ACTIVIDAD SEMANA 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

JAIR ALFREDO PEALOZA PEALOZA

INSTRUCTORA VIRTUAL
YOLANDA LOPEZ PINEDA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2015

1
TABLA DE CONTENIDO

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en
la
Actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio
lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o
conociera.
4. Los aportes realizados en el foro temtico.

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO

060.

De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir

el proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este
caso, es la correspondencia recibida en ventanilla nica de la
Universidad del Cauca, es importante revisar factores como los
cogidos, las series, las sub series, el consecutivo del documento, la
fechas los anexos y tambin las copias. Es importante tambin
entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe ingresar
todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar
una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es
muy importante seguir los pasos del proceso al recepcionar

correspondencia para tener un eficiente orden.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas

realizadas en la
Actividad de contextualizacin.
1. Es muy importante clasificar la documentacin ya sean:
correspondencia, documentos contables, publicaciones y
comunicaciones institucionales
2. Es importante mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo
de la correspondencia.
4. Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Es importante seguir el manual de correspondencia.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su
propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera
acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones
oficiales en el material de estudio, es momento que usted
consulte

en

la

oficina

unidad

que

seleccion,

los

siguientes aspectos:
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la
distribucin de un documento?
R. Escog una empresa que presta

servicios para realizar este

ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de

documentacin:

Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin

revisando los datos ms importantes como fecha, numero de
documento, anexos y tambin las copias.
4

Una vez se realiz la revisin se procede a recepcionar el

documento a travs de un formato de recepcin donde se
registran los datos ms relevantes como la fecha de
recepcin, tipo de documento, nombre y firma de la persona
que entrega el documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que

entrego el documento.

Luego

la

persona

encargada

de

la

recepcin

de

la

documentacin que en este caso es la asistente procede a

guardar la documentacin y anexos si fuera el caso en una
carpeta,

dicha

carpeta

est

organizada

por

nombre

alfabtico de la empresa.
Determine si la comunicacin se genera de forma interna o
externa.
R.

La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma

interna y externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en

general

tambin

individuales

hacia

los

empleados,

esta

comunicacin se realiza mediante el uso de correo electrnico, el

cual tiene la respectiva numeracin y radicacin.
La comunicacin externa se realiza mediante l envi de
documentos y correspondencia. Parte de la comunicacin externa
tambin se la realiza mediante correo electrnico.
5

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se

genere en la empresa determinada mencione cules son
los pasos a seguir para llegar a su destino?
R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico
y para que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta
de Outlook donde se maneja toda la informacin relacionada de
manera muy clasificada es decir, est clasificada por el tipo de
comunicacin como: informacin al personal, memorndums,
comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al
destinatario que va con copia al gerente general de la empresa y
se activa la opcin de correo ledo para verificar que la
comunicacin haya sido recibida en tiempo y al destinatario
correcto.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.

4. Los aportes realizados en el foro temtico.

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las
comunicaciones internas y externas?
R. la importancia de la comunicacin interna y externa es muy
relevante pues, la comunicacin interna permite definir y realizar
controles y procedimientos establecidos dentro de una empresa y
la

comunicacin

externa

tiene

importancia

porque

esta

comunicacin permite realizar un cruce de comunicacin entre

entidades.

En relacin con la normatividad e informacin expuesta en

las lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin,

mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en

la empresa que seleccion en la actividad de apropiacin.
R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de
correspondencia por lo tanto tiende a que la informacin de la
misma se desorganice.
A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de
documento, nombre de empresa, con el volumen de documentos
que manejan no se sigue el correcto registro de la radicacin ni la
fecha para poder organizar la documentacin de forma apropiada
y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun
cuando la experiencia terica
8 demuestra lo contrario, es decir

cuando se realiz la investigacin el conocimiento terico funciona

muy distinto al funcionamiento real del da a da referente al
manejo de la documentacin.