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La informacin contenida en este documento es de carcter privado conforme a lo previsto en la Constitucin y en la Ley 1273 del 5 de Enero de 2009, y no compromete
la responsabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ningn contenido de este documento puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado,
transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
Presidente de la Repblica
Juan Manuel Santos Caldern
Ministra de Relaciones Exteriores
Mara ngela Holgun Cullar
Viceministra de Relaciones Exteriores
Patti Londoo Jaramillo
Viceministro de Asuntos Multilaterales
Carlos Arturo Morales Lpez
Secretario General
Elias Ancizar Silva Robayo
Documento Elaborado por
Ministerio de Relaciones Exteriores
Bogot, D.C., Colombia
2014
Documentos asociados
Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana, Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica, ISBN 958-8125- 46-4, Bogot D.C, mayo de 2005
SC-PT-27 Atencin a Quejas, Reclamos y Sugerencias
GC-MA-01 Manual de contratacin
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Contenido
1
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Objetivo.........................................5
Base Legal.....................................7
4
Presentacin...............................11
La Participacin Ciudadana......15
5
Mecanismos para ejercer el control social en el Ministerio
de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio...............................................19
Rendicin de Cuentas........................... 20
Audiencias Pblicas............................... 22
Veedura Ciudadana.............................. 24
Contratacin........................................... 27
Centro Integral de Atencin
al Ciudadano........................................... 30
Peticiones................................................. 33
Quejas y Reclamos................................ 37
Correo Electrnico................................. 40
Va Telefnica.......................................... 41
Chat........................................................... 42
Video Llamada........................................ 42
Llamada en Lnea................................... 43
Urna de Cristal........................................ 43
Encuestas de Satisfaccin................... 44
Redes Sociales........................................ 44
Foros Virtuales para los
colombianos en el exterior ................ 45
Feria de Servicios para
colombianos en el exterior.................. 47
Proyectos Normativos.......................... 49
5
Nuestros contactos.............................................................................................51
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Objetivo
Divulgar los mecanismos de interaccin con la ciudadana y
los mecanismos de participacin ciudadana que el Ministerio
y su Fondo Rotatorio han establecido para que los ciudadanos
y connacionales en el exterior, ejerzan el derecho a integrarse
en la toma de decisiones que puedan afectarlos, a travs de
instrumentos reales y eficaces para acceder al control y la fiscalizacin de la administracin pblica.
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Base Legal
Constitucin Poltica de Colombia, Artculos 2, 23 y 270.
Ley 1564 de 2012, Cdigo General del Proceso: por la cual deroga el Inciso Segundo del Artculo 309 de la Ley 1437 de 2011.
Ley 1474 de 2011: Ley Anticorrupcin: por la cual se dictan
normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencion, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 1450 de 2011: por la cual se expide el Plan Nacional de
Desarrollo 2010-2014. Captulo 6. Soportes transversales de
la prosperidad democrtica.
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Presentacin
Despus de la promulgacin de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en la cual se define a Colombia como un Estado
social de derecho, organizado en forma de Repblica unitaria,
descentralizada, con autonoma de sus entidades territoriales,
democrtica, participativa y pluralista, fundada en el respeto de
la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevaleca del inters general, el pas
demuestra transformaciones importantes sociales y polticas.
En este sentido, los ciudadanos han reivindicado el derecho a
integrarse en la toma de decisiones que puedan afectarlos y
han encontrado instrumentos reales y eficaces para acceder al
control y la fiscalizacin de la administracin pblica.
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mandato Constitucional y con el fin de garantizar el control social, presenta esta herramienta prctica dirigida a la comunidad
para conocer conceptos bsicos que le permitan ejercer sus derechos.
Esta gua contiene el marco legal que rige
la participacin ciudadana y el esquema interno de funcionamiento de los mecanismos de participacin en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
Rotatorio.
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La Participacin Ciudadana
La participacin ciudadana es un derecho y un deber ciudadano, consagrado en la Constitucin Poltica en sus Artculos 2 y
270, los cuales afirman:
Artculo 2: Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad,
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin; facilitar la participacin de todos en las decisiones que los afectan y en
la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la Nacin.
De igual manera, el Artculo 270 de la Carta faculta a la ciudadana para que intervenga activamente en el control de la gestin
pblica, al respecto establece:
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Artculo 270: La ley organizar las formas y sistemas de participacin ciudadana que permitan
vigilar la gestin pblica que se cumpla en los
diversos niveles administrativos y sus resultados.
Participacin Ciudadana
Fortalecer la democracia.
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Actores
Es el conjunto de agentes que hacen uso de
los mecanismos formales y no formales para
participar en la formulacin de polticas pblicas, es decir, los protagonistas de la participa-
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Mecanismos para
ejercer el control social
en el Ministerio de
Relaciones Exteriores
y su Fondo Rotatorio
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Rendicin de Cuentas
Qu es la Rendicin de Cuentas?
La Rendicin de Cuentas se define como
el acto formal de presentacin de la cuenta fiscal a la correspondiente autoridad de
control, sobre el manejo de los bienes y
fondos pblicos en una entidad, organismo
o actividad en un determinado periodo3.
La Rendicin de Cuentas es un espacio de
interlocucin entre los servidores pblicos
y la ciudadana. Tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos y
garantizar el ejercicio del control social a la
administracin, sirviendo adems de insumo para ajustar proyectos y planes de accin para su realizacin.
3 Revista Concejos en Contacto, Numero 17, Diciembre de 2007, ISSN 1692-6889, Pg. 5.
Objetivos de la Rendicin
de Cuentas4:
Fortalecer el sentido de lo pblico.
Recuperar la legitimidad para las Instituciones del Estado.
Facilitar el ejercicio del control social a la
gestin pblica.
Contribuir al desarrollo de los principios
constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad y participacin ciudadana en el
manejo de los recursos pblicos.
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Audiencias Pblicas
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En qu casos el Ministerio o su
Fondo Rotatorio convocan a audiencias pblicas?
Se convoca cuando:
El Ministerio de Relaciones Exteriores o
su Fondo Rotario lo consideren conveniente y oportuno, para discutir aspectos
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relacionados con la formulacin, ejecucin o evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad y, en especial
cuando est de por medio la afectacin
de derechos o intereses colectivos.
Veedura Ciudadana
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Objetivos de la veedura
ciudadana:
a. Fortalecer los mecanismos de control
contra la corrupcin en la gestin pblica y la contratacin estatal.
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En qu casos el Ministerio o su
Fondo Rotatorio promueven las
veeduras ciudadanas?
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Contratacin
podrn denunciar ante las autoridades competentes las actuaciones, hechos u omisiones
de los servidores pblicos o de los particulares, que constituyan delitos, contravenciones o
faltas en materia de contratacin estatal.
Las autoridades brindarn especial apoyo y colaboracin a las personas y asociaciones que emprendan campaas de control y vigilancia de la
gestin pblica contractual y oportunamente suministrarn la documentacin e informacin que
requieran para el cumplimiento de tales tareas.
El Gobierno Nacional y los de las entidades
territoriales establecern sistemas y mecanismos de estmulo de la vigilancia y control
comunitario en la actividad contractual orientados a recompensar dichas labores.
Las entidades estatales podrn contratar con
las asociaciones de profesionales y gremiales
y con las universidades y centros especializa[ Pgina 27 de 53 ]
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Los contratos suscritos por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo
Rotatorio que se publican son los procesos
de contratacin que impliquen convocatoria pblica y se encuentran en la pgina
Web del Ministerio: www.cancilleria.gov.co
en el vnculo de contratacin del Ministerio
de Relaciones Exteriores.
Por otro lado, en cuanto a la contratacin
en el exterior, debe tenerse en cuenta el
Estatuto General de Contratacin, en virtud de territorialidad de la ley, la cual tiene
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CAPTULO III
Contratos ejecutados fuera del Territorio
Nacional.
Artculo 156. Rgimen aplicable a los contratos ejecutados en el exterior. Los Procesos de Contratacin adelantados por las
Entidades Estatales en el exterior para los
contratos que deban ejecutarse fuera del
territorio nacional pueden someterse a la
ley extranjera.
En este orden de ideas, la contratacin podr adelantarse con las normas del pas, en
donde se ejecute el contrato.
ARTCULO 4o. Delegar en los Jefes de Misiones Diplomticas, en los Jefes de Delegaciones Permanentes y en los Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el exterior,
las siguientes funciones:
1. Ordenar el gasto y el pago en nombre del
Ministerio de Relaciones Exteriores y de
su Fondo Rotatorio, sin lmite de cuanta,
de los gastos sostenimiento, servicios y
dems conceptos inherentes a la funcin
diplomtica y consular.
2. Celebrar, terminar, modificar, adicionar
y prorrogar los contratos, en nombre y
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representacin del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio cualquiera que sea su cuanta, con
excepcin de los contratos a ser celebrados y ejecutados en el territorio nacional. ()
la entidad informacin pertinente a los trmites o servicios que esta les ofrece. Vincula
diversos medios de interaccin tecnolgica e
integra todos los subprocesos de orientacin
al usuario que se ofrecen por los diferentes
grupos internos de trabajo del Ministerio de
Relaciones Exteriores y las misiones acreditadas de Colombia en el exterior.
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Peticiones
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Objeto de la peticin.
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lares, Instructivos y similares. Se exceptan las que conforme a este reglamento deben presentarse por escrito8.
A travs del correo electrnico: quejasyreclamos@cancilleria.gov.co, donde se
direccionar la solicitud para la respectiva dependencia.
A travs del formulario de registro de
quejas, reclamos y peticiones dispuesto
para ello en la pgina web de la Cancillera, seccin servicio al ciudadano.
Tiempo de respuesta
El trmino para resolver o contestar un derecho de peticin es de:
Quince das hbiles siguientes a su presentacin para peticiones de inters
particular o general.
8 Artculo 8. Resolucin 0088 de 2003. Ministerio
de Relaciones Exteriores.
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transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
9 Ley 5 de 1992, Artculo 258: Solicitud de informes por los Congresistas. Los Senadores y Representantes pueden solicitar cualquier informe
a los funcionarios autorizados para expedirlo, en
ejercicio del control que corresponde adelantar
al Congreso. En los cinco (5) das siguientes deber procederse a su cumplimiento; (su omisin
obligar la designacin de un agente especial de
la Procuradura General de la Nacin a fin de que
se proceda de conformidad y sin perjuicio de lo
dispuesto en el siguiente artculo).
10 Ley 5 de 1992, Artculo 260: Solicitud de documentos. Cuando las Cmaras legislativas o sus Comisiones necesitaren para el despacho de los negocios
que estuvieren atendiendo, documentos existentes
en algn Ministerio o en otra oficina o archivo pblico, el Presidente as lo manifestar a la respectiva
autoridad quien dispondr su envo oportuno, a
ms tardar en los diez (10) das siguientes.
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transmitido, distribuido, o utilizado sin el consentimiento previo del Ministerio por escrito. Los contenidos estn protegidos por derechos de autor y cualquier uso no
autorizado, as como el incumplimiento de los trminos, condiciones o avisos, pueden violar la normatividad nacional vigente al respecto.
En este sentido el Centro Integral de Atencin al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores, tendr bajo su tutora la oficina de Quejas y Reclamos para gestionar
las respuestas que se le brindan al usuario
respecto a sus solicitudes, y en el caso de
los derechos de peticin y tutelas que
el usuario interponga ante la entidad por
los diferentes medios de contacto, los remitir al rea encargada para que esta realice la respectiva respuesta al usuario en los
trminos de ley.
Quejas y Reclamos
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11 Procedimiento SC-PT-27.
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Tiempo de respuesta
Las quejas y reclamos se resolvern o contestarn siguiendo los principios, trminos
y procedimientos dispuestos en el Cdigo
de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de peticin, segn se trate
del inters particular o general y su incumplimiento dar lugar a la imposicin de las
sanciones previstas en el mismo.12
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Correo Electrnico
Tiempo de respuesta
Las solicitudes que los usuarios de la entidad presenten por este medio se contestarn siguiendo los principios, trminos y
procedimientos dispuestos en el Cdigo
del Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, y la respuesta
se enviar al correo electrnico suministrado por el usuario cuando diligencia el formulario de contctenos que se encuentra
en la pgina web de la Cancillera.
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Va Telefnica
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Chat
Video Llamada
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Llamada en Lnea
Urna de Cristal
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Encuestas de Satisfaccin
Redes Sociales
El Ministerio de Relaciones Exteriores cuenta dentro de sus redes sociales con los siguientes perfiles:
@cancilleriacol (https://twitter.com/CancilleriaCol)
Con la pgina Cancillera Colombia (https://www.facebook.com/CancilleriaCol)
Con el canal Cancilleriacol (https://www.youtube.com/CancilleriaCol).
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A travs del perfil en Twitter, los usuarios encuentran noticias e informacin de servicio de
la Cancillera. Igualmente, solicitan informacin y envan inquietudes sobre los servicios
ofrecidos por el Ministerio; adems, gestionan solicitudes de ayuda para connacionales
en el exterior. Una vez el mensaje llega al administrador del perfil, ste remite la solicitud
al CIAC y a travs de un correo electrnico le
proporcionan al usuario toda la informacin
En qu consisten?
Objetivos
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Temas
Foros de servicios.
Foros de experiencias de migrantes.
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www.redescolombia.org.
Oficinas del Consulado organizador.
Pgina web del Consulado organizador.
colombianosune@cancilleria.gov.co
Tel. 381 4000 ext. 1245.
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Proyectos Normativos
Qu es un Proyecto Normativo?
Se define como un proyecto normativo, el
primer esquema o plan de normas aplicables a una determinada materia o actividad
antes de darle la forma definitiva.
Por lo anterior, el Ministerio de Relaciones
Exteriores dando cumplimiento a la poltica
de Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de elaboracin y normatividad acogida por la Entidad a travs
de la resolucin 2197 de 2013, por medio
de la cual se adopta el Modelo Integrado de
Planeacin y Gestin, cuenta en su pgina
web con el enlace Proyectos Normativos,
el cual est ubicado en el men Servicio
al Ciudadano, por medio del cual, la Entidad publica todo acto administrativo bien
sea Proyecto de Ley, Decreto, Resolucin,
Acuerdo o Circular.
Por su parte, cada uno de estos actos administrativos, se encontrar publicado en
la pgina web, en un plazo no inferior a
siete das calendario, con el fin que la ciudadana haga sus comentarios o inquietudes a travs del formulario web, que se
encuentra en la pgina. Cada uno de estos
comentarios o inquietudes recibidas para
cada uno de los proyectos publicados, sern atendidas y consolidadas en un documento final, el cual ser publicado en el
mismo enlace.
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Nuestros Contactos
Pgina Web
www.cancilleria.gov.co
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Lneas de contacto
Lnea gratuita nacional de atencin a quejas y reclamos:
018000 979899 018000 938000 las 24 horas.
Contact Center en Bogot:
3814000 y 3826999 Lunes a Domingo 24 horas.
Contact Center para el resto del pas:
018000 938000 018000 979899 de Lunes a Domingo 24 horas.
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Recepcin de correspondencia
Carrera 5 No 9 - 03
Lunes a Viernes
8:00 a.m. a 12:30 p.m.
1:30 p.m. a 4:30 p.m.
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