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i) Costo de adquisicin,
j) Depreciacin anual y acumulada,
k) Valor neto del activo,
l) Estado actual,
m) Vida til estimada.
Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual
normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se
puede llevar en forma manual.
7. EXPEDIENTE DE ACTIVOS FIJOS.Es comn que muchas empresas adjunten los comprobantes originales que
acreditan la adquisicin y propiedad de los Activos Fijos, en las plizas de
cheques con los que se efectu el pago correspondiente, debiendo integrarse
un expediente de activos fijos con dichos originales y en todo caso adjuntar
copia fotosttica en las correspondientes plizas. El expediente de activos fijos
es de suma importancia incluso se debe resguardar con cierta seguridad; hay
empresas que incluso los guardan en caja fuerte.
La prctica de adjuntar dichos comprobantes originales en las plizas de
cheques, es nefasta pues recordemos que la mayora de las empresas
conserva su documentacin durante cinco aos en los trminos del artculo 30
del Cdigo Fiscal de la Federacin, y slo en algunos casos se microfilma o se
conserva durante mayor tiempo. Lo que origina que al destruir dicha
documentacin se destruya por ende, los comprobantes que acreditan la
propiedad y respaldan los activos fijos; por ello es verdaderamente importante
crear el Expediente de Activos Fijos, que contenga todos y cada uno de los
documentos que ampara a cada uno de los Activos Fijos de la entidad de
manera permanente hasta su desuso o su venta.
8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.Los Activos Fijos pueden tener movimientos por diferentes razones tales como:
Nuevas adquisiciones,
Retiros por ventas,
Retiros por bajas,
Donaciones,
Transferencias a otros departamentos,
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones,
Etc.
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se
debern efectuar todos y cada uno de los registros de las operaciones en el
Sistema.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los
registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido,
que indique:
a) Los documentos a utilizar a cada movimiento
Un Inventario
Un Manual de Procedimientos
Un Software