ELEMENTOS DEL ALMACEN

1.6 ELEMENTOS DE CONTROL DEL ALMACN.

Control Cuantitativo
Control
cuantitativo
El
objetivo
de este punto es plantear los documentos fundamentales
que deben ser
considerados en el almacn de acuerdo a las regulaciones
establecidas por los
Organismos rectores para el control cuantitativo de los
medios de rotacin. Estos
documentos son los siguientes:
En las entradas:

Facturas o Conduces.

Informes de Recepcin.

Informes de Reclamacin por faltantes.

Devoluciones al almacn de materiales despachados

anteriormente.

Entradas por Transferencias entre almacenes.

Durante el almacenamiento:

Tarjetas de Estibas.
Durante las salidas:

Solicitud de Materiales.

Vale de Entrega de Materiales.

Actas de Mermas, Roturas, Deterioros o Prdidas.

Salida por Transferencia entre almacenes.

Control
cualitativo
Control Cualitativo
El objetivo de este punto es definir los aspectos que deben
considerarse para controlar la
calidad con que se reciben y se entregan los diferentes materiales
que son sometidos al
proceso de almacenamiento.
Una va para controlar es a travs del control de aceptacin del
producto, que tiene
como objetivo, comprobar que el producto sometido a control cumpla
con los requisitos
establecidos. En el control de aceptacin deben ser considerados los
lotes en los que
recibe o enva cada articulo o grupo de artculos definiendo si la
inspeccin a realizar
ser por muestreo o al 100%.
Esta decisin depende de varios factores entre los que se encuentran:

Confiabilidad en el suministrador y en el transportista de la

mercanca.

Costo que requiere la inspeccin, considerando la necesidad

de destruccin de
envases y embalajes del propio artculo.


Costo por identificar un artculo en malas condiciones en el
momento de la
recepcin o el despacho.
Generalmente en los almacenes se utiliza el control por muestreo.
Los planes de inspeccin por muestreo se basan en: tomar una
muestra (n) de artculos
de los (N) artculos recibidos o a despachar y decidir la calidad del
lote sobre la base del comportamiento que ha tenido la muestra
durante la inspeccin.
Las caractersticas de calidad de los artculos que deben ser
controladas durante el
almacenamiento, en general, son expresadas cualitativamente y
las unidades se
clasifican en buenas o malas partiendo de la presencia de algn
defecto en l
artculo. A este tipo de inspeccin se le denomina por atributos,
presentando las
ventajas siguientes:

Es una inspeccin rpida y poco costosa.

No requiere de personal de alta calificacin para aplicar el plan

de muestreo y
obtener los resultados del mismo.

Evala varias caractersticas de un mismo plan de muestreo.

Control de ubicacin y localizacin
Control
de ubicacin
y localizacin
Este
proceso
contribuye
a identificar y controlar la posicin en que se
ubica y localiza
cada lote de un mismo artculo durante el almacenamiento. De forma
tal que pueda ser
cumplido el principio Primero que entra primero que sale.
Resulta necesario para el desarrollo de este proceso zonificar al
almacn, es decir,
establecer una direccin para cada espacio en el que pueda ser
ubicado un artculo. Esta
direccin debe establecerse de forma tal que cada espacio tenga una
nica direccin y
cada direccin corresponda a un nico espacio.
La forma ms comn de identificar dicha direccin es utilizando
cdigos que designen a
las zonas del almacn, pasillos de trabajo, estibas, estantes, medios
unitarizadores o
alojamientos de estanteras en dependencia de la tecnologa que se
haya decidido y la
conformacin espacial de las estibas y estantes.
En este proceso deben definirse el mtodo a seguir para ubicar y
localizar los artculos y
el mtodo para controlar la ubicacin y la localizacin.

REGISTRO DE ALMACENES

REGISTROS DE ALMACN
El conocimiento exacto de qu materiales estn disponibles es esencial para
el funcionamiento del departamento de control de produccin, y en
consecuencia un registro de existencias es parte o est muy relacionado con
este departamento.
Estas tarjetas se colocan en lugares especficos que registran los
movimientos de las existencias del almacn. En ausencia de un registro
actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es esencial, dado
que es la nica constancia de existencias en la compaa. Un mtodo mejor
para el conteo de existencias es por medio de un inventario peridico y si
ste se realiza, los almacenes no necesitan tener las tarjetas de
compartimiento.
De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de
computadora, teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas.
UBICACIN DE ALMACENES
La firma Price water house coopers recomienda que la localizacin de los
almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
Una visin general del mercado: Para acotarse geogrficamente a un rea
amplia.
Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visin general.

Afortunadamente, existen diferentes polticas que garantizan la exactitud de

los registros de inventarios.
Las principales polticas se detallarn a continuacin:
Asignar a personal especfico las responsabilidades de recepcin, despacho
y registro de los materiales.
Mantener el almacn bajo control.
Concientizar al personal sobre la importancia de su participacin en la
exactitud de los registros.
Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

En cuanto a la medicin de la exactitud de registros de inventarios se utiliza

el indicador ERI como medida de la confiabilidad del almacn. Este indicador
cuyas siglas significan exactitud de registro de inventario se puede calcular
en unidades monetarias o cantidades.
a) Clculo en unidades monetarias
Mide el costo de las mercancas registradas versus el inventario fsico
valorizado con el objetivo de asegurar que el registro en libros y
declaraciones de impuesto sea el mismo.
b) Clculo en cantidades
Mide la cantidad de inventario registrado versus el inventario fsico con el
objetivo de asegurar que la cantidad que figura en el sistema y fsica es
exactamente la misma.
Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene mltiples
razones, entre las que destacan:
a) Razones financieras
Los impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se
podran dar pagos en exceso o en defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:
Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos,
interrumpe la produccin y retrasa las entregas.
Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y
Enterprise Resource Planning (ERP). Reduce la necesidad de realizar
inventarios fsicos anuales
Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez que los tipos de almacenes y
sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de
materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes.
Gestin de Inventarios - Mantenimiento de registros exactos
La gestin del inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cmo se
clasifican los artculos del inventario y cmo se mantiene con precisin los
registros de inventario.
Mantenimiento de registros exactos de inventario
Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato
electrnico que reflejan cunto y qu tipos de inventario posee una
compaa, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado.
La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los
registros de inventario y el conteo fsico real. Su importancia reside en el
hecho que nicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que

dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo

plazo.
Existen mltiples factores que afectan la exactitud de inventarios:
a) Falta de conocimiento del personal
b) Falta de atencin del personal
c) Proveedores
d) Empresa y otros departamentos

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes
transversales que representan los procesos principales
- Planificacin y Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres
subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la
recepcin, el almacn y el movimiento.
TECNOLOGIAS PARA LA GESTION DE ALMACENES
Las nuevas tecnologas y los sistemas de informacin para la Gestin de
Almacenes estn experimentando una vertiginosa evolucin en los ltimos
aos, siendo una de las reas logsticas que mayor integracin han
conseguido. Las actividades que se desarrollan en el almacn no aportan un
valor aadido al producto como lo hacen otras reas de la empresa y por
ello, se ha trabajado intensamente en la automatizacin de las mismas.
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen
directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser
de la misma, el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de
fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas
se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos
claros objetivos.
Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de
manipulacin y transporte

BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel
de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en la
empresa: Codificacin de barras. Etiquetas electrnicas. La gestin de
almacenes basada en cdigo de barras permite un control exhaustivo de los
productos. El cdigo de barras es un sistema de codificacin internacional
de los productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la
eficiencia en la gestin de las bases de datos que relacionan los flujos fsicos
y de informacin de las empresas en sus operaciones cotidianas de
intercambio.

SUNAT ALMACENES AUTORIZADOS DE ADUANA

Almacenes aduaneros
Para ser autorizados por la SUNAT los almacenes aduaneros deben contar con
un local, instalaciones, equipos y medios que permitan satisfacer las exigencias
de funcionalidad, seguridad e higiene, y cumplir con los siguientes requisitos:
a) Un local con rea mnima:
Depsito temporal
1.
Para carga martima: 10,000.00 m2.
De requerirse adicionalmente autorizacin para carga area y/o
terrestre, no ser exigible incrementar el rea mnima.
2.
Para carga area y/o terrestre: 2,000.00 m 2.
3.
Para carga area destinada exclusivamente al rgimen de
exportacin: 600.00 m2.
4.
Para carga fluvial o lacustre: 500.00 m2.
Depsito aduanero:
1. Pblico: 3,000.00 m2.
2. Privado: 1,000.00 m2.
b) El piso del local debe estar asfaltado o pavimentado. Asimismo, el piso del
local puede ser afirmado con elementos que impidan la proliferacin de
polvo, en cuyo caso tratndose de depsitos temporales o depsitos
aduaneros pblicos puede estar en dicha condicin hasta un 20% del rea
autorizada, excepto la zona de reconocimiento fsico, del rea en donde se
encuentra ubicada la oficina aduanera, y las vas de acceso peatonal y
vehicular.
El estado del piso debe ser permanentemente mantenido y reparado ante
cualquier desgaste

c) Sistema de comunicacin de datos y equipos de cmputo que permitan su

interconexin con la SUNAT, para su operatividad aduanera;
d) El cerco perimtrico debe tener una altura mnima de 3 metros y debe ser
de ladrillo o concreto acabado, u otro material de similar resistencia en cuyo
caso debe contar con la conformidad previa de la Administracin Aduanera.
Si el almacn aduanero se encuentra ubicado en el interior de una unidad
inmobiliaria, su cerco perimtrico interior podr estar construido con
materiales distintos a los referidos en el prrafo que antecede, siempre que
tenga una altura mnima de 3 metros, ofrezca seguridad a satisfaccin de la
Administracin Aduanera, y el cerco perimtrico exterior de la unidad
inmobiliaria tenga la altura mnima y est construido con los materiales
sealados en el prrafo precedente.
Tratndose de depsito temporal que colinda con un depsito aduanero,
instalados en una misma unidad inmobiliaria, el cerco perimtrico podr ser
de malla metlica o de estructura similar; en caso que dichos almacenes
solo reciban mercancas lquidas a granel en tanques la delimitacin podr
efectuarse con lnea demarcatoria en el piso.
En caso de depsito temporal que se instala dentro de un terminal
portuario, no es exigible el cerco perimtrico en el lado que colinda con el
mar, siempre que ofrezca las debidas medidas de seguridad en sus
recintos a satisfaccin de la Administracin Aduanera, sobre todo en las
reas de almacenamiento.
e) Zona de reconocimiento fsico para carga suelta y/o para carga en
contenedores, segn corresponda, que renan las siguientes caractersticas
y condiciones:
1.
Demarcada y sealizada;
2.
Con piso asfaltado o pavimentado;
3.
La extensin debe guardar proporcin con la operatividad
del despacho aduanero y permitir a la autoridad aduanera realizar el
reconocimiento fsico de las mercancas en forma fluida, continua y
segura. Para reducir la extensin inicialmente autorizada debe contarse
previamente con la conformidad de la intendencia de aduana de la
circunscripcin donde viene operando.
4.
Ser exclusiva para el reconocimiento fsico que realiza la
autoridad aduanera, no estando permitido que se destine para actividad
distinta, tal como el reconocimiento previo;
5.
Sistema de iluminacin (fija o mvil) que permita efectuar
eficazmente las labores de reconocimiento fsico o acciones de control,
incluso en horario nocturno, as como contar con luces de emergencia;
La zona de reconocimiento fsico para la carga en contenedores debe estar
separada de la zona destinada para la carga suelta, ambas deben ser
mantenidas y ampliadas conforme al incremento del volumen de la carga a
reconocerse.
Cuando la zona de reconocimiento fsico se encuentre a una distancia
mayor a los 100 metros desde la puerta de acceso al local, el almacn
aduanero proporcionar los medios al especialista de aduanas para su
desplazamiento a la zona.

f) Vas de acceso peatonal y vehicular, asfaltadas o pavimentadas,

debidamente identificadas, demarcadas y sealizadas, que renan las
condiciones de seguridad y operatividad necesarias;
g) Oficina para uso exclusivo de la autoridad aduanera que debe reunir las
siguientes caractersticas y condiciones:
1. Debe tener paredes y techo de ladrillo o concreto acabado. Asimismo, la
oficina puede ser de otro material resistente previa conformidad de la
intendencia de aduana de la circunscripcin que corresponda;
La oficina ubicada en los depsitos temporales debe estar climatizada
con calefaccin y/o aire acondicionado, segn corresponda; y tratndose
de la oficina instalada en los depsitos aduaneros ser acondicionada de
acuerdo al requerimiento de la intendencia de aduana de la
circunscripcin donde est autorizado a operar;
2.
Su extensin debe guardar proporcin con la operatividad
del despacho aduanero y debe contar con la conformidad de la
intendencia de aduana de la circunscripcin;
3.
Estar instalada cerca de la zona de reconocimiento fsico o
a una distancia prudencial cuando se almacene mercancas calificadas
como peligrosas;
4.
Contar con alumbrado, ventilacin, servicios higinicos,
puerta con cerradura de seguridad, telfono, escritorios y sillas en
cantidad adecuada, casilleros con cerradura de seguridad, y otro
mobiliario que sea necesario para las labores de la autoridad aduanera.
Los servicios higinicos instalados en el exterior de la oficina deben
estar en rea adyacente y destinados para uso exclusivo del personal de
la SUNAT.
Los almacenes aduaneros que cuenten con un rea no mayor a
1,000.00 m2 estn exceptuados de contar con servicios higinicos para
uso exclusivo de la autoridad aduanera, debiendo facilitarse el uso de los
servicios higinicos del local.
5.
Contar con equipos de cmputo y con sistema UPS para
su interconexin con la SUNAT, adaptados con las especificaciones
tcnicas mnimas publicadas en el portal web de la SUNAT y
actualizados con la informacin que la Administracin Aduanera
establece y transmite a los almacenes aduaneros de manera
permanente.
Tratndose de depsitos temporales ubicados dentro de las
circunscripciones de las Intendencias de Aduana Martima, Area y
Postal del Callao, deben contar con un mnimo de tres (3) equipos de
cmputo.

. Debe contar con un espacio exclusivo destinado para los usuarios del
reconocimiento
fsico que cuente con asientos y si este
espacio estuviera ubicado en la parte exterior de la oficina y al aire libre
debe tener proteccin de las inclemencias del medio ambiente;
Si se instala ms de una oficina para la autoridad aduanera, cada una de
ellas debe cumplir con los requisitos antes sealados.

h)
i)
j)

k)
l)
m)

n)

o)
p)
q)

El costo y mantenimiento de dicha oficina sern asumidos por el almacn

aduanero.
El sistema de monitoreo por cmaras de televisin deber cumplir las
especificaciones tcnicas que se establecen en el Anexo 18;
Recinto especial para animales vivos, de ser el caso, con las condiciones de
seguridad e higiene necesarias;
Recinto especial para almacenar combustibles, mercancas inflamables y
productos qumicos que atenten contra la vida y salud de las personas,
animales o vegetales, cuando corresponda. Este recinto debe estar dotado
de las condiciones de seguridad e higiene que garanticen la integridad fsica
de las personas y las mercancas;
Instalaciones adecuadas para almacenar mercancas que por su naturaleza
requieran condiciones especiales de conservacin;
Contar con la autorizacin de la Administracin Aduanera, en caso el
almacn aduanero requiera acceso interno a otros locales contiguos, lo que
debe estar debidamente justificado;
Balanzas que cuenten con certificados de calibracin vigente con valor
oficial, emitidos por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de
la Propiedad Intelectual (INDECOPI) o por entidades prestadoras de
servicios de calibracin acreditadas por esta entidad pblica, cuyo listado
puede ser verificado en el directorio de laboratorios de calibracin que figura
en la pgina web de dicho instituto. Las balanzas deben tener las siguientes
caractersticas como mnimo:
1.
Balanza fija de plataforma que tenga mecanismo
automatizado para la emisin de constancias de peso, instalada al
interior del rea a autorizar, para el pesaje de la carga a la entrada y
salida del almacn aduanero, con capacidad no menor de:
60 TM, en caso de depsito temporal para carga
martima y terrestre, y depsito aduanero.
10 TM, en caso de depsito temporal para carga
area.
10 TM, en caso de depsito temporal para carga
fluvial o lacustre.
5 TM, en caso de depsito temporal para carga
area destinada exclusivamente al rgimen de exportacin.
2.
Balanza de precisin, en funcin al tipo de mercancas a
almacenar;
Los tanques contenedores para almacenamiento de lquidos deben contar
con certificados de cubicacin, y los contmetros de lquidos u otro
instrumento de medicin deben contar con certificados de calibracin
vigentes y con valor oficial emitidos por el Instituto Nacional de Defensa de
la Competencia y de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) o por entidades
prestadoras de servicios de calibracin acreditadas por esta entidad pblica;
Maquinarias y herramientas adecuadas para el manipuleo de la carga;
Equipo de lucha contra incendio, as como detectores de incendio en reas
de almacenamiento techadas y cerradas;
Grupo electrgeno que asegure la continuidad de la operatividad del
almacn aduanero y las labores de la autoridad aduanera, en caso de falta
de energa elctrica;

r) Acceso permanente en lnea a la informacin que asegure la completa

trazabilidad de la mercanca, permitiendo el adecuado control de su ingreso,
permanencia, movilizacin y salida, a travs de internet;
s) Las oficinas administrativas que se encuentran dentro del almacn
aduanero deben estar ubicadas en reas diferentes a las sealadas para el
almacenamiento de mercancas; y
t) Sistema de iluminacin instalado en los recintos del local, que cuente con
luces de emergencia adosadas en las paredes o postes de las zonas de
almacenamiento, que se enciendan automticamente al detectarse el corte
de fluido elctrico.
Se excepta de la exigencia de balanzas fijas de plataforma, adems de los
requisitos que se indican en los incisos e), j) y k) precedentes, al almacn
aduanero que slo almacena mercancas lquidas a granel y que las mismas no
se comercialicen por peso.
En el caso de los depsitos temporales que se ubiquen dentro del puerto,
aeropuerto, terminal terrestre o puesto de control fronterizo, la Administracin
Aduanera puede autorizar un rea de menor superficie y balanzas distintas a
las sealadas en el inciso m) que antecede siempre que cuenten con
certificados de calibracin vigente con valor oficial, emitidos por el INDECOPI o
por entidades prestadoras de servicios de calibracin acreditadas por esta
entidad pblica, previa conformidad de la intendencia de aduana de la
circunscripcin en donde opera el depsito temporal respecto de las
dimensiones del rea del local y de la capacidad de la balanza del almacn.