HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Contenido
Diagrama de Afinidad.............................................................................................. 3

Diagrama de Relacin............................................................................................. 6
Diagrama de rbol................................................................................................. 8
Diagrama Matricial............................................................................................... 11
Diagrama de Flujo................................................................................................ 13
Tormenta de Ideas................................................................................................ 15
5 Porqus........................................................................................................... 16

Diagrama de Afinidad
Qu es?

El Diagrama de Afinidad, es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos

verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones, etc.) agrupndolos en funcin de
la relacin que tienen entre s. Se basa en el principio de que muchos de estos
datos verbales son afines, por lo que pueden reunirse bajo unas pocas ideas
generales.
El mtodo-KJ, denominado posteriormente diagrama de afinidad, fue desarrollado
en la dcada de 1960 por el antroplogo japons Jiro Kawakita. Esta herramienta
sorprende por su potencia para organizar datos.
Para qu sirve?
El diagrama de afinidad es la herramienta a emplear cuando no hay informacin
suficiente para emplear ninguna otra herramienta. Funciona mediante la
estructuracin jerrquica de la informacin disponible. Por lo tanto, resulta til
para:
Centrar un problema poco definido.
Sintetizar y organizar ideas.
Proporcionar la estructura de los factores que afectan al problema.
Factores que le afectan.
Posibles causas.
Descubrir otros problemas subyacentes.
Como resultado del diagrama de afinidad no se obtiene normalmente la solucin
del problema, pero aumenta mucho el grado de conocimiento del mismo, de los
factores que en l inciden y de las posibles causas que lo originan, de modo que
es posible continuar con alguna otra de las herramientas restantes.

Cmo lo puedo aplicar?

Para aplicar la tcnica del diagrama de afinidad es preciso contar con el siguiente
material:
Tarjetas tamao A6 aproximadamente, cinta adhesiva.
Clips o sobres.
Un tablero grande en el que sea posible escribir y adherir las tarjetas
Paso 1: DEFINIR EL PROBLEMA LO MS EXACTAMENTE POSIBLE.
A continuacin, cada uno de los integrantes del grupo va escribiendo las ideas
relacionadas con el problema tratado en las llamadas tarjetas de datos verbales.
Este paso se puede combinar con una tormenta de ideas que permita que sea
ms fructfera la generacin de estas tarjetas.
Paso 2: RECOGER LOS DATOS VERBALES RELACIONADOS CON EL
PROBLEMA EN TARJETAS DE DATOS VERBALES.
Una vez preparadas las tarjetas de datos verbales, se adhieren al tablero y se
pasan revista por todos los asistentes. Al pasar revista puede dar lugar a que
alguno de los asistentes pueda aportar alguna tarjeta ms, que se incluir con el
resto.
Paso 3: DESPLEGAR LAS TARJETAS DE DATOS VERBALES, COLOCANDO
CERCA LAS RELACIONADAS ENTRE S.
A continuacin, se van agrupando las tarjetas por temas afines. Es posible que
sea preciso precisar o corregir el contenido de alguna de las tarjetas, de modo que
refleje mejor la afinidad. Los grupos de tarjetas afines se cogen con un clip y se
incorpora una tarjeta de afinidad en la cabecera del mismo, la cual se vuelve a
colocar sobre el tablero. Otra solucin es introducirlas en un sobre y escribir sobre
l la tarjeta de afinidad.

Paso 4: CORREGIR Y PRECISAR DATOS VERBALES DE CADA GRUPO.

CREAR TARJETAS DE AFINIDAD.
El proceso de agrupamiento por afinidad contina hasta que ya no es posible crear
ms tarjetas de afinidad ni incorporar ms tarjetas de datos verbales a las tarjetas
de afinidad existentes.
Paso 5: PROSEGUIR EL REAGRUPAMIENTO DE LAS TARJETAS DE DATOS Y
DE LAS TARJETAS DE AFINIDAD, HASTA QUE QUEDEN 4 O 5 GRUPOS Y
VARIOS LOBOS SOLITARIOS.
Una vez acabada la agrupacin, se distribuyen las tarjetas de afinidad de modo
que estn prximas entre s aquellos que son ms afines. Sobre el plano se
dibujan recintos que envuelvan tarjetas de afinidad que a su vez tengan un grado
de afinidad. De este modo queda el problema jerarquizado por factores que le
afectan.
Paso 6: CREACIN DEL DIAGRAMA DE AFINIDAD: EL PROBLEMA EST
ESTRUCTURADO JERRQUICAMENTE EN GRUPOS DE AFINIDAD QUE
PUEDEN ORIENTAR CMO ATACARLO.

Diagrama de Relacin
Qu es?
El diagrama de relaciones es una herramienta que ayuda a analizar un problema
cuyas causas estn relacionadas de manera compleja. El diagrama de relaciones
permite alcanzar una visin de conjunto sobre cmo las causas estn en relacin
con sus efectos y cmo, unas y otros, se relacionan entre s.

Para qu sirve?
El objetivo principal del diagrama de relaciones es la identificacin de las
relaciones causales complejas que pueden existir en una situacin dada. El
mtodo da por supuesto que hay muchas posibles causas y efectos en torno a un
determinado problema. El objetivo de la aplicacin de la herramienta es obtener
sus posibles causas, analizando la complejidad de sus relaciones.
El diagrama de relaciones, no obstante, puede realizarse desde una perspectiva
positiva, es decir, situando en el centro, en lugar de un problema, un objetivo o
efecto deseable para el que se buscarn los posibles caminos o acciones.

Cmo lo puedo aplicar?

Para llevar a cabo un diagrama de relaciones es necesario un grupo de trabajo
cuyos componentes conozcan bien el problema o, en general, la situacin que se
va a analizar.
Elaboracin del Diagrama de Relaciones
Los pasos a seguir para la construccin del diagrama de relaciones son:
1. Describir el problema.
Escribir una declaracin que defina la cuestin que se quiere explorar. Se
concreta en una tarjeta adosada en el centro de una superficie de trabajo.
2. Identificar posibles causas del problema.
El equipo de trabajo enuncia las causas que, a su juicio, afectan al problema y
que son escritas en tarjetas (tarjetas de causa) con el fin de situarlas
posteriormente en el rea de trabajo.
3. Agrupar posibles causas similares.
Materializadas las ideas y adosadas las tarjetas en la superficie de trabajo, se
procede a su agrupacin en razn de la similitud entre ellas. Esta tarea facilitar el
desarrollo de la fase posterior del procedimiento.
4. Ordenar las tarjetas de causa segn las relaciones causa-efecto.
El equipo sita las tarjetas de causa, que presenten una relacin ms intensa y
directa con el problema formulado, muy cerca de la tarjeta central que lo define.
Estas son las causas de primer nivel o primarias
5. Continuar la ordenacin de las tarjetas.
Las tarjetas de causas de segundo y tercer nivel (o del nmero de niveles que
correspondan) se van situando sucesivamente de forma ms alejada del centro a
las del nivel precedente.
6. Determinar la relacin de las tarjetas

Se analizan las tarjetas y las relaciones causa-efecto existentes entre ellas,

sealando esa relacin mediante flechas, del mismo modo que se hizo en la fase
cuatro con el primer grupo de ideas primarias. Para cada idea se pregunta: Es
esta idea la causa de alguna otra idea?. Por tanto, cada relacin causa-efecto
detectada ser puesta de manifiesto mediante la flecha correspondiente.
7. Analizar el diagrama
En el anlisis del diagrama de relaciones hay que tener en cuenta que las tarjetas
que tienen ms flechas de salida son, probablemente, las causas principales.
Tambin son de inters las tarjetas que reciben ms flechas causa efecto.

Diagrama de rbol
Qu es?
El Diagrama de rbol, o diagrama sistemtico, es una herramienta de la calidad
que permite obtener una visin de conjunto de los medios necesarios para
alcanzar una meta o resolver un problema.
Partiendo de una informacin general, como la meta a alcanzar, se incrementa
gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su
consecucin. Este mayor detalle se representa mediante una estructura en la que
se comienza con una meta general (el tronco) y se contina con la identificacin

de niveles de accin ms precisos (las sucesivas ramas). Las ramas del primer
nivel constituyen medios para alcanzar la meta, pero, a su vez, estos medios
tambin son metas, objetivos intermedios, que se alcanzarn gracias a los medios
de las ramas del nivel siguiente. As repetidamente hasta llegar a un grado de
concrecin suficiente sobre los medios a emplear.

Para qu sirve?
La utilizacin del Diagrama de rbol permite descomponer cualquier meta general,
de modo grfico, en fases u objetivos concretos, as como determinar acciones
detalladas para alcanzar un objetivo.

Elaboracin del Diagrama de rbol

Las fases de desarrollo de esta herramienta son:

1. Seleccionar al equipo.
Es posible que ya est formado el equipo y que aplique el diagrama de rbol con
el fin de determinar qu acciones poner en marcha para la resolucin de un
problema o, en general, alcanzar un objetivo. Si no es as, hay que considerar que
l debe estar formado por personas con conocimientos sobre el tema y capacidad
analtica, debe contarse con un coordinador y que un grupo, para ser eficaz, no
debe ser muy numeroso (6-8 personas).
2. Definir el objetivo principal.
El equipo de trabajo deber alcanzar un acuerdo respecto a esta formulacin.
Debe estar expresada mediante una frase que describa con claridad el objetivo,
facilitando la identificacin de niveles subordinados.
3. Identificar los medios primarios o de primer nivel.
Aquellos que conduciran directamente a la meta. Son las actividades cuya
ejecucin har que se alcance el objetivo. Para llevar a cabo esta fase es
necesario promover la creatividad, dirigindola hacia el objetivo principal.
4. Identificar medios de segundo nivel.
Estos medios los son respecto a los primarios que, desde este punto de vista, se
han convertido en metas. Al identificarse, se plasmarn en una tercera columna.
5. Identificar niveles adicionales
Se acta modo ya indicado. Generalmente se llega hasta un tercer o cuarto nivel.
Considerar seriamente, no obstante, detener el anlisis cuando el equipo haya
llegado al lmite de su competencia o aparezcan actividades a las que ya puedan
asignrseles responsables para su ejecucin.
6. Revisar el diagrama de rbol.
Para asegurar que la secuencia medios-metas es la correcta.

7. Asignar responsabilidades
El objetivo final de un diagrama de rbol es determinar actuaciones especficas
que promuevan el logro del objetivo principal. Las responsabilidades de estas
acciones han de estar necesariamente asignadas de forma que se asegure su
cumplimiento.

Diagrama Matricial
Qu es?
Un diagrama de matriz es una herramienta grfica que muestra la conexin o
relacin entre ideas, problemas, causas y procesos, mtodos y objetivos y, en
general, entre conjuntos de datos, en la forma de una tabla (matriz). La relacin se
indica en cada interseccin de filas y columnas.
Para qu sirve?

Permite analizar y clasificar sistemticamente la presencia e intensidad de las

relaciones entre dos o ms conjuntos de elementos.

Ayuda en la priorizacin de los recursos y procesos.
Facilita al equipo alcanzar consensos, mejorando el apoyo a una decisin final.
Mejora el mtodo de trabajo con la observacin de un elevado nmero de
factores de decisin.

Cmo lo puedo aplicar?

El diagrama de matriz se puede realizar bajo distintas modalidades, para comparar
ms de dos listas de factores o elementos. Hay seis diferentes en forma de
matrices posibles: L, T, A, Y, X, C y en forma de tejado, dependiendo de los grupos

de factores a comparar. Las ms habituales son la matriz en forma de L y en forma

de T.
La matriz en forma de L se utiliza para analizar la relacin entre dos grupos de
elementos entre s. Esta matriz es, indiscutiblemente, la ms comn en la
aplicacin del diagrama.
La figura siguiente es un ejemplo de un formato tipo L, habitual en el Despliegue
de la Funcin de Calidad (QFD).

En el caso de la figura, se trata de una matriz tipo-L, al ser una tabla de dos
dimensiones. No obstante, el Diagrama de Matriz puede presentar distintas
configuraciones. As, puede hablarse de las tipo-T, que combinan dos matrices
tipo-L. Las tipo-Y y tipo-X, combinan tres y cuatro matrices tipo-L respectivamente.

El diagrama de matriz es til para:

Establecer la relacin entre distintos elementos o factores, as como el grado en que
sta se da.
Hace perceptibles los patrones de responsabilidad, as como la distribucin de tareas.

Diagrama de Flujo
Qu es?
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. Cada paso
del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso
estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
Para qu sirve?
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas
en un proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida
comprensin de cada actividad y su relacin con las dems, el flujo de la
informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos,

el

nmero

de

pasos

del

proceso,

las

operaciones

de

interdepartamentales. Facilita tambin la seleccin de indicadores de proceso.

Cmo lo puedo aplicar?
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las
distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso,
por lo que con frecuencia este equipo ser multifuncional y multi jerrquico.

Determinar el proceso a diagramar.

Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a

grandes rasgos la informacin sobre el flujo general de actividades principales,

o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos
de decisin. Un diagrama de flujo detallado dar la oportunidad de llevar
realizar un anlisis ms exhaustivo del proceso.

Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situndolos en el orden en

que son llevados a cabo.

Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados smbolos.

Cada organizacin puede definir su propio grupo de smbolos. En la figura
anterior se mostraba un conjunto de smbolos habitualmente utilizados. Al
respecto cabe decir que en la figura Conector de proceso es frecuentemente
utilizado un crculo como smbolo. Para la elaboracin de un diagrama de flujo,
los smbolos estndar han sido normalizados, entro otros, el American National
Standars Institute (ANSI).

Revisar el diagrama de flujo del proceso.

Tormenta de Ideas
Qu es?
La tormenta de ideas (lluvia de ideas o brainstorming) es una tcnica de
pensamiento creativo utilizada para estimular la produccin de un elevado nmero
de ideas, por parte de un grupo, acerca de un problema y de sus soluciones o, en
general, sobre un tema que requiere de ideas originales.

Para qu sirve?
La tormenta de ideas fue propuesta en 1939 por Alex F. Osborn, quien comenz a utilizar
un procedimiento que permitiera el surgimiento de ideas creativas y originales como
mtodo de resolucin de problemas. Ms adelante, en 1953, sistematiz su mtodo
creativo de resolucin de problemas.

Propuso un mtodo destinado a estimular la formulacin de ideas de modo que se

facilitara la libertad de pensamiento al intentar resolver un problema. ste
consista en un procedimiento por el que un grupo intenta encontrar una solucin a
un problema especfico mediante la acumulacin de todas las ideas expresadas,
de forma espontnea, por sus miembros.
Cmo lo puedo aplicar?
Los principios para el desarrollo de la tormenta de ideas son:

La crtica no est permitida

La libertad de pensamiento es indispensable

La cantidad es fundamental

La combinacin y la mejora deben ponerse en prctica

La creatividad y la produccin de un gran nmero de ideas es el elemento central

de esta tcnica. El hecho de obtener un elevado nmero de ellas no parece influir
negativamente sobre la calidad.

5 Porqus
Qu es?
Los 5 porqus es una tcnica de anlisis utilizada para la resolucin de problemas
que consiste en realizar sucesivamente la pregunta por qu?" hasta obtener la
causa raz del problema, con el objeto de poder tomar las acciones necesarias
para erradicarla y solucionar el problema.
Para qu sirve?
a El nmero cinco no es fijo y hace referencia al nmero de preguntas a realizar,
de esta manera se trata de ir preguntando sucesivamente "por qu?" hasta
encontrar la solucin, sin importar el nmero de veces que se realiza la pregunta.
El mtodo de los 5 porqus se emplea en la fase de anlisis de la resolucin de
problemas y por lo tanto, en situaciones como:

La resolucin de problemas, mediante la pregunta por qu? se tratar de

encontrar la causa origen de los mismos.

Para eliminar el despilfarro.

Puede utilizarse conjuntamente con el diagrama de flujo de un determinado

proceso, ya que as podremos obtener mejoras en, por ejemplo:
o Una disminucin de los tiempos de espera.
o Una reduccin del tiempo durante el proceso.

Cmo lo puedo aplicar?

Para aplicar correctamente la tcnica de los 5 porqus realizaremos los siguientes
pasos:
1. Definir el problema a solucionar o aquel punto que queremos mejorar.
2. Empezar la serie sucesiva de preguntas por qu?, algunas de las
preguntas tpicas son:
o Por qu ha surgido este problema?
o Por qu no funciona este mecanismo?
o Por qu no se mejora este proceso?
3. Cuando no se puede contestar una de las preguntas significa que se ha
llegado a la causa raz del problema.

BIBLOGRAFIA:

Aiteco. (2014). Herramientas de la Calidad. 05/09/2015, de

Copyright

1999-2013

Aiteco

Consultores

Sitio

web:

http://www.aiteco.com/diagrama-de-matriz/

Quees.info. (2013 - 2015). Los 5 porqus - Explicacin y

definicin de los 5 por qu. 05/09/2015, de Quees.info Sitio web:
http://www.quees.info/los-5-porque.html