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Visin y Alcance de Aceros SA

SIASA

Versin 0.1
Preparado por: CoyoteSoft
24/04/2009

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Visin y Alcance v. 0.1

Control De Versiones
Nombre del Archivo
295316297.doc

Versin
0.1

Fecha
24/04/2009

Autor
DAS

295316297.doc

0.2

29/04/2009

DAS

SIASA

Comentarios
Recopilacin de
aportaciones del
equipo y
generacin de la
primera versin
Modificaciones a
las secciones 1.1,
1.2, 1.3

2/12

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Visin y Alcance v. 0.1

ndice del Documento

1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Requerimientos de Negocio...............................................................................4
Background.......................................................................................................4
Oportunidad de Negocio...................................................................................4
Objetivos de Negocio y Criterios de xito.........................................................5
Necesidades del Cliente o de Mercado............................................................5
Riesgos de Negocio..........................................................................................5

2
2.1
2.2
2.3

Visin del Producto.............................................................................................7

Statement de Visin..........................................................................................7
Caractersticas Importantes..............................................................................7
Suposiciones y Dependencias..........................................................................7

3
3.1
3.2
3.3

Alcance y Limitaciones.......................................................................................8
Alcance del Lanzamiento Inicial........................................................................8
Alcance de Lanzamientos Subsecuentes.........................................................8
Limitaciones y Excepciones..............................................................................9

4
4.1
4.2
4.3

Contexto del Negocio.......................................................................................10

Perfiles de los Stakeholders............................................................................10
Prioridades del Proyecto..................................................................................11
Ambiente de Operacin...................................................................................12

ndice de Tablas
Tabla 4-1..................................................................................................................10
Tabla 4-2...................................................................................................................11

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Requerimientos de Negocio

1.1

Background

La empresa Aceros SA ha cursado una situacin difcil en los ltimos aos que ha creado
la necesidad de formular estrategias que le permitan ser competitiva.
Los altos costos de administracin, la incertidumbre en cuanto a las inversiones en los
inventarios y los altos costos de produccin son las principales problemticas internas de
la empresa.
De manera externa, la incursin en el mercado mexicano de produccin del acero de
empresas chinas, tejanas e hindes que representan una fuerte amenaza para el nicho de
mercado de Aceros S.A. (principalmente la industria automotriz) en base a los bajos
precios y altas calidades que proponen dichos competidores.

1.2

Oportunidad de Negocio

Aceros S.A. emprende una campaa de reduccin de costos para enfrentar as estas
presiones de mercado.
La estrategia de la empresa se basa en 6 puntos principales a saber:

Optimizar los procesos de produccin.

Mejorar la atencin al cliente desde la compra hasta la entrega del producto.
Reubicar a la mitad de los empleados administrativos.
Disminuir los costos administrativos mediante el estudio adecuado del inventario
actual y la eliminacin de productos innecesarios.
Racionalizar el inventario para mantener el menor nmero de productos en el
inventario sin detener la produccin, optimizando los costos.
Disminuir los paros de produccin y rechazos de calidad.
Mejorar las competencias de los empleados.

Particularmente en el rea de inventarios, la divisin de ingeniera industrial de Aceros

S.A. est generando una iniciativa para controlar la racionalizacin de inventarios
mediante un modelo adaptado entre UEPS y costo promedio aplicable a los datos
histricos de los niveles de inventario de la empresa. En este momento no se tiene control
de los niveles ni productos existentes en el inventario ni existen datos histricos de ningn
tipo, por lo cual el levantamiento inicial del inventario fsico es primordial para los clculos
de racionalizacin.
El sistema SIASA tendr como objetivo principal racionalizar los inventarios de Aceros SA
mediante los mecanismos para lograr la disminucin de inversin en los inventarios de PT,
RF, VA y MP. Brindar informacin confiable para evitar las demoras y paros de produccin.
El sistema SIASA proveer mecanismos para almacenar la informacin generada en el
levantamiento inicial del inventario fsico y explotada en el futuro y controlar las entradas y
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salidas del almacn para contar siempre con la informacin del inventario real consistente
y confiable evitando los excesivos costos administrativos y la falta de precisin que se
generan el realizar este tipo de controles de manera manual.

1.3

Objetivos de Negocio y Criterios de xito

Obtener la informacin del levantamiento del inventario fsico en 6 meses.

Obtener resultados de la racionalizacin en 3 meses despus de realizar el
levantamiento del inventario fsico.
Disminuir la inversin en los inventarios entre un 17% a 22%.
Evitar los paros de produccin por falta de materia prima.

1.4

Necesidades del Cliente o de Mercado

El objetivo de negocio para ste proyecto es que a travs de la implementacin del

sistema se logre la racionalizacin del inventario de los distintos almacenes de la empresa
y as mismo disminuir los costos de operacin y administracin stos.
Actualmente el inventario est evaluado en 350 millones de pesos. Es necesario
determinar la cantidad apropiada de materia prima y productos en los almacenes para
mantener una produccin continua pero optimizando los costos.
El inventario de refacciones y materia prima son los ms caros. Existen productos
caducos, se deben analizar un total de 1870 y lo que se pretende es reducirlos a 1500. Y
de aqu la necesidad inicial del proyecto la cual es que el sistema permita llevar un control
adecuado del inventario fsico.
Se cuenta en la actualidad con 600 empleados (300 obreros) y 270 empleados, una
estrategia ser reestructurar la plantilla de empleados reducindola a la mitad de
empleados y mantener el nmero de obreros.
Generar una toma confiable del inventario fsico para empezar a administrar los datos que
servirn de base a la toma de decisiones.
Clasificar el resto de los productos en las categoras A, B y C del ms costoso al menos
costoso para poder controlar los productos A (5% del total equivalente a 75 productos que
representan el inventario con el costo ms alto) primero para despus continuar con B y
C.
Generar un registro confiable y automatizado del inventario.
Eliminar los sub-almacenes sin control y con sub-almacenes informales.
Controlar los niveles de inventario, mnimos, mximos, puntos de reorden y stocks de
seguridad.

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1.5

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Riesgos de Negocio

Las principales problemticas que enfrentar el desarrollo del sistema SIASA son:
Riesgo
El lmite de tiempo estipulado por la gerencia de la
empresa que se limita a 6 meses para que el producto se
encuentre funcionando (mostrando avances y tendencias
preliminares en 3 meses) pues de lo contrario la empresa
corre el riesgo de quebrar por falta de informacin
La falta de capacitacin en el uso del equipo de cmputo
y la renuencia al cambio de proceso por parte del
personal que operar el sistema
El tipo de hardware y sistemas de cmputo en su
mayora antiguos con los que trabaja la empresa
actualmente y pueden generar incompatibilidad entre los
datos que se generarn de los sistemas nuevos
Media/Medio
La falta de conocimiento de los mecanismos de
racionalizacin de inventario
El escepticismo de los gerentes de las diferentes reas
implicadas en el proceso de inventarios
La posibilidad de generar paros tcnicos debido a la
inclusin del sistema en el proceso de produccin

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Probabilidad
Media

Impacto
Alto

Media

Medio

Baja

Bajo

Media

Medio

Baja

Alto

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Visin del Producto

2.1

Statement de Visin

El propsito principal del sistema es racionalizar el inventario, se lograra bsicamente

realizando una clasificacin en 3 grande grupos de productos y para cada uno de ellos se
les fijara un punto de re orden y un punto de stock ya que con esto ayudara a mantener
los niveles de inventarios en un punto optimo de tal manera que no se vea afectada la
rea de produccin,
El nuevo sistema ser alimentado directamente de cada uno de los almacenes, cada
movimiento ser registrado. Ya que con esta funcionalidad podrn ser monitorizados los
niveles de los inventarios desde los departamentos de compras, ventas, contabilidad y
logstica principalmente, ayudando a estos departamentos en la toma de decisiones.
La principal diferencia con el sistema actual es que en este no se tiene un registro
confiable de los productos, por consecuencia se compran sin control para los productos
que se encuentran dentro del almacn, adems de que no se tiene un control de las
salidas del inventario.

2.2

Caractersticas Importantes

FE-1:
FE-2:
FE-3:
FE-4:
FE-5:
FE-7:
FE-8:
FE-9:
FE-9:

2.3

Registro de productos
Entradas al almacn
Salidas del almacn.
Devoluciones
Cancelaciones
Comprobacin de inventario fsico
Costear los artculos
Capturar inventario inicial
Generacin de Reportes

Suposiciones y Dependencias

AS-1: Todos los almacenes contaran con un equipo de computo conectados a la intranet
de la plante de Aceros S.A.
AS-2: Los usuarios del sistema tienen los conocimientos bsicos de computacino por lo
menos una nocin de la operacin de un equipo de cmputo.
AS-3: Sistema deber operar dentro de la intranet de la planta sin necesidad de
comunicacin con otras plantas del grupo.
AS-4: El sistema debe permitir a los clientes rastrear en que parte del proceso se
encuentra su pedido y debe ser en lnea para darle valor agregado a nuestro
producto.
AS-5: El nuevo sistema deber ser codificado en rpg y cobol.
DE-1: El sistema debe ser capaz de conectarse el servidor AS/400 el cual cuenta con un
sistema operativo OS/400.
DE-2: La base de datos con la que debe de interactuar la aplicacin es una DB2
microprogramada.
DE-2: La aplicacin debe interactuar con el sistema de contabilidad, compras y ventas.

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Alcance y Limitaciones

3.1 Alcance del Lanzamiento Inicial

Las caractersticas prioritarias que se incluir en el lanzamiento inicial del sistema
son:
Caracterstica
Lanzamiento 1
FE-1 (Registrar
productos)

FE-2 (Entradas de
almacn)
FE-3 (Requisiciones)
FE-4 (Devoluciones)
FE-5 (Cancelaciones)
FE-6 (Generar
reportes)
FE-7 (Entradas de
productos terminados)
FE-8 (Salidas de
productos terminados)

Completamente implementado, debido a que es necesario tener el

registro de las refacciones para obtener una base histrica confiable
para determinar el mximo, mnimo y punto de reorden para los
productos ms caros (categora A)
Parcialmente implementado, se registrar los productos (incluyendo las
refacciones) proporcionados por los proveedores..
Parcialmente implementado, se registrarn las salidas de productos del
inventario por medio de las requisiciones.
No implementado
No implementado
Parcialmente implementado
No implementado
No implementado

3.2 Alcance de Lanzamientos Subsecuentes

Las caractersticas que se incluir en los lanzamientos subsecuentes del sistema
son:

SIASA

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Caracterstica
FE-1
FE-2

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Lanzamiento 2
Aadir la comunicacin con el departamento
de contabilidad para generar las notas de
crdito en caso de que el proveedor
presente una compra incompleta
Aadir la comunicacin con el departamento
de contabilidad para verificar si el
departamento solicitante de una requisicin
tiene presupuesto suficiente.
Parcialmente implementado. Implica el
registro de las devoluciones

FE-3

FE-4

FE-5

Parcialmente implementado

FE-6
FE-7
FE-8

Parcialmente implementado
Completamente implementado
Parcialmente implementado.

3.3

Lanzamiento 3

Completamente implementado.
Aadir la interaccin automtica
con el sistema de contabilidad.
Completamente implementado.
Aadir la interaccin automtica
con el sistema de contabilidad.
Completamente implementado
Aadir la comunicacin con el
departamento de compras

Limitaciones y Excepciones

LI-1:
LI-2:
LI-3:
LI-4

SIASA

La cantidad de artculos es relativamente grande (aproximadamente 1870

productos), e inicialmente se enfocar a la racionalizacin de los productos ms
caros (aproximadamente 75 de la categora A).
Por el momento no se ha especificado la inversin en compra de equipo de
cmputo, el sistema trabajar en equipos AS/400 y en plataformas compatibles
con COBOL y RPG.
Se contempla que en un futuro los clientes puedan realizar un seguimiento de sus
pedidos a travs de un portal de internet.
La capacitacin y sensibilizacin del personal necesaria para la implementacin
del sistema de inventarios ser proporcionada por la empresa Aceros SA

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Contexto del Negocio

El giro de la empresa es la produccin de acero de la ms alta calidad. Los clientes de la

compaa principalmente pertenecen al campo automotriz. Su misin y visin son las
siguientes:
Misin: Ofrecer al mercado industrial de la regin acero de alta dureza con calidad y
precios competitivos y ofreciendo el mejor servicio al cliente.
Visin: Ser la mejor empresa nacional en la produccin de acero de alta dureza usando
la tecnologa de punta existente, manteniendo un entorno de trabajo adecuando para sus
empleados.

4.1

Perfiles de los Stakeholders

Tabla 4-1

Stakeholders

Principal valor

Actitudes

Almacenistas

Automatizacin
de las tareas
previamente
manuales
Ahorro de costos
administrativos y
de produccin

Renuencia a los
cambio en la
forma de trabajo

Coordinador de
logstica

Optimizacin de
los procesos de
control de
inventarios

Escepticismo al
sistema

Coordinador de
sistemas

Aprovechamiento
de los datos
recolectados y
almacenados

No estaba
enterado del
proyecto, pero
mostr
aceptacin
Sin embargo no
est dispuesto a
poner a
disposicin a su
equipo de
trabajo

Gerente de la
compaa

Personal de
contabilidad
SIASA

Notificacin de
informacin ms

Aceptacin al
sistema

No se conoce la
disposicin para

Principal
Inters
Fcil de usar
y de aprender

Mejor
productividad
Disminuir
costos del
inventario
Mejor control
de los
inventarios
Eliminar los
subalmacenajes

---

Mayor control
de la

Restricciones
Falta de
capacitacin en
el uso del equipo
de cmputo
Seis meses para
generar
resultados

Tres meses para

entregar
resultados
preliminares
No conoce los
mtodos para la
racionalizacin
del inventario
Menciona la
poltica de usar
equipos IBM, y
el sistema
deber ser
desarrollado en
RPG o COBOL
No hay personal
suficiente para
que sea
involucrado en
otras actividades
Los datos estn
en formatos no
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oportuna

Ingeniero
industrial

Clientes

Proveedores

4.2

Racionalizacin
del inventario

La entrega de
pedidos ms
oportuna y
precisa

El control de
devoluciones y
pedidos ms
eficientes y
precisos.

la aceptacin
del sistema
Est dispuesto
a colaborar pero
cuenta con poca
disponibilidad
de tiempo
No se
involucran
directamente
con el
funcionamiento
del sistema
No se
involucran
directamente
con el
funcionamiento
del sistema

informacin
Contar con
recursos para
la rea
produccin

estandarizados.

---

---

---

---

---

Prioridades del Proyecto

Tabla 4-2
Dimensin

Objetivo de Estado

Calendario

Restricciones
(limites)

Se cuentan con tres

meses para el
primer lanzamiento y
seis meses para la
liberacin del
producto.
El lanzamiento uno
estar
completamente
funcional
Se propone un 80%
de las pruebas de
aceptacin

Caractersticas

Calidad

Rango Permisible
(qu se puede y
no se puede
abarcar?)
Se propone que el
primer lanzamiento
se libere en seis
meses con un rango
de error de un mes.

+/- 5%

Se propone un 90%
de las pruebas de
seguridad
Staff

SIASA

4 desarrolladores de
medio tiempo, 2

Podemos funcionar
sin un desarrollador

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testers de medio
tiempo, un
administrador de
medio tiempo y un
gerente de calidad
de medio tiempo

4.3

de medio tiempo y
un tester de medio
tiempo

Ambiente de Operacin

El sistema se instalar en PC normales (uno por cada almacn) conectados a un equipo

AS/400, de manera que las transacciones realizadas se actualicen en dicho equipo.
Disponibilidad:
La informacin almacenada en los equipos AS/400 deber estar disponible durante todo el
periodo laborable, buscando que todas las reas involucradas al sistema puedan utilizarlo
cuando lo requieran.
Confiabilidad e integridad:
Histricamente los equipos AS/400 han presentado tiempos de funcionamiento altamente
efectivos y porcentajes de prdida de informacin muy bajos por lo que se pretende que
los nuevos sistemas involucrados mantengan ese nivel de rendimiento.
Funcionamiento:
El sistema SIASA presentar la siguiente funcionalidad:

SIASA

Registro de productos en los almacenes de Materia prima, Refacciones y

productos varios que no existieran en el mismo.
Entradas al almacn de productos que estn dados de alta en el inventario, y
solamente se desea aumentar las existencia.
Requisiciones de productos del almacn, generalmente de otros departamentos de
la compaa.
Generacin de Reportes referentes a la informacin requerida por las diferentes
reas acerca de los inventarios de los distintos almacenes.

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