Tugas Personal ke-2

Minggu 4

Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT. Menggelegar Badai, serangkaian
solusi pun dibuat oleh pihak eksternal IT Consultant. Beberapa solusi yang dikemukakan
berdampak pada perlu dilakukannya business process reengineering (BPR), yang berarti adanya
perubahan terhadap beberapa proses bisnis perusahaan. Salah satu proses bisnis yang berubah
adalah proses bisnis terkait dengan procurement.
Berikut adalah proses bisnis procurement yang diusulkan:
1. Pengadaan Bahan Baku
a. Sistem informasi yang dikembangkan akan memberi notification apabila stok

bahan baku sudah mencapai re-order point. Berdasarkan kondisi ini, staf bagian
gudang akan membuat Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku. Setelah
disetujui oleh manajer bagian gudang. Maka form tersebut akan diteruskan ke
bagian procurement.
b. Setelah staf bagian procurement menerima Form Permintaan Pengadaan Bahan

Baku, staf akan mengecek terlebih dahulu perihal supplier yang dapat
menyediakan bahan baku yang diminta. Staf bagian procurement akan mengecek
hal tersebut dari kontrak supplier. Setelah menemukan supplier yang tepat, maka
staf bagian procurement akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan
permintaan tersebut. Setelah disetujui oleh manajer bagian procurement, PO
tersebut akan dikirimkan ke supplier dan ditembuskan ke bagian gudang dan
accounting & finance.
c. Supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut ke bagian gudang dengan disertai

surat jalan. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan PO, staf bagian
gudang akan membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat

GR dibuat dan telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan
berubah dari waiting menjadi delivered.
d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &

finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut
dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir
bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan
berubah menjadi paid.
2. Pengadaan Utilities
a. Selain bahan baku, bagian lain juga dapat meminta pengadaan utilities seperti

barang keperluan promosi, peralatan kantor dan lainnnya. Staf bagian terkait
harus membuat Form Pengadaan Utilities dan disetujui terlebih dahulu oleh
manajer bagiannya masing-masing. Setelah disetujui, form tersebut akan
dikirimkan kepada bagian procurement.
b. Setelah menerima Form Pengadaan Utilities, staf bagian procurement akan

membuat Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para supplier. Setelah para
supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga , staf bagian procurement akan
memilih supplier dengan harga yang paling kompetitif untuk dibuatkan Purchase
Order (PO). PO yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer
bagian procurement untuk kemudian dikirimkan kepada supplier dan ditembuskan
kepada bagian gudang dan accounting & finance.
c. Supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang dengan disertai surat jalan.

Setelah mengecek kesesuaian barang dengan PO, staf bagian gudang akan
membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan
telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari
waiting menjadi delivered.
d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &
finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah delivered tersebut

dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir
bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan
berubah menjadi paid.

Tugas Anda:
Sebagai seorang system analyst, Anda diminta untuk membuat Use Case Diagram dari narasi
proses bisnis di atas untuk kemudian dilampirkan pada saat Anda memberikan rekomendasi
solusi!

Catatan:
1. File jawaban dibuat dan dikumpulkan dalam satu (1) word document file.
2. Apabila ada diagram yang dibuat di software lain, mohon untuk dipindahkan ke word
terlebih dahulu (sama halnya dengan gambar).
3. Silahkan mencantumkan diagram, gambar, tabel dan sebagainya apabila diperlukan.
4. Apabila mengambil dari buku atau artikel, mohon untuk cantumkan sumbernya.

Jawaban !
1. Sistem Pengadaan Bahan Baku
Event

Trigger

Source

Staff gudang

Notifikasi Re-

Staff Gudang

ingin

Order Point

mengajukan

Use Case

Response

Destination

Mengajukan

Informasi

Staff bagian

Pengadaan

stok bahan

procurement

Bahan

pengadaan

Konfirmasi
persetujuan

bahan baku

dari manager

Staff

Datang form

Staff

Mencari

Informasi

Staff

procurement

pengajuan

Procurement

Supplier

detail

Procurement

ingin mencari

bahan baku

supplier

supplier yang

dari bagian

berdasarkan

dapat

gudang

kontrak

Supplier

Status dari

Staff

PO

procurement

Konfirmasi

Supplier

memenuhi
bahan baku

Pencarian
supplier yang
tepat

Staff

Pembuatan

Staff

procurement

PO sesuai

procurement

mengajukan

permintaan

PO

dari gudang

Membuat PO

persetujuan
dari manager

Gudang
Accounting &
Finance

Staff gudang

Barang sudah

ingin
membuat GR

Staff gudang

Membuat

Perubahan

diterima dan

Good

Status PO

sesuai dengan

Recepient

menjadi

Staff gudang
Accounting &

PO

delivered

Finance

Bagian

Invoice yang

Staff

Membuat

Konfirmasi

Staff

accounting &

datang dari

accounting &

Outgoing

persetujuan

Accounting &

finance akan

supplier

finance

Payment

dari manager

finance

membuat
outgoing
payment

Perubahan

sesuai PO

status PO

yang sudah

menjadi Paid

delivered

Use Case Sistem Pengadaan Bahan

Baku

Nama Use Case

Deskripsi

Mengajukan pengadaan bahan

Setelah notifikasi RO muncul,

Aktor
Staff Gudang

staff gudang akan membuat

pengajuan permintaan bahan
baku kepada bagian
procurement dengan
persetujuan dari manager
bagian gudang
Mencari Supplier

Setelah menerima pengajuan

Staff Procurement

dari bagian gudang, staff

procurement mencari supplier
yang bisa memenuhi
permintaan dari gudang
Membuat Purchase Order

Setelah menemukan supplier

(PO)

yang cocok, staff procurement

Staff Procurement

membuat purchase order

sesuai permintaan dari gudang
dengan persetujuan dari
manager bagian procurement
Membuat Good Recipient

Setelah bahan sudang datang

(GR)

dari supplier, dan sudah

Staff Gudang

dipastikan sesuai dengan PO,

maka staff gudang akan
mengeluarkan Good
Recipient. Saat ini status PO
akan berubah menjadi
delivered
Membuat Outgoing Payment

Setelah mendapatkan invoice

dari supplier, bagian
accounting dan finance akan
mengeluarkan Outgoing
Payment kepada supplier.

Staff accounting & finance

Selanjutnya status PO akan

berubah menjadi Paid

2. Sistem Pengadaan Utilities

Event

Trigger

Source

Use Case

Response

Destination

Setiap bagian

Pengajuan

Staff pada

Mengajukan

Informasi

Staff bagian

pada

utilities

masing-

Pengadaan

seputar jenis

procurement

perusahaan

kepada

masing

Utilities

dan jumlah

ingin

procurement

bagian

utilities yang

(Departemen)

diajukan

mengajukan
pengadaan

Konfirmasi

utilities untuk

persetujuan

keperluan

dari manager

bagiannya

masing-

masing-

masing

masing

Staff

Datang form

Staff

Memilih

Informasi

Staff

procurement

pengajuan

Procurement

supplier

detail

Procurement

ingin mencari

utilities

dan memilih
supplier
dengan
penawara
harga terbaik

Staff

supplier
berdasarkan

Pencarian
supplier yang

kontrak

Supplier

Konfirmasi

Staff

dengan
penawaran
harga terbaik

Pembuatan

Staff

Membuat PO

procurement

PO sesuai

ingin

permintaaan

procurement

persetujuan
dari manager

mengajukan

Status dari

PO dari

PO

permintaan

procurement
Supplier
Gudang
Accounting &

pengadaan

Finance

utilities
Staff gudang

Barang sudah

ingin
membuat GR

Staff gudang

Membuat

Konfirmasi

diterima dan

Good

persetujuan

sesuai dengan

Recepient

dari manager

PO

Staff gudang
Accounting &
Finance

Perubahan
Status PO
menjadi
delivered

Bagian

Invoice yang

Staff

Membuat

Konfirmasi

Staff

accounting &

datang dari

accounting &

Outgoing

persetujuan

Accounting &

finance akan

supplier

finance

Payment

dari manager

finance

membuat
outgoing
payment

Perubahan

sesuai PO

status PO

yang sudah

menjadi Paid

delivered

Use Case Sistem Pengadaan Utilities

Nama Use Case

Deskripsi

Mengajukan pengadaan

Membuat form pengadaan

utilities

utilities untuk keperluan

Aktor
Staff di setiap bagian

bagian masing-masing dengan

persetujuan manager
Memilih Supplier

Setelah menerima pengajuan

Staff Procurement

utilities, staff procurement

mencari supplier dan memilih
supplier dengan tawaran harga
terbaik dengan persetujuan
dari manager procurement
Membuat Purchase Order

Setelah memilih supplier

(PO)

dengan harga yang cocok,

staff procurement membuat
purchase order sesuai

Staff Procurement

permintaan dengan
persetujuan dari manager
bagian procurement
Membuat Good Recipient

Setelah barang utilities sudah

(GR)

datang dari supplier, dan

Staff Gudang

sudah dipastikan sesuai

dengan PO, maka staff gudang
akan mengeluarkan Good
Recipient. Saat ini status PO
akan berubah menjadi
delivered
Membuat Outgoing Payment

Setelah mendapatkan invoice

Staff accounting & finance

dari supplier, bagian

accounting dan finance akan
mengeluarkan Outgoing
Payment kepada supplier.
Selanjutnya status PO akan
berubah menjadi Paid

Referensi :
http://sadchalis15.wordpress.com/2012/11/24/contoh-pembuatan-use-case-diagram/
http://freezcha.wordpress.com/2010/04/18/diagram-use-case/
http://mitanovia.wordpress.com/belajar-yuk/uml/use-case-diagram/
http://derienct.wordpress.com/2010/06/04/use-case-diagram/