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MUNICIPALIDAD DE VILCUN
MANUAL INTERNO DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
MUNICIPALES
I.MUNICIPALIDAD DE VILCUN
VILCUN, IX REGION
OCTUBRE, 2011
INTRODUCCION
Con fecha 01 de Enero de 2012, entrara en vigencia este Manual Interno de de
Compras y Contrataciones Municipales, que se dicta en cumplimiento de lo
establecido en el Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de Mayo de 2007, que
modifica Reglamento de la Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacin, a
ttulo oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la
institucin, es decir a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley
19.886.
El objetivo de este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y
trabajadores de la Municipalidad de Vilcn.
DISPOSICIONES GENERALES
Las compras y contrataciones que realice la Ilustre Municipalidad de Vilcn
en adelante la Municipalidad se normara por este reglamento que esta en
concordancia con la ley de Compras Pblicas N 19.886 y su reglamento.
El objetivo del siguiente reglamento es normar las adquisiciones de la
Municipalidad pero fundamentalmente lograr eficiencia, eficacia y economicidad
en las operaciones celebradas, cautelando siempre el inters de la Municipalidad.
Segn el artculo N 14 de la ley Orgnica Constitucional de Municipalidades Las
municipalidades gozarn de autonoma para la administracin de sus finanzas.
Entendida esta autonoma como la oportunidad de sacar el mximo provecho a los
recursos financieros de la municipalidad segn el contexto social y cultural en que
estamos Insertos. Debern acogerse a este reglamento todas las unidades de
dependencia municipal y los servicios traspasados.
ARTICULO N 1
Definiciones
Se presentan las siguientes definiciones para mayor compresin de este
reglamento.
1. Adjudicacin: acto administrativo, por medio del cual la Municipalidad acepta
y designa la o las propuestas ms convenientes de acuerdo a las bases.
2. Adjudicatario: oferente al cual le ha sido aceptada la propuesta o una
cotizacin en un Proceso de Compras.
3. Bases: documentos aprobados por la Municipalidad mediante decreto que
contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos
por la Municipalidad que describen los bienes y servicios a contratar, regulan
el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases
Administrativas Generales y Bases administrativas especiales o Tcnicas.
4. Bases Administrativas Generales: documentos aprobados por la Municipalidad
que contienen, de manera general las formas en que se llevaran a cabo los
procesos de licitacin, la aplicabilidad de las etapas, plazos, mecanismos de
consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluacin, mecanismos de
adjudicacin, modalidades de evaluacin, clusulas del contrato definitivo, y
dems aspectos administrativos del Proceso de Compras.
5. Bases especiales o Tcnicas: documentos aprobados por la Municipalidad que
contienen de manera general y/o particular, las especificaciones, descripciones,
requisitos y dems caractersticas del bien o servicio a contratar, asi como las
fechas, ponderaciones de criterios de evaluacin, montos de garanta y otros
antecedentes puntuales que son exclusivamente relacionados con el proceso
licitatorio al cual rigen.
contractuales.
18. Licitante, proponente u oferente: toda persona natural o jurdica que cumple
los requisitos y que se presente a una Licitacin.
19. Sistema
de
Compras:
www.mercadopublico.cl
es
el
sistema
de
compras
pblicas,
ARTICULO N 2.
Las compras o contratacin de bienes o servicios se harn mediante Convenios
Marcos, Licitaciones Pblicas, Licitaciones Privadas y Trato o Contratacin Directa
de conformidad a la ley de compras y su reglamento
ARTICULO N 3
Cada Departamento o Unidad Municipal deber contar con un funcionario
capacitado y acreditado por el sistema de compras pblicas con el sentido de
actuar bajo el perfil de Operador de Mercado Publico, creando, editando y
enviando a autorizar Licitaciones y ordenes de compra. de adquisiciones y/o,
contrataciones a travs del sistema,. Estos procesos debern ser autorizados y
finalizados por la Unidad de Adquisiciones Municipal.
Sin embargo para aquellas unidades que no cuenten con personal capacitado y
acreditado por el sistema de compras pblicas, ser la Unidad de Adquisiciones
de la Municipalidad, que tiene acceso al sistema de informacin, tendr por
funcin, publicar, efectuar seguimiento y adjudicar los procesos de compras y/o
contrataciones de servicios, emitir las rdenes, para la compra y arrendamiento de
bienes muebles y la contratacin de los servicios que se requieran para el
desarrollo de las funciones municipales a travs del sistema de informaciones
(mercado publico), Igual funcin corresponde a las Unidades de Adquisiciones de
los departamentos de Salud y de Educacin de acuerdo con las facultades que le
han sido delegadas. En el caso de los procesos de licitacin del rea municipal, la
Secretara Comunal de Planificacin debe elaborar las Bases Administrativas,
quedando como responsabilidad del departamento solicitante la elaboracin de las
Especificaciones tcnicas.
tipos de licitaciones que se detallan mas adelante en este reglamento. En todos los
casos en que los departamentos o unidades requieran efectuar compras o
contrataciones de servicios, se debern utilizar formularios que proporcionara la
Municipalidad y que se denominarn Solicitudes de Pedido, los cuales debern
estar suscritos por el Director o Jefe del Departamento respectivo, este formulario
debe contener en forma clara y precisa el requerimiento no haciendo alusin a
marcas especificas, solo a caractersticas buscadas, ser necesario que el
departamento solicitante exprese con detalle cada una de las caractersticas que
necesita del producto o servicio a contratar adems debern indicarse a que sern
destinados los bienes y servicios que se necesita contratar, el formulario de
solicitud se debe hacer llegar a la Unidad de Adquisiciones Municipal. Las bases
administrativas para las licitaciones menores a 100 UTM se aprobaran con la
solicitud de pedido firmada por el director del departamento solicitante, la
adjudicacin se materializara mediante una resolucin simple Firmada por el
encargado de adquisiciones.
Al momento de confeccionar el formulario solicitud de pedido, las unidades o
departamentos debern indicar segn su criterio las ponderaciones de evaluacin
para la compra o contratacin de servicios (criterios de evaluacin) de acuerdo a la
siguiente tabla referencial:
CRITERIO EVALUACION
COMENTARIO
Precio
Experiencia de los
Oferentes
Calidad Tcnica de
los Bienes o
Servicios
Aos-Cantidad de
obras- Monto de obras,
etc.
PONDERACION
Tramo 1
X%
Tramo 2
XX %
Tramo 3..4..5..6
XXX %
no cumple: 0
ITEM
PONDERACION
Presencia Comunal
Presencia Regional
Presencia Nacional
ITEM
PONDERACION
1 Da
2 Das
3 Das o mas
ITEM
PONDERACION
1 Semana
2 Semanas
3 Semanas o mas
ITEM
CANTIDAD
PONDERACION
Capacitaciones
Aa B (hrs.)
Ba C (hrs.)
Ca.(hrs.)
AaB(das)
BaC(das)
Ca.(das)
Visitas a terreno
PLAZO
PONDERACION
DE 5 A 10 DIAS
X%
DE 11 A 15 DIAS
XX %
DE 16 A .DIAS
XXX %
PLAZO.OFERTA.MENOR
X ..%..asignado.. X ..100
P.OFERTA. A.EVALUAR
Formula
Contratacin de
Personas
Discapacitadas
Tabla
ITEM
Otras Materias de
Alto Impacto Social
PONDERACION
DE 1 A 3 PERS.
DE 3 A 6 PERS.
DE 6 Y MAS
Impacto
Medioambiental
Condiciones de
empleo y
remuneracin
Metodologa
Eficiencia energtica
Comportamiento
contractual anterior
Cumplimiento de
los requisitos
Garantas
Aos-Cantidad de
obras- Monto de obras,
etc.
PONDERACION
Tramo 1
X%
Tramo 2
XX %
Tramo 3..4..5..6
XXX %
GARANTIA.OFERTA.. A..EVALUAR
X ..%..asignado.. X ..100
MAYOR..GARANTIA.OFERTADA
Formula
OFERTA... ADICIONALE S ... A...EVALUAR .
X ..%..asignado.. X ..100
MEJOR...OFERTA
Tabla
ADICIONALES
PONDERACION
DE A a B Cantidad
DE C a D Cantidad
DE E a mas
ARTICULO N 6.
Ser responsabilidad de los Directores efectuar los pedidos de bienes y servicios
que requieran, para el normal funcionamiento de cada una de las Unidades
Municipales entregadas a su administracin, ajustndose a las normas legales
vigentes, aplicables al Sistema Municipal, tambin ser responsabilidad de los
directores de las distintas unidades municipales la custodia y mantencin de todos
los activos utilizados en sus Unidades.
ARTCULO N 7.
Las Direcciones de las distintas Unidades se cercioraran de que en los
departamentos se eviten la compra excesiva de un mismo elemento o elementos
para un perodo reducido de tiempo. En lo posible debern emitir solicitudes de
pedido para las necesidades de bienes y servicios de un perodo no inferior a un
mes. Sin perjuicio de la poltica interna en cada Unidad, debern existir polticas
institucionales de adquisicin de bienes y/o servicios
ARTCULO N 8.
Los Directores solicitantes, sern responsables de requerir materiales, tiles o
elementos, los que debern limitarse a las cantidades estrictamente necesarias para
el cumplimiento de las funciones del respectivo servicio, siendo responsables de
las solicitudes excesivas, asimismo al momento de efectuarse los procesos de
compras ser responsabilidad de las distintas unidades o departamentos efectuar
los contactos necesarios para asegurar la postulacin de ofertas en el Portal
Mercado Publico por parte de los proveedores, asimismo debern prestar atencin
a los requerimientos de las unidades de adquisicin en cuanto a responder las
preguntas y/o solicitudes de aclaracin que el proceso derive.
ARTICULO N 9.
La Unidad de Adquisiciones podr con autorizacin del Alcalde o su respectivo
subrogante preparar bases Administrativas, bases Tcnicas y trminos de
referencia, para la celebracin de contratos de suministros con proveedores esto
para obtener mejores condiciones de compra y una expedita adquisicin de estos.
Esta unidad comunicar a las direcciones los bienes y servicios sujetos a este
procedimiento en el mes de Diciembre de cada ao, para activarse durante el mes
de enero del ao siguiente, este contrato de suministro deber ser debidamente
licitado pblicamente bajo las mismas condiciones de las compras y contrataciones
de servicios, de acuerdo a la ley de compras y este propio reglamento, ser
obligatorio a la hora de contratar, que los oferentes presenten en su oferta todos
los productos que en el futuro sern adquiridos por el municipio.
ARTICULO N 10.
Sin perjuicio de la facultad de las Direcciones de solicitar cotizaciones y
acompaarlas a las solicitudes de pedido recomendando a un determinado
proveedor, La unidad de Adquisiciones, proceder a efectuar la cotizacin
Mediante Trato Directo o la Publicacin, debiendo el departamento respectivo
comunicar al proveedor que les interesa que postule. En base a los antecedentes
tcnicos y/o administrativos la Unidad de Adquisiciones, podr proceder a la
contratacin del oferente que presente mejores condiciones para la Municipalidad.
ARTICULO N 11.
La Municipalidad no est obligada a suscribir los convenios marcos que mantenga
vigente la referida Direccin, sin perjuicio de que, individualmente o en conjunto
con otros Municipios, pueda adherir voluntariamente a ellos. En el evento de que
se suscriba un Convenio Marco, sern aplicables las normas sobre contrataciones
en condiciones ms ventajosas que contemplen la Ley N 19.886 y su reglamento.
ARTICULO N 13.
Se proceder a la compra directa, realizando al menos 1 cotizacin, tratndose de
adquisiciones de bienes y servicios cuyo costo no exceda las 3 U.T.M. vigentes al
momento de la compra, lo anterior con el fin de cautelar los intereses municipales,
esta compra se informara en el sistema de informacin www.mercadopublico.cl. A
travs de la misma Orden de Compra. El procedimiento para realizar esta compra
ser mediante una solicitud de pedido, esta deber ser acompaada por las
cotizaciones hechas, adems deber llegar a la unidad de Adquisiciones
previamente firmada por el director del departamento solicitante, el jefe de
Finanzas y el administrador Municipal, esta deber indicar los bienes o servicios
contratados, para que se destinaran y la cuenta a que se cargaran.
ARTICULO N 14.
Se proceder a la compra directa, realizando al menos 3 cotizaciones, tratndose
de adquisiciones de bienes y servicios cuyo costo este entre 3 y 10 U.T.M. vigentes
al momento de la compra, lo anterior con el fin de cautelar los intereses
municipales, esta compra se informara en el sistema de informacin
www.mercadopublico.cl. El procedimiento para realizar esta compra ser
mediante una solicitud de pedido, esta deber ser acompaada por las 3
cotizaciones, adems deber llegar a la unidad de Adquisiciones previamente
firmada por el director del departamento solicitante, el jefe de Finanzas y el
administrador Municipal, esta deber indicar los bienes o servicios contratados,
para que se destinaran y la cuenta a que se cargaran. Las cotizaciones para este
tipo de compras podrn ser obtenidas directamente del proveedor, internet o fax.
ARTICULO N 15.
Se proceder a Licitacin Publica como regla general la municipalidad celebrar
sus Contratos de Suministro y/o Servicios a travs de una Licitacin Pblica.
Cuando las contrataciones superen las 10 unidades tributarias mensuales (UTM),
la Licitacin Pblica ser siempre obligatoria, y se efectuar de acuerdo a los
artculos 19 al 43 del Reglamento de la ley de compras Publicas 19.886. Existen tres
tipos de licitaciones Pblicas dependiendo de los montos que se espera cuesten los
productos o servicios a contratar estas son las siguientes:
Licitacin Pblica: Esta es mayor a 1000 UTM y su publicacin es de mnimo 15
das corridos, no obstante este plazo podr ser disminuido hasta 10 das en el
evento que se trate de contrataciones de bienes o servicio de simple y objetiva
especificacin, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la
preparacin de ofertas
Licitacin Publica Express: Esta va desde 100 UTM a 1000 UTM y su publicacin
es de mnimo 10 das corridos, no obstante este plazo podr ser disminuido hasta 5
das en el evento que se trate de contrataciones de bienes o servicios de simple y
objetiva especificacin, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la
preparacin de ofertas.
Licitacin Pblica menor a 100 UTM su publicacin es de mnimo 5 das, no
obstante este plazo podr ser disminuido hasta 48 horas en el evento que se trate
de contrataciones de bienes o servicios de simple y objetiva especificacin, y que
razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparacin de ofertas., La
municipalidad adjudicara la licitacin al oferente que habiendo postulado a travs
del portal www.chilecompra.cl, haya cumplido con los requerimientos de las
bases administrativas y tcnicas y que adems resulte conveniente para la
municipalidad teniendo en cuenta los criterios de evaluacin de las bases
administrativas esta adjudicacin ser mediante decreto alcaldicio. No obstante, y
en casos fundados, las Entidades podrn realizar sus procesos de contratacin a
travs de la Licitacin Privada o el Trato o Contratacin Directa, en conformidad a
lo establecido en este reglamento y en la ley de Compras Pblicas 19.886.
Cuando se tratare de licitaciones o contrataciones de servicios profesionales
relacionados a la ejecucin de Obras, estudios, capacitaciones, etc. Este tipo de
procesos debern ser llevados a cabo por la Secretaria de Planificacin Comunal.
Las licitaciones mayores a 100 UTM y que tengan relacin con la ejecucin de
Obras, estudios, capacitaciones, etc. Este tipo de procesos debern ser llevados a
cabo por la Secretaria de Planificacin Comunal, quedando excluidas de este
punto las compras de productos comerciales simples, (planchas de zinc, planchas
de OSB, cajas de alimentos, insumos de libreras, etc.) debidamente especificados
en la solicitud de pedido.
ARTICULO N 16.
Se proceder a Licitacin Privada, previo decreto Alcaldicio que la disponga,
publicado en el Sistema de Informacin, se proceder en los siguientes casos:
1. Si en las licitaciones pblicas respectivas no se hubieren presentado
interesados o las ofertas que estos hayan presentado no se ajusten a las bases
administrativas o tcnicas. Esto al menos despus de 3 llamados declarados
desiertos.
2. Si se tratara de contratos que correspondieran a la realizacin o terminacin de
un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta
de cumplimiento del contratante otras causales, y cuyo remanente no supere
las 1.000 UTM. Para la adjudicacin de este tipo de licitaciones se operara de
igual forma que para la Licitacin Publica y se adjudicara mediante decreto
alcaldicio.
ARTICULO N 17.