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Porqu es necesario crear orfeo en COLOMBIA?

Porqu todas las entidades del estado la utilizan?
Cules son los pasos para realizar la digitalizacin?
Cules son los pasos para realizar la radicacin?
Explique cmo se puede reasignar o enviar al rea de archivo?

Es un Sistema de Gestin Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la Superintendencia

de Servicios Pblicos bajo la Licencia Pblica General GNU/GPL la cual est orientada
principalmente a proteger la libre distribucin, modificacin y uso de software. Este SGD emplea
las normas tcnicas y prcticas para la administracin de los flujos documntales y archivsticos
con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organizacin.
Orfeo es un sistema web que le permite a la organizacin acceder fcilmente mediante cualquier
navegador a travs de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos,
evitando as en un gran porcentaje el manejo de documentos fsicos.
Scholarium SAS, instala, configura y personaliza este aplicativo de acuerdo con los procesos y
procedimientos que incluyen flujos documentales en cada empresa, prestando un servicio integral
de consultora, asesora, implementacin y sistematizacin de la gestin documental.
VENTAJAS

Administracin y parametrizacin de tipos de radicacin de documentos.

Aplicabilidad del cumplimiento de las tcnicas y prcticas de la administracin

de los flujos documntales y archivsticos.

Facilidad para llevar paralelamente el archivo fsico vs la sistematizacin de la

generacin de los expedientes virtuales.

Trazabilidad de la gestin realizada sobre los documentos.

Generacin de reportes estadsticos e indicadores de gestin.

Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier

sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexin a diferentes bases de datos

(PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.

Es una herramienta web de fcil acceso mediante cualquier navegador.
Permite a los trabajadores el fcil acceso y trmite de tareas desde cualquier
lugar donde haya conexin a Internet.
Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrnico.

ORFEO cuenta con los siguientes mdulos:

Radicacin

Modificacin

Anulacin

Estadsticas

Tablas de Retencin Documental (TRD)

Consultas

Mdulo de Archivo

Prstamo de documentos

Expedientes virtuales

Administracin

Sello de Radicacin

Fecha

Hora

Serie documental

Destinatario

TRANSLADO A

Dependencia, Atendida

Se utiliza el sello de radicacin cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el

sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos bsicos de un
documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mnimas de
asignacin de un nmero nico de radicacin para su identificacin dentro del sistema.

2. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia:

No de radicacin: debemos colocar el nmero de radicacin que le asignamos nosotros.

Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

3.Datos de la persona o entidad remitente

Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.

Asunto: Se consigna el tema de la documentacin recibida, como por ejemplo invitacin a

evento deportivo.

Radicado: Es el nmero de radicado que trae la comunicacin.

Fecha: Es la fecha que trae la comunicacin.

Anexos:
Si la documentacin trae documentacin anexa en esta casilla debemos
registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.

Datos del destinatario

Dependencia:
documentacin.

se registra el nmero de la dependencia

Nombre del funcionario:

documentacin.

a que va dirigida la

Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la

Tiempo de respuesta:

No radicacin de respuesta

No radicado:

Fecha:

4. Documentos que se deben radicar:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carcter institucional.

Toda la documentacin se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero

si se lleva un registro de control de ellos.

A que se le coloca nmero de referencia??

5. Se le coloca nmero de referencia a la solicitud de envo de

correspondencia. Solicitar el servicio de envo y entrega de documentos oficiales en una

entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeo de las actividades
diarias.
El nmero de referencia es el nmero que se le dio al documento o documentos que se
van a enviar.

Porque es importante la estructura organizacional de una empresa??

6. Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a

conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos
que tiene estructurada la empresa; en conclusin el organigrama de una empresa nos
muestra en forma global la estructura de la misma.

Como instrumento de anlisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa

grficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o
relacin que corresponda con el tipo de actividad, funcin o autoridad que desempea la
unidad en s y Detecto fallo de control evisr la departe mentalizacin. A travs de anlisis
peridicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de
control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos
recomendar la modificacin de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relacin de
dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicacin y en el
momento de actualizar los organigramas se descubren dobles lneas de mando.
7. reas que se distinguen en la oficina de archivo

Del Archivo de Trmite

Funciones del rea de archivo de trmite.

El rea de archivo de trmite tendr las siguientes funciones:

Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta
frecuente y elaborar su portada;

Establecer la ordenacin de los expedientes, con base en el Cuadro General de

Clasificacin Archivstica y respetando la integracin de los mismos;

Elaborar inventarios documentales,

preferentemente en archiveros;

para

la

instalacin

de

los

expedientes,

Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catlogo de Disposicin

Documental;

Realizar transferencias primarias al archivo de concentracin, al concluir el plazo de

conservacin establecido para el archivo de trmite.

Del Archivo de Concentracin

Funciones del rea de archivo de concentracin

El rea de archivo de concentracin tendr las siguientes funciones:

Recibir de los archivos de trmite los documentos semiactivos y cotejar que el contenido
de los inventarios documentales de transferencia primaria, coincida con los expedientes
para su control y consulta;

Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e instalarlas en estantera

para su manejo;

Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catlogo de

Disposicin Documental; y

Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja

documental, de acuerdo a lo establecido en el Catlogo de Disposicin Documental.

8. Unidad documental:
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Funciones de la oficina de correspondencia

Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones

oficiales, el servicio de consulta y la conservacin de los documentos, acordes con la
misin, la visin, funciones y programas de la entidad, deben estar sujetos a las pautas y
principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general
de la nacin de Colombia.

Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin sobre

todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la
labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tiene acceso y
los asuntos de su competencia.

Proponer mtodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas tecnologas, que

permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.

Prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales, a las

dependencias que lo requieren.

Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de

trminos para dar respuesta a los trmites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.

Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y respetando el

derecho de turno.

Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que
acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar las
comunicaciones o solicitar informacin sobre el trmite de su requerimiento.

9.Requisito fundamental del perfil del archivista

Alto nivel de responsabilidad, autonoma y toma de decisiones; orienta y supervisa a

otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayora complejas.
Responsable en la identificacin de la estructura orgnico funcional, las unidades de
informacin, fuentes documentales de la organizacin; en la realizacin de los
procedimientos y procesos archivsticos.

El archivista debe proteger la integridad del material archivstico y as garantizar que este
contine siendo una evidencia confiable del pasado.

10. Pasos para el recibo y radicacin de documentos

La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya
sea por mensajera, fax, correo electrnico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es
competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al
remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificacin de los documentos: documentos confidenciales, revistas,
peridicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentacin este completa, verificacin y confrontacin de folios,
copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el documento deber ser remitido sin radicar, a la
oficina de su competencia.

Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.

Se procede a la radicacin de los documentos, con la asignacin de un nmero
consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envo.
Se procede a la impresin del rtulo de radicacin, y se establece un registro impreso de
planillas de radicacin y control.

Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la

persona o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de las dependencias
competentes, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable de trmite,
anexo y tiempo de respuesta.
Despus se establecen controles de respuesta a travs de la interrelacin de datos
recibidos y enviados.
Se procede a la distribucin de los documentos, en los casilleros y en mesas con
divisiones, para ubicar los documentos.