os Resolucién de la Direccién Ejecutiva N'O4Y$ -2005-FONCODESDE 6.1 Memoranda N° 0232-2006-FONCODESIUA/AL de fecha 03 de septiembre de 2005 y e Informe Legal N* ',09.2006-FONCODESIDE/ETAL do facha 04 de ocaibro do 2005; 2 consioersnco: ue, mesarte Deceto Suprema N" 011.2004 MIMDES puso anol Diario Oia “El Poruanc” con fecha Gr ce ese Go 2006, 0 spre © Regameno de Orgercactn Funcones Ge Misia Ge Moy Desnate Sacal~ MDES (Que, mediante Resoluciin Ministaial N’ 452.2005 MIMDES pubscada en el Diario Oficial “EI Peruano’ 310% Ge juio de 2005, se probe el Manual de Orgenizacion y Funciones del Ministerio de la Mujer y Desarrolo ~ MIMDES ‘en el numeral 8 de las Funciones Especifcas del Director Ejacutvo de reterido Manual de Organizacién unciones — MOF del MINDES, se faculta al Director Ejecutvo de FONCODES 2 aprobar, mosiicar yo Perogar Diectvas y otras normas técnico-operativas y adminstrativas de cardcter intemo para el normal funconamierto del Programa Nacional FONCODES, de acuerdo e los lineamientos que establezca el “ MIMDES: Que, 2 proyecto de instructive N° 4.2005-FONCODESIUNETL: “Procedimientos para realcar el Trémite de Organizacén y Funciones del MIMDES en lo que respecta 8 FONCODES, el mismo que cuenta con los \istos de conformdad de los Jefes de los Equipos de Traban de: Loaistica y Racionalasén, éste Uitme en \Witud de lo Gspuesto por el numeral 52 1. de la Directva N° 1-200 FONCODESIGPYS, aprobeda mediante Resolucén de ia Direcoién Ejecuiva N’ 002-2003-FONCODESIDE: ‘Que, estando lo sefialado en los considerandes precedentes, resuita necesaro aprobar al Instructve N* 4. 2005-FONCODES/UMETL ‘Procedimientos para realzar el Tramite Documertario Extetno e Internc” CCon las visaciones del Gerents de la Unidad de Planesmiento y Resultados, del Gerente de la Unidad Acministratva, dela Jefa de Asesoria Legal, del Jefe del Equpo de Trabajo de Racionalzacion y de la Jef ‘del Equpe de Trabajo de Logistca: conlormidad con lo dispuesto por Is Ley N° 27484, Ley de! Procedimiento Administativo Genera: et to Supremo N" O11-200¢MIMDES, que apructa el Reglamento de Organaacén y Funcones det IMDES. y ia Resoliciin Ministerial N° 452-2005MIMDES, que aprucba el Manual de Organizacin y suncones dé! MIMDES, RESUELVE: sriculo 1” Aprobar e! instuctvo N° 4-2005-FONCODES/UA/ETL: ‘Procegimientos para realzar et Tramt Jecumentario Externo e interno’, que en 0S fojas forma parte intogrante de la presente Resolucién‘Amiculo 2°- Encerger a la Unidad Administrative qu> adopte las actiones neceserias para la aplicacién Gebide dal Instructwo aprobado @n | aricuo preceserie, asi como la oportuna notifcacion regular de la presents Resolucon y, adconalmene, a aves de los medios de transmisin a disiancia lates como correo electronica facsimil REGISTRESE Y COMUNIQUESE CT a‘MINISTERIO DE IA MUJER ¥ DESARROLLO SOCIAL - MIMDES FONCODES INSTRUCTIVO N° _ 4 -2005-FONCODESIUAETL PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL TRAMITE DOCUMENTARIO EXTERNO E INTERNO. OBJETIVO Establecer procedimientos administrativos simples, agiies, eficaces y oportunes 2 fin de poder canalizar ante las instancias pertinentes el flujo documentario que remiten los usuarios externas, asi como el tramite que se realize intemamente. ALCANCE El presente Insiructivo sera de aplicacion en todas las Unidades Organicas de FONCODES y Equipes Zonales cuyo personal sin restriccién de su condicion laboral o modalidad de ‘servicio tienen fa obligacion de cumplir estrictamente. BASE LEGAL a Ley N°27444, Ley de Procedimiento Administrativo General b. Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Paiblica ¢ Ley N° 27927, Ley que modifica la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Pabica. d. Decreto Supreme N° 043.2003-PCM, que aprueba el Texto Unico Ordenado (TUO), de la Ley N° 27808, Ley de Transparencia y Acceso de la Informacién Publica Decreto Supremo N* 072-2003-PCM. que aprueba el Regiamento de ia Ley ce Transparencia y Acceso de la Informacion Publica Decreto Supremo N° 011-2004-MIMDES, que aprucba el Reglamento de Orgenizacién y Funciones (ROF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social Resolucién Suprema N° 004-2005-MIMDES, que aprueba el Cuadro de Asignacién de Personal (CAP), del Ministeno de la Mujer y Desarrollo Social Resolucién Ministerial N° 452-2005-MIMDES, que apiueba el Manual de Organizacién yy Funciones (MOF), del Ministerio de le Mujer y Desarrollo Social. Resolucién Ministerial N° 236-2005-MIMDES, que aprueba la Directiva General N° 001-2005-MIMDES, “Normas para la Formulacién, Trémite, Aprobacién y ‘Actualizacion de Directivas” Resolucion de la Direcoién Ejecutiva N° 002-2003-FONCODESIDE. que aprueba la Directiva N° 01-2003-FONCODES/GPYS, “Disposiciones para la Formulacién Trémite, Aprobacién, Difusién y Actualizacién de las Normas Institucionales’ k. Acuerdo N° 006/2005 Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones de! Estado. DISPOSICIONES GENERALES Racionailzar y agllizar las acciones administrativas de Tramite Documentario, relacionado on la recepcién, registro, clasificacién, distibucién, atencién, seguimiento y control de jos documentos intemos y externos.DISPOSICIONES ESPECIFICAS. 5.1. Uniformizer criterios pare el adecuado manejo del flujo documenterio 5.2. Proporcionar a los responsables de Trémite Documentario un instrument de gesién que regule el flujo documentano, 53. Simplificar e! tramite intemo y extemo de los documentos para el cumplimiento de los Principios de celeridad, y eficiencia de la tremitacién. 5.4 Proporcionar informacion de manera oportuna y eficaz de los documentos que se tramitan para que contribuyan a una mejor gestion administrativa PROCEDIMIENTOS 6.1. PROCEDIMIENTOS DEL TRAMITE DOCUMENTARIO EXTERNO 644 612 Recepcién de documentos Son las acciones administrativas mediante [as cuales ingfesaran a la entidad la documentacién y/o correspondencia para su tramitacion, segun el proceso siguiente ‘a. La recepcion de los documentos externos se realizaré por Tramite Documentario. b. La recepeién implica el scuse de recibo mediante el sellado del original en la parte superior derecha, del documento recibido y se anota el ntimera de expediente, fecha y hora de recepcion. ©. Elservidor 0 servidores responsables de la recepcién y registro, abriran los sobres pare proceder 2 verificar los documentos que se reciben y los registraran, a excepeién de la documentacién secreta, confidencial y reservada 4. La comunicacién eserta que haya sido dirigida a un funcionaro, directivo 0 Jefe que por razones diversas ya no ocupa el cargo, debera ser derivada al funcionario 0 directvo o jefe que esta elerciendo dicho cargo. e. En el caso que la correspondencia recibida, no indique dates que identifiquen al remitente, sera retenida para ser devuelta al interesado. {. El Técnico en Trémite Documentario recibira documentns de indole Personal, sin generar registros oficiales. Horario de atencién a. Elhorario de atencion de Tramite Documentario, seré de Lunes a Vienes de 8:30 hrs. a 16.30 hrs. y los Sébados de 9:00 hrs. 2 12.00 hrs. (ver Anexo N° 01), excepcionalmente cuando se requiera recibir un documento extemo fuera del horano de atencién, en él se consignara el sello que corresponde. asi como ia fecha del dia habil inmediato posterior. b. El Especialista de! Trémite Documentario y Archivo estableceré turnos, de tal manera que no se interumpa la atencién al piiblico en horario de refrigerio.62 PROCEDIMIENTO DEL TRAMITE DOCUMENTARIO INTERNO El Especialista en Tramite Documentario y Archivo sélo gestionara el envio por courier y/o similares, la correspondencia que se le alcance, en los siguientes horarios 6.2.1 SERVICIO MOTORIZADO 3. Primera salida: seré 2 partir de tas 10,30 hrs, a partir de ésta hora so inicia la reparticion de los documentos (sobres) recepcionados de todas [as dependencias internas, los cuales seran debidamente foliados dandole prioridad en la distribucion de los documentos con destino al MIMDES y a la CONTRALORIA GENERAL de la REPUBLICA, por lo que se debera tener en cuenta los siguiente 2.1 Los documentos serén recibidos por ventanilla yio por el courier adjunténdose para el efecto el ticket de despacho de la correspondencia a remitirse. a2 Debera incicarse correctamente la fecha, cédigo de la Unidad Gerencial, Equipo de Trabajo y/o Equipo zonal si es local, zonal u ‘otros destinos (Internacional). 3 Cuando la correspondencia a remitirse sea con destino 2 los Equipos Zonales, se deberé especificar Ia direccion exacia, nombre, apellides y firma del remitente. b. Segunda salida: sera a las 14°30 hrs, y solo se repartiran los documentos fecepcionados en sobres debidamente foliados especialmente los que van dirigidos al MIMDES y a la CONTRALORIA GENERAL de la REPUBLICA, los cuales serén recibidos por ventanilla y/o el courier, debiendo adjuntarse ademés el ticket de despacho de la correspendencia y el lienado sera tal y conforme se especifica en el ultimo parrafo especificado enel literal anterior 6.22 SERVICIO A NIVEL NACIONAL a. El Especialista en Tramite Documentario y Archivo recepcionara la documentacion de las dependencias de la entidad, dirigidas a las Oficinas Zonales y otras entidades pablicas o privadas hasta las 16:30 hrs con su ticket de despacho de correspondencia, cuyo llenado debers hacerse Previa venificacion de datos que hayan sido anotados en los sobres de Ccorrespondencia. tal como se indica en el numeral 6.2.1. literal 2). b. Lo relacionado a transporte de carga debe ser coordinado con el Especialista en Control Patrimonial, Técnico en Almacén, representantes de vicilancia y el courier para un mejor control de Salida de Bienes de Ia Institucion ©. Los documentos que se entreguen por Trémite Documentario y Archivo, después de los horanios indicados se despacharan al dia siguiente Cuando es urgente despachar el documento el mismo dia se debea solicitar la autorizacién expresa del Gerente de la Unidad Administrative 0 el Jefe del Equipo de Trabajo de Logistica4d. Los documentos que se envien al exiranjero deberan adjuntar el ticket de despacho de correspondencia, debiendo ser firmado por la Unidad Gerencial que solicite el servicio. e. Documentos prioritarios de la Direccién Elecutiva que lieguen fuera del horario establecido, estan exceptuados expresamente. VIL DISPOSICION FINAL A las Unidades Orgénicas de FONCODES. se les insialara el Software Intersectorial denominado: Sistema de Trémite Documentario (STD). con el propésito de registrar los 7%, documentos intemos, asi como los documentos que ingresan dal exterior y de ésta ‘€, manera informar en forma oportuna a los administrados del resultado(s) de su gestion. __,eMlll, RESPONSABILIDAD La Unidad Administrativa y ol Equipo de Trabajo de Logistica a través del Especialista en ‘Tramite Decumentario y Archivo seran los responsables de difundir la presente norma 2 los “Usuanos Internos” y “Usuarios Externos”y velar por su estricto cumnplimiento.ANEXO N° 04. FONCODES _ & MESA DE PARTES RECEPCION DOCUMENTARIA HORARIO DE ATENCION : LUNES A VIERNES DE 08:30 hrs. a 16:30 hrs.