BAB 1

PENDAHULUAN
Manajemen obat dan alat kesehatan adalah salah satu unit yang penting dalam
sebuah institusi pelayanan kesehatan. Manajemen mengenai obat dan alat kesehatan
yang baik dapat menghindarkan dari hal-hal seperti, dokter tidak tahu obat apa yang
akan diberikan, memberikan obat-obatan yang terlalu banyak, menggunakan obat
yang lebih mahal dimana seharusnya bisa digunakan obat yang lebih murah,
mengobati pasien sebelum diagnosa ditegakkan, dan bisa saja melebihi dosis yang
dianjurkan serta mungkin dapat menggunakan alat kesehatan yang tidak layak pakai.
Sedangkan bagi institusi pelayanan kesehatan bisa terjadi pemesanan obat dan alat
kesehatan yang tidak wajar.
Manajemen obat bertujuan agar obat dapat digunakan secara bijaksana dan
mencegah penggunaan obat yang berlebihan dari yang dibutuhkan oleh pasien.
Beberapa alasan mengapa diperlukan manajemen obat yang baik, diantaranya adalah:
Peresepan obat sebelum diagnosis yang tepat ditegakkan.
Pemakaian banyak jenis obat pada seorang pasien.
Seringnya penggunaan obat yang mahal dan paten, sementara obat generic
standar yang murah serta berkualitas mempunyai tingkat efektivitas
sama,tidak digunakan.
Penggunaan dosis obat yang melebihi dari yang dibutuhkan pasien.
Memesan obat melebihi dari yang dibutuhkan oleh institusi, sehingga obat
yang tidak banyak penggunaannya akan mencapai tanggal kadaluwarsanya.
Obat-obat tidak disimpan di lemari pendingin (refrigerator), sehingga banyak
vaksin dan obat yang tidak efektif lagi.
Banyak obat yang terpajan oleh debu atau panas.
Oleh karena itu, maka seorang manajer harus mampu dan memahami proses
manajemen obat di sebuah institusi pelayanan kesehatan. Manajemen obat ini sama
seperti

manajemen

yang

lain

yaitu

melibatkan

perencanaan

( planning),

pengorganisasian

(organizing ),

pengendalian(controlling ).

pelaksanaan

(actuating )

dan

BAB II
MANAJEMEN OBAT DAN ALAT KESEHATAN

2.1 Struktur Organisasi Manajemen Obat dan Alat Kesehatan dan Tugasnya
Pada puskesmas Tembelang, terdapat tim yang menangani manajemen obat
dan alat kesehatan yaitu tim FKO dan bendahara barang, dengan kepala puskesmas
sebagai penanggungjawab. Tim FKO terdiri dari ketua dan anggota, masing-masing 1
orang yang bertanggung jawab pada manajemen obat GFK (Gudang Farmasi
Kabupaten) dan alat kesehatan habis pakai. Bendahara barang terdiri dari ketua dan
anggota masing-masing 1 orang yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan
perbaikan alat kesehatan tidak habis pakai.
Bidang kerja tim FKO yaitu manajemen obat dan alat kesehatan habis pakai
meliputi pengadaan, pengawasan dan pendistribusian dari GFK. Tugas-tugas dari tim
FKO meliputi perencanaan harian, bulanan dan tahunan, permintaan obat pada GFK,
penerimaan obat dan alkes dari GFK, penyimpanan obat dan alkes GFK pada gudang
obat, pelayanan harian obat pada apotek puskesmas dan pelaporan baik lidi harian,
laporan bulanan meliputi LP (Lembar Pemakaian) dan LPO (Lembar Permintan
Obat)

dan laporan tahunan. Pada puskesmas tembelang apotek menjadi pusat

kegiatan manajemen obat dan alat kesehatan habis pakai, sedangkan pendistribusian
baik ke UGD, BKIA dan BP pada jenis-jenis obat tertetu, utamanya untuk obat dan
alkes yang dibutuhkan segera. Pasien yang telah mendapat pelayanan pada BP, BKIA
dan BP akan mendapatkan resep obat yang dapat diambil ke apotek.

Untuk PUSTU obat-obat yang diterima dari gudang obat, dalam

penggunaanya setelah keluar direkap untuk laporan pengeluaran obat dan alat
kesehatan habis pakai. Bila stok obat habis, bagian tersebut mengadakan permintaan
obat ke gudang obat.
Bendahara barang bertugas dalam pengadaan, pengawasan, pendistribusian,
dan pemeliharaan alat kesehatan tidak habis pakai seperti tensimeter, stetoskope,
tabung oksigen dan lain-lain. Alat kesehatan tidak habis pakai merupakan inventaris
puskesmas yang didapat bukan dari GFK namun dari Dinas Kesehatan Kabupaten
Jombang ataupun dari Departemen Kesehatan. Pendistribusian alat Kesehatan tidak
habis pakai sesuai kebutuhan dari masing-masing unit baik BP, BKIA dan UGD,
bilamana terjadi kerusakan tiap unit melapor kepada bendahara barang untuk
perbaikan ataupun penggantian.
P AKFB

K E E NE

O N TP N G

AUA D G

G H
L AN A O A
A
N

P G AA

UR

S A N
U

G B E

AS J

A RM

NA S

BG

Bagan 1. Struktur Organisasi Manajemen Obat dan Alat Kesehatan

Bagan 2. Alur dan Distribusi Obat dan Alat Kesehatan Habis Pakai

2.2 Perencanaan Kebutuhan Obat dan Alat Kesehatan

Perencanaan obat di Puskesmas dimaksudkan agar ketersediaan obat di unit
pelayanan dapat ditingkatkan dengan memanfaatkan dana yang tersedia secara
efektif dan efisien, sehingga dapat dihindari tumpang tindih penggunaan anggaran
perencanaan obat dan mengurangi kemungkinan menumpuknya suatu jenis obat
tertentu.
Dasar yang digunakan dalam menetapkan perencanaan kebutuhan obat dan
alat kesehatan di puskesmas adalah berdasarkan pemakaian 1 bulan terakhir (dari 5
penyakit terbanyak, jumlah kunjungan pasien, dan permintaan dari hasil pelayananan
di klinik di polindes, pustu, dan apotik). Untuk obat dari DINKES, perencanaan

kebutuhan didasarkan atas pemakaian obat 1 bulan terakhir dikali 3 yang

diperuntukkan selama 2 bulan.
Berdasarkan sistem perencanaan tersebut, puskesmas Tembelang telah
menerapkan prinsip preventif management. Hal itu dapat dilihat dengan permintaan
yang diberi tambahan persediaan obat untuk 1 bulan (persediaan obat yang sesuai
untuk waktu 3 bulan digunakan untuk waktu 2 bulan), sehingga diharapkan dapat
mengatasi kebutuhan obat pada kasus emergensi. Selain itu, khusus untuk kasus
emergensi, dapat meminta sewaktu-waktu pada gudang obat farmasi DINKES.
2.3 Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
Pengadaan atau permintaan obat di puskesmas dilakukan untuk memperoleh
jenis dan jumlah obat, obat dengan mutu yang tinggi, menjamin tersedianya obat
dengan cepat dan tepat waktu. Oleh karena itu pengadaan atau permintaan obat harus
memperhatikan dan mempertimbangkan bahwa obat yang diminta atau diadakan
sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang telah direncanakan.
Pengadaan atau permintaan obat di puskesmas, melalui Dinas Kesehatan
Kabupaten/GFK dilakukan dengan mengajukan Laporan Pemakaian dan Lembar
Permintaan Obat (LPLPO). LPLPO untuk obat DINKES ini dibuat tiap 2 bulan sekali
atau bila ada KLB atau obat habis bisa meminta sewaktu-waktu ke GFK (DINKES)
tanpa harus menunggu jatuh tempo 2 bulan, sedangkan alat kesehatan dilakukan
setahun sekali sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan setiap akhir tahun. Obat
dipesan melalui gudang obat farmasi. Tidak ada tim pengadaan khusus dari staf
farmasi yang ditunjuk. Pengadaan hanya dipegang oleh satu orang pengelola obat.

2.4 Penyimpanan Obat dan Alat Kesehatan

Penyimpanan obat merupakan salah satu rangkaian kegiatan pengelolaan obat
untuk menjamin mutu dan keamanan obat dalam persediaan. Penyimpanan obat
ditujukan untuk memelihara mutu obat sedemikian rupa sehingga obat yang
diberikan kepada pasien sesuai dengan yang diharapkan.
Setelah obat diterima dari DINKES/GFK dengan jenis dan jumlah yang sesuai
dengan dokumen pengiriman obat dari DINKES, maka setiap jenis obat harus segera
dicatat dalam kartu persediaan obat di puskesmas (kartu stok). Selanjutnya semua
obat tersebut dilakukan kegiatan penyimpanan obat yaitu disimpan di ruangan
khusus (gudang obat), yang disusun di rak kayu (tanpa kaca).
Pada saat obat sampai digudang, obat dipisahkan dari semua obat yang
berbahaya dari obat lainnya yang ada di dalam gudang dan disimpan di tempat
khusus yang terkunci baik. Obat obat yang termasuk kategori vital seperti vaksin,
antidot, dan obat life saving di tempatkan di tempat yang terpisah dari obat lainnya.
Obat obat tersebut di tempatkan di lemari atau rak yang mudah di jangkau dan beri
tanda khusus, agar dapat dipantau keadaan stoknya, sehingga menghindari
kemungkinan terjadinya kekosongan obat. Obat lainnya disusun di rak tersendiri,
dan disusun dengan alfabet.
Obat yang disusun di dalam rak atau lemari dilakukan dengan sistem FIFO,
dimana obat yang lebih lama di letakkan di bagian depan, sedangkan obat yang baru
datang diletakkan di belakang. Untuk obat yang mempunyai batas kedaluarsanya
lebih dekat, diletakkan di depan, sedangkan yang kedaluarsanya masih jauh
diletakkan di belakang.

Untuk penyususan obat di Puskesmas Tembelang, sudah sesuai dengan

sistem alfabet maupun FIFO, akan tetapi ada kekurangan dalam hal kerapian,
sehingga kadang menyulitkan petugas dalam mencari obat yang dicari.
Semua obat DINKES disimpan di ruangan khusus (gudang obat), yang
disusun di rak kayu (tanpa kaca). Khusus untuk obat-obatan narkotika dan
psikotropika disimpan di sebuah lemari kayu dengan kunci tersendiri, sedangkan
obat lain yang perlu suhu dingin diletakkan dalam lemari pendingin. Secara umum
persyaratan penyimpanan obat didasarkan atas:
- Tidak terkena sinar matahari langsung,
- Disimpan dalam suhu kamar,
- Mudah terjangkau
- Obat tertentu yang membutuhkan suhu dingin diletakkan dalam lemari
-

pendingin
Obat disusun berdasarkan urutan alfabet dan sesuai dengan sediaan obat

2.5 Pemantauan Obat dan Alat Kesehatan

Terdapat buku khusus untuk mencatat keluar masuk obat dan alat kesehatan.
Untuk obat-obatan disimpan terlebih dahulu di gudang obat (kecuali obat untuk
imunisasi disimpan di lemari pendingin di ruangan imunisasi), sedangkan untuk alat
kesehatan disimpan sementara di puskesmas kemudian didistribusikan langsung pada
tiap-tiap unit yang memerlukan.
Mekanisme keluar masuknya obat berdasarkan prinsip frist in-first out, serta
berdasarkan tanggal kadaluarsa. Obat yang baru datang, disimpan dalam gudang dan
diletakkan di belakang stok obat lama. Untuk mencocokkan dengan buku keluar
masuk, maka masing-masing obat diberikan kartu data keluar-masuk (checklist).
Pencatatan obat pada kartu checklist dilakukan setiap kali ada obat yang masuk
maupun keluar di gudang obat. Untuk obat-obat yang telah kadaluarsa dicatat dalam

bentuk berita acara yang kemudian dikembalikan ke gudang farmasi untuk

dihanguskan.
Pemantauan obat dan alat kesehatan dilakukan tim FKO dan bendahara
barang, Pemantauan obat dan alkes habis pakai pada gudang obat dilakukan tiap hari,
tiap bulan dan setahun sekali, sedangkan alat kesehatan tidak habis pakai dilakukan
setahun sekali. Sedangkan pemantauan pada masing-masing unit kerja (polindes,
pustu, apotik) tiap 1 bulan. Kemudian pada masing-masing periode pelaporan
diserahkan kepada kepala puskesmas sebagai penanggung jawab untuk dipantau lebih
lanjut.
Jaminan kualitas obat tidak dapat diketahui secara pasti oleh karena
pengadaan obat-obatan tersebut dari pusat, dimana yang bertanggungjawab atas
kualitas obat dalam hal ini adalah Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM). Dari
segi keamanan, dengan sistem manajemen obat di puskesmas Tembelang sudah dapat
terjamin keamanannya. Bila ada perubahan fisik dari obat, maka obat disingkirkan
dan dianggap sebagai obat keluar, kemudian obat dijadikan satu untuk dilaporkan
mengenai langkah pemusnahannya kepada DinKes. Dalam hal ketersediaan obat,
tidak ditemukan masalah yang cukup berarti. Untuk obat-obatan yang sangat
essensial dan biasa terpakai, maka pasti tersedia.
2.6 Mekanisme Pemeliharaan dan Perbaikan Alat Kesehatan
Tanggung jawab pemeliharaan alat kesehatan dilakukan oleh masing-masing
ruangan (BP, KIA, rawat inap, laboratorium, poli gigi, UGD, apotik, loket). Bila ada
kerusakan pada alat kesehatan, laporan ditujukan pada bendahara barang, kemudian
dilaporkan kepada kepala puskesmas sebagai penanggung jawab. Lalu, untuk

perbaikannya tergantung dari tingkat kerusakan alat kesehatan tersebut. Bila ringan
dan memungkinkan, alat kesehatan tersebut diperbaiki oleh petugas alat kesehatan,
namun bila kerusakan cukup berat dan membutuhkan anggaran yang besar maka
dilaporkan kepada kepala puskesmas.
Sistem pemeliharaan alat kesehatan di puskesmas Tembelang bersifat aktif
atau pasif. Aktif pada pemeliharaan oleh masing-masing unit kerja atau unit
kesehatan lainnya di luar puskesmas (polindes, pustu) dan pasif pada pelaporan dari
masing-masing unit kerja dan unit kesehatan lainnya (pustu, polindes). Pelaporan alat
kesehatan diberikan kepada kepala puskesmas sebagai penanggungjawab alat
kesehatan.

2.7 Form-Form yang Dipergunakan

Form yang digunakan di puskesmas Ploso terdiri dari :
a) Kartu stok gudang obat puskesmas
Kartu stok adalah kartu yang dipergunakan untuk mencatat mutasi obat
(penerimaan dan pengeluaran) dan harus berada di gudang obat puskesmas.
Fungsinya dari kartu stok gudang puskesmas adalah :
-

Untuk mencatat mutasi obat (penerimaan dan pengeluaran).

Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan pemakaian obat
dengan format Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
(LPLPO/LB2) dan sebagai data pembanding terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanan.

Form ini mencatat tanggal transaksi, pihak pemberi (gudang farmasi obat) atau
penerima obat (Polindes/Pustu/Apotik), jumlah obat yang diterima dari pihak
pemberi dan jumlah obat yang dikeluarkan untuk pihak penerima obat, sisa stok
obat pada gudang puskesmas, tanggal kadaluarsa. Informasi dan manfaat kartu
stok :
o Informasi
Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
Jumlah obat yang diterima selama 1 bulan/1 periode
Jumlah obat yang keluar selama 1 bulan/1 periode
Jangka waktu/lama kekosongan obat
Neraca pemasukan dan pengeluaran obat
o Manfaat
Untuk pengisian LPLPO/LB2
Menentukan jenis dan jumlah permintaan obat
Mengawasi neraca pemasukan dan pengeluaran obat.

Gambar 1. Kartu stok gudang obat puskesmas

b. Kartu Stelling
Kartu ini digunakan hanya untuk mencatat tanggal dan jumlah obat yang keluar
atau masuk serta sisa obat. Di puskesmas Tembelang tidak dipergunakan kartu
Stelling
c. Laporan penggunaan psikotropika

Digunakan khusus untuk mencatat pihak pemberi atau penerima obat golongan
psikotopika, jumlah obat golongan psikotropika yang diterima dari pihak pemberi
dan jumlah obat golongan psikotropika yang dikeluarkan untuk pihak penerima
obat, serta stok awal dan akhir obat golongan psikotropika yang ada di gudang
puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan tiap bulan.
d. Laporan penggunaan narkotika
Digunakan khusus untuk mencatat pihak pemberi atau penerima obat golongan
narkotika, jumlah obat golongan narkotika yang diterima dari pihak pemberi dan
jumlah obat golongan narkotika yang dikeluarkan untuk pihak penerima obat,
serta stok awal dan akhir obat golongan narkotika yang ada di gudang
puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan setiap bulan.
e. Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat dinas kesehatan
Digunakan untuk mencatat jumlah penerimaan, pemakaian, stok awal dan sisa
stok obat dan alat kesehatan habis pakai yang ada di puskesmas, tujuan
pemberian obat (PKD/ASKES/APBD/lain-lain). Pencatatannya dilakukan setiap
bulan.

Gambar 2. Laporan pemakaian dan lembar obat (LPLPO)

f. Laporan inventaris peralatan kesehatan puskesmas

Digunakan untuk mencatat jumlah alat kesehatan pada masing-masing unit
(ruangan-ruangan di puskesmas, pustu, polindes), keadaan alat kesehatan,
kebutuhan, pengadaan sendiri, permintaan serta penerimaan alkes. Pencatatan
pada form ini dilakukan setiap tahun.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Berdasarkan data internal 5 penyakit terbanyak puskesmas Tembelang pada
bulan April tahun 2012 adalah (1) Nasofaringitis acute (commond cold); (2)
Infeksi akut pernafasan atas lainya; (3) Penyakit oesophagus, lambung dan
usus dua belas jari; (4) Hipertensi; dan (5) Diare dan gastroenteritis lainya
yang diduga karena infeksi.
2. ISPA menempati urutan pertama dengan pilihan terapi pilihannya yaitu
antibiotik (Amoxicillin), antipiretik-analgesik (Parasetamol), ekspektoran
(GG), antitusif (Dextrometorphan), dekongestan (Efedrin), antihistamin
(Chlorpheniramin Maleat), antiinflamasi (Deksametason), dan Vitamin
(Vitamin B complex).
3. Struktur pengelolalan obat dan alat kesehatan dirasa kurang maksimal oleh
karena terbatasnya jumlah SDM puskesmas Tembelang, utamanya dalam
bidang pengawasan.
4. Penyediaan obat di puskesmas Tembelang sudah memenuhi jumlah kebutuhan
dalam dua bulan. Hal ini menunjukkan keberhasilan dari faktor seperti
perencanaan, pendistribusian, penggunaan, dan pelayanan obat di unit-unit
pelayanan kesehatan.
5. Pemakaian obat paracetamol tablet 500 mg lebih besar dibandingkan hasil
analisa. Hal tersebut bisa dikarenakan penggunaan paracetamol tidak hanya
digunakan untuk jenis penyakit ISPA saja tetapi bisa digunakan untuk
penyakit lainnya.
6. Penyimpanan obat di puskesmas Tembelang tidak sesuai dengan syarat
penyimpanan yang sesuai standart, antara lain yaitu alas untuk tempat obat,
suhu penyimpanan yang tidak sesuai, banyaknya kerdus obat yang tertumpuk
dan penutupan wadah obat yang tidak rapat.
7. Di puskesmas Tembelang, terdapat tim khusus yang menangani manajemen
obat dan alat kesehatan pemantauan, pelaporan obat dan alkes berpusat
menjadi satu di gudang obat, sehingga gudang obat mempunyai fungsi yang

kompleks. Hal tersebut menyebabkan kurang akurat efektifnya informasi dan

pendataan obat.

a.2 Saran
1. Sebaiknya analisa jumlah keperluan obat berdasar penyakit terbanyak dihitung
dengan membedakan usia penderita dan jenis penyakit.
2. Hal hal yang kurang memenuhi syarat dalam proses penyimpanan obat
sebaiknya segera diperbaiki, antara lain dengan mengatur jarak lemari dengan
lantai setinggi 10 15 cm dari lantai sebelum meletakkan obat, menyesuaikan
suhu penyimpanan obat, tidak menumpuk kerdus obat, menutup rapat wadah
obat, tidak menaruh secara langsung kerdus obat menempel lantai,
menyediakan ruangan yang lebih besar untuk gudang obat karena banyaknya
jumlah obat, dan selalu menjaga kebersihan ruangan obat.
3. Memisahkan dan membagi tugas manajemen obat dalam hal pengadaan,
pemeriksaan,

bendahara,

perencanaan,

pelaporan,

pemantauan

secara

terorganisasi baik, dan penambahan petugas, sehingga pendataan dan

pelaporan menjadi informatif, terpercaya, dan menghindari penyalahgunaan.

LAMPIRAN II
GAMBAR TEMPAT PENYIMPANAN OBAT DAN ALKES

Gambar 4. Gudang penyimpanan obat. Obat disusun sesuai alfabet untuk

memudahkan dalam pengambilan.

Gambar 6. Lemari pendingin, untuk menyimpan obat-obatan khusus (contohnya

obat-obatan imunisasi)

Gambar 7. Lemari khusus untuk menyimpan obat narkotika dan psikotropika,

dilengkapi dengan kunci tersendiri.