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ELEMENTOS DEL ALMACEN

1.6 ELEMENTOS DE CONTROL DEL ALMACÉN.
Control Cuantitativo
Control
cuantitativo
El
objetivo
de este punto es plantear los documentos fundamentales
que deben ser
considerados en el almacén de acuerdo a las regulaciones
establecidas por los
Organismos rectores para el control cuantitativo de los
medios de rotación. Estos
documentos son los siguientes:
En las entradas:

Facturas o Conduces.

Informes de Recepción.

Informes de Reclamación por faltantes.

Devoluciones al almacén de materiales despachados
anteriormente.

Entradas por Transferencias entre almacenes.
Durante el almacenamiento:

Tarjetas de Estibas.
Durante las salidas:

Solicitud de Materiales.

Vale de Entrega de Materiales.

Actas de Mermas, Roturas, Deterioros o Pérdidas.

Salida por Transferencia entre almacenes.
Control
cualitativo
Control Cualitativo
El objetivo de este punto es definir los aspectos que deben
considerarse para controlar la
calidad con que se reciben y se entregan los diferentes materiales
que son sometidos al
proceso de almacenamiento.
Una vía para controlar es a través del control de aceptación del
producto, que tiene
como objetivo, comprobar que el producto sometido a control cumpla
con los requisitos
establecidos. En el control de aceptación deben ser considerados los
lotes en los que
recibe o envía cada articulo o grupo de artículos definiendo si la
inspección a realizar
será por muestreo o al 100%.
Esta decisión depende de varios factores entre los que se encuentran:

Confiabilidad en el suministrador y en el transportista de la
mercancía.

Costo que requiere la inspección, considerando la necesidad
de destrucción de
envases y embalajes del propio artículo.

Resulta necesario para el desarrollo de este proceso zonificar al almacén. estantes. Los planes de inspección por muestreo se basan en: tomar una muestra (n) de artículos de los (N) artículos recibidos o a despachar y decidir la calidad del lote sobre la base del comportamiento que ha tenido la muestra durante la inspección. De forma tal que pueda ser cumplido el principio “Primero que entra primero que sale”. Las características de calidad de los artículos que deben ser controladas durante el almacenamiento. estibas. . Esta dirección debe establecerse de forma tal que cada espacio tenga una única dirección y cada dirección corresponda a un único espacio. • Evalúa varias características de un mismo plan de muestreo.• Costo por identificar un artículo en malas condiciones en el momento de la recepción o el despacho. • No requiere de personal de alta calificación para aplicar el plan de muestreo y obtener los resultados del mismo. son expresadas cualitativamente y las unidades se clasifican en “buenas” o “malas” partiendo de la presencia de algún defecto en él artículo. En este proceso deben definirse el método a seguir para ubicar y localizar los artículos y el método para controlar la ubicación y la localización. pasillos de trabajo. presentando las ventajas siguientes: • Es una inspección rápida y poco costosa. Generalmente en los almacenes se utiliza el control por muestreo. medios unitarizadores o alojamientos de estanterías en dependencia de la tecnología que se haya decidido y la conformación espacial de las estibas y estantes. Control de ubicación y localización Control de ubicación y localización Este proceso contribuye a identificar y controlar la posición en que se ubica y localiza cada lote de un mismo artículo durante el almacenamiento. establecer una dirección para cada espacio en el que pueda ser ubicado un artículo. es decir. en general. A este tipo de inspección se le denomina “por atributos”. La forma más común de identificar dicha dirección es utilizando códigos que designen a las zonas del almacén.

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y en consecuencia un registro de existencias es parte o está muy relacionado con este departamento. Estas tarjetas se colocan en lugares específicos que registran los movimientos de las existencias del almacén. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es esencial. Las principales políticas se detallarán a continuación: Asignar a personal específico las responsabilidades de recepción. existen diferentes políticas que garantizan la exactitud de los registros de inventarios. Mantener el almacén bajo control. . UBICACIÓN DE ALMACENES La firma Price water house coopers recomienda que la localización de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva: Una visión general del mercado: Para acotarse geográficamente a un área amplia. despacho y registro de los materiales. Una visión local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general. Concientizar al personal sobre la importancia de su participación en la exactitud de los registros. Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario. De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora.REGISTRO DE ALMACENES REGISTROS DE ALMACÉN El conocimiento exacto de qué materiales están disponibles es esencial para el funcionamiento del departamento de control de producción. teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas. Un método mejor para el conteo de existencias es por medio de un inventario periódico y si éste se realiza. los almacenes no necesitan tener las tarjetas de compartimiento. dado que es la única constancia de existencias en la compañía. Afortunadamente.

comprometido. en proceso y ordenado. entre las que destacan: a) Razones financieras Los impuestos dependen a menudo del valor del inventario. Para finalizar. se podrían dar pagos en exceso o en defecto. ya sea disponible. lo cual incrementa los costos. b) Cálculo en cantidades Mide la cantidad de inventario registrado versus el inventario físico con el objetivo de asegurar que la cantidad que figura en el sistema y física es exactamente la misma. • Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise Resource Planning (ERP). b) Razones operativas Entre las principales tenemos: • Puede originar desabastecimiento. Gestión de Inventarios . Mantenimiento de registros exactos de inventario Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan cuánto y qué tipos de inventario posee una compañía. Su importancia reside en el hecho que únicamente cuando una empresa sabe exactamente de lo que .Mantenimiento de registros exactos La gestión del inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cómo se clasifican los artículos del inventario y cómo se mantiene con precisión los registros de inventario. Este indicador cuyas siglas significan exactitud de registro de inventario se puede calcular en unidades monetarias o cantidades. se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. a) Cálculo en unidades monetarias Mide el costo de las mercancías registradas versus el inventario físico valorizado con el objetivo de asegurar que el registro en libros y declaraciones de impuesto sea el mismo. • Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos anuales Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez que los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos. por tanto.En cuanto a la medición de la exactitud de registros de inventarios se utiliza el indicador ERI como medida de la confiabilidad del almacén. interrumpe la producción y retrasa las entregas. la importancia de la exactitud de inventarios tiene múltiples razones. La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo físico real.

se ha trabajado intensamente en la automatización de las mismas. puede tomar decisiones acertadas en el corto. Las actividades que se desarrollan en el almacén no aportan un valor añadido al producto como lo hacen otras áreas de la empresa y por ello. el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia.y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción.Planificación y Oraganización y Manejo de la información . IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma. Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son: OBJETIVOS Rapidez de entregas Fiabilidad Reducción de costes Maximización del volumen disponible Minimización de las operaciones de manipulación y transporte . siendo una de las áreas logísticas que mayor integración han conseguido. Existen múltiples factores que afectan la exactitud de inventarios: a) Falta de conocimiento del personal b) Falta de atención del personal c) Proveedores d) Empresa y otros departamentos PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales . TECNOLOGIAS PARA LA GESTION DE ALMACENES Las nuevas tecnologías y los sistemas de información para la Gestión de Almacenes están experimentando una vertiginosa evolución en los últimos años. el almacén y el movimiento. y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos. mediano y largo plazo.dispone.

00 m 2. 4. La gestión de almacenes basada en código de barras permite un control exhaustivo de los productos.000. De requerirse adicionalmente autorización para carga aérea y/o terrestre. 2. y cumplir con los siguientes requisitos: a) Un local con área mínima: Depósito temporal 1. Asimismo. el piso del local puede ser afirmado con elementos que impidan la proliferación de polvo.00 m2. equipos y medios que permitan satisfacer las exigencias de funcionalidad. 2. en cuyo caso tratándose de depósitos temporales o depósitos aduaneros públicos puede estar en dicha condición hasta un 20% del área autorizada. Etiquetas electrónicas. Para carga aérea destinada exclusivamente al régimen de exportación: 600. Privado: 1.BENEFICIOS Reducción de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante Mejora de la calidad del producto Optimización de costes Reducción de tiempos de proceso Nivel de satisfacción del cliente Son dos las principales vías de codificación automática que se utilizan en la empresa: Codificación de barras. Para carga marítima: 10. Para carga aérea y/o terrestre: 2.000. no será exigible incrementar el área mínima. Para carga fluvial o lacustre: 500. seguridad e higiene.000. Público: 3. excepto la zona de reconocimiento físico. instalaciones.00 m2. SUNAT ALMACENES AUTORIZADOS DE ADUANA Almacenes aduaneros Para ser autorizados por la SUNAT los almacenes aduaneros deben contar con un local. Depósito aduanero: 1. b) El piso del local debe estar asfaltado o pavimentado. 3.000. El código de barras es un sistema de codificación internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestión de las bases de datos que relacionan los flujos físicos y de información de las empresas en sus operaciones cotidianas de intercambio. El estado del piso debe ser permanentemente mantenido y reparado ante cualquier desgaste .00 m2.00 m2. y las vías de acceso peatonal y vehicular. del área en donde se encuentra ubicada la oficina aduanera.00 m2.

tal como el reconocimiento previo. siempre que ofrezca las debidas medidas de seguridad en sus recintos a satisfacción de la Administración Aduanera. Ser exclusiva para el reconocimiento físico que realiza la autoridad aduanera. 4. e) Zona de reconocimiento físico para carga suelta y/o para carga en contenedores. La zona de reconocimiento físico para la carga en contenedores debe estar separada de la zona destinada para la carga suelta. sobre todo en las áreas de almacenamiento. u otro material de similar resistencia en cuyo caso debe contar con la conformidad previa de la Administración Aduanera. instalados en una misma unidad inmobiliaria. el cerco perimétrico podrá ser de malla metálica o de estructura similar. Demarcada y señalizada. Para reducir la extensión inicialmente autorizada debe contarse previamente con la conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripción donde viene operando. 3. Tratándose de depósito temporal que colinda con un depósito aduanero. Con piso asfaltado o pavimentado. así como contar con luces de emergencia. Si el almacén aduanero se encuentra ubicado en el interior de una unidad inmobiliaria. ambas deben ser mantenidas y ampliadas conforme al incremento del volumen de la carga a reconocerse. 2. en caso que dichos almacenes solo reciban mercancías líquidas a granel en tanques la delimitación podrá efectuarse con línea demarcatoria en el piso. y el cerco perimétrico exterior de la unidad inmobiliaria tenga la altura mínima y esté construido con los materiales señalados en el párrafo precedente. que reúnan las siguientes características y condiciones: 1. En caso de depósito temporal que se instala dentro de un terminal portuario. continua y segura. 5. no es exigible el cerco perimétrico en el lado que colinda con el mar. Cuando la zona de reconocimiento físico se encuentre a una distancia mayor a los 100 metros desde la puerta de acceso al local. d) El cerco perimétrico debe tener una altura mínima de 3 metros y debe ser de ladrillo o concreto acabado. ofrezca seguridad a satisfacción de la Administración Aduanera. según corresponda. . incluso en horario nocturno. el almacén aduanero proporcionará los medios al especialista de aduanas para su desplazamiento a la zona. La extensión debe guardar proporción con la operatividad del despacho aduanero y permitir a la autoridad aduanera realizar el reconocimiento físico de las mercancías en forma fluida. no estando permitido que se destine para actividad distinta. siempre que tenga una altura mínima de 3 metros. su cerco perimétrico interior podrá estar construido con materiales distintos a los referidos en el párrafo que antecede.c) Sistema de comunicación de datos y equipos de cómputo que permitan su interconexión con la SUNAT. para su operatividad aduanera. Sistema de iluminación (fija o móvil) que permita efectuar eficazmente las labores de reconocimiento físico o acciones de control.

y tratándose de la oficina instalada en los depósitos aduaneros será acondicionada de acuerdo al requerimiento de la intendencia de aduana de la circunscripción donde esté autorizado a operar. asfaltadas o pavimentadas. Debe tener paredes y techo de ladrillo o concreto acabado. deben contar con un mínimo de tres (3) equipos de cómputo.000. 4. puerta con cerradura de seguridad. que reúnan las condiciones de seguridad y operatividad necesarias. 3. Los almacenes aduaneros que cuenten con un área no mayor a 1. Aérea y Postal del Callao. teléfono. adaptados con las especificaciones técnicas mínimas publicadas en el portal web de la SUNAT y actualizados con la información que la Administración Aduanera establece y transmite a los almacenes aduaneros de manera permanente. debidamente identificadas.f) Vías de acceso peatonal y vehicular. Si se instala más de una oficina para la autoridad aduanera.00 m2 están exceptuados de contar con servicios higiénicos para uso exclusivo de la autoridad aduanera. . servicios higiénicos. demarcadas y señalizadas. escritorios y sillas en cantidad adecuada. Contar con alumbrado. Estar instalada cerca de la zona de reconocimiento físico o a una distancia prudencial cuando se almacene mercancías calificadas como peligrosas. según corresponda. La oficina ubicada en los depósitos temporales debe estar climatizada con calefacción y/o aire acondicionado. Los servicios higiénicos instalados en el exterior de la oficina deben estar en área adyacente y destinados para uso exclusivo del personal de la SUNAT. casilleros con cerradura de seguridad. Asimismo. ventilación. 5. Contar con equipos de cómputo y con sistema UPS para su interconexión con la SUNAT. y otro mobiliario que sea necesario para las labores de la autoridad aduanera. g) Oficina para uso exclusivo de la autoridad aduanera que debe reunir las siguientes características y condiciones: 1. debiendo facilitarse el uso de los servicios higiénicos del local. cada una de ellas debe cumplir con los requisitos antes señalados. 2. . Tratándose de depósitos temporales ubicados dentro de las circunscripciones de las Intendencias de Aduana Marítima. Su extensión debe guardar proporción con la operatividad del despacho aduanero y debe contar con la conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripción. la oficina puede ser de otro material resistente previa conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripción que corresponda. Debe contar con un espacio exclusivo destinado para los usuarios del reconocimiento físico que cuente con asientos y si este espacio estuviera ubicado en la parte exterior de la oficina y al aire libre debe tener protección de las inclemencias del medio ambiente.

animales o vegetales. mercancías inflamables y productos químicos que atenten contra la vida y salud de las personas. en caso el almacén aduanero requiera acceso interno a otros locales contiguos. Instalaciones adecuadas para almacenar mercancías que por su naturaleza requieran condiciones especiales de conservación. para el pesaje de la carga a la entrada y salida del almacén aduanero. así como detectores de incendio en áreas de almacenamiento techadas y cerradas. y los contómetros de líquidos u otro instrumento de medición deben contar con certificados de calibración vigentes y con valor oficial emitidos por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) o por entidades prestadoras de servicios de calibración acreditadas por esta entidad pública. Recinto especial para almacenar combustibles. en función al tipo de mercancías a almacenar. Las balanzas deben tener las siguientes características como mínimo: 1. Grupo electrógeno que asegure la continuidad de la operatividad del almacén aduanero y las labores de la autoridad aduanera. Balanza fija de plataforma que tenga mecanismo automatizado para la emisión de constancias de peso. .h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) El costo y mantenimiento de dicha oficina serán asumidos por el almacén aduanero. 5 TM. instalada al interior del área a autorizar. 10 TM. Balanzas que cuenten con certificados de calibración vigente con valor oficial. Maquinarias y herramientas adecuadas para el manipuleo de la carga. en caso de depósito temporal para carga marítima y terrestre. en caso de depósito temporal para carga aérea. 2. cuyo listado puede ser verificado en el directorio de laboratorios de calibración que figura en la página web de dicho instituto. emitidos por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) o por entidades prestadoras de servicios de calibración acreditadas por esta entidad pública. Los tanques contenedores para almacenamiento de líquidos deben contar con certificados de cubicación. Recinto especial para animales vivos. El sistema de monitoreo por cámaras de televisión deberá cumplir las especificaciones técnicas que se establecen en el Anexo 18. con las condiciones de seguridad e higiene necesarias. 10 TM. en caso de depósito temporal para carga aérea destinada exclusivamente al régimen de exportación. Balanza de precisión. lo que debe estar debidamente justificado. y depósito aduanero. en caso de depósito temporal para carga fluvial o lacustre. en caso de falta de energía eléctrica. cuando corresponda. de ser el caso. Contar con la autorización de la Administración Aduanera. Equipo de lucha contra incendio. Este recinto debe estar dotado de las condiciones de seguridad e higiene que garanticen la integridad física de las personas y las mercancías. con capacidad no menor de: 60 TM.

” . al almacén aduanero que sólo almacena mercancías líquidas a granel y que las mismas no se comercialicen por peso. Se exceptúa de la exigencia de balanzas fijas de plataforma. movilización y salida.r) Acceso permanente en línea a la información que asegure la completa trazabilidad de la mercancía. terminal terrestre o puesto de control fronterizo. j) y k) precedentes. además de los requisitos que se indican en los incisos e). aeropuerto. s) Las oficinas administrativas que se encuentran dentro del almacén aduanero deben estar ubicadas en áreas diferentes a las señaladas para el almacenamiento de mercancías. que cuente con luces de emergencia adosadas en las paredes o postes de las zonas de almacenamiento. permitiendo el adecuado control de su ingreso. la Administración Aduanera puede autorizar un área de menor superficie y balanzas distintas a las señaladas en el inciso m) que antecede siempre que cuenten con certificados de calibración vigente con valor oficial. previa conformidad de la intendencia de aduana de la circunscripción en donde opera el depósito temporal respecto de las dimensiones del área del local y de la capacidad de la balanza del almacén. y t) Sistema de iluminación instalado en los recintos del local. En el caso de los depósitos temporales que se ubiquen dentro del puerto. que se enciendan automáticamente al detectarse el corte de fluido eléctrico. a través de internet. permanencia. emitidos por el INDECOPI o por entidades prestadoras de servicios de calibración acreditadas por esta entidad pública.