Manual de

Ceremonial y Protocolo

CODESSER
Noviembre 2006 actualizado Febrero 2013

"El ceremonial no crea jerarquas,

solo las reconoce,
tampoco inventa honores
ni los otorga,
ni fomenta magnificencia,
solo establece un orden
que facilite las relaciones,
no complica, simplifica,
no crea problemas,
solamente los evita.
Jorge Blanco Villalta

Preparado por: Claudia Ortega Cabezas

Secretaria Gerencia General, Codesser

CONCEPTOS:

CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas y

prcticas que deben observarse en las
relaciones oficiales de los jefes de estado, sus
representantes, ejecutivos, directivos y en
general de todos aquellos que deben mantener
relaciones de carcter pblico con otros
personeros similares.

PROTOCOLO: Es la convencin que

regula y ordena las reglas y normas del
Ceremonial y controla su ejecucin. El
protocolo es la aplicacin prctica y
concreta del ceremonial

Puntos bsicos para preparar un evento.

Planificar y Organizar
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay
que tener en cuenta muchos aspectos de la ms diversa ndole; para tener un mayor control sobre el desarrollo
del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen,
vamos a dar tres puntos fundamentales.

Planificacin.
Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos
conseguir, con que medios contamos, audiencia
prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que
objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos
establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas
las especificaciones necesarias para llevar a cabo el
acto y definir con claridad todos los objetivos.
Produccin.
Son, lo que podramos llamar actividades previas al
evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se
asignan tareas, se establecen vas de comunicacin
entre los equipos y con personas y equipos del exterior,
se define la imagen al completo del acto.
Explotacin.
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.
Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado
(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto
debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,
ajustndose al calendario previsto, as como a su
correspondiente checklist. Tambin es bueno contar
con planes alternativos para situaciones imprevistas.

INDICE
1. Imagen corporativa personal
2. La Invitacin
a)
Caractersticas Generales
3. Ubicacin de Bandera
4. La Puntualidad
5. Orden de Precedencia
a)
Ley de la Derecha
b)
Principio del orden lateral
c)
Principio del orden lineal
d)
Principio generales de la Precedencia
e)
Aplicacin de Normas de Precedencia
f)
Precedencias Regionales
g)
Precedencia Institucional en Regiones
6. Enunciado de Vocativos
a)
Enunciado de Vocativos a nivel Comunal
7. Ceremonias:
a)
Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simples
b)
Programas bsicos para actos de:
firma de convenios
entrega de donaciones
entrega de certificados o diplomas
8. Consejos tiles
9. Bibliografa

1. Imagen corporativa: Imagen personal

La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personas

tengamos otros muchos valores la primera impresin es
fundamental. La forma de vestir junto con nuestros
modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damos
de la empresa o institucin a la que representamos y en
estos tiempos la web es una herramienta de las cual
muchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemos
al otro lado de la lnea o bien, quin es mi entrevistado o
entrevistador, la fotografa que se sube de usted, evite que
tenga alguna de los siguientes parmetros:
Imgenes recortadas de otras, pues pueden lucir poco
profesionales.
imgenes informales, como aquellas que te tomas
durante una fiesta
imgenes tomadas en lugares que llamen ms la
atencin que nosotros, por ejemplo, junto a un gran
monumento
Imagenes pixeladas, borrosas o distorsionadas
Imgenes utilizando vestimenta informal como poleras,
lentes de sol, parkas u otro accesorio,

La vestimenta en la oficina es muy importante por lo que

debe tener presente qu las prendas inapropiadas para
una oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muy
escotadas y transparentes y zapatillas.
Puede usar ropa casual, el pantaln de tela acompaado
de chaqueta No casaca como comodn es una alternativa,
tanto para damas como varones.
El cabello debe estar bien peinado o arreglado
adecuadamente, no usar demasiado maquillaje, los
varones deben Afitese de forma adecuada y limpiar su
calzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volver
a la oficina.

Recuerde que en las ceremonias, TODO el personal

institucional se debe vestir formalmente, no olvidar
que a travs de su imagen se transmite la Corporacin

2. La Invitacin:
Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar que
implica un compromiso entre invitante e invitado. Se pueden
efectuar por medio de tarjetas y se enva con motivos diversos
entre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos o
ceremonias de carcter pblico o privado, actos o eventos de
trabajo.
a) Caractersticas Generales:
Las invitaciones para toda clase de actos sociales, deben
hacerse con la debida antelacin, que permita al destinatario
recibirla al menos con 15 das hbiles de anticipacin.
Al momento de redactar una invitacin, se deben considerar los
siguientes puntos:
La redaccin debe realizarse en tercera persona
Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de
Usted.
Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse
Deben ser enviadas al menos, con 15 das de anticipacin para
que a los invitados les d tiempo a contestar y a organizar su agenda
de compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipacin como
mnimo). Las invitaciones de ltima hora no gustan pues parecen de
compromiso, como si fueras "un relleno" de ltima hora

 Nombre y apellido de la persona que invita

Cargo y/o dignidad de quien invita
Nombre de la Institucin o empresa a la que pertenece
Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede ser
con acompaante, por ejemplo: y seora y debe ser escrito
a mano).
Carcter de la Ceremonia o actividad a la que se invita
(formal o informal).
Fecha, hora y lugar en donde se realizar la actividad o
ceremonia
Indicar (si fuera necesario) la tenida que deber usarse
Telfono, o mail donde responder o confirmar la
invitacin; aqu puede agregar la sigla SRC. (se ruega
confirmar) al fono..
Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia la
posee el Presidente de la Corporacin por ser el dueo de
casa, y esta condicin cambia solamente cuando est
presente el Presidente de la Repblica de Chile.
Es muy importante destacar, la relevancia que tiene la
confirmacin de los invitados que participarn y si lo harn
solos o acompaados. Una vez hecha la nmina
confirmada, se proceder a disear el esquema de
ubicaciones, tanto en la testera como en el saln.

3. UBICACIN BANDERAS

En todos los actos debern estar presentes, frente a las

autoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,
con las siguientes opciones de ubicacin .
En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deber estar a la
derecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.
En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debe
distinguir:
a)

Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena

ocupar el centro, seguida a su derecha por la que la
precede en rango y a la izquierda por la siguiente en
rango, y as sucesivamente.

b)

Si el nmero de banderas es par, la bandera chilena

ocupar el primer lugar de la fila, siempre a la izquierda
de la percepcin del pblico, seguida de las que la
preceden en rango

a)

Si en una ceremonia se deben emplazar varias

banderas institucionales, ocupar el segundo lugar, a la
derecha de la nacional, la bandera institucional y luego
las banderas siguientes, en orden alfabtico de la
institucin que representan. Este orden alfabtico slo
podr ser alterado si la Direccin
lo estima
conveniente considerando la jerarqua.

10

11

4. La Puntualidad
En toda ceremonia ya sea simple o solemne la puntualidad es
un factor importante a considerar, ya que a veces se suele
echar por tierra una ceremonia debido al retraso o espera de
autoridades.
Segn protocolo la ceremonia puede
comenzar una vez que haya llegado la autoridad ms
importante y slo se puede esperar 15 minutos a quienes
estn retrasados.

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5. Orden de Precedencias:
5.a. Las Precedencias: Ley de la Derecha
Indica que el sitio de honor o preferente es el que se sita a la derecha de la persona de ms alta
jerarqua.
Este principio es de aplicacin en actos donde las personas estn sentadas y en actos donde se est
de pie.

imagen desde testera

1
PUBLICO

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5.b. Las Precedencias: Principio del orden lateral

Este principio aplica la lateralidad en orden las jerarquas, estableciendo un ordenamiento alterno y
lateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente.

imagen desde testera

3
Izquierda

Derecha

Y si son cuatro?

4
14

5.c. Las Precedencias: Principio del orden lineal

Este principio nos indica los lugares de preferencia en el caso de una hilera o lnea de personas.
Utilizado en actos en los que se camina. La persona de mayor jerarqua o precedencia va delante y
en orden decreciente hacia atrs van el resto de personas por orden de importancia.

Encargado de
protocolo

1
2
3
15

d. Principios generales de las Precedencias:

1. El cargo priva sobre la categora

personal. Por ejemplo, un Alcalde que
asiste a la entrega de certificados o
diplomas, no desplaza al Gerente de la
Institucin.

2. La interinidad no disminuye la
autoridad. Estar en un cargo de forma
subrogante, le confiere la misma
responsabilidad y autoridad que si fuera
el cargo fijo.

3. La delegacin o representacin, no
confiere precedencia, pero si acto de
precedencia. Esta representacin carece
de autoridad, pero si debe tenerse en
cuenta para atestiguar el cargo al que
representa.

4. La preeminencia del cago se pierde

fuera del mbito jurisdiccional.

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e. Aplicacin Normas Precedencia

En la aplicacin de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicacin en

testeras; en estrados o en mesas.

En Testeras
En la testera, quin preside la reunin siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principal
vendra a ocupar el asiento nmero dos, siguindole otras autoridades en orden de precedencia.
Siempre que sea posible, debe haber el mismo nmero de asientos a la derecha y a la izquierda de la persona
que preside la reunin.

ESTRADO

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f) Precedencia en Regiones:
En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuicio
de que las autoridades contempladas precedentemente mantengan la
ubicacin que les corresponde cuando asistan, la precedencia de las
autoridades regionales ser la siguiente:
Intendente Regional
Senadores de la Circunscripcin por antigedad
Diputados del Distrito por antigedad
Gobernador Provincial
Alcalde
Oficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pblica.
Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Catlica
Oficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad
Pblica
Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones
Concejales y Consejeros Regionales
Secretarios Ministeriales (Seremi)
Rectores de Universidad
Jefes de Servicios Pblicos
Jueces de Polica Local
Oficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pblica, segn antigedad.

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g) Precedencia Institucional en Regiones:

En actos y ceremonias de la Institucin en
Regiones o Provincias, corresponder la
siguiente designacin, teniendo en cuenta que
todo depender de la confirmacin de sta, de lo
contrario se proceder a tomar como la mxima
autoridad aquella que preceda al ausente.
Presidente de la SNA
Vicepresidente SNA
Presidente de Codesser
Vicepresidente Codesser
Representantes Directorio SNA
Representantes Directorio Codesser
Secretario General de la SNA
Secretario General Codesser
Gerentes de reas Codesser
Gerentes Regionales
Ejecutivos
Administrativos
Alumnos o Beneficiarios

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6. Enunciado de Vocativos:
Tratndose de los vocativos al inicio de un discurso, el
orador deber nombrar a las seis autoridades de mayor
jerarqua, pudiendo designar al resto de las autoridades
presentes como autoridades regionales, provinciales y
comunales, (en el caso que corresponda), pluralizando
por representacin de organizaciones privadas y
finalmente la denominacin de Seoras y Seores.

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Autoridad/Institucin

Trato Epistolar

Trato Personal

Para Referirse a l

Presidente de la Repblica

Excelentsimo Seor
Excelencia

Seor Presidente

Su Excelencia, el Presidente
de la Repblica

Presidente del Senado

Excelentsimo seor

Senador

Excelentsimo seor

Senadores

Honorable Senador

Senador

Honorable Senador

Presiente de la Cmara de
Diputados

Excelentsimo Seor

Diputado

Excelentsimo Seor

Diputados

Honorable Diputado

Diputado

Honorable Diputado

Juez

Vuestra seora, Usa, US

Seora, Magistrado

Ministros

Vuestra seora, Usa, US

Vuestra seora, Usa, US

Seor Ministro

Subsecretarios

Vuestra seora, Usa, US

Vuestra seora, Usa, US

Seor Subsecretario

Intendente

Vuestra seora, Usa, US

Vuestra seora, Usa, US

Seor Intendente

Alcalde

Vuestra seora, Usa, US

Vuestra seora, Usa, US

Seor Alcalde

Municipalidades

Ilustrsima Municipalidad de

Ilustrsima Municipalidad de

Ilustre Municipalidad de

Rectores

Seor Rector

Rector

Seor Rector

Generales

Seor General, Usa, US

General

Seor General

Almirantes

Seor Almirante, Usa, US

Almirante

Seor Almirante

Cardenal

Eminencia Reverendsima

Monseor

Su Eminencia

Arzobispos y Obispos

Eminencia Reverendsima

Monseor

Monseor o Su Eminencia

Cura Prroco

Presbtero

Seor Cura o Padre

Padre

Sacerdotes en general

Reverendo Padre

Padre

Reverendo Padre

Religiosa

Reverenda Madre o Sor

Sor, Madre o Hermana

Reverenda Madre o Hermana

Nuncio Apostlico

Su Excelencia Reverendsima

Excelencia o Monseor

Su Excelencia Reverendsima

Embajadores Extranjeros

Excelentsimo seor

Seor Embajador

Su Excelencia

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7. Ceremonias:
Todo acto o ceremonia requiere de ciertas
formalidades para su organizacin y desarrollo, de
modo de otorgarle la solemnidad inherente a su
propio carcter. Resulta conveniente, por lo tanto,
que las distintas oficinas puedan ordenar el
ceremonial de los actos que organicen sobre
bases comunes para toda la institucin.
Establecer un espacio adecuado para la entrega de
certificados a los beneficiados (individualmente o por
grupo)
Debe considerarse en este espacio la fotografa de los
beneficiarios al recibir su certificado.
Como mnimo las ceremonias debern contar con un
maestro de ceremonias, una persona de apoyo
(entrega de certificados, recepcin de invitados,
ubicacin de autoridades) y un Coordinador General,
quien ser el encargado que todo marche bien.

Existen varios tipos de ceremonias que estn

clasificadas en: Solemnes, Institucionales y
Simples.

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a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual o

eventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a un
ceremonial especial decretado o preestablecido. Su organizacin
corresponde segn el mbito territorial en que se realice. Las
invitaciones para estos actos sern suscritas por el Gerente.
Son ceremonias solemnes:
Acto Conmemorativo con ocasin del Aniversario Institucional
b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin ser
solemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una o
ms de sus oficinas con instituciones externas, y requieren de
ciertas formalidades. Las ceremonias institucionales sern
organizadas por la Oficina Regional; las invitaciones sern
suscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:
Entrega de Diplomas o Certificados
Firma de convenios
Inauguracin de obras de carcter institucional o de proyectos
Reconocimientos y homenajes
Inicio o cierre de exposiciones
c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos que
requieran de una formalidad mnima y son organizados
directamente por la oficina gestora de los mismos. Son actos
simples:
Inicio o Clausura de Proyectos
Cursos, seminarios, talleres, Das de Campo (Inicio o Clausura)
otros
.

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Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias y

sobretodo donde se entregue algn tipo de distincin u obsequio,
tales como: cerfificados, diplomas por aos servicios, premios,
etc., stos deben ser entregados por la autoridad de mayor
precedencia que est presente, ayudado por la Secretaria
Secretaria, quien
en estos casos cumple un papel fundamental en la buena
coordinacin del programa, a fin de evitar enredos y malos ratos
Por lo anterior, la secretara deber tener con antelacin a la
ceremonia y dependiendo del tenor de sta, lo siguiente:
Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a la
autoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas o
Certificados).

En el caso de los certificados, stos debern estar por curso y

en orden alfabtico por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOS
PRESENTES

Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saber

exactamente el momento que debe acercarse al lugar de la
premiacin, ideal es ubicarse en un sector cercano a ste, para
no tener que pasearse por el lugar donde se lleva a cabo la
ceremonia.

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Chequear minutos antes del comienzo de

sta, si estn presentes todos los
galardonados, en caso contrario, retirar
aquel que est ausente en informar al
maestro de ceremonia para borrarlos del
listado, ambos deben tener la misma
informacin.

En las ceremonias de clausura de cursos o de

entregas masivas de certificados, se debe
tomar la precaucin de reunir a las personas
antes de la ceremonia en la que recibirn el
estmulo, para explicarles el procedimiento de
la entrega, cerciorndose de considerar slo a
los presentes, el orden al subir al estrado, en
grupo o individual dependiendo del nmero de
galardonados; como recibir y saludar a quin
entrega el estmulo y unos minutos para la
fotografa.

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A continuacin detallaremos programas bsicos para

una ceremonia determinada, porque muchas veces el
recargo en la pauta, hace que sta se vea aburrida o
pierda el objetivo central de la misma.
a) Programa para:
Firmas de Convenio:
Introduccin
Lectura de las principales clusulas del acuerdo
Firma de los documentos
Palabras del Gerente
Palabras del representante de la otra institucin
Cierre

b) Entrega de Diplomas y/o Certificados:

Saludo del maestro de ceremonia (descripcin de la
ceremonia, saludo autoridades)
Himno Nacional
Discurso del Gerente y/o anfitrin
Otros discursos si son necesarios
Entrega de diplomas y foto por grupos que reciben
Palabras de beneficiario (opcional)
N artstico sobrio (opcional)
Discurso autoridad que preside
Cierre del Maestro de ceremonia
Cctel (opcional)
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8. Consejos tiles:
Cada ceremonia o acto requiere de una
planificacin para que se logre el xito de sta.
Tenga presente lo siguiente:
Tener claro el lugar dnde realizar la ceremonia
Conforme un equipo de trabajo donde cada uno
tenga una misin y renase las veces que sea
necesario para discutir el avance de las tareas
asignadas.
Confeccione un listado con todos los invitados
donde tenga nombres, cargos, direcciones,
telfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria
En el listado anterior ingrese fecha de cundo
despach la invitacin y a travs de qu medio, as
evitar que le digan no la hemos recibido
Confirme con antelacin a sus invitados y pida el
nombre de quin recibi el mensaje y si no lo tienen
claro, solicit cundo puede llamarle nuevamente.
Recuerde que el xito de la ceremonia no es de
una persona, sino del trabajo en equipo y est en
juego la imagen de la institucin.
Las
ceremonias
deben
iniciarse
con
puntualidad, a excepcin de esperar a quin
presidir el acto.

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Por ltimo:
La Secretaria y/o el Coordinador General es
fundamental en esta labor, por lo tanto requiere
de toda la confianza y comunicacin con su jefe,
debe hacerla partcipe de toda la coordinacin de
la ceremonia, debido a que sabr exactamente el
n de autoridades e invitados que asistirn,
adems ser responsable de chequear que todo
est ok en el lugar donde se realizar la
ceremonia.

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En el saln auditorio, tenga presente:

Aseo y presentacin adecuada
Iluminacin adecuada
Designacin de ubicaciones de autoridades e invitados
con tarjetas a la vista
Encargado de Indicar los lugares de ubicacin a las
autoridades e invitados
Encargada de recibir a las autoridades en la puerta del
lugar donde se realizar el acto

Testera:
Mesa con capacidad para las personas que irn
sentadas
Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posible
colores sobrios
Indicadores de ubicacin con los nombres de quienes
ocuparn la testera
Vaso de Agua

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Podio:
En lo posible Insignia o logotipo de la institucin en
su frontis
Micrfono y pedestal adecuado
Vocativo
Suficiente iluminacin para una buena lectura
Vaso de Agua

Auditorio:
Amplificacin suficiente para todo el saln
Micrfonos en testera y podio segn corresponda
Encargado del Himno Nacional

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9. Bibliografa:
Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. Chile
Manual de Carreo Urbanidad y Buenas Maneras
Protocolo y Presentacin Personal, Waldo Correa Chileduc
Manual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Via del Mar
Historia del Ceremonial y Protocolo, Club de Leones
Protocolo, Universidad Catlica del Norte
Direccin de Extensin y Comunicacin, U. del Bo-Bo
Protocolo y Etiqueta on Line
www.buenosmodales.cl

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