MS Project 2013

CASO PRCTICO N 07
DESARROLLO DEL CASO PRCTICO
Para desarrollar el Caso Prctico utilice el archivo MS-Project CP07.mpp
Primero revisamos nuestro archivo MS Project, para verificar que se tiene la misma informacin

FIGURA 1: Vista del Diagrama de Gantt

Expositor: Luis Angulo Aguirre

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Ahora revisamos el estado del proyecto mediante la Informacin del proyecto, para as
verificar los datos macro del proyecto (duracin, trabajo y costo), el resultado debe ser similar
al que se muestra en la Figura 2.

FIGURA 2: Informacin del proyecto

MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Ahora haremos el monitoreo del cronograma del proyecto, en base a la carga de trabajo
de los recursos.
Revisin de los totales del Trabajo General
Hay dos formas de revisar los totales del trabajo general:
1. Forma 1: Vamos al Men Proyecto, nos ubicamos en el grupo Propiedades
elegimos la opcin Informacin del Proyecto, y en la ventana emergente elegimos
el botn Estadsticas, as obtenemos el siguiente resultado:

FIGURA 3: Revisando los Totales del Trabajo General

2. Forma 2: Vamos al Men Formato y en el grupo Mostrar u ocultar seleccionar
la opcin Tarea de resumen del proyecto, como se observa en la Figura 4.

FIGURA 4: Mostrar Tarea resumen del proyecto

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El resultado se mostrar en la parte superior del cronograma, como se observa en la siguiente
imagen:

FIGURA 5: Tarea resumen del proyecto

Revisin de las Variaciones de Trabajo
Ahora revisaremos las variaciones del trabajo, para ello necesitamos visualizar la tabla
Trabajo de la siguiente manera:
1. Verificar que estemos en el Diagrama de Gantt. Ubicarnos en la parte superior
izquierda de la tabla y hacer clic derecho, en el men emergente seleccionar la
opcin Trabajo. Como se observa en la Figura 6.

FIGURA 6: Visualizar Tabla Trabajo

2. De esta forma podremos visualizar la Tabla de Trabajo:

FIGURA 7: Tabla Trabajo

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En esta tabla podemos visualizar los campos trabajo, previsto, variacin, real, restante y %
trabajo completado. En el campo variacin podemos identificar que la variacin del proyecto en
cuanto al trabajo solo ha sido de 7 horas hasta el momento.
Revisin del Trabajo Sobrepresupuestado
Para visualizar las tareas con trabajo Sobrepresupuestado hacemos los siguientes pasos:
1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o alguna vista de tareas.
2. Ubicarnos en la pestaa Vista, en el grupo Datos, y clic en el botn de Filtros,
seleccionar la opcin Ms filtros, en la nueva ventana buscar la opcin Trabajo
sobrepresupuestado, y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 7.

FIGURA 8: Tabla Trabajo

3. El resultado Final del Trabajo Sobrepresupuestado de las tareas ser el siguiente:

FIGURA 9: Tabla Sobrepresupuestado de las Tareas

Para visualizar los recursos con trabajo Sobrepresupuestado hacemos los siguientes pasos:
1. Verificar que nos ubicamos en la Hoja de Recursos o alguna vista de recursos.
2. Ubicarnos en la pestaa Vista, en el grupo Datos, y clic en el botn de Filtros,
seleccionar la opcin Ms filtros, en la nueva ventana buscar la opcin Trabajo
sobrepresupuestado, y clic en Aplicar, como se observa en la Figura 10.

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FIGURA 10: Tabla Trabajo

3. El resultado Final del Trabajo Sobrepresupuestado de los recursos ser el
siguiente:

FIGURA 11: Tabla Sobrepresupuestado de los Recursos

Revisin de la Sobreasignacin de los Recursos
Hay tres formas de identificar los recursos sobreasignados en el proyecto:
-

Mediante la Hoja de Recursos.

Mediante la Vista Uso de Recursos.
Mediante la Grfica de Recursos.

Sobreasignacin de Recursos en la Hoja de Recursos

La Hoja de Recursos es una forma rpida de identificar que recursos estn sobreasignados en
el proyecto, los cuales se mostrarn de color rojo. Es necesario que se muestren todos los
recursos (quitar cualquier filtro si es que est activado), y se puede trabajar con cualquier
tabla.
Para visualizar la Hoja de Recursos ir a la pestaa Tarea, clic en el botn de Diagrama de
Gantt, y seleccionar la opcin Hoja de Recursos, seleccionar la tabla Entrada. En nuestro
caso podemos ver que no tenemos recursos sobreasignados, como se observa en la Figura 12.

FIGURA 12: Hoja de Recursos

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Sobreasignacin de Recursos en la Vista Uso de Recursos
La Vista de Uso de Recursos nos muestra las tareas que estn asignadas a cada recurso.
La informacin detallada de esta vista nos facilitar la toma de decisiones para manejar las
sobreasignaciones con mayor criterio. En muchos casos el MS Project identificar un recurso
como sobreasignado por el simple hecho que est realizando dos actividades en un da (aun
si estas no sobrepasen las horas asignadas al recurso) o tambin identifica
sobreasignaciones de minutos, las cuales son sobreasignacin que no impactan realmente
al proyecto y pueden dejarse como tal en el cronograma, pues demandara ms esfuerzo
el dejar que se visualicen.
Para visualizar la Vista Uso de Recursos ir a la pestaa Tarea, clic en el botn de Diagrama
de Gantt, y seleccionar la opcin Uso de Recursos, en nuestro caso podemos ver que no
tenemos recursos sobreasignados, como se observa en la Figura 13.

FIGURA 13: Vista Uso de Recursos

Sobreasignacin de Recursos en la Grfica de Recursos
La Grfica de Recursos es una forma sencilla de visualizar los recursos sobreasignados, se
visualizar una grfica por cada recurso. La grfica presenta barras verticales de color azul
(cuando el recurso no excede su capacidad mxima) y rojo (cuando el recurso excede su
capacidad mxima, es decir esta sobreasignado).
Para visualizar la Grfica de Recursos ir a la pestaa Tarea, clic en el botn de Diagrama
de Gantt, y seleccionar la opcin Grfica de Recursos, en nuestro caso podemos ver
que si tenemos un recurso sobreasignado, como se observa en la Figura 14.

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FIGURA 14: Grfico de Recursos

Podemos observar que tenemos una sobreasignacin con el recurso Asistente, segn
la Grfica de Recursos. Si visualizamos la grfica de recursos a nivel de das, identificaremos
que los das que generan la sobreasignacin son el 13 y 27 de febrero y el 12 de marzo,
sin embargo si revisamos los mismos das en la Vista Uso de Recursos no visualizaremos
tal sobreasignacin, lo que si veremos es que el recursos Asistente est participando en
dos actividades esos das. Algunas veces el MS Project identifica a un recurso como
sobreasignado cuando realiza ms de una tarea. Por eso recomendamos revisar las
sobreasignaciones en la Vista Uso de Recursos, pues al tener ms detalle podremos
identificar si la sobreasignacin es algo que debe resolverse o no.
CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO
Ahora controlaremos el estado del proyecto a travs de indicadores de gestin como
son el valor ganado, el costo real y el valor planeado, entre otros. Recordemos que el Valor
Ganado se maneja en el Project como Valor Acumulado.
Para visualizar el valor acumulado del proyecto hacemos los siguientes pasos:
1. Verificar que nos ubicamos en el Diagrama de Gantt o cualquier vista de tareas.
2. En la parte superior izquierda de la tabla actual hacemos clic derecho, y en el men
emergente seleccionar la opcin Ms tablas, y en la nueva ventana buscar la
opcin Valor Acumulado, y clic en Aplicar.

FIGURA 15: Grfico de Recursos

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3. As podremos visualizar el Valor Acumulado de las Tareas del Proyecto.

FIGURA 16: Valor Acumulado

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA
El seguimiento del progreso del cronograma se hace de acuerdo a los periodos de
seguimientos que se ha establecido en el proyecto, los cuales pueden ser semanales,
quincenales, mensuales, etc.
Seguimiento de las Tareas Resumen
Para actualizar las tareas resumen, se debe actualizar la informacin de las tareas que
estn incluidas dentro de la tarea resumen, con los siguientes pasos:
1. Ubicarnos en la Vista Gantt de Seguimiento, y en la Tabla Seguimiento.
2. La informacin que se recomienda actualizar es el % completado, la duracin real, el
costo real y el trabajo real.

FIGURA 17: Columnas de la Tabla Seguimiento

3. Ahora filtramos las tareas de la semana 11, cuyo periodo comprende del 11 al 17
de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 17 de marzo. El resultado
de las tareas filtradas ser similar a la Figura 18.

FIGURA 18: Tareas de la semana 11

4. Ahora actualizamos la duracin real segn la siguiente Figura.

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FIGURA 19: Tareas de la semana 11 actualizadas

De esta forma hemos actualizado las tareas resumen, actualizando en este caso la duracin
real y el costo real.
Seguimiento diario de las Tareas
Este mtodo sigue el progreso de un cronograma a nivel de las tareas ingresando valores reales
por das (o si desea otro periodo de tiempo). El seguimiento diario o peridico de las tareas es
el mtodo ms exacto, aunque tambin consume ms tiempo. Para actualizar hacemos los
siguientes pasos:
1. Ubicarnos en la Vista Uso de Tareas, y en la Tabla Trabajo.
2. La informacin que se recomienda actualizar es el costo real y el trabajo real.
Para visualizar estos campos hace clic derecho en la tabla derecha verificar que
estos campos estn seleccionados, como se observa en la Figura 20.

FIGURA 20: Vista Uso de tareas Tabla Trabajo

3. Ahora filtramos las tareas de la semana 12, cuyo periodo comprende del 18 al 24
de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 24 de marzo. El resultado
de las tareas filtradas ser similar a la Figura 21.

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FIGURA 21: Tareas de la Semana 12

4. Ahora actualizamos el trabajo real con los datos que se muestran en la
Figura 22.

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FIGURA 22: Tareas de la semana 12 actualizadas

Seguimiento diario de los Recursos
En este mtodo los recursos son el grupo principal para realizar el seguimiento del
progreso del cronograma, y se realizan los siguientes pasos:
1. Ubicarnos en la Vista Uso de Recursos, y en la Tabla Trabajo.
2. La informacin que se recomienda actualizar es el trabajo real.
3. Ahora filtramos las tareas de la semana 13, cuyo periodo comprende del 25 al 29
de marzo del 2012, y ponemos como fecha de estado el 29 de marzo. El resultado
de las tareas filtradas ser similar a la Figura 23.

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FIGURA 23: Tareas de la semana 13

4. Ahora actualizamos el campo trabajo con los datos que se muestran en la Figura
24.

FIGURA 24: Tareas de la semana 13 actualizadas

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GENERACIN DE INFORMES DE VALOR GANADO
Generacin de Informes de Valor Ganado
Para generar el Informe de Valor Ganado realizar los siguientes pasos:
1. Desactivar cualquier filtro que tengamos.
2. Ubicarnos en la pestaa Crear un Informe, ir al grupo Ver los Informes y hacer
clic en el botn Costes y Valor Acumulado.
3. En la nueva ventana seleccionar la opcin de Costos y clic en Seleccionar, como
se observa en la Figura 25.
FIGURA 25: Informe de Valor Ganado
Generacin de Informe Visual de Valor Acumulado
1. Hacer clic en la pestaa Proyecto, luego en el grupo Informes hacer clic en la opcin
Informes Visuales.

FIGURA 26: Informes Visuales

2. En la nueva ventana hacer clic en la pestaa Todas, luego seleccione Informe de
horas extra de Valor acumulado, y clic en el botn Editar plantilla.

FIGURA 27: Informes de horas extras de valor acumulado

3. En la nueva ventana, al lado derecho en campos seleccionados agregar los valores
AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO, finalmente clic en editar plantilla. El
resultado que se obtendr ser el siguiente:

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FIGURA 28: Informes de valor acumulado

4. Si ingresa al libro Uso de Asignacin con VA, podr visualizar los valores que solicito
en la grfica (Valor Planeado, Valor Acumulado y AC).

FIGURA 29: Tabla Excel de Valor Acumulado

5. En el panel izquierdo puede desactivar la visualizacin de cualquiera de los campos.
Tambin puede filtrar los resultados por semanas especficas para esto haga clic en la
opcin Semanal (debajo de hora), aparecer una ventana, ample los resultados
del ao y trimestre hasta que aparezcan las semanas, como se visualiza en la Figura
30.

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FIGURA 30: editando el periodo del Informe de Valor Acumulado

6. A modo de ejemplo seleccionaremos solo las semanas 11, 12 y 13, el resultado debe
ser similar a la Figura 31 y Figura 32.

FIGURA 31: Informe de Valor Acumulado (Semanas 11, 12 y 13)

FIGURA 33: Tabla Excel de Valor Acumulado (Semanas 11, 12 y 13)

Expositor: Luis Angulo Aguirre