REGLAMENTACIN PARA EL TRMITE DE PAGOS

DERIVADOS DE CONVENIOS
FONDO DE EJECUCION DE PROYECTOS

CDIGO:

GAP004

VERSIN:

07

GESTIN DE RECURSOS ECONMICOS

VIGENCIA:

2013-11-28

CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIN
01

FECHA
2006-12-18

02

2007-05-29

03

2008-04-07

04

2010-04-28

CAMBIO REALIZADO
Elaboracin

SOLICITADO POR
No aplica

Modificaciones de las Condiciones generales,

referencias
y
numerales
6,
6.1.1.1,
6.2,
6.2.1,6.2.3,6.2.4, 6.2.5, 6.2.5.1, 6.2.5.2 y 7 e inclusin
de numerales 6.1.1.2, 6.1.1.3, 6.2.2, 6.2.1.3, 6.2.1.4,
6.2.3, 6.2.3.1, 6.3, 6.4, 6.5, 6.5.1, 6.5.2, 6.5.3 y 8.
Modificacin de objeto, alcance, condiciones generales,
terminologa, referencias, numerales 6, 6.1, 6.1.1,
6.1.1.1, 6.2, 6.2.1.1, 6.2.1.2, 6.2.1.3, 6.2.1.4, 6.2.2,
6.2.3.1, 6.2.4 y 6.2.5, eliminacin de numerales 6.1.5.1
y 6.2.5.2 y registros de la versin anterior. Eliminacin
de formatos: FGREC32 Relacin de retenciones por
concepto de IVA, FGREC33 Relacin de retenciones
por concepto de retencin en la fuente y FGREC34
Relacin de retenciones por concepto de ICA.
Cambio de cdigo de GGREC04 por GAP004.
Modificacin de nombre, condiciones generales,
terminologa, referencias, numerales 6.1.1, 6.1.1.1,
6.2.1, 6.2.2, 6.5, 6.6, 6.7.2 y 6.7.3, registros y anexo e
inclusin de los numerales 6.3 y 6.4.
Modificacin del cdigo del formato FGREC27 por
FAP024, FGREC28 por FAP025, eliminacin del

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Coordinador Grupo de
Desembolsos

Coordinador Grupo de
Desembolsos

Coordinador rea
Fondo Ejecucin de
Proyectos

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VIGENCIA:

2013-11-28

CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIN

05

FECHA

2011-05-27

CAMBIO REALIZADO
formato FGREC36 y creacin de
Documento equivalente.

SOLICITADO POR
la

proforma

Modificacin en nombre del procedimiento, condiciones

generales, referencias, numerales 6.1, 6.1.1, 6.1.1.2,
6.2, 6.2.1.2, 6.2.1.3, 6.2.1.4, 6.3, 6.4, 6.5 y 6.6.3 y
registros. Inclusin de los numerales 6.2.1 y 6.2.1.1 y
anexos No. 2 y 3.
Eliminacin de los numerales 6.2.1, 6.2.1.5, 6.2.2,
6.2.2.1 y 6.3 de la versin anterior.

Coordinador rea
Fondo de Ejecucin de
Proyectos

Modificacin del formato FAP025.

06

16-09-2011

Modificacin en numeral 6.2.1.3 y registros

07

2013-11-28

Modificacin de condiciones generales, referencias,

Numerales 6.1.1.2, 6.5, 6.6.2, Anexo N2 y Anexo N 3.

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Coordinador rea
Fondo de Ejecucin de
Proyectos
Gerente del rea
Fondo de Ejecucin de
Proyectos ( E ) /
Gerente de Unidad de
Contabilidad y
Presupuesto.

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VIGENCIA:

2013-11-28

NDICE
1.

OBJETIVO ......................................................................................................................................5

2.

ALCANCE.......................................................................................................................................5

3.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS.......................................................................5

4.

DEFINICIONES ..............................................................................................................................5

5.

CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................6

6.

REGLAMENTACION PARA EL TRMITE DE DESEMBOLSOS PARA CONVENIOS

FONDO DE EJECUCIN DE PROYECTOS. ................................................................................7

6.1

DESEMBOLSOS DE CONTRATOS DERIVADOS DE CONVENIOS ..........................................7

6.1.1

REQUISITOS PARA EL TRMITE ................................................................................................7

6.1.1.1

REQUISITOS PARA EL TRMITE DE DESEMBOLSOS POR HONORARIOS O SERVICIOS

PRESTADOS DIRECTAMENTE POR PERSONAS NATURALES O COMO INTEGRANTES
DE UNIONES TEMPORALES Y/O CONSORCIOS.......................................................................7

6.1.1.1.1. INTERESES O CORRECCIN MONETARIA EN VIRTUD DE PRSTAMOS PARA

ADQUISICIN DE VIVIENDA. .......................................................................................................8
6.1.1.1.2 LOS PAGOS EFECTUADOS POR CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS A
EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA O POR LOS DE SEGURO DE SALUD
EXPEDIDOS POR COMPAAS DE SEGUROS. .........................................................................8
6.1.1.1.3 DEDUCCIN MENSUAL DE HASTA EL 10% DEL TOTAL DE LOS INGRESOS Y LIMITADO
A 32 UVT MENSUALES POR CONCEPTO DE DEPENDIENTES ECONMICOS. ....................9
6.1.1.2

CESIONES DE PAGO ...................................................................................................................9

6.2

DESEMBOLSOS PARA CUBRIR OTROS GASTOS DERIVADOS DEL CONVENIO ...............9

6.2.1

VITICOS, GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE ....................................................................10

6.2.1.1

GENERALIDADES ......................................................................................................................10

6.2.1.2

REQUISITOS EMPLEADOS PBLICOS...................................................................................11

6.2.1.3

REQUISITOS TRABAJADORES OFICIALES (REEMBOLSO) .................................................11

6.2.1.4

RECONOCIMIENTO DE TRANSPORTE ....................................................................................12

6.3

MANEJO CAJAS MENORES ......................................................................................................12

6.4

RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR ...........................................13

6.5

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA ....................................................................14

6.6

ASPECTOS FISCALES DE FONADE .........................................................................................15

6.6.1

RETENCIN EN LA FUENTE DE RENTA ..................................................................................15

6.6.2

RETENCIN EN LA FUENTE DE IVA ........................................................................................15

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6.6.3

RETENCIN EN LA FUENTE DE ICA ........................................................................................15

7.

ANEXOS .......................................................................................................................................16

ANEXO NO. 1 REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS ..................................................16

ANEXO NO. 2 TABLA DE RETENCIN EN LA FUENTE PARA REEMBOLSO DE GASTOS POR CAJA
MENOR
18
ANEXO NO. 3 TABLA DE RETENCIN PARA REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE .........................19

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1. OBJETIVO
Establecer los requisitos y la reglamentacin para el tramit de desembolsos de contratos derivados y
otros gastos de los convenios suscritos con FONADE.

2. ALCANCE
Esta gua aplica para el trmite de pagos y desembolsos de los gastos asociados de los convenios que
suscribe la Entidad en los procesos misionales de FONADE.
3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
Estatuto Tributario
Decreto 260 de 2001, por medio del cual se reglamentan los artculos 392 y 401 del Estatuto
Tributario.
Decreto 099 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario.
Decreto 1070 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario
Decreto 862 de 2013, por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012.
Decreto 1950 de 1973, por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y
otras normas sobre administracin del personal civil.
Decreto reglamentario 3750 de 1986, por el cual se dictan disposiciones en materia de retencin
en la fuente y se reglamenta parcialmente la ley 75 de 1980.
Decreto reglamentario 4713 de 2005 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, por el cual se
ajustan los valores de retencin en la fuente aplicable a los pagos gravables originados en la
relacin laboral o legal y reglamentaria, y se dictan otras disposiciones.
NTCGP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
NTC ISO 9001:2008. Requisitos Sistema de Gestin de Calidad.
Procedimiento PAP002 Reembolso de gastos.
Procedimiento PAP044 Anulacin de certificacin de cumplimiento para el pago.
Suministro de tiquetes.
Actos Administrativos que adoptaron el procedimiento previamente:
- Vs 01 Resolucin 230 de 18-12-2006
- Vs 02 Resolucin 89 de 29-05-2007
- Vs 03 Resolucin 73 de 7-04-2008
- Vs 04 Resolucin 98 de 28-04-2010
- Vs 05 Resolucin 224 de 2-05-2011
- Vs 06 Resolucin 348 de 16-09-2011
4. DEFINICIONES
AFC: cuenta de ahorros denominada Ahorro para el Fomento a la Construccin.
AFP: Administradora Privada de Fondos de Pensiones.
CAC: Centro de Atencin al Ciudadano.

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Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP: Documento mediante el cual se garantiza la

existencia del rubro y la apropiacin presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
EPS: Entidad Promotora de Salud.
FEP: Fondo de Ejecucin de Proyectos.
FSP: Fondo de Solidaridad Pensional.
Gastos derivados del convenio: se refiere a aquellos gastos de ejecucin instantnea, que no ameritan
la suscripcin de un contrato con formalidades plenas, requieren de la ordenacin del gasto en FONADE
y estar debidamente soportados.
Registro presupuestal del compromiso: es la operacin mediante la cual se perfecciona el
compromiso garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningn otro fin.

5. CONDICIONES GENERALES
a. No se podrn expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP si el convenio no cuenta con
apropiacin en el rubro del cual se va a descontar el gasto.
b. No se podrn tramitar pagos sin que exista registro presupuestal previo. Para la expedicin de ste
ltimo se requiere la firma del Ordenador del Gasto de acuerdo con el tipo de gasto y teniendo en
cuenta las delegaciones contenidas en las resoluciones internas vigentes.
c. Los pagos se realizan mediante transferencia electrnica, caso para el cual FONADE conoce la
Entidad Financiera y el nmero de cuenta, por medio del formato FAP025 Informacin general y
tributaria de terceros, que previamente debe diligenciar el beneficiario del desembolso para el primer
pago; los dems pagos no requieren de este formato, excepto cuando se presenten novedades en la
informacin consignada previamente.
d. En caso que el proveedor del bien o servicio requiera una modificacin a la informacin registrada en
el formato FAP025 Informacin general y tributaria de terceros, debe diligenciar nuevamente dicho
formato y radicarlo en el Centro de Atencin al Ciudadano CAC.
e. Antes de la radicacin del formato FAP022 certificacin de cumplimiento para pago con sus
respectivos soportes, se debe diligenciar el formato FAP160 Lista de chequeo para radicacin de
desembolsos, el cual debe estar aprobado por el responsable de la revisin.
f.

El tiempo estimado para el trmite de un desembolso que cumple con todos los requisitos antes
mencionados, es de cinco (5) das hbiles, a partir de su radicacin en el CAC.

g. Las personas naturales del rgimen simplificado, personas jurdicas no obligadas a facturar o para el
cobro de un anticipo, opcionalmente pueden utilizar la proforma FAP030 Modelo cuenta de cobro.
h. Todos los pagos relacionados con el costo variable, viticos y reembolsos de gastos de viaje, se
realizarn de acuerdo con las circulares internas vigentes.

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6. REGLAMENTACION PARA EL TRMITE DE DESEMBOLSOS PARA CONVENIOS FONDO DE

EJECUCIN DE PROYECTOS.
Los convenios marco presentan dos tipos de desembolsos: 1) desembolsos de contratos derivados de
convenios y 2) desembolsos para cubrir otros gastos derivados de los convenios. A continuacin se
identifican cada uno de ellos y se especifican los requisitos para su pago.
6.1 DESEMBOLSOS DE CONTRATOS DERIVADOS DE CONVENIOS
El valor de los contratos derivados est compuesto por un costo fijo y/o un costo variable; el primero
corresponde a los honorarios por la prestacin del servicio y el segundo por los gastos en que debe
incurrir el contratista por la ejecucin del contrato en ciudades diferentes a la de la prestacin del servicio
normal en cumplimiento del objeto contractual. Los desembolsos se deben radicar en FONADE de
acuerdo con los requisitos establecidos en la minuta del contrato, en la clusula denominada forma de
pago. El primer desembolso se realiza siempre y cuando el contrato tenga registro presupuestal y est
debidamente legalizado, es decir, aprobada la garanta y cumplidas las dems condiciones establecidas
contractualmente.
6.1.1 REQUISITOS PARA EL TRMITE
a.
b.
c.
d.

e.
f.
g.
h.

Existencia de registro presupuestal que soporte el pago.

Contrato legalizado.
Formato FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago, debidamente diligenciado.
Formato FAP025 Informacin general y tributaria de terceros: es un formato que suministra FONADE,
el cual debe ser diligenciado por el contratista y forma parte de los documentos para la elaboracin del
contrato, as como la certificacin bancaria y el RUT, de no contar con estos documentos en el
proceso contractual debern anexarse al formato FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago,
as como cuando se trate de desembolsos que no estn amparados bajo la modalidad de contrato con
formalidades plenas.
Factura o formato FAP030 Modelo cuenta de cobro (formato opcional).
Recibo de pago de pensin y salud con base en la reglamentacin vigente.
Certificacin de pagos parafiscales, si aplica.
Documentos que fueron exigidos contractualmente, como: informes de avance, informes finales,
facturas, cartas de recibo a satisfaccin, entre otros, aprobados por quienes hayan sido designados
para el efecto y conforme a la clusula forma de pago del contrato.

6.1.1.1 Requisitos para el trmite de desembolsos por honorarios o servicios prestados

directamente por personas naturales o como integrantes de uniones temporales y/o
consorcios.
Los contratistas que presten servicios o que sean integrantes de uniones temporales o consorcio que
sean personas naturales, no importa la modalidad o tipo de contrato, deben informar mediante una
comunicacin con la indicacin de los puntos a que hace referencia el artculo 1 del Decreto 1070 de
2013, para lo cual se adjunta el formato FAP070 Modelo de informacin tributario del ao inmediatamente
anterior, que se debe radicar ante la entidad una sola vez de forma independiente del desembolso,
antes del 30 de marzo o antes del prximo desembolso para pago y no debe estar anexo al
desembolso. Tener en cuenta que el no entregar este documento de informacin estipulado en el
Decreto 1070 de 2013, puede implicar a las personas naturales independiente del tipo de contrato que
tenga con la entidad, posibles sanciones por la DIAN ya que como agentes retenedores debemos
informar que personas no cumplieron con esta condicin para sus pagos.

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As mismo se aclara que para poder obtener el beneficio del descuento por el pago de aportes de salud y
pensin, nicamente debe adjuntar al desembolso la planilla de pagos de los aportes respectivos en la
cual se evidencia la transaccin efectiva y el valor que se deduce es el valor pagado correspondiente al
aporte cancelado sobre el IBC, que equivale al 40% del valor de los honorarios, no es necesario adjuntar
ningn documento adicional.
Con respecto a los aportes a fondo de pensiones voluntarias (FPV) o cuentas de ahorro AFC para el
fomento de la construccin, se deber adjuntar al desembolso una carta de autorizacin y el formato de
consignacin de esa entidad a la cual debemos efectuar el pago de los aportes en mencin tal como se
indic en la Circular Externa No. 026 de 2013. En la carta se debe indicar que se autoriza a FONADE a
descontar de los honorarios o pagos por la prestacin de servicios el valor, la cuenta en la cual se debe
consignar y dems informacin necesaria para poder efectuar la operacin. Se debe tener en cuenta que
el valor mximo que se tiene derecho a disminuir de la base de retencin es el 30% de los ingresos
teniendo en cuenta por supuesto el valor pagado de aportes a pensin obligatoria (AFP) y fondo de
solidaridad pensional (FSP), la diferencia que resulte no tiene beneficio tributario aunque puede ser
solicitada para ser descontada y consignada a la entidad respectiva.
Finalmente, nicamente para el caso de las personas naturales que de acuerdo a la informacin indicada
queden clasificados en la categora de empleados para efectos tributarios podrn disminuir de su base de
retencin los siguientes conceptos, para lo cual deber adjuntar los siguientes documentos:
6.1.1.1.1. Intereses o correccin monetaria en virtud de prstamos para adquisicin de vivienda.
En este caso para poder obtener el beneficio de disminucin de la base de retencin en la fuente a ttulo
de renta se deber, por una sola vez, en el documento de informacin relacionada con el artculo 1 del
Decreto 1070 de 2013, una copia del certificado de los intereses por correccin monetaria expedido por el
respectivo banco o entidad autorizada en el cual se indique el valor pagado por intereses en el ao
inmediatamente anterior o una certificacin o constancia del primer pago del crdito si este fue aprobado
durante este ao, esto es con base en lo estipulado en artculo 7 del Decreto Reglamentario 4713 de
2005 y en el artculo 7 del Decreto Reglamentario 3750 de 1986. Tener en cuenta que la disminucin de
este valor est limitado a 100 UVT mensuales, por lo tanto del valor certificado por la entidad respectiva
se divide en el nmero de meses para determinar el valor proporcional para disminuir en cada pago en
adelante despus de radicado este documento.
6.1.1.1.2 Los pagos efectuados por contratos de prestacin de servicios a empresas de medicina
prepagada o por los de seguro de salud expedidos por compaas de seguros.
Para acceder este beneficio tributario se deber adjuntar en el documento de informacin relacionada con
el artculo 1 del Decreto 1070 de 2013, una copia del certificado por los pagos del ao inmediatamente
anterior en los cuales implique la proteccin al contratista, cnyugue o compaero permanente, sus hijos
y dependientes, en este caso los pagos efectuados por la suscripcin de esos contratos o plizas en el
mismo ao no tiene el beneficio, ya que el mismo no est contemplado en artculo 7 del Decreto
Reglamentario 4713 de 2005 y en el artculo 7 del Decreto Reglamentario 3750 de 1986, en ese caso ese
valor ser aplicable para el ao siguiente. Tener en cuenta que la disminucin de este valor est limitada
a 16 UVT mensuales, por lo tanto del valor certificado por la entidad respectiva se divide en el nmero de
meses para determinar el valor proporcional para disminuir en cada pago en adelante despus de
radicado este documento.

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6.1.1.1.3 Deduccin mensual de hasta el 10% del total de los ingresos y limitado a 32 UVT
mensuales por concepto de dependientes econmicos.
En este caso se debe radicar una certificacin bajo la gravedad del juramento, para lo cual se puede
utilizar el formato FAP069 Declaracin juramentada de dependencia econmica, adicional al documento
de informacin regulado por el artculo 1 del Decreto 1070 de 2013, en el cual se indique el nombre,
cdula o identificacin y parentesco de las personas dependientes con indicacin del valor pagado o los
gastos mensuales, del cual se adjunta modelo de formato de dependencia econmica, para poder
obtener este beneficio se debe tener en cuenta que:
a. Para hijos menores de 18 aos se debe adjuntar copia del registro civil.
b. Para hijos mayores de 18 a 23 aos y su dependencia se deba a gastos por concepto de educacin
entre otros, se debe adjuntar copia del registro civil y certificado de estudio de la institucin debidamente
aprobada por el MEN.
c. Para el cnyugue o compaero permanente o padres o hermanos que dependan econmicamente del
contratista (empleado) debern adjuntar certificado de contador pblico en el cual se certifique la
ausencia de ingresos anuales inferiores a 260 UVT.
d. Para hijos mayores de 23 aos o cnyugue permanente o padres o hermanos por dependencia
econmica por factores fsicos o psicolgicos debern adjuntar el certificado expedido por el Instituto
Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses o por la EPS.
6.1.1.2 Cesiones de pago
En caso que el contratista requiera ceder su pago a un tercero, debe tramitar el desembolso a nombre
propio cumpliendo con los requisitos para el trmite del mismo y los exigidos en la minuta del contrato.
As mismo, deber anexar un documento de cesin que contenga especficamente la informacin
relacionad con el cesionario, es decir, nombre, identificacin, nmero de cuenta bancaria, tipo de cuenta
y valor a girar.
El documento de cesin ser tramitado por el peticionario ante la Subgerencia de Contratacin, quien
informar mediante memorando al rea de Pagadura, las cesiones de pago aprobadas para su
aplicacin.
6.2 DESEMBOLSOS PARA CUBRIR OTROS GASTOS DERIVADOS DEL CONVENIO
Durante la ejecucin de los convenios se requiere incurrir en gastos, cuyas obligaciones no han sido
adquiridas a travs de un documento asignado en FONADE. Debe existir la apropiacin presupuestal en
los convenios, como requisito previo a la ejecucin de dichos gastos, as como el trmite presupuestal
pertinente y, para el trmite del pago se requiere adems la firma del ordenador del gasto delegado para
tal fin.
Estos desembolsos dependen de las necesidades de los diferentes proyectos. Se clasifican en este
grupo, entre otros gastos, los siguientes:
-

Afiliaciones y matrculas
Apoyo a desastres
Ayudas educativas
Ayudas humanitarias
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Aspectos legales
Cajas menores
Compra de predios
Constitucin de plizas
Gastos de licencias, permisos y aprobaciones derivados de la ejecucin de contratos de obra
Gastos de viaje empleados pblicos
Gastos de viaje trabajadores oficiales
Gastos notariales
Impuestos
Sentencias y conciliaciones extrajudiciales
Servicios pblicos
Suscripciones

6.2.1 VITICOS, GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE

6.2.1.1 Generalidades
Para empleados pblicos y trabajadores oficiales, a efectos de darle curso a un viaje deber como lo
seala la norma, mediar un acto administrativo formal expedido por el funcionario competente o quien
est delegado para tal efecto, en el cual se determine, la justificacin del viaje correspondiente la cual
deber estar directamente ligada al objeto del convenio celebrado con FONADE, el objeto de la comisin,
el destino, duracin, as como el consecuente reconocimiento de los viticos/gastos de viaje a que haya
lugar, haciendo nfasis que el gasto debe atenderse con los recursos del presupuesto del proyecto. Esto
ltimo en consideracin a que corresponde a una actividad que se asume como parte de un proyecto y
en ejecucin de un convenio previamente celebrado.
Se debe garantizar la existencia previa de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP por mes
por convenio, para cubrir los viajes del mes en vigencia, de igual manera deber existir un CDP para
cubrir los gastos de transporte adicional requerido para llegar al lugar de destino programado.
Una vez se obtenga el acto administrativo, previo al viaje, se debe surtir el trmite de expedicin del
registro presupuestal en FONADE, a travs del diligenciamiento del formato FAP024 Autorizacin de
viaje y/o suministro de tiquetes.
En cualquiera de los casos los gastos en que incurra el viajero se liquidan con base en los rangos y
tarifas estipulados por el Decreto, que emite anualmente el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica - DAFP, mediante el cual se fijan las escalas de viticos. En caso que el cliente requiera
establecer un parmetro diferente, deber informar formalmente al Gerente del Convenio, as como las
condiciones especiales que requieran que forme parte del desembolso como soporte para el pago, sin
que se superen los montos establecidos en el Decreto.
De conformidad con lo previsto en el Artculo 79 del Decreto 1950 de 1973, FONADE reconoce y paga
los viticos al exterior nicamente en pesos colombianos, liquidados a la tasa representativa del mercado
(TRM) vigente al da de la radicacin del desembolso y abonados a la cuenta que se indique, en un plazo
mximo de cinco (5) das hbiles.
Los viajeros que se desplacen a partir del da veintiocho (28) del mes en vigencia, tendrn como fecha
lmite para radicar la solicitud de pago en FONADE hasta el tercer da calendario del siguiente mes, para
los viajes realizados antes de dicha fecha tendrn un plazo mximo de cinco (5) das despus de su
regreso.

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Los funcionarios pblicos, tienen la posibilidad de radicar el desembolso cinco (5) das previo al viaje,
a efectos que cuenten con los recursos disponibles para tal fin. Estos pagos no estn sujetos a retencin
y no requieren factura ni cuenta de cobro.
A los trabajadores oficiales les aplica nicamente el pago por REEMBOLSO, es decir, que solamente
podrn radicar su solicitud de pago a su regreso.
En todos los casos, se debe radicar los desembolsos antes del cierre contable del mes durante el cual se
realiz el viaje, de lo contrario FONADE no se har responsable del reconocimiento de dichos gastos.
Los tiquetes areos requeridos para los viajes se suministrarn con base en los contratos vigentes,
suscritos por FONADE para tal fin. (Ver procedimiento PAP611 Suministro de tiquetes). FONADE no
reconocer los gastos en que incurra el viajero por concepto de tiquetes generados por novedades en el
itinerario de vuelo o expedicin de tiquetes nuevos que sean tramitados directamente con la Aerolnea.
NOTA: Para contratistas, este tipo de gastos forma parte del valor del contrato como un costo variable
de los honorarios y para otros viajeros no contemplados en este numeral deber mediar previamente la
elaboracin de una orden de servicio.
6.2.1.2 Requisitos empleados pblicos
El viajero deber radicar en FONADE los siguientes documentos, debidamente diligenciados sin
tachones, borrones ni enmendaduras.
Formato FAP024 Autorizacin de viaje y/o suministro de tiquetes.
Formato FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago.
En caso que no reposen en FONADE: Adjuntar formato FAP025 Informacin general y tributaria de
terceros y la certificacin de la cuenta bancaria.
6.2.1.3 Requisitos trabajadores oficiales (Reembolso)
El viajero deber radicar en FONADE los siguientes documentos, debidamente diligenciados sin
tachones, borrones ni enmendaduras.
Formato FAP024 Autorizacin de viaje y/o suministro de tiquetes.
Formato FAP022 Certificacin de cumplimiento para el pago.
En caso que no reposen en FONADE: Adjuntar formato FAP025 Informacin general y tributaria de
terceros y la certificacin de la cuenta bancaria.
En caso que el proveedor no facture, anexar formato FAP027 Documento equivalente (comprobante
de pago) en original y copia firmado por el proveedor.
Formato FAP028 Relacin para la legalizacin y/o reintegro de gastos, acompaado de las facturas o
documentos equivalentes de todos los gastos en que incurri durante el viaje los cuales no pueden
superar el valor autorizado y deben identificar el rgimen tributario al cual corresponde el proveedor.
Copia del comprobante de ingreso por los descuentos aplicados a terceros emitido por el rea de
Pagadura.
Nota: En caso de no adjuntar la copia del comprobante de ingreso por la consignacin de los descuentos
de retencin en la fuente a terceros, el valor ser descontado del reembolso de gastos.

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VIGENCIA:

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De acuerdo con el Artculo 5 del Decreto 260 de 2001 los pagos o abonos en cuenta por servicios de
restaurante, hotel y hospedaje, estn sujetos a retencin siempre que el pago o abono en cuenta sea
efectuado en forma directa por una persona jurdica, una sociedad de hecho, una entidad o persona
natural que tenga la calidad de agente retenedor.
6.2.1.4 Reconocimiento de transporte
De ser necesario, se reconocern los gastos de transporte (intermunicipal, fluvial), en que incurra el
viajero para completar los trayectos de su itinerario hasta llegar a su lugar de destino, as mismo si el
desplazamiento se va a realizar en automvil particular solamente se cubrir el valor de la gasolina y los
peajes, para lo cual se requiere la justificacin y autorizacin previa por el Supervisor/Interventor
mediante el formato FAP024 Autorizacin de viaje y/o suministro de tiquetes. En caso de no conocer las
tarifas comerciales, se debe registrar un valor estimado.
En cualquiera de los casos, si el valor del transporte supera la base mnima establecida por ley, se
deber aplicar las retenciones a que haya lugar, por concepto de transporte la cual deben ser
consignadas en la cuenta bancaria del convenio y la copia de esta consignacin debe formar parte de los
documentos solicitados para el reembolso. En caso de omitir los descuentos por retenciones, FONADE
practicar estos descuentos, pagar a las entidades recaudadoras y este monto ser asumido por el
viajero.
6.3 MANEJO CAJAS MENORES
El dinero que se entregue para la constitucin de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar
gastos que tengan el carcter de urgente y eminentemente transitorio, no permanentes, para los cuales
sea absolutamente imposible aplicar los procedimientos ordinarios de adquisicin de bienes y servicios.
Las cajas menores se deben constituir para cada vigencia fiscal, a travs de una resolucin firmada por el
Gerente General de FONADE indicando la cuanta, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que
se pueden realizar.
Para el funcionamiento de las cajas menores se debe tener en cuenta el procedimiento PAP002
Reembolso de gastos y la resolucin emitida anualmente por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico,
la cual establece que la cuanta mxima para la constitucin de cada una de las cajas menores se define
con base en el presupuesto vigente de la entidad, determinado en S.M.L.M.V., entre otros.
Si un convenio maneja varios proyectos y cada uno crea su caja menor, la sumatoria de todas ellas no
podr superar la cuanta mxima de constitucin. Los desembolsos iniciales de cada una de las cajas
menores y los reembolsos se realizan siempre y cuando se cumpla con las condiciones estipuladas en la
reglamentacin mencionada, previa la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP.
Las siguientes son las lneas de gasto que se cubrirn con la caja menor y se ejecutarn con cargo a los
correspondientes rubros presupuestales que hacen parte del presupuesto de aplicaciones de FONADE.
Los gastos que no se legalicen dentro de los plazos establecidos sern asumidos por el responsable de
la caja menor.

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Descripcin
Transportes personas o carga (terrestres, martimo, fluvial o areo).
Compras de tiles y papelera.
Combustibles y lubricantes.
Gastos institucionales (implementos de aseo y servicio de cafetera
y restaurante).
Fotocopiado, revelado e impresiones.
Aspectos legales (pago de licencias, escrituras, derechos, entre
otros) y gastos notariales.
Servicio de parqueadero.
Mantenimiento.
Servicio de alojamiento.
Gastos bancarios.
La responsabilidad de la administracin y manejo de la caja menor estar en cabeza de la persona
designada por el Gerente General mediante la resolucin de constitucin de la caja, quien deber
constituir previamente una pliza de manejo con el valor asegurado igual al monto de la caja menor, cuyo
costo de constitucin ser asumido por FONADE.
Los recursos de la caja menor se deben manejar en una cuenta corriente a nombre de la persona
asignada como responsable para tal fin. Los gastos del manejo de la cuenta bancaria sern asumidos por
el convenio y debern ir incluidos en cada uno de los reembolsos.
Cuando el responsable de la caja menor deba entregar recursos a terceros para la cancelacin de
algunos gastos, debe dejar constancia mediante el formato FAP038 Recibo provisional de caja menor,
hasta tanto el tercero legalice o reintegre los recursos entregados.
El recibo provisional deber legalizarse dentro de los cinco (5) das calendario, siguientes al recibo de los
recursos. No obstante, para los gastos realizados despus del veinticinco (25) de cada mes, la fecha
mxima de legalizacin es el ltimo da hbil del mes.
En caso que alguno de los aspectos contemplados en la resolucin presente novedades, stas deben ser
formalizadas a travs de una modificacin a dicha resolucin.
6.4 RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
Ser responsabilidad de los supervisores y/o interventores de los contratos o pagos que se realicen en
FONADE, certificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el formato FAP022 Certificacin
de cumplimiento para el pago a contratistas u otros gastos con cargo al convenio y acreditar la
veracidad de los documentos all relacionados, conforme a las responsabilidades en el control de la
actividad contractual de los supervisores y/o interventores y en cumplimiento de la reglamentacin
legal vigente (resoluciones, circulares).
As mismo es responsabilidad de los supervisores y/o interventores, ejercer el control estricto al
cumplimiento de los aportes al sistema general de seguridad social.
La pertinencia de la firma de los supervisores y/o interventores para aprobar otros gastos derivados
del convenio se da de acuerdo con las caractersticas de ejecucin del convenio o con las condiciones
establecidas previamente con el cliente.

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Es preciso sealar que toda novedad que se presente frente a la persona delegada para ejercer la
labor de supervisor/interventor, deber ser reportada oportunamente al Gerente del convenio.
6.5 ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA
Cuando se suscribe un contrato con el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, o
cuando se tramite un pago deber darse cumplimiento estricto a las normas legales vigentes, tanto a
las circulares, resoluciones de carcter interno como a las dems disposiciones legales de carcter
general.
No olvide que la informacin consignada en el formato FAP025 Informacin general y tributaria de
terceros debe hacerse en forma individual para cada contrato que se suscriba teniendo en cuenta el
objeto del mismo y debe corresponder con la clasificacin y caractersticas fiscales propias del
contratista que ha suscrito el contrato con FONADE o del beneficiario del pago; sta debe ser igual al
Registro nico Tributario RUT, expedido por la DIAN. Estos dos documentos son requisitos
indispensables para la contratacin y los pagos. De igual forma en el caso de Consorcio o Unin
Temporal se debe diligenciar el formato FAP025 Informacin general y tributaria de terceros por cada
integrante y tambin del Consorcio o Unin Temporal.
Se debe informar a FONADE cualquier cambio que presente como contribuyente, bien sea de orden
nacional o local, diligenciando un nuevo formato FAP025 Informacin general y tributaria de terceros,
marcando que es modificacin.
Es importante que se reporte en el formato FAP025 Informacin general y tributaria de terceros, el
nmero de una cuenta bancaria cuyo titular sea quien suscribi el contrato, con el nombre de la
entidad bancaria, sucursal y tipo de cuenta (de ahorros o corriente), por cuanto nicamente a sta se
harn las transferencias.
Cuando se trate de pago por concepto de anticipo, la cuenta de ahorros o corriente debe estar a
nombre del contratista/interventor y manejar los recursos con firmas conjuntas.
Para evitar la devolucin de los desembolsos es fundamental tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Revisar el valor del desembolso, diligenciado en el formato FAP022 Certificacin de cumplimiento
para el pago, el cual deber corresponder con el valor de la factura o documento equivalente de
acuerdo con los soportes adjuntos.
Comprobar que el bien o servicio facturado corresponda con lo pactado contractualmente.
La factura o documento equivalente deber cumplir los requisitos legales, especficamente las normas
tributarias vigentes, de acuerdo con el Anexo No. 1, segn sea el caso.
La fecha de la factura o documento equivalente, deber pertenecer al mes en curso.
En los casos en que exista amortizacin del anticipo, el porcentaje facturado debe corresponder con lo
establecido contractualmente.
Si se ha presentado alguna causal de devolucin de su cuenta, sta se le dar a conocer directamente al
beneficiario del pago y/o al supervisor del mismo o al Gerente del convenio, a efectos de que sea
corregida la inconsistencia y reportada nuevamente a FONADE.

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6.6 ASPECTOS FISCALES DE FONADE

El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, es una empresa industrial y comercial del
Estado de carcter financiero.
FONADE en su calidad de agente retenedor de impuestos nacionales y distritales tiene la obligacin de
efectuar las retenciones correspondientes en cada pago, de acuerdo con las normas legales vigentes.
Es calificado por la DIAN como gran contribuyente (Resolucin 7714 de 16 de diciembre de 1996).
Es agente de retencin en la fuente de renta, IVA, ICA e impuesto de timbre.
Su actividad principal no est gravada con Impuesto a las Ventas (IVA). Es responsable del IVA en el
rgimen comn, para la lnea de Estructuracin y Promocin de Proyectos.
Es responsable del ICA para la actividad 402 del CIU 6215.
En los contratos suscritos, FONADE aplica y practica las retenciones teniendo en cuenta las
caractersticas de la persona natural o jurdica contratada, as:
6.6.1

RETENCIN EN LA FUENTE DE RENTA

Los pagos a contratistas por la compra de bienes o por la prestacin de servicios estn sujetos a
retencin en la fuente de renta siempre que sean actividades generadores de impuesto de renta.
6.6.2

RETENCIN EN LA FUENTE DE IVA

En operaciones con contratistas, proveedores u otros terceros que pertenezcan al rgimen simplificado o
comn se practica sobre la compra de bienes o prestacin de servicios la retencin en la fuente a ttulo
de IVA a la tarifa que se encuentre reglamentada por el Gobierno Nacional, de acuerdo al desembolso
que se est tramitando.
6.6.3

RETENCIN EN LA FUENTE DE ICA

Los pagos por la adquisicin de productos o por la prestacin de servicios estn sujetos a retencin en la
fuente de ICA siempre que el objeto del contrato sea desarrollado en el Distrito Capital y adems a las
retenciones aplicables segn la legislacin de cada municipio, en la cual se obligue a practicar retencin
de ICA como agente retenedor.
De igual forma, FONADE aplica descuentos por otros conceptos, que se utilizan slo para algunos
servicios como la contribucin especial del impuesto de guerra para obras pblicas.
En consecuencia los contratistas, bien sean personas naturales o jurdicas, estn sujetos al cumplimiento
de las normas legales y fiscales vigentes.
Las normas fiscales son de carcter obligatorio por parte de los contribuyentes quienes son sujetos
pasivos.

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7. ANEXOS
ANEXO NO. 1 REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS
1. Denominarse expresamente factura de venta
Este requisito debe estar preimpreso a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas
industriales de carcter similar.
Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta
denominacin sustituye la de la factura de venta.
2. Identificacin del vendedor o de quien presta el servicio
Nombre y apellidos o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar
previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter
similar.
Las personas naturales con establecimientos comerciales y obligaciones a expedir factura o documento
equivalente (cuenta de cobro u otros), pueden optar por llevar en la factura su nombre personal o la razn
social o la denominacin que deseen, siempre que se hayan inscrito previamente ante la cmara de
comercio respectiva (DIAN, Conc. 30724, jun. 3/2003).
3. Identificacin del adquirente de los bienes y servicios
Nombre y apellidos o razn social y NIT del adquirente de los bienes y servicios, junto con la
discriminacin del IVA pagado.
4. Numeracin consecutiva
Requisito que debe estar preimpreso a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas
industriales de carcter similar y deber corresponder a la numeracin autorizada por la DIAN, teniendo
o
en cuenta que a partir del 1 de enero de 1997 se encuentra vigente la autorizacin de la numeracin de
la facturacin como sistema tcnico de control.
Importante: La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la Resolucin 3878 de 1996
estableci el sistema tcnico de control de la actividad productora de renta con base en la facturacin. La
citada resolucin fue modificada y adicionada por la Resolucin 5709 del mismo ao.
Vase Rgimen del Impuesto a las Ventas y Timbre de la DIAN, en el libro V ttulo IV, bajo el tema
Determinacin del impuesto e imposicin de sanciones.
5. Fecha de la expedicin
La cual debe corresponder a la realizacin de la operacin de venta y/o prestacin del servicio.
6. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados
En los casos en que la operacin intuya venta y prestacin de servicios, la descripcin comprender
igualmente unos y otros.

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Se entiende por gnero, aquella descripcin de los bienes y/o mercancas, que tienen caractersticas
comunes, como por ejemplo: escritorios, aparatos telefnicos, archivadores, entre otros, la descripcin
ser especfica cuando se identifique que cada uno de los bienes o mercancas por las seas que los
individualizan.
7. Valor total de la operacin
Debe incluirse el monto total de la operacin, independientemente de la forma de pago. En el evento de
expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operacin deber constar en la ltima, y podr
subtotalizarse en cada una de ellas.
Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transaccin efectuada, tambin debern constar
en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los
correspondientes libros. La nueva factura solamente deber expedirse por la diferencia no cobrada.
Cuando se realicen ventas de bienes o prestacin de servicios, las facturas debern expedirse en idioma
espaol y en pesos colombianos; en caso de que se requiera expresar el valor en monedas diferentes al
peso colombiano, se debe tener en cuenta que este valor deber convertirse en cualquier momento en
moneda nacional.
Cuando se facture en moneda diferente al peso de curso legal, deber registrarse en la factura su valor
en pesos. Para obligaciones que no correspondan a operaciones cambiarias, el pago debe realizarse en
pesos colombianos, existiendo la opcin de variar la fecha para la conversin.
8. Identificacin del impresor
La factura debe contener el nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben
estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de
carcter similar.
El impresor, persona natural con establecimiento de comercio inscrito ante la cmara de comercio puede
optar por incluir en la factura o documento equivalente (cuenta de cobro u otros) que expida sus nombres
y apellidos o el nombre del establecimiento de comercio debidamente registrado ante la cmara de
comercio (DIAN, Conc. 30724, jun. 3/2003).
9. Calidad agente retenedor del IVA
Este requisito podr cumplirse mediante la utilizacin de cualquier medio mecnico, manual o sello. En
todo caso deber constatar que quien expide la factura tenga la calidad de agente de retencin del
impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del rgimen comn.
Cuando la facturacin la efectu el consorcio o unin temporal bajo su propio NIT, sealar:
a) El porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unin
temporal.
b) El nombre o razn social y el NIT de cada uno de ellos.
Estas facturas debern cumplir con los requisitos anteriormente sealados.
Los agentes de retencin del impuesto sobre las ventas contemplados en los numerales 10 y 20 del
artculo 437-2 del Estatuto Tributario, debern indicar esta calidad al expedir sus facturas.

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27
0
4

3.5%
0.0%
1.0%

3.5%
0.0%
1.0%

15%
15%
15%

0
27
92
0

0.1%
3.5%
1.5%
4.0%

0.1%
3.5%
1.5%
4.0%

15%
15%
15%
15%

27
4
4
4

3.5%
3.5%
4.0%
3.5%

3.5%
3.5%
6.0%
3.5%

15%
15%
15%
15%

Segn Actividad Econmica

Base
mnima
en UVT

Rgimen Comn/
Simplificado

Transporte de personas terrestre

Transporte de personas fluvial
Transporte de carga terrestre, martimo,
areo
Compra de combustibles y lubricantes
Compra de papelera y otros bienes
Compra de productos agropecuarios
Arrendamiento de bienes muebles
(Vehculos)
Arrendamiento de bienes inmuebles
Otros ingresos tributarios (*)
Otros servicios (**)
Servicio de restaurante y alojamiento (***)

Rete-ICA
(iii)

Rgimen
Simplificado

Concepto de gasto

Rete-IVA
(ii)

Rgimen Comn/
Gran
Contribuyente

Rete-Renta (i)

Rgimen Comn/
Simplificado/
Gran
Contribuyente

ANEXO NO. 2 TABLA DE RETENCIN EN LA FUENTE PARA REEMBOLSO DE GASTOS POR CAJA
MENOR

(*) La retencin en renta para los otros ingresos tributarios, se aplica para aquellos servicios y/o
suministro de bienes que no estn clasificados dentro de esta tabla.
(**) La retencin en renta para los Otros Servicios se considera aquellos como los de impresin,
fotocopias, correos, peajes, gastos notariales. Para los servicios en los casos que se pueda determinar a
travs del RUT de las personas del rgimen simplificado que es declarante de renta, se puede aplicar
retencin del 4%.
(***) De acuerdo al Artculo 5 del Decreto 260 de 2001 los pagos o abonos en cuenta por servicios de
restaurante, hotel y hospedaje, estn sujetos a esta retencin en la fuente a ttulo de renta siempre que el
pago o abono en cuenta sea efectuado en forma directa por una persona jurdica, una sociedad de
hecho, una entidad o persona natural que tenga la calidad de agente retenedor; por lo tanto los pagos
que efecte por estos conceptos no estarn sujetos a retencin en la fuente en renta.
(i). No hay lugar a retencin por renta si el beneficiario del pago es autorretenedor o entidad sin nimo de
lucro. La base es el valor antes de IVA.
(ii). La retencin de IVA se debe aplicar a personas naturales o jurdicas del Rgimen Comn, para los
Grandes Contribuyentes no aplica por su condicin tributaria y para el caso de las personas naturales del
rgimen simplificado no se debe retener el valor ya que corresponde a una retencin informativa
realizada por la Entidad.
(iii). La retencin de ICA se aplica slo en aquellos casos que el servicio o compra de bien haya sido
realizado en Bogot de acuerdo a la tarifa indicada. La base es el valor antes de IVA.
Nota. Para efectos de determinar la base mnima anual en pesos, se debe tener en cuenta el valor
de la UVT que decreta el Gobierno Nacional anualmente y sta debe aproximarse al mltiplo de mil
ms cercano.

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ANEXO NO. 3 TABLA DE RETENCIN PARA REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE

27
0
4
4

Rgimen
Comn/
Simplificado

Transporte de personas terrestre

Transporte de personas fluvial
Transporte de personas martimo o areo
Servicio de restaurante y alojamiento (*)

Base
mnima
en UVT

Rgimen
Simplificado

Concepto de gasto

Rete-IVA (ii)

Rgimen
Comn/
Gran
Contribuyente

Rete-Renta (i)

3.5%
0.0%
1.0%
3.5%

3.5%
0.0%
1.0%
3.5%

15%
15%
15%
15%

(*) De acuerdo al Artculo 5 del Decreto 260 de 2001 los pagos o abonos en cuenta por servicios de
restaurante, hotel y hospedaje, estn sujetos a esta retencin en la fuente a ttulo de renta siempre que el
pago o abono en cuenta sea efectuado en forma directa por una persona jurdica, una sociedad de
hecho, una entidad o persona natural que tenga la calidad de agente retenedor; por lo tanto los pagos
que efecte por estos conceptos no estarn sujetos a retencin en la fuente en renta.
(i). No hay lugar a retencin por renta si el beneficiario del pago es autorretenedor o entidad sin nimo de
lucro. La base es el valor antes de IVA.
(ii). La retencin de IVA se debe aplicar a personas naturales o jurdicas del rgimen comn, para los
Grandes Contribuyentes no aplica por su condicin tributaria y para el caso de las personas naturales del
rgimen simplificado no se debe retener el valor ya que corresponde a una retencin informativa
realizada por la entidad.

Nota. Para efectos de determinar la base mnima anual en pesos, se debe tener en cuenta el valor
de la UVT que decreta el Gobierno Nacional anualmente y sta debe aproximarse al mltiplo de mil
ms cercano.

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