DEFINICIONES DE LOS PROYECTOS

Entendemos todos lo mismo cuando decimos Jefe de Proyecto o Project Manager o

Director de Proyectos?
Realmente conocemos que es un Jefe de Proyecto? Nos referimos a lo mismo
cuando usamos el concepto?
Me he encontrado en muchas ocasiones que los comentarios sobre mis artculos iban
dirigidos ms a la definicin de Jefe de Proyecto que al propio tema del artculo.
Por ejemplo, alguien me indicaba que la palabra Jefe no le gustaba que prefera Lder
porque una persona que no lidere a su equipo no puede ejercer su funcin
correctamente y porque jefe slo es el que da rdenes pero los dems no tienen
porque seguirle.
El Jefe de Proyecto

Creo que la utilizacin de la palabra Jefe de Proyecto tiene un uso muy extendido en
Espaa: Jefe de Proyecto, Jefe del Servicio, etc.
Tambin creo que la palabra Jefe est empleada en un sentido muy diferente del
sentido de cacique, que parece que recuerda a algunas personas cuando la
escuchan nombrar, casi un dictador que hace y deshace a su antojo, con mayor o
menor criterio.

El Responsable de Proyecto

Para m el significado se acerca ms bien a un concepto relativo al Responsable:

quin tiene la mxima responsabilidad de lo que se realiza en el proyecto? Quin es
el que da el visto bueno a las cosas?
Tener la mxima responsabilidad, ser un Project Manager no significa que todo lo
hagamos nosotros ni que todo tenga que ser revisado por nosotros.
Podemos, mejor dicho, debemos apoyarnos en nuestro equipo y delegar tareas en
ellos segn sea su capacidad y a la vez debemos intentar desarrollar al equipo
para que sean capaces de soportar cada vez la delegacin de tareas ms
importantes.
Cuando un equipo puede auto gestionarse slo, la labor del Jefe de Proyecto es
perfecta y puede dedicarse a otras tareas grandes consumidoras de tiempo.

The Project Manager

En ingls, el concepto queda ms claro que en espaol o al menos no suscita tantas

disputas, Project Manager, Gestor de Proyecto. Es el que gestiona, no se alude a la
Jefatura que sustenta aunque va implcito en ella.

El Director de Proyecto

Para Project Manager hay una traduccin que se utiliza habitualmente y me parece
acertada ya que en espaol (al menos en Espaa) Gestor puede tener otras
connotaciones y es la traduccin por Director de Proyecto.
Con la palabra Director de Proyecto rpidamente se tiene una idea en mente de que
es el que encamina los esfuerzos a la consecucin de los objetivos del Proyecto, es
el que dirige al equipo y a los implicados para que tengan xito en las metas
marcadas por el proyecto.

Para algunos el Jefe de Proyecto es slo la persona que lleva traje de chaqueta pero
lo ms importante:
Qu es para ti un Jefe de Proyecto / Project Manager / Director de Proyecto?
Deja un comentario con lo que t entiendes por Jefe de Proyecto!
P.D.: Todos los el/un estn utilizados en forma neutra. Me refiero de forma indistinta a
hombres y mujeres dentro de la direccin de proyectos.
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EL JEFE DE PROYECTO

Si quieres que algo funcione, designa a un

responsable.

El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificacin, ejecucin

y control del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo
mediante la toma de decisiones tendentes a la consecucin de los objetivos. El Jefe
de Proyecto es un verdadero jefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para
mandar y tomar decisiones dentro del mbito y objetivos del proyecto. No es un mero

coordinador o animador, como en algunas ocasiones se piensa. De la misma forma,

tampoco sera correcto pensar que el Jefe de Proyecto tiene un poder absoluto y
dictatorial sobre el mismo, ya que se encuentra inmerso en la estructura y
organizacin de la empresa.
Las relaciones bsicas del Director de Proyecto con otras unidades o personas
dependen, en gran medida, de la estructura organizativa que posea la organizacin. A
continuacin se muestra el caso de una empresa que sigue una estructura orientada
a proyectos, donde se observa la importancia del Director de Proyecto.

Es necesario hacer mencin a una caracterstica importante como es el carcter

transitorio de todo proyecto, lo que hace que la misin de un Jefe de Proyecto tenga
la misma naturaleza temporal. Al trmino de un proyecto, el Jefe del mismo puede
pasar a dirigir otro o a formar parte de su equipo, pero tambin puede pasar a
desarrollar alguna actividad de tipo permanente dentro de la organizacin. Facilitar
esa integracin a la estructura habitual debe ser una tarea no despreciada por la
empresa, evitando as el "hacer pasillos" al que se ven sometidos muchos directores
de proyecto entre una operacin y otra.
DE QU SE OCUPA
La misin del Director de Proyecto podra resumirse en: dirigir el equipo de que
dispone para alcanzar los objetivos del proyecto. Ms concretamente, podemos
destacar las siguientes funciones especficas:

Colaboracin con el cliente en la definicin y concrecin de los objetivos

del proyecto.

Planificacin del proyecto en todos sus aspectos, identificando las

actividades a realizar, los recursos a poner en juego, los plazos y los
costos previstos.

Direccin y coordinacin de todos los recursos empleados en el proyecto.

Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto:

clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.

Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situacin

en relacin con los objetivos establecidos.

Adopcin de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las

desviaciones que se hubieran detectado.

Responder ante clientes y superiores de la consecucin de los objetivos del

proyecto.

Proponer, en su caso, modificaciones a los lmites u objetivos bsicos del

proyecto cuando concurran circunstancias que as lo aconsejen.

Esta definicin de funciones no puede considerarse exhaustiva. En cada entidad sera

necesario hacer una definicin de funciones ms concreta y adaptada a las
caractersticas particulares de cada proyecto.
EL PERFIL DE UN JEFE DE PROYECTO
El Jefe de Proyecto debe tener una perspectiva mucho ms amplia que el
conocimiento de las implicaciones tcnicas relativas al proyecto. Se trata de un
gestor que necesita un triple perfil:
A. Tcnico
El dominio de la tecnologa principal del proyecto es el punto de partida
necesario para que el Jefe de Proyecto pueda comprender los puntos clave del
mismo, planificar los recursos, generar ideas y soluciones eficaces, controlar la
calidad, etc.
B. Gestor
Pero el Jefe de Proyecto tambin debe poseer una notable aptitud gestora,
pues no slo se encarga de una dimensin tcnica, sino que debe controlar y
conseguir todos los objetivos del proyecto, incluyendo los financieros y de
plazo, que suelen ser los ms crticos y ms frecuentemente incumplidos.
C. Relaciones personales
El Jefe de Proyecto debe poseer una capacidad destacada para las relaciones
personales, puesto por un lado, es el representante principal del proyecto ante
clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones funcionales, la propia
empresa..., y por otro, debe dirigir a un conjunto de personas sobre los que
normalmente no tiene poder jerrquico, y por lo tanto, es necesario hacerlo con
grandes dosis de autoridad personal, tacto, habilidad y capacidad de
conviccin.

ESTILO DIRECTIVOS
La habilidad de un Jefe de Proyecto para ganar el apoyo de otros depende de su
manera de dirigir. Si bien el estilo de influencia se compone de una parte de autoridad
personal y una poltica de recompensas o castigos, el Jefe de Proyecto no tiene

capacidad directa de influir sobre las segundas (s podrn hacerlo indirectamente a

travs de informes formales o informales) pues son competencia de los responsables
funcionales.
A continuacin se muestra una relacin donde se identifican nueve bases de
influencia sobre el estilo directivo, datos1 recogidos durante una serie de seminarios
sobre direccin de proyectos. Estn ordenados en orden de mayor a menor
importancia para los propios directivos:

Conocimiento: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del

proyecto posee una experiencia o conocimiento especiales; es decir, se
considera que posee conocimientos que ellos estiman importantes.

Autoridad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del

proyecto percibe que el jefe de proyecto tiene poder para dar rdenes..

Desafo del trabajo: Capacidad para ganar apoyo, basado en el disfrute

personal mientras se realiza un tipo particular de trabajo; orientado a la
motivacin intrnseca del personal.

Amistad: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del

proyecto se siente atrado personalmente hacia el jefe de proyecto, al
proyecto o ambos. Este poder de la amistad o poder referente y el de
conocimiento, a diferencia del de autoridad, no es otorgado por la
Direccin de la organizacin, sino que se gana a travs de su relacin con
los integrantes del equipo.

Asignacin de futuras tareas: Capacidad para ganar apoyo, debido a que

el personal percibe que el jefe de proyecto es capaz de influir en la
asignacin de sus tareas futuras.

Distribucin de recursos: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el

personal percibe que el jefe de proyecto tiene el poder de asignar recursos
financieros (presupuesto).

Promocin: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del

proyecto piensa que el jefe de proyecto puede otorgar recompensas
organizativas.

Salario: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del

proyecto percibe al jefe de proyecto como capaz de dispensar
directamente recompensas econmicas.

Penalizacin: Capacidad para ganar apoyo, debido a que el personal siente

que el jefe de proyecto puede aplicar penalizaciones que desean evitar. El
poder basado en penalizacin est inexorablemente unido al poder basado
en recompensa, siendo uno una condicin necesaria para el otro.

Existe una estrecha relacin entre el estilo de influencia y el estilo de resolucin

de conflictos, encontrando que ciertos modos de influencia tienden a usarse junto
con ciertos modos de resolucin de conflictos. De esta forma, resultados al respecto
indican que los jefes de proyecto que ponen nfasis en sus conocimientos y en el reto
del trabajo como bases de influencia, tienden a resolver los conflictos por

confrontacin y a evitar la retirada, lo que parece lgico puesto que cuanto ms

experto es un jefe de proyecto, ms capacidad tiene para evaluar y cuestionar el
progreso y la calidad del trabajo. Por otro lado, aquellos jefes de proyecto que se
basan en la amistad para obtener una mejor colaboracin con los subordinados,
tienden ms a los modos de resolucin de conflictos de compromiso, conciliacin y
retirada.

CMO ACTAN
Si se relaciona el estilo de influencia del jefe de proyecto, los modos que utiliza para
resolver los conflictos y el nivel de resultado global del proyecto, se llega a cuatro
conclusiones globales en relacin con las prcticas reales de direccin.
1.

Parece que los jefes de proyecto no adoptan un estilo de direccin que

minimice la conflictividad global de sus proyectos.
Las bases de influencia que los jefes de proyecto piensan que son ms
importantes, como experiencia, autoridad y reto en el trabajo, no estn
asociadas a menores grados de conflicto que las dems. Es decir, en
proyectos complejos los conflictos son inevitables, y la buena realizacin
de los trabajos depende a menudo del acierto con que el jefe de proyecto
pueda resolver una cantidad de cuestiones conflictivas delicadas , sin
poner en peligro el calendario acordado, el presupuesto o los parmetros
acordados.

2.

La eficacia de los modos de resolucin de conflictos est determinada en

gran medida por la situacin.
A menudo, la conflictividad sobre diferentes cuestiones, como fechas,
prioridades o recursos humanos, se origina debido a las interacciones del
jefe de proyecto con diferentes elementos de la empresa. Por ello,
gestionar diversas situaciones de conflicto requiere por su parte un alto
grado de adaptabilidad a diferentes situaciones para encontrar el modo
ms apropiado de resolucin de los conflictos.

3.

Los jefes de proyecto presentan generalmente mayor flexibilidad para

alterar sus modos de resolucin de conflictos que para modificar sus
estilos de influencia.
Algunos modos de resolucin de conflictos pueden funcionar mejor que
otros al aplicarlos sobre una cuestin dada, o sobre unos integrantes del
grupo u otros. Sin embargo, alterar el estilo de direccin parece que les
resulta ms difcil. Aunque un jefe de proyecto puede intentar tratar con
sus diferentes interlocutores de forma diferente, lo ms probable es que en
sus relaciones con una interfaz especfica utilice siempre el mismo estilo.
El cambio continuo podra conducir a confusin y desconfianza por parte
de sus interlocutores.

4.

Cuanto menos utilizan los jefes de proyecto las bases de influencia

derivadas de la organizacin como autoridad, salario y penalizacin, y ms
se basan en el reto del trabajo y en el conocimiento, reciben una
valoracin ms alta de su habilidad para resolver de forma eficaz los
conflictos y para dirigir proyectos.

El reto del trabajo est ms relacionado con la integracin de los objetivos

personales de los componentes del equipo en los objetivos del proyecto
que otros modos de influencia, que parecen ms proclives a adaptarlos. El
reto del trabajo est principalmente orientado hacia la motivacin
intrnseca del personal, mientras que los otros mtodos estn ms
dirigidos hacia las recompensas extrnsecas. Y no se puede olvidar que
cuando se piensa que la autoridad es inmerecida, su uso puede aumentar
la conflictividad.

CMO MEJORAR LA EFICACIA DEL JEFE DE PROYECTO

A continuacin se muestra un conjunto de sugerencias que pueden incrementar
potencialmente la eficacia del jefe de proyecto para resolver conflictos y, en ltimo
lugar, para mejorar el resultado global del programa.
La gestin eficaz de la
comunicacin es uno de los
principales factores que
determinan la calidad del entorno
organizativo. Al tener que crear el
jefe de proyecto equipos a varios
niveles de la empresa, es
importante que las decisiones
clave del proyecto, como los
objetivos o las tareas de cada uno,
sean comunicadas de forma
apropiada a todo el personal
relacionado con el proyecto. Las
reuniones de revisin pueden ser
un buen medio.

Siempre, deben mantener y

desarrollar sus conocimientos
tcnicos en el campo de trabajo,
ya que sin entender la tecnologa
que estn manejando no se
ganarn la confianza de los
miembros del equipo , ni crearn
credibilidad en los clientes.

El jefe de proyecto debe buscar un

estilo de liderazgo que le permita
adaptarse a las enfrentadas
demandas de clientes, miembros
del equipo y organizacin, sin tener
miedo de variarlo si es preciso
para estar en consonancia con lo
que se exige en cada momento.

Sus propias acciones influyen

decisivamente en el clima de
trabajo del equipo. Su
preocupacin por los miembros del
equipo, su habilidad de integrar los
objetivos y necesidades personales
de los componentes con los
objetivos de ste y su capacidad
para crear entusiasmo por el
trabajo estimulan un ambiente de
gran motivacin, involucracin en
el trabajo, comunicacin abierta y
un mejor resultado final del
proyecto.

En cuanto a su habilidad para

manejar los conflictos, deben
conocer las principales causas que
los determinan en su entorno y los
momentos ms probables en que
ocurren en la vida de los
proyectos, deben considerar la
efectividad de los modos de

Los jefes de proyecto deberan

tratar de acomodar los intereses y
deseos profesionales de los
integrantes del proyecto, cuando
se les asigna sus tareas. El
resultado del mismo tambin
depende de lo bien que se les
proporcionen trabajos desafiantes

resolucin de conflictos que han

utilizado en el pasado y
experimentar con modos
alternativos si sienten que se
precisa una actuacin mejor.
www.spw.cl

para motivarles y de lo bien que se

encajen sus objetivos personales
en los del proyecto..