Porque tantas reuniones?

Usemos las reuniones para terminar los

temas y no para tratarlas y hacerlas de larga
duracin.

avegando por la web me encontr con dos artculos (uno de Per y otro de
Espaa), estos artculos hablan de una nueva palabra: REUNIONITIS.
Pero Qu es Reunionitis? nos preguntaremos. Pues un concepto de un

artculo publicado por Malko Gallegos de Aptitus, nos dice que es el uso compulsivo o
mal uso de las reuniones como herramienta de gestin, que impacta negativamente
en los resultados.
Si bien es cierto el concepto lo dice todo, pero t has estado presente en estas
reuniones?, o has convocado a reuniones y visualizaste a los asistentes realizando
otras cosas, por ejemplo, revisar su celular cada
5 10 minutos, si es que estas en un
laboratorio, ellos ni bien llegan las prenden y
disque te estn atendiendo, pero en realidad te
miran y por ratos hacen otras cosas, tambin
hemos visto o tambin nos ha pasado, a los
famosos bostezos y las miradas cansadas, y hay
muchas otras ms que si te pones a contar, te acordars de manera rpida, y lo
comentaras con los que te rodean causando un tema de conversacin (intntalo).
Despus de haber reconocido las cosas que hacen los asistentes en las reuniones,
hazte la siguiente pregunta: Qu hare para evitar estos percances?
Para evitar estos percances debes de tomar en cuenta los siguientes temas que recog
de Jose Mendiola (Espaa), Kristen Gil (Google) y adems un valor agregado (de mi
parte):

Es realmente necesario realizar una reunin (o varias)?

Empezamos la semana y ya tenemos reuniones pendientes, unas son para tratar lo
anteriormente tratado y otras para.bueno te dejo
pensarlas, acurdate de las reuniones que asistes y
sacas tus conclusiones. Retomando al tema, si
queremos que la reunin sea rpida, satisfactoria y
productiva,

te

recomiendo

ya

haber

tomado

decisiones con las personas que asistirn, y como lo

hago?, pues esto ya te explicare en otro punto las
maneras y si lo prcticas, poco a poco las reuniones ya no ser una preocupacin de
prdida de tiempo.
Contenido y objetivos definidos
Si la reunin que planificas debe de darse si o si, entonces
te recomiendo indicar con anticipacin los temas claros y
especialmente que objetivos alcanzar, pero si sabes que la
reunin ser de discusin, entonces te recomiendo ya haber
realizado la discusin con anticipacin utilizando diferentes
medios. OJO: Recuerda siempre hacer un acta.
Directo al grano sin mucho que decir.
Trata de que las reuniones que realices sean mximo de una hora u hora y media,
pero mnimo sera genial media hora,
recuerda que tu personal a cargo o
personal de tu lnea tienen actividades
diarias, ya que tambin ayudar a
evitar que los asistentes terminen hablando diferentes cosas y adems queden temas
pendientes.

Es necesario asistir a una reunin?

Como empresa y como persona tenemos funciones y de estas nacen las actividades
diarias, pero cuando tenemos reuniones tenemos que estancar lo que hacemos,
sabiendo que lo que estamos haciendo tambin es urgente y nos preocupa.
Como les explique prrafos anteriores, como persona y como empresa queremos
producir, pero si no producimos nos observan, o tambin en todo caso observamos.
Pero en una publicacin Kristen Gil, vicepresidente de
Operaciones de Negocios en Google menciona lo
siguiente: Para ahorrar tiempo y ser productivos, a las
reuniones deben asistir como mximo 10 personas y
todos los que asistan deben proporcionar algo.
Por lo tanto programa una reunin rpida para que tus compaeros de trabajo sigan
produciendo y funcionando.
Empieza a usar la tecnologa.
Este punto es uno de los que ayudar a
que

las

reuniones

sean

rpidas,

productivas y lo ms importante que no

sean aburridas.
Ao tras ao las empresas inventan cada
cosa que literalmente nos ayuda a
solucionar otras cosas personales, pero cules de estas nos ayuda a ser ms
eficientes en nuestro trabajo?
Uno de las herramientas puede ser lo que
siempre usamos, te imaginas cul es?.... pues si
el famoso Word o Excel, estos dos primeros nos
puede servir bastante. Si programas una reunin,
te recomiendo compartir el documento de discusin, remitir a los que asistirn, y ellos

pueden usar la opcin de comentarios para opinar, o si quieres en una sola vista
separado por celdas, puedes armar un esquema con Excel, y solicitar lo devuelvan
llenado.
Otra herramienta que puedes utilizar en tiempo real sin necesidad de recibir muchos
correos es Google Apps, de entre las cuales tienes para elaborar un documento o una
hoja de clculo. Estas dos aplicaciones que tenemos a la mano con simplemente tener
una cuenta de google, son muy fciles de usar y lo
importante que todos pueden trabajar a la vez, todos
opinan desde sus asientos, todos editan, y todos
crean, que bonito suena verdad?, pero lo has puesto
en prctica?, algunos dirn si y otros no.
Otra herramienta usada es Dropbox que es para
almacenar y compartir archivos, que desde mi
experiencia, es muy til, que con decirte que hoy en da en mi caso ya no uso USB,
este ltimo solo lo uso para trasladar informacin pesada. Tambin puedes usar Google
Drive que tiene las mismas funciones, pero tambin lo bueno que desde ah puedes
crear muchas cosas, que si te tomas tu tiempo puedes encontrar muchas opciones
interesantes.
Si existen otras herramientas?, pues si existen muchas, te recomiendo investigar si
estas interesado en mejorar y modernizarte, recuerda que hasta aplicaciones mviles
existen.
Persona que tome decisiones
Quin es la persona que toma de decisiones?
Es la persona quien recopila las discusiones antes
de la reunin, analiza y propone una decisin, ojo
propone no toma la decisin. Esa propuesta lo
menciona en reunin y todos los asistentes dicen

si estn correctas o no, y tambin lo pueden mejorar, y se ingresa en acta para su

difusin.
Con esta persona designada nuestra reunin ser mejor organizada y evitar que todos
hablen a la vez ya que el tiempo de la reunin es rpida.
Esta persona tambin puede compartir antes un archivo con la propuesta de la decisin
y las dems personas desde sus escritorios lo pueden mejorar o aprobar, y en la reunin
solo se concluira con lo que se acord previamente de manera online.
Recuerda las reuniones son muy importantes, pero hay que programarlas de una
manera efectiva, ya que generar satisfaccin a tu personal y aumentar el desempeo
y por ende el usuario se sentir satisfecho.

Mg. Cristhian Snchez Uriarte

DTC Escuela de Administracin Virtual
Universidad Seor de Sipn

Referencias:
Kristen

Gil

(2012):

Start-Up

Speed.

Google.

Recuperado

de

https://www.thinkwithgoogle.com/articles/start-up-speed-kristen-gil.html
Jose Mendiola (2014). Reunionitis': cmo poner fin a ese cncer para la

productividad. Espaa. Recuperado de http://www.yorokobu.es/reunionitis/

Malko Gallegos (2015). Reunionitis: un mal que afecta a la productividad en las

empresas.

Per.

Recuperado

de

http://aptitus.com/blog/gestion-

laboral/reunionitis-un-mal-que-afecta-la-productividad-en-las-empresas/