Ssyma-P03.08 Control de Documentos y Registros

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
-SSYMADOCUMENTACIN, CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
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1. OBJETIVO
Establecer, implementar y mantener documentos y registros para asegurar el mantenimiento y
mejora continua del Sistema de Integrado de Gestin SSYMA en base a los requisitos de la norma
ISO 14001: 2004, OHSAS 18001:2007 y de acuerdo con los requisitos establecidos por Gold Fields
La Cima S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos (poltica, objetivos, metas, informacin sobre
aspectos ambientales significativos, peligros altos y crticos, procedimientos, informacin de
procesos, normas internas y externas, planes de emergencia, organigramas, etc.) y formatos del
Sistema Integrado de Gestin SSYMA de Gold Fields la Cima S.A.
3. DEFINICIONES
3.1
Backup: Respaldo de la informacin en medios electrnicos.
3.2
Coordinador SSYMA: Persona nombrada por el Representante de la Direccin para el apoyo en

la implementacin, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestin SSYMA de
Gold Fields La Cima S.A., de acuerdo a los requisitos de las Normas ISO 14001 y OHSAS 18001.
3.3
Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del SSYMA identificados con un sello de
copia Controlada y asignados a una persona, para su uso y aplicacin correspondiente.
3.4
Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema Integrado SSYMA, que son impresos
con fines didcticos o de revisin, los cuales deben ser identificados, empleando en el pie de
pgina el texto siguiente: Este documento no se encuentra controlado en formato fsico, la
persona que requiere imprimir este documento debe asegurarse que se encuentre en la ltima
versin, para acceder a la ltima versin ingresar a www.goldfields.com.pe.
3.5
Documento: Informacin sobre un tema especfico y su medio de soporte.
3.6
Documentos Varios: Documento que forma parte del Sistema Integrado de Gestin SSYMA, el
cual no es un formato o un procedimiento documentado. Estos documentos pueden ser: Mapas,
cartillas, programas, entre otros.
3.7
Documento Externo: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestin SSYMA que
ha sido emitido por un organismo que no pertenece a Gold Fields La Cima S.A. Ejemplo:
Documentos de los contratistas, legislacin, manuales tcnicos, comunicacin de parte de la
Autoridad Competente, otros.
3.8
Documento Interno: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestin SSYMA que ha
sido emitido por Gold Fields La Cima S.A.
3.9
Documento Histrico: Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han sido
retiradas de circulacin entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta por un
perodo mximo determinado definido por las reas de medio ambiente y de seguridad y salud
ocupacional.
Este documento no se encuentra controlado en formato fsico, la persona que requiere imprimir este documento debe asegurarse que se encuentre en
la ltima versin, para acceder a la ltima versin ingresar a www.goldfields.com.pe

-SSYMA-
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CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
DOCUMENTACIN, CONTROL DE
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3.10 Formato: Documento que tiene por finalidad registrar determinada informacin para dejar
evidencia de los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser
completado se convierte en un Registro.
3.11 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
3.12 Procedimiento de Gestin del SSYMA: Documento que describe los elementos principales del
sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente y su interaccin, as como la
referencia a los documentos relacionados.
3.13 Procedimiento Estndar de Tarea (PET): Documento Interno que describe las acciones o pasos
que deben seguirse para realizar de manera segura, ambientalmente amigable y eficiente una
determinada tarea, el cual debe elaborarse para toda tarea donde se identifique riesgos altos.
3.14 Programa: Documento Interno que describe los recursos y actividades necesarias para logar un
objetivo determinado.
3.15 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las
actividades desempeadas en un formato determinado.
3.16 Reglamento: Documento Interno, generado para cumplir con un requisito legal, que contiene un
conjunto de normas.
3.17 Representante de la Direccin: Son las personas responsables del sistema integrado de gestin,
designado por la Alta Gerencia.
3.18 Sistema Integrado de Gestin (SSYMA): Parte del Sistema de Gestin de una organizacin,
empleada para desarrollar e implementar su poltica integrada de gestin en los aspectos de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en sus procesos. Gold Fields La Cima S.A. ha
implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema Integrado de Gestin SSYMA en sus
operaciones de Cerro Corona y Almacn de Salaverry donde mantiene certificaciones
independientes.
3.19 Supervisor SSYMA: Supervisor de medio ambiente y SySO, a cargo del seguimiento de los
sistemas de gestin ambiental y de seguridad y salud ocupacional, asignado a las operaciones en
el Almacn de Salaverry.
4. RESPONSABILIDADES
4.1
Vicepresidente Ejecutivo: Es responsable de aprobar los documentos establecidos segn anexo

Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08-A01).
4.2
Vicepresidente de Logstica y Comercial: Es responsable de aprobar los documentos

establecidos segn anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08A01).
4.3
Gerente General Cerro Corona: Es responsable de aprobar los documentos establecidos segn
anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08-A01).
4.4
Representante de la Direccin: Es responsable de dar cumplimiento de las pautas establecidas

en el presente procedimiento; adems debe revisar y aprobar los documentos establecidos segn

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4.5
Coordinador SSYMA: Es el responsable de codificar y comunicar los documentos del SSYMA,

asimismo de revisar y elaborar los documentos establecidos segn anexo Matriz para Elaboracin
y Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08-A01). Reporta al Representante de la Direccin.
4.6
Ingeniero de Sistemas de Gestin: Apoyar al Coordinador SSYMA en codificar y comunicar los

documentos del SSYMA, asimismo de revisar y elaborar los documentos establecidos segn
4.7
Gerente/Superintendente de rea: Es el responsable de asegurar el cumplimiento del presente

procedimiento en el rea bajo su responsabilidad, adems de revisar y aprobar los documentos
establecidos segn anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08A01).
4.8
Gerente/Supervisor de Empresa Contratista: Es responsable de asegurar el cumplimiento del

presente procedimiento por parte de su empresa, adems de revisar los documentos de acuerdo a
lo establecido en el presente procedimiento. Reportar los documentos relacionados al Sistema
Integrado de Gestin SSYMA de su organizacin al Coordinador SSYMA.
4.9
Representante de rea: Es el responsable de establecer, implementar y mantener los

documentos establecidos segn anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos
(SSYMA-P03.08-A01), adems de realizar la distribucin de los documentos al personal y
empresas contratistas.
4.10 Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud Ocupacional/Supervisor de Medio

Ambiente/Supervisor SSYMA: Apoyar en la distribucin y difusin de la versin actualizada de
los documentos al personal de las reas y Empresas Contratistas de Gold Fields La Cima S.A.
5. ESTANDARES
5.1 Documentos Internos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
5.1.1. La necesidad de elaborar o desarrollar

un documento del SSYMA se puede generar
segn lo establecido en el anexo Matriz para
Elaboracin y Aprobacin de Documentos
(SSYMA-P03.08-A01).
Elaborar
Segn anexo
Matriz para
Elaboracin y
Aprobacin de
Documentos
(SSYMA-P03.08A01).
5.1.2. Todos los documentos del SSYMA de

la organizacin tienen como mnimo una
estructura segn lo establecido en el anexo
Tabla de Estructura de Documentos
(SSYMA-P03.08-A02).
--------------
5.1.3. Cualquier documento mnimo debe

tener la estructura de Documentos Varios;
todo cambio a la estructura de la
documentacin debe ser tratado con el
Coordinador SSYMA quien debe informar al
Representante de la Direccin, el cual debe
aprobar dicho cambio.

ACTIVIDAD
Codificar
RESPONSABLE
Responsable de
Elaboracin del
documento
5.1.4. Una vez elaborado el documento, el

responsable de la elaboracin de los
documentos, debe enviar por correo
electrnico los documentos propuestos para
su revisin por parte del Coordinador SSYMA
o Ingeniero de Sistemas de Gestin.
Responsable de
elaboracin del
documentos/
Coordinador
SSYMA/
Ingeniero de
Sistemas de
Gestin
5.1.5. Asignar el cdigo y dems informacin

de carcter general que identifique al
documento. Asegurar la legibilidad de la
documentacin y el acceso adecuado del
personal de la organizacin a los documentos
que les competen por su labor. La
codificacin del documento debe ser segn lo
indicado en el anexo Tabla de Codificacin
de Documentacin (SSYMA-P03.08-A03)
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REGISTRO
Correo Electrnico
con la propuesta
del documento
5.1.6. En caso se tengan documentos los

cuales no cumplen con la codificacin, debe
de tener como mnimo una forma de
identificacin para evitar confusiones, y debe
de ser coordinada con el Coordinador
SSYMA.
Segn anexo
Matriz para
Elaboracin y
Aprobacin de
Documentos
(SSYMA-P03.08A01).
5.1.8. Comunicar los documentos aprobados

al Coordinador SSYMA mediante un correo;
quin es el responsable de administrar la red
interna del SSYMA.
Revisar y
aprobar
Distribuir
5.1.7. Revisar y aprobar los documentos en

los diferentes niveles de la empresa de
acuerdo al tipo, al alcance del documento
considerado y al nivel de uso. Los niveles
para revisar y aprobar se deben realizar
segn lo establecido en el anexo Matriz para
Elaboracin y Aprobacin de Documentos
(SSYMA-P03.08-A01).
Coordinador
SSYMA o
Representante
de rea
5.1.9. Incluir al aprobar los documentos en el

formato Lista Maestra de Documentos
Internos (SSYMA- P03.08-F-01).
Representante
de rea
5.1.10.Finalmente
enviar
por
correo
electrnico el formato Lista Maestra de
Documentos Internos (SSYMA-P03.08-F-01)
actualizado al Coordinador SSYMA, para su
publicacin en la red interna del SSYMA.
Coordinador
SSYMA/
Lista Maestra de
Documentos
Internos
(SSYMA-P03.08F-01)
Correo electrnico
5.1.11.Colocar los documentos aprobados en

la red interna del SSYMA cuya ubicacin

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingeniero de
Sistemas de
Gestin 1
debe ser uno de los servidores ubicados en

Gold Fields La Cima S.A. y retirar la versin
anterior en la carpeta de HISTORICOS.
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REGISTRO
5.1.12.Evaluar en base al criterio de uso

frecuente, si es necesario que los
documentos en formato electrnico estn
disponibles en el Portal de Internet de Gold
Fields La Cima S.A., dichos documentos se
convertirn en una copia no controlada en
caso se impriman.
5.1.13.Enviar cada vez que se genere un
nuevo documento de administracin del
SSYMA o se modifique uno existente, una
publicacin a los todos los usuarios de Gold
Fields La cima S.A. y representantes de las
Empresas Contratistas y proveedores que
trabajan bajo control de la organizacin.
5.1.14.Cualquier trabajador puede solicitar al
Coordinador SSYMA o al Representante de
rea una copia fsica de los documentos.
Modificar
Representante
de rea/
Coordinador
SSYMA/
Ingeniero de
Sistemas de
Gestin
5.1.15.Distribuir los documentos en papel, los

que deben llevar el sello de COPIA
CONTROLADA segn el fin del documento a
usar y controlar la distribucin registrndose
en el formato Distribucin de Documentos
(SSYMA-P03.08-F-02)
o
Formato
de
Participacin (SSYMA-P03.05-F01).
Distribucin de
Documentos
(SSYMA-P03.08F02)
Coordinador/
Inspector de
Seguridad y
Salud
Ocupacional/
Supervisor de
Medio Ambiente/
Supervisor
SSYMA
5.1.16.Cuando se considere necesario el

Coordinador SSYMA coordina con el
Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud
Ocupacional/Supervisor de Medio Ambiente
para efectuar una reunin grupal con los
niveles de supervisin de Gold Fields La
Cima S.A. para la discusin y explicacin del
nuevo documento, quedando como registro el
formato Participacin (SSYMA-P-03.05-F01).
Formato de
Participacin
(SSYMA-P-03.05F01)
Coordinador
SSYMA o
Representante
de rea
5.1.17.Al editarse un nuevo documento se

identifica claramente cules son los cambios
que se han producido. Para tal efecto, el
texto modificado, se muestra en letra negrita
y cursiva, mantenindose as, hasta la
siguiente revisin.
-----
5.1.18.Si el texto se anula la modificacin se

debe evidenciar por comparacin con la

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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REGISTRO
revisin anterior que est disponible en la red

interna del SSYMA en la carpeta
HISTRICO.
5.1.19.En el caso de los formatos y la Poltica
del Sistema Integrado de Gestin SSYMA la
modificacin se evidencia por comparacin
con la revisin anterior.
5.1.20.Cambiar el tipo de versin del
documento a la inmediata numeracin
consecutiva de dos dgitos.
5.1.21.Para la Poltica del Sistema Integrado
de gestin solo ser necesario registrar la
fecha de aprobacin.
Retirar
Coordinador
SSYMA/
Ingeniero de
Sistema de
Gestin
5.1.22.Cuando las modificaciones de un

documento se aprueban se debe:
Coordinador
SSYMA o
Representante
de rea
5.1.23.Retirar la versin modificada a la

carpeta de HISTRICOS. Asimismo, debe
actualizar la Lista Maestra de Documentos
Internos (SSYMA-P03.08-F-01).
Comunicar segn lo indicado en los tems

5.1.11, 5.1.12, 5.1.13 y 5.1.16 del presente
procedimiento.
Lista Maestra de
Documentos
Internos
(SSYMA-P03.08F-01)
5.1.24.En caso de realizar la distribucin

fsica de algn documento como COPIA
CONTROLADA, asegurar previamente que
se haya efectuado la eliminacin de las
copias de los documentos histricos.
Coordinador de
Plataforma/
Asistente de
Plataforma
Conservar
5.1.25.Almacenar
y
conservar
los
documentos de trabajo que se encuentran en
medio electrnico a travs de una copia
electrnica de seguridad (back-up).
5.1.26. Controlar el back up a travs del
Procedimiento
Backup
and
Recovery
Procedure (IT_PR_004).
Reporte Semanal
de Backup
5.1.27.Conservar los documentos histricos

en medios electrnicos.

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5.2 Documentos Externos

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador
SSYMA/
Ingeniero de
Sistemas de
Gestin o
Representante de
rea
5.2.1. Registrar los Documentos Externos

identificados como parte del SSYMA en el
formato Lista Maestra de Documentos Externos
(SSYMA-P03.08-F-03), la cual se mantiene
publicada en la red interna de SSYMA.
Lista Maestra
de
Documentos
Externos
(SSYMAP03.08-F-03)
Coordinador
SSYMA
5.2.2. Evaluar en base al criterio de uso

frecuente, si es necesario que los documentos
externos en formato electrnico estn publicados
en la red interna del SSYMA y/o el Portal de
Internet de Gold Fields La Cima S.A., dichos
documentos se convierten en una copia no
controlada en caso se impriman.
5.2.3. Publicar
los
documentos
externos
pertinentes en formato electrnico en la red
interna del SSYMA y retira la versin anterior a
la carpeta HISTRICO.
Identificar y
Distribuir
Coordinador
SSYMA/
Ingeniero de
Sistemas de
Gestin/
Representante de
rea
5.2.4. Distribuir los documentos externos a las

personas que lo requieran, para ello se emplea
el formato Distribucin de Documentos (SSYMAP03.08-F-02) o Formato de Participacin
(SSYMA-P-03.05-F01),
e
identificar
el
documento
con
el
sello
de
COPIA
CONTROLADA
Distribucin
de Documentos
(SSYMAP03.08-F02)
5.2.5. Coordinar de ser necesario, con el

Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud
Ocupacional/Supervisor
de
Medio
Ambiente/Supervisor SSYMA para efectuar una
reunin grupal con los niveles de supervisin de
Gold Fields La Cima S.A. para la discusin y
explicacin del documento, quedando como
registro el formato Participacin (SSYMA-P03.05-F01).
Formato de
Participacin
(SSYMA-P03.05-F01).
5.2.6. Asegurar el retiro del documento histrico

para la eliminacin respectiva o conservacin
debidamente
identificado
con
el
sello
DOCUMENTO HISTRICO en caso de fsicos;
en caso de electrnicos se debe informar al
Coordinador SSYMA por correo electrnico para
que actualice la red y coloque los documentos
en la carpeta de Histricos.
5.2.7. Para el caso de documentos de las
empresas contratistas o proveedores, cada

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Cdigo: SSYMA-P03.08
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Representante de
de rea
Actualizar
Documentos
Externos
Coordinador
SSYMA
Coordinador
SSYMA/
Representante de
rea/ Gerente/
Supervisor de
Empresa
Contratista
Documentos
de contratistas
certificados
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REGISTRO
empresa es responsable de la distribucin de

sus documentos entre su personal, para lo cual
podrn utilizar el formato Distribucin de
Documentos (SSYMA-P03.08-F-02).
Distribucin
de Documentos
(SSYMAP03.08-F-02)
5.2.8. Comunicar por correo electrnico la

actualizacin de la Lista Maestra de Documentos
Externos (SSYMA-P03.08-F-03), en caso de
eliminar o adicionar algn documento de origen
externo al Coordinador SSYMA.
Correo
electrnico
Actualizar la Lista Maestra de Documentos

externos (SSYMA-P03.08-F-03) en la red interna
del SSYMA.
5.2.9. Los Contratistas que cuenten con algn

sistema de gestin certificado en ISO 9001, ISO
14001 u OHSAS 18001 podrn aplicar su propia
codificacin establecida en su procedimiento de
control documentario para los documentos que
son elaborados en conjunto con Gold Fields La
Cima S.A., previa coordinacin con el
Coordinador SSYMA, quien verifica que sea
adecuado al Sistema Integrado de Gestin
SSYMA de Gold Fields La Cima S.A.
Lista Maestra de
Documentos
Externos
(SSYMAP03.08-F03)
-------
5.2.10. Las actividades de los contratistas se

deben evaluar de acuerdo a lo indicado en los
procedimientos: Gestin de Riesgos (SSYMAP02.01) e Identificacin y Valoracin de
Aspectos Ambientales (SSYMA-P02.06), no
siendo aceptada la aplicacin de otras
metodologas de evaluacin.
5.3 Registros
ACTIVIDAD
Elaborar
formatos
RESPONSABLE
Ver Matriz para

Elaboracin y
Aprobacin de
Documentos
(SSYMA-P03.08A02)
5.3.1. La elaboracin de cualquier formato del

SSYMA se puede generar a necesidad de
cualquier rea de la organizacin., realizndose
en los diferentes niveles de la empresa, de
acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.
REGISTRO
5.3.2. De requerirse los formatos deben tener

como mnimo la estructura segn lo establecido
en el anexo Tabla de Estructura de Documentos
(SSYMA-P03.08-A02).

-SSYMA-
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CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ver Matriz para

Elaboracin y
Aprobacin de
Documentos
(SSYMA-P03.08A02)
Aprobar
formatos
Codificar
formatos
Coordinador
SSYMA/Ingeniero
de Sistemas de
Gestin/
Responsable de
rea
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REGISTRO
5.3.3. Algunos
formatos
que
por
recomendacin legal o requerimiento de la
autoridad competente solo se identificaran
por el nombre del formato, dichos formatos
sern controlados en el formato Lista Maestra
de Documentos Internos (SSYMA-P03.08-F01)
Lista Maestra
de
Documentos
Internos
(SSYMAP03.08-F-01)
5.3.1. Revisar y aprobar formatos segn lo

establecido en la Matriz para Elaboracin y
Aprobacin de Documentos (SSYMA-P03.08A01), esto implica:
Revisar el formato verificando que se
encuentre en el idioma adecuado y se utilice
un lenguaje de fcil entendimiento para las
personas a las cuales va dirigido dicho
documento.
Realizar las modificaciones que considere
necesarias.
Aprobar
el
formato
quedando
como
constancia un correo electrnico dirigido al
Coordinador SSYMA.
Correo
Electrnico al
Coordinador
SSYMA
5.3.2. Codificar los formatos segn lo

establecido en la anexo Tabla de Codificacin de
Documentacin (SSYMA-P03.08-A03).
5.3.3. Incluir los formatos en la Lista Maestra
de Documentos Internos (SSYMA-P03.08-F-01).
5.3.4. Mantener actualizadas
maestras correspondientes.
Coordinador
SSYMA
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sus
Listas
Lista Maestra
de Documentos
Internos
(SSYMAP03.08-F01)
5.3.5. Publica los formatos en la red interna del

SSYMA y retira la versin anterior a la carpeta
HISTRICO.
5.3.6. Evaluar en base al criterio de uso
frecuente, si es necesario que los formatos en
formato electrnico estn disponibles en el Portal
de Internet de Gold Fields La Cima S.A.
Distribuir
5.3.7. Enviar cada vez que se genere un nuevo
formato de administracin del sistema o se
modifique uno existente, una publicacin a todos
los usuarios de Gold Fields La Cima S.A. y
representantes de las Empresas Contratistas y
proveedores que trabajan bajo control de la
organizacin.

-SSYMA-
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
ACTIVIDAD
Versin 06
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RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador
SSYMA/
Representante de
rea
5.3.8. Cuando
se
considere
necesario,
coordinar con el Coordinador/Inspector de
Seguridad y Salud Ocupacional/Supervisor de
Medio Ambiente/Supervisor SSYMA para
efectuar una reunin grupal con los niveles de
supervisin de Gold Fields La Cima S.A. para la
discusin y explicacin del formato, quedando
como registro el formato Participacin (SSYMAP-03.05-F01).
Formato de
Participacin
(SSYMAP03.05-F01).
5.3.9. Verifica que se retiren las versiones

histricas de los formatos.
Coordinador
SSYMA/
Responsable de
rea
5.3.10. Identificar los registros, en el formato

Lista Maestra de Registros (SSYMA- P03.08-F04).
Lista Maestra
de Registros
(SSYMAP03.08-F04)
5.3.11. Los registros pueden almacenarse en

formato fsicos (copia dura) o electrnicos.
5.3.12. Para
determinar
el
tiempo
de
conservacin de los registros se debe revisar las
normas legales de seguridad, salud ocupacional
y medio ambiente que apliquen al proceso.
Almacenar,
proteger,
recuperar,
tiempo para
retener y
disponer los
registros
El Representante
de rea
5.3.13. Mantener actualizada la Lista Maestra de

Registros (SSYMA-P03.08-F-04).
5.3.14. Comunicar por correo electrnico la
actualizacin de la Lista Maestra de Registros al
Coordinador SSYMA para su actualizacin en la
red interna del SSYMA.
Correo
electrnico
5.3.15. En la Lista Maestra de Registros se debe

considerar la siguiente informacin:
Ttulo
Cdigo (si tiene)
Autorizado para acceso (recuperacin)
Nombre del archivo
Ubicacin fsica o ruta en sistema
Retencin mnima
Disposicin Final
Modificar
Formatos de
los
contratistas
Coordinador
SSYMA/
Representante de
rea
Gerente/
Supervisor de
Empresa
Contratista
5.3.16. Cambie la versin del formato a la

inmediata consecutiva.
5.2.11. En caso de contar con formatos propios
de su sistema de gestin, podrn hacer uso de
ellos, previa coordinacin con el Coordinador
SSYMA, quien verifica que sea adecuado al
------
------
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA

-SSYMA-
Cdigo: SSYMA-P03.08
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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REGISTRO
Sistema Integrado de Gestin SSYMA de Gold

Fields La Cima S.A.
5.3.17. En caso de no contar con formatos
equivalentes a los requeridos por Gold Fields La
Cima S.A., las empresas contratistas podrn
hacer uso de los formatos del SSYMA,
colocando al lado del logo un sello o una forma
de identificar a su empresa.
Nota: El control de documentos operativos del rea de Proyectos e Ingeniera se realiza mediante el procedimiento poltico de
numeracin de documentos N GLCCP-000-QA-PEP-01 y el procedimiento general del departamento de control de documentos N
GLCCP-000-QA-PEP-002.
6. ANEXOS
6.1. Matriz para Elaboracin y Aprobacin de Documentos (Anexo SSYMA-P03.08-A01)
Documento
Elabora
Revisa
Aprueba
Manual del Sistema

Integrado de Gestin de
Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio
Ambiente
Coordinador
SSYMA/Ingeniero de
Sistemas de Gestin 1
Gerente de Seguridad y Salud

Ocupacional/ Gerente de
Medio Ambiente
Representante de la Direccin
Reglamento Interno de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Reglamento del Comit de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Reglamento Interno de
Trnsito (RIT)
Coordinador SSYMA
Ingeniero de Sistemas de
Gestin 1
Gerente de Seguridad y Salud

Ocupacional
Poltica de Seguridad, salud

y medio ambiente
Representante de la
Direccin
Comit de Seguridad y Salud

Ocupacional de Cerro Corona
Gerente Director y Gerente

General Cerro Corona

Ocupacional
Para el RIT: Gerente de

Seguridad y Salud
Ocupacional
Programa de gestin
(Objetivos, indicadores de
Seguridad, salud y medio
ambiente)
Gerentes de rea,
Superintendente,
Supervisores y Jefes de
reas
Representante de la Direccin
Gerente General Cerro

Corona
Vicepresidente de Logstica y
Comercial
Para SSO: Comit de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Procedimientos de Gestin
del SSYMA
Coordinador SSYMA/
Gestin/Representante de
rea y/o proceso
Gerente/Superintendente de
rea /Gerente de Seguridad y
Salud Ocupacional
Gerente de
Operaciones/Gerente General
Cerro Corona
Plan de Minado Anual
Jefe de Ingeniera Mina
Gerente de Mina y Gerente de

Seguridad y Salud
Ocupacional

Ocupacional
Plan de Respuesta a
emergencias
Superintendente de
Security
Superintendente de
Security
Comit de Seguridad y
Salud Ocupacional
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA

-SSYMA-
Cdigo: SSYMA-P03.08
Versin 06
Pgina 12 de 18
Documento
Elabora
Revisa
Aprueba
Programas/Planes
Superintendente,
Supervisores y Jefes de
reas
Gerentes de
rea/Superintendente
Comit de Seguridad y
Salud Ocupacional
Procedimientos de Control
Operativo
Coordinador SSYMA/
rea y/o proceso
Supervisor y Trabajadores
rea y Gerente de Seguridad
y Salud Ocupacional
Procedimiento estndar de
Tarea
Coordinador SSYMA/
rea y/o proceso
Supervisor y Trabajadores
(mnimo 02)
rea y Gerente de Seguridad
y Salud Ocupacional
Formatos
Representante de rea
Coordinador
SSYMA/Responsable de rea
rea/Representante de la
Direccin
Documentos Varios
Representante de rea
Representante de la
Direccin/Coordinador
SSYMA/Responsable de rea
rea/Representante de la
Direccin
Gerente de
Cerro Corona.
Para las operaciones en
Almacn de Salaverry:
Comercial
Gerente de
Cerro Corona
Para las operaciones en
Almacn de Salaverry:
Comercial
6.2. Tabla de Estructura de Documentos (SSYMA-P03.08-A02)

Documento
Estructura
Logo de la empresa
Encabezado
Poltica de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente
Nombre del documento

Contenido
Enunciados
Pie de pgina
Responsables y fecha de aprobacin

Logo de la empresa
Unidad Minera
Encabezado
Cdigo del documento
Versin del documento
Manual del Sistema Integrado de
Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente
Nmero de pgina
Objetivo
Alcance
Definiciones
Contenido
Responsabilidades
Estndares
Anexos

-SSYMA-
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
Versin 06
Pgina 13 de 18
Formatos
Referencias Legales y Otras Normas
Frecuencias de Inspecciones
Equipos de Trabajo
Revisin y Mejoramiento Continuo
fecha y responsable de la aprobacin
Pie de pgina
Texto de copia no controlada en formato fsico
Documento
Estructura
Logo de la empresa
Nombre del programa
Encabezado
Cdigo del programa

Versin del programa
Nmero de pgina
Introduccin
Alcance
Programa de Gestin de Seguridad

y Salud Ocupacional
Definiciones
Responsabilidades
Contenido
Recursos
Elementos
Objetivos
Comentarios Finales
Pie de pgina
Versin, fecha y responsable de la aprobacin

Logo de la empresa
Nombre del procedimiento
Encabezado
Unidad Minera
Cdigo del procedimiento
Versin del procedimiento
Nmero de pgina
Objetivo
Procedimiento de Gestin y de
Control Operacional
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Contenido
Estndares
Anexos
Formatos
Referencias Legales y Otras Normas
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA

-SSYMA-
Cdigo: SSYMA-P03.08
Documento
Versin 06
Pgina 14 de 18
Estructura
Frecuencias de Inspecciones
Equipos de Trabajo
Revisin y Mejoramiento Continuo
Pie de pgina
Documento
Estructura
Logo de la empresa
Nombre del reglamento
Unidad Minera
Encabezado
Cdigo del reglamento
Reglamento Interno de Seguridad y

Salud Ocupacional/Reglamento del
Ocupacional y otros
Numero de revisin
Nmero de pgina
Introduccin
Contenido
ndice
Ttulos, Captulos, Artculos
Pie de pgina
Logo de la empresa
Nombre del formato
Unidad Minera
Encabezado
Cdigo del formato
Versin del formato
Nmero de pgina
Nombre de la tarea
Cdigo PET
Procedimiento Estndar de Tareas

(PET)
rea
Revisin
Personal
Contenido
Equipo de Proteccin Personal
Equipos/Herramientas/Materiales
Pre requisitos de competencia
Restricciones
Descripcin de los pasos; Qu, Quin, Cmo

-SSYMA-
U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
Documento
Versin 06
Pgina 15 de 18
Estructura
Responsable de la aprobacin
Pie de pgina
Fecha de aprobacin
Documento
Estructura
Logo de la empresa
Nombre del formato
Unidad Minera
Encabezado
Cdigo del formato
Formatos
Versin del formato
Fecha de aprobacin
Contenido
Enunciados
Pie de pgina
Nmero de pgina
Logo de la empresa
Encabezado (como mnimo)
Contenido
Documentos Varios
Enunciados
Pie de pgina (como mnimo)
Texto de copia no controlada en formato fsico (cuando

aplique)
Nota: En caso se tengan documentos los cuales no cumplen con la estructura, el documento debe de tener como mnimo la
estructura de Documentos Varios.
6.3. Tabla de Codificacin de Documentacin (Anexo SSYMA-P03.08-A03)

CODIFICACIN TIPO DE DOCUMENTO: IDENTIFICACIN DE REA IDENTIFICACIN DEL TIPO DE DOCUMENTO
NMERO
CODIFICACIN DE FORMATO: CDIGO DE DOCUMENTO-F-NMERO
Identificacin del rea
Identificacin del Tipo de Documento
RRCC
Relaciones Comunitarias
Manual
COM
Relaciones Pblicas y Comunicaciones
PR
Programa/Plan de Gestin
FIN
Finanzas
Procedimiento de Gestin/Operativos

U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
Versin 06
Pgina 16 de 18
CODIFICACIN TIPO DE DOCUMENTO: IDENTIFICACIN DE REA IDENTIFICACIN DEL TIPO DE DOCUMENTO

NMERO
CODIFICACIN DE FORMATO: CDIGO DE DOCUMENTO-F-NMERO
Identificacin del rea

CON
GF
Contabilidad
Identificacin del Tipo de Documento

R
Reglamento Interno
Comn a todas las reas
PET
Procedimiento Estndar de Tarea
GGE
Gerencia General
MP
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales

MSDS Nivel Usuario
GOP
Gerencia de Operaciones
Formato
ICT
Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones
Documentos varios (cartillas, listados, otros)
LEG
Legal
---
LYC
Logstica y Comercial
---
AMB
Medio Ambiente
---
RMI
Recursos Minerales
---
MIN
Mina
---
PDR
Presa de Relaves
---
PRO
Procesos
---
POP
Proyectos Operaciones (Las guilas)
---
POX
Proyectos xidos
---
PRP
Proyectos Optimizacin de Planta
---
PSA
Proyectos Servicios Auxiliares
---
REH
Recursos Humanos
---
SEC
Seguridad
---
SSO
Seguridad y Salud Ocupacional
---
SGE
Servicios Generales
---
VIP
Vicepresidencia
---
Procedimientos Integrado de Gestin
---
SSYMA
OPS
Operaciones Salaverry
Para los documentos de Empresas Contratistas que cuenten con certificacin en alguna de las normas ISO 9001, ISO 14001 u
OHSAS 18001 se podr aplicar su propia codificacin, establecida en su procedimiento de control de documentos.
Para los documentos de las reas que han sido modificada su denominacin: Los cdigos entran en vigencia a partir de la
aprobacin del presente procedimiento, los documentos aprobados con anterioridad a la fecha indicada se mantendrn su
identificacin hasta la prxima revisin del documento.

U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
Versin 06
Pgina 17 de 18
Nota: En caso se tengan documentos los cuales no cumplen con la codificacin, debe de tener como mnimo una forma de
identificacin para evitar confusiones, y debe de ser coordinada con el Coordinador SSYMA.
7. FORMATOS
7.1. Lista Maestra de Documentos Internos (SSYMA-P03.08-F-01)

7.2. Distribucin de Documentos (SSYMA-P03.08-F-02)
7.3. Lista Maestra de Documentos Externos (SSYMA-P03.08-F-03)
7.4. Lista Maestra de Registros (SSYMA-P03.08-F-04)
7.5. Formato de Participacin (SSYMA-P03.05-F01).
8. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS
8.1. Ley N 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
8.2. D.S. 005-2012 Reglamento de Ley N 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Art. 81.
8.3. DS 055-2010-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otra Medidas Complementarias
en Minera.
8.4. Normas ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, Requisito 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
8.5. Gestin de Requisitos Legales y Otros Requisitos (SSYMA-P02.05)
8.6. Procedimiento Poltica de Numeracin de Documentos Departamento de Ingeniera/Control de
Documentos N GLCCP-000-QA-PEP-001.
8.7. Procedimiento General del Departamento de Control de Documentos N GLCCP-000-QA-PEP-002.
9. VERIFICACIN (INSPECCIN/AUDITORIA)
9.1 Dos veces al ao en procesos de auditoras internas y externas del sistema integrado de gestin.
10. EQUIPO DE TRABAJO

10.1 Vctor Cobea
10.2 Iris Daz
10.3 Alejandro Marroqun

U.E.A. CAROLINA I
CERRO CORONA
Cdigo: SSYMA-P03.08
Versin 06
Pgina 18 de 18
11. REVISIN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

11.1 Este procedimiento ser revisado como mnimo anualmente y mejorado continuamente.
ELABORADO POR
REVISADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Iris Diaz
Wilfredo Garzn
Tomas Chaparro
Gonzalo Eyzaguirre
Gerente de Medio
Ambiente
Gerente de Seguridad
y Salud Ocupacional
Gerente de
Operaciones/Gerente
General Cerro Corona
Ingeniero de Sistemas
de Gestin
Fecha: 23/07/2014
Fecha: 09/09/2014

Ssyma-P03.08 Control de Documentos y Registros

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Backup: Respaldo de la informacin en medios electrnicos.

Coordinador SSYMA: Persona nombrada por el Representante de la Direccin para el apoyo en

Documento: Informacin sobre un tema especfico y su medio de soporte.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Vicepresidente Ejecutivo: Es responsable de aprobar los documentos establecidos segn anexo

Vicepresidente de Logstica y Comercial: Es responsable de aprobar los documentos

Representante de la Direccin: Es responsable de dar cumplimiento de las pautas establecidas

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Coordinador SSYMA: Es el responsable de codificar y comunicar los documentos del SSYMA,

Ingeniero de Sistemas de Gestin: Apoyar al Coordinador SSYMA en codificar y comunicar los

Gerente/Superintendente de rea: Es el responsable de asegurar el cumplimiento del presente

Gerente/Supervisor de Empresa Contratista: Es responsable de asegurar el cumplimiento del

Representante de rea: Es el responsable de establecer, implementar y mantener los

4.10 Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud Ocupacional/Supervisor de Medio

5.1.1. La necesidad de elaborar o desarrollar

5.1.2. Todos los documentos del SSYMA de

5.1.3. Cualquier documento mnimo debe

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

5.1.4. Una vez elaborado el documento, el

5.1.5. Asignar el cdigo y dems informacin

5.1.6. En caso se tengan documentos los

5.1.8. Comunicar los documentos aprobados

5.1.7. Revisar y aprobar los documentos en

5.1.9. Incluir al aprobar los documentos en el

5.1.11.Colocar los documentos aprobados en

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

debe ser uno de los servidores ubicados en

5.1.12.Evaluar en base al criterio de uso

5.1.15.Distribuir los documentos en papel, los

5.1.16.Cuando se considere necesario el

5.1.17.Al editarse un nuevo documento se

5.1.18.Si el texto se anula la modificacin se

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

revisin anterior que est disponible en la red

5.1.22.Cuando las modificaciones de un

5.1.23.Retirar la versin modificada a la

Comunicar segn lo indicado en los tems

5.1.24.En caso de realizar la distribucin

5.1.27.Conservar los documentos histricos

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

5.2 Documentos Externos

5.2.1. Registrar los Documentos Externos

5.2.2. Evaluar en base al criterio de uso

5.2.4. Distribuir los documentos externos a las

5.2.5. Coordinar de ser necesario, con el

5.2.6. Asegurar el retiro del documento histrico

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

empresa es responsable de la distribucin de

5.2.8. Comunicar por correo electrnico la

Actualizar la Lista Maestra de Documentos

5.2.9. Los Contratistas que cuenten con algn

5.2.10. Las actividades de los contratistas se

Ver Matriz para

5.3.1. La elaboracin de cualquier formato del

5.3.2. De requerirse los formatos deben tener

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Ver Matriz para

5.3.1. Revisar y aprobar formatos segn lo

5.3.2. Codificar los formatos segn lo

5.3.5. Publica los formatos en la red interna del

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