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TEMA:
SISTEMA INFORMTICO CONTABLE PARA LA
FUNDACIN PATRONATO MUNICIPAL DE AMPARO
SOCIAL SAN PABLO DE MANTA PERODO 2011 2012
AUTORAS:
PRRAGA VLEZ ROSA AGUSTINA
TRIVIO ALVIA MAYRA ISABEL
DIRECTORA DE TESIS:
A.S. SONIA SIN GARCS, Mg.IG.
AO
2011 2012
CERTIFICACIN
Yo, A.S. Sonia Sin Garcs, Mg.IG
CERTIFICO
Que las egresadas Prraga Vlez Rosa Agustina y Trivio Alvia
Mayra Isabel, han desarrollado su Tesis de Grado con el Tema
SISTEMA INFORMTICO CONTABLE
PARA LA FUNDACIN
____________________
A.S. Sonia Sin Garcs, Mg.IG
DIRECTORA DE TESIS
DECLARACIN DE AUTORA
DEDICATORIA
En la vida para lograr algo muchas veces nos toca sacrificar algo o
alguien, motivo por el cual dedico la obtencin de mi ttulo a mis hijos:
ERVING, ERICK Y ELIAN; por haberles robado un tiempo que no era mo, ya
que mientras trataba de superarme ellos esperaban por m en casa. Lo
interesante de todo esto es haberles demostrado que nunca es tarde para
aprender y que solo es cuestin de estar seguros de lo que queremos
ser y hacer en la vida. Los amo mucho
AGRADECIMIENTO
Detrs de cada sueo siempre hay personas que nos apoyan y creen en
nosotros:
Quiero expresar un profundo agradecimiento a Dios por ser mi gua y
fortaleza para avanzar en mis metas propuestas da a da.
A quienes con su ayuda, Apoyo y compresin me alentaron a lograr esta
hermosa realidad.
A mis Padres por su apoyo incondicional.
A mis profesores por su enseanza impartida.
A mis amigas (o) por apoyarme en todo lo que he necesitado en este lapso
de mi vida.
Ni una sola hoja del rbol se cae sin que Dios lo permita.
Padre Celestial te agradezco infinitamente por haberme permitido
culminar uno de mis ms grandes sueos, que aunque tarde pero lo logr,
en el nombre de Jess Amn.
Mam, gracias por apoyar mis decisiones e incentivar mis anhelos de
superacin, a pesar de la distancia.
Papi, gracias por ser mi inspiracin y la patadita que necesitaba para
continuar y cumplir mis objetivos.
As mismo agradezco a mi amigo y esposo a la vez por su comprensin y
confianza, dejndome ser lo que quiero ser.
A mis inolvidables TEACHERS. Muchas gracias de todo corazn, por
compartir sus conocimientos conmigo sin egosmo alguno, lo que los hace
merecedores de mi gratitud eterna.
Mayra Trivio Alvia
NDICE
INTRODUCCIN
CAPTULO I
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
TEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
FORMULACIN DEL PROBLEMA
INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIN
DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN
JUSTIFICACIN
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
3
3
6
7
7
8
10
10
10
CAPTULO II
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
BREVE HISTORIA
OBJETIVOS DE LA FUNDACIN
ESTRUCTURA DE FUNCIONAMIENTO
PROYECTOS EN EJECUCIN
EL SISTEMA CONTABLE PARA LOS PROYECTOS EN
EJECUCIN
11
12
13
14
16
CAPTULO III
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
LA CONTABILIDAD EN LA ORGANIZACIN
IMPORTANCIA
OBJETIVO FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD
ADMINISTRACIN ECONMICA O DE RECURSOS
LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y
COMUNICACIN EN LAGESTINCONTABLE
SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE
SISTEMAS INFORMTICOS
20
20
21
22
24
27
28
3.4
3.5
31
33
35
36
37
38
CAPTULO IV
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.4
4.4.1
HIPTESIS
VARIABLE INDEPENDIENTE
VARIABLE DEPENDIENTE
OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES
MARCO METODOLGICO
TIPO DE INVESTIGACIN
MTODO
TCNICA
POBLACIN Y MUESTRA
RECURSOS
TABULACIN DE DATOS Y ANLISIS DE RESULTADOS
ENCUESTAS DIRIGIDAS A USUARIOS DEL SISTEMA
CONTABLE DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE LA
FUNDACIN PATRONATO MUNICIPALDE AMPARO
SOCIAL SAN PABLO DE MANTA.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
39
39
39
40
42
42
42
43
43
43
45
45
53
55
56
57
RESUMEN
Summary
INTRODUCCIN
Toda organizacin para poder sobrevivir debe contar con mecanismos
que le permitan ejercer un control sobre el desarrollo de lo planificado,
caso contrario podra desaparecer por el mal manejo econmico.
En el caso de las entidades sin nimo de lucro deben asegurar una
gestin ptima, incluso ms exigente que las entidades lucrativas, puesto
que la eventual ineficiencia en el manejo de sus recursos no supone una
disminucin de sus beneficios, sino que conlleva directamente a una
reduccin de su actividad y, al mermar su utilidad social cuestiona su
propia razn de ser.
Las entidades sin nimo de lucro deben tomar medidas para asegurar
con especial celo la transparencia de su gestin, y lo que favorece la
eficiencia de su gestin. Con este fin, una Fundacin se somete
voluntariamente a estrictos mecanismos de control, para verificar si los
recursos econmicos de la Fundacin han sido aplicados a los fines
fundacionales, siendo adems necesaria tal rendicin de cuentas para
poder disfrutar del rgimen fiscal previsto para las entidades sin fines
lucrativos.
La contabilidad juega un papel primordial para los mecanismos de
control que se aplican en una organizacin, ya que permite conocer de
una forma clara, ordenada y metdica la situacin de la organizacin y
los resultados obtenidos, para que posteriormente los directivos puedan
realizar consultas que les sirvan de base para la toma de decisiones, lo
cual repercutir en una eficiente gestin administrativa y financiera.
1
CAPTULO I
1.1 TEMA
SISTEMA INFORMTICO CONTABLE PARA LA FUNDACIN
PATRONATO MUNICIPAL DE AMPARO SOCIAL SAN PABLO
DE MANTA PERODO 2011 2012
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En la actualidad por muy pequea que sea una empresa o negocio es
necesario llevar el control diario de los diversos movimientos, ya sean
estos ingresos o egresos; para el fortalecimiento del mismo.
El control financiero permite a los directivos, especialistas o no en el
rea, de controlar las finanzas de una organizacin, ya que brinda las
herramientas necesarias a travs del sistema contable de estudiar las
estructuras claves para un buen desarrollo del control financiero y as
cerciorarse que las actividades se desarrollen segn lo pautado aunado
a las polticas financieras.
Para muchas personas la contabilidad es solamente una obligacin
legal, algo que debe llevarse porque no hay ms remedio, ignorando lo
importante y lo til que puede llegar a ser.
La contabilidad, quizs es el elemento ms importante en toda empresa
o negocio, por cuanto permite conocer la realidad econmica y financiera
de la empresa, su evolucin, sus tendencias y lo que se puede esperar
de ella. No slo permite conocer el pasado y el presente de una empresa
sino el futuro, lo que viene a ser ms interesante.
3
tienen
para
presentrselos
las
diferentes
autoridades
empresa
cuente
con
magnficos
planes,
una
estructura
la
Trabajo Comunitario
rea:
Administracin
Aspecto:
1.3 JUSTIFICACIN.
En el Ecuador por ser un pas en vas de desarrollo, se ha profundizado
por aos las diferencias de clases sociales, lo que ha evidenciado
necesidades
personas
de
escasos
recursos
dificultades que se
la Fundacin
OBJETIVOS.
10
CAPTULO II
FUNDACIN PATRONATO MUNICIPAL DE AMPARO SOCIAL SAN
PABLO DE MANTA.
2.1 BREVE HISTORIA.
El 25 de junio del 2009 en el cantn Manta, Provincia de Manab; se
rene un grupo de damas voluntarias y se instalan en asamblea
constitutiva con la finalidad de formar una organizacin de naturaleza
privada y con finalidades asociativas.
Una vez conformada la directiva, la directora manifiesta la necesidad que
existe en este importante grupo de damas para lograr el mejoramiento y
desarrollo social de la niez, adultos mayores y personas con
discapacidad; por lo que se pone a consideracin de la sala la
constitucin de una Fundacin; y es as que de manera democrtica
resuelven el nombre o razn social
denominada FUNDACIN
Ver anexo # 1
11
12
as mismo en cada
depsito se tendr que realizar la facturacin del mismo con todos los
valores justificados. Al concluir cada ciclo o convenio se realiza un
informe final.
La fundacin es manejada independientemente, en ella laboran 2
asistentes contables las cuales llevan la contabilidad a travs del
paquete utilitario Excel ya que no cuentan con recursos econmicos
para realizar el control mediante un sistema informtico contable.
13
Urbirros
Nios atendidos: 45
(Ubicada en Urbirros)
Caritas sonrientes
Nios atendidos: 25
14
Alimentacin
Cuidados Mdicos (Medicinas, atencin mdica)
Programas de recreacin, artsticos (Paseos, bailes, etc.)
Talleres de Manualidades.
Charlas motivacionales, entre otros.
Este proyecto involucra Gastos de:
1.
2.
3.
4.
Alimentacin
Medicinas
Materiales Didcticos
Bonificacin a coordinadoras del proyecto.
15
CONTABLE
PARA
LOS
PROYECTOS
EN
16
Banco de
Guayaquil.
El proyecto de discapacidad se lo efecta a travs del Banco Comercial
de Manab, dinero que es distribuido en pagos a las promotoras y a los
50 discapacitados a los cuales se les asigna $105,00 por persona para
gastos de medicina y alimentacin; cuyos valores sern justificados por
el representante de la PCD con facturas para as auditar el dinero
entregado a la fundacin por parte del Estado.
El proyecto Geritrico es manejado con cuenta en el Banco de Fomento;
este dinero se distribuye en: medicinas, alimentos, material didctico,
bonificacin a promotoras, etc.
La asistente contable tiene que presentar informes cada dos meses y
uno al final del convenio por lo que adjunta comprobantes de egresos
para respaldar los gastos de alimentacin y as poder llevar la
contabilidad, ya que el Estado realiza auditoria al culminar los 6 meses
de cada proyecto.
El sistema contable de la Fundacin se lo realiza utilizando la
herramienta de Microsoft Excel.
Cada proyecto tiene su propia contabilidad.
17
INGRESOS:
Transferencias Bancarias (para los Gastos de los Proyectos)
EGRESOS:
Compras de los productos (asignados en el cronograma)
18
19
CAPTULO III
3.1
LA CONTABILIDAD EN LA ORGANIZACIN.
20
www.gerencie.com-importancia de la contabilidad
21
4
5
22
7www.mailxmail.com/...control-contable/sistemas-control-interno
23
de
conformidad
con
los
principios
de
contabilidad
24
1)
Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero
no introduce cambios metodolgicos.
:Las tecnologas de la informacin un recuso para el crecimiento de las MIPYMES en el Municipio de Tecmac" en
Observatorio de la Economa Latinoamericana Castro Cruz, Mendoza Mucio, Coln Azahar y Romero Guevara: N 119, 2009
25
2)
26
sistema
de
informacin
es
un
conjunto
de
elementos
empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe
permitir la toma de decisiones.
Es conveniente crear un sistema de informacin contable ms detallado
y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en
la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena
toma de decisiones en el momento oportuno.
Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser
realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe
tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es
suministrada
de
acuerdo
con
los
comportamientos
sociales
individuales.
Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo
modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio
de alta calidad y el trabajo que aade valor y coloque el conocimiento en
el centro de planificacin estratgica".
La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en
principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para
que los entes creen valor.
3.3.2 SISTEMAS INFORMTICOS:
Un sistema informtico es la sntesis de hardware, software y de un
soporte humano. Un sistema informtico tpico emplea un ordenador que
usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar
28
viene
mediante
la
interconexin.
Muchos
sistemas
diseadores
de
los
distintos
sistemas
informticos
no
29
IMPORTANCIA.
El objetivo que persigue esta ciencia es lograr que la informacin,
independientemente de su naturaleza, pueda ser procesada por
mquinas, de forma automtica, esto es, sin la intervencin humana.
Por tanto, para que un sistema informtico exista, debe existir una
informacin que procesar, y un conjunto de programas y dispositivos
electrnicos que permitan la recopilacin, procesado y posterior salida
de esos datos. Y por datos se debe entender cualquier aspecto de la
gestin empresarial que est controlado por ordenadores, ya sean las
nminas de los empleados, los datos econmicos de la empresa,
etctera.
Vistos los elementos necesarios para la existencia de lo que se
denomina sistema informtico, se puede reparar fcilmente en el error
que cometen muchas pequeas y medianas empresas, que se
consideran
informatizadas
por
haber
comprado
unos
cuantos
30
Informtica y Tecnologa
Sebastin Lpez Castro
Tcnico Superior en Desarrollo de Aplicaciones Informticas
31
32
GESTIN ADMINISTRATIVA.
empresa
sistemticamente.
Un
proceso
como
la
gestin
10
www.informatica-hoy.com
33
El
planeamiento,
organizacin,
direccin
control,
son
actos
LA
TOMA
DE
DECISIONES
EN
LAS
34
acumular,
analizar,
preparar,
interpretar
comunicar
la
36
37
CONTABILIDAD
38
CAPTULO IV
4.1 HIPTESIS.
La implementacin de un Sistema Informtico Contable contribuir a
optimizar la gestin administrativa y financiera en
la FUNDACIN
39
sistema
las
decisiones.
resumirlas en forma
financieras
actividades
de
control
un
entidad
llevar
una
para
por
Procedimientos
Mtodos
Categoras
informacin.
Obtencin de la
y de registros.
los
de
recursos utilizados
procedimientos
mtodos,
comprende
contable
informacin
Un
Conceptualizacin
Informes
Egresos
Ingresos
40
Indicadores
la
de Contador
Fundacin.
a
de
Tcnicas e
Instrumentos
Entrevista
de
de
- Tipo de informes.
- Frecuencia de
informes.
- Destino de
informes.
- Frecuencia
registros.
- Volumen
registros.
- Mtodos
registros.
tems Bsicos
Categoras
Resultados
Es la capacidad de la
institucin para definir, Propsitos
alcanzar y evaluar sus
propsitos
con
el
adecuado uso de los
recursos disponibles.
Conceptualizacin
41
Grado de
satisfaccin con la
informacin
Misin
Indicadores
Socios de la
Fundacin.
Presidenta
de
Fundacin.
Entrevista a:
Tcnicas e
Instrumentos
diferentes
proyectos.
Resultados obtenidos.
Resultados que se espera Encuesta
a
obtener.
beneficiarios de los
Recursos tecnolgicos.
Informes financieros.
Actividades bsicas.
tems Bsicos
4.3
MARCO METODOLGICO.
42
4.3.3 TCNICAS.
Una de las tcnicas utilizada fue la encuesta, dirigida a los usuarios
del Sistema Contable de la Fundacin.
Adems se realizaron entrevistas a la Presidenta, auxiliares contables
y Socios de la Fundacin.
Presidenta de la fundacin.
Socios
auxiliares contables
16
4.3.5 RECURSOS.
RECURSOS HUMANOS
Director/a de Tesis.
2 Investigadoras
43
RECURSOS MATERIALES
Computadoras
Cmara Fotogrfica
Grabadora de Voz
Flash Memory
Impresora
Fotocopiadoras
RECURSOS ECONMICOS
tiles de oficina: hojas, tinta, anillados, empastado, fotocopias, gastos de
transportacin, viticos en general, servicio de internet, llamadas
telefnicas, entre otras.
44
Pregunta N1
Requiere de los servicios del departamento contable de la
Fundacin?
OPCIN
SI
NO
TOTAL
FRECUENCIA
16
0
16
0,00%
PORCENTAJE
100%
0%
100%
Grfico N1
100,00%
Fuente: Usuarios de los diferentes proyectos: MIES, INFA, Presidenta de la Fundacin, Auxiliares
contables, Coordinadoras y Promotoras.
Autoras: Rosa Prraga Vlez y Mayra Trivio Alvia.
45
ANLISIS:
46
Pregunta N 2
Si su respuesta anterior fue afirmativa. Con qu frecuencia?
OPCIN
Constantemente
FRECUENCIA
12
PORCENTAJE
75%
Eventualmente
25%
Nunca
0%
Total
16
100%
Grfico N 2
25,00%
75,00%
Fuente: Usuarios de los diferentes proyectos: MIES, INFA, Presidenta de la Fundacin, Auxiliares
contables, Coordinadoras y Promotoras.
Autoras: Rosa Prraga Vlez y Mayra Trivio Alvia
47
ANLISIS:
48
Pregunta N3
Con qu fin solicita informacin al departamento contable?
OPCIN
FRECUENCIA
PORCENTAJE
Toma de decisiones
6,25%
Rendicin de cuentas
25%
Registro
interno
11
68,75%
16
100%
de
control
Total
Grfico N 3
6,25%
25,00%
68,75%
Fuente: Usuarios de los diferentes proyectos: MIES, INFA, Presidenta de la Fundacin, Auxiliares
contables, Coordinadoras y Promotoras.
Autoras: Rosa Prraga Vlez y Mayra Trivio Alvia
49
ANLISIS:
50
Pregunta N4
Recibe a tiempo el servicio solicitado al departamento contable?
OPCIN
SI
NO
A VECES
TOTAL
FRECUENCIA
1
2
13
16
PORCENTAJE
6,25%
12,50%
81,25%
100%
Grfico N 4
6,25%
12,50%
81,25%
Fuente: Usuarios de los diferentes proyectos: MIES, INFA, Presidenta de la Fundacin, Auxiliares
contables, Coordinadoras y Promotoras.
Autoras: Rosa Prraga Vlez y Mayra Trivio Alvia.
51
ANLISIS:
dejan
en
evidencia
la
necesidad
de
contar
con
52
CONCLUSIONES
Sin duda uno de los retos de la gestin administrativa es la
administracin y decantacin de tanta informacin que circula en el
entorno e interior de cada organizacin. En ello, la contabilidad y el
software contable tienen un aporte preponderante, en lo que atae
a todo el manejo y control financiero.
La contabilidad debe proveer informacin cuantitativa y oportuna
en forma estructurada y sistemtica sobre las operaciones de una
entidad, considerando los eventos econmicos que la afectan, para
permitir a sta y a terceros la toma de decisiones sociales,
econmicas y polticas. Para el ente en s esto involucra un
elemento importante de control, eficiencia operativa y planificacin.
54
RECOMENDACIONES
de
la
investigacin
bibliogrfica
como
de
la
implementar,
se
recomienda
seguir
55
las
instrucciones
BIBLIOGRAFA
56
ANEXOS
57
ANEXO # 1
58
59
ANEXO # 2
____________________________________________________
____________________________________________________
60
DIRIGIDO A:
____________________________
________________________________
____________________________
_________________________________
____________________________
_________________________________
____________________________
_________________________________
____________________________
________________________________
7) Liste las principales dificultades que presenta el mtodo de registro contables que
usted aplica.
8) Liste las ventajas que le traera el contar con un Sistema Informtico Contable.
ANEXO # 3
_________________________________________________________________
2) Para qu tipo de actividades usted requiere de informes financieros?
____________________________________________________
62
6) Los informes financieros que recibe cumplen con sus expectativas de informacin?
____________________________________________________
7)
_____________________________________________________________________
63
ANEXO # 4
NO_______
Si ______
NO ______
A VECES _______
64
ANEXO # 5
65
ANEXO # 6
66
ANEXO # 7
EL Sistema est compuesto por los siguientes mdulos: Inventario y Facturacin,
Cartera, Tesorera, Contabilidad y Anexos, de los cuales han sido configurados y
capacitados: Contabilidad, Tesorera y Anexos requeridos por la Fundacin.
MDULO CONTABILIDAD
1. Balances
1.1. Balance general
1.2. Balance de Sumas y saldos
1.3. Cuadre de Saldos
2. Movimientos contables
3. Secuencia de asientos
4. Documentos Contables
5. Plan de Cuentas
6. Asignacin de Rubros
7. Ratios Financieros
7.1. Cuentas para Ratios Financieros
7.2. Grupo de Ratios
7.3. Detalle de Ratios generados
7.4. Anlisis de Ratios Financieros
8. Rentas
8.1. Anexo transaccional
8.2. Comercializadoras de Vehculos
9. Reportes
9.1. Anlisis por cuenta
9.2. Estados Financieros
9.3. Movimientos contables
9.4. Estado de Flujo de Efectivo
9.5. Patrimoniales
MDULO TESORERA
1. Cheques
2. Conciliacin bancaria
3. Depsitos
4. Nota de crdito bancario
5. Nota de Dbito bancario
6. Banco
7. Cuenta bancaria
8. Documentos bancarios
9. Reportes
9.1. Estado de Cuenta bancaria
9.2. Movimiento bancario
67
MDULO DE CARTERA
1. Cobro de deudas
2. Cobro masivo
3. Nota de crdito clientes
4. Nota de Crdito proveedor
5. Nota de Dbito clientes
6. Nota de Dbito proveedor
7. Pago de deudas
8. Generacin de carteras para los clientes
9. Cartera del Proveedor
10. Estadsticas de Cobros
11. Registro de Ciudades
12. Registro de Datos Personales
13. Sub Zonas
14. Zonas
15. Reportes
1) Reporte de Cartera general
2) Cobros
3) Cuentas por cobrar empresa
MDULO AUDITORA/CONFIGURACIN
1. Acciones por usuario
2. Empresas
3. Permisos
4. Plantilla de Reportes
5. Roles de Usuarios
6. Modificacin de contraseas
7. Respaldo y Actualizacin
8. Configuracin de valores predeterminados
9. Crear empresa a partir de
10. Parmetros generales
11. Asignacin de precios a documentos
12. ltimos cdigos
13. Recuperacin de Registros Eliminados
14. Tipos de Documentos
68
GALERA
DE
IMGENES
69
INSTALACIN
SISTEMA INFRMATICO CONTABLE
EMILIA
FUNDACIN PATRONATO MUNICIPAL DE AMPARO SOCIAL
SAN PABLO DE MANTA
70
PRESENTACIN DEL
SISTEMA INFORMTICO CONTABLE
EMILIA
71
CONFIGURACIN Y CAPACITACIN
DE LOS MDULOS REQUERIDOS POR LA FUNDACIN
AL PERSONAL CONTABLE.
72
ENTREVISTAS
FUNDACIN PATRONATO MUNICIPAL DE AMPARO SOCIAL SAN
PABLO DE MANTA
73
PROYECTOS EN FUNCIN
GERIATRA
GUARDERAS
74
MANUAL DE USUARIO
75
Sistema Multiempres
76
2.- INTRODUCCION
Gracias por usar, Emilia V 1.0.1, como premisa, debe saber que usted cuenta con
una poderosa herramienta que le permite llevar el control automtico de su
negocio.
El sistema Emilia cuenta con el respaldo de MONAXA S.A., una empresa
Ecuatoriana lder en Productos tecnolgicos, en las reas de desarrollo de
Software, Construccin de redes de Telecomunicaciones,
asesoras y
capacitaciones en Hardware y Software.
Emilia tiene una madurez de mas de 8 aos en el mercado local, y 2 aos en el
mercado Internacional, durante este tiempo, hemos podido implementar nuestra
aplicacin en un sinnmero de negocios de todo tipo, la versin que usted
adquiri, es la herramienta bsica para llevar un control estndar de su negocio,
con esta versin, usted podr acoplarse a las bondades que el sistema EMILIA
le provee.
Esta versin de Emilia, le permitir aprender rpidamente su uso, no
requiere largas jornadas de capacitacin, ni ser un experto en informtica para
manipular una herramienta tan fcil, basta con saber utilizar los utilitarios
de office.
Como regla bsica todos, los sistemas desarrollados por Monaxa S.A. tienen una
interfaz amigable y una estructura muy parecidas a las herramientas de
Microsoft.
Esta versin de Emilia es Multi-usuario y Multi-Empresa, adems puede crear
vario periodos contables, as como varios puntos de ventas.
77
PARA INGRESAR
USUARIO: ADMIN
CONTRASEA: 123
En caso de requerir mas empresas, u otros puntos de venta, puede
contactarse con el departamento de soporte o ventas de Monaxa S.A., con
gusto le ayudaran a solventar cualquier inquietud.
El sistema Emilia ha sido probado en negocios, que requieren comunicacin
online o manejan sucursales alejadas. Con una buena plataforma base, y un
enlace privado o VPN es posible implementar el sistema con opcin de
manejo con acceso remoto.
78
Botn Nuevo.- siempre en toda pantalla de inicio se debe ejecutar esta opcin nuevo
para iniciar una nueva transaccin.
Botn Guardar.- para almacenar las transacciones realizadas en los formularios
es necesario hacer clic en este botn.
79
4. - MODULO DE INVENTARIO.-
Las opciones del modulo de inventario son bsicas, antes de trabajar sobre las opciones
transaccionales, se deben ingresar los datos primarios que son los generales del men.
Marca.-
El cdigo puede ser digitado o puesto por default por el sistema. La opcin para generar
tem nos permite automatizar los cdigos al momento de crear un artculo o tem. La
descripcin es el nombre de la marca.
81
Lnea.-
La lnea nos permite agrupar nuestros tems, o artculos de una manera ms ordenada, y al
momento de generar una lista de precios poder tener un mtodo exacto de bsqueda
de artculos.
El cdigo se autogenera, se usa al momento de crear el artculo, se vinculara con la marca
y con lnea. Se describe a que lnea pertenece, como el mtodo usado es jerrquico tipo
rbol, si hago clic sobre una lnea creada y vuelvo a crear otra lnea, esta ser el padre de
la misma. Tiene el mismo principio de creacin de un plan de cuentas.
82
Grupo.-
El grupo es otro mtodo tipo campo, que se usa para agrupar por un nivel mas el tem, y
este as vez se usa para categorizar el producto.
Medida.-
Son los tipos de medidas en las que se pude presentar o vender u producto, estos pueden
ser, docenas, cajas, mangas, kilos, litros, libras, etc. El campo referencia la cantidad de
unidades que envuelven las medidas.
83
Bodega.-
El sistema es multi bodegas, por lo que antes de trabajar tenemos que ingresar las
bodegas con las que trabajamos, por default, solo se crea la bodega general o almacn.
Tipo de Precio.-
El tipo de precio, es el valor o los valores con que definiremos, las diferentes variantes
econmicas de los bienes o servicios que comercializamos. Podemos crear varios o solo
los que aparecen por defecto en el sistema.
El campo cdigo se autogenera, el campo descripcin es el nombre del tipo de precio,
pueden ser precio de compra, precio de venta, precio de venta para distribuidor, etc.
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Item.-
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En esta opcin se debe registrar los movimientos de inventario, mediante las opciones,
ingreso egreso y kardex.
Ingreso de Inventario.En el ingreso de inventario se registrara la mercadera que entra a bodega por cualquier
otro concepto que no sea una compra o un ingreso de la factura del proveedor.
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Egreso de Inventario
Registra los egresos de tems, permitiendo un control de los artculos que entran a la(s)
bodega(s). Por ejemplo: Traslado de Mercadera de la Bodega al Almacn.
Haga clic en el botn NUEVO de la Barra de Herramientas
Ingrese las fechas de registro, emisin y vencimiento
Seleccione Bodega, Empleado y Proveedor (ingresados en el Mdulo Cartera,
Formulario Registro de Datos.)
En el detalle seleccione la presentacin y cantidad de los tems que se estn comprando,
para el efecto ingrese el cdigo del tem o seleccione en la ventana de bsqueda, digite la
cantidad, indique el porcentaje de Descuento si el producto lo tuviese, una vez ingresado
este detalle el sistema realizar los clculos correspondientes al Documento
En el campo Observacin ingrese el Detalle del Ingreso
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Kardex.-
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Reportes
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Men Facturacin Venta.En este men encontraremos las opciones Factura de venta y devoluciones en venta.
La facturacin en venta, es funcional y sencilla, para poder registrar el movimiento
econmico, o las ventas realizadas.
Tiene una ventana color negro que sirve para que el cliente visualice el monto de la
compra y organice su presupuesto en base al monto.
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Devolucin en Venta.-
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Una vez seleccionados los parmetros para realizar la consulta haga clic en el botn
PROCESAR, en la parte inferior se mostrar la informacin solicitada
Los Reportes pueden ser impresos o archivados en su PC para tal efecto utilice la Barra de
Herramientas que se encuentra en la parte superior del Reporte.
6.- MODULO CARTERA
En el modulo cartera registraremos el movimiento de las cuentas por cobrar y de las
cuentas por pagar del negocio como tal.
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Este formulario permite un mayor detalle para el Registro de Datos, contiene el registro de
las provincias y ciudades.
A esta informacin se le puede agregar mayor detalle, para el efecto:
Haga clic en el botn Nuevo e ingrese la descripcin, antes de grabar asigne un nivel
superior que en este caso seran las ciudades, luego haga clic en la opcin Grabar.
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Tipo de Pago.En esta opcin se pueden crear los diferentes tipos de cartera, estos se pueden aplicar
tanto para el Mdulo Inventario y Facturacin como para el Mdulo Cartera
Para crear un tipo haga clic en la opcin NUEVO de la Barra de Herramientas, ingrese la
descripcin del tipo de cartera
En asignacin contable seleccione la cuenta que utilice por cada Mdulo, el grfico ilustra un
ejemplo.
Para que los tipos de Pago se muestren en los Mdulos Inventario y Facturacin y Cartera
habilite el casillero Recaudacin y Cartera respectivamente.
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Grupo.Este formulario permite un mayor detalle para el Registro de Datos, contiene el registro de
los grupos al que pertenece un cliente, proveedor, empresa, o empleado.
A esta informacin se le puede agregar mayor detalle, para el efecto:
Haga clic en el botn Nuevo e ingrese la descripcin, antes de grabar asigne un nivel
superior que en este caso seran las ciudades, luego haga clic en la opcin Grabar.
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Registro de cartera.Registra o modifica valores pendientes de cobro o de pago y muestra un detalle de los
montos que han sido cancelados.
Por ejemplo para ingresar un valor pendiente de Cobro
Seleccione el tipo de movimiento; es decir la opcin CxC CxC, el sistema generar el Cdigo
despus de grabar el registro configurado en el Mdulo Auditoria / Formulario ltimos
Cdigos.
Haga clic en el botn NUEVO
Como referencia indique si la letra a cobrar o pagar corresponde a algn documento, si
parte de un cheque posfechado o de una tarjeta de crdito.
Ingrese la fecha de origen de la cartera y la fecha en que la letra debe ser cobrada
Seleccione la persona a la cual se adjudica el valor a cobrar o pagar con la
opcin BUSCAR.
Ingrese el valor neto de la letra
Ingrese el % del impuesto aplicado a la letra
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Registra un detalle de las deudas contradas por los clientes. Para abonar a una Cuenta por
Cobrar
Haga clic en el botn NUEVO.
Ingrese:
Fecha en que fue realizado el cobro
Nombre del CLIENTE con la opcin BUSCAR. El sistema le mostrar el detalle de la cartera
pendiente de cobro de la persona seleccionada
Nombre del EMPLEADO responsable de realizar el cobro
El detalle del Formulario muestra: Cdigo de la cartera
Detalle que justifica la deuda
Fecha de inicio y fecha en que debe cobrar la deuda
Valor adeudado por el cliente. Para cancelar toda la deuda correspondiente a esa letra
marque un visto (v) en el recuadro siguiente, si es un abono ingrese la cantidad en la
columna Pago.
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Seleccione la forma de pago, previamente creados en Tipo de Pagos, adems ingrese el valor
del Cobro segn el Tipo
En el campo Observacin ingrese datos adicionales del cobro realizado
El campo Deuda muestra el valor pendiente de pago y el campo Total nos muestra el valor
cancelado por el cliente.
Haga clic en el botn GRABAR
Adems el Formulario permite abonar a la cuenta del cliente sin que ste tenga cartera,
para realizar esta operacin ingrese la cantidad en el campo A pagar
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Reportes de Cartera.En esta opcin visualizaremos todos los reportes disponibles en el modulo de cartera, los
primeros son los siguientes:
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Reporte de cuenta por Pagar.Para consultar necesita determinar los parmetros que requiere en su anlisis.
Si requiere el detalle de toda la cartera del proveedor seleccione la opcin TODA LA
CARTERA,
Si necesita el detalle por un periodo determinado elija la opcin CARTERA ENTRE FECHAS. Al
escogerla se activarn los campos DESDE - HASTA que le permitir filtrar los datos entre las
fechas seleccionadas
Seleccionamos al proveedor y hacemos clic en el botn PROCESAR para obtener el reporte
solicitado.
Reporte de Movimiento de cartera.Este Reporte le permite consultar los Documentos Activos o Eliminados en el Mdulo
Cartera adems proporciona en detalle el movimiento de los Formularios para lo cual
determinar los parmetros que requiere en su anlisis.
Seleccione el periodo de consulta, el Documento del cual requiere la informacin, opciones:
Activos o Anulados y General o Detallado
Haga clic en el botn PROCESAR, inmediatamente se mostrar el reporte este puede ser
impreso o archivado en su PC, para el efecto utilice la Barra de Herramientas que se
encuentra en la parte superior
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Formato de reportes en modulo facturacin.Adjuntamos un modelo de reporte, debemos recalcar que todos los reportes son
exportables a Word, Excel, o HTML.
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