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MANUAL

EXCEL INTERMEDIO

Nivelacin (Repaso de Excel bsico) 2

Frmulas y funciones5

Auditora de frmulas17

Trabajando con bases de datos.22

Validacin..34

Consolidacin de datos...40

Grficos..45

Tablas dinmicas,52

Nivelacin a Excel 2010


Generalidades de Excel 2010
Excel 2010 en una aplicacin parte del grupo de la Suite Microsoft
OfficeSystem la cual permite trabajar con hojas electrnicas de clculo las
cuales a su vez integraran a los libros (archivos de Excel). Mediante Excel
2010 y sus hojas de clculo podremos trabajar con grupos de datos (pequeos,
medianos o grandes) y a partir de esta informacin realizar clculos, anlisis de
los datos e incluso podremos crear grficos que nos permitan de una manera
ms impactante demostrar los resultados o valores obtenidos mediante un
cierto clculo.
Dentro de Excel 2010 la ventana que se abre debe tener un aspecto similar al
siguiente:

La nueva interfaz del programa (presentada desde su versin anterior 2007)


muestra elementos clsicos y otros nuevos que en conjunto optimizan el
manejo y funcionamiento del programa. Como siempre estar presente la
Barra de ttulo(a) en la parte superior de la ventana (recuerde que esta barra y
sus elementos permiten realizar las operaciones bsicas de cualquier ventana
de Windows como mover, minimizar y cerrar entre otras).
Al extremo izquierdo de la barra de ttulo se encuentra la Barra de
herramientas de accesos rpido (b) incluyendo el nuevo botn de
Personalizar mediante el cual podremos hacer ajustes a esta mini barra.
La Cinta de opciones(c)nos dar acceso a las diferentes herramientas y
comandos de programa (equivalente a los mens de comandos y barras de

herramientas de versiones anteriores), estar organizada en Fichas que


mostraran por categora diferentes Grupos de herramientas, algunos grupos
incluyen botones que permiten abrir cuadros de dialogo (algunos tradicionales,
algunos mejorados y otros nuevos) botones de accin inmediata o botones de
doble accin (la parte superior aplica el comando la inferior muestra opciones).
En cuanto a las fichas hay que mencionar que algunas de estas aparecen solo
cuando son necesarias. Por ejemplo las fichas Diseo, Presentacin y
Formato del conjunto Herramientas de grficos que solo aparecen si
tenemos seleccionado un objeto grafico seleccionado.
La cinta de opciones se puede ocultar y mostrar dando un doble clic en
cualquiera de las fichas. Cuando esta oculta y hacemos clic en alguna de las
fichas se mostrar la cinta momentneamente para que podamos trabajar con
sus opciones. Tambin podemos ocultar y mostrar la cinta de opciones
mediante le nuevo botn que se integr en la parte superior derecha de la
misma cinta / aparecer Dentro del conjunto de fichas vale la pena destacar a la
ficha Archivo (d) que sustituye al botn de Microsoft Office que apareci en
la versin 2007.

La Barra de frmulas (e) ajustable desde la versin 2007 y el Cuadro de


nombres estn por debajo de la Cinta de comandos. Los Ttulos (f) de filas y
columnas rodean y dan nombre a todas las Celdas (g) de la hoja (1048576
filas X 16384 columnas).
En la parte inferior izquierda se encuentran las Fichas y botones de control
de hojas (h) y debajo de estas se ve el indicador de Modo de celda y el botn
Grabacin de macros (i) por el lado izquierdo de la Barra de estado (j) y a la
derecha de esta estn los Accesos directos, el Zoom y el Control deslizante
del Zoom (k). Un clic derecho sobre la Barra de estado permite cambiar la
configuracin de los elementos que muestra.
Finalmente en la esquina inferior derecha de la hoja estn las Barras de
desplazamiento de la hoja (l).
La ficha Archivo es un nuevo elemento en la interfaz de Excel 2010, sustituye
al botn Office que se haba integrado en la versin 2007 el cual a su vez
reemplazo al men Archivo de las versiones 2003 y anteriores. La ficha
Archivo muestra la nueva vista Backstage que de forma inmediata muestra
datos del archivo actual en uso, opciones aplicables a este e incluso desde
aqu podremos entrar a las Opciones del programa. Las operaciones

referentes al manejo de archivos como guardar, abrir, e imprimir entre otras se


llevan a cabo desde esta vista.

FRMULAS Y FUNCIONES

FRMULAS Y FUNCIONES

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las
caractersticas de las formulas en la hoja electrnica de clculo y
como incluir referencias externas, la utilidad de las formulas
matriciales, las funciones de base de datos y la ventaja de uso de
nombres de rango.
Objetivos especficos de aprendizaje.
Al finalizar el tema el participante:

rentes mtodos para crear nombres de rango y


como usarlos

Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:

Frmulas y funciones
Nombres de rango
Excel 2010 permite asignar nombres a una celda o a un rango de celdas, una
formula o una constante. El uso de nombres de rango permite crear frmulas
de una manera ms fcil y prctica. Dicho sea de paso, los nombres de celda o
rango son referencias absolutas.
Algunos nombres de rango son creados automticamente por Excel 2010 por
ejemplo cuando se crea una tabla de Excel (herramienta Dar formato como
tabla de la ficha Inicio en el grupo Estilos) o cuando se establece un rango de
impresin.
El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de subrayado
(_) o una barra invertida (\). Los dems caracteres del nombre pueden ser
letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
No se pueden utilizar como nombres de rango letras nicas como por ejemplo
"C", "c", "R" o "r" ya que se Excel 2010 usa estos como una abreviatura para
seleccionar columnas. Tampoco pueden ser idnticos a una referencia de
celda, como Z$100 o R1C1.
No se podrn usar espacios en los nombres aun que podemos usar el carcter
de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Un nombre puede contener hasta 255 caracteres. Y no habr diferencia entre
maysculas y minsculas.
Un primer mtodo para crear nombres de rango es
utilizando la opcin Definir nombre que aparece en
el botn Asignar nombre a un rango, este botn est
en el grupo Nombres definidos de la ficha Formulas.
Al utilizar esta opcin aparece el cuadro de dialogo
Nombre nuevo en donde solo tendremos que indicar
el nombre que queremos utilizar y a que celda o rango de celdas se lo
queremos asignar.
Tambin puede hacer referencia con el nombre a una
constante o a una formula.
Solo tiene que escribir en el cuadro Hacer referencia
a: el valor constante o la frmula que requiera.

Un mtodo ms directo y prctico para


obtener el mismo resultado con nombres de
rango consiste en seleccionar la celda o
rango de celdas y asignar directamente el
nombre escribindolo en el Cuadro de
nombres que esta al inicio de la Barra de
frmulas. Presionando la tecla Enter al
terminar estaremos creando el nuevo
nombre. La celda B11 se llamara
Total_gastos (no se pueden usar espacios).
Un mtodo ms para crear nombres de celdas, consiste en tomar los textos de
las celdas ya utilizadas en la hoja y asignar estos como nombres a celdas
adyacentes. En el siguiente ejemplo podramos seleccionar las celdas que van
desde A5 hasta B19 y haciendo clic en el botn de la ficha Formulas en el
grupo Nombres definidos.se mostrara un cuadro de dialogo que nos sugiere,
por ejemplo, usar los textos de las celdas en la columna izquierda y asignarlos
a las celdas que estn a la derecha.

Una vez creados los nombres estos se pueden agregar en


cualquier frmula escribiendo el nombre, seleccionndolo de
la lista Autocompletar o seleccionndolo desde el botn
Utilizar en la frmula que se encuentra en la seccin
Nombres definidos de la ficha Formulas.
Tambin podremos tomar los nombres desde la ventana
Pegar nombre que se muestra mediante la tecla F3

Mediante la herramienta Administrador de nombres del grupo Nombres


definidos en la ficha Formulas tendremos acceso a la ventana del mismo
nombre desde donde se podrn

crear, modificar y eliminar los nombres de rango. Se mostrar cada nombre ya


sea los definidos por el usuario, los de tablas Excel y el de rango de
impresin si este se ha definido. Adems se mostrar el Valor, a que Se
refiere, el mbito y el Comentario (si existe) de cada nombre.

Un clic en el ttulo de cada columna de informacin permite ordenar la lista en


forma ascendente o descendente y mediante el botn Filtro se podrn mostrar
ms o menos nombres de acuerdo a las opciones que especifiquemos.

Tambin puede crear una lista de nombres definidos en un libro. Solo


tendremos que ubicar el cursor en alguna rea libre de la hoja de clculo y
utilizar el botn Pegar lista que se encuentra en la ventana Pegar nombre. La
lista de nombres definidos por el usuario y sus valores correspondientes se
mostraran en la hoja.

Formulas matriciales
Las formulas matriciales pueden ejecutar varias operaciones y devolver un resultado o varios
resultados. Las formulas matriciales trabajan con conjuntos de valores conocidos como
argumentos

matriciales, generalmente son rangos aunque pueden ser constantes. Estos


argumentos deben tener iguales dimensiones (mismo nmero de filas y
columnas). Las formulas matriciales se crean como cualquier frmula con la
diferencia que al terminan deberemos hacerlo presionando las teclas
Control+Mayusculas+Enter.
Las formulas matriciales se escriben entre llaves ({ }) aunque en realidad estas
no se escriben ya que Excel 2010 las inserta automticamente.
Algunas de las funciones integradas son frmulas de matriz y se deben escribir
como matrices para obtener los resultados correctos.
Un ejemplo de una formula matricial que genere un solo resultado podra ser
el siguiente. Queremos calcular el monto total de cada venta, esto es la suma
de cada venta ms el impuesto correspondiente y a continuacin queremos
sumar el total de todas las ventas para obtener el total general. Mediante
una sola formula matricial podramos obtener el resultado requerido

.
Con el mismo problema una solucin alternativa seria crear una sola frmula
matricial que genere varios resultados. En este caso deberemos seleccionar el
conjunto de celdas donde queremos que se muestren los resultados de la
formula matricial. Presionaremos la tecla F2 y escribiremos la formula en la
primera celda del rango seleccionado y terminaremos presionando las teclas
Control+Mayusculas+Enter.

Las formulas matriciales tambin pueden utilizar constantes matriciales,


esto es cuando queremos que dentro de la formula matricial algunos valores
sean siempre los mismos. Las constantes matriciales se deben escribir entre
llaves { } (en este caso si se escriben) y separar por comas (,) o punto y
coma (;) dependiendo si la formula matricial se repite en columnas o en filas
respectivamente (algunas versiones de Excel usan punto y coma para
columnas y la barra invertida para y filas).

Referencias externas
Cuando la referencia es a otra hoja de clculo deberemos anteponer a la
referencia el nombre de la hoja a la que pertenece uniendo ambos elementos
con el signo de admiracin (!) como por ejemplo Ventas!J15 o Enero 1!M14
(si el nombre de la hoja contiene espacios se requiere escribir este entre
apostrofes).
Si la referencia es hacia la hoja de otro libro debemos escribir el nombre de
este encerrado entre corchetes ([ ]) antes del nombre de la hoja por ejemplo
[Nominas.xls]Enero!B15 o [Ventas anuales]!Enero!D1 (si el nombre del
libro o de la hoja contienen espacios se requiere escribir el nombre del libro y
de la hoja entre apostrofes). Se pueden utilizar nombres de rango que se hayan
definido en las formulas con referencias externas por ejemplo
[Ventas]Importaciones!Europa.
Aunque las referencias externas se pueden escribir totalmente de forma
manual es ms prctico si utilizamos el mouse mientras creamos la frmula
para ir seleccionando los libros, las hojas y las celdas a las que aremos
referencia.
Las referencias externas incluirn la ruta del archivo en caso de que este se
encuentre cerrado al momento de trabajar con dicha frmula. Una referencia
como=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25) se mostrar as si el libro

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Presupuesto.xlsx est abierto, de lo contrario se


=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25).

ver

como

Funciones de base de datos


Las funciones de base de datos son un conjunto de funciones que permiten
realizan las operaciones ms usuales como suma, promedio, mximo y
mnimo por ejemplo, con la ventaja de poder condicionar la aplicacin de
dicha operacin. Para esto las funciones de base de datos en lugar de usar
como parmetro el rango a operar usan la referencia completa a un rango de
tabla o lista (que incluye la columna operar). Todas las columnas de tabla
podrn ser utilizadas para condicionar la aplicacin de la operacin. Para esto
debe de existir un nombre nico en cada columna de la tabla y prepararemos
un rango con los criterios o condiciones para la funcin.
La sintaxis de las funciones de base de datos es la siguiente:
=DDFUNCION(Base_de_datos,nombre_columna,criterios)
Base_de_datos es la referencia a la tabla completa (incluyendo ttulos) que
contiene columna con la informacin que queremos operar.
Nombre_columna es el nombre de la columna dentro de la base de datos sobre
la cual se aplicara la operacin. En lugar del nombre podemos especificar el
nmero de columna que le corresponde relativo a la tabla.
Criterios es el rango que condiciona la operacin. Debe incluir al menos dos
celdas (una sobre la otra). En la celda superior se especifica el nombre de la
columna que usaremos para condicionar la funcin y en la celda inferior se
indica el valor o criterio que usaremos como condicin.

En el ejemplo se sumaran nicamente las ventas (Total Venta= columna 9) de


las filas donde el Pas sea Francia.

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Los criterios de la funcin de base de datos pueden incluir ms de un dato para


condicionar la aplicacin de la funcin. Cada dato que se agregue hacia abajo
acta como una condicionante O.

En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas


donde el Pas sea Francia o Reino unido.
El rango de criterios puede condicionar la funcin usando ms de una columna
como criterio. En este caso cada columna acta como una condicionante Y.

En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas


donde el Pas sea Francia y el Ao sea 2006.
El rango de criterios se puede extender tantas filas o columnas como sea
necesario lo que permitir condicionar la aplicacin de la funcin tanto como lo
necesitemos. Haciendo de esta manera clculos ms complejos.

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En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas


donde el Pas sea Francia, el Ao sea 2006 y el Total Venta sea menor a mil,
o las filas done el Pas sea Reino Unido y el Total Venta sea menor a mil o
las filas donde el Pas sea Irlanda y el Ao sea 2007.
Entre las funciones ms
comunes para base de
datos estn:
FUNCIN
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDPROMEDIO
BDSUMA

Cuenta las celdas que


contienen un nmero
Cuenta las celdas que
contienen un valor
Obtiene el valor mximo
Obtiene el valor mnimo
Obtiene el producto de los
valores indicados
Obtiene el promedio de los
valores indicados
Obtiene la suma de los
valores indicados

Funciones lgicas
Adems de la funcin Si() Excel cuneta con otras funciones dentro de la categora de
funciones lgicas que podemos utilizar para el manejo de valores y resultados lgicos.
Y(): devuelve Verdadero si todos los argumentos especificados (hasta 255) son
verdaderos de lo contrario devuelve Falso.
Sintaxis: Y(valor_logico1,valor_logico2...)
Valor_logico1, valor_logico2, son entre 1 y 255 argumentos que se pueden evaluar
como verdadero o falso

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O(): devuelve Verdadero si alguno de los argumentos especificados (hasta 255) es


verdaderos de lo contrario devuelve Falso.
Sintaxis: O(valor_logico1,valor_logico2...)
Valor_logico1, valor_logico2, son entre 1 y 255 argumentos que se pueden evaluar
como verdadero o falso.

SI.ERROR(): devuelve el valor especificado si la formula se evala como error, de lo


contrario devuelve el resultado de la frmula.
Sintaxis: SI.ERROR(formula,varor_para_devolver)
Formula es una frmula que ser evaluada.
Valor para devolver es el valor que queremos
regresar en caso de que la formula se evale
como errnea.

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VERDADERO(): Devuelve el valor lgico Verdadero.


Sintaxis:VERDADERO()
FALSO(): Devuelve el valor lgico Falso.
Sintaxis: FALSO()
Funciones de Fecha y hora.
DIAS360(): regresa el nmero de das entre dos fechas tomando como base un ao de
12 meses de 30 das cada uno.
Sintaxis: DIAS360(fecha_inicial,fecha_final)
Fecha inicial y fecha final son argumentos vlidos de fecha.
DIAS.LAB(): regresa el nmero de das entre dos fechas tomando en cuenta solo los
das hbiles. Se pueden agregar fechas para eliminar das festivos.
Sintaxis: DIAS.LAB(fecha_inicial,fecha_final,festivos).
Fecha inicial, fecha final y festivos son argumentos vlidos de fecha.
DIA.LAB(): calcula la fecha laborable futura (valores positivos) o pasada (valores
negativos) de acuerdo al nmero de das que se indiquen. Se pueden agregar fechas
para eliminar das festivos o vacaciones.
Sintaxis: DIA.LAB(fecha_inicial,dias,festivos).
Fecha inicial y festivos son argumentos vlidos de fecha.
Das es un nmero de das hbiles que se cuentan a futuro si son positivos o hacia atrs
si son negativos
FECHA.MES(): devuelve la fecha correspondiente a el nmero de meses que se
indiquen posteriores (valores positivos) o anteriores (valores negativos) a partir de la
fecha indicada.
Sintaxis: FECHA,MES(fecha_inicial,meses).
Fecha inicial es un argumento vlido de fecha.
Meses es un numero de meses a futuro si el valor es positivo o hacia atrs si el valor es
negativo.

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FIN.MES(): devuelve la fecha del fin del mes tantos meses posteriores (valores
positivos) o anteriores (valores negativos) a partir de la fecha indicada.
Sintaxis: FIN.MES(fecha_inicial,meses).
Fecha inicial es un argumento vlido de fecha.
Meses es un numero de meses a futuro si el valor es positivo o hacia atrs si el valor es
negativo.

NUM.DE.SEMANA(): devuelve el nmero de semana en el ao correspondiente a la


fecha indicada.
Sintaxis: NUM.DE.SEMANA(fecha).
Fecha es un argumento vlido de fecha.
FRAC.AO(): devuelve la fraccin del ao que representa la diferencia en das entre
dos fechas dadas.
Sintaxis: NUM.DE.SEMANA(fecha_inicial,fecha_final)
Fecha inicial y fecha final son argumentos vlidos de fecha.

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AUDITORIA DE FRMULAS

AUDITORIA DE FRMULAS
Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la funciones
que pueden ayudarle a revisar y auditar las formulas existentes en
las hojas de clculo.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
celdas dependientes y errores en las formulas.
Ventana de inspeccin y Evaluar formula
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
celdas precedentes, dependientes y con error
formulas
para usa mostrar, inspeccionar y evaluar formulas

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Auditoria de formulas
Precedentes y dependientes
Las herramientas del grupo Auditoria de frmulas en la ficha Formulas
permiten revisar las formulas existentes en las hojas de Excel. El botn
Rastrear precedentes
permite cada vez que le damos clic
ver cul es el origen de un valor generado por una formula. En otras palabras
cada que le damos clic muestra que celdas esta involucradas de forma directa
o indirecta con la frmula que se est auditando colocando flechas de color
azul a partir de ella (solo se puede aplicar en celdas que contengan frmulas).

El botn Rastrear dependientes permite por su parte ver en que formulas est
involucrado el valor de la celda actual. Cada vez que le damos clic agrega un
nivel ms de flechas azules que indican hasta donde influye el valor de la
celda. En una frmula intermedia se puede aplicar el rastreo de
precedentes y dependientes al mismo tiempo.

El botn Quitar flechas permite quitar todas las flechas de auditora que se
hayan colocado si le damos clic directamente. Si le damos clic en su botn de
opciones se podrn quitar uno por uno los niveles de precedentes o
dependientes que hayamos puesto

18

Comprobacin y rastreo de errores


El botn Comprobacin de errores muestra el cuadro
de dialogo del mismo nombre si le damos clic
directamente. En este cuadro de dialogo se mostraran
y describirn los errores que contenga la hoja. Los
botones Anterior y Siguiente permitirn ver uno a uno todos los errores que se
encuentren. Con el botn Seguimiento de error se colocaran flechas que
muestran las celdas relacionadas con el origen del error que se est revisando.
Omitir error permite marcar los errores de tal forma que se pasen por alto en
los siguientes rastreos de error.

El botn Modificar en la barra de frmulas permite editar y corregir la frmula


que se esa revisando y el botn Ayuda sobre este error abre la herramienta
de ayuda de Excel 2010.

Mostrar formulas
Este botn activa la funcin que permite que todas las celdas de la hoja
muestren su contenido real y no el valor que producen. Es decir las formulas se
mostraran tal cual estn escritas en lugar del valor que se genera a partir de
ellas. Trabajando de esta manera se pueden seguir escribiendo y modificando
frmulas pero solo se mostrar su resultado cuando desactivemos esta funcin.
Daremos de nuevo clic en la herramienta si queremos desactivar la funcin y
regresar al modo normal.

19

Ventana de inspeccin
Mediante el botn Ventana de inspeccin Excel 2010pone a nuestra
disposicin una herramienta mediante la cual podremos ir recabando
informacin de diferentes celdas de cualquier hoja y de cualquier libro para
concentrarla en un solo lugar desde donde poder consultarla la Ventana de
inspeccin. Generalmente usamos esta herramienta cuando creamos
frmulas que involucran valores de otras hojas e incluso en otros libros y
queremos tenerla a la mano. En la ventana se mostrara para cada inspeccin
el nombre de la celda, el nombre de rango que pudiera tener asignado, el
valor que muestra o contiene, el valor real en el caso de las formulas y el
nombre del libro y hoja a la que pertenece cada inspeccin. Adems un doble
clic encada inspeccin nos permite ir la celda referida.

Mediante el botn Agregar inspeccin se irn agregando los datos que


queremos recabar. La celda a inspeccionar se puede seleccionar previamente
o al momento que aparece el cuadro de dialogo Agregar inspeccin.

La Ventana de inspeccin se puede acoplar en cualquier extremo de la


ventana de Excel y mantendr las inspecciones aunque la cerremos
mostrndolas nuevamente al abrirla nuevamente. Si queremos desechar las
inspecciones las seleccionaremos y aremos clic en el botn Borrar
inspeccin.

20

Evaluar formula
Mediante el botn Evaluar formula se mostrar el cuadro de dialogo del mismo
nombre. Antes de usar esta herramienta nos debemos colocar en la celda que
contiene la formula a evaluar. La herramienta nos permite ver paso a paso
como se va calculando una formula hasta llegar a su resultado final.
Deberemos de dar clic en el botn Evaluar para que cada referencia se
convierta en el valor que representa y para que cada operacin se aplique
segn la secuencia que le corresponda.

Se puede de esta manera revisar con calma como se genera cualquier valor en
forma progresiva.
El botn Paso a paso para entrar mostrara cual es el
contenido de la referencia que est a punto de ser auditada. Si est es una
formula el botn Evaluar se aplicara sobre este contenido.
Usaremos el botn Paso a paso para salir para regresa a la
formula principal.

21

TRABAJANDO CON BASES DE DATOS

TRABAJANDO CON BASE DE DATOS

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las funciones
de las diferentes herramientas que posee Excel 2010
especializadas para el manejo de datos.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
las diferentes opciones para ordenar la informacin
los datos en Excel 2010
Formulario
ales
los Filtros avanzados
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:

Subtotales

22

Trabajando con base de datos


Ordenar
Para ordenar la informacin en las hojas de Excel puede
hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico
campo o puede ordenar la lista por diferentes campos a
la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar
una lista en base a uno de los datos, debemos
posicionarnos en la columna que contiene el dato que
marcara el orden, despus puede usar las opciones
Ordenar de menor a mayor/Ordenar de la A a Z u Ordenar de mayor a
menor/Ordenar de Z a A que aparecen en el men del botn Ordenar y filtrar
de la ficha Inicio en la seccin Modificar o podemos hacer clic en uno de los
botones del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos para que la ordenacin
sea ascendente o descendente respectivamente.
Para ordenar los datos usando ms de un criterio haremos clic en la
opcin Orden personalizado del botn Ordenar y filtrar o en el
botn Ordenar que est en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Datos.
En ambos casos aparecer el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar haciendo clic en el botn
pulsando Agregar nivel para aadir un campo o Columna, se podr
especificar si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color de celda o
color de fuente o icono en la columna Ordenar segn, y el Criterio de
ordenacin, donde elegimos si el orden es De menor a mayor, De mayor a
menor, alfabtico (A a Z o Z a A) o si se sigue el orden de una Lista
personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los
nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera
correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,
ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin
seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia (abajo al


centro del cuadro de dialogo), aumentamos o disminuimos la prioridad de
ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel
de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente

23

En la parte superior derecha tenemos el botn Opciones..., este botn sirve


para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar
ms opciones para efectuar la ordenacin.

Subtotales
Mediante la herramienta Subtotal del grupo Esquema en la ficha
Datos se podrn obtener rpidamente resultados desde una lisa o
tabla de datos. La herramienta abre el cuadro de dialogo
Subtotales en el cual estableceremos los parmetros para que
Excel 2010 calcule los subtotales que requerimos.
En el cuadro combinado Para cada cambio en
seleccionamos el nombre de la columna que
contiene los elementos o grupos por los que desea
realizar el subtotal de los valores de las dems
columnas. Normalmente antes de aplicar la
herramienta Subtotales ordenamos la tabla o lista
de datos y usamos en este parmetro el nombre
de la columna que usamos como primer criterio al
ordenar.
En
el
cuadro
combinad
Usar
funcin
seleccionamos la (suma, promedio, mximo, etc.)
funcin que desea utilizar para realizar el subtotal
o clculo de los valores.
En Agregar subtotal a activaremos una o ms casillas para especificar las
columnas que contienen los valores de los que desea obtener el subtotal.
Al dar clic en el botn Aceptar se crearan y agregaran a los datos los
resultados de los subtotales y se estructurara el esquema resultante.

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En la barra de esquema que aparece a la izquierda de la hoja podremos dar


clic en los botones de Nivel
para ver respectivamente solo el Total
general con el 1, el Total general y los Subtotales con el 2 o el nivel de
detalle con el 3.
Tambin se agregaran botones adicionales en cada Nivel y grupo de corte
para ocultar o mostrar el detalle de dicho nivel.

Podremos utilizar tantas veces como queramos la herramienta Subtotal sobre


un mismo rango de datos quiz para obtener diferentes resultados como
Suma, Promedio, Mximo, etc. Cada nuevo clculo reemplazara al anterior al
menos que se desactive la opcin Reemplazar subtotales actuales, en este
caso se acumulara el nuevo resultado con el anterior crendose un nuevo nivel
de esquema.
Cuando queramos regresar los datos a su estado original usaremos el botn
Quitar todos del cuadro de dialogo Subtotales.
Agrupa y esquema
Cuando los datos de nuestra hoja en Excel son muy extensos ya sea en forma
horizontal o vertical podremos utilizar las herramientas Agrupar y
Desagrupar del grupo Esquema en la ficha Datos.

La herramienta Agrupar presenta dos opciones Agrupar y Autoesquema.


Agrupar se usa para agrupar filas o columnas previamente seleccionadas, esto
coloca al final de la seleccin un botn que permite contraer y expandir el
esquema o grupo que se ha creado. Se podrn crear grupos dentro de grupos
es decir se pueden crear esquemas con diferentes niveles de agrupamiento.

25

Datos antes de ser agrupados

Datos con grupos de filas (observe la barra de esquema)

El Autoesquema por su parte se puede aplicar en hojas que contengan


formulas. Excel de acuerdo a las referencias de celda que contengan dichas
formulas podr sugerir de forma automtica un mtodo de agrupacin.

Datos con frmulas y sin agrupar

26

Datos con Autoesquema aplicado

Formulario
Un Formulario de datos puede ser utilizado para ver, buscar, cambiar,
agregar y eliminar los registros(filas) de una lista o una base de datos (tabla
o lista de datos).
Para hacer uso de un Formulario haga clic una celda de la lista o base de
datos en la que desee manipular los registros y presione las teclas Alt+T y
despus F.
El Formulario se abre y ya podremos manipular los datos. Haremos clic en el
botn Nuevo para ingresar un nuevo registro, escriba la informacin para el
nuevo registro, use la tecla Tabulador y la combinacin de teclas
Maysculos+Tabulador para moverse entre los campos. Al terminar presione
la tecla Enter para agregar el registro.

Puede usar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para moverse
entre los registros y el botn Eliminar para eliminar el registro actual.
El botn Criterios muestra el formulario en blanco y permite establecer criterios
de bsqueda o valores de filtro para que solamente se muestren los registros
encontrados bajo ese criterio. Con el botn Formulario regresamos a la vista
normal del formulario para revisar los registros bajo los criterios establecidos.

27

Bajo esta modalidad con el botn Borrar se desaparecen todos los criterios y
se deja en blanco el formulario listo para volverse a usar.
Filtros
Mediante los filtros podremos obtener de una tabla o un lista de datos solo
aquella informacin que nos interese. En otras palabras filtrar es seleccionar
mediante criterios o condiciones la informacin que queremos ver. Excel 2010
permite aplicar dos tipos de filtros, el Filtro (conocido tambin como Autofiltro)
y los Filtros avanzados.
Autofiltros
Podemos aplicar los Autofiltros colocando nuestro cursor en
cualquier celda del rango de datos a utilizar y desde la
herramienta Ordenar y filtrar del grupo Modificar en la ficha de
Inicio haciendo clic en la opcin Filtro o mediante la herramienta
Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Cualquier de
las dos opciones agregara en la primera fila de nuestros datos los
botones de filtro.

Una vez que tengamos a nuestra disposicin los botones de


filtro podremos hacer clic en cualquiera de ellos y mostrar la
lista de opciones y comandos que podemos aplicar en la
columna correspondiente para ir filtrando la informacin.
El filtro inicialmente nos proporciona herramientas para cambiar
el orden en que estn acomodados los datos. En la parte
inferior de la lista que aparece podremos indicar en forma
directa cuales son los valores que queremos ver marcando la
correspondiente casilla de verificacin.

28

La opcin Filtrar por color muestra las opciones disponibles para filtrar usando
colores de fuente, clores de celda o iconos que se hayan aplicado a los
datos de la columna.

Las opciones Filtros de numero o Filtros de texto(dependiendo del contenido


de la columna) muestran una serie de sugerencias para condicionar el filtro, al
final de la lista de sugerencias esta la opcin Filtro personalizado, esta y la
mayora de las opciones abren el cuadro de dialogo Filtro personalizado
donde podemos establecer hasta dos condiciones para el filtro.

Cuando el dato a filtrar sea un texto se podrn utilizar los caracteres comodines
*y? para establecer los criterios. Para los datos numricos estar disponible la
opcin Diez mejores que permite filtrar los valores seleccionando cierta
cantidad o porcentaje de los mismos ya se los ms altos o los ms bajos.

29

Mientras ms filtros activemos la informacin se filtra en mayor medida hasta


llega a quedar solo con los datos que nos interesan. Para indicar que filtros
estn activos Excel 2010 muestra un icono en forma de embudo en el boto de
filtro en lugar de la flecha que normalmente tienen.

Para quitar los filtros, seleccionaremos de


entre las opciones que muestra el filtro la
opcin Borra filtro de, esto se har en cada filtro que queramos desactivar.
Si queremos desactivar todos lo filtro al mismo tiempo utilizremos la
herramienta Borrar del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

Avanzados
Para realizar filtros ms complejos que no se puedan lograr con los Autofiltros
utilizaremos los Filtros avanzados. Para utilizar los Filtros avanzado
previamente deberemos de preparar un rango de criterios. Criterios es el
rango que condiciona el filtro. Debe incluir al menos dos celdas (una sobre la
otra). En la celda superior se especifica el nombre de la columna que usaremos
para condicionar el filtro y en la celda inferior se indica el valor o criterio que
usaremos como condicin.
Deberemos de hacer clic en la herramienta Avanzadas del grupo Ordenar y
filtrar de la ficha Datos para abrir el cuadro de dialogo Filtro avanzado. En el
deberemos de indicar cul es el rango que ocupa nuestra informacin en el
cuadro de texto Rango de lista (si colocamos previamente el cursor sobre
alguno de los datos la herramienta detecta todo el rango automticamente). En
el cuadro Rango de criterios indicaremos cual es el rango que ocupan los
criterios previamente preparados. Al hacer clic en el botn Aceptar los datos
sern filtrados usando la opcin que est activa de forma predeterminada
Filtrarla lista sin moverla.

Los criterios del Filtro avanzado pueden incluir ms de un dato para realizar el
filtro. Cada dato que se agregue hacia abajo acta como una condicionante O.

30

El rango de criterios puede condicionar el filtro usando ms de una columna


como criterio. En este caso cada columna acta como una condicionante Y.

El rango de criterios se puede extender tantas filas o columnas como sea


necesario lo que permitir condicionar el filtro tanto como lo necesitemos.
Haciendo de esta manera filtros ms complejos y exactos.

El ejemplo desarrollado en las imgenes no se puede efectuar mediante los


Autofiltros.
Si en la seccin Accin del Filtro avanzado seleccionamos Copiar a otro
lugar deberemos de especificar en qu posicin de la hoja queremos colocar el
resultado del filtro (cosa que no puede hacer el Autofiltro). Este rango de salida
incluir automticamente los ttulos de cada columna adems de los datos
filtrados. Podemos optar por reparar previamente el rango de salida colocando
en ste los ttulos de la informacin que queremos obtener en el orden que ms
nos convenga.

31

Si activamos la opcin Solo registros nicos


resultado del filtro omitir las filas que se
repitan.

el

Vistas personalizadas
Las Vistas personalizadas permiten guardar un conjunto de valores de
visualizacin e impresin a los que se puede dar un nombre y se pueden
aplicar a un libro.
Se pueden crear ms de una vista del mismo libro para guardar una
configuracin de presentacin especfica como por ejemplo el ancho de
columnas, la altura de las filas, filas y columnas ocultas, selecciones de celdas,
configuracin de filtros y de ventana y la configuracin de impresin como por
ejemplo la configuracin de pgina, los mrgenes, encabezados y pies de
pgina y configuracin de la hoja de una hoja de clculo para poder aplicar
dicha configuracin rpidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario.
Tambin puede incluir un rea de impresin especfica en una vista
personalizada.
Puede crear varias vistas personalizadas por hoja de clculo, pero slo se
puede aplicar una vista personalizada a la hoja de clculo que estaba activa
cuando cre la vista personalizada. Si ya no necesita una vista personalizada,
puede eliminarla.

32

Para crear una vista personalizada en una hoja de clculo, cambie la


configuracin de presentacin e impresin que desea guardar en una vista
personalizada. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el
botn Vistas personalizadas
En el cuadro de dialogo que aparece; Vistas personalizadas haga clic en el
botn Agregar.

En el cuadro Agregar vista use el cuadro de texto Nombre para, escribir el


nombre de la vista que esta por crear. En Incluir en la vista, active las casillas
de las opciones de configuracin que desea incluir.

Para utilizar una Vista personalizada pase a la ficha Vista, y en el grupo


Vistas de libro, haga clic en el botn Vistas personalizadas.

Ya en el cuadro Vistas haga clic en el nombre de la vista que desea usar y, a


continuacin, haga clic en el botn Mostrar. Tambin puede eliminar una Vista
personalizada solamente haga clic en el nombre de la vista que desea eliminar
y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

33

VALIDACIN

VALIDACIN

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la forma de
aprovechar la herramienta Validacin.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
validacin.
validaciones.
en las validaciones.
Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
plicar validaciones en la hoja de
clculo.

34

Validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional en el sentido de
que nos permite detectar ciertas caractersticas en los datos. La validacin
permite definir cuales datos sern aceptados como vlidos o cuales de los
datos ya existentes son vlidos. Incluso puede mostrar un mensaje de entrada
y de error si un dato entrante no es vlido.
Para aplicar una validacin seleccionamos la celda o celdas que queremos
validar y accedemos a la ficha Datos y hacemos clic en el botn Validacin de
datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos. Un clic en su
parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Validacin de datos,
si damos clic en su parte inferior muestra una serie de opciones.

Tipos de validacin
En el cuadro de dilogo Validacin de datos podremos elegir entre varios
tipos de validacin. El cuadro combinado Permitir muestra las opciones
Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y Personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo
permitir nmeros enteros en las celdas que se estn validando, si el usuario
intenta escribir un nmero con fraccin decimal, se producir un error.

Si seleccionamos Nmero entero, Decimal, Fecha, Hora y Longitud


de texto podremos restringir los valores permitidos en el rango de
celdas con las opciones que se especifiquen en los dems controles.
En el cuadro combinado Datos estableceremos un valor
condicionante que se complementara con los valores que
especifiquemos en los cuadros Valor, Mnimo y Mximo para usar
colmo lmites.

35

En cuanto a la opcin Lista est la utilizaremos cuando los datos validos


debern sujetarse a una lista de valores predefinidos. En este caso aparecer
el control Origen donde podremos escribir una lista de valores separados por
coma (usando un mximo de 255 caracteres) o especificar el rango dentro de
la hoja que contiene los valores de la lista.

La opcin Personalizada permite establecer frmulas que permitan definir


cules son los criterios para considerar el dato como vlido.
Mensajes de entrada
En la ficha Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se
muestre al seleccionar cualquier celda del rango al que se le aplique la
validacin. Este mensaje puede servir para informar qu tipos de datos son
considerados vlidos para esas celdas como deben ser los datos que
queremos introducir.

36

Mensaje de error
La ficha Mensaje de error nos permite establecer un mensaje personalizado
que deseamos se muestre al usuario cuando introduzca en las celdas un valor
incorrecto (en lugar del mensaje preestablecido)

.
En realidad la parte importante de esta ficha es la opcin Estilo que permite
cambiar el estilo Grave que hace que la validacin sea estricta por los estilos
Advertencia o Informacin que permiten que las validaciones sean flexibles.
En el mensaje de error no solo cambiara el cono del aviso sino que adems
cambian los botones del mensaje de error.

37

Podemos aplicar una validacin ya existente en un rango de


celdas en otro mediante un sencillo proceso de copia.
Deberemos seleccionar la celda o celdas que ya poseen la
validacin y presionamos las teclas CTRL+C o usamos
cualquier otro mtodo para habilitar el proceso de copia.
Nos colocamos en la celda o celdas que recibirn la copia y
abriremos la ventana Pegado especial (ficha Inicio seccin
Portapapeles, parte inferior del botn Pegar)
En esta ventana seleccionaremos dentro de la seccin Pegar la opcin
Validacin para que se haga la copia de la validacin de un rango a otro.

Adems de utilizar la Validacin para restringir la entrada de datos podemos


aplicar esta herramienta para revisar informacin ya existente en una hoja de
Excel.
Se aplica en las celdas que ya contienen los datos la validacin que se requiera
y posteriormente utilizamos la opcin Rodear con un circulo datos no
validos que aparece al darle clic al botn Validacin de datos de la ficha
Datos seccin Herramientas de datos. Esto har que Excel resalte los datos
que no cumplen con las validaciones establecidas (Ver imagen 53).

38

La opcin Borrar crculos de validacin elimina los crculos de la hoja.


Si queremos eliminar validaciones que se hayan agregado a el libro de Excel
deberemos seleccionar las celdas que poseen la validacin que queremos
eliminar y posteriormente abrir la ventana Validacin de daos. Haremos clic
en el botn Borrar todos que se encuentra en la esquina inferior izquierda de
la ventana y se habrn eliminando las validaciones.

39

CONSOLIDACIN DE DATOS

CONSOLIDACION DE DATOS

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir la forma de
obtener una consolidacin.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
Excel 2010.
consolidacin por formulas.
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:
Consolidacin.
consolidar.

40

Consolidacin de datos
Consolidacin por posicin
Para consolidar datos de diferentes hojas del mismo libro
o incluso desde otros libros podremos usar la herramienta
Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Herramientas de datos.
El cuadro de dialogo que abre la herramienta nos permite
especificar qu operacin queremos aplicar al momento de
realizar el consolidado. En el cuadro combinado Funcin
se sugiere Suma como la operacin predefinida pero se
puede cambiar por alguna de las funciones de uso ms frecuente. Puede usar
cualquiera de las funciones Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto,
Contar nmeros, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
Con la herramienta Consolidar puede combinar informacin procedente de
hasta 255 hojas de clculo de apoyo en una hoja maestra.
En el cuadro de texto Referencia deberemos especificar uno a uno los rangos
que queremos consolidar y los iremos agregando al cuadro de lista Todas las
referencias mediante el botn Agregar. De sr necesario se eliminaran los
rangos especificados con el botn Eliminar.

Al dar clic en el botn Aceptar la herramienta efecta una Consolidacin por


posicin en este caso, Excel recopila informacin de las celdas de la misma
posicin situadas en cada una de las hojas. Es decir para obtener resultados
correctos se debe colocar en todas las hojas involucradas la informacin de
forma idntica en cuanto a su estructura. Si no es as, los resultados que se
generen no sern correctos.

Consolidacin por categora


Si utilizamos las opciones de la seccin Usar rtulos en entonces se aplica
una Consolidacin por categora, Excel utiliza rtulos de columnas y/o filas
como base para asociar hojas de clculo.

41

Excel buscara cada dato numrico en las todas hojas identificndolo por los
rtulos que le acompaen (primera fila y/o primera columna del rango).

Normalmente los resultados de una consolidacin son independientes de los


datos de origen, es decir los cambios realizados posteriormente en las hojas de
clculo fuente no afectarn el resultado de la consolidacin a menos que esta
se repita.

Cuando se utiliza la opcin Crear vnculos con los dato de origen, la


consolidacin genera un Esquema con vnculos hacia los datos de origen lo
que permite que este tipo de consolidacin se actualice cuando hay cambios en
los datos de origen.

42

Consolidacin con vnculos


Otra tcnica para consolidar datos de diferentes hojas e incluso de diferentes
libros es mediante frmulas que incluyan referencias externas.
Cuando la referencia es a otra hoja de clculo deberemos anteponer a la
referencia el nombre de la hoja a la que pertenece uniendo ambos elementos
con el signo de admiracin (!) como por ejemplo Ventas!J15 o Enero 1!M14
(si el nombre de la hoja contiene espacios se requiere escribir este entre
apostrofes).
Si la referencia es hacia la hoja de otro libro debemos escribir el nombre de
este encerrado entre corchetes ([ ]) antes del nombre de la hoja por ejemplo
[Nominas.xls]Enero!B15 o [Ventas anuales]!Enero!D1(si el nombre del
libro o de la hoja contienen espacios se requiere escribir el nombre del libro y
de la hoja entre apostrofes)
Podemos estructurar frmulas que permitan tomar datos de diferentes hojas
para concentrarlas en un gran resultado.

Vale la pena aclarar que en este tipo de frmulas se puede aplicar cualquier
tipo de operacin y que los datos que tomamos pueden ser de diferentes
celdas en cada hoja. Por otra parte este tipo de frmulas es ms fcil crearlas
apoyndonos con el mouse para ir seleccionando los libros, hojas y celdas
que contienen los datos.
Consolidacin con frmulas 3D
Otro tipo de frmula que nos puede ayudar a realizar consolidaciones es la que
incluye referencias de tipo3D. Esta referencia la utilizamos para hacer
referencia a celdas que ocupan la misma posicin en un rango de hojas. La
referencia 3D se puede hacer a una celda o a un rango de celdas y siempre
va precedida de un rango de hojas (hoja inicial y hoja final) que se unen
mediante dos puntos (:) y esto se une a la referencia de celdas con el signo de
admiracin
(!)
por
ejemplo
=SUMA(Hoja1:Hoja10!B15)
o
=PROMEDIO(ENERO 1:ENERO5!D5:D32) (si el nombre de la hoja inicial o
la hoja final contienen espacios se requiere escribir este entre apostrofes).
Generalmente usamos este tipo de referencias en combinacin con algunas
funciones de Excel 2010 (SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR,
CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA,
DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA).

43

Para poder usar este tipo de referencia es necesario que se cumplan dos
condiciones. Que la formula opere (por lmenos en su parte 3D) en la misma
celda en todas las hojas a las que se har referencia

Para escribir este tipo de formula o referencia 3D daremos clic en la hoja inicial
que contiene el dato a operar y a continuacin daremos clic en la celda que
contiene el dato. Presionaremos la tecla mayscula mientras seleccionamos la
ltima hoja que vamos a operar. Terminaremos presionando la tecla Enter.
Las hojas para la referencia 3D se deben colocar juntas. Si movemos alguna
hoja dentro de este grupo tambin se incluir en el clculo de la formula 3D. Si
se mueve fuera del grupo sus valores dejan de tomarse en cuenta.

44

GRAFICOS

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las
caractersticas de los diferentes tipos de grficos que se pueden
agregar a las hojas de Excel 2010.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:

GRFICOS

Excel 2010
aplicar a los grficos en Excel 2010
usar en Excel 2010
Beneficios:
Al concluir el tema el participante obtendr:
2010
Excel 2010

45

Grficos
Creacin de grficos
Una de las principales tareas que realizamos en Excel 2010 es la creacin de
grficos. Cualquier conjunto de datos numricos se puede mostrar de una
manera visual que permita mostrar de forma fcil y directa las ideas que
queremos transmitir. Cualquier rango de valores puede ser la base para
nuestros grficos. Adicionalmente puede agregarse una fila y/o una columna de
textos que se utilizaran para rotular las diferentes partes del grfico.
Al crear grficos en Excel es importante que identifiquemos a los elementos
que los integraran. Estos elementos pueden ser diferentes entre los distintos
tipos de grfico.

Los elementos ms usuales son

: Elemento
rea del grafico

rea de trazado
Eje horizontal (Categoras)

Eje vertical (series)

Titulo
Leyenda
Serie(s)

Funcin
Es el rea total que ocupara el grafico, sobre
esta rea se encuentran todos los elementos
que lo integran.
Es el rea sobre la cual se dibuja el grafico
Eje que se encuentra en la parte inferior
sobre el cual se distribuirn los puntos u
ocurrencias del grafico (Categoras).
Eje que se encuentra en la parte izquierda.
Muestra la escala que se utiliza para medir
la informacin. Da valor a cada elemento de
los datos que queremos graficar. (Series).
El ttulo principal del grfico.
Nombre de cada serie de datos que se
muestra sobre el grafico.
Conjunto de datos a mostrar en el grfico.

Algunos tipos de grfico (barras, columnas, reas, lneas, etc.) tienen


normalmente dos ejes que se utilizan para medir y
clasificar los datos: un eje vertical (denominado
tambin eje de valores o eje y) y un eje horizontal
(conocido tambin como eje de categoras o eje
x). Los grficos 3D tienen un tercer eje, el eje de
profundidad (denominado tambin eje de series o eje z), que permite
representar los datos a lo largo de la profundidad de un grfico. Los grficos
radiales no tienen ejes horizontales (categoras), y los grficos circulares y de
anillos no tienen ningn eje.

46

En Excel 2010, es fcil crear grficos de aspecto profesional. Con el cursor


colocado sobre alguno de los datos a graficar daremos clic en la herramienta
que corresponda al tipo de grafico que deseamos generar de entre las
opciones disponibles en el grupo Grficos de la ficha Insertar.
Cada tipo de grafico muestra subtipos o variantes e incluso
en algunos casos modelos en formato 3D. Basta con
seleccionar alguno de estos y tendremos inmediatamente el
grafico incrustado en nuestra hoja.
Si damos clic en el botn de la parte inferior derecha del
grupo Grficos aparecer el cuadro de dialogo Insertar
grafico que muestra todos los tipos de grficos disponibles.

Otra opcin consiste en presionar la tecla F11, la cual crea inmediatamente un


grfico de columnas y lo coloca en una hoja nueva.

Editar y modificar grficos


Ya creado un grfico este se puede modificar usando las
herramientas de las fichas Diseo, Presentacin y
Formato que aparecen en el grupo
Herramientas de grficos.
La ficha Diseo posee herramientas que cambian el aspecto general del
grfico El grupo Tipo posee un par de herramientas mediante las cuales se
puede Cambiar el tipo de grafico o Guardar como plantilla el diseo actual.

47

Las herramientas del grupo Datos por su parte permiten convertir las series en
categoras y viceversa con el botn Cambiar entre filas y
columnas y redefinir la seleccin de datos del grfico con
el botn Seleccionar datos. El grupo Diseos de grafico
nos ofrece una serie de diseos preestablecidos como
sugerencias de formato mientas que el grupo Estilos de
diseo presenta una serie de formatos o estilos que podemos aplicar al
grfico.

Finalmente estn los grupos Ubicacin y Modo (NUEVO)


con los botones Mover grfico y Borrador (NUEVO)
respectivamente. Mover grafico permite colocar el grafico
en una hoja diferente a la actual mientras que el botn
Borrador permite indicar que el grafico o grficos se
presenten en un modo Normal o en Modo de borrador (reduciendo su calidad
visual).
Las herramientas en la ficha Presentacin permiten agregar elementos al
grafico como ttulos, leyendas, etiquetas o lneas de tendencia entre otras.
En el grupo Seleccin actual se podr
seleccionar algn elemento del grfico y realizar
cambios en su formato o restablecerlo a su
estado original, la herramienta Aplicar formato a
la seleccin abre un cuadro de dialogo con
todas las opciones aplicables a la seleccin actual.

El grupo Insertar permite agregar al grafico


Imgenes de archivo, Formas y Cuadros de
texto. En el grupo Etiquetas las herramientas
permiten modificar los elementos textuales de
apoyo del grafico (Ttulos, Rtulos, Leyendas, Etiquetas de
datos e incluso Tablas).

48

El grupo Ejes permite configurar los


Ejes y las Lneas de la cuadricula del
grfico. El grupo Fondo permite hacer
ajustes en cuanto al rea de trazado para los grficos
de dos dimensiones y los planos o paredes y la posicin para los
grficos3D.
El grupo Anlisis permite con sus
herramientas agregar elementos especiales
como Lneas de tendencia, Barras de error,
lneas y barras especiales.
El ltimo grupo Propiedades permite cambiar el nombre del
grfico.

Finalmente en la ficha Formato reaparece el grupo Seleccin


actual y los grupos Estilos de forma, Estilos de WordArt,
Organizar y Tamao mediante los cuales se pueden hacer
cambios ms precisos en el elemento del grafico que este
seleccionado. De hecho la mayora de los cambios que se apliquen
desde cualquiera de las tres fichas afectaran nicamente al
elemento o parte del grafico que este seleccionada.
La mayora de las herramientas muestra dentro de sus opciones la
opcin Ms opciones demediante la cual se puede abrir el
cuadro de dialogo con todos valores aplicables o modificables de la
herramienta. Tambin un doble clic en cualquier elemento del

49

grafico mostrar directamente el cuadro de dialogo correspondiente.


Esta caracterstica se haba eliminado en la versin 2007 de Excel.

Minigrficos
Una novedosa innovacin en la versin 2010 de Excel es
la aparicin de los Minigrficos. Mediante los
minigrficos se pueden mostrar en una sola celda o en
un conjunto de celdas grficos simplificados de los datos.
Para crear minigrficos deberemos seleccionar los datos
que queremos graficar y haremos clic en cualquiera de las tres herramientas
Lnea, Columna o Ganancia o perdida del grupo Minigrficos en la ficha
Insertar.
En el cuadro de dialogo que aparece deberemos de seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos que queremos graficar y el rango de celdas que
contendrn los Minigrficos.

Cuando seleccionamos un mini grfico tendremos disponible una nueva ficha


Diseo en el grupo Herramientas para mini grfico mediante el cual se puede
modificar el tipo de mini grfico que usamos as como sus caractersticas
El botn Editar datos del grupo Minigrfico
permite reasignar los datos a graficar. Y en el
grupo Tipo podemos cambar el tipo de grafico que
originalmente habamos seleccionado.

50

Las herramientas del grupo Mostrar permiten


resaltar o no ciertas caractersticas de los
minigrficos.

El grupo Estilos mostrara una serie de formatos predefinidos para aplicar al


minigrfico y las herramientas Color del minigrafico y Color del marcador
para hacer ajustes ms personalizados.

Finalmente
el
grupo
Agrupar
contiene las herramientas Agrupar,
Desagrupar, Borrar y Eje (para
configura los ejes vertical y horizontal de los minigrficos).

51

TABLAS DINMICAS

TABLAS DINAMICAS

Objetivo:
Al finalizar el tema los participantes podrn describir las ventajas de
utilizar las Tablas Dinmicas en Excel 2010.
Objetivos especficos de aprendizaje:
Al finalizar el tema el participante:
Identificara las caractersticas que se pueden configurar en los
campos de la Tabla dinmica en Excel 2010

Beneficios
Al concluir el tema el participante obtendr:
2010
Tablas dinmicas.
dinmicas.
Los conocimientos para crear grficos dinmicos

52

Tablas dinmicas
Crear Tablas dinmicas
Una Tabla dinmica consiste en un resumen interactivo de un conjunto de
datos, que se agrupan y organizan automticamente generando resultados y
con opcin a ser filtrados. Es una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de datos.
Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...
En la ficha Insertar dentro del grupo Tablas est el botn Tabla
dinmica. Un clic en su parte inferior nos muestra un men con
dos opciones Tabla dinmica y Grafico dinmico lo que nos
permite elegir qu es lo que queremos crear (todo grafico
dinmico est ligado y de pende de una tabla dinmica). En su
parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Crear tabla
dinmica. El cuadro de dialogo muestra los parmetros necesarios para crear
la Tabla dinmica. Los datos a analizar pueden ser de alguna fuente externa
de datos y la tabla se podr colocar en una hoja nueva o en una ya existente.

Al hacer clic en el botn Aceptarse mostrara el panel Lista de campos de


tabla dinmica en el cual cada una de las columnas de la lista original de
datos es representada por su nombre.
Estos nombres de columna que ahora denominaremos campos los
utilizaremos para estructurar la Tabla dinmica segn nuestras necesidades.
Adems debe de mostrarse una indicacin del rea en donde aparecer la
tabla dinmica sugirindonos que seleccionemos los campos a mostrar en la
tabla haciendo clic en las casillas de verificacin correspondiente.
Si seleccionamos los campos estos se irn integrando a la tabla; los capos
numricos se integran al rea de valores, los datos
de fecha y hora al rea de columnas y los de texto
al rea de filas. Un segundo mtodo para
estructurarla tabla consiste en dar un clic derecho en
cada campo y del men contextual que aparece seleccionar el rea en donde
colocaremos el campo.

53

Tambin podremos arrastrar cada campo a los recuadros que estn en la parte
inferior del panel Lista de campos de tabla dinmica que representan a las
cuatro reas de la tabla dinmica.
Si preferimos trabajar en la Tabla dinmica con la modalidad de versiones
anteriores para arrastrar los campos directamente a la Tabla dinmica
deberemos habilitar la opcin Diseo de tabla dinmica clsica en la ficha
Mostrar en el cuadro de dialogo Opciones de tabla dinmica que podemos
abrir desde el botn Opciones que se encuentra en el grupo Tabla dinmica
de la ficha Opciones en las Herramientas de tabla dinmica.

Al estructurar la Tabla dinmica debemos de tomar en cuenta que en el rea


con la etiqueta Coloque los campos de valor aqu (o el recuadro Valores)
colocaremos los campos o datos de los cuales queremos realizar algn
calculo. En las reas con las etiquetas Coloque campos de fila aqu(o el
recuadro Etiquetas de fila) y Coloque campos de columna aqu(o el
recuadro Etiquetas de columnas) colocaremos campos que nos permitan
organizar y agrupar los datos bajo algn concepto.
En el rea con la etiqueta Coloque campos de pgina aqu(o el recuadro
Filtro de informe) usaremos campos que permitan agrupar de forma global la
informacin.

54

Modificar y probar la Tabla dinmica


Cualquiera de las reas de la Tabla dinmica permite que coloquemos ms de
un campo. Si lo hacemos en las reas de columnas, filas o pgina esto nos
permitir crear diferentes niveles de agrupamiento. Los campos se podrn
reacomodar y mover tanto como sea necesario hasta obtener la estructura que
ms nos convenga en determinado momento.

Todos los campos que usamos en las reas de filas,


columnas y pgina se pueden usar para ordenar y filtrar
la informacin. Cada uno de ellos puede aplicar un filtro
sobre la Tabla dinmica y opciones de ordenacin. Solo
tendremos que hacer clic en el botn que abre la lista de
opciones de cada campo colocado ya en la tabla
dinmica.

55

Excel 2010agregara el conjunto de Herramientas de tabla dinmica con las


fichas Opciones y Diseo desde donde podremos realizar cambios y ajustes a
la Tabla dinmica.
En la ficha Opciones se encuentran herramientas como:

Nombre de la Tabla
Dinmica

Opciones

Tabla Dinmica
Muestra el nombre de la Tabla

Muestra las diferentes caractersticas que se


pueden cambiar de las Tablas como son
Diseo y Formato, Totales y Filtros, Mostrar
Informacin, Impresin y Datos

Campo Activo
Dependiendo donde este el cursor muestra la informacin del campo como es
su frmula o simplemente su nombre

56

Configuracin de Campo

Agrupar Seleccin

Desagrupar
Agrupar Campos

Desde esta opcin es posible cambiar


la frmula, formato o cambiar la forma
de mostrar la informacin

Si se tiene una seleccin es


posible agruparla en datos
con similares
caractersticas

Desagrupa la informacin agrupada


Agrupa el campo donde se est
situado, por ejemplo se agrupa por
fechas o elementos numricos.

Ordenar y filtrar
Ordenar
Ordena la informacin en forma ascendente
o descendente y permite aplicar la
segmentacin de datos

Datos
Actualizar

Si la base de datos fue


cambiada con esta opcin se
actualiza la tabla dinmica

57

Cambiar Datos Origen

Comando para cambiar los


datos de donde fue obtenida la
Tabla dinmica

Acciones
Borrar

Seleccionar
Mover Tabla Dinmica

Borra los campos que origina la


tabla dinmica o los filtros si es
que se activaron
Selecciona las diferentes partes
de la tabla dinmica
Mueve la Tabla o otra referencia

Clculo
Resumir valores por
Mostrar valores como
Campos elementos y conjuntos

Permite cambiar la funcin que se aplica


para el calculo
Permite cambiar la forma como se
interpretan los datos
Crea y modifica los elementos y campos
calculados

Herramientas
Grfico dinmico

Mostrar

Inserta un Grafico dinmico basado en


los datos de la Tabla dinamica. Borra
los campos que origina la tabla
dinmica o los filtros si es que se
activaron

58

Mostrar
Lista de Campos
Botones
Encabezados de Campos

Muestra u oculta la lista de campos


En caso de Esquemas muestra u oculta
los botones
Quita o pone los encabezados

La ficha Diseo presenta las herramientas:

Subtotales

Totales generales
Diseo de informe
Filas en blanco

Muestra u oculta los subtotales Borra


los campos que origina la tabla
dinmica o los filtros si es que se
activaron
Muestra u oculta los totales generales
Ajusta el diseo del informe
Agrega una lnea en blanco entre
cada elemento agrupado

Opciones de estilo de tabla dinmica


Encabezado de fila
Encabezado de columna
Filas con bandas

Columnas con bandas

Muestra formato especial en l primera


fila de la tabla
Muestra formato especial en la primera
columna de la tabla
Muestra filas con bandas en donde las
filas pares tienen un formato diferente a
las impares
Muestra columnas con bandas en
donde las columnas pares tienen un
formato diferente a las impares

59

Estilos de tabla dinmica


Estilos

Conjunto de estilos
predefinidos para
aplicar a la tabla

Configuracin de campos
Todos los campos que se integran en la Tabla dinmica se podrn ajustar o
configurar para que la informacin mostrada se adapte a nuestras necesidades.
Esto sobre todo se aplica en los campos del rea de valores. En el rea de
valores como en cualquier otra rea de la Tabla dinmica se pueden colocar
varios campos cada uno de los cuales mostrara automticamente un
resultado. Estos resultados, su apariencia y la interpretacin que le
queremos dar se puede modificar si configuramos el campo. Para configurar
cada campo podremos:
Configuracin de campo de la seccin Campo activo en la
ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla dinmica.
Resumir valores por y Mostrar valores como de la
seccin Clculos en la ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla
dinmica.

Entre los cambios que principalmente aplicamos a los campos en el rea de valores
estn el cambio de la funcin u operacin que aplica, cambio en su nombre y el
cambio en el formato numrico que muestran lao valores.

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Al poder hacer los cambios en los campos se podr colocar un mismo campo
tantas veces como queramos para que sobre l se muestren diferentes caculos
y/o interpretaciones.
Agregar campos calculados
Una funcin sumamente importante en las
Tablas dinmicas es la posibilidad de agregar
campos calculados. Los campos calculados
son campos creados por el usuario en donde
se puede especificar alguna frmula adicional
para reflejar en la Tabla dinmica.
Para crear un campo calculado usaremos la
opcin Campo calculado que muestra el botn Campos, elementos y
conjuntos que est en el grupo Clculos de la ficha Opciones del conjunto de
Herramientas de tabla dinmica.
Deberemos de signar el nombre que tendr el Campo calculado o aceptar el
que aparece sugerido y en el cuadro de dialogo que aparece deberemos de
escribir la frmula que deseamos aplicar. Como cualquier frmula dentro de
Excel esta inicia con el signo e igual (=) y a continuacin se establece la
operacin. Para agregar a esta campos de la Tabla dinmica bastara con
escribir el nombre del campo requerido o tomarlo de la lista de Campos (doble
clic directo o se selecciona y clic en el botn Insertar campo).

El campo calculado se muestra automticamente a la Tabla dinmica y se


integra al panel Lista de campos.

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