EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTUDIO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Al estudiar la administracin bajo el enfoque de un proceso, ste puede
analizarse y describirse en sus partes fundamentales, en la prctica se
ejecutan en forma simultnea, en mayor o menor grado, todas las funciones
que componen en proceso administrativo, slo, para efectos de estudio,
cada parte del proceso se estudia por separado para mejor comprensin de
quien aprende
BENEFICIOS DE UNA DIVISN CONCEPTUAL.
Es conveniente y lgico separar aquellos elementos en una circunstancia
dada puedan predominar, porque de esa manera se pueden fijar mejor sus
reglas, tcnicas, etc.
CRITERIOS DE DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Los estudiosos de la administracin mencionan fundamentalmente dos
fases en el proceso; la mecnica y la dinmica administrativa.
Siendo toda divisin y con fines de estudio, es natural que se presenten
diversos criterios para distinguir y separar los elementos de la
administracin.
A. DIVISIN TRIPARTITA. La American Management Association ( y
ms concretamente su presidente Appley), consideran dos
elementos:
Planeacin
Control
Pero dividen ste ltimo en Organizacin y Supervisin. En
realidad propone una divisin tripartita:
Planeacin
Organizacin y
Supervisin.
Esta divisin tiene el inconveniente de que la organizacin, como elemento
impar intermedio, no se puede saber si pertenece a la mecnica o a la
dinmica administrativa.
B. DIVISIN DE CUATRO ELEMENTOS. Una de las formas mas
extendida, es la propuesta, entre otros autores por Terry , estos
elementos son:
Planeacin
Organizacin
Ejecucin
Control
Una variante de esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en vez
de ejecucin, direccin, considerando que la ejecucin, por parte de quien
administra, consiste en dirigir.
Sin embargo tiene dos limitaciones: la primera radica en que no distingue
entre Previsin y Planeacin; esto es entre lo que puede hacerse, y lo
que se va a hacer de hecho
C. DIVISIN EN CINCO ELEMENTOS. Fayol propone cinco elementos
en la administracin:
Prever
Organizar
Mandar
Coordinar
Controlar
Principios de Administracin considerando los siguientes elementos:

Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control

D. DIVISIN EN SEIS ELEMENTOS. Urwick, sigue la divisin de Fayol,

descomponiendo tan slo la previsin, primer elemento propuesto
por este autor en: previsin y planeacin. Justifica esto haciendo
notar que son dos etapas distintas. En la primera se escruta el futuro,
y en la segunda se realizan planes de accin concretos. Quedando
as:
Previsin
Planeacin
Organizar
Mandar
Coordinar
Controlar
Terry y Koontz y oDonnell con la clasificacin del Proceso
administrativo en seis Elementos:
Previsin
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control
ELEMENTOS DE LA MECNICA ADMINISTRATIVA
a) PREVISIN. Consiste en la determinacin, tcnicamente realizada,
de lo que se desea lograr por medio de un organismo social.
La previsin comprende, por lo mismo, dos etapas:
1.- Investigaciones: se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios
con que puede contarse.
2.- Cursos alternativos: trata de la adaptacin genrica de los medios
encontrados, a los fines propuestos.
a) PLANEACIN. Planear, proyectar en forma consciente la accin
futura, es un proceso intelectual que requiere de tiempo, atencin y
dedicacin para establecer los resultados y forma que se pretende
lograr.
La planeacin no pretende, ni puede, eliminar todos los riesgos, slo influye
para evitar situaciones en que se corran riesgos indebidos.
La planeacin sirve de base a las siguientes funciones del proceso
administrativo.
Est integrada por:
1.- Objetivos: es fijarse un propsito, que en un organismo social, es la
razn de su existencia. Los objetivos pueden ser: econmicos, polticos,
educativos, sociales, administrativos, etc.

Se comienza con objetivos generales, despus se establecen objetivos

particulares por cada rea o departamento de la empresa.
2.- Polticas: son normas generales que sealan el camino que se debe de
seguir para logra los objetivos.
Tambin deben fijarse por escrito y en forma clara y concisa, para evitar
confusiones o malas interpretaciones
3.- Reglas: Las reglas son normas especficas que sealan las acciones y
decisiones que deben adaptarse ante situaciones determinadas
4.- Procedimientos: son los que describen detalladamente la secuencia
de los pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de la
manera ms eficiente. Tienden generalmente a establecer rutinas que
representan la mejor manera de hacer las cosas, desde el punto de vista del
tiempo, esfuerzo y costo.
El procedimiento puede ser particular para una actividad, seccin,
departamento o rea funcional de la organizacin, pero puede pasar
tambin secuencialmente por distintas partes y niveles. Deben ser por
escrito y, de ser posible, en forma grfica; que sean revisados
peridicamente para evitar deficiencias.
Los llamados diagramas de proceso y de flujo se utilizan como tcnicas para
representar procedimientos, y sirven como gua para analizarlos, mejorarlos
y explicarlos.
5.- Programas: Los programas son planes que agrupan diversas
actividades que han de ejecutarse para obtener un fin concreto, se
caracterizan por determinar el factor tiempo en la realizacin de las
actividades; pueden ser sencillos o complejos, por lo general describen:

Los objetivos, polticas, procedimientos y presupuestos.

Enumeracin de actividades;
Tiempos en que debe realizarse cada actividad;
Los costos de las actividades y del programa en total;
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para su
realizacin;
As como las personas o entidades responsables del programa.

Los programas son obsoletos cuando alcanzan su objetivo, pero pueden

permanecer vigentes por ser rutinarios o permanentes. Se clasifican en
corto, mediano y largo plazo.
6.- Presupuestos: son expresiones que se dan en trminos numricos a
los planes; formular un presupuesto es planear, pero adems, al ser
aprobado y establecido, se convierte en un medio eficaz de control en las
actividades de un organismo social. Los ms comunes son los presupuestos
de ingresos y egresos de una organizacin; generalmente se elaboran por
un periodo determinado, siendo los ms comunes los que abarcan un ao.
Existen gran variedad de presupuesto; de ventas, compras, produccin,
inversiones, personal, gastos, caja, publicidad, etc.
En la empresa privada, el presupuesto de ventas se convierte en la base
fundamental para disear un presupuesto general o total.
7.- Estrategias: estrategia es un concepto tradicionalmente militar, que
consiste en formular un plan general de accin cuyo principal objetivo es

vencer al enemigo; originalmente la estrategia tiene un carcter

competitivo.
En Administracin, la formulacin de estrategias puede utilizarse para lograr
objetivos particulares (crecimiento, capacitacin, productividad, etc.) del
organismo social o para obtener determinados resultados en situaciones
competitivas (incremento de ventas, posicionamiento en el mercado,
lanzamientos de nuevos productos, etc.) en relacin con otras
organizaciones.
Se caracteriza por tener un plan general de accin con sus principales
polticas y recursos a emplear con el fin de lograr el objetivo primordial.
b) ORGANIZACIN. En administracin la palabra organizacin tiene
dos significados distintos:
1. El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa,
una dependencia gubernamental, un hospital, una escuela, etc.
2. El que significa un proceso de estructurar formalmente las funciones
y jerarquas dentro de un organismo social; con este significado se
utiliza la palabra organizacin como elemento del proceso
administrativo.
Principios de organizacin. Urwick en 1938 sealo diez principios
fundamentales de organizacin que han sido considerados como guas par
una adecuada organizacin.
1.- Debe facilitar la contribucin de las personas para el logro de los
objetivos.
2.- La asignacin de actividades, mediante la divisin del trabajo debe
conducir a la especializacin de los individuos.
3.- La coordinacin de personas y actividades es un propsito bsico de toda
organizacin.
4.- Deben establecerse lneas claras de autoridad para cada uno de los
ejecutivos.
5.- La definicin de cada puesto, su jerarqua, autoridad, responsabilidad y
relaciones, deben quedar por escrito y comunicadas a todos los miembros
del grupo.
6.- La responsabilidad de cada jefe es absoluta, en lo que respecta a la
actuacin de sus subordinados.
7.- Toda autoridad debe tener debe tener una responsabilidad
correspondiente al nivel que se le confiere.
8.- En cuanto a capacidad de control, ninguna persona debe de nivel
superior debe supervisar a ms de cinco subordinados directos, y en niveles
ms bajos el nmero es de entre ocho y doce.
9.- Es fundamental que exista proporcin de autoridad y responsabilidad en
las distintas unidades del organismo.
10.- Todo organismo requiere de una continua revisin de su funcionamiento
y estructura.
Las etapas de organizacin son tres:
1.- JERARQUAS: Consiste en fijar autoridades y responsabilidades
correspondientes a cada nivel.

2.- FUNCIONES: Es la determinacin de cmo deben dividirse las grandes

actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
3.- OBLIGACIONES: Aquellas que tiene en concreto cada unidad de trabajo
susceptible de ser desempeada por una persona.
La Departamentalizacin es usualmente el primer paso para estructurar
un organismo social; y se denomina departamentalizacin al proceso de
agrupar actividades y/o personas en unidades organizadas, con
base a la efectiva divisin del trabajo para fines administrativos.
Existen diversos criterios para elegir la base de la departamentalizacin en
las empresas. Cuatro de las ms comunes son:
Por funciones
Por productos
Por zonas geogrficas
Por clientes
Los Organigramas son graficas de gran utilidad, ya que dan una visin
general de la estructura interna de un organismo social; a los organigramas
tambin se le denomina diagramas, cuadros o cartas de organizacin. Los
organigramas sirven para representar la jerarqua, la autoridad,
responsabilidad, comunicacin y relaciones formales de los
miembros de un organismo social.
Las formas ms usuales de disear un organigrama son:

Vertical (triangular o piramidal)

Horizontal (de izquierda a derecha)
Mixto ( vertical y horizontal)
Circular (Crculos concntricos)

ELEMENTOS DE LA DINMICA ADMINISTRATIVA

c) INTEGRACIN. La funcin de integracin consiste en dotar al
organismo social de los diversos recursos para su eficiente
desempeo. Al planear y organizar debe tenerse en cuenta los
recursos financieros, materiales, tcnicos y humanos con que podr
contarse;
por
consiguiente,
la
integracin
se
encuentra
estrechamente relacionada con la planeacin y la organizacin.

Recursos de la Organizacin.

Recursos Financieros: son los que se obtienen mediante la emisin

de acciones y obligaciones, crdito de proveedores, reinversin de
utilidades, etc. La responsabilidad de estos recursos son del rea de
finanzas.

Recursos Materiales: son terrenos, locales y edificaciones,

instalaciones, maquinaria, equipo, herramienta, mobiliario, materias
primas, etc. La responsabilidad corresponde al departamento de
compras.
Recursos Tcnicos: corresponde a los sistemas, mtodos,
procedimientos,
formulas,
patentes,
instructivos,
etc.
La
responsabilidad corresponde a diversas reas funcionales.
Recursos Humanos: El conjunto de personas con que cuenta el
organismo social y que constituyen, con todas sus caractersticas
(conocimientos, habilidades, experiencias, etc.), el patrimonio ms
valioso, en tanto que son la parte eminentemente activa, pues los
otros recursos slo respaldan la labor humana.

d) DIRECCIN: Implica conducir los esfuerzos de las personas para

ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo social.
La direccin es parte central de la administracin, puesto que por su
conducto se logran los resultados que finalmente servirn para evaluar al
administrador; poco efecto tendrn tcnicas complicadas de planeacin,
organizacin y control, si la labor de direccin es deficiente.
Las fases que integran la direccin son:
1.- Autoridad: al analizar el concepto de autoridad, se le clasifica en tres
tipos: formal, informal y profesional.

Autoridad Formal: tambin llamada legal o institucional; es aquella

que implica el derecho de mandar y el poder de exigir obediencia a
quien recibe las rdenes. Es delegada oficialmente desde los altos
niveles hacia abajo, en forma lineal, para ser ejercida sobre un grupo
de subordinados.
El concepto de responsabilidad est ntimamente relacionado con la
autoridad formal, y consiste en la obligacin de cumplir con las
funciones asignadas; mientras la autoridad es delegable, la
responsabilidad no lo es, slo se comparte.
Autoridad Informal: tambin llamada autoridad personal, es la
que tiene un individuo por su carisma, es decir por la facilidad de
influir y atraer la voluntad de los dems, de manera espontnea, por
sus caractersticas personales: inteligencia, simpata, facilidad de
palabra, dinamismo, criterio, etc., es una autoridad aceptada, no
impuesta.
Autoridad Profesional: es la que se obtiene por el conjunto de
conocimientos, experiencias, habilidades, etc., que capacitan a una
persona para guiar o asesorar a otras sobre asuntos relacionados con
su especialidad; es por tanto una autoridad adquirida.

2.- Motivacin: es importante para el administrador tener un conocimiento

de los factores que motivan a las personas para actuar de una manera
determinada, pues una de sus responsabilidades consiste en inducirlas a
que aporten sus esfuerzos para alcanzar los objetivos que persigue la
organizacin.

3.- Comunicacin: por comunicacin se entiende todo proceso que en

forma implcita o explcita origina transmisin de informacin.
En todo organismo social, la comunicacin explcita es esencial, puesto que
es de suma importancia el intercambio de informacin, puede ser de forma
oral, pero principalmente escrita, tanto al recibirla como al enviarla.
4.- Coordinacin: es armonizar los esfuerzos individuales para la
consecucin de objetivos; en sntesis es el propsito fundamental de la
administracin. Algunos de los primeros autores clsicos de la
administracin la consideran como una etapa modelo del proceso
administrativo.
5.- Toma de Decisiones: en todo organismo social cada da se toman gran
cantidad de decisiones, todas importantes, que afecta la organizacin en
diversos grados. Los subordinados en muchas ocasiones consultan y
esperan las decisiones de sus jefes para emprender acciones.
e) CONTROL. Es la ltima etapa del proceso administrativo, pero est
en estrecha relacin con la planeacin, a la cual sirve
de
retroalimentacin para futuros planes. Consiste en el establecimiento
de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y
pasados en relacin con los esperados, con el fin de saberse se ha
obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos
planes.
El Proceso de control comprende cuatro etapas bsicas:
1.- Establecimiento de normas o estndares de ejecucin: consiste
en establecer unidades de medida que sirven como punto de referencia.
(Por ejemplo: niveles de produccin, cuotas de ventas, utilidades,etc.)
2.- La medicin de lo que se ha hecho: es la valoracin de las
actividades y los resultados que se pretende controlar; la informacin que
se obtenga debe ser actual, correcta y oportuna, para que sea aprovechada
e interpretada de la mejor forma.
3.- Comparacin de lo hecho con lo establecido.
4.- Correccin de desviaciones: cuando se presentan desviaciones
desfavorables, ser necesario adoptar acciones correctivas apropiadas que
encaucen hacia los resultados pretendidos; un sistema de control debe
hacer posible detectar prontamente las desviaciones para corregirlas a
tiempo.