Elaborado por Marco Masieri N.

Julio 2015

Informe

Aspectos concretos acerca de la gestin de los Vales de Ayudas

Introduccin
El presente Informe se enfoca sobre la calidad de la gestin de las Ayudas emitidas en la Oficina Sede de
Critas Interparroquial de Ayamonte en estos primeros seis (6) meses de inicio de actividades de 2015, con el
propsito de explicar las primeras dificultades encontradas, aplicar correctivos, proponer mejoras y ofrecer
algunas recomendaciones. Se pretende reforzar la calidad de las actuaciones registradas y una gestin de
excelencia.
Metodologa
Dada por ratificada la necesidad de presentar reportes oportunos que respondan a preguntas en relacin al
trabajo realizado, se parte por aclarar el sentido de registrar de manera correcta los datos en la Base de
Datos, para as ratificar la importancia del compromiso con los procedimientos de trabajo. Seguidamente, se
pasa a reportar detalles concretos que merecen atencin, sealar sus efectos nocivos y alertar de las
consecuencias:
1.
2.
3.
4.
5.

Errores de gestin en el registro de datos.

Carencia de informacin acerca de los procedimientos.
Incertidumbres no resueltas oportunamente.
Falta de fuentes para recaudos esperados.
Logstica deficiente para las necesidades de gestin.

La Base de Datos de Critas Interparroquial

Agradezco la confianza con que Critas Interparroquial de Ayamonte me ha honrado
al permitirme el manejo de la Base de Datos de la Oficina Sede en la oficina de San
Vicente. La importancia de prestar la mejor ayuda a los pobres me acarrea la
responsabilidad de dejar en alta estima la calidad del servicio de Critas.
Habiendo ya transcurrido seis (6) meses desde que he iniciado mi voluntariado en la
Oficina Sede, estimo que la experiencia que he acumulado da por fundamentadas las
apreciaciones que habr de realizar en este informe parcial. Doy por vlidas en esta
fecha los registros en la Base de Datos de los Vales emitidos de Ayudas a las personas
que se han atendido desde hace, al menos, cinco aos.
En consecuencia, si se pide elaborar reportes en respuesta a preguntas sobre el
trabajo realizado en la Acogida a los pobres, slo se dispone de dos fuentes de datos
en la Oficina Sede de San Vicente:
las carpetas organizadas en los cajones de los archivadores,
el archivo Access en el ordenador del escritorio.
Siendo de utilidad prctica para efectuar clculos slo los datos registrados en el
ordenador del escritorio de trabajo, la informacin que se puede obtener est sujeta
a la calidad de los registros realizados por los voluntarios que han manejado el
programa diseado para tales efectos: Base de Datos de Critas sobre la plataforma
Microsoft Access.
Expondr mis propuestas dejando claro de antemano lo que entiendo se espera de
un buen reporte. Debe quedar establecido, desde el principio de esta propuesta, que
un buen reporte informa.
La informacin es el resultado de procesar datos.
Slo los datos con buena calidad se convierten en informacin relevante.
La informacin debe ser oportuna para que redunde en beneficio.
En consecuencia, se ha encontrado dificultad para extraer informacin con los
actuales datos registrados. Preocupa la ingente tarea que puede significar rectificar
los datos almacenados sin criterios adecuados para el registro uniforme de los datos.
Estimo importante aclararlo con el propsito de convencer a quienes puedan
colaborar en la tarea de erradicar los siguientes efectos nocivos encontrados:
(1) Por carencia de procedimientos de registro, resulta que la Base de Datos refleja
un cambio en el Concepto de Ayuda por cada seis (6) Kits de Vales otorgados. En la
prctica, significa que no es posible manejar tantos Conceptos para elaborar un
grfico con porcentajes de Ayudas Atendidas. Ver Figuras Anexas 01 y 02.
(2) Por carencia de criterios de calidad, resulta que hay datos inciertos no resueltos
oportunamente. En la prctica, significa revisar un 2% de datos no coherentes con
fechas omitidas o anteriores al ao 2008. Ver Figura Anexa 02.

Agradecimiento por la
confianza.
Responsabilidad a ttulo del
servicio a los pobres.

Validez tcita de los Vales

registrados

Exigencia de atencin
dos nicas fuentes de
datos.

Datos tiles para efectuar

clculos.
Registros realizados en el
ordenador.

Aclaratorias
Un buen reporte informa.
Los datos procesados son
informacin.

Dificultades encontradas
Errores de gestin en el
registro de los datos.
Preocupacin por los
resultados.

Efectos nocivos
Carencia de procedimientos
e incertidumbres no
resueltas.
Reportes sin utilidad
prctica.

Figura 01
No es posible manejar tantos Conceptos para elaborar un grfico de utilidad

Figura 02
Revisar datos no coherentes con fechas omitidas o anteriores al ao 2008

Figura 03
En 6 aos, la mitad las personas han venido menos de cinco veces. Una sexta parte obtiene ayudas frecuentes.

Figura 04
En 6 aos, casi la mitad no ha vuelto para una 5 ayuda, 50 personas han venido ms de 30 veces, 6 ms de 60.

Recaudos necesarios y Logstica de Gestin

Dado que no se dispone de recursos Horas/Gente, doy por asumido que se desaprovech una oportunidad
de utilidad a la logstica de gestin cuando se realiz recientemente la entrega de responsabilidades por
parte del cuadro de coordinacin anterior. Recomiendo atenerse a los informes anteriormente entregados.
Enfocndome ahora en el propsito de aplicar correctivos y proponer mejoras, puesto que los resultados
tienen consecuencia en la manera de lograr una excelente gestin de calidad y una beneficiosa elaboracin
de informes, se necesita acceso a la fuente de informes administrativos y una logstica de gestin.
Habida cuenta de que la logstica de gestin est sujeta a las condiciones de almacenamiento, se desprende
en consecuencia la necesidad de organizar con nuevos criterios la documentacin almacenada en:
los documentos en los cajones de los archivadores,
los documentos en el armario de administracin.
Una mejora que propongo implementar es la digitalizacin de documentos de registros peridicos mediante
el empleo de la impresora escner. Se pretende aligerar los espacios de almacenamiento y lograr un rpido
acceso a la consulta de datos. Como procedimiento, debe quedar establecido que no se destruyan
documentos de registros peridicos sin antes pasar por este proceso de digitalizacin.
Los documentos de registro peridico a considerar primero son: historial anual de ayudas personales,
historial diario de atencin primaria, historial de cuadrantes de voluntarios, historial de facturas pagadas,
historial de balances mensuales, etc.
Si, como entiendo, est designado un claro responsable de la Funcin Administrativa (de quien se espera
toda la gestin econmica), se hace necesario resaltar la importancia de consultar sus opiniones y pedir sus
consejos en cuanto a las prioridades de almacenamiento y organizacin. Dependemos y estamos sujetos a su
disponibilidad de tiempo para el logro de estas mejoras y la definicin de la Logstica de Gestin respectiva.
Recomendaciones
1.
2.
3.
4.

Depurar la Base de Datos Access para lograr datos registrados con criterios de calidad.
Establecer e informar de los criterios adecuados para el registro uniforme de los datos.
Elaboracin ms procedimientos de actuacin para aumentar los primeros ya publicados.
Organizar la Logstica de almacenamiento de Documentacin.

Eplogo
Aunque an hay otras alertas de actuacin que me gustara sealar, el alcance de este Informe no es abarcar
todos los aspectos de una buena gestin de calidad. Explicar toda la teora para lograr una buena gerencia de
procedimientos queda pospuesto.
A objeto de referencia, se anexan dos listas de datos procesados.

Toma de decisiones
Solucin de asuntos surgidos
Line Managers

Staff Managers

Gerente

Functional Managers

Types of Managers

General Managers
Administrators

Managers
Top-Level Managers

Managerial Levels

Establece objetivos, polticas y estrategias;

toma decisiones de largo alcance
Interpreta las directivas superiores en planes
operativos; toma decisiones a implementar

Middle-Level Managers

First-Level Managers

Dirige y apoya el trabajo del personal; toma

decisiones operativas de alcance inmediato

Planning
Functions of Management

Organizing
Leading
Controlling
Figurehead

Interpersonal Relationships

Leader
Liaison
Monitor

Information Processing

Disseminator

Managerial Roles

Spokesperson

Gerencia

Entrepreneur
Gerentes

Decisional Enactment

Disturbance Handler
Resource Allocator
Negotiatior

Technical skill

Managment
Managerial Skills

Human skill
Conceptual skill
Resistance to stress
Tolerance for uncertainty

Gestin
de
Proyectos
Productivos

Managerial Competencies

Social objectivity
Inner work standards
Stamina and adaptability
Self-confidence

v9

Learning
Planning and organizing
Characteristics

Leadership
Delegation and control
Written and oral communication
Self-objectivity

Propsito
Organizaciones

Divisin del trabajo

Jerarqua de autoridad

Productividad

Efectividad
Eficiencia

Calidad

Aprovisionamiento

Logstica

Produccin
Distribucin

Planificacin
Organizacin

Comunicacin
Motivacin
Reuniones

Conduccin
Dinmica Grupal

Gestin de Proyectos Productivos.mmp - 20/03/2013

Efectivas

Comits
Sub-Cultura

Control

Breves

Conducta tcita
Cohesin