Gestion prospection Suivi commercial

4. GESTION PROSPECTION SUIVI COMMERCIAL

q PRINCIPE
Le but des diffrentes fonctions qui suivent est de suivre efficacement vos prospects et clients.
4.1
4.2
4.3
4.4

Les vnements
Les cls de classement
Les Mailing / Faxing
La gestion des prospects

4.1

LES EVENEMENTS

Chaque action auprs dun contact peut tre note, et classe dans ce que nous nommons
vnements . Ces vnements peuvent tre termins ( action termine ) ou faire ( action
raliser ). De plus chaque action est lie une ou plusieurs personnes, un type daction, un
contact, un devis, un code client, etc

Ces vnements vont nous permettre de :

-

Garder un historique des actions clients (actions paramtrables par vos soins)
Planifier les actions commerciales mener
Quantifier les actions menes
Suivre votre efficacit commerciale
Grer vos agendas personnels

Pour viter les lourdeurs de saisies, certains types dvnements peuvent tre automatisables.
Exemple dutilisation :
-

Relance tlphonique n jours aprs lenvoi dune documentation ou dune proposition

de prix.
Notification au commercial des arrives de devis et de commandes client.
Relance tlphonique n jours aprs une expdition
Etc

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CRANS EVENEMENTS
Date de saisie
Dates et heures de rendu
Liste des vnements raliser

Salari(s) concern(s)

Contact concern

Type daction mener

Lien avec la gestion

Autres salaris concerns
Zone texte Automatise ou non

ECRAN AJOUT VENEMENT

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RECHERCHE DES EVENEMENTS

La recherche vous permet de retrouver facilement tout lhistorique dun devis, dune commande, dun prospect
(vnement termin).
Cest galement partir de cette recherche que vous trouverez la liste des vnements raliser (non termin)

ECRAN VENEMENT DUN SALARI

Recherche :
par plage de dates,
par type d'vnement

FGHKJFYJM :

HFGJFYK

KYUFKYUFK

Recherche multicritre d'un

vnement

CRAN RECHERCHE VENEMENT

Recherche par bouton

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Les types dvnements peuvent tre comptabiliss par priode, et par commercial :

CRAN ACTION COMMERCIALE

Exemples dimpressions disponibles :

-

Liste trie par famille, par type daction, et par date

Liste des dernires actions ralises pour une slection de prospect, avec les prochaines actions mener
Indication par client du nombre de jours sparant le dernier, du prochain contact

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4.2

LES CLS DE CLASSEMENT

Grer un grand nombre de prospects et clients est dlicat. Le risque de ne pas suivre un contact
par ce quil est perdu dans la base de donne est grand.
Pour viter ce genre de soucis, nous avons mis en place les cls de classement.
Ces cls vont nous permettre de :
-

Classer les contacts par famille

Classer les contacts par rgions, villes, dpartements
Reprer le type daction mener
Indiquer lintrt que vous portez ce contact
Reprer les clients problme

Ces regroupements sont sans limites, et totalement ouverts. Cest vous qui tout moment
pouvez crer ces cls de classement. Ces cls peuvent tre ajoutes ou enleves simplement,
directement sur la fiche, ou pour toute une slection de contact.
Ces cls, une fois places sur les fiches prospect ou client, serviront rechercher une liste de
contact, partir dune slection de critre.
Exemple dutilisation :
-

Rechercher les clients de la rgion Bourgogne, ayant beaucoup dintrt, mais en

excluant les mauvais payeurs.
Rechercher les prospects du dpartement 92, jamais contacts, dont le C.A. est
suprieur 150 MF
Rechercher les listes des contacts ayant eu notre mailing du 15/06/00

Les cls, une fois places sur la fiche, peuvent galement faire apparatre un message
automatiquement lajout dun devis, dune commande, dune facture, ou dun BL, pour le
contact concern.
Exemple dutilisation :
-

Message dheure de livraison lors de lajout dun BL

Message de contre remboursement lors de lajout dune facture
Message demandant une attention particulire lors de lajout dune commande.

Une fois de plus, ces fonctions sont sans limites, car cest vous mme qui les crez.

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LES CLES DE CLASSEMENT

Recherche multicritre
ECRAN RECHERCHE DES CLS
Choix du type de message

A partir de cette liste de cls, vous pouvez imprimer le nombre de fiche attaches par cls.
Vous pouvez ainsi avoir un compte prcis, par critres de classement.

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PLACEMENT ET RECHECHE DES CLS

Cls

Recherche des prospects par cls

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4.3

LES MAILING / FAXING

Aujourdhui, tout le monde sait faire un mailing et un faxing relativement facilement. Mais ces
oprations, pour tre russies, doivent tre compltement en lien avec votre base de donnes.
Notre systme de mailing / faxing est compltement li aux fichiers de la base donnes.
A partir dune slection de prospect, client, ou fournisseur, vous envoyez automatiquement un
mailing ou un faxing, et vous pouvez indiquer pour chaque fiche le type de mailing envoy.
Ainsi vous pouvez retrouver tout moment combien de mailing / faxing ont t envoys, qui,
et quelle priode.
Bien entendu, chaque mailing peut contenir des informations propres chaque client.

Liste des
mailings
envoys

Insertion automatique des

informations clients

Prparation du mailing

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4.4

LA GESTION DES PROSPECTS

Les fiches prospect ( comme les fiches client ) vont regrouper tout ce qui le concerne :
-

Coordonnes compltes
Contacts, avec lignes directes
Cls de classement affectes
Historique des vnements le concernant
Devis , courriers, factures, mailing, etc

A partir de cette fiche, vous retrouverez tout les lments ncessaires.

Liens avec la
gestion

Cls affectes
Fichier contacts

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A partir de la fiche, en cliquant sur longlet vnement, vous retrouvez lhistorique des
diffrentes actions, et, en haut les actions restant effectuer.

Onglet
vnement

Historique des
vnements

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vnement
restant faire

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A partir de la recherche prospect, obtenez une liste, selon vos critres de recherche. A partir de
cette liste, lancez un mailing, imprimez des tiquettes, imprimez la liste des actions mener

LISTE DIMPRESSION

CHOIX DIMPRESSION

ECRAN RECHERCHE
PROSPECT

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Rsum rapide gestion des prospects suivi commercial

Les vnements :
-

Garder lhistorique des actions menes, par devis, prospect, etc

Planifier les prochaines actions
Comptabiliser les actions menes
Totalement adaptable votre mode de travail
Saisie simple et rapide

Les Cls :
-

Classer par famille une base de contacts

Rechercher aisment un choix de contacts selon vos propres critres
Comptabiliser le nombre de contacts par critre
Affichage de messages automatiques lors de certaines actions
Permet une gestion trs efficace de la base de donnes.

Mailing / Faxing :
-

Envoi partir dune slection de contact ( par cls, rgions, apprciations, etc)
Masque simple utiliser
Possibilit dinclure dans chaque mailing / faxing des informations propres chaque client
Garde lhistorique des envois et les comptabilise.

La gestion des prospects :

-

Fiche complte regroupant tous les contacts, et coordonnes

Lien trs simple avec toute la gestion ( devis, courriers, etc)
Historique des actions menes (vnements )
Impression de toutes sortes.

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NOTES :

QUESTIONS :

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