1_15 - AES - ASAE II - Estudo dirigido Access - Parte 1

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LIO 1 - INICIANDO E CRIANDO UM NOVO BANCO DE DADOS

Todas as informaes so armazenadas em um nico arquivo de banco de dados (extenso accdb). Este
arquivo composto por vrios tipos de objetos preparados para organizar, armazenar e recuperar
informaes. Segue, abaixo, um resumo dos objetos de um banco de dados.

1. Inicie o Microsoft Access e, na janela Introduo ao Microsoft Office Access, clique em Banco
de Dados em Branco em Novo Banco de Dados em Branco.
2. No canto inferior direito da janela selecione a pasta Documentos e digite Hotel1 em Nome do
arquivo Novo arquivo.
3. Clique sobre o boto Criar. O novo banco no formato Access 2007 criado e j aberta uma tabela
vazia (Tabela1) no modo de exibio Folha de Dados.
Barra de Ferramentas
de Acesso Rpido

Painel de navegao
Guias

Boto Office

Faixa de Opes

4. Feche a janela da Tabela1.

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LIO 2 - CRIANDO TABELAS

Para armazenar dados em uma tabela deve-se definir seu design, isto , definir os campos e suas
caractersticas. O design de uma tabela pode ser criado pelo usurio, pode ser baseada em modelos ou
pode ser definida a partir de dados j digitados (o programa analisa o contedo e cria,
automaticamente, o design).
1. Selecione a guia Criar e clique em Design da Tabela no grupo Tabelas.

2. Ser aberta uma nova janela (guia) com uma tabela nova (Tabela1) no modo design.

3. No Modo Design da Tabela, clique na coluna Nome do campo da primeira linha vazia e digite
CodHospede, como nome do primeiro campo desta tabela.

CRIANDO NOMES PARA OS CAMPOS

Os nomes identificam um campo. Podem conter at 64 caracteres, escolhidos entre letras, nmeros,
espaos e caracteres especiais. No podem ser utilizados os seguintes caracteres: ponto (.), exclamao
(!), acento grave (`), colchetes ([ ]) e caracteres de controle (valores ASCII variando de 0 a 31). Nunca
inicie o nome com um espao em branco. Evite nomes muito longos e a utilizao de espaos ou de
caracteres acentuados.

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4. Clique em Tipo de dados para definir o tipo de informao que este campo ir armazenar. Para
escolher, clique sobre o boto u, localizado direita coluna Tipo de dados e, em seguida, selecione o
tipo desejado. Voc pode escolher um tipo, teclando a primeira letra do nome do tipo de campo.
Selecione Numerao automtica para este primeiro campo.

Texto

Memorando
Nmero
Data/Hora
Unidade monetria

Numerao automtica
Sim/No
Objeto OLE

Hiperlink

Anexo

Assistente de pesquisa

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Utilizado para armazenar informaes alfanumricas (letras e nmeros). Deve ser

escolhido para armazenar nmeros que no sofrero nenhum tipo de clculo
como, por exemplo, nmero de telefone ou CEP. Este campo permite incluso de
at 255 caracteres. O programa no armazena espaos digitados para posies
no utilizadas.
Igual ao anterior, permite armazenar textos longos (mais de 255 caracteres) como
descries ou observaes. Armazena at 65.536 caracteres.
Armazena valores que sero utilizados em clculos matemticos.
Use este campo para armazenar dados do tipo data e hora.
Armazena valores monetrios e dados numricos utilizados em clculos
envolvendo dados contendo de uma a quatro casas decimais (clculo mais rpido,
pois utiliza ponto fixo e no flutuante como os dados Simples e Duplo).
Valor numrico exclusivo, preenchido automaticamente sempre que um registro
includo na tabela. Este valor pode ser aleatrio ou seqencial (incremento de 1
unidade).
Este campo conter apenas os valores Sim/No, Verdadeiro/Falso ou
Ativado/Desativado.
Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft
Word, grficos, sons ou outros dados binrios) vinculado ou incorporado a uma
tabela do Microsoft Access.
Armazena um texto ou uma combinao de texto e nmeros armazenados como
texto e utilizados como um endereo de hiperlink (caminho para um destino
como um objeto, documento ou pgina da Web). Um endereo de hiperlink pode
ser uma URL (endereo para um site de Internet ou intranet) ou um endereo
para um arquivo em uma rede local.
Podemos anexar imagens, arquivos de planilha, documentos, grficos e outros
tipos de arquivo compatveis aos registros do banco de dados, da mesma maneira
que anexaria arquivos a um email. Os campos Anexo proporcionam maior
flexibilidade que os campos Objeto OLE e usam o espao de armazenamento de
maneira mais eficiente, pois no criam uma imagem bitmap do arquivo original.
Inicia um assistente e definir uma caixa de combinao, permitindo que o
contedo deste campo seja escolhido a partir de uma lista de valores ou dos
dados de outra tabela.

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5. Clique na coluna Descrio e digite uma frase que descreva quais informaes sero armazenadas
neste campo. Este contedo aparecer na barra de status (parte inferior da tela) quando o campo
estiver selecionado. Sua utilizao opcional. Neste exerccio, digite Nmero do hspede, como
descrio do campo CodHospede.

6. Inclua os demais campos no design desta tabela.

7. Clique sobre o retngulo cinza (seletor de campo) localizado esquerda da linha CodHospede para
selecionar este campo.

8. Clique em Chave Primria no grupo Ferramentas da guia Design em Ferramentas de Tabela para
que este campo seja a chave primria desta tabela.
A chave primria um campo ou um conjunto de campos que identifica, de forma exclusiva, cada
registro da tabela e ser utilizada para relacionar as tabelas de um banco de dados. Caso o usurio no
escolha nenhum campo para ser chave primria, quando a estrutura da tabela for gravada pela primeira
vez, o programa emitir uma mensagem perguntando se pode escolher a chave primria. Caso escolha
Sim, o Access procura um campo do tipo numerao automtica para assumir esta funo. Caso no
exista nenhum campo deste tipo, um novo ser adicionado estrutura. Quando escolher No, a
estrutura ser criada sem chave primria.

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9. Clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido para gravar a estrutura (design)
desta tabela.

10. Digite Hospedes, em Nome da tabela.

11. Feche a janela (guia) da tabela.

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LIO 3 - TABELA - MODO FOLHA DE DADOS X MODO DESIGN

As tabelas podem ser exibidas no modo design ou no modo folha de dados. O modo design mostra a
estrutura da tabela, isto , os seus campos. No modo folha de dados temos a exibio do contedo dos
campos, isto , dos registros.
1. No Painel de Navegao d um clique duplo para sobre a tabela Hospedes para abri-la no modo
Folha de Dados.

2. Clique em Modo de Exibio no grupo Modos de Exibio da guia Incio.

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3. A tabela ser exibida no modo Design.

4. Clique novamente em Modo de Exibio no grupo Modos de Exibio da guia Desing para voltar ao
modo Folha de dados.

5. Feche esta janela.

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6. Para abrir a tabela no modo Design a partir do painel de navegao clique com o boto direito do
mouse sobre seu nome e escolha Modo Design.

LIO 4 - MODIFICANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

1. Exiba a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere o nome do campo ValorDiaria para Valor.

3. Altere para Nmero o Tipo de dados do campo Pernoite.

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4. Inclua um novo campo chamado Tipo, no final da tabela. Escolha, para este campo, o tipo de dados
Assistente de pesquisa.

5. Na primeira etapa do assistente, escolha Eu digitarei os valores que eu desejo. Clique em Avanar.

6. Na segunda etapa, digite 1, em Nmero de colunas e inclua a lista abaixo.

7. Clique em Avanar.

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8. Digite Tipo, em Que rtulo voc deseja para coluna de pesquisa. Deixe a opo Permitir Vrios
Valores desativada e clique em Concluir.

9. Digite Tipo de quarto na descrio deste campo.

10. Selecione o campo Email e tecle DEL para exclu-lo da tabela (como a tabela est vazia no ser
solicitada nenhuma confirmao desta excluso).
11. Selecione este campo e arraste-o at posicion-lo aps o campo Telefone.

12. Salve as modificaes e exiba a tabela no modo Folha de dados.

Obs.: Algumas alteraes no design de uma tabela com dados s ocorrero aps a confirmao, j que
algumas informaes podero ser perdidas.

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LIO 5 - TRABALHANDO COM TABELA NO MODO FOLHA DE DADOS

Inserindo novos registros

Para inserir dados em uma tabela basta localizar a ltima linha identificada pelo sinal * e digitar o
contedo dos campos. Quando a tabela j possui vrios registros, clique sobre o boto Novo registro
(em branco) localizado junto aos botes de navegao na borda inferior da janela ou selecione a guia
Incio e clique em Novo no grupo Registros. O programa adiciona o novo registro no final da tabela.
Digite os dados e pressione <TAB> para pular para o prximo campo. Aps o preenchimento do ltimo
campo, pressione <TAB> para criar um novo registro. O registro gravado sempre que outro
selecionado. Enquanto os dados esto sendo inseridos ou modificados, um smbolo, com um desenho
de um lpis, aparece no seletor de registros (retngulo cinza localizado esquerda do registro). Para
cancelar uma incluso, pressione repetidas vezes, a tecla <ESC> at o smbolo de lpis desaparecer do
seletor. O seletor de registros pode apresentar uma srie de smbolos que indicam uma srie de
situaes diferentes: (*) indica novo registro, (8) registro atual, (lpis) registro em edio.

1. Abra a tabela Hospedes no modo Folha de Dados, insira um Novo Registro inclua seus dados.

Nome Telefone TipoQuarto Pernoite Valor DiaEntrada HoraEntrada CartaoCredito Foto

Fernanda 4444-4444 Cobertura
4
600 21/8/2011
15:40
Sim
Cobertura
Obs.: Para incluir o contedo de uma campo do tipo Anexo basta dar um clique duplo na respectiva coluna
e clicar no boto Adicionar. Inclua, desta forma, a figura Cobertura para o campo Foto deste registro.
2. Clique na linha identificada pelo smbolo *. Inclua o registro abaixo.

Nome Telefone TipoQuarto Pernoite Valor

Pedro 5555-5555 Simples
3
300

Modificando dados

1. Posicione-se no registro 1 da tabela Hospedes.

2. Altere para Joo o nome deste hspede, mas NO SAIA DO REGISTRO.

3. Caso a figura do lpis ainda esteja sendo exibida no seletor de registros, localizado esquerda da linha,
pressione a tecla ESC para cancelar esta alterao.

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4. V para o prximo registro.

5. SEM SAIR DO REGISTRO, altere o nome e o telefone deste hspede.

6. Pressione ESC para cancelar a ltima alterao (telefone) e, mais outra vez, para cancelar todas as
modificaes.

7. Posicione-se novamente no primeiro registro.

8. Digite 9876-5432 no campo Telefone.

9. Pressione a tecla de seta
para salvar esta alterao e ir para o prximo registro.

Excluindo registros

1. Selecione o registro 2 e tecle DEL.

2. Confirme a excluso deste registro.

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LIO 6 - DEFININDO AS PROPRIEDADES DOS CAMPOS

As propriedades so utilizadas para caracterizar um determinado campo, personalizando o
armazenamento e a exibio dos dados. As propriedades dependem do tipo do campo.

Tamanho do campo
Disponvel apenas para campos texto, nmero ou numerao automtica. Limita a quantidade mxima
de caracteres, que podero ser inseridos no campo texto ou o tipo/intervalo de valores, armazenados
em um campo numrico. O tamanho mximo de um campo texto de 255 caracteres. Para nmeros, o
tamanho inteiro longo ser utilizado como padro.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Selecione o campo Nome e altere o Tamanho do campo para 70. Esta alterao far com que este
campo armazene, no mximo, 70 caracteres.

3. Selecione o campo Tipo e observe o Tamanho do campo padro (255). Esta definio far com que
este campo armazene, no mximo, 255 caracteres.

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4. Selecione o campo Pernoite e altere o Tamanho do campo para Byte. Esta alterao far com que
este campo armazene apenas nmeros no fracionrios de 0 a 255.

5. Salve as alteraes.

Propriedade Legenda
Nome mais descritivo para o campo, que aparecer no cabealho de coluna, quando a tabela exibida
no modo folha de dados. Usado, tambm, nas consultas, formulrio e relatrios. Se no for especificada
uma legenda para um campo de tabela, o prprio nome do campo ser usado em seu lugar.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere a propriedade Legenda do campo Valor para Diria. Esta palavra ser exibida no lugar do
nome do campo.

3. Altere a propriedade Legenda do campo DiaEntrada para Entrada. Esta palavra ser exibida no lugar
do nome do campo.

4. Salve as alteraes.

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Propriedade Requerido
Especifica se um valor necessrio para o campo. Quando Sim torna o preenchimento do campo
obrigatrio, no aceitando a insero do valor nulo.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere a propriedade Requerido do campo Nome para Sim. Esta modificao tornar o preenchimento
deste campo obrigatrio.

3. Salve as alteraes.

Propriedade Valor Padro

Valor que ser inserido automaticamente, quando um novo registro for adicionado tabela. apenas,
uma sugesto de preenchimento, que poder ser alterada posteriormente. Esta propriedade no ter
efeito nos dados j existentes.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere a propriedade Valor padro do campo Valor para 200. Esta alterao far com que este campo
seja preenchido automaticamente pelo nmero 200 sempre que um novo registro for inserido na tabela.

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3. Altere a propriedade Valor padro do campo Tipo para simples. Esta alterao far com que este
campo seja preenchido automaticamente pelo trecho simples sempre que um novo registro for inserido
na tabela.

4. Altere a propriedade Valor padro do campo DiaEntrada para =data().Esta alterao far com que
este campo seja preenchido automaticamente pela data atual sempre que um novo registro for
inserido na tabela.

5. Salve as alteraes.

Propriedades Regra de validao e Texto de validao

Regra de validao: expresso para validar uma entrada em um campo: no sero aceitos os dados
digitados que estejam fora da regra definida. constituda por um operador e um valor de comparao.
Caso o operador seja omitido ser assumido o igual (=). No se pode usar outros campos para criar uma
regra de validao.
Texto de validao: mensagem que ser exibida quando o dado informado no est de acordo com a
regra de validao estabelecida.

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1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere a propriedade Regra de validao do campo DiaEntrada para >=1/1/2011. Esta alterao far
com que neste campo sejam inseridas apenas datas a partir de 1/1/2011.

3. Altere a propriedade Texto de validao do campo DiaEntrada para Data invlida. Esta alterao
far com a mensagem Data invlida seja exibida sempre que uma data anterior a 1/1/2011 seja
digitada neste campo.

4. Altere a propriedade Regra de validao do campo Valor para entre 100 e 1000. Esta alterao far
com que neste campo sejam inseridas apenas valores de 100 a 1000.

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5. Altere a propriedade Texto de validao do campo Valor para Valor invlido. Esta alterao far com
a mensagem Valor invlido seja exibida sempre que um valor menor que 100 ou maior que 1000
seja digitado neste campo.

6. Salve as alteraes.

Propriedades Formato e Casas decimais

Formato: controla como os dados sero exibidos ou impressos. No afeta a forma como so
armazenados. O formato s ser aplicado quando os dados forem gravados.
Casas decimais: define a quantidade de casas decimais que ter um campo numrico ou moeda (de 0 a
15 casas decimais). A quantidade padro determinada pela opo Automtico. Esta propriedade s
ter efeito quando o campo for caracterizado pela propriedade Formato. Os campos que esto no
formato Geral apresentam o nmero de casas significativas.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere a propriedade Formato do campo DiaEntrada para Data abreviada. Esta alterao far com
que a data digitada neste campo seja exibida no formato dd/mm/aaaa.

3. Altere a propriedade Formato do campo HoraEntrada para Hora abreviada. Esta alterao far com
que o horrio digitado neste campo seja exibido no formato hh:mm.

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4. Observe as propriedades Formato e Casas decimais do campo Valor. Estes ajustes faro que os
valores digitados neste campo sejam exibidos no formato monetrio com duas casas decimais
(Automtico).

5. Altere a propriedade Formato do campo Nome para >. Esta alterao far com que o contedo
digitado neste campo seja sempre exibido em letras maisculas.

6. Salve as alteraes.

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Propriedade Mscara de entrada

Ajuda na incluso de dados formatados e criada a partir de caracteres cdigos. A mscara poder ser
definida com ou sem a ajuda de um assistente. Esta propriedade pode conter at trs sees, separadas
por ponto e vrgula (;). Na primeira seo especificamos a mscara propriamente dita. Na segunda
seo, definimos se os caracteres de exibio literal devem ou no ser armazenados. Digite zero (0) para
armazenar todos os caracteres, inclusive os literais. Digite um (1) ou deixe esta seo vazia para no
armazenar os literais. A terceira seo devemos escolher o caractere que ser exibido nas posies a
serem preenchidas e definidas pela mscara. Qualquer caractere pode ser usado nesta seo e,
normalmente, utilizado o sublinhado (_). Para exibir uma seqncia vazia, use um espao entre aspas
(" "). Quando um campo possuir formato e mscara, o programa usar a mscara para a entrada e o
formato para a exibio. Elas no podero estar em conflito.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Selecione o campo DiaEntrada e clique no boto ... localizado no lado direito da linha da propriedade
Mscara de entrada (caso seja solicitado, salve as alteraes na tabela).

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3. Escolha Data abreviada na caixa Assistente de mscara de entrada e clique em Concluir. A

propriedade ser preenchida pelo contedo 00/00/0000;0;_ (ou 99/99/0000;0;_).

4. Selecione o campo HoraEntrada e clique no boto ... localizado no lado direito da linha da propriedade
Mscara de entrada (caso seja solicitado, salve as alteraes na tabela).
5. Escolha Hora abreviada na caixa Assistente de mscara de entrada e clique em concluir. A
propriedade ser preenchida pelo contedo 00:00;0;_.

6. Salve as alteraes e feche a tabela.

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LIO 7 - COMPACTANDO E FECHANDO O BANCO

1. Clique no Boto Office, aponte para Gerenciar e selecione Compactar e Reparar Banco de
Dados.

2. O banco ser compactado e reaberto. No Aviso de Segurana clique em Opes....

3. Escolha Habilitar este contedo.

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4. Clique no Boto Office e clique no boto Opes do Access.

5. Selecione Banco de Dados Atual e ative a caixa Compactar ao Fechar em Opes do Aplicativo.
Desta forma, o banco sempre ser compactado ao ser fechado.

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6. Feche a janela e clique em OK.

7. Saia do Access para fechar o banco.

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