Investigacin individual

Tema: Comunicacin como una habilidad Gerencial

Contenido
Introduccin........................................................................................................ 3
Comunicacin como una habilidad Gerencial.....................................................4
LA COMUNICACIN............................................................................................. 4
CONCEPTO DE COMUNICACIN.......................................................................4
COMUNICACIN INTERNA................................................................................ 4
EL PROCESO DE LA COMUNICACIN...................................................................5
EMISOR......................................................................................................... 5
MENSAJE....................................................................................................... 6
CANALES....................................................................................................... 6
RECEPTOR..................................................................................................... 6
RETROALIMENTACIN...................................................................................... 7
CARACTERSTICAS DE LA RETROALIMENTACIN:..........................................7
BARRERAS DE LA COMUNICACIN...................................................................7

Barreras fsicas....................................................................................... 7

Barreras semnticas............................................................................... 8

Barreras afectivas.................................................................................. 8

REDES DE COMUNICACIN................................................................................. 8
REDES DE COMUNICACIN FORMAL................................................................8
REDES DE COMUNICACIN INFORMAL.............................................................8
CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA?......................................9
LA COMUNICACIN DESCENDENTE..................................................................9
LA COMUNICACIN ASCENDENTE..................................................................10
LA COMUNICACIN HORIZONTAL...................................................................10
CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA EN LOS SIGUIENTES
ASPECTOS?....................................................................................................... 11
EL CLIMA LABORAL......................................................................................... 11
LA TOMA DE DECISIONES............................................................................... 11
LA CAPACITACION........................................................................................... 12
1

EL LIDERAZGO............................................................................................... 12
LA COMUNICACIN EXTERNA............................................................................12
ELEMENTOS QUE INTERVIENEN......................................................................13
EN EL PROCESO EXTERNO............................................................................. 13
EMISOR:...................................................................................................... 13
MENSAJE:.................................................................................................... 13
CANALES:.................................................................................................... 13
RECEPTOR:.................................................................................................. 13
Conclusiones..................................................................................................... 16
Bibliografa........................................................................................................ 17

Introduccin
A continuacin le presento mi trabajo de investigacin individual, el
tema trata sobre la comunicacin como una habilidad gerencial, como
bien sabemos la comunicacin dentro de una empresa o en donde nos
encontremos es una habilidad muy importante, ya que a travs de ella
podemos saber opiniones para mejoras dentro y fuera de la empresa.
Si no existe una buena comunicacin no podemos tener un buen
resultado en el trabajo.
Dentro de las empresas siempre dependemos de alguien ms para
realizar nuestras funciones por lo tanto debemos estar en constante
comunicacin para lograr las metas propuestas dentro de la empresa.

Comunicacin como una habilidad Gerencial

La comunicacin es un proceso integrador y constante que ofrece
beneficios reales como todo procedimiento requiere disponer de un
conjunto de recursos e instrumentos, donde cada uno de ellos responda
a estrategias y objetivos previamente determinados, de esta manera se
facilita la percepcin favorable de los pblicos receptores a los que se
orientan las acciones. Los tipos de comunicacin que se encuentran son
dos, el vertical fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior o
viceversa, como ejemplos se tienen quejas, rdenes e instrucciones. El
horizontal se da en los niveles jerrquicos semejantes, como ejemplo se
tienen circulares, juntas. Igualmente se encuentras dos formas de
comunicacin, la verbal, la escrita y la no verbal.
Las empresas con mejores estndares de servicio le otorgan a la
comunicacin una importancia estratgica. Se comunican internamente
para motivar a sus empleados y mantenerlos al tanto de los xitos y
fracasos de la organizacin y asegurar que las metas y objetivos son
bien comprendidos por todos. Las comunicaciones internas colaboran a
crear compromiso de parte de sus integrantes y la cohesin de los
valores que forman parte de la cultura. Se trata de poner a disposicin
de los empleados aquella informacin que puede ser de utilidad para su
gestin y favorecer la participacin.
LA COMUNICACIN

CONCEPTO DE COMUNICACIN

Segn Keith Davis: Es el proceso de transmitir informacin y

comprensin entre dos personas. Es la manera de relacionarse con
otras personas a travs de datos, ideas, pensamientos y valores. sta
une a las personas a partir de sentimientos y conocimiento.

COMUNICACIN INTERNA

La comunicacin interna busca hacer del conocimiento de los empleados

lo que piensa la gerencia, que la gerencia tambin conozca el
pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre
s.

En la empresa es bueno hacer llegar informacin a los trabajadores para

que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos. La
responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicacin recae en
los directivos.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIN

David K. Verlo afirma que, al comunicarnos, tratamos de alcanzar

objetivos relacionados con nuestra intencin bsica de influir en nuestro
medio ambiente y en nosotros mismos; sin embargo, la comunicacin
puede ser invariablemente reducida al cumplimiento de un conjunto de
conductas, a la transmisin o recepcin de mensajes.

EMISOR
Es quien abre el proceso de la comunicacin, es quien da a conocer el
mensaje y lo emite. Los emisores son aquellas personas que pueden
emitir mensajes para el beneficio de la comunicacin interna de la
compaa y para el progreso de la entidad.

Dentro del envo del mensaje existen:

1. Desarrollo de una idea: Es la idea que el emisor desea

transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje
no vale la pena, todos los dems pasos seran intiles.

2. Codificacin: Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en

palabras, grficas u otros smbolos adecuados para dar a conocer
el mensaje. El emisor escoge el cdigo a fin de organizar las
palabras y los smbolos en una forma que facilite el tipo de
transmisin.

Existen cinco principios para precisar la codificacin del mensaje:

1. Pertenencia: El mensaje debe tener contenido y significado, por

lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, grficas o los
smbolos que lo componen.

2. Sencillez: Formular el mensaje lo ms sencillo posible.

3. Organizacin: El mensaje debe disponerse en una serie de
puntos que faciliten su comprensin. Concluir cada punto que se
elabore.

4. Repeticin: Los puntos principales del mensaje deben formularse

al menos dos veces.

5. Enfoque: El mensaje debe ser claro, se debe prescindir de los

detalles innecesarios.

3. Transmisin: Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se

transmite por el mtodo escogido: memorndum, una llamada
telefnica o una grafica personal, etc. Este paso va ligado o
relacionado con el elemento del canal.

MENSAJE

El mensaje es la idea que el emisor transmite al receptor. Este toma en

cuenta tanto el contenido, que constituye la identidad que la empresa
quiere transmitir. El mensaje segn Verlo, son los productos del hombre,
el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir, cifrar o poner en
clave comn sus ideas.
Los mensajes son la expresin de ideas (contenidos), puestas en
determinada forma.

Aspectos que deben tenerse en cuenta cuando se elabora un mensaje:

1. Tener en mente al receptor.

2. Pensar el contenido con anticipacin.
3. Ser breve.
4. Organizar el mensaje cuidadosamente: lo ms importante debe ir
al principio. As el tema ser ms claro.

CANALES

El canal es el medio por el cual se transmite el mensaje. Dentro de la

empresa hay una infinidad da canales de comunicacin, ya sean
formales, informales, personales o lugares. El canal debe asegurar el
flujo de la comunicacin eficaz.
Los canales formales de comunicacin son: boletines, posters,
convocatorias, audiovisuales pedaggicos, ediciones internas de
informacin, inserciones en el sobre de sueldo, correos electrnicos, etc.

Los canales informales de comunicacin son: departamentos,

secretarias, mensajeros, y estos mismos son emisores y receptores a la
vez.

Tambin existen canales bsicos de la comunicacin tales como las

oficinas, auditorios, cafeteras, corredores, elevadores, etc. Y otros que
estn especficamente para procesos de comunicacin como salas de
juntas, crculos de calidad, etc.

RECEPTOR

El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la

comunicacin mediante la recepcin y aceptacin del mensaje que se
transmiti, y retroalimenta al emisor.

1. Recepcin: La transmisin permite a otra persona recibir el

mensaje. La iniciativa pasa a los receptores el mensaje, que se
preparan para recibir el mensaje.

2. Decodificacin: Es la traduccin de mensajes a una versin

comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor
comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, pero es
el receptor quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Para
esto es importante la atencin que se le preste, ya sea al
escucharlo, leerlo, etc.

3. Aceptacin: Una vez que los receptores han recibido y

decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o
rechazarlo. La aceptacin depende de una decisin personal, l
ver si acepta una parte o todo el mensaje.

4. Uso: El receptor hace uso de la informacin, efectuando las

tareas, siguiendo las instrucciones o guardarla para el futuro u
optar por otra alternativa.

RETROALIMENTACIN

Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la

retroalimentacin ha tenido lugar. sta completa el circuito de la
comunicacin, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo
da cuenta a aqul.
Al no haber retroalimentacin, esto puede deberse a que el mensaje no
se recibi, no se comprendi o el receptor debe indagar la falta de
retroalimentacin.

CARACTERSTICAS DE LA RETROALIMENTACIN:

1. til: Para enriquecer la informacin del emisor.

2. Descriptiva: Para que sea eficaz.
3. Especfica: De manera que indique la comprensin del mensaje.
4. Oportuna: En el lugar y contexto adecuados.

BARRERAS DE LA COMUNICACIN

El proceso de la comunicacin funciona como un sistema abierto. Por lo

tanto, la informacin est expuesta a sufrir ciertas alteraciones, las
cuales llamaremos barreras.

Existen tres tipos de barreras, las cuales son:

Barreras fsicas: Interferencias,

conversaciones telefnicas.

como

suele

suceder

en

Ruido: Afecta directamente al canal del

mensaje, lo cual la recepcin va a ser
afectada.

Temperaturas extremas: sta afecta la

capacidad de comprensin del mensaje.

Barreras semnticas: Es cuando el mensaje se entiende de

distintas formas.

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Mensaje emisor: lo necesito lo ms pronto

posible-

Receptor 1: inmediatamente.

Receptor 2:
urgente.

Barreras afectivas: Son aquellas que

ocurren
cuando
el
emisor
mezcla
sentimientos, emociones, conductas, etc.
en la transmisin del mensaje, lo cual
afecta la recepcin de la informacin.

rpido,

pero

no

es

tan

Ejemplo: Un jefe debe dar una informacin

a tres subordinados, con uno de ellos tiene
mala relacin humana, por lo cual el
mensaje lo transmite de mala forma.

REDES DE COMUNICACIN

La circulacin de informacin en la empresa se puede realizar de

mltiples formas por las cuales debe fluir la informacin hasta llegar a
sus destinatarios, lo que se denomina redes de comunicacin.
En la empresa estas redes, permiten combinar las distintas direcciones
que pueden tomar la informacin: ascendente, descendente y
horizontal.
Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e
informales, surgidas espontneamente entre los trabajadores.
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REDES DE COMUNICACIN FORMAL:

Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la informacin

necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. stas
respetan la jerarqua empresarial.
Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles,
evitando as la insuficiencia de informacin, la cual sera fuente de
rumores incontrolados.

REDES DE COMUNICACIN INFORMAL

Aquellas que nacen espontneamente de las relaciones que establecen
las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las
necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los
trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral.
Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden
tener efectos negativos que absorben en exceso el inters de los
empleados.
stas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos,
siendo a veces ms rpidos y eficaces que los formales.
CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA?

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LA COMUNICACIN DESCENDENTE.

sta es la ms frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura

jerrquica de la empresa.

Algunos canales de comunicacin ascendente son:

Boletn o peridicos de empresa.

Circulares.

Manuales de empresa.

Tablones de anuncio.
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Folletos de bienvenida.

Entrevistas.

Cursos de formacin.

LA COMUNICACIN ASCENDENTE.

Es aquella que va de abajo hacia arriba en la estructura jerrquica de la

empresa. El alcance y la eficacia de sta dependen de la cultura de la
organizacin.
Desarrolla, entre otras las siguientes funciones:

Permite a los mandos superiores conocer los problemas del

personal.

Facilita la integracin y participacin de los trabajadores.

Influye en una adecuada toma de decisiones.

Promueve la mejora de calidad.

Este tipo de comunicacin en las empresas suele ser escasa.

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Las causas ms habituales se pueden resumir en:

Los canales ascendentes no suelen estar formalizados.

La informacin fluye distorsionada.

Los jefes no admiten de buen grado las crticas a su gestin.

Algunos canales de comunicacin ascendente:

Encuestas.

Sondeos de opinin.

Manual de empresa.

Informes a la direccin.

Reuniones con subordinados.

LA COMUNICACIN HORIZONTAL.

La comunicacin horizontal es ms intensa que la vertical, dado que las

personas se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales
que con sus superiores, adems sta evita prdida de tiempo en la
informacin que se desea, ya que no tiene que pasar primero por los
mandos superiores y luego baje al destinatario original de esa
informacin.
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La comunicacin horizontal en la empresa:

Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo.

Evita malos entendidos.

Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores.

Facilita la coordinacin.

Propicia el consenso en la toma de decisiones.

Procedimientos de comunicacin horizontal:

Debate.

Grupos de estudio.

Seminarios.

Visitas a departamentos

sta puede estar o no formalizada. En caso de no estarlo corre sus

riesgos, pues crea conflictos al omitir los canales verticales formalmente
establecidos.

CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA EN LOS

SIGUIENTES ASPECTOS?

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EL CLIMA LABORAL
El clima organizacional va directamente relacionado con la motivacin
de los trabajadores. Vale decir, el incentivo que tiene una persona para
adaptarse en una sociedad, pudiendo realizar su autoestima y sentir que
satisface sus necesidades personales.

Es por lo anterior, que la adaptacin de los trabajadores y la motivacin

de la empresa indican que existe un buen clima laboral, las
caractersticas que surgen de ste son:

Sentirse bien consigo mismo.

Sentirse bien con respecto a los dems.

Ser capaz de enfrentar por s mismo las exigencias y resolver los

problemas que se presenten en el camino.

Cuando el clima laboral no logra estos objetivos se torna dbil,

desarrollando as, depresin y desinters; llegando hasta estados de
agresividad entre los trabajadores.

LA TOMA DE DECISIONES
En sta es muy importante la decisin tomada por la autoridad o por
ciertos lderes, pero es an ms relevante la participacin y opinin de
todos los elementos que integran el grupo, pues se debe aprovechar el
conocimiento y experiencias de un mayor nmero de trabajadores,
logrando as tomar una mejor decisin, la que se logra en la medida que
se utilice como herramienta todos los canales necesarios y efectivos de
comunicacin.
Adems, en la participacin masiva de una toma de decisin, los
trabajadores se sienten ms comprometidos a lograr los resultados
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deseados. Para esto se deben realizar reuniones y/o encuestas,

descartando de inmediato las opiniones informales de ciertos grupos
negativos (intereses personales, polticos, religiosos, manipulaciones,
etc.), que logran slo desviar el objetivo central que es la toma de una
decisin.
En consecuencia, la relevancia de tomar una decisin entre dos o ms
alternativas, es saber cundo cuesta menor esfuerzo, cundo producen
mayor satisfaccin y cul es el ms posible a realizar.

LA CAPACITACION
sta es un proceso sin fin donde los individuos de una organizacin
deben estar en constante entrenamiento. Para
ser ms eficaces, debe realizarse en un
ambiente de seguridad y confianza entre la
autoridad y los subordinados. Las autoridades
deben hacer galas de paciencia y sensatez, as
como ser capaces de delegar autoridad y de
brindar elogios y reconocimientos a las labores
correctamente efectuadas.
La capacitacin implica tiempo, ya que con ella
se aprende a ahorrar tiempo y dinero, impidiendo que los subordinados
cometan errores costosos beneficiando a todos:

Superior

Subordinado

Empresa

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EL LIDERAZGO
Se basa principalmente en la autoridad y su comunicacin con los
subordinados,
quien
debe
estar
comprometido
filosfica
y
conductualmente con la idea de que la comunicacin con los
subordinados es esencial para el logro de las metas dentro de la
empresa. Si sus palabras van enfocadas a una mayor y mejor
comunicacin su compromiso trascender al resto de la organizacin.

LA COMUNICACIN EXTERNA

Desde el punto de vista administrativo operativo la comunicacin

externa es ms difcil debido a las relaciones que tiene la empresa con el
mbito exterior y con el pblico para transmitir la identidad corporativa.

ELEMENTOS QUE INTERVIENEN

EN EL PROCESO EXTERNO.

EMISOR: Es la empresa misma, cada funcionario de la entidad sabr

ejecutar en cada situacin el comportamiento
comunicativo en lnea con la identidad de la
empresa.

MENSAJE: Es la identidad corporativa convertida en unidades de

comunicacin.

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CANALES: Los canales son varios, como por ejemplo: telfono, juntas,
carteles, anuncios, cartas, pginas de internet,
volantes, etc.

RECEPTOR: Son los clientes actuales potenciales, pblicos selectos, la

opinin pblica, lderes, agencias, gobierno,
gremios, sindicatos, etc.

La comunicacin externa comprende tres denominaciones:

PUBLICIDAD

RELACIONES PBLICAS

INFORMACIN COMERCIAL.

1. PUBLICIDAD: Est destinada a establecer, desarrollar, realizar y/o

cambiar la imagen corporativa de una organizacin.
La publicidad es un proceso de comunicacin comercial enfocado a
persuadir a los consumidores actuales y potenciales sobre las
virtudes de la empresa.
Esta imagen es tratada ms que la de un producto, ya que
transmite una responsabilidad ideolgica e intelectual.

El mensaje: Son los atributos que la empresa tiene como el

profesionalismo,
la
tecnificacin,
honorabilidad,
solidez
econmica,
seguridad, calidad de sus productos.
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Los canales: Son los medios masivos (impresos, grficos,

auditivos, radiales, TV, vallas publicitarias,
internet etc.), y los medios directos (envos
de folletos, cartas publicitarias, cartas de
iniciativa etc.).

2. RELACIONES PBLICAS: Esta son la diplomacia de la empresa y

fundamento de su poltica exterior para colocar su imagen en el
sistema econmico y social al que pertenece.

sta enfoca al pblico en general, ms all de los consumidores,

tratando al pblico como sujeto de opinin. Se orienta a la
promocin fuera del crculo de ventas, como son los eventos
colocando la imagen de la empresa por encima de todo aspecto
comercial al nivel de un pblico masivo participando en una
dinmica de la opinin pblica.

Aqu lo importante es la creacin de ambientes, escenarios,

eventos, etc.

El emisor: Es la empresa, como en corporativo ideolgico y operacional.

El mensaje: Pasa a ser un acto de promocin, de hecho social.

Los canales: De gran importancia, ya que por ellos mismos se da el

sentido de la Comunicacin que se quiere
lograr y son:
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CANALES INFORMATIVOS:
1. Boletines a los medios: stos transmiten respaldo a la imagen
de la
Empresa, como balances, informes de productividad etc.
Estn hechos en una estructura periodstica.
2. Comunicados Pblicos: Generalmente hechos en medios
impresos, como pronunciamientos de la empresa en su
comunidad, sobre temas de su inters, polticas oficiales etc., para
aclarar temas en situaciones especiales.

3. Revistas: Son publicaciones sobre temas y aspectos de inters

hacia la comunidad de estructura editorial, pero si ser difusores
explcitos de la empresa.

4. Cartas especiales a clientes: Son un suplemento de cortesa e

inters de la empresa hacia el cliente, en donde se trata de dar
una imagen de servicio y de personalizacin, ya sea de agilizacin
de trmites o cambios corporativos, etc.

5. Canales promocionales: Atencin a clientes es la llamada

auditora de servicios. Pueden ser visitas de las empresas a los
clientes o la empresa organiza visitas a sus clientes para que
conozcan la calidad de servicio que sta otorga.

3. INFORMACIN COMERCIAL Es la relacin directa que tiene la

empresa con sus clientes o proveedores para fomentar la lealtad
hacia la empresa.
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Algunos requisitos para mantener una comunicacin efectiva dentro de

la empresa.

CLARIDAD: El lenguaje en que se exprese el mensaje y la manera

de transmitirlo, deben ser accesibles para quien va dirigida.

INTEGRACIN: La comunicacin debe servir como lazo de

integrador entre los miembros de la empresa para lograr el
mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de
los objetivos.

APROVECHAMIENTO DE LA ORGANIZACIN
INFORMAL: La comunicacin es ms
efectiva cuando la Administracin utiliza la
Organizacin Informal para suplir canales
de formacin formal.

EQUILIBRIO: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse

del plan de comunicacin para quienes resultan afectados.

MODERACIN: La comunicacin debe ser la estrictamente

necesaria y lo ms concisa posible, el exceso puede ocasionar
burocracia e ineficiencia.

DIFUSIN: Toda la comunicacin formal de la empresa debe

efectuarse por escrito y pasar slo a travs de los canales
necesarios para evitar papeleos innecesarios.

EVALUACIN: Los sistemas y canales de comunicacin deben

revisarse y perfeccionarse peridicamente.

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Conclusiones

Finalmente podemos comprender que la comunicacin es una elemento o una

habilidad muy importante en todo lugar y mucho ms dentro de una empresa,
ya que el trabajo est basado siempre en estar comunicados contantemente,
tanto internamente como externamente.

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Bibliografa
http://www.eoi.es
http://www.losrecursoshumanos.com
http://excellencecapacitacion.wordpress.com
http://www.slideshare.net

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