AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EST IPN

1.- Es el examen planificado sistemtico, analtico y crtico de la organizacin a travs de

sus estructuras y procesos internos.
2.- Henry Fayol: Padre de la administracin emprica y mximo representante de la
escuela clsica de la administracin.
3.- Conjunto de funciones y actividades desarrolladas dentro de la organizacin orientada
al logro fines y objetivos donde dicho proceso se considera un proceso importante.
Fase Mecnica

Proceso administrativo

Planeacin = Qu se va a hacer?

Organizacin = Cmo se va a hacer?

Fase Dinmica

Direccin = Cmo se est haciendo?

Control = Cmo se hizo?

Efecto espejo, Circulo Virtuoso y Principio de Universalidad aplicado en todas las

secciones.
PLANEACIN
Determinacin de objetivos y eleccin de cursos alternativos de accin para lograrlos con
base a investigacin.
Qu se va a hacer?

Pasos:
1.
2.
3.
4.
5.

Definicin de objetivos
En donde estamos en relacin a los objetivos
Desarrollo de premisas considerando condiciones futuras
Identificar y escoger entre cursos y alternativas de accin
Puesta en marcha y evaluacin de objetivos

Principios
1.
2.
3.
4.
5.

Principio de Factibilidad: Debe ser factible y posible.

Objetividad y Cuantificacin: Basarse en planes reales y exactos.
Flexibilidad: Adaptarse a situaciones e improvistos.
Unidad: Todo debe adaptarse a un plan general y objetivos
Del cambio de estrategias: Plan extendido se extiende completamente

Plazos
1. Corto: menor o igual a 1 ao
2. Medio: -5 aos
3. Largo: +5 aos
Se deben prever contingencias e improvistos
ORGANIZACIN
Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin de recursos mediante
jerarquas y divisin de actividades.
Recursos financieros, tcnicos y capital humano.
Etapas
1. Divisin del trabajo
2. Coordinacin
Principios:
1. Objetivo: Cada actividad debe relacionarse con objetivos de la empresa.
2. Especializacin: Mientras ms especfico y menos sea el campo de accin del
individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
3. Jerarqua: Establecer centros de autoridad
4. Paridad-Autoridad- Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad se le
establece cierta autoridad.

5. Unidad de Mando: Los empleados no deben reportar a ms de un superior, solo

tienen un solo jefe.
6. Difusin: Las obligaciones se deben publicarse a conocimiento de todos los
empleados.
7. Amplitud: Establecer grupos pequeos de empleados para que se puedan ejercer
sus funciones fcilmente.
8. Coordinacin: Siempre trabajar armnicamente
9. Continuidad: Ajustarse a cambios generales.
DIRECCIN
Ejecucin de planes. A travs de la comunicacin, la motivacin y supervisin.
Cmo se est haciendo?
Etapas
1.
2.
3.
4.
5.

Toma de decisiones:
Integracin: Homogeneizar las actividades y capacitacin
Comunicacin
Motivacin: Impulso a una accin
Supervisin

Principios
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Armona
Impersonalidad del mando
Supervisin Directa: Coaching
Va Jerarqua:
Resolucin de Problemas
Aprovechamiento del conflicto: Retroalimentacin

CONTROL
Evaluacin y Medicin de ejecucin de planes y establecimiento de medidas preventivas.
Cmo se hizo?
Proceso
1. Establecimiento de estndares:
2. Medicin de resultados
3. Correccin

4. Retroalimentacin
Principios
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Equilibrio: A cada grupo se le proporciona control

Objetivos
Oportunidad: Se aplica antes de cometerse el error
Desviaciones: Se analizan todas las desviaciones
Costeabilidad: El costo se debe justificar en tiempo y dinero
Excepcin: Se debe aplicar a actividades especiales y representativas
De la funcin controlada: Persona que realiza en control debe ser imparcial y sin
involucrarse en actividad controlada

ESCUELAS DE LA ADMINISTRACIN
Frederick Winslow Taylor Padre de la administracin cientfica

Reducir tiempos muertos

Salarios a destajos (Motivacionales)
Mano de obra poco especializada en tareas manuales, simples, mecnicas y
repetitivas.

Henry Fayol Padre de la administracin moderna

Libre empresa anti estatista

Divisin del trabajo
Autoridad
Disciplina
Unidad de mando: Un solo jefe
Subordinacin del inters individual, no deben haber emociones humanas
Remuneracin personal, la remuneracin es independiente de los meritos del
empleado o voluntad del jefe, depende de la situacin de la empresa.
Centralizacin: concentracin de la autoridad en altos rangos
Escala en cadena: Jerarquas
Orden: Personas y materiales en lugar adecuado y preciso.
Equidad: Resultado de generosidad y justicia

Estabilidad en permanencia de personal: En puestos de empleados, principio de

proporcin, es preferible un empleado mediocre que permanece a uno
excepcional que dura poco.
Iniciativa: Capacidad de visualizar plan a seguir
Espritu de grupo: Unidad de trabajadores, agrupa y reinaras
Formulacin de procesos tcnicos
Aplicacin del procesos administrativos
La funcin administrativa solo obra sobre el personal de la empresa no sobre
recursos
Distingui cuatro areas: PODC
Funcin administrativa deben haber principios.

James Mckinsey

Realizar auto-auditoria peridicas

Propone la evaluacin de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su
presente y futuro probable

William P Leonard

Define el trmino de Auditora Administrativa como el examen comprensivo y

constructivo de la estructura organizacional de una empresa, institucin o rama
gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como una divisin
o departamento as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la
utilizacin de los recursos fsicos y humanos.

CLASIFICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Departamentalizacin y reas Funcionales

Dividir las tareas en grupos y responsabilidades

Agrupar los puestos de trabajo en unidades organizativas
Dividir y subdividir el trabajo en grupo de personas

reas Funcionales

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

RH
Marketing y Ventas
Investigacin, Desarrollo e innovacin
Industrializacin
Logstica integral
Calidad, Prevencin, Seguridad y Medio Ambiente
Operaciones
Administracin (Financiera y Contable)

Direccin estratgica
Funcin Directiva, forma de creacin de la estrategia o proceso de formacin de la
estrategia. Su objetivo es desarrollar estrategias que garanticen el xito de las
organizaciones.
De Toma de decisiones
Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al
proceso de gestin de la organizacin
-Experiencia
- Intuicin
-Sentido comn
-Repeticin de formulas exitosas
Modelos de tomas de decisiones:
1. Modelo Objetivo y Subjetivo: Se basan en la intuicin
2. Analticos y de Simulacin: Maximizar o minimizar variables/Representaciones
simuladas de la realidad.
3. Estticos y Dinmicos: No incorpora tiempo como variable/incorporan tiempo
como variable.
4. Deterministas y Probabilsticos: Se suponen conocidos con certeza todos/
Niveles de informacin y toma de decisiones
1. Certeza: Se conoce con seguridad los estados y ambientes a presentarse, aqu se
usar la experiencia para tomar decisiones.

2. Riesgo: Cuando no se saben los estados o ambientes a presentarse, pero se

conocen cuales pueden presentarse y sus probabilidades, aqu se usa la estadstica
y el clculo de probabilidades para tomar una decisin.
3. Incertidumbre estructurada: Se conocen los estados de la naturaleza pero no las
probabilidades
Aqu se tomaran varios criterios:
1. Criterio racionalista: se toma la media aritmtica ms elevada de los resultados
que se pueden derivar de cada una de las decisiones y se escoge aquella que
corresponda al resultado medio ms elevado
2. Criterio Optimista
3. Criterio Pesimista
4. Criterio de optimo parcial
5. Criterio del mnimo pesar
4. Incertidumbre no estructurada: No se conocen los estados de la naturaleza: se
resuelve por intuicin.
Sistemas de Informacin
SI/TIC
Integran componentes como:

Personas
Datos
Informacin
Redes
Programas
Equipo.

Sirven para:

Recolectar datos
Evaluacin de datos
Manipulacin o proceso de datos
Almacenamientos de datos
Distribucin de datos
Presentacin de datos

Funciones gerencial

Coordinar las funciones de carcter operativo funciones de la empresa

Ofrecer informacin para la toma de decisiones, fijacin de objetivos y control

Acciones de carcter estratgico

Se clasifican en:

SPT (Procesamiento de transacciones): Capturan y procesan datos de

transacciones.
SIG (Informacin para la gestin): Produce informacin basada en modelos
matemticos y ayudan a los directivos en el control de la empresa, producen tres
tipos de informes: de resumen, detallados y de excepciones. Proveen resultados
peridicos.
SIE (Sistema de informacin para ejecutivos): combinan la informacin de diversas
fuentes internas y externas, las filtran con matemtica estadstica y las presentan
en forma grafica.
SSD (Sistema de soporte a decisiones)
SSO (Sistemas de informacin interorganizativos) tienen como finalidad acceder a
los SI de otras compaas para mejorar los procesos interpretativos adems de con
proveedores y clientes.

METODOS TRADICIONALES DE AUDITORIA ADMINISTARTIVA

Mtodo del instituto americano de administracin:
Para una organizacin con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sera el siguiente:
1. Funcin econmica. Es difcil precisar la importancia relativa de la actividad econmica,
quizs la mejor medida sera preguntarse: qu perderan los individuos y grupos en caso
de que la empresa desapareciera?
2. Estructura formal. La administracin adecuada se caracteriza porque existe claridad en
la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para
lograr eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las
comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las tcnicas
y manuales de la organizacin se usan como instrumentos, pero no son los nicos
factores, tambin se debe tomar en cuenta la organizacin como un todo.
3. Utilidades. La administracin correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se
utilizan tendencias de tipo estadstico. Las utilidades no deben permanecer estticas a lo
largo del tiempo, porque significara un retroceso debido a la prdida del poder
adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben compararse con los

obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del
negocio.
4. Atencin a los accionistas. Los representantes de los accionistas deben mantener un
equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los
accionistas, las cuales generalmente incluyen:
1) evitar riesgos innecesarios de capital,
2) aumentar el capital contable por medio de reinversin de utilidades,
3) obtener dividendos razonables y
4) mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.
5. Investigacin y Desarrollo. Esta rea proporciona nuevas soluciones a los problemas y
propone la orientacin para el futuro de la empresa.
6. Consejo de administracin. Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y
gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propsitos de la compaa y
garantiza la continuidad de las operaciones.
7. Polticas financieras. Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el
manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas ms
importantes de las empresas. Se deben establecer polticas financieras a largo plazo,
adoptar mtodos de depreciacin, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso
del crdito.
8. Eficiencia en la produccin. La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la
empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es
necesario conocer los mejores mtodos para incrementar constantemente la eficiencia y
tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del
rea de produccin.
9. Distribucin. Esta rea representa el motor de las actividades de la empresa y requiere
coordinacin perfecta con el resto de las reas de la organizacin. Se debe evaluar la
seleccin y capacitacin de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y polticas de
precios.
10. Evaluacin de los ejecutivos. El desempeo general de la empresa depende de las
decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cules interesa conocer principalmente: su
habilidad, su integridad y su dinamismo.

METODO DE ANALISIS FACTORIAL

Los factores que influyen:
1. Medio ambiente
2. Poltica y Direccin
3. Productos y procesos
4. Financiamiento
5. Medios de produccin
6. Fuerza de trabajo
7. Suministros
8. Actividad productora
9. Mercado
10. Contabilidad y Estadsticas
Metodologa

Planeacin de la investigacin
Anlisis del tema
Examen de factores
Cambios de hallazgos
Presentacin del informe

Tipos

Anlisis exploratorio
Anlisis confirmatorio

METODO DE REVISION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Es necesaria una continua verificacin y control cuidadoso para asegurarse de que

las practicas y programas de la negociacin alcanzan los resultados para los que se
crearon y siguen manteniendo

METODO DE FUNCIONES GERENCIALES

De esta manera se puede distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia como
proceso: en primer lugar, la coordinacin de recursos de la organizacin; segundo
la ejecucin de funciones gerenciales o tambin llamadas administrativas como
medio de lograr la coordinacin y, tercero, establecer el propsito del proceso
gerencial; es decir el dnde queremos llegar o que es lo que deseamos lograr.

9. Planeamiento: Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es

la primera funcin que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido
determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados
como planes. Los planes de una organizacin determina su curso y proveen una
base para estimar el grado de xito probable en el cumplimiento de sus objetivos.
Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, aos a veces,
para completarse, as como tambin son necesarios para proyectos a corto plazo.

10. Es funcin de la gerencia determinar el tipo de organizacin requerido para

llevar adelante la realizacin de los planes que se hayan elaborado. La clase de
organizacin que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los
planes sean apropiada e integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una
empresa y los planes respectivos que permiten su realizacin, ejercen una
influencia directa sobre las caractersticas y la estructura de la organizacin.

11. Direccin: Esta tercera funcin gerencial envuelve los conceptos de

motivacin, liderato, gua, estmulo y actuacin. A pesar de que cada uno de estos
trminos tiene una connotacin diferente, todos ellos indican claramente que esta
funcin gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organizacin. Es
como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organizacin que sta
logra cumplir sus propsitos de ah que dirigir la organizacin de manera que se
alcancen sus objetivos en la forma ms ptima posible, es una funcin
fundamental del proceso gerencial.

12. Control: La ltima fase del proceso gerencial es la funcin de control. Su

propsito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecucin
en relacin con los patrones de actuacin y, como resultado de esta comparacin,
determinar si es necesario tomar accin correctiva o remediar que encauce la
ejecucin en lnea con las normas establecidas. La funcin de control es ejercida
continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organizacin y
direccin, est ms ntimamente asociada con la funcin de planeamiento.

13. OBJETIVOS DE LA GERENCIA Nombrando algunos de los objetivos de la

gerencia tenemos los siguientes: Posicin en el mercado Innovacin
Productividad Recursos fsicos y financieros Rentabilidad ( rendimientos de
beneficios) Actuacin y desarrollo gerencial Actuacin y actitud del
trabajador Responsabilidad social

METODO DE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

En la auditora interna existe un vinculo laboral entre el auditor en la empresa y en

la externa la relacin es de tipo civil
En la auditora interna el diagnostico est destinado a la empresa y en la externa
est destinado a terceras personas
La auditora interna esta inhabilitada a la fe publica y la externa s que est
habilitada a la fe pblica.

METODO DE WILLIAM P LEONARD

Es el examen complejo y constructivo de la estructura de una empresa
Etapas:
1. Definir claramente la finalidad y alcance del informe
2. Organizar y presentar hallazgos
3. Todos los hechos que presenten circunstancias fuera de lo normal se dispondr de
orden de importancia relativa
4. Los aspectos tratados con empleados y supervisores
5. Recomendaciones formuladas por el auditor
Se requiere un control especial en: Planeacin, organizacin, direccin.
Factores

Panorama econmico
Sistemas de funcionamiento satisfactorios
Adecuada utilizacin de personal y equipo
Causas de variacin
Mtodos protectores adecuados
Exactitud y confiabilidad
Observancia de polticas y procedimientos

Constante vigilancia en:

Planes y objetivos
Estructura orgnica
Polticas y practicas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas de operacin

Recursos materiales inhumanos

ETAPAS DEL MODELO

1. Examen, alcance y limitaciones

2. Evaluacin
3. Presentacin informe
4. Seguimiento

PRINCIPALES FALLAS ESTRATEGICAS EN CONTROLES DE CALIDAD

Se presentan en:

Planes y objetivos
Estructura orgnica
Polticas
Sistemas y procedimientos
Mtodos de control
Formas o medios de operacin
Recursos humanos y materiales