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FORMULAS Y FUNCIONES

Tabla de contenido
1.- FRMULAS DE EXCEL..................................................................................1
1.1.- PARTES DE UNA FRMULA DE EXCEL....................................................2
2.- FUNCIONES EN EXCEL.................................................................................3
2.1.- FUNCION SUMA (Rango)............................................................................3
2.2.- FUNCION PROMEDIO.................................................................................3
2.3.- FUNCION MAX.............................................................................................4
2.4.- FUNCION MIN..............................................................................................5
2.5.- FUNCION SUMAR.SI...................................................................................5
2.6.- PROMEDIO.SI..............................................................................................7
2.7.- CONTAR (RANGO).......................................................................................9
2.8.- CONTARA (RANGO)....................................................................................9
2.9.- CONTAR. BLANCO (RANGO)....................................................................10
2.10.- CONTAR.SI (RANGO; CRITERIO)...........................................................10
2.11.- FUNCION SI..............................................................................................11
2.12.- FUNCIN SI ANIDADA............................................................................13
2.13.- FUNCIN O..............................................................................................14
2.14.- FUNCIN Y...............................................................................................15
2.15.- FUNCIN BUSCAR..................................................................................15

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1.- FRMULAS DE EXCEL

Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de
clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro
documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de
Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
Qu son las frmulas de Excel?
Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda.
Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado
en la celda.
Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la
frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la
cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas
en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un
smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la
barra de frmulas:

Ilustracin 1. Formulas en Excel

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual
ser mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo
contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.
Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio
del texto: Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el
resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto
de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

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1.1.- PARTES DE UNA FRMULA DE EXCEL

Todas

las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes

elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un

texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre
deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Ilustracin 2. Formula Constante

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras

frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda
que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Ilustracin 3. Referencia de Celda

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo *
para la multiplicacin.

Ilustracin 4. Operadores

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Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin
SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

Ilustracin 5. Funciones en Excel

2.- FUNCIONES EN EXCEL
Las ms importantes y ms utilizadas en Excel son:
2.1.- FUNCION SUMA (Rango)
Nos devuelve la suma entre s de todos los valores que hay dentro de un
rango.
Ejemplo
Utilizando esta funcin nos ahorraramos por ejemplo hacer la suma de los
valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podramos obtener el
mismo resultado pero escribiendo la funcin =SUMA (A1:A6).

Ilustracin 6. Ejemplo de Funcin Suma

2.2.- FUNCION PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Sintaxis: =PROMEDIO(numero1; numero2;)

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Numero1; numero2;... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio
desea obtener.
Observaciones

Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que

contengan nmeros.

Si un

argumento

matricial

de

referencia

contiene

texto, valores

lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se
incluyen las celdas cuyo sea 0.

Ejemplos
Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:
=PROMEDIO (A1:A5) es igual a 11.

Ilustracin 7. Muestra ejemplo de Funcin Promedio

2.3.- FUNCION MAX

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MAX (NUMERO1; NUMERO2;...)
Numero1; numero2:... son entre 1 y 30 nmeros para los que desea encontrar el
valor mximo.
Ejemplos:
Si B2:B5 contiene los nmeros 7, 6, 8,6, entonces: =MAX(B1:B5) es igual a 8

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Ilustracin 8. Ejemplo de Funcin Max

2.4.- FUNCION MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MIN (numero1; numero2;...)
Numero1; numero2:...son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea
encontrar.
Ejemplos:
Si D2:D5 contiene los nmeros 8, 7, 9 y 8:
=MIN (D2:D5) es igual a 7

Ilustracin 9. Funcin Min

2.5.- FUNCION SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que
cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas
que no nos interesa incluir en la operacin.
Sintaxis

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La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Ilustracin 10. Argumentos de Funcin Sumar. Si

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern
incluidas en la suma.

Rango suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin.

Si es un nmero har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a
dicho nmero. Si el criterio es una expresin podremos especificar alguna
condicin de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una
condicin en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la
suma de otra columna que tiene valores numricos. Todos estos casos quedarn
ms claros con los siguientes ejemplos.
Ejemplos:
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios
quiero sumar todas las celdas que contienen el nmero 5.

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Ilustracin 11. Muestra Funcin Sumar. Si

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que
contienen el nmero 5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin
SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya
que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace la suma de
ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado.
Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean
menores a 3. Observa el resultado de esta nueva frmula.
.
2.6.- PROMEDIO.SI
Sintaxis
Su sintaxis es =PROMEDIO.SI (rango; criterio;[rango promedio]), recuerda que
los corchetes significa que es un parmetro opcional.
Esta funcin es una mezcla de la funcin PROMEDIO y la funcin SI, haciendo
que solo use las celdas que cumplan el criterio o condicin que le indiquemos.
Explicamos con detalle cada uno de los parmetros:

Rango: es el rango con el que se comprobara el criterio. Pueden ser texto,

numrico, etc.

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Criterio: es la condicin que le indicamos que debe cumplir. Debemos

escribirlo entre comillas, por ejemplo <5. Si el primer rango es de tipo texto,
en el criterio puedes usar caracteres comodines.

Rango promedio: Ser el rango donde se calculara el rango. Por ejemplo, el

primer rango tiene texto y en las celdas de al lado tienen un nmero, si el
criterio cumple la condicin el promedio se realiza sobre el segundo rango
(donde estn los nmeros).

Ejemplo:
Supongamos que tenemos una lista de vendedores con un nmero de ventas
y queremos calcular un promedio de ventas si nombre del vendedor empieza
por A.
Para calcular el promedio con esa condicin, usamos la funcin PROMEDIO.SI,
escribiremos lo siguiente: =PROMEDIO.SI(A3:A10;=A*; B3:B10), en los
parmetros hemos indicado que el primer rango compruebe que si el nombre
empieza por A (el asterisco significa que puede ser uno o ms caracteres) y si
se cumple usa las celdas para hacer el promedio.

Ilustracin 12. Funcin Promedio. Si

Como vemos, los nombres que empiezan con A son: Ana, Aitor, Alberto

Antonio. Sus ventas son 20, 40, 10 y 20 respectivamente. Si los sumamos y lo

dividimos entre el numero elementos que se hayan seleccionado (en este caso, 4)
(20+40+10+20)/4=22,5

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2.7.- CONTAR (RANGO)

Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas
numricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que
contengan texto no son contadas.
Por ejemplo, deseamos saber cuntos pagos se han cobrado, es decir, cuantas
celdas del rango tienen valores numricos.

Ilustracin 13. Funcin Contar Rango

La funcin CONTAR suele utilizarse en combinacin con otras para formar
frmulas avanzadas. CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO son variantes de
esta funcin.

2.8.- CONTARA (RANGO)

Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas que

no estn en blanco en un rango de celdas determinado, es decir, cuenta celdas
ocupadas indistintamente de que contengan nmeros, textos u otro tipo de
dato.
Por ejemplo, si queremos saber cuntos pagos pendientes hay en el ejemplo
anterior, escribimos: =CONTARA (L22:N24)-CONTAR (L22:N24)

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2.9.- CONTAR. BLANCO (RANGO)

Devuelve un nmero entero que se corresponde con la cantidad de celdas
vacas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan
texto no son contadas.
Por ejemplo, deseamos saber cuntos pagos se han cobrado...

Ilustracin 14.Funcin Contar. Blanco

2.10.- CONTAR.SI (RANGO; CRITERIO)

Devuelve un nmero entero que corresponde con la cantidad de celdas que
cumplen una determinada condicin especificada en un rango. En

otras

palabras, sirve para contar celdas que cumplen una determinada condicin. Las
condiciones se encuentran en el primer argumento "rango", la condicin o criterio
puede ser un literal entre comillas o una referencia a una celda
Por ejemplo, queremos saber cuntos empleados hay en el departamento de
"GERENCIA"...

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Ilustracin 15. Ejemplo de Funcin Contar. Si

2.11.- FUNCION SI
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite
evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es
de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la
prueba lgica.
Sintaxis
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Ilustracin 16. Argumentos de Funcin Si

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Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer

si el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el

resultado de la Prueba lgica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la

evaluacin es FALSO.

La Prueba lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o
tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor si verdadero y Valor si falso pueden ser cadenas de
texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que
se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba lgica.
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparacin:
= Para preguntar si dos valores son iguales,
> Para saber si un valor es mayor que otro,
< Para preguntar por menor,
>= con este podremos conocer si es mayor o igual,
<= Preguntamos por menor o igual,
O si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

Ejemplos:
Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2
queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea
igual o superior a 18, mientras que nos interesar aparezca "Menor de edad"
en caso que la edad sea menor de 18.
La funcin que deberamos escribir sera =SI (A1>=18;"Mayor de edad; Menor
de edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual
que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo
argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el

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tercer argumento: "Menor de edad".

Ilustracin 17. Muestra una Foto de Funcin Si

2.12.- FUNCIN SI ANIDADA

La funcin SI es una de las funciones ms utilizadas en Excel. Lo que sta
funcin hace es probar si una condicin es verdadera o falsa. Si la condicin es
verdadera entonces la funcin hace alguna cosa, y si la condicin es falsa
entonces se hace otra cosa diferente.
Explicacin
Una funcin SI anidada es cuando una segunda funcin SI se coloca dentro de la
primera de manera que pruebe alguna condicin adicional. Las funciones SI
anidadas aumentan la flexibilidad de la funcin al ampliar el nmero de posibles
resultados a probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras
a nmeros de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a A
entonces el valor ser 5, pero si la celda es B entonces el valor ser 10. Esto
lo podemos resolver con la siguiente funcin SI anidada:
SI (celda = "A", 5, SI (celda = "B", 10))
El resultado ser el siguiente:

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Ilustracin 18. Funcin Si Anidada

Una funcin SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solucin a tu

problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad. Excel
2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegars ni a
la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lgica
empleada en todas esas funciones.

2.13.- FUNCIN O
Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin SI(). Con
ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del S y la parte que
est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se
realizar en la celda o (Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo:
Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es
mayor de 16 aos o mide ms de 150. De esta manera con que se cumpla una
de las dos aparecer el texto "Puede pasar". El nico caso que aparecer "NO
puede pasar", ser cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O (A1>16;
B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar").

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2.14.- FUNCIN Y
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI ( ). Nos permite
realizar en lugar de unas preguntas varias. Y slo se realizar el argumento
situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas
sean verdaderas.
Y (Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo
En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona
medida en centmetros. En la celda A3 aparecer el texto "Puede pasar" si la
edad es mayor de 16 aos y mide ms de 150. En el caso que alguna de las dos
condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO puede pasar". =SI (Y
(A1>16; B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la funcin
Y ( ) se escribe dentro del primer argumento de la funcin SI ( ).

2.15.- FUNCIN BUSCAR

La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de
celdas y como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de
resultados que especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma
vectorial o en forma matricial.
Forma vectorial de la funcin BUSCAR
Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una
sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente:

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Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Vector_de_compraracin (obligatorio): Un rango de celdas que est formado

por una sola columna o una sola fila en donde se realizar la bsqueda.

Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila

de resultados que deseamos obtener.

El Vector_de_comparacin debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la

funcin devolver resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado
deber ser del mismo tamao que Vector_de_comparacin.
Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma vectorial.

En la celda F1 colocar el nombre del alumno y en la celda F2 la funcin BUSCAR la

cual me ayudar a obtener su calificacin. Desarrollemos la frmula paso a paso:
1.

Introducir la funcin BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor

buscado.
=BUSCAR(F1,

2.

Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizar la

bsqueda:
=BUSCAR(F1, A2:A6,

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3.

El ltimo argumento ser el rango que tiene los resultados que deseo obtener y
que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

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Observa cmo la funcin BUSCAR regresa la calificacin que corresponde al nombre

buscado.

Si en lugar de la calificacin quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar
el tercer argumento de la funcin para indicar el rango que contiene los apellidos que
es B2:B6.

Forma matricial de la funcin BUSCAR

La funcin BUSCAR tambin puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar
formado por los valores de bsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar
la bsqueda de manera matricial es la siguiente:

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Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.

Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de
bsqueda y de resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCAR en forma matricial,

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la funcin BUSCAR en forma
matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario:
{A,E,I,O,U} y por otro lado un arreglo indicando el nmero de vocales: {1, 2, 3,
4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qu nmero de vocal le corresponde. Para
ello puedo utilizar la siguiente frmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})

La funcin BUSCAR regresar el nmero de vocal que haya encontrado en la celda

A1. Observa el resultado: