Impresin (I).

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la

impresin de datos, como puede ser la configuracin de las
pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes
de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los
datos.
Vista
preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite
visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.
Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de
pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados
y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes
pasos:
Selecciona la pestaa Vista.
Elige la opcin Vista de
Diseo de pgina.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de

clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa
que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista
previa: Pgina 1 de 1).
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo
como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar
en la hoja al imprimirla.

Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una

pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en
el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

La pgina se mostrar de este modo:

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a

visualizar utilizando los botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar
la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos
pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn
desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del
ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o
reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic,
se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y
si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el

botn

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin,

hacer clic sobre el botn

, para que aparezca el cuadro de
dilogo Impresin explicado ms adelante.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer

clic sobre el botn

, para que aparezca el cuadro de
dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

para cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas
discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de
pgina, estas lneas no se imprimirn.
Configurar
pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos
permite modificar factores que afectan a la presentacin de las
pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de
pgina, tamao del papel, ...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la
vista preliminar, deberemos hacer clci en el botn Configurar
pgina...

Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a

continuacin. Dicho cuadro consta de 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar
caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que
utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la

impresora se colocar el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la
salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%,
50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un
nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as
se imprimir en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir
a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e
izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

En esta ficha podrs modificar los

mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas
a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos
permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos
que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal
como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente
activando las casillas Horizontalmente
y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la
ficha Encabezado y pie de pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn

vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina
asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una
muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado
elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la
derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el
botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina
elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la
derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el
botn Personalizar pie de pgina...
Para conocer cmo personalizar los encabezados o pies de
pgina
.
Tema 10. Avanzado. Encabezado y pie de pgina.

Modificar el encabezado o el pie de

pgina.
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada
una de las pginas, y un pie de pgina es un texto impreso en la parte
inferior de cada pgina.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los
mismos.
1 Ir a la Vista preliminar.
2 Hacer clic en el botn Configurar pgina...
3 Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja
de clculo.
Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la
flecha de la derecha aparecern posibles encabezados o pies de
pgina a utilizar.
Si deseas modificar el encabezado, hacer clic sobre el
botn Personalizar encabezado..., pero si deseas modificar el pie
de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuacin

son los mismos.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel divide el encabezado y el pie de pgina

en tres secciones, dependiendo de dnde queremos que
aparezca el contenido del encabezado o pie de pgina,
hacer clic en sta y escribir el texto deseado.

Existen unos botones que nos servirn para

introducir unos cdigos o modificar el aspecto del
encabezado o pie de pgina.

Para cambiar el aspecto del texto escrito y

seleccionado.
Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de
dilogo Fuente ya estudiado en este curso.
Para que aparezca el nmero de la pgina.

Al hacer clic sobre este botn aparece en la seccin en la que nos

encontramos situados &[Pgina] de forma que a la hora de imprimir
la hoja, aparecer el nmero de pgina correspondiente a la hoja
impresa.
Para incluir el nmero total de pginas a imprimir del libro de
trabajo.
Al hacer clic sobre este botn aparece &[Pginas] y a la hora de
imprimir saldr el nmero total de pginas.
Para poner la fecha del ordenador.
Al hacer clic sobre este botn aparece &[Fecha] y en la impresin
saldr la fecha real.
Para poner la hora del ordenador.
Al hacer clic sobre este botn aparece &[Hora] y en la impresin
saldr la hora real.
Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso
(es decir su posicin en el disco).
Al hacer clic sobre este botn aparece [Ruta de
acceso]&[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de
trabajo completo.
Para poner el nombre del libro de trabajo.
Al hacer clic sobre este botn aparece &[Archivo] y en la impresin
saldr el nombre del libro de trabajo.
Para poner el nombre de la hoja.
Al hacer clic sobre este botn aparece &[Etiqueta] y en la
impresin saldr el nombre de la hoja impresa.
Para insertar una imagen.
Al hacer clic sobre este botn aparecer el cuadro de dilogo para
elegir la imagen a insertar y una vez elegida sta en el recuadro del
encabezado o pie de pgina pondr &[Imagen] y en la impresin
saldr la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el
logotipo de la empresa por ejemplo.
Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada.

Este botn solamente estar activo en caso

de haber aadido una imagen en el encabezado o pie
de pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece el
cuadro de dilogo Formato de imagen para poder
elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados.

Realizar las modificaciones deseadas y hacer

clic sobre el botn Aceptar.
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la
ficha Hoja que nos permite definir cmo queremos que se impriman
los datos contenidos en la hoja.

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas

quieres imprimir.
En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes
opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada

pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas
aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada
pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila
aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes
opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que
delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en
nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y
negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin
rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas para imprimir los
encabezados de filas (los nmeros de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.

Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable
guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar
alguna opcin de impresin como puede ser la impresora donde
queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.

En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora

que tenemos instalada en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha
del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que
se abrir.
Con el botn Priopiedades podremos cambiar algunas
caractersticas de la impresora.

En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si

deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango
de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el
libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa),
o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la
hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias
a realizar y si las quieres Intercala.

Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de

dilogo haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se
encuentra en eldesplegable Imprimir del Botn Office.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te

aconsejamos realizar Ejercicio imprimir.
Ejercicio paso a
paso.
1 Si no tienes abierto Excel, brelo para realizar el ejercicio.
2 Abre el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis
documentos del disco duro.
Vamos a comprobar primero cmo quedar nuestra hoja antes de
imprimirla.
3 Despliega el Botn Office.
4 Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de la
opcin Imprimir y selecciona la opcin Vista preliminar.
Aparecer el cuadro de dilogo Vista preliminar.
Observa como en la parte inferior Excel2007 nos indica que
nuestra hoja ocupar 2 pginas ya que es demasiado ancha.
5 Haz clic sobre el botn
segunda pgina de la hoja.

para que nos visualice la

6 Haz clic sobre el botn

pgina.

para volver a la primera

Como vamos a realizar algunas modificaciones saldremos de la

Vista Preliminar.
Vamos a indicarle que nuestro documento se imprimir en
horizontal, para ello:
7 Haz clci en el botn Configurar pgina...
8 Estando situados en la primera ficha Pgina, activar la
opcin Horizontal del recuadro Orientacin.
9 Haz clic sobre el botn Aceptar.
Volveremos a la Vista Preliminar.

10 Haz clic sobre el botn

de la Banda de opciones.

Observa el resultado. Como no se ve muy bien el ttulo, vamos a

ampliarlo.
13 Sita el puntero del ratn sobre el ttulo y haz clic.
Observa como se acerca la hoja.
14 Vuelve a hacer clic sobre la hoja.
Observa como ahora se aleja la hoja.
15 Haz clic en el botn Configurar pgina...
16 Estando situados en la primera ficha Pgina, activa la
opcin Ajustar a una pgina de ancho por una de alto del
recuadro Escala.
17 Haz clic sobre el botn Aceptar.
Observa como ahora nos cabe en una pgina.

18 Haz clic en el botn Configurar pgina...

19 Haz clic sobre la ficha Mrgenes.
20 En los recuadros Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo,
escribe 3.
Ahora vamos a centrar verticalmente los datos de la hoja de
clculo:
21 Haz clic sobre la opcin Verticalmente del recuadro Centrar
en la pgina.
22 Haz clic sobre el botn Aceptar.
Observa el resultado en la vista preliminar.

23 Haz clic sobre el botn

para volver.

A partir de ahora podemos imprimir la hoja de clculo, queremos

dos copias; pero antes sera aconsejable guardar los cambios.
24 Haz clic sobre el botn

de la Banda de opciones.

25 Ve al Botn Office.
26 Selecciona la opcin Imprimir...
Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.
27 Escribe 2 en el recuadro Nmero de copias para imprimir dos
copias.
Asegrate de tener la impresora conectada.
28 Haz clic sobre el botn Aceptar.
29 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.