Planificacin de Recursos Humanos

[2.1] Cmo estudiar este tema?

[2.2] La planificacin de Recursos Humanos
[2.3] La tcnica de planificacin de Recursos Humanos
[2.4] Anlisis y descripcin de puestos de trabajo

Direccin de recursos humanos

Esquema

TEMA 2 Esquema

Ideas clave
2.1. Cmo estudiar este tema?
Para estudiar este tema lee el captulo 2 (pginas 44-65) del manual de la
asignatura: Direccin y Gestin de Recursos Humanos de Lus Puchol. Se
recomienda especialmente leer los ejemplos de cuestionarios y fichas de puestos
de trabajo que aporta Luis Puchol en las pginas 56-61.
Tambin es importante que leas las Ideas Clave de este mismo tema que incluyen
informacin adicional de inters procedente de otros autores y fuentes bibliogrficas.
En este tema se tendr en cuenta la relevancia estratgica de la planificacin y
organizacin del rea de Recursos Humanos de la empresa. Para ello es importante
establecer las funciones de cada uno de los puestos de trabajo que integran la plantilla a
travs de lo que se denomina Anlisis y Descripcin de los Puestos de Trabajo.
En este sentido, en las pginas citadas del manual de la asignatura para este tema, se
exponen ejemplos concretos de Cuestionario de Anlisis de puestos de trabajo y
Fichas de puesto de trabajo donde se podr apreciar la sistemtica a seguir para esta
funcin tan relevante del rea de Recursos Humanos.

2.2. La planificacin de Recursos Humanos

Como en toda actividad empresarial, la planificacin es una funcin imprescindible, no
solo para la estrategia general de la organizacin, sino para todas las partes de la
misma.
"No es el plan lo que importa, sino la planificacin".

Dr. Graeme Edwards

En este sentido, Neuschel es citado por Puchol en su definicin sobre planificacin de

Recursos Humanos. Este autor puntualiza que existen dos tipos de planificacin:

TEMA 2 Ideas clave

Logstica

Estratgica

Tener los recursos

adecuados en el lugar
adecuado y en el
momento adecuado

Ajuste de un plan a las

reacciones anticipadas
de quienes sern
afectados por el mismo

Un intento de sntesis de ambas formulaciones llevara a considerar:

La planificacin de personal como la determinacin consciente de cursos de
accin destinados a lograr objetivos:
Logsticos: conseguir el nmero correcto de personas, con la cualificacin
necesaria, en el momento y lugares precisos, para que realicen el trabajo de la
manera ms eficiente posible.
Estratgicos: previendo de antemano los cambios internos que debern efectuarse
en la empresa para adaptarse a un entorno competitivo y en constante cambio.
Para conseguir la optimizacin de los fines ltimos de la empresa.
Tal como puede observarse en el siguiente grfico, adaptado de Kane y Palmer, la
planificacin estratgica del negocio se nutre de:
La misin de la organizacin.
El anlisis externo.
El anlisis interno.
La gestin estratgica de Recursos Humanos.

La misin de la
organizacin

Anlisis externo

Planificacin
estratgica del
negocio

Anlisis interno

Gestin estratgica
de recursos
humanos

Planificacin
estratgica de
Recurso Humanos

Fuente: Kane y Palmer

En funcin del carcter temporal con que se realiza la planificacin, Puchol seala
que existen dos tipos bsicos de planificacin de personal:
La que, con carcter estimativo y provisional, se realiza antes de poner en
marcha una empresa.
Y la que se lleva a cabo en una empresa ya en funcionamiento, lo implica,
partiendo de la realidad presente, establecer unas metas a las que se quiere llegar en
un tiempo determinado.
Este ltimo tipo de planificacin, mucho ms frecuente, tiene como consecuencia, el
establecimiento de unos medios para alcanzar dichos objetivos.

La planificacin de personal es la base para tomar decisiones en cuanto a:

Polticas de empleo
Polticas de sustitucin
Polticas de formacin
Polticas de promocin
Polticas de retribucin
Polticas de comunicacin interna

Polticas de empleo. Cuntas personas seleccionar y qu perfiles deben tener. Y

tambin a qu y a cuntas personas se debe jubilar y/o despedir.
Polticas de sustitucin. A travs del reclutamiento externo, promocin interna,
movilidad funcional y/o geogrfica.
Polticas de formacin. Conocimientos, actitudes y habilidades necesarias para el
personal.
Polticas de promocin. A cuntos colaboradores promover, para qu trabajos, en
qu momento.
Polticas de retribucin. Qu remuneracin habr que pagar y con qu
procedimientos para conseguir atraer y retener al tipo de personas deseadas.
Polticas de comunicacin interna. Mediante el establecimiento de circuitos de
informacin, estudio y diagnstico del clima empresarial.

2.3. La tcnica de planificacin de Recursos Humanos

Para llevar a cabo de forma adecuada la Planificacin de Recursos tendremos que
abordar una serie de fases de trabajo necesarias:

Fases de trabajo

Estable cimie nto del escenario

Fase s d e
programacin

4
Fase d e
e je cucin

Fase d e
control

1. Establecimiento del escenario. La Planificacin de Personal exige realizar un

estudio complejo de los siguientes factores con la evolucin previsible a corto, medio y
largo plazo:

Estudio de los factores

1

2
3

El entorno de la empresa
trabajo

El personal de la empresa

El contenido del

El entorno de la empresa
En este sentido, el entorno es, por naturaleza, mudable. Y ante esta caracterstica
constante y permanente como es el cambio, cabe una planificacin como la que
indica Fernndez Caveda en funcin de las diferentes circunstancias en que se
encuentre la organizacin y en los diferentes escenarios.

Alternativa estratgica

Incide ncias e n la actividad

Incidencia para la
planificacin RRHH

Cre cimie nto

Ms activid ad

Aume ntos d e efectivos

Dive rsificacin

Nue vas

Ne ce sid ad de e fectivos
con nue vas compe tencias

Re conversin

Cambio d e actividades

Re ciclaje de e fectivos

De sinversin

Me nos actividad

Disminucin de efectivos

Fuente: Fernndez Caveda

Asimismo, Puchol cita a Grima y Tena porque proponen las siguientes tres
dimensiones del entorno:

Dimensiones del entorno

Econmica

Tecnolgica

Dimensin econmica:
o Tamao del mercado.
o Crecimiento del mercado.
o Tipo de clientes a los que sirve la empresa.
o Coste y calidad de los inputs.
o Misin y uso del producto.
o Productos sustitutivos.
o Innovaciones en forma de comercializacin.
o Canales de distribucin.
o Entradas de nuevas empresa.
o Poder de negociacin de los proveedores.
o Poder de negociacin de los clientes.
o Competidores.
o Fuentes de financiacin.
o Disponibilidad de recursos.
Dimensin tecnolgica:
o Proceso y mtodos de produccin.
o Materiales y componentes.
o Conocimientos tcnicos necesarios.
o Nuevas tecnologas.
Dimensin sociopoltica:
o Mercado de trabajo.
o Poltica socioeconmica del Gobierno.
o Sindicatos.
o Grupos sociales.
o Nivel de estabilidad poltica.
o Valores, creencias y actitudes de los ciudadanos.

Sociopoltica

o Accionistas.
o Intervencionismo estatal en distintas etapas del sistema.
El contenido del trabajo.
El escenario previsto determinar la previsin de los cambios tecnolgicos
esperables, de las nuevas profesiones y oficios que aparecern, as como, de aquellas
que es presumible que desaparezcan, del paro tecnolgico... Un ejemplo claro de esta
situacin es la figura reciente de una nueva profesin: el community manager para
gestionar y tratar de forma adecuada la informacin y la comunicacin a travs de
las redes sociales.
El
personal
empresa.

de

la

El tercer factor son los empleados actuales de la empresa y su evolucin futura:

jubilaciones esperables, as como, una estimacin respecto de la movilidad general de
la plantilla para poder calcular el ndice de sustitucin.
Pero el total de los trabajadores de la empresa no est siempre en situacin activa:
parte de la plantilla puede estar de vacaciones, en situacin de baja por ILT lo que
podramos denominar absentismo previsible. El clculo lo fundamentamos
sobre la base de permanencia del sistema de horas trabajadas por ao, y suponiendo
que el absentismo y la puntualidad van a permanecer constantes, lo que puede ser
cierto o no.
Como es de suponer, con tantas variables incontrolables, la realidad no siempre
coincide con la previsin final. La dificultad de establecer escenarios y el elevado
coste de hacerlo profesionalmente conduce a la inmensa mayora de las empresas a
omitir por completo esta fase, y limitarse a pensar que el futuro ser no
demasiado diferente al presente. En otros casos, la previsin de los escenarios
futuros se realiza de manera intuitiva, concluye Puchol.
2. Fase de programacin. Se trata de programar las acciones de seleccin,
promocin interna, formacin para conseguir que, en el momento preciso, la plantilla
de la empresa se adapte cuantitativa y cualitativamente a las necesidades previstas.

Lgicamente, el plan de actuacin deber incluir prioridades, tiempos y asignacin de

responsabilidades a quienes se encomiende la ejecucin de dicho plan, as como, la
asignacin presupuestaria para llevarlo a efecto.
3. Fase de ejecucin. Se impone aplicar el programa elaborado, dentro de los plazos
oportunos, sin olvidar los principios de:

Interdependencia

Flexibilidad

La teora de los sistemas

Cualquier previsin por su

muestra que todo cambio en

propia naturaleza est

un subsistema influye en
todos los dems

expuesta a un gran tipo de

situaciones imprevistas

Exactitud

Economa

La flexibilidad no debe

Trabajamos con recursos

llevarnos a giros copernicanos

en la accin del plan

limitados

4. Fase de control. Realizado el plan, puesto en ejecucin, solo cabe esperar

los

resultados. An as no se trata de una situacin pasiva, sino muy activa, consistente

en el control peridico de los puntos clave del plan. Esto proporcionar una
informacin relevante que permita adoptar las medidas correctoras necesarias para
conseguir los objetivos propuestos.
Inventario informatizado de RRHH
El inventario informatizado de RRHH es una base de datos personales y
profesionales de todos y cada uno de los componentes de la plantilla.

Esta base de datos es una herramienta muy til para tomar decisiones sobre
retribucin, formacin, promocin, planes de carrera adems de poder realizar con
rapidez y exactitud las tareas administrativas de clculo de la nmina, finiquitos,
retenciones a cuenta de IRPF... Al ser un archivo de datos personales, el inventario de
personal queda sujeto plenamente a la Ley Orgnica 15/1999:
Ejemplo de documento acogido a la LOPD
Consentimiento expreso para el tratamiento de datos de carcter personal
En cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Proteccin de Datos de Carcter Personal, le comunicamos que los datos que usted nos
facilite quedarn incorporados y sern tratados en los ficheros titularidad de XZX con
el fin de poder confeccionar las nminas, declaraciones y dems obligaciones de
carcter social, as como el envo de dichos documentos a travs del correo electrnico
proporcionado por su parte, siendo tratados por parte del despacho XCCC como
encargado de tratamiento de dichos datos.
Mediante la firma del presente documento usted da su consentimiento expreso para
que los datos por Vd. proporcionados puedan utilizarse con este fin concreto,
comprometindose, tanto XZX como el XCCC, a dar cumplimiento a lo establecido en
la normativa de proteccin de datos.
Asimismo, le informamos de la posibilidad que tiene de ejercer los derechos de acceso,
rectificacin, cancelacin y oposicin de sus datos de carcter personal mediante
escrito dirigido a XZX.
Nombre y apellidos del trabajador:
Nmero de N.I.F:
E-mail:
Fecha
Firma
El objetivo del Inventario Informatizado de RRHH es el conocimiento, global y
detallado al mismo tiempo, de la composicin de la plantilla para alcanzar los objetivos
logsticos y estratgicos establecidos en la Planificacin de RRHH.

La informacin ms habitual que ofrece el Inventario Informatizado de RRHH,

entre otras aplicaciones ms:
Nmero y composicin de la plantilla por departamentos, por niveles retributivos
Nmero de personas que necesitan una formacin especfica de un tema concreto.
Nmero de personas por edades, antigedad, cualificacin
Por otro lado, los datos que se suelen incluir en un Inventario Informatizado de RRHH
son:
Datos de identificacin: nombre, lugar y fecha de nacimiento, sexo, domicilio,
nmero de telfono.
Datos personales y familiares: estado civil, datos del cnyuge, hijos, nmero, edades,
estudios.
Datos de formacin: estudios principales, otros estudios, idiomas.
Datos econmicos: salario, gratificaciones, vivienda.
Histrico profesional laboral: empresas en las que ha trabajado, puestos ocupados,
razones de salida, salarios percibidos.
Aficiones.
Datos de la Evaluacin de Desempeo.
Actitud en el trabajo, necesidades de formacin, disponibilidad, puesto actual,
salario actual.
Respecto a la procedencia de los datos que aparecen en el Inventario, -siempre
teniendo en cuenta las directrices que marca la LOPD- se pueden citar:
El currculo vitae o solicitud de empleo.
La nmina.
La evaluacin del desempeo.
Entrevistas individuales.

2.4. Anlisis y descripcin de puestos de trabajo

Como indica Puchol, el anlisis de los puestos de trabajo (APT) representa el
punto de partida de todas las tcnicas de direccin de recursos humanos:
Una persona trabaja en una organizacin, con un puesto determinado. A la hora de
seleccionarla, se ha tenido en cuenta su capacidad para desempear el puesto en
cuestin, sus conocimientos tericos y prcticos del trabajo que ha de realizar y su
inters para desempearlo.
La formacin de acogida que recibi, al igual que las sucesivas acciones de
perfeccionamiento en las que participe, van encaminadas a conseguir que desempee
con ms eficiencia dicho puesto, o a prepararle

para las situaciones que se vayan

produciendo.
Lo que se valora para establecer los salarios base son los puestos de
trabajo. Y lo que se evala para establecer la retribucin individualizada en funcin
del mrito individual es el grado de eficiencia con que se desempea el puesto.
Los planes de carrera requieren el diseo previo de un organigrama, acompaado
de una especificacin de las funciones y tareas de cada puesto, lo que no sera
posible elaborar sin un estudio previo de los contenidos de los puestos de trabajo.
La prevencin de accidentes laborales, as como la prevencin de enfermedades
profesionales, precisan de un estudio previo de las tareas y funciones que cada puesto
conlleva.
La organizacin de los turnos de trabajo; la posibilidad de transferencia de un
trabajador de un cometido a otro; la elaboracin de planes de acogida; el conocimiento
por parte de cada trabajador de sus deberes, de su dependencia, lnea de coordinacin,
la eliminacin de solapes y la prevencin de lagunas en las responsabilidades de cada
persona requieren previamente el estudio, anlisis y descripcin de los puestos de
trabajo.
Informacin bsica que se requiere de cada Puesto de Trabajo
Descripcin clara, concreta, analtica y completa de las tareas o funciones que
constituyen un puesto.
Requerimientos fsicos y mentales, preparacin, experiencias previas, etc. que debe
reunir una persona para poder desempear el puesto.
Condiciones que se imponen al trabajador en el desempeo normal del puesto.
Informacin complementaria.

Requerimientos

Caractersticas

Puesto

Capacidad para

Motivacin para

el desempeo

el desempeo

Conocimientos
Habilidades
Aptitudes

Persona

Personalidad
Intereses
Deseos

Fuente: GMEZ-MEJA, BALKIN y CARDY

Cuando las competencias, habilidades y conocimientos de una persona coinciden con

las que se necesitan en el puesto de trabajo y, adems, sus intereses, deseos, estilo de
vida, etc. son compatibles con las caractersticas del mismo, las expectativas de
desempeo son ptimas.
Los procedimientos para obtener la informacin del puesto de trabajo son
diversos, pero se agrupan en:

Obse rvacin d ire cta por parte d el analista

Entre vistas re alizad as al ocupante d e puesto y a otras pe rsonas que lo conozcan bien

Cue stionarios que han de ser cumplimentados por las personas que ocupan los puestos

Siste mas mixtos

Respecto a la informacin a obtener debe ser la suficiente acerca de:

Qu hace el trabajador?
Todas las actividades de orden fsico o mental.
Cmo lo hace?
Mtodos, mquinas, instrumentos, clculos, frmulas, grado de juicio o iniciativa.
Por qu lo hace?
Objetivo y finalidad de cada tarea y relacin de dichas tareas entre s y del puesto
con el conjunto de puestos de la organizacin.
Cundo lo hace?
Periodicidad y frecuencia de cada actuacin.
Dnde lo hace?
Lugar fsico, taller, despacho, instalaciones del cliente, propio domicilio
Qu implica lo que hace?
Conocimientos, habilidades, facultades fsicas o mentales, responsabilidades,
necesidad de soportar ambientes determinados y de correr determinados riesgos
profesionales.
Solo se deben obtener los datos de forma rigurosa y con posterioridad elaborar la ficha
del puesto de trabajo: listado con las responsabilidades del puesto de trabajo, las
relaciones jerrquicas, las condiciones de trabajo, etc.

1. Identificacin del puesto de trabajo

2. Sumario o misin del puesto de trabajo
3. Relaciones

Ficha del puesto

de trabajo

4. Responsabilidades y obligaciones
5. Autoridad
6. Estndares de desempeo
7. Condiciones de trabajo

El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el
Manual de Funciones de la misma. Este documento es esencial para el conocimiento
de las tareas asignadas a cada puesto de trabajo y la determinacin del grado de
responsabilidad del empleado.
No solo el manual es importante para cada puesto de trabajo, sino tambin para
conocer el funcionamiento interno de cada organizacin, sus procesos administrativos
y la toma de decisiones organizativas.

Lo + recomendado
Lecciones magistrales
Planificacin de Recursos Humanos
Se analiza la importancia de la planificacin en el rea de Recursos Humanos de
cualquier tipo de organizacin comenzando por la primera funcin de la misma, el
anlisis y la descripcin de puestos de trabajo. Todo esto se constituye en la base para
el resto de funciones como seleccin, evaluacin, formacin, entre otras.

La leccin magistral est disponible en el aula virtual

rrhh_ade_t2_anaaceituno.mp4

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Anlisis y descripcin de puestos de trabajo
Este manual supone una herramienta de gestin y direccin de
recursos humanos y tambin de la gestin y direccin empresarial. Se
dirige a aquellas personas preocupadas por los contenidos, procesos de
trabajo y conductas exhibidas por los trabajadores.

El artculo est disponible en el aula virtual o en la siguiente direccin web:

http://books.google.es/books?id=bkCxroNqoMYC&printsec=frontcover&dq=

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En este vdeo se comentan los puntos
principales que deben reflejarse en los
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de Polticas de Recursos Humanos en
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Entrevista de descripcin de puesto de trabajo

Ejemplo

de

una

entrevista

de

descripcin de puesto de trabajo con

las preguntas adecuadas para obtener
la informacin necesaria para esta
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inters para todas las reas de Recursos Humanos.

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Esta publicacin independiente, fundada en 2001 por profesionales del rea, pretende
dar a conocer toda la actualidad y las tendencias del rea de Recursos Humanos.

http://www.arearh.com/

Estrategia Magazine
Blog de noticias de Administracin de Empresas, Gestin, Marketing y Tecnologa.

http://www.estrategiamagazine.com/

Bibliografa
ALBERT, L.; MICHAUD, Y. y PIOTTE, R. La Direccin de Personal. Barcelona:
Herder. 1991.
BARRANCO, F.J. Planificacin estratgica de recursos humanos. Del marketing
interno a la planificacin. Madrid: Pirmide. 1993.
BYARS, Lloyd L. y RUE, Leslie W. Gestin de recursos humanos. Madrid: IRWIN. 1996.

ELORDUY MOTA, J.I. Estrategia de empresa y recursos humanos. Una visin

dinmica de la empresa. Madrid: McGraw-Hill. 1993.
FERNANDEZ CAVEDA, A. La Gestin Integrada de los Recursos Humanos. Enfoque
directivo general y las condiciones bsicas de trabajo en la empresa espaola actual.
Bilbao: AEDIPE, Deusto. 1990.
FERNNDEZ ROS, M. Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo. Editorial Daz
de Santos, 1995.
FERNNDEZ ROS, M. y SANCHEZ GARCA, J. Valoracin de Puestos de Trabajo.
Editorial Daz de Santos, 1997.
KANE, B. and PALMER, I. Strategic HRM or managing the employment relationship
International Journal of Manpower. Vol. 16. N 5/6. Pg. 6-21. 1995.
MARR, Rainier y GARCIA ECHEVARRIA, S. Poltica de personal en la empresa.
Economa de los recursos humanos. Madrid: ESIC. 1984.

Actividades
Trabajo: Comentario del vdeo Baby, t vales mucho
Realiza un comentario del siguiente video Baby, t vales mucho-Baby Boom
(ttulo original) desde el punto de vista del anlisis y descripcin del puesto de trabajo
de la protagonista, J.C. Wiatt, desde el momento que inicia la creacin de su empresa.
Extensin aproximada: 3 pginas (Georgia 11, interlineado 1,5).
El vdeo est disponible en el aula virtual o puedes descargarlo en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=YCY9-dz-eQM

TEMA 2 Actividades

Test
1. La planificacin de RRHH persigue alcanzar unos objetivos:
A. Logsticos.
B. Estratgicos.
C. Polticos.
D. Todas las anteriores.
2. El estudio del escenario para la planificacin de RRHH incluye:
A. El entorno de la empresa.
B. El contenido del trabajo.
C. El personal de la empresa.
D. Todas las anteriores.
3. En la dimensin sociopoltica del entorno tenemos que tener en cuenta:
A. Los competidores.
B. Los productos sustitutivos.
C. Valores, creencias y actitudes de los ciudadanos.
D. Fuentes de financiacin.
4. La fase de ejecucin se realiza bajo los principios de:
A. Interdependencia.
B. Flexibilidad.
C. Economa.
D. Todos los anteriores.
5. El Inventario Informatizado de RRHH est sujeto al cumplimiento de:
A. La LO 15/99 sobre Proteccin de Datos.
B. Las decisiones estratgicas del Consejo de Administracin de la
empresa. C. La normativa de la Unin Europea.
D. Ninguna de las anteriores.
6. La informacin para el Inventario Informatizado de RRHH se puede obtener
de: A. El currculum vitae.
B. La nmina.
C. La evaluacin de desempeo.

TEMA 2 Test

D. Todas las anteriores.

7. Entre la informacin bsica del puesto de trabajo se encuentran:
A. Descripcin clara, completa y analtica de las tareas que constituyen el puesto.
B. Requerimientos fsicos, mentales, experiencias previas de la persona.
C. La opcin A y la opcin B son correctas.
D. Ninguna de las anteriores.
8. Los procedimientos utilizados para obtener la informacin del puesto de trabajo son:
A. Observacin directa por el analista.
B. Entrevistas realizadas a la persona que ocupa el puesto y a otras personas.
C. Cuestionarios.
D. Todas las anteriores.
9. La ficha del puesto de trabajo debe tener la siguiente informacin:
A. El nombre del presidente de la empresa.
B. Identificacin del puesto de trabajo.
C. Misin del puesto de trabajo.
D. Todas las anteriores.
10. El Manual de Funciones es un documento esencial porque:
A. Contiene la estrategia empresarial.
B. Es el cuadro de mando integral de la empresa.
C. Ayuda a conocer las tareas asignadas a cada puesto de trabajo.
D. Determina el grado de responsabilidad del empleado.