Administracin de flota

vehicular I
Unidad II: Gestin de vehculos

Administracin de flota vehicular I

NDICE
NDICE .........................................................................................................................................2
INTRODUCCIN.........................................................................................................................3
OBJETIVOS..................................................................................................................................4
1. GESTIN.................................................................................................................................5
2. ADMINISTRACIN POR REAS FUNCIONALES..................................................................5
rea de finanzas.............................................................................................................................................6
rea de marketing.........................................................................................................................................6
rea de produccin ......................................................................................................................................7
rea de Recursos Humanos.......................................................................................................................7
3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN.......................................................................................8
Planeamiento..................................................................................................................................................8
Organizacin...................................................................................................................................................8
Direccin...........................................................................................................................................................9
Control...............................................................................................................................................................9
4. GESTIN DE VEHCULOS....................................................................................................11
Datos de entrada......................................................................................................................................... 11
Procesamiento de datos........................................................................................................................... 11
Anlisis de resultados................................................................................................................................ 12
Sistema de control de operaciones...................................................................................................... 13
MAPA CONCEPTUAL................................................................................................................18
REFERENCIAS Y ENLACES WEB...............................................................................................19

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Unidad II: Gestin de vehculos

INTRODUCCIN
La administracin de vehculos mediante un proceso ordenado de planificacin, organizacin, direccin y
control; debe lograr la mayor durabilidad de las unidades a su cargo, mediante estrategias de mantenimiento
y operacin adecuadas que permitan alcanzar la mayor disponibilidad y productividad de los vehculos
asegurando la calidad de sus servicios.

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OBJETIVOS
Analizar las etapas que comprende la Gestin de Vehculos.
Evaluar las estrategias a seguir en cada una de ellas.

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UNIDAD II

GESTIN DE VEHCULOS

1. GESTIN
La Gestin o Administracin es laciencia socialytcnicaencargada de laplanificacin, organizacin,
direccin y controlde los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento,
etc.) de unaorganizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede
ser econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por laorganizacin.
La administracin moderna de una organizacin se centra en la estrategia, enfocndose a
lasnecesidadesdel cliente.
Financiero

Cliente

Visin y

estrategia

Procesos
Internos

Aprendizaje
y
crecimiento

Figura N 16. Enfoque moderno de Administracin

2.

ADMINISTRACIN POR REAS FUNCIONALES

En la industria automotriz pueden encontrarse diversos procesos operativos, respecto a los cuales
se forman las organizaciones que se desenvuelven en este sector.

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Dentro de una organizacin se identifican las siguientes reas funcionales:

Finanzas.
Marketing.
Produccin.
Recursos humanos.

Nivel Estratgico

Nivel Tctico

DIRECCIN

MARK

ETING

Nivel Operativo

RECU
RSOS
HUM
ANOS

ZA

FI

N
NA

I
CC

DU

O
PR

Figura N 17. Niveles y reas estratgicas de una organizacin.

rea de Finanzas
Es el rea que se encarga del optimo control, manejo de recursos econmicos y financieros de
la empresa, esto incluye la obtencin de recursos financieros tanto internos como externos,
necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por
que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses
favorables.
Sus funciones son:

Financiamiento
Contralora
Crdito y Cobranza
Impuestos

rea de Mrketing
Es el rea que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el
consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la
investigacin de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinacin de empaque,
envase, etiqueta y marca, la distribucin y venta de los productos, la determinacin del
precio de los artculos la publicidad y la promocin.

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Sus funciones son:

Investigacin de mercados
Planeacin y desarrollo de producto
Precio
Distribucin y logstica
Ventas
Comunicacin

rea De Produccin
Es el rea encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados,
utilizando los recursos humanos, econmicos y materiales (herramientas y maquinaria)
necesarios para su elaboracin. Entre las principales funciones del rea de produccin, el
mantenimiento y reparacin de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima,
producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Sus funciones son:

Ingeniera de producto: Diseo del producto, pruebas de ingeniera y asistencia a

mercadotecnia.
Ingeniera de planta
Ingeniera industrial
Planeacin y control de la produccin
Abastecimientos
Fabricacin
Control de calidad

rea De Recursos Humanos

Es el rea encargada de la direccin eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa.
Dentro de las principales funciones de esta rea, se pueden mencionar: Reclutamiento
y seleccin de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la
motivacin, capacitacin y evaluacin del personal; el establecimiento de un medio ambiente
agradable para el desarrollo de las actividades.
Sus funciones son:

Contratacin y empleo
Capacitacin y desarrollo
Sueldos y salarios
Relaciones laborales
Servicios y Prestaciones
Higiene y seguridad
Planeacin de recursos humanos

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3.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN
La Administracin es un proceso a travs del cual se logran determinados objetivos previamente
establecidos, mediante la utilizacin racional de recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros.
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se
efecta la administracin misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Planeamiento
Es el proceso metdico diseado para obtener un objetivo determinado. En el sentido ms
universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas
para concluirse exitosamente.
Al tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:

Identificacin del problema

Desarrollo de alternativas
Eleccin de la alternativa ms conveniente
Ejecucin del plan

La etapa de planeamiento permite establecer:

Metas a largo plazo

Las estrategias para lograr los objetivos determinados
Los objetivos a formularse a corto plazo
Personal que debe formular la planeacin

Organizacin
La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema
establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus
principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se
definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a travs
de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales,
de seguridad y administrativa.
Se basa en la especializacin, unidad de mando, equilibrio autoridad responsabilidad y
equilibrio direccin control, e implica necesariamente:

Partes y funciones diversas

Unidad funcional
Coordinacin
La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y llega
hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser
una empresa. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones

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Unidad II: Gestin de vehculos

han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin,
dando lugar a que la contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y
cientfico, y la segunda lo prctico y emprico. Tiene tambin gran importancia por constituir
el punto de enlace entre mecnica administrativa, y la dinmica.
Direccin
Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para
lograrquesussubordinadosobtenganlosobjetivosencomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzo. Implica conducir,
guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos
de un organismo social.
Los elementos de la direccin son:

Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional

Motivacin
Gua o conduccin delos esfuerzos de los subordinados
Comunicacin
Supervisin
Alcanzar las metas de la organizacin

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado,

por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este
medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para
obtener stos resultados:
En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer ejecutar
llevar a cabo, aqullas actividades que habrn de ser productivas.
En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en
cuanto lo es, se trata de dirigir no de ejecutar. El jefe en como tal, no ejecuta sino hace
que otros ejecuten. Tienen no obstante su hacer propio. Este consiste precisamente
en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.La
direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes al establecer el
ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
Control
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente
con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente,
el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la conduzcan
hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres elementos
primordiales:

Establecer las normas de desempeo.

Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de
desempeo.

Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes para disear sistemas de control:

Elcontrol de mercadoes un enfoque para controlar que se centra en el empleo de

mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin
relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control.
Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios
de la firma estn claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte
competencia de mercado.

Elcontrol burocrticose concentra en la autoridad de la organizacin y depende de

normas, reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.

Elcontrol de clan,el comportamiento de los empleados se regulan por los valores,

normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organizacin

que son compartidos.

El control es importante, porque es elenlacefinal en la cadena funcional de las actividades

de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales
se estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin dejar que se desve de
sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo
no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

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4.

GESTIN DE VEHCULOS
La gestin de vehculos debe llevarse de forma adecuada mediante un sistema que permita el
control efectivo de todos aquellos indicadores necesarios, se puede esquematizar de acuerdo
a la siguiente figura:

Procesamiento

Operacionales
Mantenimiento

Formatos
Software

Productividad
Costo
Mantenimiento
Anlisis de
Resultados

Datos de
Entrada

Figura N 18. Sistema de Control Vehicular.

Datos de entrada
Es el proceso donde se recolecta toda la informacin necesaria, registrndose datos tanto
operacionales como de mantenimiento. La informacin primordial que debe contener el
sistema es:

Base de datos de vehculos

Kilmetros recorridos
Abastecimiento de combustible
Tiempo operativo
Tiempo entre fallas
Tiempo fuera de servicio
Tiempo para reparar
Programa de mantenimiento
Historial de reparaciones
Renovacin de neumticos

Procesamiento de datos
Es aquella fase en la que se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de
la informacin operacional y de mantenimiento de la flota vehicular. Para el desarrollo de
dicha fase se emplean Formatos de Trabajo y Softwares.

11

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Los principales formatos utilizados son:

Partes diarios de trabajo

Bitcora
rdenes de trabajo de mantenimiento
Reportes de actividades atrasadas
Checklist de operacin y mantenimiento

Los softwares deben integrar las operaciones de la empresa, por lo que por lo menos deberan
contener los siguientes mdulos:

Operaciones
Mantenimiento
Administracin
Anlisis de resultados
En esta fase se condensa toda la informacin relacionada y se establecen los indicadores de
medicin que pueden ser:
a.

De Productividad
Son aquellas variables que nos ayudan a identificar algn defecto o imperfeccin
que exista cuando ofrecemos un servicio con los vehculos, y de este modo reflejan la
eficiencia en el uso de los recursos generales y recursos humanos de la empresa. Entre
los principales tenemos:

b.

Utilizacin
Rendimiento
Eficiencia
Productividad

De Costo
Son todos aquellos parmetros que permiten evaluar si una unidad est generando
ms costos que otras o si, en distintos periodos, los costos de un vehculo o flota de
vehculos se han incrementado o han disminuido. Dentro de estos indicadores se sealan
los siguientes:

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Costos de mantenimiento por unidad de produccin.

Costo de mantenimiento por hora hombre.
Costo de mantenimiento por vehculo crtico.
Costo de Mantenimiento Preventivo.
Costo de Mantenimiento Correctivo.
Costo de Mantenimiento Predictivo.
Costo de combustible por kilmetro recorrido.
Costo de neumticos por kilmetro recorrido.

12

Unidad II: Gestin de vehculos

c.

De Mantenimiento
Son parmetros que sirven para comparar con un valor o nivel de referencia con
el fin de adoptar acciones correctivas, modificativas, predictivas segn sea el caso.
Convenientemente utilizados, pueden ofrecernos una oportunidad de mejora continua
en el desarrollo, aplicacin de nuestros mtodos y tcnicas de mantenimiento.
Los principales indicadores que se debe medir son:

Disponibilidad
Mantenibilidad
Confiabilidad
Eficiencia Global de los Equipos
Cumplimiento de programas

SISTEMA DE CONTROL DE OPERACIONES

A continuacin se presenta un ejemplo de sistema de control de operaciones para tres
vehculos de una empresa constructora:
a.

Datos de Entrada

Fecha: Da de trabajo.
Obra: Lugar de trabajo.
Tiempo de trabajo: Hora trabajadas segn el hormetro del equipo.
Parte diario: Nmero del documento de registro de operador.
Combustible abastecido: Cantidad de combustible con el que se llen el tanque de
combustible.
Vale de combustible: Nmero de documento con el que se autoriz el abastecimiento
de combustible.

13

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b.

Procesamiento de Informacin
Mediante el uso de partes diarios de trabajo y vales de combustible se procesa la
informacin en una hoja de Excel, obteniendo as las Tablas 6, 7 y 8 donde figura la
informacin necesaria:

Tabla N 06
Registro de Operaciones de Cargador Frontal

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FECHA

OBRA

TIEMPO

PARTE

COMBUSTIBLE

VALE

01/07/2011
02/07/2011
04/07/2011
05/07/2011
06/07/2011
08/07/2011
09/07/2011
11/07/2011
12/07/2011
13/07/2011
14/07/2011
14/07/2011
15/07/2011
15/07/2011
16/07/2011
18/07/2011
19/07/2011
20/07/2011
21/07/2011
22/07/2011
23/07/2011
24/07/2011
25/07/2011
26/07/2011
27/07/2011
27/07/2011

Obra 1
Obra 2
Obra 3
Obra 1
Obra 3
Obra 3
Obra 3
Obra 1
Obra 2
Obra 3
Obra 4
Obra 2
Obra 4
Obra 2
Obra 1
Obra 2
Obra 2
Obra 3
Obra 5
Obra 6
Obra 3
Obra 4
Obra 1
Obra 2
Obra 7
Control

1.33
1.5
1.5
5
2
3.5
1.5
4
7.5
2.5
4
1.5
4.5
1.5
4
4
6.5
5.5
1.48
2
2
4
2.5
2.5
5

494
497
1001
1003
1009
1011
1017
1022
1025
1028
1032
1032
1038
1038
1042
1047
1050
1054
1059
1065
1069
1072
1075
1082
1085

12

9802

23

9808

23

9822

27

9826

22

9832

22

9840

17

9846

15

9850

14

Unidad II: Gestin de vehculos

Tabla N 07
Registro de Operaciones de Camin Volquete 01

15

FECHA

OBRA

TIEMPO

PARTE

COMBUSTIBLE

VALE

01/07/2011
02/07/2011
04/07/2011

Obra 1
Obra 2
Obra 3

2
1
6

493
498
500

21

9801

05/07/2011

Obra 1

1004

13.5

9805

06/07/2011
08/07/2011
09/07/2011
11/07/2011
12/07/2011
13/07/2011
14/07/2011
15/07/2011
16/07/2011
18/07/2011
19/07/2011
20/07/2011
21/07/2011
22/07/2011
22/07/2011
22/07/2011
23/07/2011
24/07/2011
25/07/2011
26/07/2011
27/07/2011
27/07/2011

Obra 3
Obra 3
Obra 3
Obra 1
Obra 2
Obra 3
Obra 4
Obra 4
Obra 1
Obra 2
Obra 2
Obra 3
Obra 5
Obra 6
Obra 6
Obra 2
Obra 3
Obra 2
Obra 1
Obra 2
Obra 7
Control

6.5
5
4.5
7
7.5
4.5
6
7
4
7
7.5
6
4
2
1
1
1.5
3
6.5
7.5
7.5

1007
1013
1019
1021
1027
1030
1033
1039
1043
1046
1049
1055
1060
1064
1064
1064
1070
1073
1076
1080
1086

21

9813

25

9821

25

9827

20

9831

23

9839

23

9845

16

9851

Profesionales en Ingeniera

Administracin de flota vehicular I

Tabla N 08
Registro de Operaciones de Camin Volquete 02
FECHA

OBRA

TIEMPO

PARTE

COMBUSTIBLE

VALE

01/07/2011
02/07/2011
04/07/2011
05/07/2011
06/07/2011
08/07/2011
09/07/2011
11/07/2011
12/07/2011
13/07/2011
14/07/2011
15/07/2011
16/07/2011
18/07/2011
19/07/2011
20/07/2011
21/07/2011
22/07/2011
22/07/2011
23/07/2011
24/07/2011
25/07/2011
26/07/2011
27/07/2011
27/07/2011

Obra 1
Obra 2
Obra 3
Obra 1
Obra 3
Obra 3
Obra 3
Obra 1
Obra 2
Obra 3
Obra 4
Obra 4
Obra 1
Obra 2
Obra 2
Obra 3
Obra 5
Obra 6
Obra 5
Obra 3
Obra 2
Obra 1
Obra 2
Obra 7
Control

2
3
3.83
7
7.5
7.5
5
7
7.5
4
6.5
7
5
7
7.5
7
2.5
2
3.5
3
3.5
7.5
7
7.5

495
499
1002
1005
1008
1012
1018
1020
1026
1031
1034
1041
1044
1045
1051
1056
1061
1066
1066
1071
1074
1077
1081
1087

20

9803

15

9806

22

9812

28

9820

28

9830

20

9833

27

9841

26

9847

20

9852

Este sistema de control indica que el abastecimiento de combustible, en los das que
corresponde, se hizo antes de que los vehculos salieran a trabajar en la obra sealada.
Asimismo, se observa que al inicio de operaciones del mes se hace un abastecimiento de
12, 21 y 20 galones. Tambin puede verse que, al cierre de las operaciones mensuales se
llena el tanque de combustible de cada vehculo con 15, 16 y 20 galones respectivamente.

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16

Unidad II: Gestin de vehculos

c.

Anlisis de Resultados
Este sistema permite obtener:

Tiempo total de operacin (TTO).

Total de combustible abastecido (TCA).
Total de combustible consumido (TCC).
Cantidad de obras en las que trabajaron los vehculos (CO).

Tabla N 09
Parmetros de operacin
VEHCULO

TTO (hr)

TCA (Gal)

TCC (Gal)

CO

Cargador Frontal

81.31

161

149

Volquete 01

122.5

187.5

166.5

Volquete 02

130.83

206

186

El costo del galn de combustible era de S/. 12.90 y el tiempo planificado de trabajo para
los vehculos fue de 84 horas para el Cargador Frontal y 135 horas para cada camin. Los
indicadores que se pueden calcular son:

Consumo de combustible (CC).

Costo del combustible por hora (CCH).
Costo total de combustible (CTC)
Gasto en combustible abastecido (GCA).
Disponibilidad (A).

Tabla N 10
Indicadores
VEHCULO

CC (Gal/hr)

CCH (S/./hr)

CTC (S/.)

GCA (S/.)

A (%)

Cargador Frontal

1.83

23.61

1919.73

2076.90

96.80

Volquete 01

1.36

17.54

2148.65

2418.75

90.74

Volquete 02

1.42

18.32

2396.81

2657.40

96.91

Estos indicadores permiten hacer comparaciones entre vehculos, por ejemplo:

El volquete 01 es el vehculo con mejor rendimiento dado que trabaja 0.74 horas por
cada galn de combustible.

El volquete 01 es el vehculo con menor costo horario de combustible pues slo cuesta

S/. 17.54 en una hora de operacin.

El volquete 02 es el vehculo que alcanza la mayor cantidad de horas operativas frente
a las planificadas pues su disponibilidad es de 96.91%

17

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MAPA CONCEPTUAL
Gestin de
Vehculos

reas
funcionales

Gestin

Sistema de
control

Cliente

Finanzas

Planear

Crecimiento
interno

Marketing

Organizar

Procesamiento

Produccin

Dirigir

Resultado

Recursos
Humanos

controlar

Estrategias
Visin

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Etapas de la
Administracin

Informacin

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REFERENCIAS Y
ENLACES WEB

DAlessio, F. (2008) El Proceso Estratgico (1a ed.). Mxico: Pearson Educacin S.A..
Robbins, Coulter (2008). Introduccin a la Administracin y a las Organizaciones (8 ed.). Mxico:
Pearson Educacin S.A..

http://www.slideshare.net/jcarreto1/v-fases-del-proceso-administrativo
http://www.theworkofgod.org/gestion_de_flotas_vehiculos.htm
http://tuslibrosenlinea.blogspot.com/2011/02/administracion.html
Vanella G. Ricardo (2005). Gua del Emprendedor Claves para Organizar un Negocio Exitoso.

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