COLEGIO EMILIO SOTOMAYOR LUQUE

Comunicacin, fe y cultura
Aprobacin oficial No. 007885 del 28 de
Septiembre de 2009
Preescolar, Bsica Primaria, Bsica Secundaria y
Media Tcnica con nfasis en
G
Gestin
Empresarial

ASIGNATURA: Comunicacin
ESTUDIANTE:

TEMA: Gestin documental

CURSO: Undcimo
DOCENTE: Jerly Paola Gonzlez
FECHA: 20 de abril de 2014
V.
INTRODUCCIN A LA ARCHIVSTICA
La archivstica es el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentacin, se
mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Archivo: Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos
documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando
haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y
prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l
se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la empresa. El
procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma
sistemtica se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez
y eficacia en la localizacin de los documentos.
En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administracin
pblica. Por lo general en los pases latinoamericanos no existe una poltica precisa y sistemtica
que determine la organizacin de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza
su propio sistema basado en la normativa interna
emanada del mismo y adoptan los
procedimientos que consideren ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la
organizacin y a la naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, stos
pueden clasificarse en: sociales, gremiales, deportivos, polticos, eclesisticos, notariales,
educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
c.- Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las
diversas dependencias de la empresa.
TIPOS DE ARCHIVOS
Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario
contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se
encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las
bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un
sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan
sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el
equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms
cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo
depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven.
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una
gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que
presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en
una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas,
cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e
inactivos.

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Aprobacin oficial No. 007885 del 28 de
Septiembre de 2009
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Media Tcnica con nfasis en
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Gestin
Empresarial
Archivo activo: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms
de una vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones
realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad
temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez
que ya han cumplido su funcin.
MATERIALES DE ARCHIVO
Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene:
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe
el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidas a un mismo asunto.
Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas.
Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe
en el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales
se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se
ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria.
Dentro de la carpeta los papeles se
ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir
carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los
cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales,
puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal de toda correspondencia.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la
parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar dnde debe archivarse o localizarse los documentos.
Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua.
describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

Identifica cada gua,

ACTIVIDAD:
1.

2.

Lea la teora archivstica y desarrolle los siguientes literales:

a. Con qu propsito se archiva?
b. Elabore una definicin personal de archivo.
c. Establezca diferencias entre archivo y archivar
d. Qu importancia tiene el archivo en una organizacin?
e. Realice un cuadro comparativo entre los diferentes tipos de archivos.
f. De qu depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?
g. Establezca diferencias entre carpetas individuales y carpetas miscelneas.
h. Cul es la funcin de las guas en un sistema de archivo?
i. Por qu se dice que la carpeta miscelnea es el hogar temporal de toda
correspondencia?
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los archivos (frecuencia de la consulta). D 2
ejemplos de documentos que
se manejan en cada ciclo segn el archivo de la
institucin.

Contiene