You are on page 1of 42

KPB-4113-001-00/2014

Nrewid.168/2015/D/14/509/KPB

Informacja owynikach kontroli

DOSTARCZANIE PISM IPRZESYEK SDOWYCH


ORAZ PROKURATORSKICH

DEPARTAMENT PORZDKU
I BEZPIECZESTWA WEWNTRZNEGO

MARZEC

01

MISJ
Najwyszej Izby Kontroli jest dbao ogospodarno iskuteczno wsubie
publicznej dla Rzeczypospolitej Polskiej

WIZJ
Najwyszej Izby Kontroli jest cieszcy si powszechnym autorytetem
najwyszy organ kontroli pastwowej, ktrego raporty bd oczekiwanym
i poszukiwanym rdem informacji dla organw wadzy ispoeczestwa

Dyrektor Departamentu Porzdku


i Bezpieczestwa Wewntrznego:
Marek Biekowski

Akceptuj:
Wojciech Kutya

Wiceprezes Najwyszej Izby Kontroli


Zatwierdzam:
Krzysztof Kwiatkowski

Prezes Najwyszej Izby Kontroli


Warszawa, dnia

Najwysza Izba Kontroli


ul. Filtrowa 57
02-056 Warszawa
T/F +48 22 444 50 00

www.nik.gov.pl

S p is tre ci

WPROWADZENIE ......................................................................................................................................6
1. ZAOENIA KONTROLI ....................................................................................................................7
2. PODSUMOWANIE WYNIKW KONTROLI ..................................................................................9
2.1. Oglna ocena kontrolowanej dziaalnoci ..................................................................................... 9
2.2. Synteza wynikw kontroli..................................................................................................................... 9
2.3. Uwagi kocowe iwnioski ...................................................................................................................13

3. WANIEJSZE WYNIKI KONTROLI ............................................................................................... 14


3.1. Charakterystyka obszaru objtego kontrol................................................................................14
3.2. Istotne ustalenia kontroli ....................................................................................................................16
3.2.1. Dziaania Ministra Sprawiedliwoci wzakresie przygotowania
izawarcia umowy nawiadczenie usug pocztowych .................................................16
3.2.2. Dziaania Ministra Sprawiedliwoci, Prokuratora Generalnego
oraz Sdu Apelacyjnego wKrakowie zwizane znadzorem
nad realizacj umw nawiadczenie usug pocztowych............................................18
3.2.3. Prawidowo realizacji postanowie umw
nawiadczenie usug pocztowych ...................................................................................22
3.2.4. Wydatki ztytuu realizacji usug pocztowych..................................................................27
3.2.5. Rozpatrywanie reklamacji oraz wypacanie odszkodowa
ztytuu nienaleycie wykonanych usug...........................................................................28
3.2.6. Inne ustalenia kontroli. ............................................................................................................32

4. WYNIKI KONTROLI PRZEPROWADZONYCH PRZEZ INNE ORGANY ............................ 34


5. INFORMACJE DODATKOWE ........................................................................................................ 36
5.1. Organizacja imetodyka kontroli ......................................................................................................36
5.2. Postpowanie kontrolne idziaania podjte po zakoczeniu kontroli ..............................36

6. ZACZNIKI ....................................................................................................................................... 39

Zdjcie naokadce:
Listonosz: WavebreakMediaMicro Fotolia.com
Koperty: stompi_stompi Fotolia.com

Wyk az stosowanyc h sk rtw i p oj

EPO
GIODO

Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru


Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

IGB

Instytucja Gospodarki Budetowej

KIO

Krajowa Izba Odwoawcza

KRRP

Krajowa Rada Radcw Prawnych

Kpc

ustawa zdnia 17listopada 1964r. Kodeks postpowania cywilnego


(Dz.U. z2014r. poz. 101 ze zm.)

Kpk

ustawa zdnia 6czerwca 1997r. Kodeks postpowania karnego


(Dz.U., Nr89, poz. 555 ze zm.)

MS

Minister Sprawiedliwoci

NRA
PG
PGP lub operator
PO
POK
Porozumienie

Regulamin
wiadczenia usug
Regulamin
urzdowania
prokuratury

Naczelna Rada Adwokacka


Prokuratura Generalna
Polska Grupa Pocztowa S.A.
prokuratura okrgowa
punkt odbioru korespondencji
porozumienie wsprawie rozszerzenia gwarancji jakoci usug
zumowy nr67-ZP-U/2013 zdnia 18grudnia 2013r. nawiadczenie usug
pocztowych wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania,
przemieszczania idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek
niedorczonych, zawarte wdniu 10kwietnia 2014r. przez Polsk Grup
Pocztow S.A. ze Skarbem Pastwa Sdem Apelacyjnym wKrakowie
Regulamin wiadczenia usug przez Polsk Grup Pocztow S.A.,
stanowicy zaczniki do umw nr67-ZP-U/2013 oraz 68-ZP-U/2013
rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci zdnia 24marca 2010r.
regulamin wewntrznego urzdowania powszechnych jednostek
organizacyjnych prokuratury (Dz.U. z2014r. poz. 144)

Rozporzdzenie
wsprawie reklamacji

rozporzdzenie Ministra Administracji iCyfryzacji zdnia 26listopada 2013r.


wsprawie reklamacji usugi pocztowej (Dz.U., poz. 1468)

SA wKrakowie lub Sd

Sd Apelacyjny wKrakowie

SIWZ
SO
UKE

Specyfikacja Istotnych Warunkw Zamwienia


sd okrgowy
Urzd Komunikacji Elektronicznej

umowa nr67-ZP-U/2013

umowa zdnia 18grudnia 2013r. nawiadczenie usug pocztowych


wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania,
przemieszczania idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek
niedorczonych, zawarta pomidzy Skarbem Pastwa Sdem
Apelacyjnym wKrakowie aPolsk Grup Pocztow S.A.

umowa nr68-ZP-U/2013

umowa zdnia 18grudnia 2013r. nawiadczenie usug pocztowych


wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania,
przemieszczania idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek
niedorczonych, zawarta pomidzy Skarbem Pastwa Prokuratorem
Generalnym aPolsk Grup Pocztow S.A.

usp

ustawa zdnia 27lipca 2001r. Prawo oustroju sdw powszechnych


(Dz.U. z2015r. poz. 133 ze zm.)

ZPO

zwrotne potwierdzenie odbioru

W PR OWADZEN I E
Rynek usug pocztowych jest jednym zrynkw tradycyjnie uwaanych za naturalne monopole
poszczeglnych pastw, ktry zosta objty stopniow liberalizacj woparciu odyrektywy
Unii Europejskiej. Pastwa czonkowskie, zobowizane do implementowania kolejnych dyrektyw
pocztowych wwyznaczonych wnich terminach, otwieray swoje rynki, wkonsekwencji czego
dotychczasowi monopolici (zazwyczaj przedsibiorstwa publiczne) stanli przed koniecznoci
uwzgldnienia wswoich strategiach rynkowych wzrastajcej aktywnoci konkurentw
tzw. alternatywnych operatorw pocztowych.
Ostateczn dat penej liberalizacji tego rynku nacaym terytorium Unii Europejskiej by
1stycznia 2013r. Wwarunkach penej liberalizacji rynku pocztowego prawo europejskie
uznao jednake za dopuszczalne wyczenie spod regu konkurencji m.in. usug dorczania
przesyek pocztowych wprocedurach sdowych iadministracyjnych. Moliwo skorzystania
ztego wyczenia uzaleniona zostaa od decyzji ustawodawcw wposzczeglnych pastwach
czonkowskich. WPolsce zwyczenia tego nie skorzystano.
W wyniku rozstrzygnicia procedury przetargowej, zdniem 1stycznia 2014r. doszo do zmiany
operatora wiadczcego usugi pocztowe na rzecz sdw powszechnych i prokuratury,
ktrym wmiejsce Poczty Polskiej zostaa, naokres dwch lat, Polska Grupa Pocztowa S.A.
Wkrtce pojawiy si jednak sygnay onieprawidowociach wrealizowaniu przez PGP usug
pocztowych narzecz sdw powszechnych iprokuratur. Problemy zdorczaniem przesyek
sdowych sygnalizowane byy wpublikacjach prasowych, radiu, telewizji, atake wzapytaniach
iinterpelacjach parlamentarzystw, aprzede wszystkim skargach obywateli napywajcych
do instytucji publicznych, wtym NIK1. Jak wynikao zprzeprowadzonej przez Departament
Porzdku iBezpieczestwa Wewntrznego NIK wdrugiej poowie 2014r. kontroli rozpoznawczej2,
pomimo wskazywanej przez sdy iprokuratury poprawy dziaalnoci PGP (w szczeglnoci
wodniesieniu do pierwszych miesicy wiadczenia usug), nadal wystpoway problemy dotyczce
m.in. dostpnoci do usug pocztowych (niewystarczajca liczba placwek, placwki niedostosowane
do oczekiwa klientw), jakoci wiadczenia usug (gwnie terminowoci) oraz bezpieczestwa
przesyek pocztowych (braki, zagubienia, uszkodzenia przesyek). Wskazywane byy take
nieprawidowoci wzakresie rozpatrywania skarg ireklamacji. Powysze okolicznoci uzasadniay
podjcie przez NIK kontroli kompleksowej.
1
2

Do czasu podjcia czynnoci kontrolnych do Najwyszej Izby Kontroli wypyny 32 skargi nadziaalno operatora
pocztowego.
R/14/004 Dostarczanie pism iprzesyek sdowych iprokuratorskich, przeprowadzona wSdzie Apelacyjnym wWarszawie
iProkuraturze Rejonowej Warszawa oliborz.

ZAOENIA KONTROLI
Temat i numer kontroli

Kontrola dorana koordynowana nr D/14/509 Dostarczanie pism iprzesyek sdowych


oraz prokuratorskich zostaa przeprowadzona zinicjatywy Najwyszej Izby Kontroli.
Cel gwny kontroli
Celem kontroli bya ocena wiadczenia przez wybranego operatora pocztowego usug wzakresie
dostarczania pism iprzesyek sdowych oraz prokuratorskich.
Cele szczegowe
1. Ocena zabezpieczenia interesw zamawiajcego wramach postpowania oudzielenie
zamwienia publicznego.
2. Ocena prawidowoci realizacji postanowie umw, wtym ocena terminowoci dorczania
adresatom pism iprzesyek sdowych iprokuratorskich oraz przekazywania sdom iprokuraturom
zwrotnych potwierdze odbioru tej korespondencji lub przesyek niedorczonych, atake wydatki
ponoszone nausugi pocztowe.
3. Ocena sposobu rozpatrywania skarg iwnoszenia reklamacji oraz wypacania odszkodowa
ztytuu nienaleycie wykonanych usug.
4. Ocena nadzoru nad realizacj postanowie umw nawiadczenie usug pocztowych wzakresie
przyjmowania, przemieszczania idorczania przesyek sdowych iprokuratorskich.
Podstawa prawna, kryteria
Kontrol przeprowadzono napodstawie art.2 ust.1 ustawy zdnia 23grudnia 1994r. oNajwyszej
Izbie Kontroli3, zgodnie zkryteriami okrelonymi wart.5 ust.1 ustawy, tj.legalnoci, celowoci,
gospodarnoci irzetelnoci.
Kontrol wPGP przeprowadzono napodstawie art.2 ust.3 pkt2 ustawy oNIK, zzastosowaniem
kryteriw legalnoci igospodarnoci (art.5 ust.3 ustawy oNIK).
Zakres przedmiotowy kontroli
Kontrol w sdach i prokuraturach objto prawidowo realizacji postanowie umw
nawiadczenie usug pocztowych wzakresie przyjmowania, przemieszczania idorczania przesyek
sdowych, wtym wszczeglnoci: terminowoci dorczania przesyek izwrotnych potwierdze
odbioru oraz zwrotu przesyek niedorczonych, wydatki ponoszone nausugi pocztowe, sposb
rozpatrywania skarg iwnoszenia reklamacji, atake wystpowania oodszkodowania ztytuu
nienaleycie wykonanych usug.
Kontrol objto rwnie sposb prowadzenia nadzoru przez Ministra Sprawiedliwoci, Prokuratora
Generalnego oraz Dyrektora Sdu Apelacyjnego wKrakowie nad realizacj umw nawiadczenie
usug pocztowych narzecz jednostek sdownictwa powszechnego ipowszechnych jednostek
prokuratur.
Zakres kontroli prowadzonej wPGP obejmowa prawidowo wiadczenia usug pocztowych
narzecz sdw iprokuratur, wtym wszczeglnoci terminowoci dokonywanych dorcze,
rozpatrywania skarg ireklamacji.
3

Dz.U. z2015r., poz. 1096.

ZAOENIA KONTROLI

Z kontroli wyczono natomiast badanie prawidowoci udzielenia zamwienia publicznego


nawiadczenie usug pocztowych zuwagi nafakt, i byo ono przedmiotem rozstrzygni
Krajowej Izby Odwoawczej, potwierdzonych prawomocnym wyrokiem sdowym (str. 1516
niniejszej Informacji).
Zakres podmiotowy kontroli
Kontrol objto cznie 22 podmioty, tj.Ministerstwo Sprawiedliwoci, Prokuratur Generaln,
Sd Apelacyjny wKrakowie, Polsk Grup Pocztow S.A., atake sze sdw okrgowych, sze
sdw rejonowych oraz sze prokuratur okrgowych. Winformacji wykorzystano rwnie wyniki
analizy dokumentacji iwyjanie uzyskanych naetapie przygotowania kontroli oraz wjej trakcie,
od podmiotw niekontrolowanych, wtrybie art.29 ust.1 pkt2 lit.f ustawy oNIK.
W ramach opracowywania niniejszej informacji wykorzystano rwnie sporzdzon przez
Kancelari Hansberry Tomkiel ekspertyz Dostarczanie przesyek sdowych iprokuratorskich
wwietle liberalizacji rynku pocztowego.
W Informacji przedstawiono take niektre wyniki kontroli prowadzonych wPolskiej Grupie
Pocztowej S.A. przez Urzd Komunikacji Elektronicznej oraz Generalnego Inspektora Ochrony
Danych Osobowych.
Okres objty kontrol
Kontrol objto okres od dnia 1stycznia 2014r. do dnia zakoczenia czynnoci kontrolnych
iuwzgldniono wniej ponadto dziaania izdarzenia zaistniae w2013r., majce bezporedni
zwizek zzagadnieniami bdcymi przedmiotem kontroli.
Kontrola zostaa przeprowadzona wokresie od 9wrzenia do 31grudnia 2014r. (data wysania
ostatniego wystpienia pokontrolnego).

PO DSUM OWAN I E W Y N I KW KO N T R O LI

2.1 Oglna ocena kontrolowanej dziaalnoci


W ocenie Najwyszej Izby Kontroli, zmiana operatora pocztowego realizujcego usugi wzakresie
dostarczania pism iprzesyek sdowych oraz prokuratorskich spowodowaa powane zakcenie
procesu dostarczania tych przesyek, wszczeglnoci wI kwartale 2014r., co miao negatywny
wpyw nafunkcjonowanie wymiaru sprawiedliwoci. Problemy wwiadczeniu usug pocztowych
dotyczyy przede wszystkim opnie wdorczaniu korespondencji, niewaciwego sposobu
liczenia terminw awizowania, brakw ibdw wawizowaniu listw.
Gwn przyczyn powyszego stanu byo zbyt pne podpisanie przez Sd Apelacyjny wKrakowie
(dziaajcy zupowanienia Ministra Sprawiedliwoci) iProkuratora Generalnego umw nawiadczenie
przez Polsk Grup Pocztow usug pocztowych. Umowy te zostay ostatecznie podpisane
naniespena dwa tygodnie przed terminem rozpoczcia wiadczenia usug przez nowego operatora.
Ze wzgldu naskal przedsiwzicia oraz krtki czas pozostay do rozpoczcia wiadczenia usug,
zarwno operator, jak isdy oraz prokuratury okazay si nieprzygotowane do waciwej realizacji
umowy. Opnienie wpodpisaniu umw zostao spowodowane zwok wpodjciu przez Ministra
Sprawiedliwoci decyzji opowierzeniu przeprowadzenia przetargu Sdowi Apelacyjnemu
wKrakowie, decyzj Prokuratora Generalnego odoczeniu do ww. przetargu, przeduajcym si
okresem przygotowania przetargu, atake problemami zjego terminowym rozstrzygniciem.
W ocenie NIK zawarte zPGP umowy nie zawieray zapisw zabezpieczajcych wpeni interesw
wymiaru sprawiedliwoci wzakresie terminowoci dorcze przesyek sdowych iprokuratorskich.
Ponadto ustalono, i badane sdy iprokuratury nie wykorzystyway przewidzianych wprzepisach
uprawnie dotyczcych reklamacji. Nieegzekwowanie waciwej realizacji umowy miao negatywny
wpyw nafunkcjonowanie wymiaru sprawiedliwoci, zwaszcza wI kwartale 2014r.
NIK negatywnie ocenia sposb rozpatrywania przez operatora pocztowego reklamacji skadanych
przez sdy iprokuratury. Stwierdzone nieprawidowoci dotyczyy przede wszystkim rozpatrywania
reklamacji zprzekroczeniem terminu okrelonego wrozporzdzeniu Ministra Administracji
iCyfryzacji zdnia 26listopada 2013r. wsprawie reklamacji usugi pocztowej4.
W ocenie NIK dziaania podejmowane przez Ministra Sprawiedliwoci, wramach nadzoru
nad sdownictwem powszechnym, wzakresie zapewnienia odpowiedniego poziomu wiadczenia
usug pocztowych narzecz sdw, nie byy wystarczajce. Pozytywnie natomiast naley oceni
dziaania nadzorcze Prokuratora Generalnego nad realizacj umowy nawiadczenie usug
pocztowych narzecz prokuratur.

2.2 Synteza wynikw kontroli


I. Realizacja umw nawiadczenie usug pocztowych
W momencie przystpienia do realizacji zdniem 1stycznia 2014r. umw nawiadczenie usug
pocztowych narzecz sdw iprokuratur Polska Grupa Pocztowa nie bya dostatecznie przygotowana
do wykonywania tego zadania. Spowodowao to szereg problemw wfunkcjonowaniu systemu
dorczania przesyek sdowych iprokuratorskich, szczeglnie wIkwartale 2014r. Poczwszy
od II kwartau 2014r. jako wykonywania przez PGP usug pocztowych rosa, m.in. wwyniku
podejmowanych przez Sd Apelacyjny wKrakowie, Prokuratur Generaln oraz operatora dziaa
naprawczych (str. 2223).
4

Dz.U., poz. 1468.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

Problemy w funkcjonowaniu systemu dorczania przesyek przejawiay si m.in. nastpujcymi


nieprawidowociami:
dorczaniem przez PGP przesyek sdowych iprokuratorskich niezgodnie zprzepisami art.133 2
ustawy zdnia 6czerwca 1997r. Kodeks postpowania karnego5 oraz 7 rozporzdzenia Ministra
Sprawiedliwoci zdnia 18czerwca 2003r. wsprawie szczegowych zasad itrybu dorczania pism
sdowych wpostpowaniu karnym6. Stwierdzone nieprawidowoci dotyczyy przede wszystkim
skracania ustawowego terminu drugiej awizacji przesyek wpostpowaniu karnym, co wocenie NIK
mogo prowadzi do nieskutecznoci dokonywanych wpowyszy sposb dorcze (str. 25);
niedotrzymywaniem przez operatora wskazanego wumowach siedmiodniowego terminu
naprzekazanie zwrotnych potwierdze odbioru do sdw iprokuratur, co wpywao naorganizacj
ich pracy. Wtoku kontroli odnotowano przypadki odraczania rozpraw iposiedze sdu
oraz czynnoci prokuratorskich, m.in. zuwagi nabrak ZPO (str. 26);
naruszeniem przepisw Prawa pocztowego oraz rozporzdze wykonawczych wsprawie
szczegowych zasad itrybu dorczania przesyek pocztowych, polegajcych m.in. naniewypenieniu
obowizku umieszczania: dat potwierdzajcych pozostawienie przesyki wplacwce pocztowej
po jej awizowaniu ipowtrnym awizowaniu, podpisu pracownika placwki pocztowej
potwierdzajcego przyjcie przesyki niedorczonej, odnotowania nadruku ZPO daty dorczenia
odbiorcy przesyki izaznaczenia sposobu jej dorczenia (str.34);
niezastosowaniem rodkw technicznych iorganizacyjnych zapewniajcych ochron
przetwarzanych danych osobowych odpowiedni do zagroe oraz kategorii danych objtych
ochron, wszczeglnoci niezabezpieczenie danych przed ich udostpnieniem osobom
nieupowanionym oraz zabraniem przez osob nieuprawnion (str. 35).
Z zebranych przez NIK od sdw iprokuratur wtrybie art.29 ust.1 pkt2 lit. f ustawy oNIK informacji
wynikao, e najczstsze problemy wfunkcjonowaniu systemu dorcze dotyczyy ponadto:
zwrotw korespondencji adresowanej do rnych instytucji zadnotacj oniezastaniu adresata,
zwrotw przez PGP zopnieniem przesyek niepodjtych wterminie, pnych zwrotw ZPO
oraz braku wskazania naawizo miejsca odbioru przesyki (str. 23).
Problemy te pogbiao niewystarczajce przygotowanie sdw iprokuratur. Wefekcie okazay
si one niegotowe do zapewnienia waciwego nadzoru nad przebiegiem realizacji umowy
oraz do egzekwowania waciwego wywizywania si operatora pocztowego zcicych
nanim obowizkw (str. 18).
Gwn przyczyn powyszego stanu byo podpisanie przez Sd Apelacyjny wKrakowie (dziaajcy
zupowanienia Ministra Sprawiedliwoci) iProkuratora Generalnego umw nawiadczenie
przez Polsk Grup Pocztow usug pocztowych dopiero wdniu 18grudnia 2013r., awic
naniespena dwa tygodnie przed terminem rozpoczcia wiadczenia usug (1stycznia 2014r.).
Zuwagi naskal przedsiwzicia oraz krtki czas pozostay do rozpoczcia wiadczenia usug,
zarwno operator (pomimo skadanych naetapie postpowania oudzielenie zamwienia
publicznego deklaracji ogotowoci do wiadczenia usug zdniem 1stycznia 2014r.), jak isdy
oraz prokuratury okazay si nieprzygotowane do waciwej realizacji umowy. Wprzypadku
wybranego operatora pocztowego dotyczyo to gwnie zorganizowania sieci placwek

10

5
6

Dz.U. Nr89, poz. 555 ze zm.


Dz.U. Nr108, poz. 1022. Rozporzdzenie uchylone zdniem 30stycznia 2015r.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

oraz waciwego przeszkolenia pracownikw (str. 1516). Natomiast wprzypadku sdw iprokuratur
problemem by wszczeglnoci brak odpowiedniego zaplecza technicznego (np.oprogramowania
wspomagajcego prac biur podawczych) oraz nieprzeszkolenie pracownikw wzakresie zasad
realizacji umowy znowym operatorem pocztowym (str. 17).
Opnienie wpodpisaniu umw zostao spowodowane zwok wpodjciu przez Ministra
Sprawiedliwoci decyzji opowierzeniu przeprowadzenia przetargu Sdowi Apelacyjnemu
wKrakowie, decyzj Prokuratora Generalnego odoczeniu do ww. przetargu, przeduajcym si
okresem do przygotowania przetargu, atake problemami zjego terminowym rozstrzygniciem
(str. 1618).
NIK pozytywnie ocenia natomiast dziaania podejmowane przez Ministra Sprawiedliwoci,
Prokuratora Generalnego oraz Sd Apelacyjny wKrakowie wzakresie wdraania systemu
Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (str. 3233).
II. Zabezpieczenie irealizacja interesw wymiaru sprawiedliwoci
W podpisanych zPGP umowach brak byo zapisw zabezpieczajcych wpeni interesy wymiaru
sprawiedliwoci, wszczeglnoci wzakresie terminowoci dorcze przesyek sdowych
iprokuratorskich. Zakres obowizkw Wykonawcy sformuowano za pomoc przywoania
powszechnie obowizujcych przepisw prawa (3 umw), co wtrakcie realizacji umw okazao
si niewystarczajce.
Dopiero od dnia 1maja 2014r., tj.po zawarciu porozumienia uszczegowiajcego obowizki
wykonawcy7, wramach ktrego zmieniono deklarowane terminy dorczenia przesyek naterminy
gwarantowane (tj.takie ktrych naruszenie powoduje powstanie zobowizania operatora
pocztowego do zapaty zryczatowanego odszkodowania), jednostki sdownictwa powszechnego
mogy wystpowa do PGP owypat odszkodowa ztego tytuu. Porozumienie takie nie zostao
jednak podpisane przez Prokuratur Generaln (str. 18 i31).
Stwierdzono take przypadki niewystpowania przez sdy iprokuratury do operatora pocztowego
zwnioskami owypat odszkodowania wprzypadku nieudzielenia przez PGP odpowiedzi
nareklamacj wokrelonym wrozporzdzeniu wsprawie reklamacji 30-dniowym terminie.
Wskadanych wyjanieniach kierownicy jednostek kontrolowanych wskazywali m.in. nabrak
wiedzy ozoonych reklamacjach, atake nazbytni pracochonno takich dziaa wstosunku
do osignitych efektw finansowych. Wocenie NIK kadorazowe wystpowanie do PGP
zwnioskiem owypat odszkodowania byoby dziaaniem celowym, bowiem stanowioby
ono instrument nacisku naoperatora pocztowego prowadzcy do szybszej poprawy jakoci
wiadczonych usug, nawet przy osigniciu niewielkich efektw finansowych (str. 30).
III. Rozpatrywanie przez PGP skarg ireklamacji
Sposb rozpatrywania przez PGP reklamacji skadanych przez sdy iprokuratury by nieprawidowy
stwierdzono liczne przypadki nieprzestrzegania wymogw rozporzdzenia wsprawie reklamacji
usugi pocztowej (od 11% do 88% badanych przypadkw). Nieprawidowoci te dotyczyy przede
wszystkim terminowoci udzielania odpowiedzi nazoone reklamacje (lub braku odpowiedzi)

Porozumienie zdnia 10kwietnia 2014r. wsprawie rozszerzenia gwarancji jakoci usug zumowy nr67-ZP-U/2013 zdnia
18grudnia 2013r. nawiadczenie usug pocztowych wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania,
przemieszczania idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek niedorczonych podpisane pomidzy Sdem
Apelacyjnym wKrakowie aPolsk Grup Pocztow S.A.

11

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

oraz niespeniania wprzypadku odpowiedzi nareklamacj okrelonych wtym rozporzdzeniu


wymogw. Przyczyn takiego stanu by wszczeglnoci brak waciwego przygotowania operatora
do procesu rozpatrywania reklamacji, m.in. wzakresie opracowania formularzy odpowiedzi
oraz szkole dla pracownikw (str. 2930).
NIK nie wnosi natomiast zastrzee co do sposobu wypaty przez PGP odszkodowa ztytuu
nienalenie wykonanych usug narzecz jednostek sdownictwa powszechnego iprokuratury
(str. 3031).
IV. Nadzr nad realizacj postanowie umw
Nadzr Ministra Sprawiedliwoci nad realizacj umowy nr67-ZP-U/2013, rozumiany jako zapewnienie
koordynacji dziaa podejmowanych przez sdy, wtym Sd Apelacyjny wKrakowie, udzielanie im
wsparcia, zbieranie, analiz iwymian informacji by zdaniem NIK niewystarczajcy. Wramach takiego
nadzoru MS wprowadzio dorane dziaania, obejmujce przede wszystkim gromadzenie informacji
onieprawidowociach wrealizacji umowy we wszystkich apelacjach. MS zobowizao prezesw
idyrektorw sdw apelacyjnych do przesyania informacji oproblemach wfunkcjonowaniu
podlegych sdw, zwizanych ze zmian operatora pocztowego. Wtoku czynnoci kontrolnych
prowadzonych wjednostkach sdownictwa powszechnego stwierdzono jednak przypadki
przekazywania do MS niepoprawnych inierzetelnych danych. Zustale kontroli wynika, e
dane przekazane do MS przez sdy nie byy weryfikowane, tym samym Minister nie dysponowa
rzetelnymi danymi wzakresie wykonania umowy (str. 1821).
Istotne znaczenie mia rwnie fakt, i bezporedni nadzr nad realizacj umowy zosta de facto
scedowany przez Ministra Sprawiedliwoci naSd Apelacyjny wKrakowie, jako stron umowy,
pomimo i nie posiada on adnych uprawnie nadzorczych wodniesieniu do prezesw
idyrektorw sdw pozostaych apelacji. Wocenie NIK powierzenie przez Ministra Sprawiedliwoci
praktycznie wszystkich zada zwizanych zprzygotowaniem wyboru operatora pocztowego
oraz nadzoru nad realizacj umowy SA wKrakowie, przy biernoci ze strony Ministra Sprawiedliwoci,
utrudnio sprawne przygotowanie jednostek sdownictwa do wsppracy znowym Wykonawc.
Pomimo braku odpowiednich instrumentw prawnych do organizowania przez Dyrektora SA
wKrakowie tej wsppracy wniezalenych od niego sdach, podejmowa on dorane dziaania,
reagujc nazgaszane nieprawidowoci. Dziaania te nie byy jednake wystarczajce do zapewnienia
sprawnego dostarczania przesyek sdowych iszybkiego wyeliminowania wystpujcych
wtym zakresie nieprawidowoci (str.21).
Pozytywnym przykadem skutecznie realizowanego nadzoru snatomiast dziaania podejmowane
przez Prokuratora Generalnego wzakresie monitorowania realizacji umowy nr68-ZP-U/2013
wpodlegych jednostkach, analizowania zgromadzonych informacji oraz podejmowania dziaa
celem biecego wyjaniania zoperatorem zgaszanych uwag inieprawidowoci. Pomimo i
prokuratury nie byy wpeni przygotowane do wsppracy znowym operatorem pocztowym,
biece reagowanie nazgaszane przez jednostki podlege PG nieprawidowoci oraz podejmowanie
zdecydowanych dziaa pozwolio naszybkie ograniczenie skali ich wystpowania (str. 2122).
V. Wydatki ztytuu realizacji umw
W pierwszym roku obowizywania umw czne wydatki ztytuu usug pocztowych wiadczonych
przez PGP wyniosy 238,3mlnz.

12

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

Uzyskane w2014r. oszczdnoci wsdach powszechnych, wporwnaniu do wydatkw


poniesionych wroku poprzednim, wyniosy 8,5mlnz (tj.4%), podczas gdy wolumen nadanej
korespondencji ogem zwikszy si wporwnaniu do 2013r. ookoo 6%.
Oszczdnoci uzyskane wprokuraturach w2014r. wyniosy 8,1mlnz, tj.wydatki ztytuu usug
pocztowych byy o30% mniejsze ni w2013r. Wolumen korespondencji nadanej przez powszechne
jednostki prokuratury wramach umowy nr68-ZP-U/2013 w2014r. wynis 8223433 sztuki,
co wporwnaniu do 2013r. oznacza wzrost o13% (7175021 sztuk). Wodniesieniu do jednostek
prokuratury naley uwzgldni fakt, i 10 prokuratur przystpio do umowy zPGP wterminie
pniejszym ni 1stycznia 2014r. (str.2728)
W toku kontroli stwierdzono nieprawidowoci wzakresie rozliczania umw, ktre dotyczyy
m.in. nierzetelnego weryfikowania przez sdy iprokuratury faktur ztytuu wiadczenia usug
pocztowych (str. 28).

2.3. Uwagi kocowe iwnioski


Uwzgldniajc oceny iuwagi przedstawione wniniejszej Informacji, Najwysza Izba Kontroli
wnioskuje do:
1. Ministra Sprawiedliwoci opodjcie, wramach posiadanych kompetencji, dziaa dla zapewnienia
sprawnego funkcjonowania systemu dorczania przesyek sdowych, wszczeglnoci poprzez:
zapewnienie skutecznego nadzoru nad przebiegiem aktualnie realizowanej umowy,
wszczeglnoci poprzez biecy monitoring przebiegu jej realizacji, atake zapewnienie
niezbdnego wsparcia merytorycznego iorganizacyjnego SA wKrakowie;
objcie szczeglnym nadzorem przygotowa do podpisania oraz realizacji umowy nalata
20162018.

2. Prokuratora Generalnego opodjcie dziaa dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania


systemu dorczania przesyek po zakoczeniu obecnie obowizujcej umowy.
3. Prezesa Sdu Apelacyjnego wKrakowie oprzeanalizowanie przyczyn wystpowania
nieprawidowoci wrealizacji umowy zPGP, wszczeglnoci wzakresie rozpatrywania reklamacji
iwnioskowania onalene odszkodowania izintensyfikowanie dziaa majcych nacelu
wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidowoci.

13

WA N I E JSZE W Y N I K I KO N T R O LI
3.1 Charakterystyka obszaru objtego kontrol
1. Zasady funkcjonowania rynku usug pocztowych wPolsce uregulowane sustaw zdnia
23listopada 2012r. Prawo pocztowe8, ktra implementuje do polskiego porzdku prawnego
dyrektyw 2008/6/WE Parlamentu Europejskiego iRady zdnia 20lutego 2008r., zmieniajc
dyrektyw 97/67/WE wodniesieniu do penego urzeczywistnienia rynku wewntrznego usug
pocztowych Wsplnoty9. Celem tej dyrektywy jest liberalizacja rynku usug pocztowych przy
jednoczesnym zagwarantowaniu usug powszechnych obejmujcych minimalny zakres usug
ookrelonej jakoci, przystpnej cenie idostpnych bez wyjtku we wszystkich regionach
geograficznych Unii Europejskiej.
W art.8 dyrektywa dopuszcza trzy obszary dziaalnoci pocztowej, ktre pastwa czonkowskie
mog zorganizowa zgodnie zreguami ich prawodawstwa wewntrznego, tj.:
1) umieszczanie skrzynek pocztowych nadrogach publicznych,
2) emitowanie znaczkw pocztowych,
3) wiadczenie usugi przesyek poleconych stosowanych wprocedurach sdowych
lub administracyjnych.
Przepisy art.8 dyrektywy zostay implementowane do prawa polskiego wzakresie punktw 1) i2).
Wkonsekwencji niedokonanie implementacji przepisu wprowadzajcego wyjtek od oglnych
regu funkcjonowania usug pocztowych wodniesieniu do przesyek sdowych iprokuratorskich
oznacza, e usugi te swiadczone naoglnych zasadach wynikajcych zustawy Prawo pocztowe.
Tym samym moliwo nadawania przez jednostki sektora finansw publicznych (w tym m.in. sdy
iprokuratury) przesyek wramach usug publicznych wymaga stosowania przepisw dotyczcych
zamwie publicznych przy wyborze wykonawcy.
Ustawa Prawo pocztowe wesza wycie zdniem 1stycznia 2013r. iokrelia zasady funkcjonowania
rynku pocztowego po jego penym otwarciu nakonkurencj. Ustawa ta wprowadzia take
m.in.: now definicj usugi pocztowej oraz dotd niedefiniowane okrelenie usug pocztowych
wchodzcych wzakres usug powszechnych.
Przepisy nowego Prawa pocztowego, podobnie jak wpoprzednio obowizujcym stanie
prawnym, reguluj zakres usug powszechnych oraz sposb ich wiadczenia. Jak wynika zraportu
Urzdu Komunikacji Elektronicznej ostanie rynku pocztowego za rok 2014r.10, poza operatorem
wyznaczonym, ktrym jest Poczta Polska S.A., do prowadzonego przez Prezesa Urzdu Komunikacji
Elektronicznej rejestru operatorw pocztowych wpisane byy 294 podmioty.
2. Od dnia 1stycznia 2014r. Polska Grupa Pocztowa S.A. wiadczy usugi pocztowe narzecz
jednostek organizacyjnych sdownictwa powszechnego oraz powszechnych jednostek
organizacyjnych prokuratury. Uprzednio usugi takie wiadczone byy przez Poczt Polsk S.A.
Stosownie do przepisw zarzdzenia Ministra Sprawiedliwoci zdnia 25lutego 2013r. wsprawie
wskazania zamawiajcego do przygotowania iprzeprowadzania postpowa oudzielenie
zamwienia publicznego, udzielania zamwie oraz zawierania umw ramowych narzecz sdw
powszechnych11, postpowanie oudzielenie zamwienia publicznego nawiadczenie usug
8
9
10
11

14

Dz.U., poz. 1529.


Dz. Urz. WE L 52/3 z27lutego 2008r. ze zm.
http://www.uke.gov.pl/files/?id_plik=19877
Dz. Urz. MS poz. 122. Zarzdzenie zostao uchylone zdniem 16wrzenia 2014r. przez zarzdzenie Ministra Sprawiedliwoci
zdnia 16wrzenia 2014r. (Dz. Urz. Ms poz. 153).

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

pocztowych narzecz sdw powszechnych prowadzone byo przez Sd Apelacyjny wKrakowie.


Na podstawie zawartego wdniu 24sierpnia 2013r. porozumienia 12, Dyrektor SA wKrakowie
upowaniony zosta ponadto do przeprowadzenia postpowania iudzielenia zamwienia
publicznego nawiadczenie usug pocztowych wimieniu Prokuratora Generalnego.
Postpowanie oudzielenie zamwienia publicznego wtrybie przetargu nieograniczonego
przeprowadzone zostao przez Centrum Zakupw dla Sdownictwa Instytucja Gospodarki
Budetowej13, dziaajce wimieniu inarzecz Sdu Apelacyjnego wKrakowie.
W ramach postpowania wpyny oferty dwch wykonawcw PGP iPoczty Polskiej. Polska Grupa
Pocztowa posiadaa status operatora pocztowego wrozumieniu przepisw ustawy Prawo pocztowe
iprzy wpisie do rejestru operatorw pocztowych podlegaa weryfikacji przez UKE, atake speniaa
(wedug zoonego owiadczenia), wymogi ujte wspecyfikacji istotnych warunkw zamwienia
dotyczce zarwno potencjau osobowego, jak iodpowiedniego poziomu oferowanych usug.
Poniewa jedynym kryterium wyboru oferty wpostpowaniu bya cena, Zamawiajcy dokona
wdniu 22listopada 2013r. wyboru oferty najkorzystniejszej.
Zarwno PGP jak iPoczta Polska wniosy odwoania do Krajowej Izby Odwoawczej dotyczce
odrzucenia oferty iwzajemnego wykluczenia drugiego operatora pocztowego zprowadzonego
postpowania. Odwoania te zostay oddalone przez KIO odpowiednio wdniach 11grudnia 2013r.
(sygn. akt: KIO 2777/13)14 i16grudnia 2013r. (sygn. akt: KIO 2762/13)15, tym samym wedug oceny KIO
postpowanie oudzielenie zamwienia publicznego przeprowadzone zostao zgodnie zprzepisami
ustawy zdnia 29stycznia 2004r. Prawo zamwie publicznych16. Wzwizku zpowyszym wdniu
18grudnia 2013r. zawarto umowy nawiadczenie przez PGP usug pocztowych narzecz:
jednostek organizacyjnych sdownictwa powszechnego: umowa nr67-ZP-U/2013 wiadczenie
usug pocztowych wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania, przemieszczania
idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek niedorczonych zawarta pomidzy
Skarbem Pastwa Sdem Apelacyjnym wKrakowie;
powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury: umowa nr68-ZP-U/2013 wiadczenie
usug pocztowych wobrocie krajowym izagranicznym wzakresie przyjmowania, przemieszczania
idorczania przesyek pocztowych oraz zwrotu przesyek niedorczonych zawarta pomidzy
Skarbem Pastwa Prokuratorem Generalnym.
W dniu 7stycznia 2014r. Poczta Polska wniosa do Sdu Okrgowego wKrakowie skarg nawyrok
KIO wnioskujc m.in. ozmian zaskaronego wyroku wcaoci poprzez uwzgldnienie odwoania
zdnia 29listopada 2013r., uniewanienie umowy zawartej pomidzy PGP azamawiajcym,
uniewanienie czynnoci wyboru najkorzystniejszej oferty, nakazanie zamawiajcemu powtrzenia
czynnoci badania ioceny ofert oraz stwierdzenia naruszenia prawa. Poczta Polska wskazywaa, e
skadajc swoj ofert naobsug sdw iprokuratur PGP nie spenia wymogu dotyczcego sieci
placwek. Wdniu 8lipca 2014r. Sd oddali skarg Poczty Polskiej wskazujc, e wpostpowaniu
oudzielenie zamwienia publicznego zwycizca przedoy wszystkie wymagane specyfikacj
12 Porozumienie nr1/2013 zdnia 24sierpnia 2013r. zawarte pomidzy Dyrektorem SA wKrakowie aProkuratorem Generalnym
wzakresie wsplnego przeprowadzenia postpowania iudzielenia zamwienia publicznego.

13 Instytucja gospodarki budetowej wrozumieniu art.23 ust.1 ustawy zdnia 27sierpnia 2009r. ofinansach publicznych
(Dz.U. z2013r., poz. 885 ze zm.). Jej organem zaoycielskim jest Dyrektor Sdu Apelacyjnego wKrakowie.

14 ftp://ftp.uzp.gov.pl/KIO/Wyroki/2013_2777.pdf
15 ftp://ftp.uzp.gov.pl/KIO/Wyroki/2013_2762.pdf
16 Dz.U. z2013r., poz. 907 ze zm.

15

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

dokumenty iowiadczenia. Zdaniem sdu nie chodzio tu ofaktyczne posiadanie przez PGP
tych placwek, ale moliwo wykorzystywania placwek pocztowych okrelonych wspecyfikacji.
Dodatkowo PGP przedoyo owiadczenie spki InPost, ktra oddaa do dyspozycji PGP
swoje placwki.
W ramach dwuletniego kontraktu PGP ma dorczy ponad 100mln przesyek, czyli przecitnie
ponad 4mln listw, paczek oraz przesyek kurierskich wobrocie krajowym izagranicznym
miesicznie. Umowa realizowana jest we wsppracy zInPost Sp. zo.o. oraz sieci ponad piciu
tysicy placwek RUCH S.A.
3. Wdniu 10kwietnia 2014r., namocy porozumienia do umowy nr67-ZP-U/2013, rozszerzona
zostaa gwarancja usug wiadczonych narzecz jednostek organizacyjnych sdownictwa
powszechnego przez PGP. Porozumienie takie nie zostao podpisane zProkuratorem Generalnym.
Szczegowa charakterystyka stanu prawnego zwizanego zprzedmiotem kontroli zostaa
przedstawiona wdalszej czci informacji.

3.2 Istotne ustalenia kontroli


3.2.1. Dziaania Ministra Sprawiedliwoci wzakresie przygotowania izawarcia umowy nawiadczenie
usug pocztowych
Minister Sprawiedliwoci, zgodnie zart.24 ust.3 ustawy zdnia 4wrzenia 1997r. odziaach
administracji rzdowej17 jest waciwy wsprawach sdownictwa wzakresie spraw niezastrzeonych
odrbnymi przepisami do kompetencji innych organw pastwowych izuwzgldnieniem zasady
niezawisoci sdziowskiej, atake (w okrelonym zakresie) za sprawy prokuratury (art.24 ust.1 i3
cyt. ustawy). Tym samym zapewnienie prawidowej realizacji usug wzakresie dostarczania pism
iprzesyek narzecz jednostek sdownictwa powszechnego naley do jego kompetencji.
Rzdowy projekt Prawa pocztowego wpyn do Sejmu 8padziernika 2012r. Parlamentarny
etap procesu legislacyjnego zakoczy si 14grudnia 2012r., kiedy ustawa zostaa przekazana
do podpisu Prezydenta18. Ustawa Prawo pocztowe wesza wycie zdniem 1stycznia 2013r. Minister
Sprawiedliwoci, jako czonek Rady Ministrw, bra udzia wpracach legislacyjnych dotyczcych
projektu nowego Prawa pocztowego nawszystkich etapach tego procesu. Wdokumentacji
dotyczcej przebiegu procesu legislacyjnego nie odnotowano adnych zastrzee, czy wtpliwoci
zjego strony odnonie braku implementacji do nowych przepisw wyczenia zart.8 dyrektywy
97/67/WE. Tym samym, wocenie NIK, naley przyj, e Minister Sprawiedliwoci nie przeciwstawi
si otwarciu nakonkurencj obsugi pocztowej postpowa sdowych iprokuratorskich,
tak wic co najmniej liczy si ztym, e po uchwaleniu nowej ustawy, od pocztku 2014r., podmiotem
wykonujcym t obsug moe ju nie by Poczta Polska. Okolicznoci te wskazuj namoliwo
wczeniejszego przygotowania si do przeprowadzenia postpowania iwyboru wykonawcy.
W dniu 25lutego 2013r., to jest dopiero po blisko dwch miesicach od wejcia wycie ustawy
Prawo pocztowe, Minister Sprawiedliwoci napodstawie art.16 ust.3 ustawy Prawo zamwie
publicznych, powierzy przygotowanie iprzeprowadzenie zamwienia publicznego wzakresie
usug pocztowych Sdowi Apelacyjnemu wKrakowie. Nastpio to namocy 1 ust.1 iust.2 pkt2d
zarzdzenia Ministra Sprawiedliwoci zdnia 25lutego 2013r.

16

17 Dz.U. poz. 212.


18 http://www.sejm.gov.pl/sejm7.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=801

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Pomimo i www. zarzdzeniu Sdowi Apelacyjnemu wKrakowie zostay przypisane zadania


dotyczce przygotowania iprzeprowadzenia postpowa oudzielenie zamwienia publicznego
izawierania wtym zakresie umw ramowych, Minister Sprawiedliwoci praktycznie powierzy
wszystkie zadania zwizane zprzygotowaniem, przeprowadzeniem postpowania oraz zawarciem
i realizacj umowy 67-ZP-U/2013 w caoci SA w Krakowie, nie ingerujc, poza kwesti
wdroenia systemu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, wprzebieg tego procesu. Wobec
braku instrumentw prawnych umoliwiajcych Dyrektorowi Sdu Apelacyjnego wKrakowie
organizowanie tej wsppracy wniezalenych od niego sdach dziaajcych naobszarze innych
apelacji przygotowanie isprawny nadzr nad realizacj umowy byy utrudnione.
Prokurator Generalny formalnie dopiero wdniu 28sierpnia 2013r. (tj.naetapie ustalenia ostatecznej
wersji SIWZ) przystpi do prowadzonego przez SA wKrakowie postpowania oudzielenie
zamwienia publicznego nawiadczenie usug pocztowych. Tym samym Prokurator Generalny
uzna, i termin czterech miesicy jest wystarczajcy do rozstrzygnicia postpowania oudzielenie
zamwienia publicznego iprzygotowania jednostek podlegych do ewentualnego wyboru nowego
operatora pocztowego.
Podstaw rozstrzygnicia postpowania oudzielenie zamwienia publicznego wzakresie obsugi
przesyek sdowych iprokuratorskich byo kryterium ceny. Wocenie NIK, nawet uwzgldniajc
specyfik przedmiotu zamwienia, jak rwnie krtki termin narozpoczcie wiadczenia usug,
dokonanie wyboru operatora pocztowego realizujcego zadania narzecz wymiaru sprawiedliwoci,
ograniczajc si wycznie do kryterium ceny nie byo dziaaniem celowym. Jak pokazuj
dowiadczenia zrealizacji szeregu zamwie, wtym ozblionym charakterze, zastosowanie innych
ni tylko cena kryteriw, pozwala niejednokrotnie nauzyskanie wyszej jakoci wiadczonych
usug przy zblionej cenie. Naley zwrci uwag, i moliwo stosowania kryteriw oceny oferty
innych ni cena jest dozwolona wwietle obowizujcych przepisw inie budzi wtpliwoci
worzecznictwie.
W dniu 18grudnia 2013r. Skarb Pastwa Sd Apelacyjny wKrakowie zawar zPolsk Grup
Pocztow S.A. umow nr67-ZP-U/2013 nawiadczenie usug pocztowych wobrocie krajowym
izagranicznym wzakresie przyjmowania, przemieszczania idorczania przesyek pocztowych
oraz zwrotu przesyek niedorczonych. Wtym samym dniu umowa nr68-ZP-U/2013 nawiadczenie
usug pocztowych zostaa zawarta zPGP przez Prokuratora Generalnego.
Zdaniem NIK, uwzgldniajc realia ekonomiczne iorganizacyjne, tak pne podpisanie umowy
musiao skutkowa problemami zjej realizacj PGP, wbrew skadanym deklaracjom, nie bya wstanie
zapewni, poczwszy od 1stycznia 2014r., prawidowego iterminowego dorczania przesyek.
Trudno jednak byoby oczekiwa, i wybrany wykonawca wtak krtkim czasie zdoa stworzy
adekwatn do potrzeb sie dystrybucji iobsugi pocztowej. Niezasadnym jest zaoenie, e oferent,
inny ni Poczta Polska, przed rozstrzygniciem postpowania oudzielenie zamwienia publicznego
bdzie pozostawa wgotowoci do wiadczenia usug pocztowych naterenie caego kraju,
utrzymujc wtym czasie punkty obsugi klienta oraz centra dystrybucji. Ponadto, Zamawiajcy
oraz wszystkie jednostki sdownictwa powszechnego ipowszechne jednostki prokuratury
pozbawione zostay wten sposb czasu naprzygotowanie si do rozpoczcia wsppracy znowym
operatorem pocztowym, wtym nawet do zapoznania si zwarunkami umowy oraz przygotowania
odpowiedniego zaplecza technicznego (np.oprogramowania wspomagajcego prac biur
podawczych) iprzeszkolenia pracownikw. Ocen tak potwierdzia te opinia ekspertw powoanych
przez NIK wtoku kontroli.

17

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W efekcie sdy iprokuratury okazay si nieprzygotowane do waciwego nadzoru nad przebiegiem


realizacji umowy oraz do egzekwowania waciwego wywizywania si operatora pocztowego
zcicych nanim obowizkw. Dyrektor Sdu Rejonowego wSokce wskaza m.in., e nie jestemy
wstanie monitorowa nabieco wszystkich zwrotnych powiadcze odbioru pod wzgldem
przekroczenia terminw wynikajcych zzawartego porozumienia lub umowy zuwagi nabrak
narzdzia pozwalajcego nawyselekcjonowanie takich przesyek. Brak monitorowania terminw
wpywu ZPO stwierdzono take wSdzie Okrgowym wodzi, gdzie obowizek stemplowania
zwrotnych potwierdze odbioru prezentat zosta wprowadzony dopiero zdniem 12marca 2014r.,
jednake nie dokonywano zapisu tych danych wprogramie sucym do obsugi korespondencji
sdowej Sdzia 2, pomimo e program zawiera tak moliwo.
W ramach niniejszej kontroli wyczono badanie prawidowoci udzielenia zamwienia publicznego
nawiadczenie usug pocztowych zuwagi nafakt, i byo ono przedmiotem rozstrzygni KIO,
potwierdzonych prawomocnym wyrokiem sdowym. Stwierdzono jednake, i wSpecyfikacji
Istotnych Warunkw Zamwienia, atake wpodpisanych umowach, zakres obowizkw
wykonawcy ograniczono do obowizujcych przepisw dotyczcych przedmiotu zamwienia (3).
W zawartych umowach brak byo m.in. zapisw zapewniajcych terminowo dorcze przesyek
sdowych iprokuratorskich. Wocenie NIK brak takich zapisw zabezpieczajcych interesy
Skarbu Pastwa wpywa negatywnie namoliwo egzekwowania waciwej realizacji umowy
wstosunku do PGP. Wtoku kontroli stwierdzono przypadki, wktrych dyrektorzy sdw
iprokuratorzy pozbawieni byli penej wiedzy ostanie realizacji umowy, m.in. wzakresie uprawnie
odszkodowawczych.
Wedug wyjanie Prezesa iDyrektora SA wKrakowie obowizki wykonawcy sformuowano
za pomoc przywoania powszechnie obowizujcych przepisw prawa, poniewa wikszo
obowizkw operatora pocztowego wiadczcego jakiekolwiek usugi pocztowe oraz sposb
ich wiadczenia jest dookrelona przez przepisy. Doprecyzowaniem istotnych dla Zamawiajcego
kwestii byy pozostae zapisy umowy.
W zwizku zpodpisaniem przez PGP iSA wKrakowie porozumienia uszczegowiajcego
obowizki wykonawcy (opisanego nastr. 31 niniejszej Informacji), dopiero od dnia 1maja 2014r.,
jednostki sdownictwa powszechnego mogy wystpowa do operatora owypat odszkodowa
ztytuu niedochowania terminw gwarantowanych. Naruszenie ujtych wumowie 67-ZP-U/2013
deklarowanych terminw dorczenia przesyek nie powodowao powstania zobowizania operatora
pocztowego do zapaty zryczatowanego odszkodowania.
3.2.2. Dziaania Ministra Sprawiedliwoci, Prokuratora Generalnego oraz Sdu Apelacyjnego
wKrakowie zwizane znadzorem nad realizacj umw nawiadczenie usug pocztowych
1. Wyniki kontroli NIK wskazuj, e Minister nie wykorzystywa wsposb dostateczny swoich
uprawnie nadzorczych, czego konsekwencj byy liczne nieprawidowoci wystpujce
wprocesie dostarczania przesyek sdowych.
Zgodnie zart.9 ustawy zdnia 27lipca 2001r. Prawo oustroju sdw powszechnych19 Minister
Sprawiedliwoci sprawuje nadzr administracyjny nad dziaalnoci sdw. Stosownie do art.8
ust.1 ww. ustawy dziaalno administracyjna sdw polega m.in. nazapewnieniu odpowiednich

18

19 Dz.U. z2015r., poz. 133 ze zm.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

warunkw techniczno-organizacyjnych oraz finansowych funkcjonowania sdu iwykonywania


jego zada ustawowych. Przepis ten daje zatem Ministrowi Sprawiedliwoci postaw
do nadzorowania sdw powszechnych wzakresie realizacji umowy zdnia 18grudnia 2013r.
Natomiast Sd Apelacyjny wKrakowie nie posiada adnych narzdzi prawnych iorganizacyjnych
do nadzoru nad innymi, niezalenymi jednostkami sdownictwa wsferze realizacji przez nie zada
zwizanych zumow.
Poczwszy od 15stycznia 2014r. Ministerstwo zobowizao prezesw wszystkich sdw apelacyjnych
do przesyania informacji oewentualnych problemach wfunkcjonowaniu podlegych sdw,
zwizanych ze zmian operatora pocztowego. Ponadto, od 6marca 2014r., do przekazywanych
informacji miay by zaczane zestawienia dotyczce liczby zwrotnych potwierdze odbioru
zwrconych po 7 dniach od dorczenia przesyki, liczby spraw odroczonych wycznie zpowodu
niedorczenia korespondencji oraz liczby zoonych reklamacji. Dyrektorzy wszystkich sdw
powszechnych zobowizani zostali do osobistego nadzoru nad realizacj umowy zawartej
zPolsk Grup Pocztow.
Postpowanie Ministerstwa zgromadzonymi informacjami obejmowao ich agregacj iprzekazywanie
do wiadomoci m.in. waciwego Podsekretarza Stanu. Rzetelno przekazywanych danych
nie bya weryfikowana, aewentualne korekty dotyczyy tylko bdw wsumowaniu kwot. Kontrola
NIK wykazaa jednake, i cz przekazanych danych nie odpowiadaa stanowi faktycznemu.
Stwierdzono m.in.:
Sd Okrgowy wBiaymstoku analiza raportowanych do Ministerstwa Sprawiedliwoci informacji
natemat realizacji umowy nawiadczenie usug pocztowych wykazaa rozbieno midzy
czci opisow informacji (w ktrej wskazywano nastopniow popraw wiadczenia usug
przez PGP) oraz czci tabelaryczn raportu, wktrym wskazywano nasukcesywny wzrost liczby
niezwrconych, pomimo upywu 30 dni, potwierdze odbioru. Ponadto, wskazana wraporcie
zdnia 3padziernika 2014r. liczba 2002 zwrotnych powiadcze odbioru (niezwrconych
do Sdu pomimo upywu 30 dni) bya wznacznym stopniu zawyona, przede wszystkim
zuwagi naniepoprawne okrelanie przez sekretariaty wydziaw Sdu rodzaju korespondencji.
Po dokonanej weryfikacji liczba ZPO niezwrconych do Sdu pomimo upywu 30 dni wyniosa
824 (wgstanu na3listopada 2014r.);
Sd Okrgowy wKrakowie informacje dotyczce nieprawidowoci zwizanych ze wiadczeniem
usug pocztowych zawieray liczb niezwrconych do Sdu ZPO pomimo upywu 30 dni
oraz liczb zwrconych ZPO po 30 dniach od daty nadania ustalon nie woparciu odat nadania
rozumian jako data odbioru przesyki przez pracownika PGP, ale jako dat umieszczenia jej
przez wydzia Sdu wwykazie korespondencji wysanej;
Sd Okrgowy wodzi zestawienia zwrotnych potwierdze odbioru ireklamacji byy niespjne
iniezgodne ze stanem faktycznym. Jak wyjani Prezes Sdu Okrgowego dane przekazywane
wmeldunkach nie sdanymi, ktre cile potwierdzaj stan faktyczny, stanowi jedynie materia
pogldowy, dotyczcy stwierdzanych nabieco nieprawidowoci;
Sd Rejonowy wSokce tak jak wSdzie Okrgowym wBiaymstoku stwierdzono rozbieno
midzy czci opisow informacji aczci tabelaryczn raportu. Ponadto, take wskazana
wraporcie zdnia 3padziernika 2014r. liczba 2708 powiadcze obioru bya znacznie zawyona,
ze wzgldu nakorzystanie zwykazw korespondencji wysanej nieodzwierciedlajcych
stanu rzeczywistego oraz sumowaniu liczb ujtych wraportach poprzednich (tj.narastajco).

19

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Po dokonanej weryfikacji liczba ZPO niezwrconych do sdu pomimo upywu 30 dni wyniosa
jedynie 48 (wg stanu na31padziernika 2014r.). Rozbienoci stwierdzono rwnie wwykazanej
wraporcie liczbie zoonych reklamacji (123), podczas gdy po weryfikacji danych liczba ta
wyniosa 88;
Sd Rejonowy wasku wraportach nie wpisywano liczby brakujcych odpowiedzi nazoone
reklamacje ze wzgldu nabrak monitorowania upywu czasu od daty zoenia reklamacji.
Bezkrytyczne przyjmowanie przez Ministra Sprawiedliwoci danych wskazywanych przez sdy
powszechne uniemoliwio mu zgromadzenie rzetelnej wiedzy oskali icharakterze nieprawidowoci
wfunkcjonowaniu systemu dorczania przesyek.
NIK zauwaa, e stosownie do art.37f 1 i2 ustawy usp zewntrzny nadzr administracyjny
nad dziaalnoci administracyjn sdw obejmuje analiz iocen prawidowoci oraz skutecznoci
wykonywania przez prezesw sdw wewntrznego nadzoru administracyjnego, aponadto
wykonywanie czynnoci niezbdnych ze wzgldu nawystpienie uchybie wdziaalnoci
administracyjnej sdw20. Zgodnie zart.37g 1 ww. ustawy Minister Sprawiedliwoci wramach
zewntrznego nadzoru administracyjnego:
1) analizuje informacje roczne odziaalnoci sdw, oktrych mowa wart.37h 1;
2) ustala oglne kierunki wewntrznego nadzoru administracyjnego wykonywanego przez prezesw
sdw apelacyjnych;
3) kontroluje wykonywanie obowizkw nadzorczych przez prezesw sdw apelacyjnych
oraz wydaje stosowne zarzdzenia.
Istot zewntrznego nadzoru dobrze oddaje fragment uzasadnienia do nowelizacji ustawy
usp, wktrym wskazano, e Ministrowi Sprawiedliwoci powierzono zadania wramach nadzoru
zewntrznego, ktre wistocie sprowadzaj si do nadzorowania wynikw pracy nadzorczej prezesw
sdw, wszczeglnoci prezesw sdw apelacyjnych. Taka regulacja usprawnia wykonywanie
nadzoru administracyjnego nad dziaalnoci sdw ijego efektywno, pozostawiajc gwne
uprawnienia nadzorcze wewntrz wadzy sdowniczej21.
Zewntrzny nadzr administracyjny, oktrym mowa wart.37f ustawy usp, obejmuje zatem
rwnie analiz iocen prawidowoci zapewnienia przez prezesw sdw prawidowego
funkcjonowania sdu wzakresie dorczania przesyek sdowych. Wdoktrynie wskazuje si, e
czynnoci kontroli zewntrznej (podobnie iwewntrznej) nad dziaalnoci administracyjn
sdw powinny sprowadza si do diagnozy stanu faktycznego iporwnania tego stanu ze stanem
podanym (modelowym), wyjanienia przyczyn niezgodnoci stanu skontrolowanego, wysnucia
wnioskw izalecenia ich realizacji. Takiemu celowi su wszelkiego rodzaju czynnoci nadzorcze.
Zatem zewntrzny nadzr nad dziaalnoci administracyjn sdw sprawowany przez Ministra
Sprawiedliwoci rozumie naley nie tylko jako jego uprawnienie, ale take jako obowizek
polegajcy napodjciu wszelkich dziaa, ktre maj nacelu umoliwienie prawidowego toku
urzdowania sdw przy wykonywaniu przez nie obowizkw22.

20 Przepis ten, podobnie jak art.37g cyt. ustawy, wszed wycie wdniu 28marca 2012r., wprowadzony ustaw zdnia

20

18sierpnia 2011r. ozmianie ustawy Prawo oustroju sdw powszechnych oraz niektrych innych ustaw (Dz.U. Nr203,
poz. 1192).
21 Druk Sejmowy nrVI.3655.
22 Barbara Godlewska-Michalak, [w:] A. Grski, Ustawa Prawo oustroju sdw powszechnych. Komentarz. LEX 2013,
komentarz do art.37f.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W ocenie Najwyszej Izby Kontroli, aby Minister Sprawiedliwoci mg waciwie oceni prawidowo
oraz skuteczno nadzoru sprawowanego przez prezesw sdw, powinien uzyskiwa (posiada)
rzetelne, prawdziwe informacje odziaalnoci administracyjnej sdw oraz onadzorze wewntrznym,
jaki jest wykonywany wtym zakresie. Tylko dziki takiej aktywnoci moliwe bdzie wykonywanie
czynnoci niezbdnych ze wzgldu nawystpienie uchybie wdziaalnoci administracyjnej sdw,
oktrych to czynnociach jest mowa wart.37f 2 ustawy usp.
2. Sd Apelacyjny wKrakowie nie dysponowa, jako strona umowy, odpowiednimi narzdziami
do prowadzenia systemowego nadzoru nad realizacj umowy nr67-ZP-U/2013 przez inne jednostki
sdownictwa powszechnego.
Jak wyjani Prezes SA wKrakowie Dyrektor Sdu Apelacyjnego jako strona umowy nie posiada
poza sdami apelacji krakowskiej adnych instrumentw prawych wstosunku do innych sdw
wymuszajcych okrelone dziaania imoe tylko prosi ozachowanie okrelonych standardw
wrealizacji umowy. Powierzenie realizacji centralnych zakupw Sdowi Apelacyjnemu nie wyposayo
Dyrektora tego sdu wjakiekolwiek uprawnienia ocharakterze wadczym wstosunku do jednostek
narzecz ktrych te zadana srealizowane, co jest podstawow uomnoci tego rozwizania isytuacja
byaby diametralnie inna, gdyby zadania te wykonywao Ministerstwo Sprawiedliwoci posiadajce
odpowiednie instrumenty natury wadczej isprawujce zmocy ustawy nadzr.
Sd Apelacyjny wKrakowie podejmowa jednake dorane dziaania reagujc nazgaszane
nieprawidowoci wzakresie jej realizacji. Nieprawidowoci te byy analizowane iprzekazywane
do PGP, aprzedstawiciele Sdu Apelacyjnego uczestniczyli wspotkaniach zprzedstawicielami
operatora celem omwienia zasad wsppracy ikwestii zwizanych zrealizacj umowy. Ponadto,
naprzeomiemarca/kwietnia 2014r. Sd dokona kontroli punktw odbioru korespondencji
(str. 27 niniejszej Informacji).
3. Wocenie NIK nadzr nad realizacj umowy nr68-ZP-U/29015 prowadzony przez Prokuratora
Generalnego by prawidowy. Pomimo i jednostki prokuratury nie byy wpeni przygotowane
do wsppracy zPolsk Grup Pocztow, Prokurator nabieco reagowa nazgaszane uwagi
inieprawidowoci oraz podejmowa zdecydowane dziaania, co pozwolio naszybkie ograniczenie
skali ich wystpowania.
Poleceniem zdnia 22stycznia 2014r. Prokurator Generalny zobowiza Dyrektora Departamentu
Organizacji Pracy, Wizytacji iSystemw Informatycznych PG do monitorowania prawidowoci
realizacji umowy zPGP, m.in. poprzez rozliczenie prawidowoci realizacji umowy wzakresie
dziaania PG jako jednostki organizacyjnej. Ponadto, Departament Budetu iMajtku PG
prowadzi oglny nadzr nad realizacj umowy wpowszechnych jednostkach organizacyjnych
prokuratury, wzakresie:
formalno-prawnym przy wdroeniu umowy, zakresu jej zastosowania iinterpretacji zapisanych
wniej postanowie, wspdziaajc wtym zakresie zzespoem radcw prawnych obsugujcych PG;
finansowym, dotyczcym wyjanie co do patnoci iniezbdnych do tego dokumentw,
atake rozlicze finansowych, ktre spywaj do operatora pocztowego, wspdziaajc
wtym zakresie zCentrum Zakupw dla Sdownictwa IGB;
monitorowania nieprawidowoci wtrakcie realizacji umowy, wspdziaajc wtym zakresie
zww. Departamentem Organizacji oraz prokuraturami apelacyjnymi.

21

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Powszechne jednostki organizacyjne prokuratury przystpiy do realizacji usug wramach umowy


zdniem 1stycznia 2014r., jednake w10 przypadkach rozpoczcie wiadczenia usug pocztowych
przez PGP rozpoczo si wokresie odmarca dosierpnia 2014r. Wzwizku zprzeduajcym si
postpowaniem oudzielenie zamwienia, w2013r. jednostki te zawary krtkoterminowe umowy
zPoczt Polsk wcelu zapewnienia cigoci wiadczenia usug pocztowych.
Jednostki prokuratury samodzielnie zgaszay reklamacje do operatora pocztowego, awprzypadku
braku odpowiedzi iprzypadkach trudnych zwracay si do Prokuratury Generalnej ointerwencj.
Zgaszane nieprawidowoci byy analizowane przez PG inastpnie przekazywane do PGP.
Prokuratura organizowaa rwnie spotkania zprzedstawicielami prokuratur apelacyjnych ioperatora
pocztowego celem omwienia zasad wsppracy ikwestii zwizanych zrealizacj umowy.
3.2.3. Prawidowo realizacji postanowie umw nawiadczenie usug pocztowych
1. Zgodnie zzawartymi umowami PGP obsuguje cznie 298 jednostek sdownictwa powszechnego
i421 powszechnych jednostek prokuratury.
Podwykonawc PGP wzakresie wykonywania usug dla sdw iprokuratur jest InPost Sp.zo.o.
z siedzib w Krakowie 23 ktra korzysta z dalszych podwykonawcw (w tym Ruch S.A.).
Rejon dziaalnoci InPost obejmuje wszystkie obszary zwyczeniem rejonu dziaania PGP,
ktra samodzielnie wykonuje wiadczenie usug naterenach Warszawy, odzi iRudy lskiej.
Wedug stanu nadzie 24listopada 2014r. PGP dorczyo cznie 48979 114 przesyek naczn
kwot 178 606,5tys.z, ztego:
sdy powszechne naday 44 923 087 przesyek nakwot 166 196,1tys.z;
prokuratury naday 4 056 027 przesyek nakwot 12 410,4tys.z.
Spord 6 239 dorczycieli, 6 091 (tj. 97,6%) stanowili dorczyciele InPost (wg stanu
na30padziernika 2014r.). Wporwnaniu do dnia 18grudnia 2013r. liczba dorczycieli ogem
wzrosa o2999 osb (tj.48%). PGP nie dysponowao danymi dotyczcymi realizacji usug
przez dalszych podwykonawcw InPost (np.w Punktach Obsugi Korespondencji).
Wedug stanu na30padziernika 2014r. liczba agencji ipunktw awizacyjnych do odbioru
korespondencji sdowej iprokuratorskiej naterenie kraju wynosia cznie 8087. Od 1stycznia 2014r.
zlikwidowano cznie 1591 punktw (w tym 301 wmarcu) oraz otworzono cznie 1971 punktw
(w tym 494 wlutym).
Wedug danych przekazanych przez PGP, gwn przyczyn likwidacji Punktw Obsugi
Korespondencji byo zaprzestanie dziaalnoci gospodarczej (50%) oraz wypowiedzenie umowy
najmu lokalu (20%). Jedynie w5% przypadkw przyczyn likwidacji POK byo niezadowolenie
operatora ze wsppracy zprzedsibiorcami.
W ocenie NIK operator pocztowy 1 stycznia 2014 r. nie by dostatecznie przygotowany
do prawidowego wiadczenia usug narzecz sdw iprokuratur. Gwn przyczyn powyszego
byo pne rozstrzygnicie przetargu nadorczanie przesyek sdowych iprokuratorskich,
co skutkowao podpisaniem umw dopiero wdniu 18grudnia 2013r., tj.praktycznie bezporednio
przed rozpoczciem ich realizacji.

23 PGP ustalia Warunki wsppracy dotyczce wiadczenia usug pocztowych napotrzeby umw zawartych za Skarbem Pastwa

22

Sdem Apelacyjnych wKrakowie iProkuratorem Generalnym wWarszawie zInPost Sp. zo.o. wdniu 18grudnia 2013r.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Zarzd PGP wskazywa m.in. e podstawow przyczyn problemw wrealizacji kontraktu by brak
moliwoci przygotowania struktur PGP ijej podwykonawcw do rzeczywistych geograficznych
przebiegw korespondencji. Zamawiajcy naetapie postpowania przetargowego nie by wstanie
okreli jak wyglda rozkad geograficzny adresatw korespondencji, generowanej przez jednostki,
zuwagi nabrak odpowiednich narzdzi informatycznych, monitorujcych ianalizujcych wniezbdnym
stopniu przebieg nadawanej korespondencji.
W ocenie kontrolowanych jednostek, wpocztkowym okresie trwania umw zPGP nawiadczenie
usug pocztowych, wystpoway przede wszystkim problemy z terminowoci dorcze
korespondencji do adresatw, brakiem zwrotnych potwierdze odbioru oraz nierzetelnoci
dorczycieli. Wpywao to naprzeduanie si uprawomocnienia wyrokw sdowych oraz postanowie
wprowadzonych przez prokuratury ledztwach isprawach merytorycznie zakoczonych. Na dzie
zakoczenia kontroli sdy iprokuratury wskazyway, e wsppraca znowym operatorem pocztowym
ulega poprawie, niemniej jednak nadal zdarzaj si przypadki niewaciwego wykonywania
postanowie umw. Pomidzy kontrolowanymi jednostkami aoperatorem pocztowym zostay
wypracowane formy wsppracy polegajce m.in. nastaym telefonicznym kontakcie zkoordynatorem
przedstawicielem PGP dla danego terenu bd naorganizowanych spotkaniach.
NIK zwrcia si rwnie do wszystkich pozostaych sdw okrgowych (29) iprokuratur okrgowych
(26) oocen wsppracy zPGP. Spord 29 sdw 90% (26) poinformowao, i wporwnaniu
do Ikwartau 2014r. nastpia poprawa jakoci wiadczonych usug, adla 10% sdw (3) wsppraca
zoperatorem pocztowym nadal bya niezadawalajca. Prokuratury okrgowe oceniy wspprac
zPGP pozytywnie (jako zadawalajc)24.
Ponadto, Najwysza Izba Kontroli zwrcia si oocen wsppracy zPGP do:
1) Naczelnej Rady Adwokackiej Sekretarz NRA wskaza m.in. nabrak wystarczajcej iloci
czasu naodpowiednie przygotowanie si operatora do wiadczenia usug pocztowych, aokres
jaki upyn midzy podpisaniem umowy arozpoczciem wykonywania usug okreli jako
absolutnie niewystarczajcy. W ocenie Sekretarza NRA skala problemw w dorczaniu
korespondencji sdowej iprokuratorskiej iod 1stycznia 2014r. bya tak masowa, e zagraaa
bezpieczestwu wymiaru sprawiedliwoci. Wpniejszym okresie jako usug pocztowych ulega
poprawie, wszczeglnoci wzakresie czstotliwoci iszybkoci dorcze, standardu punktw
odbioru przesyek awizowanych, zmiany ich lokalizacji. Pozytywnie odebrana zostaa take
praktyka wyznaczania dorczycieli dedykowanych wycznie obsudze kancelarii adwokackich
iprawnych, jak rwnie praktyka dodatkowego, telefonicznego informowania oprzesyce
iuzgadniania godzin odbierania korespondencji. Sekretarz NRA poda ponadto, e pojawiaj
si rwnie inne zastrzeenia do pracy nowego operatora ipodmiotw znim wsppracujcych,
cho zdecydowanie skala tych zarzutw jest mniejsza ni wpocztkowym etapie wiadczenia usug.
Wydaje si, e bdy powodowane sczynnikiem ludzkim, anie systemowym".
2) Krajowej Rady Radcw Prawnych Wiceprezes KRRP poinformowa, e wpierwszych
miesicach 2014r. prowadzono monitorowanie dziaania systemu dorcze, ktre doprowadzio
do opracowania krytycznego stanowiska wtej sprawie oraz wskaza, e aktualnie do Krajowej
Rady Radcw Prawnych docieraj jedynie sporadyczne sygnay ouchybieniach wprocedurze dorcze,
ktre wszake nie pozwalaj naformuowanie uoglnionych wnioskw podwaajcych jako
funkcjonowania systemu.
24 W jednym przypadku (Prokuratura Okrgowa w Supsku) nie podano oceny wsppracy z PGP, wskazano jedynie
na wystpujce nieprawidowoci wwiadczeniu usug przez nowego operatora.

23

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W wyniku badania 1879 przesyek rejestrowanych, ktre zostay zwrcone do sdw iprokuratur25
stwierdzono, e redni czas:
dorczenia przesyki (od daty nadania do daty pierwszej awizacji) wynosi 5 dni od 0 do 43 dni,
od daty pierwszej awizacji do daty drugiej awizacji wynosi 8 dni od 1 do 14 dni,
od daty drugiej awizacji do stwierdzenia przez dorczyciela niepodjcia przesyki wterminie
wynosi 8 dni od 2 do 20 dni,
zwrotu przesyek przez PGP do sdw iprokuratur wynosi 11 dni od 0 do 146 dni.
We wszystkich badanych jednostkach zachowany zosta, deklarowany w19 ust.1 Regulaminu
wiadczenia usug, standard dorczenia przesyek rejestrowanych. Zgodnie z19 ust.4 ww. Regulaminu
standard D + 3 jest zrealizowany jeeli 85% przesyek zostao dorczonych do adresatw wterminie
3 dni roboczych, a97% przesyek wterminie 5 dni roboczych. Awizowanie przesyki wprzypadku
braku moliwoci jej dorczenia jest traktowane narwni zdorczeniem przesyki.
W ramach badania przesyek zwrconych do sdw iprokuratur stwierdzono przypadki
dokonywania przez operatora lub listonosza skrele oraz poprawiania dat awizacji naprzesykach
niedorczonych, co utrudniao stwierdzenie faktycznej daty dokonanej czynnoci.


Zdjcie nr1



Zdjcienr1.rdo:materiaywasneNIK.
rdo: Materiay
wasne
NIK.







 


2. Kwestie dotyczce:
katalogu
ioglnych
warunkw
wiadczenia
usug
pocztowych,
zasad

  





wykonywania
warunkw
 tych
usug

  przyjmowania

 idorczania

przesyek,
  gwarantowanej
  jakoci

usug pocztowych,
wtym
terminw
ich
realizacji,
atake
okolicznoci
isposobu
postpowania

 

 
 






za niewykonan lub
nienaleycie
 wykonan,

 uregulowane


wprzypadku uznania
usugi pocztowej

 wiadczenia

 usug przez

  Grup
Pocztow

 S.A.,
stanowicym

zostay wRegulaminie
Polsk

24

zaczniki do umw
  nr67-ZP-U/2013

oraz 68-ZP-U/2013.











 
 










25 Losowo wybrane przesyki nadane po 1stycznia 2014r., ktre zostay zwrcone przez PGP wzwizku zniedorczeniem









ich adresatowi.

 

 




 




 



 



 

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Ponadto, wPGP wprowadzono wewntrzne procedury postpowania iinstrukcje regulujce zasady


postpowania operatora pocztowego, wszczeglnoci wzakresie przyjmowania, opracowywania,
przechowywania iwydawania przesyek zwykych irejestrowanych, bezpieczestwa kurierw,
ochrony danych osobowych oraz kontroli. Opracowano rwnie m.in. Instrukcje dla dorczyciela
instrukcja dorczania przesyek pocztowych wtrybie postpowania cywilnego, karnego (sdy
iprokuratury) oraz przesyek nadawanych wtrybie szczeglnym.
Dorczyciele ipracownicy Oddziaw PGP sukcesywnie szkoleni byli, m.in. wzakresie procesu
obsugi korespondencji dla sdw i prokuratur oraz terminowego rozliczania przesyek
oraz prawidowego wypeniania drukw awizo/zwrotnego potwierdzenia odbioru ibezpieczestwa
przesyek.
Od pocztku obowizywania umw stwierdzono nieprawidowe awizowanie przesyek
przez PGP, polegajce nazwracaniu nieodebranych przez adresatw przesyek ju sidmego
dnia po drugim awizowaniu (tj.przed upywem terminu okrelonego wKodeksie postpowania
karnego). Ustalenia takie dokonane zostay napodstawie analizy adnotacji naniesionych
nakopertach. Fakty takie odnotowano rwnie wramach kontroli prowadzonych przez sze
Delegatur NIK w10 jednostkach sdownictwa powszechnego (sdy okrgowe irejonowe)
ipiciu prokuraturach okrgowych, atake wramach kontroli rozpoznawczej R/14/004
prowadzonej wSdzie Apelacyjnym wWarszawie iProkuraturze Rejonowej Warszawa oliborz.
Przyczyn powyszych nieprawidowoci wocenie NIK bya bdna wykadnia przepisw
rozporzdzenia Ministra Sprawiedliwoci zdnia 18czerwca 2003r. wsprawie szczegowych
zasad itrybu dorczania pism sdowych wpostpowaniu karnym stosowana przez PGP.
Powoujc si naprzepisy 7 ust.2 cyt. rozporzdzenia operator wskazywa, e wprzypadku
procedury karnej brak byo wskazania terminu, od ktrego biegnie okres do odbioru pisma. Wedug
powyszej wykadni pocztek biegu terminu wskazany jest wycznie dla drugiej awizacji (od dnia
umieszczenia zawiadomienia), apocztek trwania okresu pierwszej awizacji nie zosta okrelony.
Zgodnie zogln zasad liczenia terminw, austalon nagruncie procedury karnej wart.123 1 Kpk,
do biegu terminu nie wlicza si dnia, od ktrego liczy si dany termin. Zprzepisu art.133
2 Kpk wynika, e obie czynnoci awizacji powinny przebiega wten sam sposb, oczym
wiadczy zawarte wtym przepisie sformuowanie, e wrazie bezskutecznego upywu terminu
(pierwszej awizacji) naley czynno zawiadomienia powtrzy jeden raz. Wocenie NIK 7 ust.2
rozporzdzenia zosta sformuowany wsposb jasny ijednoznaczny. Wprzypadku powzicia
wtpliwoci co do jego treci interpretacji naley dokonywa zuwzgldnieniem zasady wyraonej
wprzepisie rangi ustawowej (Kpk). Nawet przy zaoeniu, e 7 ust.2 rozporzdzenia mg
budzi wtpliwoci interpretacyjne, naleao dokona wykadni tego przepisu zgodnie zzasadami
ustalonymi nagruncie ustawy Kpk, wmyl jednej zregu interpretacyjnych, e akt prawny
wyszego stopnia uchyla akt prawny niszego stopnia (lex superior derogat legi inferiori).
Decyzja owydueniu okresu awizacji do 16 dni (pierwsze awizo D+7 dni, drugie awizo D+7 dni)
zostaa podjta przez Zarzd PGP dopiero wdniu 21lipca 2014r.
Stwierdzone przez NIK przypadki nieprawidowej realizacji przez PGP postanowie zawartych
umw, wszczeglnoci wodniesieniu do bdnego awizowania przesyek wpostpowaniu
karnym, mogy prowadzi do nieskutecznoci dokonywanych wpowyszy sposb dorcze,
atake mogy mie wpyw naprzeduanie postpowa sdowych iprokuratorskich.

25

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

3. Stosownie do postanowie pkt 10 Opisu przedmiotu zamwienia, stanowicego zacznik


nr2 do Umw, wykonawca bdzie dostarcza do siedziby pokwitowanie odbioru przesyki,
potwierdzone przez jej adresata, niezwocznie po dokonaniu dorczenia przesyki, nie pniej
jednak ni wcigu 7 dni roboczych od dnia dorczenia.
W wyniku badania 1 742 wybranych losowo zwrotnych potwierdze odbioru ustalono,
e redni czas:
odbioru przesyki przez adresata do daty nadania przez PGP podpisanego ZPO (tj.wysania ZPO
do sdu lub prokuratury) wynosi 4 dni od 0 do 135 dni,
od daty nadania przez PGP podpisanego przez adresata ZPO do daty wpywu ZPO do sdu
lub prokuratury wynosi 5 dni od 0 do 128 dni,
od daty odbioru przesyki przez adresata do daty wpywu ZPO do sdu lub prokuratury wynosi
8 dni od 0 do 191 dni,
od daty nadania przesyki przez sd lub prokuratur do daty zwrcenia podpisanego ZPO wynosi
13 dni od 0 do 210 dni.
Ponadto, badaniem w PGP objto 128 zwrotnych potwierdze odbioru stwierdzajc,
e w8przypadkach (tj.6%) ZPO zwrcone zostay do nadawcy wterminie od 10 do 99 dni.
Niedochowanie deklarowanych terminw dorczania korespondencji utrudniao prac sdw
iprokuratur, w11 zobjtych kontrol jednostek26 odnotowano bowiem przypadki odraczania
rozpraw iposiedze sdu oraz czynnoci prokuratorskich, m.in. zuwagi nabrak ZPO. Ztego
powodu pracownicy kontrolowanych jednostek podejmowali dodatkowe czynnoci, polegajce
nakontaktowaniu si ze stronami iuczestnikami postpowa wcelu potwierdzenia, czy otrzymali
kierowan do nich korespondencj.
4. Nieprawidowoci wzakresie realizacji umw stwierdzone wsdach iprokuraturach
obejmoway:
nieopracowanie iniewprowadzenie mechanizmw kontrolnych wcelu zapewnienia realizacji
postanowie umowy, wszczeglnoci narzdzi informatycznych zapewniajcych prawidowy
nadzr nad terminowoci irealizacj standardw dorczania przesyek iZPO (Sd Rejonowy
wWieliczce);
nierzetelny nadzr nad prawidowoci awizacji korespondencji oraz terminowoci zarwno
dorczania przesyek do adresatw, jak rwnie ZPO do sdu (Sd Okrgowy wodzi);
brak monitorowania terminw dorcze przesyek, co uniemoliwiao ewentualne dochodzenie
roszcze odszkodowawczych wstosunku do operatora pocztowego (Sd Okrgowy wodzi,
Sd Rejonowy wasku, Prokuratura Okrgowa wodzi);
nieegzekwowanie od dorczycieli obowizku sumarycznego potwierdzania liczby przyjtych
przesyek, wynikajcego z12 Regulaminu wiadczenia usug (Sd Okrgowy wBiaymstoku,
Prokuratura Okrgowa wOlsztynie);
nieegzekwowanie potwierdzania przez pracownikw jednostek kontrolowanych iprzedstawicieli
operatora protokow zdawczo-odbiorczych lub Zbiorczej Karty Potwierdzenia Nadania,
co byo niezgodne z11 ust.1 Regulaminu wiadczenia usug (Sd Okrgowy wZamociu,
Sd Rejonowy wasku, Prokuratura Okrgowa wBiaymstoku).
26 Sdy Okrgowe wElblgu (134 przypadkw odroczenia), Krakowie (25), odzi (141, do dnia 11marca 2014r.), Poznaniu (260),

26

Wieliczce (129) iZamociu (58); Sdy Rejonowe w: asku (72), Mrgowie (337), Turku (6) oraz Sd Rejonowy Lublin-Zachd
wLublinie (932); Prokuratura Okrgowa wPoznaniu (1).

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Dobre praktyki
Przykadem dobrych praktyk mog by Sdy Okrgowe wPoznaniu iZamociu, ktrych
pracownicy przeprowadzili wstyczniu 2014r. wizytacj punktw awizacyjnych wyznaczonych
do pozostawienia wnich nieodebranej przez adresatw korespondencji sdowej iprokuratorskiej
dorczanej przez PGP. Sprawdzano m.in. zewntrzne oznaczenia punktw awizacyjnych,
oznaczenie miejsca odbioru korespondencji wewntrz placwek, komfort miejsca odbioru
korespondencji, miejsca przechowywania korespondencji iwikszych gabarytowo przesyek,
atake sposb identyfikacji odbiorcy korespondencji. Stwierdzone nieprawidowoci dotyczyy
m.in. braku naleytego zabezpieczenia korespondencji (brak szafy), braku oznakowania punktu
oraz informacji ogodzinach odbioru korespondencji. Wjednym przypadku wymieniony
wwykazie placwek punkt wZamociu nie wiadczy usug pocztowych.
Take Sd Apelacyjny wKrakowie oraz Centrum Zakupw dla Sdownictwa IGB zlecio wybranym
przez siebie wykonawcom kontrol losowo wybranych punktw odbioru korespondencji
naobszarze kilkunastu miejscowoci, tj.Krakw, Gdask, d, Rzeszw, Tychy, Mikow,
Warszawa, Sukowice, Izdebnik, Czaniec, Kozy, Bielsko-Biaa, Wilkowice, odygowice, ywiec,
Milwka, Zwardo, Koniakw, Wisa, Ustro, Skoczw, Mylenice, Kalwaria Zebrzydowska,
Wadowice, Andrychw, Kty, Knurw, Rybnik iWodzisaw lski. Stwierdzone wczasie kontroli
nieprawidowoci dotyczyy sposobu oznakowania POK, niejednoznacznych wskaza lokalizacji
oraz niezgodnoci godzin otwarcia zzadeklarowanymi nastronie internetowej PGP.
3.2.4. Wydatki ztytuu realizacji usug pocztowych.
1. Wedug danych za 2014r. wydatki jednostek sdownictwa powszechnego poniesione
z tytuu umowy na wiadczenie usug pocztowych wyniosy ogem 219 702,5 tys. z,
tj.78,3% wartoci umowy ramowej (280739,3tys.z). Wporwnaniu do 2013r. wydatki ztytuu
realizacji usug pocztowych zmniejszyy si o8518,8tys.z. (tj.4%).
Oszczdnoci uzyskane wjednostkach prokuratury w2014r. wyniosy 8,1mlnz ibyy
o30% mniejsze ni w2013r. Wolumen korespondencji nadanej przez prokuratury wramach
umowy nr68-ZP-U/2013 w2014r. wynis 8223433 sztuki, co wporwnaniu do 2013r. oznacza
wzrost o13% (7175021 sztuk).
Podkreli naley, i 10 jednostek prokuratury przystpio do umowy zPGP po 1stycznia 2014r.27
(obowizujce w2014r. umowy zPoczt Polsk zawarte zostay w2013r. wcelu zapewnienia
cigoci wiadczenia usug pocztowych wzwizku zprzeduajc si procedur przetargow).
Tym samym kwota wydatkw poniesionych przez jednostki prokuratury na rzecz usug
wiadczonych przez PGP nie obejmuje wydatkw poniesionych przez wskazane 10 prokuratur
narzecz Poczty Polskiej.
Wolumen przesyek oraz wydatki poniesione przez pi prokuratur, ktre najduej korzystay
w2014r. zusug Poczty Polskiej przestawia ponisze zestawienie:

27 Prokuratura Apelacyjna wKatowicach, Prokuratura Okrgowa (PO) wKatowicach iPO wLegnicy (umowa odmarca 2014r.),

PO wBielsko-Biaej, PO wGliwicach, PO wKoninie (odkwietnia 2014r.), PO wKielcach, PO wRadomiu iPO we Wrocawiu


(odlipca 2014r.), PO wCzstochowie (odsierpnia 2014r.).

27

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Tabela nr 1

Lp.

Jednostka organizacyjna
prokuratury

Poczta Polska

Data zmiany
operatora
pocztowego

Liczba

:DUWR
W\V]

Polska Grupa Pocztowa


Liczba

:DUWR
W\V]

1.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ.LHOFDFK

VII 2014 r.

114 942

596,5

70 516

260,2

2.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ.UDNRZLH

IV 2014 r.

113 819

367,4

323 050

704,2

3.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ&]VWRFKRZLH VIII 2014 r.

60 418

322,6

36 373

134,6

4.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ5DGRPLX

VII 2014 r.

52 476

289,4

46 505

173,6

5.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZH:URFDZLX

VII 2014 r.

103 765

532,5

100 592

376,5

445 420

2 108,4

577 036

1 649,1

Razem
rdo: Dane otrzymane z Prokuratury Generalnej.

rednia cena przesyki pocztowej nadanej przez wymienione prokuratury w2014r. za porednictwem
Poczty Polskiej wynosia 4,73 z, podczas gdy za porednictwem PGP 2,86 z (tj.o okoo 40% mniej).
2. Wocenie NIK sdy iprokuratury (z wyjtkiem dwch jednostek) rzetelnie weryfikoway
faktury wystawione przez operatora pocztowego. Stwierdzone nieprawidowoci polegay na:
potwierdzaniu nafakturach za usugi pocztowe ich merytorycznej kontroli oraz ich opacanie
przed zweryfikowaniem zakresu usug faktycznie wykonanych przez operatora pocztowego
(Prokuratura Okrgowa wOlsztynie).
W wyniku prowadzonych czynnoci kontrolnych przez Delegatur NIK wOlsztynie stwierdzono,
i nienalenie wypacono PGP rodki wwysokoci 10,7tys.z. Do dnia zakoczenia kontroli
odzyskano nienalenie wypacone operatorowi pocztowemu przez Prokuratur rodki
wkwocie 0,4tys.z;
nierzetelnym weryfikowaniu faktur za usugi pocztowe, ktre zatwierdzane byy pod wzgldem
merytorycznym pomimo zawartych wnich bdw wzakresie liczby wykonanych usug
(Sd Rejonowy wMrgowie).
W wyniku prowadzonej kontroli, wzwizku zrzeteln weryfikacj merytoryczn faktur
zmniejszono wydatki ww. Sdu oczn kwot 3,8tys.z;
przypadkach nieodnotowania nafakturach za usugi pocztowe sprawdzenia ich pod wzgldem
formalno-rachunkowym, do czego obligoway art.21 ust.1 pkt6 ustawy zdnia 29wrzenia 1994r.
orachunkowoci 28 oraz obowizujce uregulowania wewntrzne (Prokuratura Okrgowa
wOlsztynie).
3.2.5. Rozpatrywanie reklamacji oraz wypacanie odszkodowa ztytuu nienaleycie wykonanych
usug.
1. Wedug stanu na dzie 31 padziernika 2014 r. do PGP wpyno ogem 165 065 zgosze
reklamacyjnych29, ztego:
 158 918 z sdw powszechnych, co stanowio 0,04% liczby nadanych przesyek ogem
(44720701),
6147 zprokuratur, co stanowio 0,006% liczby przesyek ogem (4063679).

28

28 Dz.U. z2013r., poz. 330 ze zm.


29 Bez uwzgldnienia duplikatw zgosze (1501) oraz reklamacji anulowanych przez zgaszajcego (9225).

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Za uzasadnione (uwzgldnione) uznano 18 301 zgosze (tj.11,1%), za nieuzasadnione (odrzucone)


128 925 zgosze (tj.78,1%), anierozpatrzonych pozostawao 17 840 zgosze (tj.10,8%).
Wikszo badanych wPGP postpowa reklamacyjnych (tj.58,6%) dotyczya moliwoci utraty
przesyki30, co wreklamacjach podawane byo jako brak dorczenia przez operatora zwrotnego
potwierdzenia odbioru lub brak zwrotu przesyki niedorczonej. Wpozostaych reklamacjach
przyczyny ich zgoszenia zwizane byy gwnie znienaleytym wykonaniem usugi dorczenia
przesyek rejestrowanych31, wtym bdnej awizacji przesyek, nieprawidowego wypenienia przez
operatora dokumentw potwierdzajcych odbir przesyek, nieprawidowego powodu
(brak adresu) zwrotu przesyki oraz zbyt pnego dorczenia zwrotnego potwierdzenia odbioru.
W30% reklamacji zgaszajce jednostki day wypaty odszkodowania.
Spord 70 badanych odpowiedzi nareklamacj w23% przypadkw odpowiedzi udzielono
wterminie duszym ni 30 dni od dnia otrzymania reklamacji, co byo sprzeczne z9 ust.1
rozporzdzenia wsprawie reklamacji, zgodnie zktrym operator pocztowy rozpatruje reklamacj
niezwocznie iudziela odpowiedzi nareklamacj wterminie nie duszym ni 30dni od dnia
otrzymania reklamacji. We wszystkich ww. odpowiedziach odmwiono uznania reklamacji,
podczas gdy z14 rozporzdzenia wsprawie reklamacji wynika, e nieudzielenie przez operatora
pocztowego odpowiedzi nareklamacj www. terminie skutkuje uznaniem reklamacji.
Spord 65 badanych odpowiedzi32 nareklamacj 57 odpowiedzi (tj.88%) nie zawierao powoania
podstawy prawnej, 50 odpowiedzi (tj.77%) nie zawierao stwierdzenia orozstrzygniciu reklamacji
aw 8 odpowiedziach (tj.12%) brak byo pouczenia oprawie odwoania si, co byo niezgodne
z10 ust.1 rozporzdzenia wsprawie reklamacji.
Ponadto stosownie do 4 ust.1 rozporzdzenia wsprawie reklamacji jeeli reklamacja nie spenia
wymogw, oktrych mowa w2 ust.4, 3 ust.1 pkt15, 79 oraz ust.2 i3, operator pocztowy,
wprzypadku gdy uzna, e jest to konieczne do prawidowego rozpatrzenia reklamacji, wzywa
reklamujcego do usunicia brakw wterminie 7 dni od dnia dorczenia wezwania, wskazujc
zakres tego uzupenienia. Wezwanie powinno zawiera pouczenie otym, e nieuzupenienie brakw
wterminie spowoduje pozostawienie reklamacji bez rozpoznania. Wrd badanej dokumentacji
dotyczcej 70 zgosze reklamacyjnych dwie odpowiedzi (tj.3%) zawieray wezwanie do uzupenienia
brakw. Wobu odpowiedziach brak byo wskazania terminu oraz pouczenia, oktrych mowa
w4 ww. rozporzdzenia, ztym, e wjednym przypadku jednoczenie wezwano do uzupenienia
brakw reklamacji istwierdzono, e nadzie udzielenia odpowiedzi zgoszenie zostaje odrzucone
mimo, e rozporzdzenie nie przewiduje takiego sposobu rozpatrzenia reklamacji.
W ocenie NIK, stwierdzone nieprawidowoci wynikay zniewystarczajcego przeszkolenia
pracownikw Dziau Skarg iReklamacji PGP wzakresie stosowania przepisw prawa dotyczcych
reklamacji operatora. Ponadto, stosowane przez operatora wzory pism (odpowiedzi nareklamacje)
nie zawieray wszystkich wymaganych ww. rozporzdzeniem informacji.

30 Zob. 6 ust.1 pkt1) rozporzdzenia wsprawie reklamacji, ktry jako powd reklamacji wymienia utrat m.in. przesyki
poleconej.

31 Zob. 6 ust.1 pkt5) rozporzdzenia wsprawie reklamacji.


32 Pominito trzy odpowiedzi nareklamacj, ktre byy wg operatora uznane za wniesione przez osoby nieuprawnione,

jedn odpowied, ktra wg treci bya wezwaniem do uzupenienia brakw oraz jedn stanowic odpowied nazapytanie
sdu dotyczce przesyki.

29

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W toku kontroli stwierdzono 13 przypadkw, wktrych badane sdy iprokuratury nie wykorzystyway
uprawie przysugujcych im ztytuu reklamacji, m.in. wzwizku znieotrzymaniem zwrotnych
potwierdze odbioru lub ponad trzydziestodniowymi opnieniami wotrzymaniu ZPO (od daty
nadania korespondencji). Kontrolowane jednostki nie wystpoway rwnie do PGP zroszczeniami
finansowymi, do ktrych uprawniay zapisy umw, jak iporozumienia (w przypadku sdw).
Przyczyn odstpowania od ww. uprawnienia by m.in. brak wiedzy dyrektorw sdw owysanych
reklamacjach imoliwoci dochodzenia roszcze ztego tytuu. Ponadto podnoszono, i koszty
dochodzenia roszcze przekraczay ich ogln warto.
Stosownie do 14 rozporzdzenia wsprawie reklamacji usugi pocztowej, nieudzielenie przez
operatora pocztowego odpowiedzi nareklamacj wterminie, oktrym mowa w9 ust.1
(tj.w terminie 30 dni od daty otrzymania reklamacji) lub naodwoanie od reklamacji wterminie,
oktrym mowa w12 ust.1 rozporzdzenia (tj.w terminie 30 dni od daty otrzymania odwoania)
skutkuje uznaniem reklamacji. Zdaniem NIK, powysze regulacje swystarczajc podstaw
do wszczcia odpowiedniej procedury odszkodowawczej wstosunku do PGP, bez koniecznoci
dalszego oczekiwania na ewentualne uznanie reklamacji, po bezskutecznym upywie
ww. 30-dniowego terminu.
Dokonano sprawdzenia poprawnoci zapisw wsystemie komputerowym PGP zdanymi
(pieczciami) naniesionymi przez operatora nakoperty. Przeprowadzona analiza przesyek
niedorczonych33 wykazaa m.in.:
1) rozbienoci midzy dat pierwszej awizacji wskazan wsystemie adat wskazan naprzesyce,
wynoszce od 1 do 18 dni (8 przypadkw);
2) rozbienoci midzy dat drugiej awizacji wskazan wsystemie adat wskazan naprzesyce,
wynoszce od 2 do 6 dni (30 przypadkw);
3) rozbienoci midzy terminem zwrotu przesyki do nadawcy adat wskazan naprzesyce,
wynoszce od 1 do 7 dni (52 przypadki);
4) wskazanie wsystemie powodu zwrotu B2-odmowa przyjcia anakopertach widnia zapis
B3-przekroczony termin awizacji (14 przypadkw);
5) w dwch przypadkach dane dotyczce przesyek nie widniay wsystemie.
Stwierdzone rozbienoci wskazuj nakonieczno weryfikacji przez operatora terminw
dorczania przesyek wodniesieniu do rozpatrywanych reklamacji, wzwizku zbrakiem
wiarygodnoci zapisw wsystemie informatycznym.
2. NIK nie wnosi zastrzee co do sposobu wypaty przez PGP odszkodowa ztytuu nienaleycie
wykonanych usug narzecz sdw iprokuratur.
Wedug stanu na31padziernika 2014r. PGP dokonao wypaty odszkodowa naczn kwot
162,4tys.z (6885 wnioskw), ztego:
 161,1 tys. z na rzecz omiu sdw powszechnych 6 870 wnioskw (w tym 156,5 tys. z,
tj.95,3% narzecz Sdu Rejonowego Lublin-Zachd),
 1,3tys.z narzecz piciu prokuratur (15 wnioskw).

33 Przesyki niedorczone izwrcone do Prokuratury Rejonowej Warszawa-oliborz, Sdu Okrgowego wodzi oraz Sdu

30

Rejonowego wMrgowie.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Zgodnie zpostanowieniami porozumienia od dnia 1maja 2014r. PGP udzielio dodatkowej


gwarancji najako wykonywanych usug wzakresie terminowoci dorcze korespondencji.
Operator zobowiza si do dorczania lub awizowania 85% wolumenu przesyek zdanego miesica
kalendarzowego, nadanych przez dan jednostk wterminie 3 dni roboczych, a97% wterminie
do 5 dni roboczych. Wprzypadku naruszenia tego zobowizania, PGP zobowizao si do zapaty
zryczatowanego odszkodowania.
Z raportw dorcze dla poszczeglnych jednostek sdownictwa wynika, e wmiesicach maj,
sierpie, wrzesie ipadziernik 2014r.34 zachowano okrelon w1 ust.2 porozumienia terminowo
dorcze, tj.w terminie 3 dni roboczych zostao dorczonych odpowiednio 88,96%, 91,71%, 92,36%
oraz 91,86% przesyek. Informacje te przekazane zostay do SA wKrakowie. Spord 298 jednostek
powszechnych sdownictwa terminy przekroczone zostay jedynie przy dorczaniu pism nadanych
przez 22 jednostek, tj.w maju 10 (3%), sierpniu 9 (3%), wrzeniu 7 (2%), padzierniku 7 (2%).
Pomimo przedkadanych przez PGP projektw, porozumienie takie nie zostao zawarte przez
Prokuratur Generaln. Wocenie Prokuratora Generalnego operator zawsze odpowiada
za nienaleyte wykonanie zobowizania, chyba e zdoa wykaza, e niewykonanie lub nienaleyte
wykonanie nastpio wskutek siy wyszej, zprzyczyn wystpujcych po stronie nadawcy
lub adresata, niewywoanych win operatora, bd wwczas, gdy nadawca lub adresat dopuszcza
si naruszenia przepisw prawa pocztowego, rozporzdze wykonawczych lub Regulaminu
wiadczenia usug pocztowych.
3. Wpierwszych III kwartaach 2014r. do SA wKrakowie wpyno cznie 1200 skarg iwnioskw,
zktrych 1033 dotyczyo spraw zwizanych zprzesykami pocztowymi. Wanalogicznym
okresie 2013r. do Sdu nie wpyny adne skargi lub wnioski dotyczce przesyek pocztowych
obsugiwanych przez Poczt Polsk wapelacji krakowskiej.
Skargi dotyczyy przede wszystkim takich zagadnie jak: lokalizacja placwek pocztowych
igodziny ich otwarcia, kwalifikacje iwyszkolenie dorczycieli operatora pocztowego oraz
nieprawidowoci wawizacji przesyek sdowych. Ponadto wpismach zawarto wnioski ipytania
dotyczce wszczeglnoci zapewnienia bezpieczestwa korespondencji sdowej wplacwkach
pocztowych oraz podstawy izasadnoci legitymowania odbiorcy korespondencji przez osob
wydajc korespondencj, czyli pracownika podmiotu gospodarczego uyczajcego lokal.
Dodatkowo wotrzymanej korespondencji dotyczcej operatora pocztowego zawarto opinie
dotyczce wyboru wykonawcy oraz wyraano niezadowolenie ze zmiany dotychczasowego
operatora pocztowego (uzasadniane m.in. kwesti legalnoci wyboru wykonawcy wpostpowaniu
przetargowym, niezapewnieniem obywatelom godziwych warunkw odbioru korespondencji).
Wpywajce do Ministerstwa Sprawiedliwoci skargi, dotyczce usug wiadczonych od dnia
1stycznia 2014r. przez PGP narzecz sdw powszechnych, przekazywane byy do Dyrektora Sdu
Apelacyjnego wKrakowie, ktry przekazywa je wedug waciwoci do operatora pocztowego.
Stwierdzono jednake, i wI kwartale 2014r. Sd nie ewidencjonowa terminw przekazywania
skarg iwnioskw do PGP, aredni termin ich przekazania (odkwietnia) wocenie NIK mg si
przyczyni do wyduenia terminu odpowiedzi naskarg.
34 Porozumienie ustao zdniem 1czerwca 2014r. poniewa do dnia 31maja 2014r. jednostki sdownictwa nie wywizay
si zobowizku dokonania integracji systemw informatycznych zsystemem Merkury (1 ust.13). Wdniu 5sierpnia
2014r. podpisano aneks nr1 do porozumienia, wktrym wznowiono obowizywanie gwarancji od dnia 1sierpnia 2014r.,
aaneksem nr2 zdnia 1padziernika 2014r. zobowizano wszystkie jednostki sdownictwa do dokonania integracji sytemu
do dnia 31grudnia 2014r.

31

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Do Prokuratury Generalnej nie wpyny skargi, ojakich mowa w394 Regulaminu urzdowania
prokuratury 35, atake inne skargi obligujce do dziaania innego, ni wniesienie reklamacji
lub zoenie zawiadomienia oprzestpstwie. Wzakresie poziomu usug wiadczonych przez
PGP wpyno 5 zgosze od osb fizycznych, zawierajcych uwagi izastrzeenia dotyczce
m.in. sposobu dorczania korespondencji (m.in. do niewaciwych adresatw).
3.2.6. Inne ustalenia kontroli.
1. NIK pozytywnie ocenia dziaania podejmowane przez PGP wzakresie wdraania systemu
Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru.
Zgodnie postanowieniami umw wskazanymi wOpisie przedmiotu zamwienia (zaczniki nr2),
PGP zobowizao si do wdroenia, najpniej do dnia 1lipca 2015r., elektronicznego potwierdzenia
odbioru przesyek dorczanych naterytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Wdroenie realizowane
jest nazasobach informatycznych Ministerstwa Sprawiedliwoci zwykorzystaniem urzdze
(tabletw) PGP.
Na dzie zakoczenia kontroli trway prace wdroeniowe EPO wApelacji Biaostockiej iKrakowskiej.
Zgodnie zprzedoonym przez PGP harmonogramem wgrudniu 2014r. prowadzone byo
wdroenie systemu wApelacji Poznaskiej idzkiej, aodlutego wpozostaych apelacjach.
Wedug danych przedstawionych nastronie epo.bialystok.sa.gov.pl nadzie 7lipca 2015r. liczba
przesyek nadanych wtrybie EPO wyniosa 1639362 przesyki. Wporwnaniu do stanu nadzie
21listopada 2014r. (dzie zakoczenia czynnoci kontrolnych) liczba przesyek wzrosa o1421327 sztuk,
tj.651,9%.
Wykres nr1
Stan przesyek EPO na dzie: 2015.07.07.
Zwrot (9%)
152657 szt.

Obsugiwane (3%)
55407 szt.

Awizowane (3%)
42074 szt.

Wydane (16%)
255338 szt.

Dorczone
bezporednio (69%)
1133886 szt.

rdo: http://epo.bialystok.sa.gov.pl/stan-przesylek-epo-na-dzien-2015-07-07/

Zgodnie zcennikiem Regulaminu wiadczenia usug wysanie jednej przesyki metod EPO
wynosio 3,78 z ibyo o0,31 z tasze ni wysanie przesyki sdowej ztradycyjnym (papierowym)
potwierdzeniem odbioru.

32

35 Dz.U. z2014r., poz. 144.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Nadawanie korespondencji zwykorzystaniem EPO wpyno ponadto naskrcenie czasu


informowana sdu przez operatora pocztowego odorczeniu korespondencji adresatom przesyek
sdowych wprocedurze cywilnej. Wprzypadku wysania korespondencji zEPO, sd kadorazowo
drog elektroniczn36 otrzymuje informacj odorczeniu przesyki sdowej zchwil jej faktycznego
dorczenia przez operatora pocztowego jej adresatowi. Wprzypadku Sdu Okrgowego
wBiaymstoku zastosowanie metody EPO skrcio okres informowania sdu przez PGP odorczeniu
korespondencji o9,3 dnia, tj.o redni czas oczekiwania sdu natradycyjne (papierowe) zwrotne
potwierdzenie odbioru liczc od dnia odbioru przesyki przez adresata.
W procedurze karnej od dnia 30stycznia 2015r. obowizuje nowe rozporzdzenie Ministra
Sprawiedliwoci zdnia 17grudnia 2014r. wsprawie szczegowych zasad itrybu dorczania pism
sdowych wpostpowaniu karnym37, ktre umoliwia stosowanie EPO wprocedurze karnej.
2. Sdowa suba dorczeniowa, zgodnie zrozporzdzeniem Ministra Sprawiedliwoci zdnia
4maja2011r. wsprawie warunkw organizacji oraz struktury sdowej suby dorczeniowej 38,
dziaa wstrukturze organizacyjnej oddziau administracyjnego sdu adorczyciele wchodz
wskad wyodrbnionego zespou pracownikw wtym oddziale.
W regulaminie dziaania sdowej suby dorczeniowej wydanym przez Prezesa Sdu Rejonowego
Lublin-Zachd wLublinie39 ustalono zasad, e wprzypadku niedorczenia przesyki, dorczyciele
sdowej suby dorczeniowej nie dokonuj awizacji przesyek. Po dokonaniu prby dorczenia
korespondencja wdniu nastpnym zwracana jest do biura podawczego sdu. Nastpnie
korespondencja taka przekazywana jest operatorowi pocztowemu, ktry rozpoczyna wasn
procedur dorczania, zgodnie zpostanowieniami ustawy zdnia 17listopada 1964r. Kodeks
postpowania cywilnego40 oraz Kodeksu postpowania karnego.
Ustalenie takich zasad dorczania przesyek przez sdow sub dorczeniow Izba uznaa
za niezgodne odpowiednio: zart.139 1 Kpc iart.133 1 i2 Kpk, ktre nakadaj nadorczajcego
obowizek zoenia niedorczonej korespondencji wodpowiedniej, wymienionej wtych
przepisach placwce, oraz obowizek stosownego zawiadomienia adresata omiejscu iterminie
odbioru korespondencji, atake nakazuj powtrzenie zawiadomienia wprzypadku nieodebrania
korespondencji we wskazanym terminie.
Ponadto, w rozporzdzeniach Ministra Sprawiedliwoci: z dnia 12 padziernika 2010 r.
wsprawie trybu isposobu dorczania pism sdowych wpostpowaniu cywilnym41 (6 ust.2)
oraz zdnia 17grudnia 2014r. wsprawie szczegowych zasad itrybu dorczania pism sdowych
wpostpowaniu karnym (10) wskazano m.in., e przewidziane wart.139 1 Kpc oraz art.133 Kpk
czynnoci zwizane zzawiadomieniem adresata omiejscu pozostawienia pisma iterminie
jego odebrania, dokonywane sprzez dorczajcego.
W zwizku zbrakiem moliwoci dokonywania awizacji przesyek przez pracownikw sdu, Prezes
Sdu Rejonowego Lublin-Zachd wLublinie zwrci si do Ministra Sprawiedliwoci ozniesienie
sdowej suby dorczeniowej. Do dnia sporzdzenia niniejszej Informacji wdzienniku urzdowym
Ministra Sprawiedliwoci nie opublikowano zarzdzania olikwidacji tej suby.
36 W systemie komputerowym Sawa lub Sdzia 2 pojawia si informacja odacie dorczenia korespondencji adresatowi
37
38
39
40
41

zchwil pokwitowania odbioru przesyki sdowej przez adresata (na tablecie PGP).
Dz.U. z2015r., poz. 82.
Dz.U. Nr99, poz. 577.
Zacznik nr1 do zarzdzenia nr9 Prezesa Sdu Rejonowego Lublin-Zachd wLublinie zdnia 7maja 2014r.
Dz.U. z2014r., poz. 101 ze zm.
Dz.U. z2013r., poz. 1350 ze zm.

33

W Y N I K I KO N T R O L I PR Z E PR O WA DZO N YC H PR Z E Z I N N E O R G A N Y
1. Na podstawie art.122 ustawy Prawo pocztowe, Urzd Komunikacji Elektronicznej, Delegatura
wWarszawie przeprowadzi kontrol wPolskiej Grupie Pocztowej S.A. celem ustalenia,
czy przedsibiorca wykonuje dziaalno pocztow zgodnie zprzepisami ustawy Prawo pocztowe,
wzakresie wiadczenia usug pocztowych oraz pod ktem zgodnoci zwarunkami wymaganymi
dla wykonywania dziaalnoci pocztowej. Kontrol objto okres od 1stycznia 2013r. do 28maja 2014r.
Stwierdzone przez UKE naruszenia dotyczyy przepisw Prawa pocztowego oraz rozporzdze
wykonawczych wsprawie szczegowych zasad itrybu dorczania przesyek pocztowych.
Zakres narusze dokonanych przez PGP okrelony zosta przez Prezesa UKE wdecyzji zdnia
19marca 2015r. (utrzymanej wmocy napodstawie decyzji Prezesa UKE zdnia 12maja 2015r.)
iobejmowa:
1) niewypenienie obowizku umieszczania:
na stronie adresowej przesyki odcisku datownika lub daty potwierdzajcych pozostawienie
przesyki wplacwce pocztowej po jej awizowaniu ipowtrnym awizowaniu,
odcisku datownika nastronie adresowej przesyki niepodjtej wterminie przed jej odesaniem
do nadawcy,
na stronie adresowej przesyki podpisu pracownika placwki pocztowej potwierdzajcego
przyjcie przesyki wplacwce pocztowej po jej awizowaniu,
na stronie adresowej niedorczonej przesyki nadanej wtrybie postpowania cywilnego podpisu
pracownika placwki pocztowej wprzypadku dokonania powtrnego awizowania,
podpisu dorczajcego nastronie adresowej niedorczonej przesyki nadanej wtrybie
postpowania cywilnego przy prbie jej dorczenia,
podpisu nastronie adresowej niepodjtej wterminie przesyki nadanej wtrybie postpowania
karnego przed jej odesaniem do nadawcy,
na druku ZPO daty dorczenia odbiorcy przesyki nadanej wtrybie postpowania cywilnego
izaznaczenia sposobu jej dorczenia;
2) skracanie terminw przechowywania przesyek awizowanych;
3) nieuwzgldnienie wtreci regulaminu wiadczenia usug pocztowych wszystkich wymaganych
przepisami prawa elementw, polegajcych naniezawarciu wtym regulaminie penego katalogu
wiadczenia usug.
2. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zakoczy w2014r. czynnoci kontrolne
wPolskiej Grupie Pocztowej S.A., InPost Sp. zo.o., Ruch S.A. oraz wwybranych dziewiciu
oddziaach i punktach obsugi klienta prowadzonych przez podmioty, ktre wykonuj
wimieniu PGP usugi pocztowe realizowane narzecz jednostek organizacyjnych sdownictwa
powszechnego i powszechnych jednostek prokuratury. Zakres czynnoci kontrolnych
prowadzonych przez GIODO obejmowa przetwarzanie danych osobowych przez te podmioty.
Zgodnie zinformacj przekazan przez GIODO, kontrole prowadzone wPGP, InPost iRuch S.A.
nie wykazay, wzakresie objtym kontrol, uchybie wprocesie przetwarzania danych
osobowych przez ww. operatorw pocztowych. Uchybienia stwierdzono natomiast wpiciu
oddziaach ipunktach obsugi klienta prowadzonych przez podmioty, ktre jako podwykonawcy
InPost wykonuj usugi pocztowe m.in. narzecz sdw iprokuratur. Naruszenia ustawy zdnia
29sierpnia 1997r. oochronie danych osobowych42 obejmoway:

34

42 Dz.U. z2014r., poz. 1182 ze zm.

W Y N I K I KO N T R O L I P R Z E P R O WA D ZO N YC H P R Z E Z I N N E O R G A N Y

nieopracowanie dokumentacji opisujcej sposb przetwarzania danych oraz rodki techniczne


iorganizacyjne zapewniajce ochron przetwarzanych danych osobowych (art.36 ust.2
ustawy),
niewyznaczenie administratora bezpieczestwa informacji (art.36 ust.3 ustawy),
nienadanie pracownikom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych upowanie
(art.37 ustawy),
nieprowadzenie ewidencji osb upowanionych do przetwarzania danych osobowych
(art.39 ustawy),
niezastosowanie rodkw technicznych iorganizacyjnych zapewniajcych ochron przetwarzanych
danych osobowych odpowiedni do zagroe oraz kategorii danych objtych ochron,
wszczeglnoci niezabezpieczenie danych przed ich udostpnieniem osobom nieupowanionym,
zabraniem przez osob nieuprawnion. Stwierdzono brak zabezpieczenia danych osobowych
odbiorcw przesyek przed ich udostpnieniem osobom nieupowanionym, tj.osobom
przebywajcym nasali sprzeday, do ktrej wejcie od strony magazynu nie jest zabezpieczone
drzwiami wyposaonymi wzamek (art.36 ust. 1 ustawy).
Wobec podmiotw, ktre naruszyy przepisy oochronie danych osobowych wszczte zostay
postpowania administracyjne zakoczone wydaniem decyzji administracyjnych nakazujcych
przywrcenie stanu zgodnego zprawem lub decyzji umarzajcych postpowanie, jeeli uchybienia
objte zakresem tego postpowania zostay usunite wjego toku.
PGP jako administrator danych zostaa poinformowana oustaleniach dokonanych wtoku kontroli
prowadzonych wpodmiotach, ktrym operator powierzy przetwarzanie danych osobowych
napodstawie art.31 ustawy oochronie danych osobowych. Powierzenie przetwarzania danych
innemu podmiotowi, wdrodze umowy zawartej napimie, nie wycza odpowiedzialnoci
administratora danych za przestrzeganie przepisw cyt. ustawy.

35

I N F O R M A C J E D O D AT K O W E
5.1 Organizacja imetodyka kontroli
Przygotowanie kontroli doranej zostao poprzedzone kontrolami rozpoznawczymi
przeprowadzonymi przez Departament Porzdku iBezpieczestwa Wewntrznego NIK wSdzie
Apelacyjnym wWarszawie iProkuraturze Rejonowej Warszawa-oliborz.
Kontrol doran przeprowadzili kontrolerzy Departamentu Porzdku iBezpieczestwa
Wewntrznego, atake delegatur NIK: wBiaymstoku, Krakowie, Lublinie, odzi, Olsztynie iPoznaniu.
Szczegowy wykaz jednostek kontrolujcych ikontrolowanych zamieszczono wzacznikach nr2 i3.
W przygotowaniu niniejszej Informacji wykorzystana zostaa, przygotowana nazlecenie NIK,
ekspertyza naukowa: Dostarczanie przesyek sdowych iprokuratorskich wwietle liberalizacji
rynku pocztowego.

5.2 Postpowanie kontrolne idziaania podjte po zakoczeniu kontroli


Najwysza Izba Kontroli skierowaa 22 wystpienia pokontrolne do wszystkich kierownikw
jednostek kontrolowanych. Do NIK wpyno cznie sze zastrzee zoonych do trzech wystpie
pokontrolnych:
1) Minister Sprawiedliwoci wzakresie:

 uwagi, wktrej NIK stwierdzia, e wszczcie postpowania przetargowego nacztery miesice


przed planowanym rozpoczciem wiadczenia usug izawarcie umowy naniecae dwa tygodnie
przed rozpoczciem realizacji umowy utrudnio wocenie NIK, naleyte przygotowanie si
wykonawcy do realizacji umowy.
Uchwa zdnia 25marca 2015r. Kolegium NIK uwzgldnio zastrzeenie wczci, ucilajc
uwagi wwystpieniu kontrolnym, nadajc im brzmienie Proces planowania, wktrym
zaoono wszczcie postpowania przetargowego nadostarczanie pism przesyek sdowych
iprokuratorskich nacztery miesice przed planowanym rozpoczciem wiadczenia usug
izawarcie umowy naniespena dwa tygodnie przed rozpoczciem realizacji umowy, wocenie NIK,
utrudni prawidowe funkcjonowanie systemu dostarczania przesyek, zwaszcza wpierwszych
miesicach 2014r..
uzasadnienia oceny oglnej, e pomimo gromadzenia poczwszy od 15stycznia 2014r.,
zagregowanych danych przekazywanych przez prezesw sdw apelacyjnych (m.in.
onieprawidowociach stwierdzonych wtrakcie wykonania umowy oraz liczbie skadanych
reklamacji), Minister nie dysponowa rzetelnymi danymi, ktre umoliwiayby mu skuteczne
sprawowanie nadzoru wzakresie realizacji umowy. Minister nie zgodzi si rwnie zuwag NIK,
i wtoku czynnoci kontrolnych prowadzonych wjednostkach sdownictwa powszechnego
stwierdzono przypadki niepoprawnego inierzetelnego wykazywania danych przesyanych
do Ministerstwa, wzakresie m.in. zwrotnych potwierdze odbioru ireklamacji. Zuwag zwizany
jest wniosek pokontrolny wktrym NIK wystpia opodjcie dziaa organizacyjnych wcelu
zapewnienia skutecznego nadzoru nad realizacj umowy nadostarczanie pism iprzesyek sdowych,
wszczeglnoci poprzez stworzenie skutecznych mechanizmw zbierania iweryfikowania danych
przekazywanych przez jednostki organizacyjne sdownictwa powszechnego.
Kolegium NIK oddalio zastrzeenie Ministra sprawiedliwoci wprzedmiotowym zakresie.

36

I N F O R M A C J E D O D AT K O W E

wniosku pokontrolnego dotyczcego podjcia dziaa majcych nacelu dostosowanie


regulaminw sdowych sub dorczeniowych do obowizujcych przepisw.
Kolegium NIK uwzgldnio zastrzeenie wczci, tym samym modyfikujc tre kwestionowanego
wniosku nadajc mu brzmienie Przeprowadzenie przegldu regulaminw sdowych sub
dorczeniowych pod ktem ich zgodnoci zobowizujcymi przepisami prawa.
2) Polska Grupa Pocztowa S.A. wzakresie
opisanej wwystpieniu pokontrolnym nieprawidowoci polegajcej nadorczaniu przez Spk
przesyek do sdw iprokuratur, niezgodnie zprzepisami art.133 2 Kpk oraz 7 rozporzdzenia
Ministra Sprawiedliwoci zdnia 18czerwca 2003r. Niniejsza nieprawidowo stanowia podstaw
oceny czstkowej badanego obszaru, atake cz uzasadnienia oceny oglnej.
Komisja rozstrzygajca NIK uchwa zdnia 23lutego 2015r. oddalia zastrzeenia Prezesa
Zarzdu wprzedmiotowym zakresie.
opisanego wwystpieniu pokontrolnym sposobu doboru prby, tj.sformuowania wwyniku
kontroli 80 losowo objtych badaniem przesyek niedorczonych wzakresie danych zawartych
nakopertach (pieczcie, adnotacje dorczycieli) zdanymi wprowadzonymi do systemu
komputerowego Agent.
Komisja rozstrzygajca NIK uwzgldnia zastrzeenie wczci poprzez skrelenie wyrazu
losowo, nadajc tym samym brzmienie wwyniku kontroli 80 objtych badaniem przesyek
niedorczonych wzakresie danych zawartych nakopertach (pieczcie, adnotacje dorczycieli)
zdanymi wprowadzonymi do systemu komputerowego Agent.
3) Prezes Sdu Rejonowego Lublin-Zachd wLublinie wzakresie wniosku pokontrolnego wbrzmieniu
Podjcie dziaa majcych nacelu dostosowanie funkcjonowania sdowej suby dorczeniowej
do obowizujcych przepisw lub rozwaenie zoenia wniosku do Ministra Sprawiedliwoci
ojej likwidacj. Komisja rozstrzygajca NIK uchwa zdnia 20stycznia 2015r. uznaa adekwatno
sformuowanego wniosku, oddalajc zastrzeenia Prezesa Sdu wtym zakresie.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidowoci, wwystpieniach pokontrolnych NIK
sformuowaa cznie 34 wnioski pokontrolne. Kierownicy jednostek kontrolowanych
poinformowali odziaaniach podjtych wcelu wykonania wnioskw pokontrolnych NIK. Wedug
stanu na1czerwca 2015r. zrealizowano 17 wnioskw, 9 znajdowao si wtrakcie realizacji,
anie zrealizowano 8 wnioskw.
Minister Sprawiedliwoci poinformowa m.in. e:
system sprawozdawczy wzakresie informacji dotyczcych realizacji umowy zPGP stanowi
jedynie dorane rozwizanie wobszarze monitorowania, zbudowane ze wzgldu nazgaszane
incydenty oraz problemy Wykonawcy zdostarczaniem przesyek sdowych zgodnie
ze standardami wynikajcymi zuregulowa prawnych oraz umowy. Poczwszy od III kwartau 2015r.
Ministerstwo Sprawiedliwoci odstpi od dotychczasowej formuy zbierania danych,
wprowadzajc wystandaryzowane raporty kwartalne. Proces ten bdzie prowadzony
zwykorzystaniem dostpnych narzdzi informatycznych do obsugi korespondencji wsdach,
co ujednolici proces izwikszy wiarygodno danych,
podjte zostan dziaania polegajce nadokonaniu przegldu wszystkich regulaminw sdowej
suby dorczeniowej, aw przypadku stwierdzenia ich niezgodnoci zprzepisami ustawowymi,
do prezesw waciwych sdw skierowane zostan wystpienia zwnioskami opilne podjcie
stosownych dziaa.

37

I N F O R M A C J E D O D AT K O W E

Minister Sprawiedliwoci poinformowa take otrwajcych zaawansowanych pracach zwizanych


zkolejnym postpowaniem oudzielenie zamwienia publicznego nawiadczenie usug dorczania
pism iprzesyek sdowych wlatach 20162018. Harmonogram prac zosta skonstruowany
wtaki sposb, aby podpisanie umowy zoperatorem, ktry zostanie wyoniony wtym postpowaniu
miao miejsce naco najmniej dwa miesice przed terminem rozpoczcia wiadczenia usug.
Prokurator Generalny poinformowa m.in. o:
kontynuowaniu dziaa nadzorczych nad realizacj umowy owiadczenie usug pocztowych,
planowanych cyklicznych spotkaniach zprzedstawicielami PGP oraz wewntrznych spotkaniach
zpracownikami poszczeglnych departamentw ibiur,
przekazaniu wystpienia pokontrolnego do jednostek podlegych celem wykorzystania zawartych
tam uwag iwnioskw, wszczeglnoci wzakresie rozpatrywania skarg iwnoszenia reklamacji,
wtym niezwocznego wystpowania onalene odszkodowania.
Zarzd Polskiej Grupy Pocztowej S.A. poinformowa m.in. e:
uszczegowiono wzory pism (odpowiedzi nareklamacje), wypacono nalene odszkodowania
oraz zorganizowano spotkanie robocze zpracownikami Dziau Skarg iReklamacji wzakresie
stosowania przepisw prawa dotyczcych reklamacji,
w zwizku zfaktem, i PGP S.A. staa si spk zalen od InPost S.A. (gwnego podwykonawcy
wrealizacji umw), zarzd InPost zapoznany zosta zwystpieniem pokontrolnym NIK,
arealizacja umw jest pod biecym nadzorem zarzdu obu spek.
W wyniku prowadzonych czynnoci kontrolnych przez Delegatur NIK wOlsztynie pozyskano
korzyci finansowe wkwocie 3,8tys.z ztytuu zmniejszenia wydatkw wzwizku zrzeteln
weryfikacj merytoryczn faktur Sdu Rejonowego wMrgowie (3,4tys.z) oraz odzyskania kwot
nienalenie wypaconych operatorowi pocztowemu przez Prokuratur Okrgow wOlsztynie
(0,4tys.z). WProkuraturze Okrgowej wOlsztynie stwierdzono, e nienalenie wypacono
PGP rodki wwysokoci 10,7tys.z (kwota wydatkowana wnastpstwie dziaa stanowicych
naruszenie prawa).

38

ZA CZNIK NR 1

Wykaz podstawowych aktw prawnych dotyczcych kontrolowanej dziaalnoci


1.
2.
3.
4.
5.

Ustawa zdnia 4wrzenia 1997r. odziaach administracji rzdowej (Dz.U. z2015r., poz. 812).
Ustawa zdnia 23kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz.U. z2014r., poz. 121 ze zm.).
Ustawa zdnia 17listopada 1964r. Kodeks postpowania cywilnego (Dz.U. z2014r., poz. 101 ze zm.).
Ustawa zdnia 6czerwca 1997r. Kodeks postpowania karnego (Dz.U. Nr89, poz. 555 ze zm.).
Ustawa zdnia 14czerwca 1960r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz.U. z2013r.,
poz. 267 ze zm.).

6. Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sdw powszechnych (Dz. U. z 2015 r.,
poz. 133 ze zm.).
7. Ustawa zdnia 23listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U., poz. 1529).
8. Ustawa zdnia 29sierpnia 1997r. oochronie danych osobowych (Dz.U. z2014r., poz. 1182 ze zm.).
9. Ustawa zdnia 27sierpnia 2009r. ofinansach publicznych (Dz.U. z2013r., poz. 885 ze zm.).
10. Ustawa zdnia 29wrzenia 1994r. orachunkowoci (Dz.U. z2013r., poz. 330 ze zm.)
11. Rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzdowania
sdw powszechnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 259 ze zm.). Rozporzdzenie zostao uchylone
zdniem 8lipca 2015r. przez rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci zdnia 25czerwca 2015r.
otym samym tytule (Dz.U., poz. 925).
12. Rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci zdnia 24marca 2010r. Regulamin wewntrznego
urzdowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz.U. z2014r., poz. 144).
Rozporzdzenie zostao uchylone z dniem 14 stycznia 2015 r. przez rozporzdzenie Ministra
Sprawiedliwoci zdnia 17grudnia 2014r. otym samym tytule (Dz.U., poz. 82 ze zm.).
13. Rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci zdnia 9maja 2012r. wsprawie skarg iwnioskw
dotyczcych dziaalnoci sdw powszechnych (Dz.U., poz. 524).
14. Rozporzdzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie
reklamacji usugi pocztowej (Dz.U., poz. 1468).
15. Rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci z dnia 12 padziernika 2010 r. w sprawie
szczegowego trybu i sposobu dorczania pism sdowych w postpowaniu cywilnym
(Dz.U. z2013r., poz. 1350 ze zm.).
16. Rozporzdzenie zdnia 18czerwca 2003r. wsprawie szczegowych zasad itrybu dorczania
pism sdowych wpostpowaniu karnym (Dz.U. Nr108, poz. 1022). Rozporzdzenie zostao
uchylone z dniem 30 stycznia 2015 r. przez rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci z dnia
17grudnia 2014r. otym samym tytule (Dz.U. z2015 r., poz. 82 ze zm.).
17. Rozporzdzenie Ministra Sprawiedliwoci z dnia 4 maja 2011 r. w sprawie warunkw
organizacji oraz struktury sdowej suby dorczeniowej (Dz.U. Nr99, poz. 577).

39

ZA CZNIK NR 2
Wykaz podmiotw objtych kontrol oraz jednostek organizacyjnych NIK,
ktre przeprowadziy kontrol
Lp.

40

-HGQRVWNDREMWDNRQWURO

1.

0LQLVWHUVWZR6SUDZLHGOLZRFL

2.

3URNXUDWXUD*HQHUDOQD

3.

6G$SHODF\MQ\Z.UDNRZLH

4.

3ROVND*UXSD3RF]WRZD6$

5.

6G2NUJRZ\Z%LD\PVWRNX

6.

6G5HMRQRZ\Z6RNyFH

7.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ%LD\PVWRNX

8.

6G2NUJRZ\Z.UDNRZLH

9.

6G5HMRQRZ\Z:LHOLF]FH

10.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ.UDNRZLH

11.

6G2NUJRZ\Z=DPRFLX

12.

6G5HMRQRZ\/XEOLQ=DFKyGZ/XEOLQLH

13.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ/XEOLQLH

14.

6G2NUJRZ\ZRG]L

15.

6G5HMRQRZ\ZDVNX

16.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZRG]L

17.

6G2NUJRZ\Z(OEOJX

18.

6G5HMRQRZ\Z0UJRZLH

19.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ2OV]W\QLH

20.

6G2NUJRZ\Z3R]QDQLX

21.

6G5HMRQRZ\Z7XUNX

22.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ3R]QDQLX

Jednostka organizacyjna NIK


SU]HSURZDG]DMFDNRQWURO

'HSDUWDPHQW3RU]GNXL%H]SLHF]HVWZD
:HZQWU]QHJR

'HOHJDWXUD1,.Z%LD\PVWRNX

'HOHJDWXUD1,.Z.UDNRZLH

'HOHJDWXUD1,.Z/XEOLQLH

'HOHJDWXUD1,.ZRG]L

'HOHJDWXUD1,.Z2OV]W\QLH

'HOHJDWXUD1,.Z3R]QDQLX

ZA CZNIK NR 3
Wykaz osb zajmujcych stanowiska kierownicze wkontrolowanych jednostkach
wraz zocen kontrolowanej dziaalnoci
Lp.

Nazwa jednostki

Osoba odpowiedzialna
]DNRQWURORZDQG]LDDOQR

Ocena
kontrolowanej
G]LDDOQRFL*

1.

0LQLVWHUVWZR6SUDZLHGOLZRFL

&H]DU\*UDEDUF]\N0LQLVWHU6SUDZLHGOLZRFL RGU 
8SU]HGQLRIXQNFM0LQLVWUDSHQL0DUHN%LHUQDFNL

2.

3URNXUDWXUD*HQHUDOQD

$QGU]HM6HUHPHW3URNXUDWRU*HQHUDOQ\

3.

6G$SHODF\MQ\Z.UDNRZLH

4.

3ROVND*UXSD3RF]WRZD6$

5.

6G2NUJRZ\Z%LD\PVWRNX

6.

6G5HMRQRZ\Z6RNyFH

.U]\V]WRI6RELHUDMVNL3UH]HV6$Z.UDNRZLH
$QGU]HM3FDN'\UHNWRU6$Z.UDNRZLH
:LWROG6]F]XUHN3UH]HV=DU]GX3*36$ RGU 
8SU]HGQLR3UH]HVHP=DU]GXE\/HV]HNHEURZVNL
.U]\V]WRI&KRMQRZVNL3UH]HV62Z%LD\PVWRNX
0DULD*UD\QD.DOLVND'\UHNWRU62Z%LD\PVWRNX
$QHWD6LGRURZLF]3UH]HV65Z6RNyFH RGU 
8SU]HGQLRIXQNFM3UH]HVDSHQL'DULXV]*VRZVNL

O
3 ]

3 ]

,ZRQD*XGDOHZVND'\UHNWRU65Z6RNyFH
7.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ%LD\PVWRNX

7DGHXV]:RG]LPLHU]0DUHN3URNXUDWRU2NUJRZ\

8.

6G2NUJRZ\Z.UDNRZLH

9.

6G5HMRQRZ\Z:LHOLF]FH

10.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ.UDNRZLH

11.

6G2NUJRZ\Z=DPRFLX

12.

6G5HMRQRZ\/XEOLQ=DFKyG
Z/XEOLQLH

:RMFLHFK0DUHN:ROVNL3UH]HV65/XEOLQ=DFKyG

13.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ/XEOLQLH

&H]DU\0DM3URNXUDWRU2NUJRZ\

14.

6G2NUJRZ\ZRG]L

15.

6G5HMRQRZ\ZDVNX

16.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZRG]L

.U]\V]WRI%XNRZLHFNL3URNXUDWRU2NUJRZ\

17.

6G2NUJRZ\Z(OEOJX

0DUHN2PHODQ3UH]HV62Z(OEOJX RGU 
8SU]HGQLRIXQNFM3UH]HVDSHQLD(ZD3LHWUDV]HZVND

%DUEDUD%DUDQ3UH]HV62Z.UDNRZLH
%ROHVDZ5DXVFK'\UHNWRU62Z.UDNRZLH
XNDV]:RQLDN3UH]HV65Z:LHOLF]FH
$QGU]HM$XJXVW\Q'\UHNWRU65Z:LHOLF]FH
/LGLD-DU\F]NRZVND3URNXUDWRU2NUJRZ\
-HU]\5XVLQ3UH]HV62Z=DPRFLX
'DULXV]%DUWRV]F]H'\UHNWRU62Z=DPRFLX

:LHVDZD=ZLHU]'\UHNWRU65/XEOLQ=DFKyG

6DZRPLU:OD]R3UH]HV62ZRG]L
=ELJQLHZ&KDEOHZVNL'\UHNWRU62ZRG]L
-DFHN:RMG\Q3UH]HV65ZDVNX
+DOLQD*DZURQ'\UHNWRU65ZDVNX

3 ]
O
O
O
3 ]

3 ]
P
O
O

$JQLHV]ND1RZLVND'\UHNWRU62Z(OEOJX

18.

6G5HMRQRZ\Z0UJRZLH

19.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ2OV]W\QLH

20.

6G2NUJRZ\Z3R]QDQLX

21.

6G5HMRQRZ\Z7XUNX

22.

3URNXUDWXUD2NUJRZDZ3R]QDQLX

%RHQD:LHF]RUNLHZLF]3UH]HV65Z0UJRZLH
,]DEHOD1\V]WDO'\UHNWRU65Z0UJRZLH RGU
-DQ3U]\E\HN3URNXUDWRU2NUJRZ\
+HQU\N.RPLVDUVNL3UH]HV62Z3R]QDQLX
-DURVDZ.DF]PDUHN'\UHNWRU62Z3R]QDQLX
%DUEDUD6RZLVND3UH]HV65Z7XUNX
6WDQLVDZ0DUFLQLDN'\UHNWRU65Z7XUNX
.U]\V]WRI*U]HNRZLDN3URNXUDWRU2NUJRZ\

3 ]
3 ]
P
P
P

Uyty skrt oznacza: P ocena pozytywna, P (z) ocena pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidowoci, N ocena negatywna,
O ocena opisowa.

41

ZA CZNIK NR 4
Wykaz organw iinstytucji, ktrym przekazano Informacj owynikach kontroli
1.
2.
3.
4.
5.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej


Marszaek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
Marszaek Senatu Rzeczypospolitej Polskiej
Prezes Rady Ministrw Rzeczypospolitej Polskiej
Prezes Trybunau Konstytucyjnego

6. Rzecznik Praw Obywatelskich


7. Pierwszy Prezes Sdu Najwyszego
8. Prezes Naczelnego Sdu Administracyjnego
9. Przewodniczcy Krajowej Rady Sdownictwa
10. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
11. Przewodniczcy Sejmowej Komisji do Spraw Kontroli Pastwowej
12. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Sprawiedliwoci iPraw Czowieka
13. Przewodniczcy Senackiej Komisji Praw Czowieka, Praworzdnoci iPetycji
14. Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej
15. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrw
16. Szef Kancelarii Sejmu
17. Szef Kancelarii Senatu
18. Minister Sprawiedliwoci
19. Prokurator Generalny
20. Prezes Urzdu Komunikacji Elektronicznej
21. Prezesi sdw apelacyjnych
22. Prezes Naczelnej Rady Adwokackiej
23. Prezes Krajowej Rady Radcw Prawnych
24. Przewodniczcy Krajowej Rady Prokuratury

42