Gua Nro 1

2010

Computacin e Informtica

Guas de Laboratorio

CESCA

Lima Per.
2010
Material para uso exclusivo del programa de Extensin Profesional.

Prohibida la reproduccin total o parcial de esta gua, sin autorizacin expresa de los aut

1
IST CESCA
http://www.Computo.edu.pe

Microsoft Access 2010 Gua de

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Conceptos previos

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Microsoft
Access

Microsoft Access 2010 Gua de

Gua [1]

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Al concluir el laboratorio usted ser

capaz de:
Crear archivos de base de
datos.
Organizar los elementos de
una base de datos Access.
Crear tablas y modificar
propiedades.

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Ejercicio 1: Ingreso a
Access
Para ingresar a
Access:
1.
Haga clic sobre el
botn Inicio

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2. Elija Todos los programas. Ubique Microsoft Office y despliegue las

opciones de este grupo.
3. Haga clic sobre Microsoft Access 2010.

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4. Cierre Access para ver otra forma de ingresar.

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Otra forma de ingresar a la aplicacin

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1. Haga clic en Inicio, Ejecutar... (o pulse la tecla Windows + R)

2. En esta ventana escriba: MSACCESS.EXE

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Ejercicio 2: Crear un archivo de Base de Datos
Crear una Base de datos basada en una plantilla
1. En Access, haga clic en Plantilla de ejemplos y elija Alumnos
2. El nombre de la BD ser OugCContactos.
y ubique la carpeta Lab01. Clic en Aceptar.

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3. Use el botn explorar

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4. Luego, haga clic en el botn Crear (observe la imagen)

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5. Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se

encuentra el Panel de navegacin. Haga clic para desplegar el panel:

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Explorando los objetos de una base de datos

En este ejercicio, se vern los objetos que conforman una base de datos Access y
la forma de organizarlos.

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6. En el Panel de Navegacin, haga clic en el cuadro desplegable (vea la

imagen).

Qu opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categora?

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Tipo de objeto

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Icono

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10.

Cierre la base de datos y salga de Access

Ejercicio 3: Crear una base de datos en blanco

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1. Ingrese a Access y haga clic en la opcin Base de Datos en blanco.

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2. El nombre de la BD ser CmosHach, y debe ser guardada en la carpeta

Lab01. Haga clic en el botn Crear (observe la imagen)

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3. Luego, en su base de datos, elija el botn Inicio, Administrar,

Propiedades de la base de datos. Haga clic en la ficha General.

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Cul es el tamao en Kb. que ocupa la base de datos?..............

4. Cierre esta ventana.

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La base de datos ocupa un tamao importante porque Access genera una

serie de tablas del sistema que usa para la administracin de la base de
datos, as como de los objetos que contiene.

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Ejercicio 4: Creacin y Diseo de Tablas

Crear una tabla desde la Hoja de Datos
1. Abra la base de datos CmosHach y vaya a
Crear. Ubique el fragmento Tablas

CESCA

la ficha

Gua Nro 1

2. Haga clic en el comando Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes
datos:

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3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el

nombre de cada una. La tabla debe quedar con los ttulos que se muestran:

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4. Para guardar la tabla, use el botn Guardar de la barra de acceso rpida.

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5. Guarde la tabla con el nombre de Cargos y haga clic en Aceptar.

Gua Nro 1

Cuntas columnas se muestran ahora?.......................................

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Cuntas filas se muestran?.........................................................

Gua Nro 1

6. Cierre la tabla Cargos.

7. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla Zonales con los
datos de la imagen. Luego cierre la tabla.

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Ejercicio 6: Ingreso de Datos a una Tabla

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1. Haga clic derecho en su tabla Empleados

2. Seleccione Abrir del men contextual.
3. Luego, ingrese los siguientes registros a la
tabla:

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IdEmplea
do
1

Apellidos

Apari
Chilquillo
Oceda
Samaniego
Mori Diaz

Gensollen

Gua Nro 1

Nombr
es
Herles

Eda
d
31

Sueld
o
1500

Csar

33

1500

Juan

29

1800

Oscar

28

1600

25

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Cate Contrat
g
o
B
01/01/9
9
A
03/08/9
7
B
02/06/9
8
C
08/08/9

CESCA
Ejercicio 7: Ingreso de Datos Memo
Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro.
As, para ingresar valores a este campo:

Gua Nro 1

1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones

2. Use la ventana Zoom (Shift + F2)

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3. Escriba el siguiente texto:

Es encargado de la atencin a clientes en Sper Mercados. Es supervisor
de la zona Norte y controla cerca de 20 vendedores. Suministra las
tiendas Metro (Independencia) y MegaPlaza

Gua Nro 1

4. Adems, agregue la siguiente observacin al segundo registro.

Csar se encarga de mantener informado a los empleados acerca de los
elementos que son considerados en la supervisin de los productos.

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Ejercicio 8: Ingreso de Datos Adjuntos

Gua Nro 1

1. Haga clic en el campo Foto del primer registro.

2. Luego, use el botn derecho y seleccione Administrar datos adjuntos...
3. En esta ventana elija la opcin Agregar
4. Seleccione el archivo a adjuntar.

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5. Para la prctica, ubique las imgenes guardadas en la carpeta

(proporcionada por el instructor) e inserte fotos a los 5 primeros registros.

Ejercicio 9: Ingreso de Datos S / No

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Los datos de tipo S/No presentan una casilla de verificacin.

Basta con hacer clic en cada uno de ellos para indicar que son
casados.

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Fotos

CESCA

1. Marque a los 3 primeros y a los 3 ltimos empleados como casados.

Ejercicio 10: Propiedades de los campos
1. Abra la tabla Empleados

Gua Nro 1

Propiedad Tamao: campos de tipo Texto

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En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamao mximo de caracteres

que se pueden escribir en un campo.
Vaya a la ficha Inicio y elija la Vista Diseo del comando Ver.
Seleccione el campo Apellidos y modifique la propiedad Tamao a 20
El tamao del campo Nombre ser tambin de 20.
El campo Direccin tendr un tamao de 50, el Fono de 12 y Categ de
1.
5. Guarde los cambios. Responda SI a la confirmacin.

Gua Nro 1

1.
2.
3.
4.

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6. Luego, cambie a la vista Hoja de Datos y escriba Avanzado en el campo

Categora del primer registro.
Qu sucede al escribir?...............................................................
7. Presione la tecla ESC para cancelar el ingreso.

Gua Nro 1

Propiedad Tamao: campo de tipo Numrico

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En este tipo de campo, se refiere al valor mximo que pueda contener un campo.

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1. Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista

Diseo.
2. Seleccione el campo IdEmpleado y cambie el tamao a Entero.
3. El campo Edad debe ser de tipo Byte.
4. Guarde los cambios. Luego, cambie a la vista Hoja de Datos y escriba
31.3 en la edad del primer empleado.

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Qu sucede al pulsar enter?........................................................

Propiedad Ttulo
1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseo.

2. Seleccione el campo IdEmpleado y en la propiedad Ttulo escriba:

Cdigo de Planilla

Gua Nro 1

3. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos.

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Cmo se muestra su campo IdEmpleado?...................................

4. Modifique la propiedad ttulo de los siguientes campos:

Fecha de Contrato
Categora
Sueldo Bsico
Telfono

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Contrato
Categ
Sueldo
Fono

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5. Guarde la tabla y observe los cambios en la vista Hoja de Datos.

Propiedad Formato para campos numricos.

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1. Abra la tabla Empleados

2. Seleccionar la ficha Inicio, en el fragmento Ver elija el comando Vista
Diseo

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3. Seleccione el campo IdEmpleado y en la propiedad Formato escriba el

siguiente cdigo:

0000
4. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos
Cmo se muestra el campo IdEmpleado?.................................

Gua Nro 1

5. Modifique el formato para que el sueldo se muestre con 2 decimales:

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Qu formato eligi?.....................................................................
Propiedad Formato para campos de tipo Texto
1. Cambie a la Vista Diseo y seleccione el campo Apellidos
2. En la propiedad Formato escriba el cdigo:

Gua Nro 1

>

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3. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos

CESCA

Cmo se muestra su campo Apellidos?......................................

4. Aplique el mismo formato al campo Categ
Propiedad Formato para campos de tipo Fecha

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1. Cambie a la Vista Diseo

2. Seleccione el campo Contrato

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3. En la propiedad Formato seleccione la Fecha mediana.

4. Guarde y cambie a la vista Hoja de datos. Observe los resultados.
Cuntos dgitos se presentan para los das, meses y aos?........
El formato aplicado en una fecha corta es

dd/mm/aaaa

Gua Nro 1

5. Ahora, modifique la propiedad formato a Fecha Larga.

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6. Guarde y cambie a la vista Hoja de datos. Si es necesario modifique el

ancho del campo Contrato para ver los resultados.
El formato aplicado es: dddd, dd de mmmm de aaaa
7. Finalmente, en la propiedad Formato escriba:

dd-mmm-aaaa
8. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos.

Gua Nro 1

Cmo se muestra su campo Contrato?.......................................

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........................................................................................................

Cul ser el cdigo para que la fecha se muestre como Enero-01 / 2003?
.......................................................................................................

Gua Nro 1

9. Guarde los cambios aplicados a su tabla.

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Ejercicio 11: Propiedad Regla de Validacin y Texto de Validacin

CESCA

En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a

valores por encima de 530 (sueldo mnimo).

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1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseo.

2. Seleccione el campo Sueldo.
3. En la propiedad Regla de Validacin escriba:

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> =530

CESCA

4. En la propiedad Texto de Validacin escriba:

Error. El sueldo no puede ser menor al mnimo

5. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos.
6. Para el primer sueldo, escriba 400 y pulse Enter.

Gua Nro 1

Permite Access ingresar este valor?............................................

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7. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso.

CESCA

Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual.

8. Cambie a la vista diseo y seleccione el campo Contrato.
9. En la propiedad Regla de Validacin escriba:

<= Ahora( )
En la propiedad Texto de Validacin escriba:

Gua Nro 1

10.

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Error. Fecha incorrecta

CESCA

11.
Guarde la tabla y cambie a la vista hoja de datos.
12.
Para el primer registro, escriba como Fecha el 10-10-2009 y pulse
Enter
Permite Access ese valor?...........................................................
Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso.

Gua Nro 1

13.

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CESCA

Finalmente en este ejercicio se pide que el campo Categ slo permita el ingreso
de alguno de los siguientes textos: A, B, C y D.
14.
15.

Cambie al diseo de la tabla Empleados.

En la regla de validacin del campo Categ escriba:

IN (A, B, C,D)

Gua Nro 1

y en el texto de validacin escriba:

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Error. Categoras de A - D
16.
17.

CESCA

Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos.

Para el primer registro, escriba H en la Categ

Gua Nro 1

Permite Access el ingreso de este valor?.....................................

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Ejercicio 12: Propiedad Mascara de Entrada

CESCA

Al finalizar, usted podr aplicar una plantilla para el ingreso de fechas y de

telfonos.

Gua Nro 1

1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseo.

2. En el campo Contrato escriba como mascara de entrada: 99/99/9999
3. Luego, en el campo Fono, escriba la siguiente mascara:

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CESCA

(511) 999-9999

4. Guarde la tabla y escriba los siguientes valores en los registros

respectivos:

Gua Nro 1

Contrato

Fono

01/01/99

4523333

03/08/97

4847888

02/06/98

4254777

08/08/98

3652254

12/05/98

4584522

08/04/93

4587721

Observe que al ingresar los

telfonos, las celdas se rellenan
con el diseo preparado en la
mscara de entrada, y que an a
pesar de ser un campo de tipo
texto, slo soporta ingreso de

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5. Guarde los cambios y cierre la tabla.

CESCA

Otro ejemplo de mascara de entrada se puede aplicar a los campos de tipo texto.
1. Abrir la tabla Cargos y cambie a la vista diseo.
2. En el campo Cargo, escriba la siguiente mascara de entrada.

>?<???????????????

Gua Nro 1

3. Guarde los cambios y cambie a la vista Hoja de datos.

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4. Escriba en los siguientes cargos:

CESCA

Gua Nro 1

8
Soporte Tcnico
9
Supervisor
10
Practicante
5. Debe notar que la letra inicial se muestra en mayscula, mientras el
resto de texto en minscula.
6. Guarde los cambios y cierre la tabla.
7. Cierre su base de datos.

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