PLANIFICACION Y ADMINISTRACION DEL APROVISIONAMIENTO

la Planeacin y Administracin del Aprovisionamiento comprende la preparacin de un

plan de trabajo administrativo y tcnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock
de materias primas y de elementos para montaje as como la contabilidad analtica y
explotacin de los costes.
Las variables que deberemos considerar son las siguientes:
o
Costo: desde el punto de vista econmico, la aplicacin de la Gestin de

Almacenes disminuir los costos en inventarios, manipulacin de inventarios,

personal, entre otros.
Tiempo: con la aplicacin de Gestin de Almacenes, los tiempos de

abastecimiento, recepcin y entrega disminuirn considerablemente, lo que se

traducir en reduccin de costos, calidad y mejora en la atencin al cliente.
Cantidad: la cantidad de materiales y / o productos en inventario deber ser la

idnea para no incurrir en costos de manutencin de inventarios o en todo caso de

obsolescencia de los productos.
Manipulacin de Materiales: Son todos los tiempos empleados para apilamiento y

colocacin del producto. Con la mejora en la manipulacin de inventarios, reducir los

costos de los mismos, adems, el tiempo empleado en minutos para manipular los
materiales se reducir.
Personal: Personas encargadas que laboran en le rea de almacn, con el nmero

adecuado de personal encargado de administrar los inventarios, los costos en

inventarios disminuirn, sobretodo, los tiempos de recepcin y entrega de materiales
reducirn.
Tiempo de Operacin: Son el tiempo de operacin de las actividades en almacn.

Aplicando la reduccin de costos en las empresas, los costos en inventarios

disminuirn y los tiempos de recepcin y entrega de materiales reducirn.
Medios Fsicos de Almacenamiento: Son las paletas, transportes y armarios que

se utilizan. Se usarn los medios fsicos ms recomendables para los distintos

productos, los productos no se vern afectados en su calidad ni vencimiento, por
tanto, los costos disminuirn. Adems, encontrndose los productos en distintos
medios de almacenamiento, ser ms fcil ubicarlos a la hora de recepcin y entrega,
as el tiempo de estas actividades bajar, provocando reduccin en los costes.
3.-LOGSTICA
Logstica es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo de materia prima,
inventario en proceso, productos terminados e informacin relacionada desde el punto de
consumo hasta el punto de origen de una forma eficiente y lo ms econmica posible con
el propsito de recuperar su valor el de la propia devolucin.
A considerar:

Distribucin fsica: Las mercancas se mueven mucho durante la fabricacin y la

distribucin: se necesita identificar en cada etapa el modo del transporte y el operador

del transporte
Modo del transporte:Aire, mar, carretera, ferrocarril? Para la mayora de las rutas,

hay una opcin. En muchas compaas, la opcin se hace despus de anlisis de

coste rudimentario.
4.-DISTRIBUCUION FISICA
La Distribucin Fsica es el trmino empleado para describir las actividades relativas al
movimiento de la cantidad correcta de los productos adecuados al lugar preciso en el
momento exacto.
La distribucin en planta de almacn debe estar estructurada de forma que consiga
alcanzar las
Siguientes metas:
o
Un flujo con pocos retrocesos
o
Mnimo trabajo de manipulacin y transporte
o
Mnimos movimientos y desplazamientos intiles del personal
o
Eficiente uso del espacio
o
Previsin de una posible expansin
Las reglas que deben seguirse cuando se realiza la distribucin en planta de
almacenes son:
o
Los artculos de ms movimiento deben ubicarse cerca de la salida para acortar el
o

tiempo de desplazamiento
Los artculos pesados y difciles de transportar deben localizarse de tal manera

que minimicen su trabajo

Los espacios altos deben usarse para artculos ligeros y protegidos
Los materiales inflamables y peligrosos deben situarse en zonas cerradas y

protegidas
Los artculos grandes protegidos o insensibles al agua y al sol pueden

o
o

almacenarse en algn anexo, en el exterior del edificio del almacn

Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artculos que los requieran
Todos los elementos de seguridad y contraincendios deben estar situados

adecuadamente en relacin a los materiales almacenados

Para disear el almacn tenemos que limitarnos al espacio fsico edificado y las
necesidades requeridas para las mercancas a almacenar. Para ello, antes de hacer la
distribucin es necesario conocer las siguientes necesidades:
o
Mercancas que se desea almacenar: descripcin, forma, tamao, peso,
o

propiedades fsicas.
Cantidad de unidades que se reciben en un suministro.

o
o
o
o
o

Frecuencia del suministro: diario, semanal, quincenal, mensual.

Medios de transporte externo: caractersticas y carga que transportan.
Equipo de transporte interno: carretillas manuales, mecnicas, elevadores y
tiempo utilizado.
Cantidad de unidades a almacenar de cada producto (mximo, mnimo).
Superficie de almacenamiento: segn la altura y los mtodos empleados.

Concepto de distribucin fsica logstica

El trmino distribucin fsica se utiliza frecuentemente como sinnimo de logstica. Sin
embargo, algunos autores definen a cada uno de esos trminos del siguiente modo:
Logstica: Es el arte de dirigir el flujo de materiales y productos de la fuente al usuario.
Incluye el flujo total de materiales, desde la adquisicin de las materias primas al
suministro de productos acabados a los usuarios finales y los flujos de informacin que
ocasionan el control y registro del movimiento de materiales.
Distribucin fsica: Es la parte de la logstica que hace referencia al movimiento externo de
los productos desde el vendedor al cliente o comprador.
Se considerar en adelante que logstica y distribucin fsica son trminos equivalentes y
que abarcan aquel conjunto de operaciones llevadas a cabo para que el producto recorra
el camino que dista desde su punto de produccin hasta el consumo. Los canales de
distribucin son los que posibilitan el desarrollo de estas actividades.
Funciones de la Distribucin Fsica
Para que la distribucin fsica pueda cumplir su cometido principal lleva a cabo un
conjunto de actividades que se agrupan en las siguientes:
o
Procesamiento de los pedidos: Incluye todas aquellas actividades relativas a la
o

recepcin, comprobacin y transmisin de rdenes de compra.

Manejo de materiales: Determinacin de los medios materiales (carretillas, cintas

transportadoras, etc.) y procedimientos para mover los productos dentro y entre

almacenes y locales de venta de la propia empresa.
Embalaje: Eleccin de los sistemas y formas de proteccin y conservacin de los

productos: papel, plstico, cajas de cartn o de madera, etc.

Transporte del producto: Determinacin de los medios materiales (camin,

ferrocarril, avin, barco, etc.) a utilizar y plan de rutas a seguir para mover el producto
desde el punto de origen al del destino.
Almacenamiento: Seleccin del emplazamiento, dimensin y caractersticas

(refrigeracin, automatizacin, etc.) de los almacenes en los que se deben guardar los
productos.
Control del inventario: Determinacin de las cantidades de productos que el
vendedor debe tener disponibles para su entrega al comprador y establecimiento de la
periodicidad con que han de efectuarse los pedidos.

Servicios al cliente: Establecimiento de los puntos de servicio, medios materiales y

personas para recibir y atender al cliente, as como para entregar y cobrar el producto.

El funcionamiento efectivo de la distribucin fsica puede ser un factor esencial para

mantener una ventaja competitiva, sobre todo en empresas que llevan a cabo una
distribucin intensiva.
Objetivos de la distribucin Fsica
Un sistema de distribucin eficaz ser aquel que tenga a disposicin del mercado los
productos que ste demande, en la cantidad precisa y en momento oportuno, para esto
debe disponerse de unos medios logsticos adecuados, que suministren los productos a
los canales de distribucin.
Para que la logstica sea eficiente deber llevarse a cabo al menor costo posible. No
obstante, al contemplar los costos de la distribucin fsica deben tenerse en cuenta, no
solo los costos directos de cada una de las actividades que engloba(procesamiento de
pedidos, transportes, almacenaje, etc.), sino tambin la interrelacin entre cada una de
ellas y los costos de oportunidad en que pueden cubrirse.
Los costos estn muchas veces interrelacionados: una variacin en el costo de las
actividades de la distribucin fsica afecta el costo de las dems, por lo que debe
considerarse la suma de todos los costos y no cada uno de ellos en particular. Por otra
parte, las interrelaciones no se limitan a los propios costos de la distribucin fsica, sino
que tambin afectan a los denominados costos de oportunidad.
Un costo de oportunidad es aquel en el que se incurre por las ventas que se dejan de
realizar, por retrasos en el suministro, por no tener el producto en existencia cuando se
demanda o por no atender al cliente antes de que decida marcharse y comprar el
producto en otro sitio. Una reduccin del costo de almacenaje, por ejemplo, puede
provocar una ruptura de stocks, es decir, una falta de disponibilidad del producto en el
momento en que se demande y en la cuanta solicitada, lo que provocara la perdida de
ventas.
Un sistema eficaz de distribucin fsica debe evitar los costos de oportunidad.
En definitiva, los objetivos de la distribucin fsica pueden concretarse en los siguientes:
o
Suministrar la cantidad de producto demandada.
o
A los puntos de venta apropiados.
o
En el momento preciso.
o
Al menor costo total (suma de los costos directos del sistema logstico y de los
costos de oportunidad).
Transporte a los puntos de venta
Para que pueda realizarse la venta es preciso que el establecimiento distribuidor est
establecido y el producto se encuentre a disposicin del comprador para su adquisicin.
a) Terrestre:

o
o

Por carretera: furgoneta, camin, furgn o vehculo similar.

Por ferrocarril: tren.

b) Martimo/fluvial: barco, barcaza, gabarra, etc.

c) Areo: avin, helicptero, dirigible, etc.
d) Otros: oleoductos, tuberas, cintas transportadoras, etc.
Criterios de evaluacin del transporte
Las distintas modalidades de transporte consideradas pueden ser evaluadas por una gran
diversidad de criterios. Entre ellos cabe destacar los siguientes:
o
Costo. Dentro de una misma modalidad de transporte, el costo puede variar
o
o
o

sensiblemente segn el tipo de mercanca, tamao del embarque, distancia a recorrer.

Rapidez / velocidad. Se mide por el tiempo transcurrido hasta que se recibe la
mercanca.
Capacidad. Tamao o cantidad del producto que puede ser transporta
Disponibilidad. Facilidad para contratar una forma de transporte a un destino

especfico.
Frecuencia. Continuidad del transporte.
Fiabilidad. Consistencia o capacidad del medio de transporte para llevar a cabo

sus funciones en los plazos y condiciones previstas.

Servicio. Acondicionamiento de las mercancas, reparacin de daos y

desperfectos, etc.
ALMACENAJE
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control
y abastecimiento de materiales y productos.
Funciones del almacn
La direccin de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje segn dos
aspectos esenciales:
1.
El que se refiere a su estructuracin, lo que se refiere a fijar su emplazamiento,
sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinacin con los distintos
sectores de la empresa.
2.
El que atae a la organizacin de su funcionamiento, que se centra en la fijacin
de las normas prcticas para la marcha del almacn.
Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
o
Recepcin de Materiales
o
Registro de entradas y salidas del Almacn.
o
Almacenamiento de materiales.
o
Mantenimiento de materiales y de almacn.
o
Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.
Las reas del almacn
Normalmente una planta fabricante o una empresa comercializadora debe tener tres
reas en el almacn, como base de su planeacin:
1.
Recepcin.
2.
Almacenamiento.
3.
Entrega.
rea de Recepcin: El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda
congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin. Las condiciones que impiden el flujo rpido son:
o
Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
o
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
o
Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.
rea de Almacenamiento:
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una
zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:
o
Entidad a la cual se va servir.
o
El espacio de que se dispone.
o
Los artculos que en l se van a guardar.

o
o
o

rea de Entrega: La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y

llevada al rea de entrega debe:
Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.
Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura.
Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el

documento de salida.
Principios bsicos del almacn
El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger
y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para
la administracin, la produccin o la venta de artculos o mercancas.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
o
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre
o

bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de

recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de

inventarios.
Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho
tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas

condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son
despachadas.
Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una

manera de reducir los costos de la mano de obra.

Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay

una ocasin ms para estropearla.

Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir

ingreso al personal autorizado.

Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de

documentacin adecuada.
Llevar registros de existencias al da.
Eliminar el papeleo superfluo.
Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la

medida de lo que se almacena.

El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de

almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las

condiciones de operacin.
El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales

perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores

o pilas independientes de artculos.
El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el

punto de distribucin en el opuesto.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas

con su debido control).

Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de

o
o

recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacn (entradas y salidas) y la programacin y control de

produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre

o
o

o
o

comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.

La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin
en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma
localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.

o
o
o
o

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada
a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones,

puede pensarse en lo siguiente:

Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio

existente.
Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el

sistema de almacenamiento diversificado.

Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera

de varios niveles sobrepuestos.

Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en

bloques.
Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn.

Problemas en los almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o
el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la
empresa.
El Espacio y el Personal es insuficiente
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento
El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin
Deficiente colocacin de la
En el almacn se espera demasiado tiempo
Equipo de Almacenamiento Inadecuado
Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado