MANUAL MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO CTPRES30

Proceso que registra en forma masiva los importes de la configuracin de presupuesto para el
ejercicio actual. El formulario tiene la caractersticas de mostrar los importes mes por mes por
cada tem de cuenta, el usuario podr digitar el importe correspondiente por una cuenta a uno o
varios meses segn el caso o exportarlo los tems desde un archivo Excel. Para trabajar en este
formulario tener en cuenta lo siguiente:
1. SELECCIONAR CLASIFICACIN
Antes de empezar a trabajar, digitando en forma manual los importes del presupuesto, se
deber de seleccionar si se clasificar por Centro de Costo o por el formato de Ganancias y
Prdidas.
Si la eleccin a trabajar es por Centro de Costo, seleccionar el tem (C.C.) correspondiente y
las cuentas que nos muestra el formulario de ingreso son la que se configur en el plan de cuentas
con un check en la opcin de Centro de Costo. El formulario a trabajar es como el que no muestra
la siguiente figura.

Si trabajamos por la opcin de formato de Prdidas y Ganancias, verificar que estos

formatos estn configurados. Los formatos de Ganancias y Prdidas por Funcin Estndar debern
de ser configurado en la Tabla 11, Ganancias y Prdidas por Naturaleza Estndar en la Tabla 13,
Ganancias y Prdidas por Funcin Alterno en la Tabla 21 y Ganancias y Prdidas por Naturaleza
Alterno en la Tabla 21.
En el caso de seleccionar el formato de Prdidas y Ganancias por Funcin Estndar, las
cuentas a mostrar son las que tiene asignado un tem de formato, en el tab Formato, opcin
Ganancias y Prdidas por Funcin, del Mantenimiento del Plan de Cuentas; para este caso el
formulario a trabajar es como el que se muestra en la siguiente figura:

2. INGRESO DE DATOS
Para el ingreso de datos, ubicarse sobre la celda en la cuenta y mes correspondiente al
presupuesto, digitar el valor, tal como muestra la figura.

Para finalizar el ingreso, presionar la tecla ENTER, si presiona algunas de las teclas
direccionales, no se registrar el importe. Para verificar el ingreso, el importe deber de mostrarse
en la grilla (tal como se muestra en la figura). Tener en cuenta que no muestra los importes con
cero, esto son borrados de la grilla. Una forma de borra un importe de presupuesto es asignarle el
valor de 0 (cero).

Si la ocasin es ingresar un mismo valor en varias celdas consecutivas (en varios meses
cuentas), solo debemos de seleccionar dicho rango, presionando la tecla Shift y la direccionales
segn el caso, hasta marcar las celdas correspondientes, tal como se muestra la figura

Posteriormente, digitar el importe correspondiente, como se observa en la figura el

importe solo se visualiza en la primera celda del rango.

Para registrar el importe, presionar la tecla ENTER y el importe se visualizar en todo el

rango.

Al momento de registrar un importe de presupuesto, estas son validados a que cumplan

ciertas caractersticas, el dato importe no debe de excederse de los 9 dgitos en la parte entera, la
cantidad de cifras decimales se redondea 2. Cualquier inconsistencia el formulario nos muestra un
mensaje de error, tal como se observa en la figura.

Para finalizar, damos clic en el botn Grabar, para registrar todos los cambios realizados.

Observacin.
Cuando se realiza actualizaciones o cambios sobre la grilla, antes de abandonar el proceso o
cambiar a otro formato de Centro de costo o Ganancias y Prdidas, el mdulo le preguntar si para
guardar los cambios. Confirmar para grabar, en caso contrario los cambios y/o ingresos realizados
ser ignorado.

3. FILTRO POR CUENTA

Mediante la caja de texto Cuenta se podr filtrar las filas correspondiente a un criterio
ingresado. Se puede ingresar una cuenta, correspondiente a la clasificacin activa (Centro de
Costo o Ganancias y Prdidas), tal como se observa en la grfica.

O en otro caso, podemos filtrar un grupo de cuentas (filas), digitando los primeros dgitos
segn el criterio y al final el carcter X, filtrando solo las cuentas que inician con los dgitos
ingresados, tal como se muestra en la grfica.

4. BUSCAR CUENTA
El botn buscar permite localizar una fila correspondiente a una cuenta, esta cuenta
corresponde a la clasificacin activa. Al presionar el botn correspondiente, el proceso le indicar
que digite una cuenta a buscar, como se muestra en la figura.

Si la cuenta existe, el cursor se ubicar en dicha fila (como se ve en la figura), en caso

contrario se ubicar al inicio del formulario.

5. IMPRIMIR PRESUPUESTO
El botn imprimir exporta los datos de la configuracin de Presupuesto a una hoja Excel, esto
depende de la clasificacin activa. Si se est trabajando con los centro de Costo tal como se
muestra la grafica.

El reporte de la hoja Excel, muestra los tems por quiebre por Centro de Costo, tal como se
ve en el ejemplo.

Si se est trabajando por Ganancias y Prdidas, como se observa en la figura.

El reporte de Excel, se muestra sin quiebre solo las cuentas, tal como se muestra en el
ejemplo.

6. EXPORTAR PRESUPUESTO A UN ARCHIVO DE EXCEL

Para exportar la informacin del Presupuesto, solo debemos de ubicarnos sobre el formato a
exportar y dar clic en el botn correspondiente, por ejemplo:

Como se observa en la hoja de clculo, las primeras filas contiene los datos de la empresa, el
ejercicio y lo ms importante el Centro de Costo o el Formato de GyP. Con estos datos sabemos
que cuentas y de de donde son los importes del presupuesto que se observa en las siguientes
lneas. Para el caso de Formato de Ganancias y Prdidas, hoja de clculo se visualizara como:

7. IMPORTACION DE PRESUPUESTO DESDE UN ARCHIVO DE EXCEL

Para importar la configuracin de los importes de presupuesto desde un archivo en Excel, se
deber de tener en cuenta lo siguiente:

A) FORMATO DE ARCHIVO EXCEL.

El archivo de Excel, deber ser o tener el mismo formato que la hoja Excel de exportacin,
deber de generarlo desde esta opcin:

Se podr definir en forma obligatoria el cdigo de empresa, el ejercicio y el formato del

Presupuesto bien el centro de costo el formato de GyP su respectiva Tabla, tal como lo
muestra el ejemplo anterior. El Tipo de Moneda, que debe coincidir con la que se
configuro en la Tabla 93 (de la Tabla Generales de CONCAR) Clave MONPRE.
Se podr importar la configuracin de un mes o varios meses, siempre y cuando se respete
las caractersticas mencionadas.
B) IMPORTAR CONFIGURACION DE PRESUPUESTO
Al momento de importar, se podr presentar los siguientes casos:
CASO 1. Cuando se quiere importar por vez primera, se tomar como ejemplo el siguiente
archivo Excel, que puede estar en alguna carpeta de su pc o servidor donde se tenga
acceso. Para el ejemplo, esta hoja de Excel, contiene centro de costo, la configuracin de
presupuesto para los meses de Enero a Abril.

Al presionar el botn de importar el, proceso nos preguntar si:

Sobrescribir importes si se encuentra registrado. Indica que la configuracin de las
cuentas descritas en la hoja Excel, reemplazo o actualiza los datos actualmente
registrados y adiciona los nuevo.
Solo agregar importes. Solo adicionar si la cuenta en el mes descrito en la hoja Excel no
contiene ningn valor.

Para el ejemplo demos clic en la opcin Sobrescribir importes si se encuentra registrado,

el proceso nos presentar la caja de dialogo, para localizar y abrir el archivo de Excel.
Ubicamos el archivo y damos clic en el botn abrir.

Al final del proceso muestra un mensaje de conformidad y actualizando la grilla,

observamos que cargo la configuracin tal como se describi en la Hoja de Excel. Para
finalizar dar clic en el botn Grabar, registra la informacin en la Base de Datos.

CASO 2. Cuando se quiere importar con la opcin de Adicionar nuevos importes. Se tiene
la siguiente hoja Excel, con la configuracin de Presupuesto del mes de Mayo.

Damos clic en el botn importar y seleccionamos la opcin Solo Agregar importes

nuevos.

Como en el caso anterior, de la caja de dialogo de Archivo, buscamos y seleccionamos el

archivo Excel, tal como muestra el grfico.

Damos clic en el botn abrir y como se observa se adiciono el mes configurado en hoja de
Excel, ya que esos datos no exista, solo adicion los tems nuevos, para Finalizar dar clic
en el botn Grabar; Observe la grfica

CASO 3. Cuando existe datos de configuracin y se opta por la opcin de Sobrescribir. En

este caso se tiene el escenario anterior, con los tem de los meses de Enero a Abril y se
importa la hoja de Excel expuesta en el caso anterior (con la configuracin del mes de
Mayo), todos los tems incluidos los que estn en blanco lo sobrescribe.

En el ejemplo, damos clic en el botn Importar en lugar de seleccionar Solo Agregar

importes nuevos, optamos por Sobrescribir importes si se encuentra registrado.

De la caja de dialogo de abrir archivo, seleccionamos el archivo Excel que contiene la

configuracin de presupuesto del mes de Mayo, damos clic en el botn Abrir

Como se observa en la figura, la opcin sobrescribir, actualiza los tems que coinciden en el
nmero de cuenta y mes, tal como est en la hoja Excel de esta forma, actualizando el
valor actual por el valor de la hoja Excel (tenga o no valor) y adiciona lo nuevo.

C) INCONSISTENCIAS
Al momento de realizar la importacin de datos se verificar la informacin, si existe
alguna inconsistencia el proceso cancelar la operacin.

El proceso al finalizar de verificar la informacin de la hoja Excel, mostrar un mensaje

indicando que existen datos no validos, tal como se muestra en la grfica.

Si se afirma la visualizacin de estos datos no validos, el proceso nos muestra el siguiente

reporte, donde se especifica los casos de inconsistencias, la fila y columna donde se ubica
el dato, tal como se muestra la figura.

Tener en cuentas las siguientes observaciones para evitar estos tipos de inconsistencias:
- El cdigo de compaa debe ser el correcto
- El ejerci debe ser el mismo que se est trabajando

Especificar bien un Centro de Costo un Formato de GyP, pero no ambos. Uno de

ellos debe ser obligatorio.
Si se especific un centro de costos est deber de estar configurado en la Tabla
General 05.
En la columna Cuenta, se deber de especificar en forma obligatoria una cuenta.
La cuenta debe estar registrado en el Plan de Cuentas contable.
Si se especific un centro de costo, la cuenta contable para este tem deber tener el
check de Centro de costo en el plan de cuentas.
En el caso contrario (que no tenga centro de costo), la cuenta deber de tener
configurado algn formato de Ganancias y Perdidas (por funcin o naturaleza, sea
estndar o alterna) en al plan de Cuentas.
Los importes de la configuracin de Presupuesto no debe de exceder de los 9 dgitos
en la parte entera y asumir 2 cifras en la parte decimal
En las columnas de los meses (importes), solo se permitir valores numricos.