PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

A. Pendahuluan
Pada dasarnya, dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia tidak
terlepas dengan perencanaan. Tetapi sering tidak disadari bahwa mereka telah
melakukan perencanaan. Setiap orang pasti mempunyai tujuan atau suatu citacita dalam hidupnya. Dalam usaha mereka untuk mencapai suatu tujuannya
mereka pasti mempunyai strategi atau perencanaan bagaimana mewujudkan
cita-citanya atau tujuannya tersebut. Perencanaan terjadi disetiap jenis
kegiatan. Seseorang jika ingin bertindak untuk melakukan sesuatu apapun
pasti mereka menyusun suatu perencanaan kegiatan yang akan dilakukan
untuk ke depan.
Sering kita dengar kampanye yang disampaikan oleh bupati, gubernur
ataupun presiden itu adalah planning atau sebuah perencanaan yang akan
mereka jalankan ketika mereka terpilih. Jadi, penulis dalam kesempatan kali
ini akan membahas sedikit tentang planning atau proses perencanaan.
Perencanaan dalam dunia pendidikan, terutama dalam sebuah lembaga
pendidikan,

memang

sangatlah penting,

sebab perencanaan

tersebut

kedepannya akan berperan vital sebagai petunjuk dalam gerak langkah

lembaga tersebut. Namun demikian, model perencanaan dalam sebuah
lembaga pendidikan tentunya akan sangat berbeda dengan perencanaan dalam
sebuah perusahaan. Perusahaan yang notabene berorientasi profit, tentu saja
memproses benda mati, baik berupa barang maupun jasa. Di lain pihak,
lembaga pendidikan, atau dapat disebut sebagai sekolah, memproses
manusia dengan segala sifat-sifat kemanusiaannya yaitu hidup dan
berkembang.

B. Perencanaan Dalam Manajemen

1. Pengertian Perencanaan (Planning)
Dalam ilmu manajemen dijelaskan bahwa fungsi pokok manajemen
terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen
yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan
aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi
perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2)
sebagai berikut :
Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan
organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan)
dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara
pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
Dalam manajemen, Perencanaan adalah proses mendefinisikan
tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan

rencana

aktivitas

kerja

organisasi.

Perencanaan

merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa

perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tidak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam
jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama
anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Beberapa arti perencanaan menurut para ahli :

1. Garth N.Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan

pengembangan daripada tindakan yang paling baik untuk
pencapaian tugas.
2. M.Farland, Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan
kemungkinan

menggunakan

sebagian

pengaruhnya

untuk

mengubah daripada wewenangnya.

3. Abdurrachman (1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional
berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat
(estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakantindakan kemudian.
4. Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran
dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan
di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah
ditentukan.
5. Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan
fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang
berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan
merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan
untuk mencapai suatu hasil tertentu.
6. Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita
gunakan

untuk

memilih

tujuan-tujuan

dan

menguraikan

bagaimana cara pencapainnya.

7. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau
pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.
2. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan
Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :
a. Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari
proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas yang
dijadikan arah bagi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan

tujuan harus dibuat sejelas mungkin. Perumusan organisasi sangat

penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil.
Perumusan tujuan organisasi merupakan priorita, karena penetapan
tujuan organisasi merupakan langkah pertama yang sangat esensial
didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat
perencanaan yang efektif dan efisien.
b. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan
sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan
posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan
kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan
kondisi

sekarang

sangat

penting

artinya

bagi

seorang

pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi

sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan
yang dilakukan telah berjalan secara efektif dan efisien sebagai
pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan
datang.
c. Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap penyususnan rencana sebaiknya mengenal apa saja yang
akan

mendukung

perencanaan

dan

kendala

apa

saja

yang

merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka

pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang
berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terburuk sampai
kepada kemungkinan terbaik.
Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya
kepada berbagai kemungkinan terburuk dari pada memusatkan kepada
kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terburuk
akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati,
sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi
pemimpin/manajer

di

dalam

melaksanakan

tugasnya.

Segala

kemungkinan terburuk dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam

penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan

pendekatan terendah dan tertinggi (high and law a point method) atau
menggunakan terburuk dan terbaik (the worts and the best method).
d. Mengembangkan Premis Perencanaan
Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan
dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang
berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi dan memaksa
adaptasi operasi berjalan serta perlu peninjauan tentang segala tatanan
yang ada dalam organisasi.
Pemimpin/manajer

yang

ahli

akan

senantiasa

berusaha

memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi

dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala
kemungkinan

yang

akan

terjadi.

Oleh

karena

itu,

sebelum

pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer

telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di
susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam
menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi
manajer.
e. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan

akan tetapi

sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan

terlebih dahulu. Didalam metode pengawasan telah dperhitungkan
berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara
menanggulanginya. Jika metode pengawasan

tidak dipersiapkan

terlebih dahulu maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan

maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis

dan

cenderung bersifat acak.

Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran
operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan
di dalam proses perencanaan.
3. Keuntungan Perencanaan

a. Fokus dan fleksiblitas

Fokus yaitu Mengetahui apa yang terbaik dan mengetahui apa
yang dibutuhkan. Sedangkan fleksibilitas adalah beroperasi dan punya
pandangan kedepan.
Perencanaan membantu Manajer karena:
a. Perencanaan berorientasi pada hasil, yaitu menciptakan pengertian
arah orientasi kinerja
b. Perencanaan berorientasi pada prioritas, yaitu memastikan hal yang
paling penting dan mendapatkan perhatian utama.
c. Perencanaan orientasi pada keuntungan, yaitu membantu sumber
-sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik.
d. Perencanaan

orientasi

pada

perubahan

yaitu

membantu

mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai

kesesuaian yang terbaik
b. Perencanaan mengembangkan koordinasi.
Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga
saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi
berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
c. Perencanaan mengembangkan pengendalian.
Pengendalian meliputi pengukuran dan evaluasi. Perencanaan
membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan
hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.
4. Pendekatan - Pendekatan Perencanaan
a. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan
mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini
meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal
muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan
dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini
dapat dikombinasikan agar optimal.

b. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah
manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah
ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan
pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara
teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak.
Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan
yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan
gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam
organisasi secara keseluruhan.
c. Perencanaan contingency
Perencanaan contingency yaitu perencanaan yang terfokus pada
pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatifalternatif

tindakan

yang

dapat

diimplementasikan

seandainya

perencanaan sebelumnya tidak sesuai karena adanya perubahan

keadaan. Kuncinya adalah prediksi perubahan yang akan datang yang
dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
5. Dasar-Dasar Perencanaan yang Baik
a. Forecasting
Forecasting yaitu proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa
yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Forecasting terrbagi
dua:
1) Forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan
pendapat para ahli.
2) Forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan
analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series,
model ekonometri, survey statistik).

b. Penggunaan Skenario
Penggunaan skenario meliputi penentuan beberapa alternatif
skenario masa yang akan datang atau keadaan peristiwa yang mungkin
terjadi. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda
waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam
lingkungan yang dinamis.
c. Benchmarking
Benchmarking

merupakan

perbandingan

eksternal

untuk

mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan

kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang.
Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah orang-orang dan
organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana
menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
d. Partisipasi dan keterlibatan
Perencanaan partisipatif yaitu perencanaan dimana semua orang
yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau
akan

membantu

mengimplementasikan

perencanaan-perencanaan

tersebut.
e. Penggunaan staf perencana
Fungsi staf perencana adalah bertanggung jawab dalam
mengarahkan

dan

mengkoordinasi

sistem

perencanaan

untuk

organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen

perencanaan yang utama.
C. Penutup
1. Kesimpulan

Perencanaan merupakan elemen yang sangat penting dalam proses

manajemen. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen
yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan
aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi
perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan
tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam
jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama
anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
2. Saran
Untuk membangun sebuah organisasi yang baik perlu perencanaan
yang matang. Selain itu, kompetensi seorang pemimpin juga sangat perlu
dalam menyusun rencana sehingga tujuan dan arah dari organisasi yang
dipimpinnya bisa tercapai dengan maksimal. Untuk mencapai tujuan
tersebut, pemimpin beserta seluruh pihak terkait harus bersama-sama dan
saling mendukung. Apabila salah satu pihak ada yang menolak apalagi
menentang, maka realisasi dari rencana yang telah disepakati akan jadi
sulit.

DAFTAR PUSTAKA
Burhanuddin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepeminpinan Pendidikan,
(Jakarta: Bumi Aksara, 1994)

Fattah, Nanang. Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: PT Remaja

Rosdakarya. 2008
Handoko, T.Hani.1984.Manajemen.Yogyakarta: BPFE
Siswanto, H. B. . Pengantar Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara. 2011
Syafaruddin. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam. Jakarta: PT Ciputat Press.
2005
Usman, Husaini. 2008. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Wiludjeng, SP Sri. 2007. Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu

10