UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE INGENIERA CIVIL Y AGRCOLA

CURSO DE INTRODUCCIN A LA INGENIERA CIVIL

Presentacin y sustentacin de proyectos.

Reglas bsicas para la comunicacin efectiva.
Comunicaciones escritas.
Comunicaciones orales.

Por: Ing. Francisco Gutirrez Toledo

Bogot, 2005

PRESENTACIN Y SUSTENTACIN DE PROYECTOS

ORAL

Reuniones, presentaciones, exposiciones, sustentaciones

Ayudas: Papelgrafo, tablero, proyeccin de acetatos,
diapositivas, videobeam, videos, sonoviso.

ESCRITA

COMUNICAR:

Informes peridicos de avance, informes finales, ensayos, tesis,

planos, grficas, esquemas, fotografas.

Hacer a otra persona partcipe de lo que se tiene o de lo que

se sabe.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN PARA TRANSMITIR

INFORMACIN

1.

Transmisor

4.

Codificador de transmisin

2.

Receptor

5.

Codificador de recepcin

3.

Mensaje

6.

Medio de transmisin

Transmisin del mensaje

INFORMACIN

Codificador

INFORMACIN

Confirmacin del mensaje

Transmisor

Medio

Receptor

Codificador

RUIDO O INTERFERENCIA

MEDIO DE
RECEPTOR
TRANSMISIN
COMUNICACIONES INALMBRICAS

INFORMACIN CODIFICADOR TRANSMISIN

Mensaje
hablado o
escrito

Ondas
hertzianas

Modulacin

CODIFICADOR INFORMACIN

Modulacin

Mensaje
hablado o
escrito

Habilidad de
comprensin

Idea en la
mente del
escritor

Habilidad de
comprensin

Idea en la
mente del
escritor

COMUNICACIONES ESCRITAS
Idea en la
mente del
escritor

Alfabeto, lgica,
gramtica

Frases, dibujos

Papel, tinta,
facsmile,
modelo

Ojos del lector

COMUNICACIONES ORALES
Idea en la
mente del
escritor

Alfabeto, lgica,
gramtica

Frases

Voz normal o
amplificada

Odos del
oyente

REGLAS BSICAS PARA COMUNICAR EFECTIVAMENTE

1. Preguntar sobre qu se va a escribir
Aspectos sobre qu, cmo, donde, cuando, conocimiento, amplitud,
referencia, etc.

2. Determinar a quin va dirigida la comunicacin

Tono, claridad y enfoque segn las personas y su ocupacin: operario,
supervisor, gerente, accionista, ingeniero, vendedor, funcionario, cientfico,
ministro, alcalde, poltico.

3. Decidir sobre el medio de comunicacin que se utilizar

No todo se comunica por escrito y el tipo de medio implica tiempo de uso del
mismo para la urgencia de la comunicacin.
Puede ser informe esencial ms ayudas audiovisuales. Escrita: hojas cosidas,
folletos, libro, hojas sueltas con o sin ilustraciones, carpeta encuadernada,
papelgrafo, tablero, etc.
Seleccin del medio ms efectivo segn el nmero de personas y su calidad
como tales.

4. Elaborar bosquejo de la comunicacin

Hacer plan semntico de la comunicacin estableciendo ideas, subttulos,
incisos.
Ms adelante se pulen detalles, estilo y esttica. El contenido importa ms
que la forma.

5. Procesar todos los datos pertinentes

Recopilar datos, estadsticas, fuentes bibliogrficas, referencias, documentos
apropiados. Usar tarjetas grandes escribiendo los temas por tratar y puntos
sobresalientes de las ideas (fichas nemotcnicas). Con ellas, colocadas sobre
una mesa, se ordenan para obtener la mejor secuencia lgica posible.

6. Redactar un borrador
Seguir un orden lgico para las ideas y prrafos. Cada idea nueva se
desarrolla en un prrafo. La transicin de un prrafo al siguiente debe ser
fluida y clara. Es conveniente la siguiente secuencia:
a) Exposicin de una idea.
b) Desarrollo de los puntos importantes.
c) Resumen del prrafo.
d) Frase de transicin.
e) Nueva idea

7. Revisar el borrador
Si es posible, se esperarn unas horas o das para tener la mente fresca. La
secuencia recomendada es preguntarse:
a) Se tomaron en cuenta los elementos que se desea incluir?
b) Es lgica la presentacin?
c) El estilo es claro para la comunicacin?
d) Los diagramas, fotos, ilustraciones, referencias, s estn relacionados
con el texto?
e) Se acometi el tema como se haba previsto?
f) Es necesario modificar algn elemento?
g) Se aplicaron las reglas gramaticales y ortogrficas?
h) La comunicacin se escribi en forma impersonal?

8. Producir un segundo borrador

Incorporar las correcciones adicionales y modificaciones que hayan resultado
de al revisin anterior, afinando al mximo el estilo y la agilidad de
comunicacin. Pulir redaccin y ortografa.

Revisar ttulos, subttulos, incisos, notas de referencia, secuencia lgica,

contenidos, etc. y adems elementos de forma y fondo.

9. Editar la comunicacin
Se aplican las normas de presentacin sobre mrgenes, ttulos, espacios, tipo
y tamao de letra, captulos, contenidos, grficas, cartula, etc.

10. Revisar la comunicacin final

Revisin final sobre la forma, ortografa, redaccin, ttulos, contenido y
esttica.

COMUNICACIONES ESCRITAS
Se usan dos tipos: tipo informe y tipo memoria:

INFORME
Se utiliza para transmitir una idea o resultado de una investigacin, carta al
superior o subordinado en el trabajo. Consta de:

a) Introduccin. Una idea general y ligera de presentacin, con nfasis

en su importancia.

b) Aserto del tema tratado. Exposicin corta y concisa del tema con la
informacin bsica.

c) Discusin. Enfoque, mtodo resolutivo, problemas involucrados y su

solucin con resultados obtenidos.

d) Conclusiones. Interpretacin de resultados y sus hechos relevantes.

e) Recomendaciones. Utilidad de los resultados obtenidos. Si no hay
resultados, entonces los procedimientos recomendados.

f) Apndices, grficos, tablas de resultados.

MEMORIA
Requiere mayor planeacin y trabajo que el informe. En general consta de:

a) Carta de envo o remisoria. Por separado, dirigida a la persona que

solicit el estudio. Se especifica a grandes rasgos el tema tratado y los
resultados y recomendaciones pertinentes. La firma el jefe o director del
equipo de trabajo.

b) Ttulo. En hoja separada, lugar o institucin donde se realiz el estudio,

equipo de trabajo que lo efectu y persona a quien se dirige el documento,
lugar y fecha.

c) Resumen y sumario. Resumen ejecutivo no mayor de 100 palabras.

Enfoque principal del tema, resultados obtenidos, conclusiones y
recomendaciones.

d) Tabla de materiales. Relacin de cada seccin, la bibliografa e ndice

con paginacin.

e) Aserto del tema tratado.

f) Enfoque empleado.
g) Resultados obtenidos.
h) Discusin de los resultados.
i) Conclusiones.
j) Recomendaciones.
k) Apndices. Incluyen todo lo secundario del texto: graficas, tablas y
recopilacin de datos que no fueran utilizados en la descripcin o en la
redaccin del texto y que son igualmente secundarios de las ideas
tratadas y esenciales.

l) Bibliografa. Todas las referencias utilizadas para el tratamiento del

tema, de las conclusiones y discusin de resultados.

Regla general: Autor, ttulo, nmero de la edicin, lugar de la edicin,

editorial, fecha, pgina.
Para revistas: autor, ttulo, ttulo de la revista, lugar de publicacin,
nombre del editor, volumen, referencia pgina y fecha.

GRFICAS
Tener en cuenta que:
1. Se escoge en funcin de la persona a quien se va a presentar.
2. La idea debe presentarse con claridad.
3. Debe acentuar el punto a resaltar. Ej: si el crecimiento es rpido, la curva
de crecimiento debe estar fuertemente inclinada.
4. Informacin suplementaria en texto para evitar sobrecarga.
5. Ttulos legibles, letras grandes y ejes claramente identificados.
El uso de grficas debe limitarse a las esenciales y su interpretacin rpida
sin recurrir a explicaciones en pginas anteriores o posteriores.

TABLAS
Se utilizan para presentar en forma concisa resultados numricos o datos
obtenidos. Cada tabla necesita:
1. Nmero y ttulo.
2. El ttulo debe informar la procedencia de los datos.
3. Todas las columnas deben tener dimensiones o indicar que las cifras
carecen de unidades.
4. La tabla debe estar orientada verticalmente hacia abajo.
5. Cuando no hay datos se incluye un guin.

COMUNICACIONES ORALES
En general, lo enunciado para las comunicaciones escritas es aplicable para las
orales. Se realizan para presentar un estudio, un proyecto o un programa en un
tiempo limitado. Debe prepararse cuidadosamente en cuanto al material por
presentar, mtodo a emplear y objetivo principal que se busca.

VENTAJAS
a) Contacto directo con el auditorio.
b) Mayor impacto en la presentacin.
c) Posibilidad de aclarar dudas de inmediato.
d) Interaccin con la audiencia (principalmente observar logros objetivos).
e) Lmite de tiempo para su presentacin.

DESVENTAJAS
a) Lmite de tiempo.
b) Mayor posibilidad de ruido o interferencia.
c) Repetir los conceptos si hay mala planeacin.

PREPARACIN
1. Qe objetivo se persigue?
2. A quin va dirigida?
3. Cul es la duracin lmite?
4. Cules son los puntos sobresalientes para enfatizarlos?
5. Se utilizarn ayudas audiovisuales?
Se elabora un bosquejo, el texto y fichas, si fuere el caso, para la
presentacin.

MTODO
Con la preparacin se establece el mtodo, segn el tipo de auditorio y la
importancia del tema.
En la comunicacin oral no se debe leer sino exponer.
Los mtodos audiovisuales permiten contacto inmediato y efectivo con el
auditorio. Entre ellos estn:
1. Tablero.
2. Tablero magntico.
3. Franelgrafo.
4. Modelos y maquetas.
5. Papelgrafos.
6. Retroproyector.
7. Proyector de cuerpos opacos.
8. Proyector de transparencias.
9. Pelcula de 8 mm con sin sonido.
10. Cine de 16 mm.
11. Videocintas.
12. Televisin de circuito cerrado.
13. Computador - Videobeam.
14. Sono-viso.