ndice

Alcance y plan del trabajo

Fecha de entregables

EMPRESA XXXX

Responsabilidad
Personal profesional

Marzo de 2014
Honorarios profesionales

1-4
5
5-6
6
6-7

Forma de pago

Reevaluacin del servicio

Correo electrnico y acceso a Internet

7-8

Aceptacin de nuestra Carta Convenio

CONFIDENCIAL
3 de marzo de 2014
Ingeniero
Gerente General
Managua, Nicaragua
Estimado ingeniero :
Es motivo de gran satisfaccin para XXXX. en adelante XXXX presentar a su
consideracin nuestra Carta Convenio de servicios profesionales para llevar a cabo las
actividades de Asignacin de personal para apoyar a la empresa BBB., en adelante la
Empresa, para completar informacin relacionada con la toma fsica de inventario de
activos fijos, segn las politicas y procedimientos definidos por la Empresa. El personal
de XXXX no tomar ningn tipo de decisiones relacionado con ajustes, reclasificaciones
contables y evaluacin del inventario de activo fijo. Cualquier decisin relacionada con
los activos fijos, es responsabilidad exclusiva de la Gerencia de la Empresa.
A continuacin le presentamos el alcance propuesto:
ALCANCE DEL TRABAJO
El principal objetivo es asistir a la Empresa para ingresar al sistema SAP ERP la
informacin de todos los activos fijos de la Empresa, cumpliendo con todos los campos
de informacin que requiere el sistema.
Para lograr el objetivo estaremos realizando las siguientes actividades
1.0 Anlisis de
requerimientos
SAP

2.0 Observacin
de brechas

3.0 Recoleccin
de informacin
necesaria

3.1 Acompaamiento
del levantamiento
fsico y etiquetado

4.0 Digitacin
de informacin

4.1 Cotejar la
informacin de
costos, depreciacin e
informacin general

1. Anlisis de requerimientos SAP

En esta actividad, estaremos confirmando todos los requerimientos que el sistema SAP
ERP solicita con respecto al registro de los activos fijos. Se estar analizando la plantilla
de los datos maestros en el sistema, as como consultando con el equipo de
implementacin todos los requisitos de informacin necesarios.
2. Anlisis de brechas
En esta actividad, estaremos corroborando los requerimientos que el sistema SAP ERP
requiere contra la informacin de los registros contables existentes de la Empresa.
Entendemos que ya existe un listado con cierta informacin de los activos fijos por
empresas, por lo que observaremos las brechas entre la informacin requerida y la
informacin existente.
3. Recoleccin de informacin necesaria
Para efectos de recolectar la informacin que requiere el sistema SAP ERP y los
registros existentes, estaremos acompaando a un equipo de la Empresa, designado
exclusivamente para el levantamiento fsico y el etiquetado con el cdigo interno
establecido por la Empresa. Para este fin, la Empresa deber de asignar suficiente
personal para cumplir en tiempo y forma con el objetivo previsto. As mismo, la Empresa
deber contar con un codificador maestro para etiquetar y asignar el cdigo interno a
cada activo fijo.
Tomando en consideracin las fechas de implementacin del sistema SAP ERP, esta
actividad debe de realizarse en un tiempo mximo de 6 semanas.
4. Digitacin de informacin
En esta actividad estaremos apoyando la digitacin de la informacin, confirmando que
la informacin digitada corresponda a la informacin recolectada. Para este fin, la
Empresa deber asignar por lo menos a una persona calificada para digitar la
informacin. La cantidad de personas a asignar estar en dependencia de los plazos
por el proyecto SAP para completar la informacin.
a) Cotejo del costo de los activos
Estaremos cotejando mediante una muestra y seleccionando los activos en base a su
materialidad, la informacin del costo del activo registrada contra la informacin de la
factura o del cheque emitido o de cualquier documento soporte que respalde la compra
de los activos.
Para este fin, la Empresa deber asignar a una persona calificada, con conocimiento y
que tenga acceso a la informacin de respaldo de la compra del activo.

b) Cotejo de la depreciacin del activo

Estaremos cotejando mediante una muestra y seleccionando los activos en base a su
materialidad, la informacin del monto de la depreciacin y la fecha de adquisicin
contra la informacin en los registros contables.
Para este fin, la Empresa deber asignar a una persona calificada, con conocimiento y
que tenga acceso a la informacin en los registros contables.
c) Cotejo de la informacin general del activo
Estaremos cotejando mediante una muestra y seleccionando los activos en base a su
materialidad, la informacin general del activo, como por ejemplo descripcin, tipo,
ubicacin, modelo, etc.
Para este fin, la Empresa deber asignar a una persona calificada y que tenga acceso a
la informacin de los registros contables.
PLAN DE TRABAJO
Para lograr los objetivos antes descrito, la Empresa deber proporcionar toda la
informacin y documentacin necesaria, as como tener disponible al personal que ser
designado para este trabajo. El equipo de XXXX servir de apoyo para que el trabajo se
desarrolle segn las polticas y procedimientos establecidos por la Empresa, bajo la
total direccin y toma de decisiones de la Empresa.
El plan de trabajo previsto es el siguiente:

Enero

Febrero

Planeacin
Anlisis
y
requerimientos
Anlisis
de
brechas
Recoleccin
de
informacin
Digitacin
de
informacin
Resultados finales

Marzo

Abril

FECHA DE ENTREGABLES
El martes de cada semana, se brindar un informe breve del avance y problemas
encontrados, esto con el fin de que la Empresa tome las medidas necesarias para la
correccin oportuna.
RESPONSABILIDAD

La responsabilidad civil de XXX y de sus miembros por los servicios prestados,

estar limitada a una suma que no ha de exceder del equivalente a los honorarios
pactados por los servicios descritos en esta Carta Convenio.
Por este medio se establece que XXXX no responde por los daos, incidentales o
indirectos, relacionados con cambios legislativos o reglamentarios.
A partir de la fecha de esta Carta Convenio, la Empresa libera expresamente a
XXX y sus miembros, individual y conjuntamente, de toda responsabilidad que
pudiera surgir frente a las autoridades nicaragenses o de otras jurisdicciones
con relacin a las transacciones objeto de esta Carta Convenio y por
reclamaciones que pudieran interponer autoridades nicaragenses o
internacionales.
Nuestra labor no involucra una auditora fiscal ni financiera. Tampoco se incluyen
trmites legales.
El trabajo que llevaremos a cabo se enmarca dentro de las ms altas normas de
tica y calidad profesional, as como dentro de lo permitido por las leyes del pas,
vigentes a la fecha de nuestro trabajo.
Nuestro trabajo no contempla ninguna de las siguientes tareas especficas:
a. Aprobar o firmar acuerdos u otros documentos similares de la Empresa.
b. Ejercer autoridad discrecional del cliente incluyendo la firma de cheques en favor

de terceras personas.
c. Decisiones de clasificacin contable.

d. Mantener o custodiar activos del cliente.

e. Ejercer autoridad discrecional del cliente incluyendo la firma de cheques en favor

de terceras personas.
f. Realizar actividades de control y monitoreo que afecten la ejecucin de

transacciones o asegurar que las transacciones estn correctamente ejecutadas.

g. Realizar actividades de rutina en conexin con las operaciones y procesos de

control interno del cliente.

h. Funciones, responsabilidades y acciones propias de la gerencia.
i. Evaluaciones de activo fijo, ajuste y reclasificaciones contables.

Adjuntamos a esta Carta Convenio los trminos y condiciones de servicios, en donde se

detallan las bases de nuestro acuerdo profesional. Los mismos complementan y forman
parte integral de esta Carta Convenio.
PERSONAL PROFESIONAL
A continuacin presentamos al personal profesional clave que tendr la responsabilidad
de coordinar, supervisar, revisar y ejecutar el trabajo propuesto:
En adicin, la firma asignar a uno de nuestros encargados para desarrollar el trabajo
de campo.
HONORARIOS PROFESIONALES
Nuestros honorarios han sido determinados con base en un conocimiento previo de las
operaciones, as como a una estimacin de las horas-hombres que necesitamos para la
ejecucin de nuestro trabajo:
Asignar personal, para apoyar para completar
informacin de activo fijo, segn lo establecido en el
Alcance del Trabajo
Total honorarios mensual US$
Este honorario incluye la asignacin de dos colaboradores de nuestra Firma, para el
desarrollo del servicio indicado en la presente Carta Convenio.

Los honorarios mencionados no incluyen impuestos directos o indirectos actuales y/o

que en el futuro puedan introducirse producto de cambios administrativos, fiscales o
legislativos los cuales en su oportunidad se adicionaran en las facturas. Se facturarn
honorarios adicionales en el caso que algn miembro del equipo tenga que desempear
sus funciones fuera de las oficinas ubicadas en Managua. De igual manera nuestros
honorarios no incluyen utilizacin de horas para atender revisiones contratados por la
Empresa, o bien, designadas de manera especial por las autoridades gubernamentales.
Las horas necesarias para atender tales revisiones debern ser discutidas y aceptadas
por ambas partes, antes del inicio de tales revisiones.
Si el personal de XXXX debe viajar fuera de Managua, los costos y gastos de
desplazamiento, hospedaje y alimentacin debe ser asumido por la Empresa
En adicin a nuestros honorarios facturaremos, en caso que existan y al costo, los
gastos de desarrollo en que incurramos por cuenta del cliente en la prestacin de los
servicios, tales como: reproducciones, papelera, traslados, comunicaciones, envo por
correo especial, etc. Tanto la ejecucin de los gastos de desarrollo como el costo de los
mismos sern discutidos y aprobados de forma previa por un representante autorizado
por la Empresa.
FORMA DE PAGO
Nuestras facturas debern ser pagadas con un mximo de cinco das hbiles despus
de haber sido recibida por la Empresa.
Adelanto
Avance
Cancelacin
REEVALUACIN DEL SERVICIO AL CLIENTE
Con el propsito de mejorar la atencin y el servicio que brindamos a nuestros clientes,
se realizar una reunin de re-evaluacin del trabajo cuando ambas partes lo estimen
conveniente.
CORREO ELECTRNICO Y ACCESO A INTERNET
La poltica de KPMG es la de comunicarnos con nuestros clientes por correo electrnico
va Internet. A menos que el cliente nos instruya de otra manera, la aceptacin de la
Carta Convenio supone la autorizacin a XXX para utilizar este mtodo de
comunicacin, reconociendo y aceptando los riesgos asociados, incluyendo (pero sin
limitarse a) baja seguridad, no confiabilidad en las entregas y la posible prdida del
privilegio de confidencialidad. XXX no aceptar ninguna responsabilidad con respecto a
los riesgos asociados con el uso del correo electrnico va Internet.
De igual forma, la aceptacin de la Carta Convenio supone la autorizacin para que, a
travs de su infraestructura o facilidades de comunicaciones de datos, se nos provea de
8

acceso a Internet cuando el personal de XXXX se encuentre en sus facilidades,

prestando el servicio correspondiente. Dicho acceso ser exclusivamente para poder
utilizar los recursos de XXXX, incluyendo el sistema de correo electrnico, en la
transmisin e intercambio de informacin relacionada.
Nuestras computadoras cuentan con las debidas medidas de seguridad y control
necesarias para prevenir accesos no autorizados e infecciones por virus y malware
(cdigo malicioso o daino), y minimizar las vulnerabilidades del sistema operativo.
Algunos ejemplos de estas medidas son: un firewall personal, cifrado de informacin y
de las comunicaciones, software de antivirus peridicamente actualizado, parches
frecuentes del sistema operativo, bitcoras de auditora para registrar eventos de
seguridad, entre otros. A pesar de todos los controles mitigantes que se mantienen a
nivel de cada computadora, es preciso mencionar que no existen medidas 100%
seguras y que se mantiene un riesgo residual mnimo. XXX no aceptar ninguna
responsabilidad con respecto a los riesgos asociados con el uso del correo electrnico
va Internet y/o el uso de su infraestructura de comunicacin.
ACEPTACIN DE NUESTRA CARTA CONVENIO
Aprovechamos la ocasin para agradecerle la oportunidad de brindarles nuestros
servicios profesionales de contabilidad, procesamiento de nmina, y preparacin de
declaraciones de impuestos. De requerir alguna informacin adicional no dude en
comunicarse con nosotros.
Atentamente

En nombre y representacin de RRRRR, S. A., confirmo la aceptacin de los trminos y

condiciones anteriormente mencionados.
ACEPTADO:
Nombre: _____________________________
Cargo: _______________________________
Firma: _______________________________
Fecha: _______________________________