Tema: Reporte de Hallazgos en las Auditoras Internas de Calidad

Fecha: Del 24 al 30 de Mayo

OBJETIVOS

Desarrollar la habilidad de redactar de forma clara y concisa una no conformidad u

observacin encontrada en una Auditora Interna de Calidad.

ACTIVIDAD
Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante el curso de una
auditora. Estas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un reporte de
hallazgo.

Incidente 1
XYZ Ltda., es una compaa dedicada a prestar servicios de administracin de cafeteras al sector
de alimentos. Dos de los operarios del Laboratorio de Anlisis de Alimentos no estaban utilizando
gorros de nylon, una operaria tena su blusa desabotonada y estaba usando joyas. Los otros tres
operarios estaban bien. El procedimiento FAL 002 revisin 2 (que es la versin actual) est
disponible en el rea y claramente describe, en la clusula 7, el cdigo de vestido que requiere que
la blusa debe estar abotonada, se deben usar gorros de nylon y no se permite el uso de joyas.
HALLAZGO E INFORME
En la empresa XYZ, de acuerdo con el procedimiento FAL 002 revisin 2, hace alusin la forma de
prestar el servicio de alimentos por parte de las personas que laboran en el rea de laboratorio de
alimentos; al realizar la auditoria se evidencia que dos de los operarios del Laboratorio de Anlisis
de Alimentos no estaban utilizando gorros de nylon, una operaria tena su blusa desabotonada y
estaba usando joyas; si bien, existe este personal en condiciones no acordes con el procedimiento,
no constituye una no conformidad, puesto que en este punto prevalece es la preservacin del
producto numeral ISO 7.5.5 de la norma, para lo cual esta situacin prev es dejar una observacin
al jefe del rea, a fin de reforzar las condiciones en que el personal debe utilizar la ropa de trabajo
y la prohibicin del uso de joyas.

Incidente 2
En la oficina de Planeacin el auditor revisa los reportes de auditoras internas y nota lo siguiente:
El reporte 03 muestra dos acciones correctivas pendientes (vencidas hace 10 meses).
El reporte 05 muestra una accin correctiva pendiente (vencida hace 6 meses)
El reporte 07 muestra una accin correctiva pendiente (vencida hace 4 meses).
No hay evidencia de acciones de seguimiento.
HALLAZGO E INFORME

En la oficina de planeacin, el da 20 de mayo de 2010, se encontr por parte del equipo

auditor que los reportes con nmeros 3, 5 y 7, se observa que no se dio cumplimiento a
las acciones correctivas, las cuales presentan 10, 6 y 4 meses de vencimiento, a su vez
que no hay acciones de seguimiento que permitan dejar constancia del no cumplimiento
de las acciones correctivas.
Esta situacin se convierte en una no conformidad, de acuerdo con lo previsto en el
numerales 8.5.1 y 8.5.2 de la norma ISO, dado que la institucin debe garantizar la mejora
continua en los procesos, a fin de lograr eficacia en la prestacin del servicio, a su vez
que las acciones correctivas buscan que mediante toma de decisiones de los
involucrados, logren eliminar a aquellos aspectos que hacen que el producto no se este
prestando con la calidad exigida.
Por tanto el grupo auditor, toma la decisin de hacer acompaamiento al rea de
planeacin, a fin de buscar conjuntamente, que se eliminen todas las no conformidades
descritas en los reportes 3, 5 y 7; y de no ser posible su eliminacin en el rea, dejar la
debida constancia del producto no conforme.
Incidente 3
En el Departamento Administrativo el auditor revis la lista de cinco objetivos de calidad
establecidos para ese departamento. El auditor pregunt si las actividades de planificacin llevada
a cabo para establecer estos objetivos fueron documentadas. El Director Administrativo respondi
que esta actividad no se document, porque l no vio la necesidad.
HALLAZGO E INFORME
En el departamento administrativo, el da 23 de mayo de 2010, su director, al momento de
preguntarle el lder del grupo auditor por la planificacin de las actividades para haber establecido
los 5 objetivos de calidad, contesto que haba considerado que no era viable que esta fuera
documentada.
El auditor al tenor de la norma ISO, observa que lo importante es tener fijados los objetivos de
calidad y de antemano se deduce que para establecerlos se realizaron actividades tendientes a
fijar con claridad cada uno de ellos y que stos fueron producto de un anlisis concienzudo con los
directivos de la institucin, si bien esto hubiera sido deseable, se deja la observacin, para que en
futuro se deje evidencia la forma en que se llega a fijar tanto los objetivos, pero primordialmente
procedimientos y actividades que dan origen a un proceso.