Trabajo Prctico de Sistemas de Informacin

Segunda Etapa

CURSOGRAMA
COBRANZA DE EXPENSAS A CONSORCISTAS
CLIENTE

JEFE DE
AREA

COBRADOR

TESORERIA

ENC.
PROCESAR

ENC.
ARCHIVO

EMITE
RE 1 y 2
REC.EXP 1 y 2
RE 1

COBRA

Valores del cliente

RC 2
y
VAL.
CLIEN

CONTROLA

CONTROLA
RC 2
RC 2
REGISTRA
PROCESA
X N CONSORCIO
y ORDEN CRONOL

CONFECCIONA

BD 1 y 2 y
VAL. CLIENTE
BOL.DEP.1 y 2
BD 2
BD 2
RESUMEN CTA CTE

CONCILIA

BD 2 X NUMERO
RES UMEN CTA
CTE X ORDEN
CRONOL.

BANCO

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Segunda Etapa

Explicacin del Cursograma para la cobranza de expensas a consorcistas

1) JEFE DE AREA: Emite los recibos de expensas (original y duplicado) y
luego se los entrega al cobrador para que realice su tarea.
2) COBRADOR: Se encarga de cobrarle las expensas a los consorcistas de un
determinado edificio. Al realizar el cobro, le entrega el recibo de expensas
original, recibiendo a cambio los valores del cliente. Luego, le rinde
diariamente su caja personal al Tesorero, previo control de la misma.
3) TESORERIA: Controla nuevamente la caja del cobrador, registra en la
computadora las cobranzas realizadas, el monto y de qu departamentos
provenan. Le entrega el recibo de expensas duplicado al encargado de
procesamiento.
4) ENCARGADO DE PROCESAMIENTO: Procesa la informacin
ingresando los datos a la computadora y cancelando la deuda de expensas para
actualizar el estado de cada unidad funcional. Luego le entrega los recibos de
expensas al encargado de archivo.
5) ENCARGADO DE ARCHIVO: Archiva definitivamente en un depsito los
comprobantes de expensas, por nmero de consorcio y a su vez por orden
cronolgico.
6) TESORERIA: Confecciona la boleta de depsito por duplicado, enviando
ambos formularios junto con los valores del cliente al banco, para depsito en
la cuenta corriente de la empresa.
7) BANCO: Confecciona el deposito realizado y enva el duplicado de la
boleta de deposito a Tesorera.
8) TESORERIA: Archiva transitoriamente el duplicado de la boleta de
deposito hasta el momento de la acreditacin.
9) BANCO: Enva diariamente a Tesorera el resumen de cuenta.
10) TESORERIA: Con el resumen de cuenta extrae la boleta de depsito del
archivo transitorio y realiza la conciliacin bancaria. Luego archiva el
duplicado de la boleta de deposito en una carpeta en forma definitiva por
numero y archiva definitivamente tambin el resumen de cuenta por orden
cronolgico.

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Lista de Tareas
Ejemplar

Emite

Recibe

Archiva

Sector

Tipo

RE 1

Jefe de rea

Cobrador/ Cliente

N/R

Cliente

N/R

RE 2

Jefe de rea

Cobrador/ Tesorera/ Enc.

Proces. / Enc. archivo

Definitivo

Encargado
de Archivo

x Nmero de
consorcio y x
orden cronol.

BD 1

Tesorera

Banco

N/R

Banco

N/R

BD 2

Tesorera

Banco/ Tesorera

Definitivo

Tesorera

x Nmero

Modificacin propuesta para el Cursograma

Las modificaciones que le haramos al cursograma de cobranza de expensas
sera:
Cuando el cobrador realiza el cobro de expensas a los consorcistas y le
rinde al final del da su caja personal al Tesorero, este no realice el
control y sus posibles modificaciones de errores que haya en la rendicin,
ya que esto genera conflictos y le quita tiempo de trabajo al Tesorero, en
lugar del control que l realiza, lo modificaramos introduciendo una
decisin, que a su vez implicara tambin control, pero en caso que la caja
personal rendida este bien, que siga con su normal curso, pero en caso de
que este incorrecta, que se devuelva al cobrador correspondiente para que
este realice las correcciones necesarias.
Tambin otra modificacin que haramos sera que el encargado de
archivo, en lugar de archivar de forma definitiva los comprobantes de
recibo de expensas en un depsito externo a la organizacin, y de forma
inmediata luego de que son procesados, lo haga primero en forma
transitoria por un mes, ya que siempre surgen algunos errores en la etapa
de procesamiento, y de esta forma seria mas fcil y rpido la correccin
de los mismo errores.
A nuestro entender, con estas modificaciones la empresa mejorara su
funcionamiento.

Determinacin de Requerimientos
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Segunda Etapa

En Administraciones Serju S.A. son muy importantes los elementos

computarizados.
La empresa cuenta con un alto nivel de hardware, ya que todos los empleados
poseen una computadora de uso personal en su escritorio. Estas computadoras
a su vez se encuentran conectadas en red, lo que permite la interaccin
continua, que puedan compartir y acceder a todos los archivos y
documentacin necesaria.
La computadora con ms memoria y la de mayor rapidez, es la del encargado
de procesamiento, ya que este se encuentra en constante uso de la misma
debido a que esta permanentemente procesando datos.
Los jefes de rea adems poseen cada uno, junto a su PC, una impresora lser,
porque son los que realizan mensualmente las impresiones de los recibos de
expensas, liquidaciones, notas a los consorcios y dems, igualmente todos
pueden realizar impresiones ya que estn conectadas en red.
Otro aspecto muy importante es que todas tienen Internet de banda ancha, y de
esta manera pueden navegar y acceder a cualquier informacin laboral que
necesiten, y responder los reclamos o consultas de los consorcistas va e-mail,
que es la forma mas rpida.
En cuanto al Software, la empresa posee solo un sistema integral (que lo
provee Romn Computacin, un programador externo a la organizacin).
Este sistema contiene todas las necesidades y opciones que requieren los
miembros de la empresa, ya sea, fcil acceso a los datos personales de cada
propietario de los departamentos, agenda para los compromisos diarios, base
de datos para los reclamos recibidos y los trabajos hechos, historial de cada
unidad funcional para responder ante cualquier consulta de saldo,
movimientos diarios de la caja de la empresa, etc.
Luego, adems de este software, posee las herramientas tradicionales de
trabajo, como las de Microsoft Office para planillas de clculo, procesamiento
de texto y otros, y se utiliza el Microsoft Outlook para recibir y enviar mails.