales.
Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere:
a. Haber creado las secciones de la institucin educativa para el ao acadmico o
periodo promocional en curso.
b. Que la institucin educativa est configurada para trabajar nicamente con notas
finales. Esto se verifica en la opcin de Datos de la Institucin Educativa. Ver la
imagen.
159
2012
Pulse el botn Modificar y luego

marcar la opcin de Registro de
Notas
Finales.
Finalmente
presione el botn Grabar.
Si la institucin educativa no est configurada para trabajar con notas finales,

entonces se mostrar un mensaje similar al siguiente:
Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opcin se muestra una ventana que est
dividida en tres reas de trabajo o paneles:
Este es el sector para

la descarga de los
archivos Excel con la
informacin de los
estudiantes para que el
docente ingrese las
notas finales.
Este es el sector para la

carga de los archivos
Excel con la informacin
de los las notas finales.
Este es el sector donde se muestra

la informacin que va a ser
actualizada, previa verificacin del
usuario. Note que tambin se
muestran las inconsistencias en la
informacin que ser procesada.
Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una accin especfica. A
continuacin se detallan paso a paso las acciones del usuario:
160
2012
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.

El usuario debe seleccionar el diseo curricular, el grado y la seccin y presionar el botn
Generar archivo Excel.
Pulse este botn

para generar el
archivo en Excel.
Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana

puede tener diversas formas).
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la informacin ah contenida actualizar los datos correctamente.
Posiciones
Del 1 al 16
Del 17 al 25
Del 26 al 28
Del 29 al 30
Del 31 al 34
Del 35 al 36
Del 37 al 38
Del 39 al 43
Del 44 al 47
Descripcin
Identifica que se trata de un archivo de notas
finales, incluye el separador.
Es el cdigo modular, el anexo de la
institucin educativa y un separador
El cdigo del diseo curricular
Es el nivel acadmico
Es el ao acadmico
Es el cdigo de grado
Es el cdigo de la seccin
Es un separador y un nmero de control
Es la extensin del archivo precedido por un
punto.
Ejemplo
RegNotasFinales_
12584820_
15_
A2 (cdigos del Escale)
2011
02
01
_84327
1
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta
Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opcin a una mayor
cantidad de usuarios.
161
2012
optar
por
crear
por ejemplo.
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin as
como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de las notas de los
estudiantes.
Estas
son
las
abreviaturas de las
reas o talleres que
lleva la seccin.
Si desea, puede pulsar este botn,

que le permitir formatear la hoja de
clculo (NF) en un formato ms
amigable.
En la hoja NF (Notas finales),

se van a ingresar las notas
finales del estudiante.
Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrar un
La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
162
2012
El usuario solo debe ingresar la

informacin de las notas. Tenga en
cuenta que las notas cambian del
formato vigesimal o literal segn sea el
caso. Si el usuario aplica un mal
registro, el sistema tomar ello como
una inconsistencia.
No modifique estos datos de los

estudiantes, de lo contrario sus notas
no sern consideradas.
Nota: En el caso de una IE del nivel Educacin Bsica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr
cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botn Examinar.
Este panel es independiente del panel de
descarga de Excel. Esto quiere decir que no
interesa qu seccin est indicndose en
dicho panel.
Presione el botn Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botn Cargar

Notas. Note que el panel muestra la informacin contenida en el nombre archivo Excel, de
esta manera:
163
2012
Si un estudiante aparece
como
bloqueado,
es
posible que se trate de un
traslado,
retiro
o
postergacin.
Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualizacin de la base de

datos de manera definitiva, solamente se ha ledo la hoja de clculo y la informacin es
presentada al usuario.
Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales.
Entre ellas destacan:
-
Si existe algn estudiante retirado, trasladado o con evaluacin postergada, sus notas
finales no son cargadas.
En este caso se informa que existen

inconsistencias.
Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institucin educativa. El reporte

de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se
mostrar una ventana similar a la siguiente:
El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algn error, entonces debe hacer la modificacin en el archivo Excel
164
2012
que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
est conforme con la informacin mostrada, entonces debe presionar el botn Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualizacin definitiva en la base de datos y el sistema
mostrar la siguiente ventana:
El usuario puede repetir la operacin tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institucin educativa, para ello debe presionar el botn Nueva Carga.
El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta
consolidada de evaluacin mediante la opcin correspondiente. Por ejemplo:
d. Sobre la situacin final del estudiante.
Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situacin final de
cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar
las reglas de promocin y repitencia correspondientes al nivel y grado de la seccin que
viene siendo procesada. El usuario no podr modificar la situacin de un estudiante
directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y
global a todos los grados.
e. Sobre el reproceso de notas finales
Se debe usar el botn de reproceso de notas finales si el usuario desea generar
nuevamente la situacin final del estudiante de la seccin seleccionada. El usuario deber
pulsar el botn luego de haber seleccionado la seccin que desea reprocesar se emitir un
mensaje de confirmacin.
Luego de pulsar Aceptar, se ejecutar el reproceso de notas finales actualizndose la

situacin final de los estudiantes.
f.
Registro de notas finales de talleres selectivos
En algunas circunstancias la institucin educativa est configurada para funcionar con

talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se
registren las notas slo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha
seleccionado.
165
2012
Las columnas pintadas

corresponden a talleres
selectivos por estudiantes.
Como se puede notar, las celdas que estn pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:
Si
los
datos
son
inconsistentes, entonces
corrija la informacin de
las notas finales con ayuda
de los colores y luego
presione el botn Nueva
carga para volver a cargar
la informacin desde el
Excel.
Cuando eso pase, el usuario no podr guardar la informacin de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botn Grabar
no aparecer.
En este caso, se muestra una
inconsistencia porque la nota de un
taller selectivo no corresponde al
estudiante:
Cuando la informacin es consistente, aparece el botn Grabar.
166
2012
Finalmente, ya en la impresin del Acta final de Evaluacin, la informacin se aprecia de la

siguiente manera:
Las notas de los talleres

selectivos se muestran de la
siguiente forma.
167
2012
37. Registro de Notas Genrico

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por seccin (Genrico).
Esta opcin permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, seccin y rea.
Mediante esta opcin tambin es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una seccin para que posteriormente se
carguen al sistema.
All se pide ubicar la siguiente informacin:

Diseo Curricular
Periodo
Diseo curricular correspondiente al ao acadmico y al

nivel al que pertenece la institucin educativa.
El es periodo acadmico al que pertenecen las notas que
van a ser registradas y responden a la configuracin
realiza por la institucin educativa para el ao acadmico.
El usuario debe asegurarse que los periodos que va a

utilizar se encuentren en el estado En evaluacin, de lo
168
2012
contrario se mostrarn los periodos en cursiva y no podrn

ser seleccionados, como por ejemplo:
Grado
Seccin
Viene a ser el grado al que pertenece la seccin que se va

a ingresar notas.
Es la seccin de los alumnos cuyas notas sern
ingresadas:
Note que cuando se ha seleccionado una seccin se

activa el botn de generar archivo Excel. Esto significa que
este archivo se va a generar para la seccin que se ha
elegido hasta este momento.
Ms adelante en este acpite abordaremos la generacin
de este archivo:
rea
El usuario seleccionar el rea que va a ingresar las notas

existentes.
Luego de seleccionar se activa el botn de registro

resmen:
a.
Registro de notas por periodo

Despus de seleccionar los datos pulsar la opcin Registro Resumen, mostrara la
siguiente ventana.
169
2012
Datos generales.
Esta leyenda corresponde a los

criterios de calificacin.
En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea
correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Para registrar notas se procede de la siguiente manera:

Al presionar el botn Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el
botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
170
2012
Cualquier
ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
Note que la nota final por rea no

es editable. Esta nota se calcula
al final, cuando se guarda el
ingreso para esta seccin.
Algunas consideraciones para el ingreso de notas:

-
En el momento que se est ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso 9
y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas
automticamente se guardara como 09.
En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y
B, C sern de color rojo.
El cono
determinado.
permite borrar lo registrado para un criterio de evaluacin
Si se presionar el botn Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la

aplicacin vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por
ejemplo:
Finalmente, se realiza la grabacin:
171
2012
Note que al grabar, se

calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota
del ltimo criterio de
evaluacin.
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.

Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institucin
educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos,
al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas
pintados de color rosado.
Note que las notas que

corresponden
a
talleres
selectivos
que lleva el
estudiante
y
que
corresponden al periodo que
se viene registrando, se pintan
con fondo de color contrario.
Por el contrario, el color de
fondo rosado indica que el
estudiante no est registrado
en el taller.
Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente

manera:
172
b.
2012
Cierre del registro de notas

Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente
advertencia:
Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificacin.
Note que ambos botones se

bloquean. El usuario no podr
modificar las notas a menos que
sea liberado por un usuario de
tipo administrador que tenga los
suficientes privilegios.
c.
173
Generacin de archivo Excel para carga de notas

2012
Como se mencion anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato

Excel donde se generar un archivo que permita hacer la carga de notas.
Pulse la opcin Generar

Archivo Excel.
Despus de pulsa la opcin Generar archivo Excel mostrara la siguiente ventana,

donde primero tendr que pulsar el botn guardar para que despus pueda abrir el
archivo donde podr ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza
de la misma forma como vimos en el 5.16 Registro de Notas por Docente
Un ejemplo de la hoja de clculo que es descargada se muestra a continuacin:
En cada hoja del libro

(archivo Excel) se encuentra
cada rea.
Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un rea determinada.
174
2012
En este sector el usuario

debe
ingresar
las
calificaciones
de
los
estudiantes al finalizar el
periodo.
175
2012
38. Registro de Notas por Docente

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por rea (Docentes).
El docente podr registra las notas solo de las reas que le fueron asignadas, podr
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
Elegir el grado.
Elegir el
curricular.
diseo
Numero
de
reas
asignadas al docente.
Generar archivos Excel

para el registro de notas.
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opcin Num reas Asignadas, abrir la siguiente ventana donde muestra todas las
reas correspondientes a un determinado grado.
Lista de secciones que el

personal tiene a cargo en
el grado seleccionado.
Lista de reas que el

docente tiene a su cargo
en
la
seccin
seleccionada.
176
2012
Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podr tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas slo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluacin.
Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrar la siguiente ventana donde se podr
registrar las notas de una determinada rea por periodo.
Opcin para que no

se pueda realizar
modificaciones.
Descripcin de los criterios.

Opcin para eliminar las notas de
un criterio.
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
177
2012
Pulse grabar para que guarde

las notas ingresadas.
Despus de pulsar Grabar automticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.
Notas Finales.
En el caso que vaya realizar alguna modificacin pulse la opcin Modificar. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opcin
Cerrar Registro, esta opcin bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluacin podr
apreciar el cono
con el que se podr eliminar todas las calificaciones de la columna.
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institucin educativa ha
configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor informacin remtase
a la opcin de Registro de Notas Genrico.
178
2012
Generar el archivo Excel

Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono
Generar archivo Excel.
Cuando pulse la opcin Generar archivo de Excel mostrara la siguiente ventana

cual se tiene que elegir el periodo
en la
Despus de elegir el periodo pulse Generar
Despus de pulsar Generar abrir la siguiente ventana donde se generara el archivo

Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.
179
2012
Despus de pulsar Abrir mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podr
ingresar las notas por asignatura.
Recomendaciones
para
correcto registro de notas.
el
Cada pestaa es un rea.
Cada pestaa tiene el identificador del Estudiante, el cdigo del estudiante, nombre del
estudiante as como los criterios de evaluacin.
Criterios de evaluacin.
Despus de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.
180
2012
39. Subir Notas desde Excel

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.
Esta opcin permite importar la informacin de las notas de cada estudiante desde una
hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opcin de
examinar abrir la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo
pulsamos el botn abrir.
Busque el archivo de excel.
Pulse Abrir.
Despus de pulsar abrir se mostrar la siguiente ventana donde muestra el informe de

carga
Informe de Carga.
Pulse
Notas.
Cargar
Pi
181
2012
Despus de pulsar cargar notas le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra

la informacin de las notas que se han registrado.
Mostrara este mensaje si hay
inconsistencias en el ingreso de notas.
Informe
Inconsistencias.
de
Tambin puede ingresar

las notas directamente.
En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa
Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.
Relacin de inconsistencias.
Entre las inconsistencias ms frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:
Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.
Cuando el cdigo modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.
Que el criterio de evaluacin haya sido modificado
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de
Nueva Carga.
Opcin para
nueva carga.
182
realizar
2012
40. Subir Notas desde Excel por Docente

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por seccin desde excel.
Esta opcin permite importar las notas de las reas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema.
Despus de ingresar a la opcin subir notas desde Excel por docente mostrara la
siguiente ventana donde podr buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de nicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.
Carga del archivo Excel con las notas

Presionando el botn Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botn Cargar notas, aparecer una ventana similar a la
siguiente:
183
2012
El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias,

se ocultar el botn Grabar, de tal manera que solo se guarde informacin con
inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias
encontradas en el registro de la informacin.
NOTA: Si la institucin educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces

estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de informacin.
184
2012
41. Registro de Apreciaciones de Docentes

Evaluacin -> Reg. apreciac. tutor.
Esta opcin permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de informacin (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, seccin
y periodo.
ste es el cono que

permite la descarga
de archivo Excel para
poder realizar un
registro rpido de las
apreciaciones
del
tutor.
ste es el cono que

permite el registro
directo
de
las
apreciaciones.
Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones:

a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de clculo.
185
2012
Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades

a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema
Consiste en el registro de las apreciaciones a travs del cono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Despus de pulsar en este cono de Registrar apreciaciones nos mostrar la siguiente
ventana donde se podr registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente
ventana
Ingrese las apreciaciones

del estudiante.
Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.
186
2012
Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se

muestran en la siguiente ventana.
Apreciaciones del
Docente.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de clculo

En la parte superior encontrar un botn Generar plantilla Excel, el cual le permitir
descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.
Aparecer una ventana emergente como la siguiente:
187
2012
Dependiendo del tipo de

explorador que est
usando, la forma de esta
ventana puede variar.
Usted debe pulsar
Guardar.
No debe cambiar el
nombre del archivo.
El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura:

RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Posiciones
Descripcin
Ejemplo
Del 1 al 17

apreciaciones
RegApreciaciones_
Del 18 al 27
educativa y un separador.
03254640_
Del 28 al 39
Nivel
educativo,
ao
acadmico, periodo de
evaluacin, cdigo de
grado
y cdigo
de
seccin.
F02011T1123A
Del 40 al 44
Numero
generado
57520
Del 45 al 48
Es la
archivo
aleatorio
extensin
del
.xls
Al abrir el archivo Excel se mostrar como sigue:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin.

188
2012
La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los

estudiantes de la Institucin Educativa. Por ejemplo:
Columna donde se deben

registrar las apreciaciones
del tutor.
En estas columnas se muestran los apellidos y

nombres, cdigo de estudiante.
Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de
. Al pulsar este botn se va a mostrar la siguiente ventana:
Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realiz
la actualizacin.
Concluida la operacin el sistema mostrar una lista de las apreciaciones

previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
189
2012
42. Procesar Notas

Evaluacin -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).
Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao
acadmico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperacin.
Este proceso tiene las siguientes caractersticas:
Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estacin del usuario, se emite la
orden de ejecucin del proceso y un servidor central realiza el clculo y la
actualizacin de los datos.
Es asncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones
mientras que el servidor va realizando el clculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario
puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el ao acadmico, diseo curricular y la fase que desea realizar
el clculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opcin se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:
190
2012
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del ao
acadmico
a)
La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo

del ao acadmico.
b)
La tercera columna se refiere al estado del periodo. En esta columna los

estados posibles son:
c)
Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.
En evaluacin: Cuando se est evaluando a los estudiantes durante el

periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado
del periodo est En evaluacin.
Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.
La cuarta columna se refiere al proceso notas finales que consiste en obtener

la nota final por rea de cada estudiante en el periodo seleccionado. Tambin este
proceso calcula estadsticas de la sesin que posteriormente se reflejar en la
boleta de notas.
Al culminar un proceso el clculo de notas el sistema emite un informe que es
similar que se muestra en la ventana siguiente
Datos de la fecha, hora
y usuario que ejecuto el
proceso.
Enlace Informe
de
Proceso
Clculo de Notas.
Datos de la secuencia de proceso seguida

(grados, secciones, nmero de estudiantes).
d)
191
La quinta columna es Procesos previos se refiere a los procesos que se deben

realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al ltimo
periodo y solo se activa para el ltimo periodo del ao acadmico en curso. Este
proceso consiste en actualizar la situacin del estudiante una vez terminada la
2012
fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido
definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promocin de repitencia estudiante por estudiante.
Las reglas de promocin y repitencia se definen centralizadamente.
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promocin
y
repitencia.
Al pulsar el botn de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:
Con este botn es

posible consultar el
estado de cada
proceso.
Despus de pulsar Procesar se realizar el proceso en la secuencia indicada

como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habr terminado cuando
todos los procesos estn en el estado de Conforme.
As mismo se puede consultar el informe del proceso:
192

e)
2012
La sexta columna se refiere a la generacin de libretas de los estudiantes. Este

proceso consiste en la generacin interna de un archivo PDF conteniendo la
informacin impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo
PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el
familiar del estudiante o el docente.
Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso
de generacin de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario
confirma el proceso, ste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del
procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el
botn de Generar boletas.
Si el usuario refresca el tablero podr notar que se muestra una esfera verde o
amarilla segn sea el caso:
Verde: Indica que el proceso de generacin de boletas ya se viene ejecutando

Amarillo: Indica que el proceso de generacin de boletas est esperando que
culminen otros que ya estn siendo procesados. Note que en la parte inferior
aparece una leyenda
Tambin aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posicin en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
Al finalizar este proceso el sistema tambin muestra un informe similar al
siguiente:
193
2012
Pulse el icono de impresora y

abrir la siguiente ventana.
f)
La sptima columna se refiere a la impresin del reporte consolidado de notas

correspondiente a un periodo determinado.
Cuando se pulsa el cono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde
puedes seleccionar el grado y seccin para que genere el reporte del consolidado
de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por
Nmero de Orden o por mrito.
Seleccione el grado.
Seleccione la seccin.
Pulse mostrar reporte y le

mostrara
la
siguiente
ventana.
Despus de pulsar la opcin Mostrar Reporte mostrara la siguiente ventana en

donde muestra el consolidado de evaluaciones.
194
2012
reas y criterios de
evaluacin.
Nota: El control a nivel de Fases est determinado por su estado.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular est CERRADO, de
esta forma no se podr realizar accin alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
Fase de Recuperacin
Este proceso permitir obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperacin Acadmica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de reas a cargo.
195
2012
Al presionar el botn nos muestra una ventana de confirmacin de la ejecucin del

proceso.
196
2012
43. Proceso Disgregado de Notas

En opcin permite procesar las notas de forma especfica a un grado, una seccin, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opcin estar validando que solo un
proceso por IE se est ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen informacin
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadsticas de la seccin y generar las libretas de calificaciones.
La pantalla de registro es como sigue:
Sector
seleccin.
Sector de seleccin
estudiantes para procesar.
de
Sector de procesamiento.
Lista de los procesos que

fueron
ejecutados
anteriormente.
Muestra el estado en que
se encuentra el registro.
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Diseo Curricular
Fase
Escoger el diseo curricular
Periodo
Escoger un periodo
Criterio
Seleccin
de Escoger una opcin para procesar las notas
Primer Criterio de Seleccin: Grados

El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por
grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del
ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
197
de
2012
Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.
Pulse esta opcin para

actualizar el % de avance.
% de Avance.
Seleccin los grados.
Cuando el Estado llegue a %100 se habr completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Seleccin: Secciones.
Seleccin la opcin Por secciones y mostrar la lista de secciones como se puede
observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar
las notas.
198
2012
Seleccione las secciones.
Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Tercer Criterio de Seleccin: Estudiantes.
Permite el proceso de notas y generacin de libretas por un grupo de estudiantes
determinado.
Sector de bsqueda
estudiantes.
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Presione la tecla DEL

para
eliminar
el
estudiante de la lista.
Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este
mensaje
199
de
2012
Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan

ejecutado.
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.
200
2012
44. Impresin de Boletas de Informacin

Evaluacin -> Reportes -> Impresin de boletas.
Esta opcin permite imprimir las boletas de informacin de calificacin de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de bsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede

tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en
la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de
generacin de boletas de informacin o que el perodo se
encuentre EVALUADO.
En el proceso de clculo de notas se deber llegar hasta la Generacin de boletas
Este proceso debe ser

completado para que se
pueda tener acceso a
seleccionar el periodo.
Regresando a la impresin de boletas, se indica el criterio de seleccin.

201
2012
Seleccione uno de los 3 criterios y pulse

Generar archivo de impresin.
En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la
siguiente ventana:
Puede seleccionar un grado o varios y

luego pulse la opcin Generar archivo de
impresin.
Tambin existe la opcin de seleccin Por secciones
Puede seleccionar la seccin de un grado o

varias secciones de diferentes grados y
luego pulse Generar archivo de impresin.
La ltima opcin de seleccin es Por estudiante
202
2012
Ingresar los datos del

estudiante y pulse buscar.
Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Pulse sobre el registro y este se

pasara a la parte izquierda como se
muestra en la siguiente ventana.
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Puede pasar uno o varios registros

y finalmente pulse Generar archivo
de impresin.
203
2012
Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones,

presionando el botn de Generar archivo de impresin.
204
2012
45. Acta consolidada de evaluacin

Evaluacin -> Acta consolid. eval. -> Generacin y envo de acta.
Esta opcin permite emitir las actas consolidadas de evaluacin de las secciones
pertenecientes a una institucin educativa. Tambin permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
est adscrita la IE.
Emisin del formato impreso del acta consolidada de evaluacin.
Primero tiene que

seleccionar el grado y la
seccin cuyas actas
desee generar.
Selecciona el formato:
Acta Final, Subsanacin,
Recuperacin
o
Postergacin.
Se debe marcar este

check siempre que
se est seguro que el
acta est bien hecha.
205
2012
Debe seleccionar el diseo curricular, la fase, el grado, la seccin y la fecha de emisin del
formato a generar y luego de presionar el botn Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuacin.
El formato de actas
vara de un ao a
otro.
Note que existe un

sello de agua que
indica que el acta es
un Borrador, por lo
tanto no sirve para
ser gestionado.
206
2012
1
La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluacin es similar a la siguiente :
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institucin educativa debe remitirlo.
NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la informacin de las notas de los
estudiantes, se le mostrar una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales
deber resolver antes de generar el acta de evaluacin.
El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.

207
2012
Remisin del formato de acta de evaluacin.

Luego de pulsar el botn de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que est completa), el
sistema mostrar el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.
Note que cuando el

acta consolidada de
evaluacin es la oficial
final, ya no se muestra
el sello de agua.
Esta imagen del acta consolidada de evaluacin es capturada y almacenada en la base

de datos del sistema y tambin se impide posteriores remisiones del acta con la
desactivacin inmediata del botn Generar Acta. Note tambin que no es posible volver a
generar el formato de acta consolidada de evaluacin de la seccin en curso ya que la
caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado el PDF
correspondiente, Por ejemplo:
En
este
sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Es posible eliminar el
registro siempre y
cuando no se haya
enviado
a
la
DRE/UGEL.
Todos los formatos de actas consolidadas de evaluacin generados pueden ser

agrupados en una coleccin de envo para remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin
que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botn Envo de Actas a
DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
208
2012
Es posible tambin ingresar

un documento de referencia
que puede ser el nmero de
oficio de la IE con la que se
envan los formatos.
Note que es posible

armar un envo con
formatos de actas de
secciones de diferentes
grados.
Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de

evaluacin de las secciones seleccionadas sern incluidas en el envo que se est
preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un
nuevo envo.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envos todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envo.
Este es el nmero de
envo.
Impresin del formato de envo.

Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de envo, con el fin de obtener un
listado rpido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como
cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresin
se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envo y pulsar el cono de la impresin, es posible obtener el

listado mencionado:
En este momento, en la DRE/UGEL, se proceder a la aprobacin (o rechazo) del acta

consolidada de evaluacin, luego de ello se podr visualizar la situacin en la que se
encuentra dicho documento. Por ejemplo:
209
2012
Esta es la situacin del

acta luego de la
revisin.
Al hacer clic en el botn de observaciones, se muestra la siguiente ventana.
210
2012
211. Recuperacin Subsanacin

Evaluacin -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.
Esta opcin nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperacin, examen y
subsanacin para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la seccin
Despus de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya

tienen su nota de subsanacin
211
2012
47. Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo

Evaluacin -> Reg. calificaciones -> Por reas a cargo.
Esta opcin permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperacin de un ao acadmico as como tambin las notas de las reas a cargo
(subsanaciones).
Recuerde que las notas de subsanacin de los estudiantes fueron registradas en la
matrcula (o posiblemente fueron generados a travs del proceso de Promocin y
Repitencia) y corresponden a aquellas reas que no fueron aprobadas por algn
estudiante durante un ao acadmico anterior.
En la siguiente ventana se muestra el registro del rea a cargo en la matrcula del
estudiante:
Note que la matrcula el registro

de las reas a cargo
corresponde a un ao
acadmico previo.
212
2012
Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta seccin:
Recuperacin: Las notas de recuperacin se dan en la fase del mismo nombre y
corresponden a los estudiantes que estn incluidos en una seccin de recuperacin. Es
por esta razn que solo se activa este valor cuando la seccin seleccionada es de
recuperacin.
Examen de recuperacin: El examen de recuperacin se refiere a la nota final de la
fase de recuperacin. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la
fase continua de recuperacin, solo se presentan al final para dar este examen.
Subsanacin: Las notas de subsanacin corresponden a reas que el estudiante no ha
podido aprobar en aos anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperacin.
Un estudiante puede arrastrar solamente un rea para recuperacin.
Regresando a esta opcin, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:
Se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo as como
tambin elegir tambin el tipo de nota que se va a registrar.
a. Procedimiento de registro de notas de recuperacin.

La fase de recuperacin tiene lugar despus de la fase regular dentro del mismo ao
acadmico y generalmente se extiende a los primeros meses del ao cronolgico
siguiente al ao acadmico en curso.
Para el registro de las notas de recuperacin se debe seleccionar un grado y seccin

de recuperacin. Para ver cmo se crean las secciones de recuperacin, puede
revisar el instructivo de la opcin Grados y Secciones.
En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus
secciones de recuperacin:
213
Secciones
recuperacin.
2012
de
Por lo tanto en la sesin se puede notar la presencia de estas secciones:
Secciones
recuperacin.
de
Note que al seleccionar una seccin de recuperacin el sistema solamente va a

permitir que se registre solo notas de recuperacin y de examen de recuperacin.
Este es el periodo de tiempo

que corresponde a la fase de
recuperacin. El registro de
notas de recuperacin y de
examen de recuperacin debe
hacerse dentro de este plazo.
Para actualizar las notas de recuperacin pulse el botn Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:
214
2012
Registre aqu la
fecha en la que el
estudiante rindi el
examen
de
recuperacin.
Registre aqu la nota

obtenida por el
estudiante.
NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrar un mensaje

similar al siguiente:
Una vez actualizadas las notas de recuperacin se debe pulsar el botn Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.
b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperacin.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperacin, mediante la
opcin Grados y Secciones:
El registro de notas se realiza de forma similar.
215
2012
c. Procedimiento de registro de notas de subsanacin

Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del ao acadmico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron reas de subsanacin ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperacin en algn ao precedente, en el
mismo nivel educativo. Tambin aplica para aquellos registros de reas a cargo en la
opcin de matrcula de estudiantes.
El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos
mencionados.
d. Listado de registro de notas de recuperacin y subsanacin.

Mediante el botn Imprimir es posible obtener el reporte de las situacin de los
estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este
captulo.
Al pulsar este botn se muestra una ventana similar a la siguiente:
El usuario puede optar por imprimir la informacin de toda la IE o lo correspondiente

a un grado y una seccin.
216
El reporte es similar al siguiente:
217
2012
2012
48. Reporte Recuperacin y Subsanacin

Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperacin/subsanacin.
Seleccione el ao acadmico como se muestra en la siguiente ventana:
Seleccione
ao
acadmico y haga clic en
Mostrar reporte.
Despus de seleccionar el ao acadmico y hacer click en el botn Mostrar Reporte le

mostrara la siguiente ventana:
En este ejemplo hay un estudiante

que tiene nota de recuperacin.
Nota y fecha de recuperacin.
218
2012
49. Emisin del ROD

Evaluacin -> Reportes -> Emisin de ROD.
Esta opcin permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada seccin de la institucin educativa. Solo est
disponible para el nivel Secundaria.
Al seleccionar la opcin de Emisin de ROD, aparece la ventana siguiente:
Aqu debe seleccionar el grado, seccin y rea de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botn Generar Reporte.
El ROD se visualiza de la siguiente manera:
219
220
2012
2012
50. Rectificacin de formatos oficiales

La rectificacin de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nminas de Matrcula o
para Actas de Evaluacin. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la
siguiente:
Matrcula -> Nmina -> Rectificacin de nminas.
Evaluacin -> Acta consolid. eval. -> Rectificacin de acta.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de rectificacin de formatos oficiales, es decir
nminas de matrcula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestin Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificacin.
Este procedimiento se lleva en dos etapas:
La primera etapa consiste en que la Institucin Educativa declara (o avisa) que va a
corregir uno o ms formatos ya aprobados con la consiguiente aprobacin de la Instancia
de Gestin Educativa Local correspondiente, quien libera los formatos para que puedan
ser modificados.
221
2012
La segunda etapa consiste en que la Institucin Educativa realiza la correccin sobre la

informacin contenida en el formato, con lo que hace el envo del cambio realizado a la
IGEL.
Este procedimiento tiene lugar nicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestin Educativa local correspondiente.
a. Primera Etapa: Solicitar la rectificacin
Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificacin de formatos
oficiales generados por la institucin educativa en el ao acadmico en curso.
Registrar la solicitud de rectificacin de formato oficial

Al presionar el botn Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificacin de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

N de Solicitud de
Rectificacin
Tipo de formato
Asunto referencia
Fecha aprobacin
Motivo
Es un nmero autogenerado por el sistema. Es

correlativo a la IE durante un ao acadmico.
Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser
Nmina de matrcula o Acta de Notas
Es un breve descriptivo o documento de referencia.
Mediante este dato se ubicar fcilmente la solicitud.
Es la fecha interna del sistema.
Es un sustento a la rectificacin.
Al pulsar el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
222
2012
Remitir la solicitud de rectificacin de formato oficial

El siguiente paso consiste en remitir la informacin de los formatos que se pretende
corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de
Gestin Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institucin educativa.
Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el cono
tras lo cual aparece la venta que
permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nminas o actas) emitidos por la
Institucin Educativa que se desean declarar para modificacin.
Al pulsar el botn Enviar, se deja notar el mensaje de confirmacin, similar al siguiente:
Al pulsar el botn Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
Note que en este punto el estado de la solicitud est como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note tambin que ya no se muestra el cono que permite la
eliminacin). Una solicitud de rectificacin remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
1
(Instancia de Gestin educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia .
b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios
La IGEL va a recibir esta solicitud y con la informacin proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nmina o acta) ser liberado.
223
2012
Una vez con la solicitud de rectificacin aceptada es posible hacer el cambio de la

informacin contenida en el formato. Si usted consulta cul es la situacin de un formato
que se solicit corregir aparecer con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:
Note que el estado del

formato tiene el valor de Por
rectificar.
Regresando a la opcin de Rectificacin se puede notar que la solicitud ha sido aceptada

por la IGEL correspondiente. Se nota que el cono esta vez se muestra con un check , lo
que indica que el usuario de la Institucin Educativa puede realizar el cambio en la
informacin contenida en el formato. La ventana se vera tal como sigue:
En este punto la
solicitud
ha
sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.
Una vez modificada la informacin correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
seccin, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opcin y ubicar la solicitud de
rectificacin original. Al hacer clic sobre el cono del estado se muestra un mensaje que
2
indica que se van a generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
Generar puede ser tomado como sinnimo de obtener la imagen del formato.
224
2012
Si el usuario pulsa el botn Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se

van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedar registrada en el sistema).
El usuario deber refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de
estado (cono correspondiente al estado Generado).
Si se consulta la situacin del formato en la seccin correspondiente ser ver de la

siguiente manera:
Note que el sistema no

sobrescribe el formato
original.
Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podr hacerlo desde la opcin de
Rectificacin de formatos oficiales.
Enviar la solicitud de rectificacin de formato oficial
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el cono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
225
2012
Use la opcin de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.
En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envo. Se debe usar la opcin Generar si desea volver a
generar el formato.
Finalmente al enviar la solicitud, aparecer el mensaje siguiente:
Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:

En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizar de la siguiente forma.
226

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HISTORIAL DE REVISIONES

Ingreso al sistema: Inicializacin de instituciones

Control de Ejecucin del procesamiento de notas. Se cre

Mejoras en la impresin de boletas de notas.

Configuracin y previsualizacin de boletas de notas

Inclusin de acceso al sistema mediante el portal.

Solicitudes de traslado de matrcula

Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja

Actualizacin estudiantes por programa.

Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la

Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.

Matrcula de estudiantes. Registro de reas a cargo.

Actualizacin del Mdulo de Estudiantes y Matrcula y

Actualizacin de imgenes de las opciones del men de

Revisin y actualizacin de todo el contenido del manual

Manual de usuario SIAGIE 3

Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9

Datos de la Institucin Educativa ......................................................................................... 18

Ao Escolar periodo promocional ..................................................................................... 26

Perodos de Evaluacin ........................................................................................................ 38

Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34

Registro de Perifricos. ........................................................................................................ 36

Grados y Secciones ............................................................................................................. 48

Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49

Padrn Nacional del Personal .............................................................................................. 57

Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59

Administrar Roles ................................................................................................................. 69

Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76

Asignacin Accesos a Familiar............................................................................................. 78

Envo de mensajes ............................................................................................................... 77

Solicitud de creacin de talleres ........................................................................................... 81

Programacin de talleres ...................................................................................................... 87

Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91

Matrcula de estudiantes .................................................................................................... 104

Nmina de Matrcula .......................................................................................................... 119

Registro de Nmina Adicional ............................................................................................ 125

Postergacin de Evaluacin ............................................................................................... 129

Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131

Estudiantes por seccin ..................................................................................................... 134

Padrn de Apoderados ....................................................................................................... 137

Cambio de Seccin del Estudiante .................................................................................... 139

Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143

Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144

Gestin de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146

Gestin de Traslados Salida .............................................................................................. 150

Proceso de generacin de prematrcula ............................................................................ 152

Actualizacin de estudiantes por programa ....................................................................... 155

Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158

Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161

Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167

Registro de Notas Genrico ............................................................................................... 175

Manual de usuario SIAGIE 3

Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183

Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188

Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190

Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192

Procesar Notas ................................................................................................................... 197

Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197

Impresin de Boletas de Informacin ................................................................................. 207

Acta consolidada de evaluacin ......................................................................................... 211

Recuperacin Subsanacin................................................................................................ 217

Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo ..................................................... 218

Reporte Recuperacin y Subsanacin ............................................................................... 224

Emisin del ROD ................................................................................................................ 225