CMO MEDIR CORRECTAMENTE LA

EFICIENCIA DE LA GESTIN DE RRHH

Dr. Pablo Bastide

El presente artculo ha sido publicado por GESTIONar en la 16 Edicin

Anual del Reporte BIG 2013 | Benchmarking de Indicadores de Gestin,
en Buenos Aires en el mes de Mayo 2013.
Queda
hecho
el depsito
que
establece
Derechos reservados. Copyright 1997-2013.

la

ley

11.723.

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l concepto de eficiencia est relacionado con la capacidad de disponer de un equipo de

trabajo, en este caso el staff de recursos humanos, para lograr los objetivos propuestos con el
mnimo de recursos posibles. Es importante aclarar que no estamos hablando de eficacia, en
donde se busca lograr los efectos deseados y/o esperados.
La gestin de los recursos humanos en una empresa posee objetivos propios y tambin corporativos. Es
decir, pueden convivir durante gran parte del tiempo ambos, instalando la primera reflexin: cul de
ellos posee mayor importancia o prioridad para su ejecucin.
Mayoritariamente los desafos son cambiantes, es la conduccin del rea de recursos humanos quien
deber establecer un orden de prioridades, previa validacin de los objetivos con el primer nivel de
direccin de la organizacin y con el equipo de trabajo.
Aqu aparece implcita una decisin paralela, ya que para el cumplimiento de los objetivos se necesitan
los recursos para llevar adelante los procesos inherentes a las distintas funciones.

De esta manera podemos definir que existen 4 variables a analizar para recorrer el camino en pos del
logro de los objetivos propuestos y validados:

1. LOS RECURSOS HUMANOS REQUERIDOS

2. LOS SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATADOS

3. LA INVERSIN ECONMICA REALIZADA

4. EL NDICE DE EJECUCIN DE PRCTICAS

1. LOS RECURSOS HUMANOS REQUERIDOS

En el anlisis de los recursos humanos requeridos se debe tener en cuenta la cantidad de puestos, la
formacin, conocimiento y experiencia de las personas que ocupan cada uno de los puestos y el nivel
de desempeo esperado.
A partir de este anlisis se puede proyectar la cantidad de gente que se necesita en el rea de RRHH
para atender al total de clientes internos (dotacin empresa). Pero no todo es tan exacto ya que si los
recursos del rea poseen mayor conocimiento y mejor desempeo seguramente se necesitarn menor
cantidad de puestos.

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El siguiente grfico refleja una escala creciente de cantidad de empleados de la empresa que atiende
en promedio cada empleado del rea de RRHH:

120

100

80

60

40

20

Hasta
500

De 501 De 1001 De 1501 De 2001 De 2501 De 3001 De 3501 De 4001 De 4501

a 1000 a 1500 a 2000 a 2500 a 3000 a 3500 a 4000 a 4500 a 5000

+ 5000

Como se puede observar, en la medida que crece la dotacin total empresa crece la productividad
en la asignacin de puestos de RRHH.
Esto es slo una tendencia basada en los relevamientos que efectuamos desde el ao 1997, para
evaluar cul debera ser la relacin de productividad se deben analizar tambin los factores
econmicos destinados a la gestin de RRHH y la cantidad de prcticas desarrolladas.
Otro factor determinante es la gestin de RRHH centralizada o descentralizada en varias plantas o
sucursales. En la medida que hay una mayor descentralizacin aumenta la cantidad de puestos
requeridos en la gestin de RRHH, disminuyendo la productividad.

NIVEL DE DESCENTRALIZACION

EMPLEADOS POR CADA

PUESTO DE RRHH

Gestin Centralizada 100%

103

Gestin con Baja Descentralizacin

70

Gestin con Alta Descentralizacin

47

La evolucin de la cantidad de recursos depender de la mejora del desempeo de las personas

afectadas a las funciones de RRHH. Por ello, en la medida que el rea tenga mayor rotacin le ser muy
difcil alcanzar los estndares de productividad de mercado.
En menor medida, otro elemento que impacta es el funcionamiento de los procesos internos y los
sistemas de informacin de la empresa. En muchos casos, la existencia de procesos deficientes y la
carencia de informacin en tiempo y forma atenta contra la mejora de la productividad, con un
impacto directo en la cantidad de puestos afectados a la gestin de RRHH.
Por ltimo, la cantidad de recursos propios afectados a la gestin est en relacin directa con el nivel
de tercerizacin de servicios profesionales del rea, a mayor cantidad de puestos menor deber ser el
nivel de contratacin de los servicios tercerizados, tema que desarrollaremos a continuacin.
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II

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2. LOS SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATADOS

Conceptualmente la contratacin de servicios profesionales mediante el esquema de tercerizacin
responde a una decisin previa: no desarrollar internamente el puesto y reemplazarlo con una
contratacin externa.
Esta eleccin debe ser absolutamente fundamentada para evitar impactos improductivos. En general,
podemos encontrar varios ejemplos: elegir entre un proceso de seleccin con recursos propios o
mediante consultoras externas, liquidacin de haberes con personal propio o tercerizarlo, llevar
adelante una encuesta de clima organizacional con el personal de RRHH o a travs de una consultora,
etc.
La mejor manera de medir la tercerizacin y su impacto es en trminos econmicos. Se debe tomar el
monto en dinero abonado en concepto de tercerizaciones de servicios profesionales y relacionarlo con
el monto total invertido en el mismo perodo para llevar adelante la gestin del rea de RRHH. De modo
tal que obtendremos un porcentaje que expresa el impacto econmico de los servicios profesionales en
el costo total del rea de RRHH.
En el siguiente grfico podemos observar los niveles de tercerizacin promedio de las empresas segn
su actividad:

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Al momento de elegir hay que tener en cuenta:

si el proceso va a ser frecuente (en trminos econmicos): es ms conveniente desarrollar un

recurso propio

si el proceso es temporalmente ocasional (por ejemplo una vez al ao): la tercerizacin

puede mejorar la eficiencia del rea

Seguramente en muchas oportunidades nos encontramos ante la dificultad de incorporar la persona

adecuada por dificultades en el mercado laboral. En ese caso, la tercerizacin es una solucin al
problema a corto plazo, no debiendo dejar de lado la bsqueda para desarrollar el recurso interno a
mediano plazo.

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III

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Hay un anlisis adicional que se puede realizar para verificar si los montos abonados por los servicios
profesionales contratados mantienen una coherencia con los costos laborales del staff del rea de
RRHH.
Para ello debemos aplicar la siguiente frmula de clculo:
Monto Abonado en Servicios Profesionales
------------------------------------------------------------------------ =

Cantidad de
Empleados Adicionales

Costo Laboral Promedio Empleado de RRHH

Y luego aplicar la siguiente relacin:

Cantidad de Empleados Adicionales
------------------------------------------------------------------------ =

% de Incremento en la
Dotacin de RRHH

Dotacin Actual del rea de RRHH

Si el porcentaje obtenido se aleja en ms del doble del nivel de tercerizacin que posee la empresa nos
encontramos ante una situacin que debe ser revisada, ya sea mejorando los honorarios abonados o
desarrollando los recursos propios para disminuir la tercerizacin. De esta manera, estaramos mejorando
la eficiencia y productividad del rea en trminos econmicos.
En el siguiente grfico podemos observar la brecha entre los niveles de tercerizacin promedio de las
empresas y el porcentaje en que podran incrementar su dotacin de RRHH, segn su actividad:

45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%

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IV

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El siguiente grfico nos muestra la distribucin promedio de la tercerizacin de servicios profesionales

segn la funcin que afecta:

Empleos
17,1%

Planeamiento y
Desarrollo
14,6%

Administracin de
Personal
1,6%
Legales / Relaciones
Laborales
32,2%

Comunicaciones
1,3%

Compensaciones
4,6%
Sistemas de
Informacin
3,6%

Capacitacin
18,8%

Liquidacin de
Haberes
6,3%

3. LA INVERSIN ECNOMICA REALIZADA

El monto invertido para llevar adelante la gestin de RRHH comprende:

costo laboral de
los integrantes
del rea

gasto de
mantenimiento
de las oficinas

servicios
profesionales
contratados

El monto anual no debe ser analizado en trminos absolutos, sino en relacin a otra variable econmica
significativa de la empresa, como pueden ser los costos operativos totales.
De esta forma se vincula la inversin en la gestin de RRHH con el costo total corriente de operacin de
la empresa.

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Ambas variables estn sujetas a limitaciones presupuestarias similares y al impacto de la inflacin, con lo
cual obtendremos un parmetro excelente para monitorear la inversin en trminos reales en la gestin
del capital humano de la empresa.
La distribucin promedio de los costos de un rea de RRHH es la siguiente:

Costo Laboral
del personal
79,8%

Outsourcing
16,9%

Equipos e
Instalaciones
0,3%

Costos Internos
RRHH
0,5%

Empleos y
Capacitacin
2,5%

La evolucin del impacto de la inversin en la gestin de RRHH respecto a los cotos operativos totales
marca de manera clara la importancia que tiene en la empresa su capital humano y cmo esa
importancia se verifica, de manera tangible, en la asignacin de recursos econmicos para desarrollar
las prcticas necesarias y lograr los objetivos propuestos de mejora del desempeo.
La evolucin de los ltimos 10 aos fue la siguiente:

0,80%
0,70%
0,60%
0,50%
0,40%
0,30%
0,20%
0,10%
0,00%
2003

2004

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2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

VI

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Como podemos observar claramente desde el ao 2008 hay una menor inversin en la gestin de RRHH
respecto a los dems costos de la empresa, situacin que dificulta la mejora e innovacin en la
ejecucin de prcticas de capital humano.

4. EL NDICE DE EJECUCIN DE PRCTICAS

Aqu se trata de evaluar las prcticas llevadas adelante por la empresa, analizando tambin su alcance
y su frecuencia.
En el siguiente grfico podemos observar en orden decreciente el nivel de aplicacin de las diferentes
prcticas de RRHH en el mercado:

Evaluacin de Desempeo Tradicional

Herramientas Comunicacionales
Monitoreo Posicionamiento Salarial en el Mercado
Acciones de Ayuda a la Comunidad
Desarrollo del Cdigo de tica para los Empleados
Encuesta de Clima Interno
Administracin por Objetivos
Acciones de Coaching
Desarrollo de Programas de E-Learning
Implementacin de Programas de Masters/Posgrados
Seguimiento Personalizado de Cumplimiento de Objetivos
Programa de Remuneracin Variable
Job Posting
Planes de Capacitacin Diferencial por Negocio
Acciones Vinculadas c/Bienestar y Cal. Vida de los Empleados
Evaluacin de Potencial
Tablero de Comando de RRHH
Desarrollo de Sitio Web Propio para Seleccin de Personal
Jornadas de Interaccin
Compensacin por Alto Desempeo
Anlisis Cualitativo de las Causas de Egresos
Convenios c/Universidades para Incorporacin Jov. Prof.
Gestin por Competencias
Cuadros de Reemplazo
Desarrollo de Carrera
Polticas de Retencin Especficas para Personal Clave
Feedback 360
Implementacin de Programas de Jvenes Profesionales
Encuesta de Satisfaccin del Cliente Interno
Acciones de Mentoring
Liderazgo Personalizado
Poltica de Jornada Laboral Flex Time
Programa de Flex Benefits
Planes Formales de Prevencin de Adicciones para el Personal
Ombudsman para los Empleados

Para poder medir el grado de ejecucin de una empresa se toman todas las prcticas existentes en el
mercado y se analiza cules se estn llevando a cabo. Luego se pondera por el alcance, donde a un
alcance de toda la organizacin corresponde mayor ponderacin y la frecuencia, donde a mayor
frecuencia tambin sube la ponderacin. Posteriormente, se calcula un ndice de ejecucin en una
escala de 1 a 10, donde a mayor valor mayor ejecucin de prcticas.
El ndice promedio de mercado se ubica en 6,27. Si una empresa obtiene un valor superior est
implementando mayor cantidad de prcticas que el promedio de mercado.

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VII

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Este elemento es vital para poder emitir un juicio de valor de la eficiencia y productividad de la gestin
de RRHH en la empresa, ya que podemos conocer lo que se est ejecutando en trmino de prcticas y
relacionarlo con la asignacin de recursos humanos y econmicos.
Dicho de otra manera, para poder evaluar correctamente los niveles de eficiencia y productividad de
un rea de RRHH se deben analizar los 4 factores conjuntamente enunciados al inicio: los recursos
humanos requeridos, los servicios profesionales contratados, la inversin econmica realizada y el ndice
de ejecucin de prcticas.

CONCLUSIN

Cuando el anlisis no se hace con los 4 factores tenemos mucho riesgo de caer en el prejuicio, es
decir, calificar como eficiente o ineficiente la gestin de RRHH sin considerar el marco completo de
situacin: la dotacin propia afectada, el nivel de tercerizacin, la asignacin econmica y el
desarrollo de las prcticas.
De esta manera, el equilibrio debe estar dado en funcin de una asignacin de recursos razonable,
con una inversin monetaria tambin razonable y una ejecucin de prcticas acorde con los
objetivos propuestos al inicio de la gestin.

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VIII