Pasos para hacer un Manual de Procedimientos

Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin un mapa? o has intentado preparar un
platillo de cocina sin una receta? Sin, sabrs que realizar una tarea sin las indicaciones
necesarias para llevarla a cabo, es una labor complicada, ello no significa que no vayas a
llegar al objetivo, pero resulta ms difcil.
Es decir, podrs llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de
cocina sin una receta, pero sin duda te tomar ms tiempo y tendrs ms intentos fallidos
antes de llegar a la meta.
De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de cocina, un
mapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que son documentos que nos
dan indicaciones claras de cmo realizar una actividad para lograr un objetivo
establecido, y tienen la ventaja de que nos hacen la vida ms fcil porque alguien, antes
que nosotros, ya llev a cabo esas actividades o tareas, y por supuesto que se equivoc, le
cost trabajo y cometi errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos
que sigui y que le ayudaron a conseguir la meta.
Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguien
nos dice cules son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o
elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quin es el responsable de cada tarea, y
como las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas
cotidianas.
Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se
realicen las tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las
realice, pues de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que
llegan a la empresa y no saben cmo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a
los que se les encomienda una nueva responsabilidad.
Imagina que ests preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que ahora quieres
que alguien ms lo realice, o que alguien te ayude o mejor an que deseas que otras personas
puedan hacer el platillo si t no ests, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocer
a las personas involucradas.
Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que deben
compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros del
equipo y as puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tarea
les toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para que a todos
les quede claro hacia donde van.
Entonces, qu elementos debe contener un manual de procedimientos?
1.-Todo manual debe contener la informacin bsica de cualquier documento, como es una
portada con identificacin y nombre del procedimiento a describir, as como logotipo de
la empresa. Adicionalmente un ndice y una introduccin al mismo.

2.-Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se
detallar, pues como hemos indicado, es una descripcin de tareas pero que ordenadas y
en secuencia nos llevarn a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el
lector y plasmada en el objetivo.
3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de
la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qu personas y/o departamentos de la
empresa se involucrarn y quines son los responsables de cada accin a realizarse.
4.-Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que
participarn en las actividades a describir, habr entonces que describir las actividades o
como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo
que se debe realizar y quin es el responsable de cada tarea y accin.
5.-En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a
travs de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etctera. Esto es,
para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo
electrnico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan
llevado a cabo, as que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos
que se utilizarn.
6.-Ya con toda esta informacin se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que
permitan saber cul es la secuencia de la informacin o de los documentos a lo largo del
procedimiento que se describe.
Hasta aqu podemos decir que stos son los elementos bsicos de todo manual de
procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso,
utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.
Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el da que se concluye su
redaccin, ms bien ah es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos,
ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que
todos en la organizacin debern apegarse al procedimiento planteado en el propio
manual.
De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es tambin ser una gua para que
al final de algn periodo o como parte de una auditora de calidad, la persona
responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual,
pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la prctica se lleva a
cabo.
De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante
herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios
adems de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es
propiedad de la empresa.

GESTION ADMINISTRATIVA
Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a travs del
cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar.

ORIGEN Y EVOLUCION DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA

La administracin y las organizaciones son producto de su momento y su contexto histrico y
social, por tanto, la evolucin de la gestin administrativa se entiende en trminos de cmo
han resuelto las personas las cuestiones de sus relaciones en momentos concretos de la
historia

Gestin Administrativa en la Edad Antigua

A pesar de que la administracin como disciplina es relativamente nueva, la historia
del pensamiento administrativo es muy antigua y nace con el hombre ya que siempre tenemos
actividades por administrar.
En Egipto exista un sistema administrativo con una economa se conoce como el primer
sistema de servicio civil.
La administracin de roma se caracteriz por la centralizacin.

La Administracin en la Edad Media

En los ltimos aos del imperio Romano el centralismo se debilito y la autoridad pas al
terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas abriendo las puertas al
surgimiento
de
la edad
media,
hubo
una descentralizacin del
gobierno.
se consolidaron instituciones como la iglesia catlica. En sta poca la administracin recibe
un gran impulso cuando surgen en Italia, los fundamentos de la contabilidad moderna y las
transacciones comerciales.
La Administracin en la Edad Moderna
Al inicio de sta poca surge en Prusia y Austria un movimiento administrativo conocido
como cameralitas los cuales se dicen don pioneros en el estudio cientfico de la
administracin pblica.
A mediados del siglo XVIII tuvo su inicio la revolucin Industrial Inglesa, la cual preciso de
una nueva generacin de administradores
La Administracin en la Edad Contempornea
se asientan las bases para el desarrollo de la administracin como una verdadera ciencia, ya
que como fruto de las necesidades de la poca, surgen teoras, principios y funciones
administrativas.
La Administracin en la Sociedad Moderna
A pesar de que la administracin es una disciplina relativamente nueva, su desarrollo fue muy
rpido. La propia historia del pensamiento administrativo proporciona una perspectiva de las

contribuciones y de los problemas y situaciones con que se enfrent en los ltimos setenta
aos en el mundo industrial. La administracin es un fenmeno universal en el mundo
moderno, cada organizacin, cada empresa requieren toma de decisiones, coordinacin de
mltiples actividades, direccin de personas, evaluacin del desempeo con base en objetivo
previamente determinados, consecucin y ubicacin de varios recursos
PRECURSORES DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Confucio. /Adam Smith. / Frederick Taylor. / Henry Fayol.
Confucio
Filsofo, proporcion una serie de reglas para la administracin pblica,
las personas que ocupan posiciones pblicas deben conocer bien el pas para as estar en
condiciones de resolver sus problemas. Excluir de la seleccin del personal el favoritismo y el
partidarismo. Que los funcionarios seleccionados deberan ser personas honradas,
desinteresadas y capaces.
Adam Smith
La diferenciacin clara entre valor de uso y valor de cambio.
El reconocimiento de la divisin del trabajo, entendida como especializacin de tareas, para la
reduccin de costos de produccin.
La prediccin de posibles conflictos entre los dueos de las fbricas y los trabajadores mal
asalariados. La acumulacin de capital como fuente para el desarrollo econmico.
La defensa del mercado competitivo como el mecanismo ms eficiente de asignacin de
recursos
Frederick W. Taylor
Se le considera padre de la administracin cientfica; Taylor trabaja entre los aos 1880 y
1915 en una serie de empresas, realizando varios experimentos y aplicando sus propias ideas
en busca del mejoramiento de la administracin, descubriendo que existen fallos o
deficiencias que eran imputables del factor humano, adems promovi que las
fuentes de empleo aumentaran la paga a los trabajadores ms productivos. El disminuy la
jornada diaria de trabajo de 10 a 8 horas e introdujo perodos de descanso, el sistema
de salarios diferenciales y otras mejoras
Henry Fayol
Fayol fue el primero que desarroll una teora general de la administracin, por lo que se le
considera el "padre de la administracin moderna".
Fue el primero que propugn porque se enseara administracin en los centros educativos.
Fayol aport catorce principios bsicos a la administracin
Henry Fayol Principios
Divisin del Trabajo, Autoridad, Disciplina, Unidad de Mando, Unidad de Direccin,
Subordinacin del Inters Particular al Inters General, Remuneracin del Personal,
Centralizacin, Cadena de Mando, Orden, Equidad , Estabilidad emocional, Iniciativa

I. DIAGRAMA DE BLOQUES

Este diagrama se construye con el propsito de obtener una visin general y est constituido
por una secuencia de actividades que describen lo que ocurre en el proceso y el orden en que
ello ocurre. Normalmente, contiene pocos detalles y muestra como suceden las cosas cuando
todo funciona correctamente, omitiendo disyuntivas o caminos alternos. Algunos autores le
llaman tambin: secuencia de eventos, porque se supone que todas las actividades ocurren sin
ningn tropiezo.

II. DIAGRAMA DE FLUJO

Este diagrama, adems de mostrar la secuencia con que suceden las actividades, contiene un
grado mayor de detalle que permite considerar diferentes tipos de actividad y alteraciones en
la secuencia, que pueden ser ocasionadas por revisiones o por la ocurrencia de alguna
disyuntiva no previsible.
Permite observar de manera general lo que sucede en un proceso. El objetivo es lograr un
diagrama con la informacin mnima para entender el comportamiento del proceso y poder
realizar juicios sobre:
La eficiencia del flujo.
La justificacin de realizar cada una de las actividades.
La posibilidad de modificar o eliminar algunas actividades o partes completas del
diagrama.
La existencia de reprocesos innecesarios.
La existencia de autorizaciones innecesarias.

III. DIAGRAMA DE FLUJO Y PARTICIPANTES

El aspecto ms sobresaliente de este diagrama es que considera a los diversos participantes
en el proceso y tambin describe el flujo de las actividades y la secuencias. Normalmente,
contiene ms detalles que los dos diagramas anteriores, puesto que en una actividad, puede
participar ms de un rea y ello da pie a desglosar cada una de dichas participaciones.
En este caso, el flujo queda descrito con un mayor detalle y es posible afinar el anlisis de
ineficiencias o disear con mayor precisin los cambios tendientes a mejorar el proceso. Este
diagrama es especialmente adecuado para documentar la situacin actual de los procesos o el
diseo final que ser puesto en prctica; resulta una herramienta indispensable para el
entrenamiento de los empleados.

IV. DIAGRAMA DE RELACIN

Con frecuencia, es necesario centrar la atencin en algunos aspectos especficos de los
procesos y en el caso que se desee observar que es lo que se transfiere de un rea a otra
durante el flujo de actividades y que es lo que cada rea realiza durante el proceso, el mejor
diagrama que se puede utilizar es el Diagrama de Relacin.